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CHIC Castres-Mazamet - DSIO - 03/01/2014- page n° 1 Schéma Directeur du Système dInformation CHIC Castres-Mazamet Comité de pilotage du jeudi 7 février.

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1 CHIC Castres-Mazamet - DSIO - 03/01/2014- page n° 1 Schéma Directeur du Système dInformation CHIC Castres-Mazamet Comité de pilotage du jeudi 7 février Derniers comités de pilotage : 7 juillet novembre octobre juin avril 2007 W:\projets\SDI\suivi\2008\commission SDSI 7 février 2008.ppt

2 CHIC Castres-Mazamet - DSIO - 03/01/2014- page n° 2 Comité de pilotage du SDSI Sommaire Bilan projets page 3 Volet Patient 2008 à page 4 Volets Gestion et Logistique page 5 Sécurité page 6 Préparation déménagement et sécurité -- pages 7 et 8 Certification page 9 SDSI et Projet dÉtablissement, / Médical – SROS SI page 10 Budget page 11 Formation 2007, page 12 Plan Hôpital page 13 Analyse par processus pages 14 à 15 Conclusions à terminer en séance pages 16 et 17

3 CHIC Castres-Mazamet - DSIO - 03/01/2014- page n° 3 Bilan sur les Projets 2007 LOGISTIQUE renouvellem t parc en exploit° raccordement sites annexes Restauration ( production à planifier) GMAO (matériel + Formation) Équipements en cours dinstallation en Salles de Bloc Infocentre et Décisionnel (évolut° Médifin + PMSI Pilot) GESTION EPRD T2A Suppression du taux de conversion Déconcentration de gestion (Pôles) Plan Global de Financement Prévisionnel Infocentres GTT et CORTEXTE Décisionnel : infocentres à agréger détails : Projets PATIENT Dossier Patient numérisation radio ( Relancé) Circuit médicament, CBUM + CHIMIOS Labo Serveur résultat intranet (+ bioserveur) Serveur de prescription ( ) migration production en septembre 2006 Bloc : Actes et organisation activité Accréditation (logiciel APTA)

4 CHIC Castres-Mazamet - DSIO - 03/01/2014- page n° 4 Projets 2008 – 2010 à valider par le CoPil du SDSI Atelier "Hôpital Neuf". PACS 200 KE/an + SIR : 170 KE Avant HN ? Chef de projet Système dInformation Radiologie + PACS : étude externalisation Atelier de travail « Hôpital neuf ». Rappel CBUM : (2007 : choix logiciel + 16 lits) + Oncologie, 2008 : 60 lits cardio et pneumo) Difficulté saisie mobile, paramétrage et pas de haute disponibilité Organisation du déploiement Circuit du médicament l De la Prescription à ladministration (lien avec Cortexte ) l Logiciel spécifique dédié aux chimios SIL : 91 KE SPI décalé de 2007 à Laboratoire : évolution du SIL l N lle Version Gestion de la production Atelier "Hôpital Neuf". + expérimentation 24h sans Dossier + travail sur F. Anesthésie difficile à structurer sur format papier 150 KE invest t puis 30 KE/an ou 60 KE/an G° RV Investiss t ou Exploitation Dossier patient : Unique Num. Partagé Pb : stockage, numérisation, accès 70 E/an/m 3, 36 E/1000p, 110 KE Nouveau scénario à létude qui présente lavantage dêtre réaliste Remarques Questions Projets liés au Patient: Système compatible avec Sté centrale Répartition coûts de formation ? Expérimentat° avec Cortexte dès que le matériel sera installé (CLIN) 2008 DIANE ? 150 KE à étudier Bloc : Traçabilité + prothèses implants Actes et organisation activité Demande de logiciel dédié ? Pour médecins de ville : Accès sécurisé : lettres de sortie, résultat labo : juin 2007, …) Mipih puis DMP Lettres de sortie : décalé à 2008 Mais aussi PH de garde Cardiologie : l demande de logiciel dédié à étudier Quelle intégration dans le SIH ? Léditeur de Cortexte doit intervenir

5 CHIC Castres-Mazamet - DSIO - 03/01/2014- page n° 5 Projets 2008 – 2010 à valider par le CoPil du SDSI Atelier « Hôpital Neuf » Aide ponctuelle 2006 – 2009 Assistance MOA rédaction CCTP prestations / hôpital neuf à préciser : services aux hospitaliers et aux patients (téléphonie, TV, internet) sur réseau VDI En Cours Surcoût de 90 KE intégré dans Plan Hôpital 2012 Préparer infrastructure et raccordement de lHôpital Neuf au réseau inter sites Mise en place de la Haute Disponibilité (prépare également le déménagement) Remarques : Questions Projets Logistiques Renouvellement Parc + mise en phase avec les besoins sur HN Lien GTT, annuaire centralisé, contrôles daccès aux locaux (personnels, fournisseurs et prestations (foyer, …) 2009 ? Chef de projet ? 80 KE+ du temps Gestion de Badgeuses Logiciel GTT conservé En Cours : évolution Médifin Infocentres à agréger Comptabilité Analytique Décisionnel / Tableau de bord CHIC-Pôles Remarques : Questions Projets Gestion Recensement par pôles à conduire Procédures Marchés Restauration ( production à planifier)

6 CHIC Castres-Mazamet - DSIO - 03/01/2014- page n° 6 Projets 2007 – 2009 Politique Sécurité sur les principaux SI Mise en œuvre décret confidentialité 15 mai 2007 Respect de la réglementation externe et interne Stockage SV, Réseaux, ARF plan « reprise dactivité" en cours Gestion de la continuité (S.I. et Voix) Développement et maintenance des applications et systèmes Rôles, responsabilités à compléter Exploitat° informatique et G° des réseaux Charte : utilisation du SI Intégrée dans livret accueil personnel 2005 À jour sur les principaux SI Inventaire et classification des ressources Intégrée dans SDSI périmètre 2006 – 2007 défini Politique de Sécurité Existant, Actions à réaliser: Echéances Domaines Sécurité et Ressources Humaines Sécurité physique et sécurité de lenvironn t Contrôle daccès logique Management de la Sécurité Sur les principaux SI Procédures, consignes, sv recours, réseaux redondants, note internet internet via black lists Secours électrique et réseaux Charte "gestion identité patient" Rôles MOA-MOE pas tjs définis 2010

7 CHIC Castres-Mazamet - DSIO - 03/01/2014- page n° 7 Point sur les réseaux et communications du CHIC Site principal Court séjour Castres Tous les Serveurs de production + intégrale des données Les Monges Castres Téléport/Causse IMS Castres Villégiale St Jacques Castres Site des Lices Castres Résidence du Midi Mazamet Site principal Court séjour Mazamet Unité de Soins de Longue Durée Aussillon SMUR Blanchisserie Labruguière Liens voix et informatique Liens informatique téléphonie avec extérieur Relais IMS haut débit Hôpital Neuf Serveurs de production (moitié des applications) + intégrale des données Site principal Court séjour Castres Serveurs de production (moitié des applications) + intégrale des données Hôpital Neuf Serveurs de production (moitié des applications) + intégrale des données haut débit

8 CHIC Castres-Mazamet - DSIO - 03/01/2014- page n° 8 Point sur les réseaux et communications du CHIC Site principal Court séjour Castres Tous les Serveurs de production + intégrale des données Les Monges Castres Téléport/Causse IMS Castres Villégiale St Jacques Castres Site des Lices Castres Résidence du Midi Mazamet Site principal Court séjour Mazamet Unité de Soins de Longue Durée Aussillon SMUR Blanchisserie Labruguière Liens voix et informatique Liens informatique téléphonie avec extérieur Relais IMS haut débit Hôpital Neuf Serveurs de production (moitié des applications) + intégrale des données Site principal Court séjour Castres Serveurs de production (moitié des applications) + intégrale des données Hôpital Neuf Serveurs de production (moitié des applications) + intégrale des données haut débit SMUR Site principal Court séjour Moyen séjour Mazamet

9 CHIC Castres-Mazamet - DSIO - 03/01/2014- page n° 9 SDSI 2007 – 2009 : Certification Evaluations et Dynamiques d amélioration l Dysfonctionnements du SI recensés, analysés et traités (OUI) l La satisfaction des utilisateurs est évaluée et prise en compte (fréquence 2 à 3 ans 2002, 2005) et enquête 2008 (satisfaction et besoins) En 2005 : enquête de satisfaction (via Union) attentes utilisateurs (via commission + enquête) l La gestion du Dossier Patient est évaluée u accessibilité du dossier pour les hospitaliers u accessibilité de l information + exhaustivité u tenue du dossier et ergonomie u confidentialité et intégrité u transmission des infos pertinentes (en intra et vers l extérieur) u accessibilité et lisibilité des infos pour le patient u traçabilité des prises de décisions, des PEC et éléments de gestion des risques liés à chaque patient u Archivage du dossier Réf 24 Le dossier du patient obéit à des règles de gestion définies pour l ensemble des secteurs d activité Réf 23 La sécurité du SI est assurée Une politique de sécurité est mise en œuvre l Disponibilité (améliorat°orga + technique) l Intégrité (Charte Identité, contrôle) l Confidentialité (gestion des droits) l Auditabilité (à améliorer) La sécurité du SI est évaluée (à améliorer) Démarches et formalités CNIL (simplifiées) Réf 22 Une identification fiable et unique du patient est assurée (charte) Réf 21 Le recueil et la mise à disposition de linformation sont organisées au CHIC Références HAS ex ANAES Evaluations et dynamiques damélioration

10 CHIC Castres-Mazamet - DSIO - 03/01/2014- page n° 10 SDSI et Projet dÉtablissement / Médical et SROS SI - Le volet SDSI du projet dÉtablissement doit être formalisé - Il existe aujourdhui un certain nombre de projets dans le SDSI qui couvrent la période du projet dÉtablissement / Médical en cours - Question : - Y a-t-il dautres projets quil faudrait voir figurer dans ce SDSI ? - Le SROS SI doit être finalisé fin mars Le respect de ce calendrier conditionne celui du Plan Hôpital Le SDSI du CHIC intégrera au mieux les composantes du SROS SI.

11 CHIC Castres-Mazamet - DSIO - 03/01/2014- page n° 11 Budget en KE du SI Projets Volet PATIENT Dont Dossier Patient numérisé KE numérisation radio (Relancé) KE Circuit médicament, CBUM + CHIMIOS Labo SRI (30 KE), SPI (31 KE) et production KE Bloc Opératoire (?) KE Logiciels de spécialité (Cardio ?) 50 KE EXPLOITATION - Crédit Bail ou Location avec option dachat - Réseau inter sites et autocoms - Maintenances (équipements – logiciels) - Total exploitation (sans coût personnel) (labo SRI, CBUM, infocentres et GMAO) 562 (DPI et SIR Labo SPI) + équip t CBUM PCS / PRA 278 Equip t CBUM Labo prod (sans B.O. Ni Cardio) badgeuses Volets GESTION et INFRASTRUCTURE Dont Infocentres KE GMAO KE Gestion des badgeuses KE Plan de Continuité de Service KE

12 CHIC Castres-Mazamet - DSIO - 03/01/2014- page n° 12 Projets planifiés sur 2007 et 2008 … et leur formation Laboratoire confirmer 2007 : SPI ou production 11 K Laboratoire. SRI (2006) et SRI + SPI (2007) Pour 2008 : 60 KE ont été budgétisés 80 KTotal Prise en main à distance: assistance utilisateurs 6 K Helpdesk bureautique : à valider pour plan 2007 scio 2 K Développement internet Cellule qualité et GdR + SCIO + acteurs 5 K Audit sécurité : préparation plan reprise activité Restauration (attention g° prod reportée 2007 ?)DATAMEAL (Repas)[10 KE prévus par Sce éco] AG, EC, MOJ et SD 2 K GMAO AG 1 K DAO CAO (Alain Gourc) Logistique Bloc: expérimentation 2007, gestion Bloc 2008 ? OPTIM (Sté) + Bloc (2008) DS (Cortexte ?) 2 K SIIPS Pharmacie Prescripteurs à administrateurs ? 8 K prescripteurs (Prescription …) Pharmacie + prescripteurs… 8 K Pharmacie :CBUM, circuit médic : prescription, DIM Non utilisé en 2004 mais K Hémovigilance Cursus Numérisation Dossier Patient 15 KE DPI (GED …) + numérisation radio date ? DIM (factu par GHS) 3 K SIM - PMSI – T2A Patient Prépa dématérialisation dossiers administratifsGED (reportée) BRH + Eco : Rappel infocentre Agirh + BO Magh2 + BO Finances (Plan Global Financ t Prévisionnel) 2 K PGFP (commandé en juin 2006) Finances Assistant et contrôleur de Gest° + … GTT Médical 6 K Infocentre – GDC + Medifin Factu par GHS (BE, acteurs, … ) 4 K Pastel V3 – Noyau – T2A Gestion Remarques 2007 Formation Qualité : scio 4 K Unix, W2003 Sr, active directory, sécurité

13 CHIC Castres-Mazamet - DSIO - 03/01/2014- page n° 13 Projets du SDSI à présenter au Plan Hôpital 2012 Étude à conduire en totalité Décret du 15 mai 2007 : Impose quavant 2010 tout accès à linformation médicale se fasse via CPS INFRASTRUCTURE et SECURITE Plan de Continuité de service Annuaire centralisé Authentification (CPS) Externalisation Mutualisation Equipements et CBUM à respecter à létude ou 2009 ? 2009 détails : 2008 : 1ère phase 2009 : 2ème phase Projets PATIENT Dossier Patient numérisé numérisation radio ( Relancé) Circuit médicament, CBUM + CHIMIOS Bloc Opératoire (Équipements / logiciels ?) à létude 2008 Éligibilité : production de soins - Mutualisation - Externalisation - Haute disponibilité - Cycles courts (3 ans) - Investissement et avant Ordre de Service - Financement à 50% des projets retenus Février : Intentions à lARH Mars à mai : Navette avec lARH pour lélaboration des dossiers. Juin : analyse de lARH Septembre : éligibles ou pas Echéances

14 CHIC Castres-Mazamet - DSIO - 03/01/2014- page n° 14 Projets 2007 – 2009 : macro processus métiers … "complets" Processus associés Facturation Gestion des recettes Reporting PMSIPiloter et superviser lactivité Prendre en charge le patient en unité clinique Piloter et superviser lactivité Coder les actes, les diagnostics et les produits de santé Accueil patient non programmé patient programmé Examiner consulter le patient et construire un diagnostic Prescrire demander Administrer Gérer la sortie De lunité clinique De lentité Analyser les résultats et comptes-rendus Coordonner et planifierProduire les actes médico-techniques Les demandes et les soins Demander un bien ou un service Coder les actes, les diagnostics et les produits de santé Dispenser les produits de santéDispenser les PSL Réaliser les Actes chirurgicaux Produire les Actes dimagerie Produire les Analyses biomédicales Analyser les résultats et comptes-rendus, diffuser les comptes-rendus Processus support Gérer et mettre à disposition les ressources Gérer les informations patients Gérer la connaissance Vigilance : Gérer les risques Gérer la traçabilité Gestion du Dossier Résumé des Venues Des actes Des soins Des produits de santé Des actes Des soins Des produits de santé

15 CHIC Castres-Mazamet - DSIO - 03/01/2014- page n° 15 Projets 2007 – 2009 : processus fonctionnels … "complets" Pilotage et supervision Analyse de lactivitéGestion du DRVReporting PMSIFacturation et contrepartie Authentification, éditique, archivage, échange de données, administration et exploitation du SIH, sécurité, Disponibilité, Intégrité, Confidentialité Gestion de la venue Identification patient Gestion des consentements Gestion des dépôts de valeur Localisation / Gestion des mouvements des patients Gestion partagée des informations Patient Gestion du dossier patient Partage de la connaissance Protocoles Gestion et partage des informations de vigilance Suivi des vigilances Nomenclatures et référentiels (CCAM,CIM10, structures, annuaires, etc.) Bases de connaissance Production clinique et Médico-technique Gestion du Plan de soins Prescription des produits de santé Gestion des demandes dactes Prescription chimiothérapie Production des CR cliniques et médico-techn. Production des résultats dimagerie Production des résultats de bio analyses Codage actes, diagnostics,prdts de santé Gestion des ressources transports Gestion hôtelière RH Dispensation prdts de santé Équipements Coordinat ° organisat ° planificat ° Gest° plannings des ressources Gest° des RDV et planification des demandes Administration de linformation patient Administration de lidentité patient Relation partenaires de santé (DMP, réseaux, etc.) Gestion des mandatsGestion des profils daccès Organisation et annuaire Gestion des personnes Gestion de lorganisation Gestion des équipementsGestion des structures Cde repas g° production Annuaire Disponibilité

16 CHIC Castres-Mazamet - DSIO - 03/01/2014- page n° 16 Conclusions du CoPil du SDSI du 7 février 2008 Le plan dinformatisation est globalement respecté mais … Les difficultés rencontrées pour les projets majeurs Dossier Patient Unique et Circuit du Médicament (encadré par le CBUM) nous ont conduits à scinder ces gros projets et à mieux définir leur périmètre et leurs contraintes… tout en avançant. La démarche consiste à permettre au Dossier Patient Informatisé de saméliorer sur la prise en charge à lentrée du patient et à transformer en preuve du Dossier Patient "papier". La fiche "anesthésie, comme dautres documents semble rencontrer des difficultés à être intégrée dans Cortexte. Attention ces pratiques nécessiteront toujours le Dossier Patient Papier pour être complété. Quel que soit le scénario retenu, la gestion des rendez-vous est primordiale pour anticiper les demandes de dossiers. Il faut également souligner le risque de généralisation des demandes de logiciels de spécialité : léditeur de Cortexte doit impérativement intervenir (le temps nécessaire) pour adapter CORTEXTE. Le Circuit du Médicament fait lobjet dune expérimentation axée sur lappel de Disporao par Cortexte. Ici aussi une évaluation sera effectuée sur la base du cahier des charges rédigé par le groupe de travail courant Lorganisation du déploiement du circuit du médicament informatisé est lourde. Ce point a été abordé lors du CoPil du CBUM mais reste à régler. A noter : Le circuit des chimiothérapies sera traité par le logiciel dédié Asclépios. Lharmonisation/informatisation de gestion des blocs et des services de radiologie demeure indispensable pour préparer lHôpital Neuf. Les technologies de numérisation pourraient être abordables. Le choix "externaliser ou pas" présente des similitudes avec celui de la diffusion des résultats du laboratoire ou des lettres de sortie, notamment vers les médecins de ville. La chefferie de Projet est à définir. Après la suppression du taux de conversion et un taux T2A à 50 %, la T2A passe à 100 % en Cela nécessite une forte coordination entre le DIM et le Bureau des Entrées, entre la Pharmacie et les Services de Soins. Cette phase prépare la facturation au GHS. Organisation par pôles et GDC : Le S.I. a été capable de fournir les indicateurs et les tableaux de bord à l équipe coordonatrice du pôle. Il faut cependant améliorer et automatiser les extractions de données, leurs traitements et la diffusion de linformation.

17 CHIC Castres-Mazamet - DSIO - 03/01/2014- page n° 17 Conclusions du CoPil du SDSI du 7 février 2008 Linstallation de badgeuses constituera un projet délicat par ses impacts : Annuaire centralisé à constituer et faire vivre Contrôles daccès aux locaux (personnels, fournisseurs, etc.) Lien avec la Gestion du temps de Travail Le calendrier et la chefferie de Projet restent à définir Le réseau "informatique" relie lensemble des sites du CHIC Le parc informatique devra se mettre en phase avec les besoins sur lHôpital Neuf La préparation de lHôpital Neuf associée la nécessité dune disponibilité accrue de linformation permettra daugmenter considérablement la sécurité tout en réduisant limpact du déménagement. Les nouvelles fonctionnalités à mettre en œuvre avant et pour lHôpital Neuf demandent à loutil informatique dévoluer vers la mobilité. La Gestion des Risques est intégrée dans la thématique « Sécurité » : le Système dInformation peut être indisponible … Chaque acteur doit en prendre conscience. Un Plan de Reprise dActivité du Système dInformation est en cours de préparation. Les conditions financières marquées par une augmentation de la charge de la maintenance et du besoin en investissement se traduiront par des arbitrages sur les projets prévus au SDSI (en fonction de valorisations plus précises à venir des gros projets). Le CHIC compte sur le plan Hôpital 2012 pour accompagner le financement de ces lourds projets.


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