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Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 1 Support de formation Missions V1.3 Date : 22/10/2007 CNRS – Projet BFC Etablissement.

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1 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 1 Support de formation Missions V1.3 Date : 22/10/2007 CNRS – Projet BFC Etablissement

2 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 2 Processus global mission, processus détaillé Référentiel agents et suivi du flux dans BW Un outil de gestion: les états Les principaux cas derreur Procédures particulières à la liquidation 1er jour : flux dépense 2 jours Introduction Programme du cours 2ème jour : flux mission

3 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 3 Introduction Objectifs de cette formation : Expliquer le flux mission entre Xlab et BFC-E Décrire les différentes actions de contrôle et de saisie à réaliser dans BFC-E Valider le flux mission de lengagement à la liquidation Analyser les principaux cas derreur A la fin de ce cours, vous serez en mesure de :

4 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 4 Sommaire 1.Concepts et processus du flux Mission 2.Le référentiel Agent 3.Suivi du flux agent BW 4.Les états mission 5.Suivi du flux mission 6.Le traitement des principaux cas derreur 7.Le complément de liquidation 8.Liquidation: le forfait global 9.Liquidation: les OM permanents Exercice 10.Liquidation: les abattements Exercice 11.Les évolutions en cours Annexe : corrections dexercices

5 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 5 Rappel de base: processus mission et référentiel agent

6 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 6 Concepts et Processus du flux Mission 1

7 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 7 Description du processus Mission 1. Le processus mission, un processus Transverse 2. Détail du processus mission 3. Rappel des règles de gestion mission

8 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 8 Le processus mission, un processus Transverse Agents Missionnaires Missions ComptabilitéBudgetContrôle de Gestion Agents Fournisseurs SIRHUS XLAB BFC Agent non payé par le CNRS Agent payé par le CNRS

9 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 9 Opération manuelle Opération automatique Le flux mission Etat liquidatif XLAB Missions et engagements associés Facture Xlab MAE / SESAME Missions Comptabilisa- tion de lavance Liquidation de la mission Comptabilisa- tion globale Règlement Mail à lambassade de France du pays principal Ordre de mission BFC

10 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 10 Xlab BFCE Détail du processus mission (hors OM permanent) Contrôle CMOD à posteriori S CMCM C = CréationS = Suppression M = ModificationR = Rejet Impact budgétaire Impact analytique Écritures comptables D 47211x C 4xxx Saisie des frais réels /liquidation Ordre de mission C Prise en charge de lavance Facture D 6256xx C 4xxx et 47211xx Maj. des AE Conso des CP Réel CO 6256xx Consommation AE Comptabi- lisation Règlement Facture

11 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 11 Xlab BFCE Détail du processus mission (OM permanent) Contrôle CMOD à posteriori CMCM C = CréationS = Suppression M = ModificationR = Rejet Ordre de mission permanent C Création liquidation sur OMp Impact budgétaire Impact analytique Écritures comptables Ordre de mission permanent Facture D 6256xx C 4xxx Conso des AE Conso des CP Réel CO 6256xx Consommation AE Comptabi- lisation Règlement Facture Régularisation AE

12 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 12 EAI Intégration Mission session Facture session BFCE BW Flux Mission XLAB Mission + Commande(s) associée(s) Facture mission Agent Agent Xlab Mission Facture avec date de règlement Agent Xlab session Comptabilisation Mission Paiement Mission Retour du matricule

13 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 13 XLAB EAI Mission intégrée Agent session BFCE Chronologie du flux mission session À linitiative du labo Sens Xlab -> BFC 2 / jour BW comptabilisation Mission réglée Saisie frais rééls /liquidation idocs MAJ BW 2 / jour 01h et 13h Missions Intégré En erreur Rejeté vers xlab Agents Intégré En erreur Sens BFC -> Xlab Mission liquidée ECC Règlement 23h3 0 12h Mission agent

14 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 14 Chronologie du traitement dune mission sans avance (*) Nouvel agent ou modif. agent Sirhus JJ+1J+N agent fournisseur J+N+1 23h Nouvel agent ou modif. agent Xlab agent 22h30 et 4h25 Proposition paiement 9h Paiement 12h BFCE (*) Agent avec coordonnées bancaires Pré- comptabili sation Mission Xlab Liquidation Et autorisation mission Comptabilisa tion globale mission 23h 23h30

15 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 15 Chronologie du traitement dune mission avec avance (*) Nouvel agent ou modif. agent Sirhus JJ+1J+N agent fournisseur Liquidation Et autorisation mission J+N+1 23h Nouvel agent ou modif. agent Xlab agent Proposition paiement 9h Paiement 12h BFCE (*) Agent avec coordonnées bancaires Mission Xlab Pré- comptabili sation Comptabilisa tion globale mission 23h 23h30 Avance dans prop. paiement Paiement de lavance 9h 12h 22h30 et 4h25

16 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 16 Règles de gestion Mission 1- Une mission est toujours liée à un matricule 2- Un agent est toujours transformé en fournisseur pour quil puisse être remboursé 3- Une mission est (presque) toujours créée dans XLAB. 4- Une mission ne peut pas être modifiée dans XLAB : elle doit être supprimée puis recréée. 5- Les agents proviennent de SIRH ou XLAB suivant quils soient rémunérés par le CNRS ou pas. 6- Les bases agents de XLAB et SIRH sont remises à jour automatiquement 7- Les missions sont liquidées dans BFC. 8- Les factures missions sont créées par BFC et transmises à XLAB (à la comptabilisation et au règlement de la mission).

17 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 17 Concepts et processus du domaine Mission Mini-quizz ! Peut-on modifier une mission dans XLAB ? Peut-on modifier une mission dans BFC ? Les agents sont-il créés manuellement dans BFC ? Faut-il créer manuellement des factures mission dans BFC ? Une facture mission peut elle être modifiée ?

18 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 18 Concepts et processus du domaine Mission Je me souviens ! Peut-on modifier une mission dans XLAB ? Il faut la supprimer et la recréer. Peut-on modifier une mission dans BFC ? A la liquidation seulement. Les agents sont-ils créés manuellement dans BFC ? Créés par interface. Faut-il créer des factures mission dans BFC ? Les pièces comptables sont créées automatiquement Une facture mission peut elle être modifiée ? Par interface seulement.

19 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 19 Le Référentiel Agent dans BFC 2

20 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 20 Un peu de vocabulaire… 2 types dagents dans BFC Les agents payés par le CNRS, provenant de SIRHUS Les agents non payés par le CNRS, provenant de Xlab Mise à jour des données Agent CNRS : SIRHUS BFC XLAB Ces agents sont transmis et intégrés dans BFC, après chaque création ou modification dans SIRHUS. Les agents affectés à une structure opérationnelle CNRS sont ensuite transmis et intégrés automatiquement dans la base Xlab concernée.

21 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 21 Mise à jour des données agent SIRHUS Sens BFC -> XLAB 1 / jour 2h15 Sens SIRHUS -> BFC 1 /jour 23h

22 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 22 Agent non rémunéré par le CNRS : XLAB BFC XLAB La mise à jour du matricule de BFC dans Xlab est faite lors de lintégration de la 1 ère mission sur cet agent dans Xlab La mise à jour dun agent de provenance Xlab dans BFC ne déclenche pas un flux de mise à jour à destination dXlab. Le gestionnaire de la délégation doit informer le gestionnaire du laboratoire de sa modification. Néanmoins, suite à une modification dun agent dans Xlab, lagent est renvoyé vers BFC lors de sa prochaine mission. Lagent correspondant est alors mis à jour dans BFC. Un agent provenant dXlab de type « Fonctionnaire CNRS » ou « Autre CNRS » nécrase pas les données dans BFC, car cet agent a été créé à partir de SIRHUS. Exemple: Cas dun agent affecté à la DR10 labo 2054 qui fait une mission pour le labo 0116 de la DR14. Il faut le saisir dans Xlab. Le labo 0116 doit saisir un agent xlab typé CNRS (Fonctionnaire CNRS ou Autre CNRS) en prenant garde à bien renseigner les données suivantes qui sont la base de la recherche croisée du matricule SIRH: Si agent français: NOM et INSEE Si agent étranger: Nom, date de naissance et pays de ladresse principale Lidoc agent sera intégré mais il ne modifiera pas les données présentes dans BFC. La mission engagée par le labo 0116 sintègrera sur le matricule SIRHUS présent dans BFC

23 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 23 Mise à jour des données agent Xlab XLAB BFCE Ctrl N° matricule agent dans BFC Agents Ctrl type missionnaire Ctrl provenance agent Ctrl type missionnaire Trouvé Non trouvé Agent typé non CNRS Agent typé CNRS SIRH XLAB Pas dintégration Agent typé CNRSAgent typé non CNRS Création Modification F74bis – Référence personnel Xlab F15bis – Personnel Xlab Sens XLAB -> BFC Intégration dans BFC en même temps que la mission Sens BFC -> XLAB N° matricule repart après intégration mission

24 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 24 Un peu de vocabulaire… Les infotypes : Dans BFC les informations dun agent sont définies par fiche, appelée « infotype ». Contrairement à SIRHUS, les infotypes accessibles dans BFC sont moins nombreux dans la mesure où ne sont récupérés que les infotypes utiles pour BFC. Les infotypes comportent une ou plusieurs périodes ce qui permet de créer des historiques. Les données utilisées sont celles des infotypes en cours de validité. 000 Mesures 001 Affectation 017 Régime d'indemnisation frais dépl. 009 Coordonnées bancaires 002 Données individuelles 006 Adresses

25 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 25 Règles des coordonnées bancaires: Les coordonnées bancaires principales de lagent sont fournies par SIRHUS pour le virement du salaire des agents rémunérés par le CNRS. Les coordonnées bancaires « Frais de déplacement » sont utilisées pour le virement des frais de déplacement des agents non rémunérés par le CNRS et éventuellement pour les agents rémunérés par le CNRS. Les agents issus de SIRHUS comportent obligatoirement des coordonnées bancaires principales, à leur création dans BFC. Par défaut, les frais de déplacement seront réglés sur ce compte. Si lagent en fait la demande, il est tout à fait possible de lui rajouter des coordonnées bancaires « Frais de déplacement ». Aucune coordonnée bancaire ne vient dXLAB. Les coordonnées bancaires sont nécessaire pour pouvoir transformer un agent en fournisseur (transformation automatique par batch – passage 2fois/j à 4h et 22h). Les coordonnées bancaires sont donc nécessaires pour pouvoir payer un agent par virement.

26 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 26 Suivi du flux Agent BW 3

27 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 27 XLAB EAI session BFCE Alimentation BW : rejeu des idocs session À linitiative du labo BW Rejeu des Idocs (agent) Agent Intégré Agent En erreur ECC Le dimanch e MAJ BW 2 / jour 01h et 13h

28 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 28 BW Suivi du Flux Agent Cet écran de consultation permet davoir une vue détaillée du suivi des IDOCs pour le flux Agent On peut analyser tous les IDOCs avec le Statut : Intégré En erreur

29 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 29 Chemin 1 2 BW – Suivi des flux entrants > Requêtes > Suivi flux: Agent XLAB

30 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 30 BW Suivi du Flux Agent Dans lEcran de variables : Organisation dachats (DR) [champ obligatoire] Division Type de flux IDOC Créé le Message derreur Xlab Statut Statut IDOC

31 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 31 BW Suivi du Flux Agent Supprimer zoom Eclater dans les lignes Sélectionner valeur filtre Zone pratique à rajouter pour analyse A rajouter pour vérifier le code pays ou la nationalité Effacer une valeur filtre

32 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 32 BW Suivi du Flux Agent La requête de base : Avec les paramètres rajoutés :

33 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 33 Les états mission et lanalyse des cas derreur

34 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 34 Les États Mission Les outils Agents et mission 4

35 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 35 Les états mission Plusieurs états sont à votre disposition : Létat liquidatif Historique des paiements État chevauchement des missions Liste des agents ayant un trop perçu Visualisation des indemnités

36 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 36 Létat liquidatif: Chemin Dépenses > Gestion des déplacements > Impression état liquidatif mission (Transaction ZPRF0)

37 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 37 Etat liquidatif Les états liquidatifs définitifs des missions comptabilisées sont générés automatiquement par batch de nuit et envoyés aux DR concernées tous les jours via une liste de diffusion. Néanmoins, les états peuvent être imprimés individuellement en mode copie si problème.

38 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 38 Létat liquidatif

39 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 39 Choisissez le n° de déplacement Le matricule de lagent Et exécuter Létat Liquidatif Déplacements imprimés?: pour demander une réimpression de létat liquidatif. La mention copie apparaît sur létat. Coche test: pour effectuer des tests lorsque vous nêtes pas sûr de vous

40 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 40 Létat saffiche Ceci est une copie de létat de frais. Une fois létat édité cliquer sur le chemin: Menu > Liste > imprimer

41 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 41 Remarques et astuces Si limpression napparaît pas, cest que la période nest pas correcte. Dans ce cas, il faut cliquer sur « Autre période » et sélectionner la période de comptabilisation de la mission. Depuis lhistorique de la mission:

42 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 42 Ou bien depuis lhistorique des paiements: Si vous demandez limpression dun état liquidatif faisant référence à une mission annulée, vous obtenez un état avec la mention « justificatif dannulation ». Si vous demandez limpression dun état liquidatif sur une mission ayant fait lobjet dun complément de liquidation, vous obtenez un état avec la mention «Calcul de correction». Le centre de coût imprimé dans len-tête de létat correspond au centre de coût daffectation de lagent. Pour connaître laffectation des coûts du déplacement, il faut regarder le pavé « Affectation des coûts » qui contient limputation analytique et budgétaire de la mission.

43 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 43 Lhistorique des paiements: Chemin Dépenses > Gestion des déplacements > Reporting gestion des déplacements > Historique paiement Frais Dépl (Transaction PTRV_PAYMENT_HISTORY).

44 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 44 Lhistorique des paiements Pour lhistorique des paiements deux variantes existent, elles représentent chacune une façon différente dinterpréter cet état: La variante NONLIQUID0: Elle affiche toutes les missions non liquidées / non comptabilisées avec un montant à 0. La variante NONANNULE Elle affiche toutes les missions passées en comptabilisation sauf celles qui ont été annulées. Utile pour avoir un état global de toutes les liquidations pour un agent. Sans variante: Cest le même état quavec la variante NONANNULE sauf que lon voit en plus les mouvements dannulation.

45 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 45 Lhistorique des paiements

46 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 46 Accéder aux variantes

47 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 47 État des missions non liquidées avec un montant à 0 Ici, on voit deux OM permanents Attention, il peut aussi il y avoir des missions de type « sans frais »

48 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 48 État global de paiement Missions comptabilisées Missions non liquidéesMissions en cours de liquidation ou OM perm. État des pièces comptables

49 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 49 Date de comptabilisation de la pièce Pièce de rapprochement = payé

50 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 50 Date du règlement

51 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 51 Etat de chevauchement des missions: Chemin Dépenses > Gestion des déplacements > Reporting gestion des déplacements > Données dépl./Cumuls/Justif./Coûts (Transaction S_AHR_ )

52 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 52 Entrer le matricule dun agent et exécuter Etat de chevauchement des missions: Chemin

53 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 53 Cet état se décompose en 3 tableaux: Le 1 er : les missions de l'agent avec les dates, heures, lieux de mission et montants remboursés Le 2 ème : cumuls justificatifs Le 3 ème : imputations analytique et budgétaire des missions ainsi que le labo qui a engagé la mission avec sa DR de rattachement. Ce dernier tableau permet la visualisation de toutes les missions de lagent toutes DR confondues Etat de chevauchement Etat de chevauchement des missions: Chemin

54 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ er tableau: Récapitulatif missions Montant à rembourser à lagent et totaux Durée du déplacement Dates du déplacement Destination principale du déplacement Statut technique de la mission Etat de chevauchement des missions: Chemin

55 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ ème tableau: Justificatifs Cumul justificatifs Etat de chevauchement des missions: Chemin

56 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 56 Cest ce tableau qui va vous permettre de visualiser lensemble des missions pour un agent toutes DR confondues 3ème tableau: Affectation Imputation analytique Imputation budgétaire Etat de chevauchement des missions: Chemin

57 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 57 Le trop perçu agent: Chemin Dépenses > Gestion des déplacements > Reporting gestion des déplacements > Liste des agents ayant un trop perçu (Transaction FBL1N)

58 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 58 Liste des agents ayant un trop perçu

59 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 59 Liste des agents ayant un trop perçu

60 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 60 Liste des agents ayant un trop perçu Exemple: Le poste fournisseur est positif. Ce qui signifie que le fournisseur (lagent) doit de largent au CNRS. Un poste positif signifie que lon a un Trop perçu agent.

61 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Liste indemnités de mission à létranger: chemin Dépenses > Gestion des déplacements > Reporting gestion des déplacements > Données dépl./Cumuls/Justif./Coûts (Transaction ZINDEMNITE)

62 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 62 Cet état récapitulatif permet de visualiser les indemnités journalières à létranger pour chaque pays

63 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 63

64 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 64 Sélectionnez le champ « Cat. interne dépl. » et validez. La sélection peut aussi se faire par les champs: « Pays », « Date de début », « Date de fin », « GrR. R/H interne »

65 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 65 Affectez la valeur « C » (= Etranger avec Frais) à la zone catégorie interne puis validez votre sélection en cliquant sur « Sélectionner »

66 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 66 La liste des indemnités journalières et de leur historique saffiche alors :

67 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 67 Double cliquez sur une des indemnités pour visualiser son montant :

68 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 68 Vous pouvez cliquer sur pour afficher dautres valeurs dans le temps pour ce pays. Vous pouvez cliquer sur « Positionner » pour accéder directement à un pays en particulier puis cliquez sur

69 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 69

70 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 70 Suivi du flux Mission BW 5

71 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 71 XLAB EAI session BFCE Alimentation BW : rejeu des idocs session À linitiative du labo BW Missions Intégré Missions En erreur Rejeté vers Xlab Rejeu des Idocs en erreur de moins dun mois 2 / jour 13h15 et 20h15 ECC Rejeu des Idocs en erreur de plus dun mois Le dimanch e MAJ BW 2 / jour 01h et 13h

72 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 72 BW Suivi du Flux Mission Cet écran de consultation permet davoir une vue du suivi des IDOCs pour le flux Mission. On peut consulter tous les IDOCs avec le Statut : Intégré En erreur Rejeté vers Xlab Par défaut, on naffiche pas les idocs avec le statut intégré.

73 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 73 BW Suivi du Flux Mission Dans lEcran de variables : Organisation dachats (DR) [champ obligatoire] Division Type de flux IDOC Créé le Message derreur Xlab Statut Statut IDOC

74 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 74 BW Suivi du Flux Mission Supprimer zoom Eclater dans les colonnes Sélectionner valeur filtre Zone pratique à rajouter pour analyse A rajouter pour vérifier le code pays ou la nationalité Effacer une valeur filtre

75 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 75 BW Suivi du Flux Mission La requête de base : Avec les paramètres rajoutés :

76 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 76 Traitements des principaux cas derreur 6

77 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 77 Erreurs dintégration (BW) Action du laboratoire : Il existe déjà des données de dépl. pour la période du &1 &2 Type missionnaire Xlab erroné et/ou diff SIRH/XLAB :INSEE,da Pays différent de France dans un schéma France » ou « La catégorie de frais de dépl. & n'est pas définie dans le Custo » Action de la DSI: Salarié nest pas actif (mesures) entre & et & (cas derreur amené à disparaître) Infotype "&" pour & inexistant (cas derreur amené à disparaître pour infotype 17) Compensation carte crédit active. Vers. de dplt ne peut pas Action en DR: Le programme CB &2 nexiste pas dans le périmètre financier Prog. Budg. &2 dans le pér. fin. &1 nest pas valable Element dOTP & inexistant Statut système & actif (&) Budget annuel dépassé de &2 pour postes de pièce &1

78 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 78 Il existe déjà des données de dépl. pour la période du &1 &2 La mission est rejetée dans le suivi du flux mission avec le message derreur «Il existe déjà des données de dépl. pour la période du &1 &2»… Lorsqu'une mission est rejetée vers Xlab pour cause de chevauchement de dates, cela peut provenir : d'une erreur du laboratoire dans les dates de la mission. Dans ce cas il faut se retourner vers le missionnaire pour qu'il vérifie ses dates de mission. Une fois le rejet de la mission intégré dans Xlab, les dates de missions peuvent être corrigées. La mission est de nouveau transmise à BFC. de lexistence dans BFC d'une autre mission aux mêmes dates sur le même matricule, et imputée sur les crédits d'une autre délégation. Dans le suivi du flux mission de BW rajouter les paramètres 1 et 2 (dates de début et fin de la mission) puis aller voir létat de chevauchement «Données dépl./Cumuls/Justif./Coûts »

79 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 79 Pour visualiser les missions d'un agent toutes DR confondues, vous pouvez utiliser le reporting « Données dépl./cumuls/justif./Coûts » du menu « Dépenses/Gestion des déplacements/Reporting gestion des déplacements ». Vous devez renseigner le n° de matricule de l'agent dans l'onglet "Données du personnel" puis cliquez sur "Exécuter", vous obtenez alors : - dans le 1er tableau, les missions de l'agent avec les dates et heures et lieux de mission Il existe déjà des données de dépl. pour la période du &1 &2

80 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ dans le 3ème tableau, les délégations concernées par les missions (colonne DomA : Domaine activité). Il existe déjà des données de dépl. pour la période du &1 &2

81 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 81 Il faut se mettre en rapport avec le missionnaire et potentiellement avec lautre délégation pour détecter la mission erronée. Cette mission doit être corrigée. Si la mission à rectifier est celle qui a déjà été intégrée, la délégation concernée peut intervenir sur les dates et heures de mission lors de la liquidation ainsi quaprès la comptabilisation de la mission et le paiement au missionnaire. Si la mission à corriger est la mission qui a été rejetée, cest au laboratoire dintervenir sur les dates de la mission. Il existe déjà des données de dépl. pour la période du &1 &2

82 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 82 Type missionnaire Xlab erroné et/ou diff SIRH/XLAB :INSEE,da La mission (et/ou lagent) est (et/ou sont) en erreur dans le suivi du flux mission (et/ou agent) avec le message derreur «Type missionnaire Xlab erroné et/ou diff SIRH/XLAB :INSEE,da»… Demandez au labo de vérifier les données suivantes: Si agent de nationalité française: INSEE (13 premiers caractères, on ne tient pas compte de la clé) et Nom de famille Si agent étranger: Nom, date de naissance et pays de ladresse principale Les comparer aux données présentes via la transaction «Afficher données de base personnel » (Référentiels > Gestion des tiers > Agents > Afficher données de base personnel) Enfin demandez au laboratoire de faire les modifications et de vous renvoyer la mission et lagent corrigés.

83 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 83 Type missionnaire Xlab erroné et/ou diff SIRH/XLAB :INSEE,da Informations visibles depuis suivi du flux mission: Informations visibles depuis suivi du flux agent: 1er exemple:

84 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 84 Type missionnaire Xlab erroné et/ou diff SIRH/XLAB :INSEE,da 2 ème exemple: Informations visibles depuis suivi du flux mission: Informations visibles depuis suivi du flux agent:

85 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 85 Pays différent de France dans un schéma France » ou « La catégorie de frais de dépl. & nest pas définie dans le Custo » La mission est rejetée dans le suivi du flux mission avec le message derreur «Pays différent de France dans un schéma France » ou « La catégorie de frais de dépl. & nest pas définie dans le Custo »… 1ère cause: le type de la mission est soit égal à « Etranger avec frais » ou « Etranger sans frais » alors que le pays principal est « France ». Dans ce cas, le message est justifié et vous devez dire au labo de modifier le type de mission pour que celle-ci soit intégrée. 2ème cause: lagent a eu droit à une mission alors quil nétait pas encore embauché. Contactez la DSI qui modifiera la date dembauche de lagent de manière à permettre lintégration de la mission.

86 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 86 Salarié nest pas actif (mesures) entre & et & La mission est en erreur dans le suivi du flux mission avec le message derreur «Salarié nest pas actif (mesures) entre & et &»… Si vous avez le message suivant lorsque vous scrutez BW pour savoir si votre mission a bien été intégrée: « Salarié non actif du 01.XX.YYYY au 31.XX.YYYY » où XX est le n° de mois de la mission et YYYY lannée de la mission. Et si votre mission nest pas intégrée (BW). Dans ce cas la DSI doit « réactiver lagent ».

87 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 87 Infotype "&" pour & inexistant La mission est en erreur dans le suivi du flux mission avec le message derreur «Infotype "&" pour & inexistant»… Parfois un agent intégré ne possède pas dinfotype de régime dindemnisation des frais de déplacement. Dans ce cas il est absolument nécessaire de lui en créer un. Cette procédure ne peut être faite que par une personne ayant les droits suffisants (AU de la DSI).

88 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 88 Compensation carte crédit active. Vers. de dplt ne peut pas La mission est en erreur dans le suivi du flux mission avec le message derreur «Compensation carte crédit active. Vers. de dplt ne peut pas»… Ce message derreur apparaît dans le suivi du flux mission de BW, lorsque lenvoi en suppression de la mission arrive dans BFC après la liquidation de la mission. Dans ce cas, contactez la DSI qui va: -Régresser le statut de la mission à « demande acceptée – Transféré FI » -Puis rejouer lidoc en erreur

89 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 89 Lidoc en suppression est bien arrivé après la liquidation de la mission Compensation carte crédit active. Vers. de dplt ne peut pas

90 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 90 Le programme CB &2 nexiste pas dans le périmètre financier Paramètres à rajouter pour analyser le message: Mission en erreur avec le message «Le programme CB &2 nexiste pas dans le périmètre financier » Dans BW:

91 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 91 Le programme CB &2 nexiste pas dans le périmètre financier Comment vérifier dans BFC? Chemin: Référentiels > Axe budgétaire > Programme CB : gérer (Transaction: FMMEASURE)

92 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 92 Prog. Budg. &2 dans le pér. fin. &1 nest pas valable (au date de la mission) Mission en erreur avec le message «Prog. Budg. &2 dans le pér. fin. &1 nest pas valable »

93 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 93 Comment vérifier dans BFC? Chemin: Référentiels > Axe budgétaire > Programme CB : gérer (Transaction: FMMEASURE) Prog. Budg. &2 dans le pér. fin. &1 nest pas valable (au date de la mission)

94 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 94 Element dOTP & inexistant Mission rejeté vers Xlab avec le message «Element dOTP & inexistant»

95 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 95 Element dOTP & inexistant Comment vérifier dans BFC? Chemin: Comptabilité analytique > Gestion env. analytique > Gestion des OTP > Project Builder (Transaction CJ20N)

96 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 96 Statut système & actif (&) Mission rejetée vers Xlab avec le message «Statut système & actif (&)»

97 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 97 Statut système & actif (&) Comment vérifier dans BFC? Chemin: Comptabilité analytique > Gestion env. analytique > Gestion des OTP > Project Builder (Transaction CJ20N) Statut système OUV au lieu de lancer. Des fois, Z002 Cdes interdites au lieu de Z001

98 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 98 Budget annuel dépassé de &2 pour postes de pièce &1 Mission en erreur avec le message «Budget annuel dépassé de &2 pour postes de pièce &1

99 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/07 99 Budget annuel dépassé de &2 pour postes de pièce &1 Chemin: Budget > Reporting > Disponible sur engagé (Transaction FMRP_RW_BUDCON )

100 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Budget annuel dépassé de &2 pour postes de pièce &1

101 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Erreurs à la liquidation (BFC) Action de lutilisateur Aucune autorisation écriture déplacement Entrée non trouvée dans la table T706V Action de la DSI ou du labo Labo: oImpossible denregistrer ladresse TOUSFONDS / N/A / N/A DSI: oStatut RW non 'doc. enregistré', le déplac. ne peut donc pas Aucune action (message informatif): Salarié nest pas actif (mesures) entre & et & (cas derreur amené à disparaître)

102 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Aucune autorisation écriture déplacement Je ne peux absolument pas liquider cette mission. Un message bloquant apparaît: «Aucune autorisation écriture déplacement »… Ce message apparaît car la mission nest pas au bon statut pour être liquidée (Demande acceptée – Transféré FI). Si la mission a été intégrée le jour-même, elle arrive au statut « Demande acceptée – A décompter ». Il faut attendre que le batch de nuit passe pour comptabiliser une éventuelle avance et faire passer la mission au statut « Demande acceptée – Transféré FI » Si la mission est au statut « Demande acceptée – Calculé », le batch de comptabilisation a échoué. Il faut regarder si lagent possède des coordonnées bancaires pour être transformé automatiquement en fournisseur et être payé.

103 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Entrée non trouvée dans la table T706V Jessaie de liquider un OM permanent. Un message apparaît: «Entrée non trouvée dans la table T706V»… Vous créez une mission de type liquidation sur OM permanent et vous avez oublié de renseigner la zone « pays » sur une ou plusieurs des destinations de la mission. Renseignez correctement la destination.

104 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Impossible denregistrer ladresse TOUSFONDS / N/A / N/A Je ne peux pas liquider cette mission. Un message apparaît: «Ladresse budgétaire TOUS-FONDS / N/A / N/A ne peut être enregistrée»… Ce message apparaît dans le cas où la mission a été saisie dans XLAB sans frais et quà la liquidation on saperçoit quen fait elle devait comporter des frais. Dans ce cas la structure analytique et budgétaire de la mission nest plus en phase entre les 2 système (pas de commande dans XLAB et une « commande » dans BFC) Le seul moyen est de demander au Labo de détruire la première mission et den créer une autre ayant un montant à rembourser à lagent strictement supérieur à 0,00 EURO.

105 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Statut RW non 'doc. enregistré', le déplac. ne peut donc pas Je ne peux pas liquider cette mission. Un message apparaît: «Statut RW non 'doc. enregistré', le déplac. ne peut donc pas»… Tous les matins, une personne de la DSI débloque le cycle comptable des missions. En effet un certain nombre de mission sont en erreur pour cause de budget insuffisant. Toutes les missions prises dans le cycle (c'est-à-dire toutes les missions intégrées et liquidées la veille) sont alors bloquées avec le message que vous avez eu. La seule solution est de commencer par liquider les missions qui ont été intégrées avant la veille. Vers 10h vous pouvez être sur que le cycle est débloqué.

106 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Salarié nest pas actif (mesures) entre & et & Le message «« Salarié non actif du 01.XX.YYYY au 31.XX.YYYY » (où XX est le n° de mois en cours et YYYY lannée en cours) apparaît dans le gestionnaire des déplacements. Si sa mission est intégrée (BW), il suffit de cliquer sur « Entrée ». En effet votre mission nest pas sur la période où lagent est sorti, toutefois le système vous informe quil na plus le droit deffectuer des missions pour le mois en cours.

107 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Rappel: Les procédures particulières à la liquidation

108 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Complément de liquidation 7

109 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Complément de liquidation Un complément de liquidation peut se faire à la hausse (on a oublié des frais) ou à la baisse (on a trop mis de frais, dans ce cas, cela génère un trop perçu) Un complément de liquidation peut se faire une fois que la mission a été liquidée et transférée FI (« dépl accepté » « transféré FI »). On double clique sur la mission et on effectue les modifications adéquates. On sauvegarde la mission. On autorise la mission. La comptabilisation se fera automatiquement par batch de nuit. Une pièce comptable est générée du montant des frais rajoutés. Le paiement seffectue comme pour une mission normale si le montant est à rembourser à lagent Le retour de facture vers Xlab sera du montant global de la liquidation. Exemple: 1 ère liquidation de 100 retour de facture vers Xlab de 100 Complément de liquidation de 20 retour facture vers Xlab de 120 La récupération de trop perçu se fait comme une récupération pour une liquidation normale. Le complément de liquidation est visible dans lhistorique de la mission et lhistorique de paiement.

110 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Complément de liquidation Dépenses > Gestion des déplacements > Gestionnaire des dépl. Profession. Complément de liquidation 1ère liquidation

111 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Liquidation: Le forfait Global Les outils Agents et mission 8

112 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Quest ce quun forfait global ? On parle de mission avec forfait lorsque le labo décide de ne pas payer à lagent lintégralité des frais réglementaires remboursables à lagent et de ne lui rembourser quun montant forfaitaire. Le forfait global est utilisé au CNRS pour remplacer lensemble des catégories de frais dune mission ainsi que les indemnités (journalières à létranger, repas + hébergement en France). Il nest utilisé que sil est plus avantageux pour le CNRS. Il est représenté par la catégorie de frais FORF (onglet justificatifs).

113 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Procédure classique Supprimer catégorie de frais FORF (onglet justificatifs) Saisir frais réels de la mission (onglet justificatifs et trajet) ainsi que les retenues éventuelles (onglet retenues) Cocher zones « indemnité nuitée » et « Remboursement repas » (onglet forfaits) Simuler et éditer létat de frais provisoire qui servira de pièces justificatives pour le choix du forfait Comparer montant des frais réels au forfait Si Forfait > Frais réels: conserver le calcul avec les indemnités réglementaires et sauvegarder Si Forfait < Frais réels: sortir sans sauvegarder vos modifications puis revenir sur la mission au forfait pour la liquider

114 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Liquidation: Les OM permanents 9

115 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Les OM permanents Lorsquun agent se déplace régulièrement au même endroit et pour le même motif pendant une période qui peut aller jusquà lannée, un ordre de mission permanent peut lui être établi. Ainsi, lagent na pas à effectuer une nouvelle demande de mission à chaque déplacement. Dans Xlab, une mission cochée OM permanent est saisie avec lensemble des frais prévisionnels à rembourser à lagent pour la période couverte par lOM permanent. En parallèle, une commande prévisionnelle dachats est saisie dans Xlab pour engager les frais de transport pris en charge par le CNRS associés à cet OM permanent. Les OM permanents sont créés dans Xlab puis envoyés à BFC avec le montant global estimatif pour la durée de lOM permanent. Lors de lintégration dans BFC, cette mission est créée avec un schéma de déplacement « Ordres permanents ». Les déplacements de schéma « Ordres permanents » créés dans BFC ne correspondent pas à des missions « réelles », ils servent dengagement pour les missions à venir.

116 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Les OM permanents Après chaque déplacement dans le cadre de cet OM permanent, lagent établit son état de frais ; la liquidation de ce déplacement se fait directement dans BFC. La liquidation dun OM consiste à dupliquer lOM permanent pour créer une nouvelle mission Liquid. OM Permanent Après chaque liquidation sur OM permanent, il faut régulariser lOM permanent (Cat. de frais OMPR) pour équilibrer le budget Il sont régularisés via : Des missions de type liquidation sur OM permanent Des catégories de frais OMPR. Ils ne sont jamais transférés en comptabilisation

117 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Les dates du déplacement sont initialisées au 1er janvier de lannée en cours. Les dates réelles de lOM permanent sont dans la zone motif. Ceci est une astuce technique pour éviter des problèmes de chevauchement de date de mission. Dans longlet forfait, les zones « Indemnité nuitée » « Indemnité repas » pour la France (ou « Indemnités journalières » pour létranger et DOM-TOM) sont décochées Le montant de tous les frais prévisionnels saisis dans Xlab sont cumulés et regroupés dans une catégorie de frais particulière « OMPE – Engagement OM permanent» Une catégorie de frais est créée pour chaque type de frais prévu dans la mission Xlab mais avec un montant à 0 Il ne comporte quun seul séjour dans longlet destination, ce séjour pouvant mentionner plusieurs villes de destination. Les particularités des OM permanents

118 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Vérifier le montant disponible de lOM permanent Créer une copie de lOM permanent, lui affecter un schéma de déplacement « Liquid OM permanent » et saisir les frais Simuler la mission Sauvegarder et autoriser Attention: si montant à rembourser à lagent est supérieur au montant disponible sur lOM permanent alors il faut sortir de la mission sans sauvegarder. Prendre contact avec le labo pour solder lOM permanent car il a été sous engagé Régulariser lOM permanent (Cat. de frais OMPR du montant de la liquidation en négatif) Procédure

119 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Comment créer la liquidation de cet OM ? Insérer ici la date réelle de départ de lagent

120 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Affichage OM Permanent copié Catégorie de frais porteuse de lengagement Dates fictives Dates réelles de couverture

121 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Modifier le schéma de déplacement

122 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Affecter les valeurs de base et appuyer sur entrée

123 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Modifier le motif et la ville

124 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Supprimer / modifier les catégories de frais Supprimer OMPE

125 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Supprimer / modifier les catégories de frais

126 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Renseigner les destinations Renseigner ces 7 champs et appuyer sur entrée

127 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Longlet trajet: si véhicule personnel utilisé Zones à renseigner

128 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Affecter retenues si nécessaire 1 2

129 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Recommandations Ne sauvegardez que si le montant à rembourser à lagent est inférieur au montant disponible de lOM permanent que vous avez vérifié avant de créer la liquidation Si le montant à rembourser à lagent est supérieur au montant disponible de lOM permanent que vous avez vérifié avant de créer la liquidation, vous ne devez pas sauvegarder la liquidation. Vous devez faire « Retour » et ne pas sauvegarder. Cela signifie que lOM permanent a été sous engagé par le laboratoire. Vous devez prendre contact avec le laboratoire et lui demander de solder lOM permanent et den re-créer un autre. Le solde dun OM permanent dans Xlab nest pas transmis à BFC. Il vous faut également solder lOM permanent dans BFC. Cette procédure sera explicitée plus loin (saisie dune catégorie de frais OMPR du montant disponible de lOM permanent).

130 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Visualiser la nouvelle mission Montant à reporter sur lOM permanent Les missions rattachées à un OM permanent ont le même n° de mission XLAB

131 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Régularisation de lengagement sur lOM permanent La saisie dune liquidation dOM permanent met à jour automatiquement le budget dengagement. Or ce budget avait déjà été mis à jour lors de lintégration de la mission Xlab typée OM permanent ( par la catégorie de frais « OMPE »). Pour annuler cette 2ème mise à jour budgétaire, il faut modifier le déplacement de schéma « Ordres permanents » en diminuant son montant du montant de la liquidation que vous venez de créer (catégorie de frais OMPR). Cette action de régularisation est à faire après chaque liquidation sur OM permanent.

132 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Régularisation de lengagement sur lOM permanent (suite) Création dune catégorie OMPR en négatif sur lOM permanent dun montant égal au montant de la mission « Liquidation OM perm » créée (signée négativement)

133 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Modification du statut Cette opération nest plus nécessaire Sauvegarder directement

134 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Astuce Les autres « liquidation sur OM perm. » sur le même OM permanent seront créées par copie de la « liquidation sur OM perm. » et non par copie de lOM permanent. En effet, ceci évitera davoir à changer le schéma de déplacement. Cette procédure nest pas obligatoire mais permet de remplir la liquidation plus rapidement.

135 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Solde dun OM permanent Lorsque le montant disponible sur lOM permanent devient insuffisant pour liquider un déplacement ou lorsque cest le dernier déplacement de lagent dans le cadre de lOM permanent et quil reste un disponible sur lOM permanent, il faut le solde. Le solde dun OM permanent doit se faire dans Xlab mais aussi dans BFC. En effet, contrairement aux autres types de mission, le solde dun OM permanent nest pas transmis à BFC. Pour solder un OM permanent dans BFC, il faut saisir une catégorie de frais OMPR (onglet justificatifs) du montant restant (en négatif). Puis sauvegarder.

136 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ A ne pas oublier Ne jamais autoriser un OM permanent. Ne pas oublier de réduire lOM permanent. Ne pas oublier de modifier le statut de lOM permanent avant de sauvegarder.

137 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ OM Permanent Mini-quizz ! Peut-on autoriser un OM Permanent ? LOM permanent et sa copie ont-ils le même numéro de mission Xlab ? Faut-il régulariser lOM permanent après chaque liquidation ? Le solde dun OM Permanent est-il transmis à BFC?

138 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Peut-on autoriser un OM Permanent ? Non, il faut toujours procéder par copie de lOM permanent en noubliant pas de modifier le schéma de déplacement LOM permanent et sa copie ont-ils le même numéro de mission Xlab ? Oui, par contre ils ont un schéma de déplacement et un statut différents (Ordres Permanents - Dépl. Effectué A décompter et Liquid. OM perm. - Dépl. Accepté Transféré FI) OM Permanent Mini-quizz !

139 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Faut-il régulariser lOM permanent après chaque liquidation? Oui il faut créer une catégorie de frais OMPR du montant de la liquidation pour mettre à jour le budget dengagement. Le solde dun OM Permanent est-il transmis à BFC? Non, il faut solder lOM permanent dans Xlab mais aussi dans BFC (Cat. de frais OMPR) OM Permanent Mini-quizz !

140 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Exercice: liquidation OM permanent

141 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Voici les nouveaux agents qui vous sont affectés Stagiaire 1 : agent n°2928 Stagiaire 2 : agent n°2931 Stagiaire 3 : agent n°2933 Stagiaire 4 : agent n°2935 Stagiaire 5 : agent n°2937 Stagiaire 6 : agent n°2947 Stagiaire 7 : agent n°2953 Stagiaire 8 : agent n°2954 Stagiaire 9 : agent n°2955 Stagiaire 10 : agent n°2958 Stagiaire 11 : agent n°2961 Stagiaire 12 : agent n°2962 Exercice : Liquidation particulière dun OM permanent (1/5)

142 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Exercice : Liquidation dun ordre de mission permanent (2/5) 1/ Vous devez liquider lordre de mission permanent pour lagent qui vous a été affecté : - sélectionnez lOM permanent et copiez le, - renseignez les données den-tête suivantes, correspondant à la mission réelle de lagent : * Début mission : à 9h * Fin mission : h30 * Ville : Paris * Région : PA * Pays : FR 2/ Modifiez le schéma de déplacement et choisissez parmi les 3 propositions concernant la liquidation dun OM Permanent 3/ Dans longlet Forfaits, renseignez - la catégorie interne : « France avec frais », - lactivité : « Autres ». 4/ Sur longlet Justificatifs, supprimez tous les postes repris de lOM Permanent ne correspondant pas aux frais réels engagés dans la mission.

143 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Les frais engagés par lagent au cours de cette mission sont : - Taxi : 35 - Taxe aéroport : 50 Lagent déclare avoir pris 10 repas. 5/ Simulez puis validez vos modifications en autorisant la mission. 6/ Vous devez mettre à jour lOM permanent vis-à-vis de la saisie de frais réels sur mission que vous venez deffectuer. Il sagit de modifier lOM Permanent en diminuant son montant global des frais calculés par le système pour la liquidation effectuée. 7/ Vérifiez le statut de déplacement qui doit être passé à « Demande saisie » « A calculer ». 8/ Vérifiez si lOM permanent est entièrement liquidé ou non. Exercice : Liquidation dun ordre de mission permanent (3/5)

144 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ ème étape: Faire une deuxième liquidation à partir de la 1 ère. 1/ Sélectionnez la 1 ère liquidation et copiez-la, - renseignez les données den-tête suivantes: * Début mission : à 9h * Fin mission : h 2/ Les frais engagés par lagent au cours de cette mission sont : - Taxi : 20 - Taxe aéroport : 40 Lagent a bénéficié dun hébergement gratuit le et dun repas administratif par jour. Effectuez les retenues adéquates. 3/ Simulez puis validez vos modifications en autorisant la mission. Exercice : Liquidation dun ordre de mission permanent (4/5)

145 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ / Vous devez mettre à jour lOM permanent vis-à-vis de la saisie de frais réels sur mission que vous venez deffectuer. Il sagit de modifier lOM Permanent en diminuant son montant global des frais calculés par le système pour la liquidation effectuée. 5/ Vérifiez le statut de déplacement qui doit être passé à « Demande saisie » « A calculer ». Dernière étape: solder lOM permanent Créez une catégorie de frais OMPR du montant restant à rembourser. Exercice : Liquidation dun ordre de mission permanent (5/5)

146 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Liquidation: Les abattements 10

147 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ La procédure dabattement Les abattements dans BFC fonctionnent différemment en fonction du schéma de déplacement utilisé. En France : Dans SAP, les abattements liés aux déplacements en France sont gérés de façon automatique. Les missions concernées sont celles de schéma de déplacement: odéplacement intérieur ostage oliquidation OM permanent intérieur Pour rappel, depuis le 1er novembre 2006, aucun abattement nest appliqué pour les missions se déroulant en France. Auparavant, lorsque la durée de la mission était supérieure à 10 jours dans la même localité, un abattement de 10% était appliqué entre le 11ème et 30ème jour, de 20% au-delà du 30ème jour sur le montant de la nuitée. Néanmoins, ce calcul est opérationnel dans le système pour les missions en France de plus de 10 jours et dont la date de début de mission est antérieure au 1er novembre 2006.

148 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ La procédure dabattement (suite) A létranger ou lOutre-mer : Contrairement au déplacement en France, la gestion des abattements pour les déplacements à létranger et loutre-mer est manuelle dans SAP. Les abattements doivent être gérés sous forme de retenue à effectuer sur le déplacement. Une catégorie de frais « INDA – Indemnité suite à abattement » a été créée à cet effet. Les missions concernées sont celles de schéma de déplacement: odéplacement étranger odéplacement DOM-TOM oliquidation OM permanent étranger oliquidation OM permanent DOM-TOM

149 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Rappel des règles dabattement En France : Plus dabattements depuis le Stage : Plus dabattements depuis le A létranger et DOM-TOM: Du 31ème au 60ème jour 20% A partir du 61ème jour40% Au-delà de 120 jours 50%

150 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Calculer un abattement: Simuler une mission Mission à létranger: -1 à 30 jours 0% -31 à 59ième = 20% Soit: [107,37*30]*0% [107,37*((58-30) + 1,35)]*20% Total abattements: 107,37*29,35*0,2 = 630,26

151 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Créer une catégorie INDA signée négativement

152 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Exercice Les abattements

153 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Voici les nouveaux agents qui vous sont affectés Stagiaire 1 : agent n°2890 Stagiaire 2 : agent n°2891 Stagiaire 3 : agent n°2892 Stagiaire 4 : agent n°2895 Stagiaire 5 : agent n°2905 Stagiaire 6 : agent n°2909 Stagiaire 7 : agent n°2910 Stagiaire 8 : agent n°2913 Stagiaire 9 : agent n°2915 Stagiaire 10 : agent n°2916 Stagiaire 11 : agent n°2919 Stagiaire 12 : agent n°2920 Exercice: Liquidation dune mission Etranger de plus de 30 jours avec retour après 17h (1/3)

154 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Exercice: Liquidation dune mission Etranger de plus de 30 jours avec retour après 17h (2/3) 1/ Lagent X vient de rentrer de mission, vous devez liquider cette mission pour lagent qui vous a été affecté : - modifiez le statut de déplacement de cette mission. 2/ Les frais réels de lagent vous sont communiqués avec leurs justificatifs : - Frais dInscription: Taxi : 59 - RER : 16,20 3/ Vous devez modifier lheure de début de la mission à : - Début mission le à 11h00

155 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ / Lagent est rentré après 17h. Le système lui fait bénéficier dune indemnité supplémentaire de 0,5 le dernier jour. - Effectuez la retenue légale qui simpose dans la colonne « Retenue repas/héb. ». - Effectuez une simulation pour analyser les modifications engendrées par cette opération. 5/ La mission a duré plus de 30 jours. - Créez la catégorie de frais INDA « Indemnité suite à abattement » avec le montant qui simpose Exercice: Liquidation dune mission Etranger de plus de 30 jours avec retour après 17h (3/3)

156 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Les évolutions en cours 11

157 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Les évolutions en cours Décision de remboursement: Dans le cas dune commande de fonctionnement, lagent pourra partir vers BFC sans mission Marché dhébergement Dans le cadre dune mission avec marché dhébergement, la mission dans BFC comporte automatiquement des retenue sur nuitée à 100%. Les frais de nuitée sont pris en charge dans une commande xlab.

158 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Conclusion et clôture Avant de se quitter n Merci de me rendre la feuille de présence signée n Pensez à remplir votre fiche dévaluation : changement/evaluation- formation/evalformation.asp Au revoir et à bientôt !

159 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Annexe Correction des Exercices 12

160 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Correction des exercices Exercice : liquidation dun ordre de mission permanent (1/4) Dans lécran Gestionnaire des déplacements professionnels de votre agent, vérifiez la génération dune nouvelle ligne portant le même numéro de mission Xlab que celui de lOM Permanent. Vérifiez également le statut de cette ligne qui correspond à la liquidation de lOM Permanent (colonnes Autorisation et Calcul). La mission doit être au statut Déplacement accepté / A décompter. Sélectionnez la mission que vous venez de liquider et cliquez sur Afficher. Contrôlez la bonne exécution des opérations de liquidation (saisie des frais réels …) Stagiaire 1 : agent n°2928 Stagiaire 2 : agent n°2931 Stagiaire 3 : agent n°2933 Stagiaire 4 : agent n°2935 Stagiaire 5 : agent n°2937 Stagiaire 6 : agent n°2947 Stagiaire 7 : agent n°2953 Stagiaire 8 : agent n°2954 Stagiaire 9 : agent n°2955 Stagiaire 10 : agent n°2958 Stagiaire 11 : agent n°2961 Stagiaire 12 : agent n°2962

161 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Correction des exercices Exercice : liquidation dun ordre de mission permanent (2/4) 1/ Onglet forfait: 2/ Destinations: 3/ Justificatifs: 4/ Le montant total de la mission est: 477,50

162 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Correction des exercices Exercice : liquidation dun ordre de mission permanent (3/4) 5/ Les statuts doivent être: Liquidation OM perm intérieur OM permanent 6/ Régularisation de lOM permanent (OMPR - 477,50), le montant final de ce dernier doit être à 2.022,50.

163 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ ème étape: Faire une deuxième liquidation à partir de la 1 ère. Le montant total de la mission est: 354,35 Régularisation de lOM permanent (OMPR - 354,35 ), le montant final de ce dernier passe à 1.668,15. Dernière étape: solder lOM permanent Régularisation de lOM permanent (OMPR ,15), le montant final de ce dernier passe à 0. Correction des exercices Exercice : liquidation dun ordre de mission permanent (4/4)

164 Support Formation Missions V1.3 – 22/10/ Correction des exercices Exercice : Liquidation dune mission Étranger de plus de 30 jours avec retour après 17h 1/ Onglet justificatifs: 2/ Onglet retenues : 15% sur le dernier jour 3/ Calcul abattement: 186,20*((45-25) + 1,35)*20% = 795,07 4/ Le montant global de la mission est: 8977,75


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