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1 © Retrouvez-nous sur i-milo.fr Présentation du projet Intervenants

2 Ordre du jour 1.Quest ce qui a conduit à la modernisation du SI ? Présentation des conclusions de Parcours 3, laventure continue Présentation des conclusions de lIGF 2.Comment a été abordée cette modernisation ? Présentation de la synthèse de létude comparative préalable et choix de la Délégation de Service Public (DSP) Présentation de la procédure de dialogue compétitif Présentation du choix du délégataire 3.Quelle gouvernance pour le SI ? La gouvernance du Système dInformation Le pilotage du délégataire 4.La participation des missions locales à la conception du nouvel SI Quelle est lambition du nouveau Système dInformation ? Calendrier projet

3 © 1 > Quest ce qui a conduit à la modernisation du Système dInformation (SI)?

4 Une nécessité La conception de Parcours 3 date de 2001 Son architecture technique est obsolète Son ergonomie nest plus adaptée Il est de plus en plus difficile de le faire évoluer P1 P2 P3 I-MILO Quest ce qui a conduit à la modernisation du système dinformation ?

5 Une opportunité Sur les propositions dun groupe de travail réuni par le Laboratoire National dans le cadre du renouvellement du marché Parcours 3 de 2009, le Comité de Pilotage Parcours 3 a décidé de faire réaliser une consultation nationale du réseau. Cette consultation menée principalement durant le dernier trimestre 2008 a permis de consulter plus de 300 professionnels, de fonctions diverses, émanant de plus de 200 missions locales, PAIO et animations régionales. Une synthèse exhaustive a été réalisée afin dalimenter plus précisément les travaux qui annonçaient. Au risque dêtre réducteur, les propositions plus synthétiques ont été regroupés en 4 axes principaux suivants : 1.Un outil plus communicant 2.Un outil à optimiser parmi dautres outils 3.Un outil de gestion des compétences 4.Des outils décisionnels adaptés à la diversité des besoins Quest ce qui a conduit à la modernisation du système dinformation ?

6 Des préconisations Issues du rapport de lInspection Générale des Finances : « Les missions locales disposent de systèmes dinformation communs » « Ladministration de ces systèmes et des bases de données correspondantes requiert une animation et une coordination nationale forte. » « Lexistence de Parcours 3, outil partagé est, en ce sens, une réussite. Elle témoigne aussi de la pertinence de lapplication, même si lappropriation de loutil et son utilisation peuvent encore progresser. » « Cependant, les nécessaires évolutions de Parcours 3 ne pourront être mises en œuvre sans une clarification du portage technique, juridique et financier de lapplication. » En substance, un satisfecit sur le mode de pilotage actuel partagé en bonne intelligence entre lEtat et les missions locales mais le prochain renouvellement des marchés doit être loccasion de clarifier le « modèle P3 »

7 Un objectif Un objectif de progrès fonctionnel de Parcours Pérenniser les fonctions fondatrices du Système dInformation des Missions Locales Élargir et rénover lapplication pour favoriser les communications entre les acteurs Un objectif juridique et contractuel Remettre en concurrence le dispositif Parcours 3 Instituer un partenariat qui porte lapplication par un engagement de résultat Un objectif économique et financier Financer dans les meilleures conditions les investissements nécessaires Profiter des évolutions technologiques pour diminuer les coûts de fonctionnement récurrents PARCOURS 4PARCOURS 3 Trois modèles de contractualisation alternatifs Modèle 2 Délégation de service public Modèle 1 Marché public Modèle 3 Contrat de partenariat Une nouvelle application Nouvelle procédure Nouveau mode de contractualisation Nouvelles techno. Baisse des coûts de fonctionnement Investissement rentabilisé par la baisse coûts de fonctionnent Engagement de résultat du partenaire Quest ce qui a conduit à la modernisation du système dinformation ?

8 © 2 > Comment a été abordée cette modernisation ?

9 Comment a été abordée cette modernisation ? Lors du comité de pilotage des systèmes dinformations des missions locales du 4 mai 2011, la mission Systèmes dInformation de la DGEFP a proposé de mener une étude comparative visant à identifier la meilleure solution juridique pour le renouvellement du système dinformation des missions locales parmi les 3 possibles : le marché public (sur lensemble du périmètre) la délégation de service public le contrat de partenariat Pour établir les critères pertinents de létude comparative, le Comité de pilotage a arrêté les principes directeurs auxquels les différentes hypothèses devaient être confrontées.

10 Comment a été abordée cette modernisation ? Les principes directeurs AxesCritères de choix du modèle 1.Finalités politiques Confirmer le cadre de gouvernance actuel DGEFP / missions locales Ne pas modifier le cadre de financement - paiement direct à lusage - partage 70 / 30 Permettre le consensus avec le réseau des missions locales 2.Sécurité contractuelle Garantir la régularité des procédures de mise en concurrence Créer un fort engagement de résultat du/des soumissionnaire(s) conception / réalisation / exploitation / évolutions 3.Services rendus / opérationnalité Réaliser Parcours 4 et la migration de Parcours 3 dans les meilleurs délais Permettre les évolutions ultérieures de Parcours 4 en fonction des besoins exprimés et des politiques gouvernementales 4.Economique / budgétaire Réaliser un investissement qui diminue les coûts de fonctionnement récurrents Minimiser et lisser les impacts budgétaires annuels 5.Pilotage du Système dInformation des ML Positionner la DGEFP comme le garant de la mise en œuvre des politiques de lEtat Déléguer au partenaire la responsabilité de la solution applicative mise à disposition des missions locales

11 Comment a été abordée cette modernisation ? Le 15 juin 2011, le comité de pilotage des systèmes dinformation a examiné les résultats de l'étude préalable : Dun point de vue juridique, les 3 hypothèses peuvent être mises en place mais seule la DSP répond aux principes directeurs de Parcours 3 Dun point de vue financier, le coût du projet est sensiblement identique mais dans la solution marché public, lEtat doit investir sur son budget pour financer P4 et dans la solution de contrat de partenariat, lEtat porte le risque dexploitation. Dun point de vue gestion opérationnelle et technique, le marché public nécessite des ressources humaines supplémentaires à la DGEFP tandis que la DSP et le CP fonctionnent à charges équivalentes. La délégation de service public semble être la meilleure modalité de renouvellement des prestations et contrats dhébergement actuels. Au regard de ces conclusions, le COPIL SI a décidé de proposer cette orientation au Bureau du CNML. Résultats de létude préalable

12 Décision Avis du Conseil national des missions locales concernant lévolution de Parcours 3 Le Bureau du Conseil national des missions locales sest réuni le 29 juin 2011 et a étudié, sur proposition du Comité de Pilotage des Systèmes dInformation, lévolution de léconomie générale de Parcours 3. Après avoir pris acte : de la convergence dintérêt entre les missions locales et lEtat, des échéances des contrats dhébergement et marchés de développement des systèmes dinformation, des aspects pérennes des principes directeurs des systèmes dinformation, en particulier de la gouvernance, de la conclusion de létude comparative relative aux différentes solutions juridiques, de lavis du comité de pilotage des systèmes dinformation du 15 juin le Conseil National des Missions Locales émet un avis favorable à lévolution de l'économie générale de Parcours 3 et à la mise en œuvre dune délégation de service public. 29 juin 2011 Comment a été abordée cette modernisation ?

13 Procédure En matière de marchés négociés, l'acheteur public doit faire face à deux contraintes : La première est d'assurer aux candidats l'égalité de traitement tout au long de la procédure. La seconde contrainte, corollaire de la première, est la transparence de la procédure, qui doit être réalisée dans le respect du secret industriel et commercial entourant le savoir-faire des candidats 08/ / / /201202/ / /2012 Appel à candidature Dépôts des candidatures Choix des candidats (3) Dépôt de loffre initiale Classement de loffre initiale Dialogue compétitif 07/2012 Choix du candidat Purge des délais de recours 09/2012 Signature Aout 2011 à juillet 2012 Comment a été abordée cette modernisation ? Identification des professionnels ressources

14 Choix du délégataire 43 critères dévaluations Répartis en 9 familles Analyse de la compréhension du besoin Respect des caractéristiques intrinsèques de Parcours 4 (alignement, innovation, attractivité, évolutivité, modularité, adéquation aux usages locaux/globaux, transposabilité, évolutions technologiques, interopérabilité, pérennité, agilité, conformité aux référentiels, réversibilité…). Respect des caractéristiques fonctionnelles particulières de Parcours 4 (accès à Parcours 4, moteur de recherche, système expert, outils décisionnels) Respect de la couverture fonctionnelle de Parcours 4 (V1 et V2) Pertinence des solutions proposées pour lhébergement et lexploitation de la solution (niveau de service, sécurité, plan de continuité dactivité, limitation de limpact environnemental…) Pertinence des méthodes proposées (pilotage, méthode projet, travaux de modélisation…) Pertinence du plan de migration proposé Pertinence de la gestion de la relation client (assistance, formation, conduite du changement, animation de réseau, promotion/communication, commercialisation, conciergerie, …) Prix Comment a été abordée cette modernisation ?

15 Projet 09/ / / / /2013 Signature du contrat Début projet Elaboration dun projet de gouvernance Comité de partenariat 30 ans des missions locales 04/2013 Inter régionales 05/ /2013 Sollicitation des Professionnels Ressources Ateliers avec les Professionnels Ressources Septembre 2012 à aujourdhui Comment a été abordée cette modernisation ?

16 © 3 > Quelle gouvernance pour le Système dInformation (SI)?

17 © > La gouvernance du Système dInformation 3.1

18 La gouvernance du Système dInformation Gouvernance générale – COPIL STRAT AMOA COPIL STRAT CNML DGEFP UNML ANDML - APAR DARES AUTORITE DELEGANTE Pilotage Usagers Gouvernance Commanditaires

19 La gouvernance du Système dInformation Z oom sur…. Le Comité de pilotage stratégique Il se réunit 3 à 4 fois par an. Le nouveau Président du comité de pilotage est Monsieur Nicolas Tissot, Président de lARML Midi-Pyrénées. Le Comité de pilotage stratégique des systèmes dinformation des missions locales est un lieu de décision. Éclairé par les propositions du Comité de domaine et du Comité de partenariat, il arbitre les grandes orientations, priorités et évolutions majeures ou critiques des systèmes dinformation, le cas échéant après une consultation du bureau du CNML ; il veille à la qualité des services rendus aux missions locales, à la qualité et la cohérence des données issues des systèmes d'information il veille à la bonne prise en compte des besoins de lensemble des missions locales et de lEtat en lien avec les partenaires du SI et de sa bonne utilisation. il veille au bon fonctionnement de la gouvernance stratégique il instruit les demandes pour lesquelles son avis est sollicité. Le comité de pilotage est constitué dun président désigné par la présidence du CNML, de deux représentants du bureau de CNML, de deux représentants de lUNML, de trois représentants permanents de la DGEFP, de deux représentants permanents de la DARES, de Personnes qualifiées désignées par le COPIL (lANDML, lAPAR, et des représentants de la conférence des DIRECCTE sont associés aux travaux), de la cellule de suivi (cf. infra) qui en assure le secrétariat.

20 La gouvernance du Système dInformation Gouvernance générale - COPART AMOA COPIL STRAT CNML DGEFP UNML ANDML COPART CNML DGEFP UNML ANDML –APAR DARES ATOS AUTORITE DELEGANTE Pilotage Usagers Gouvernance Commanditaires DELEGATAIRE

21 Il est le lieu déchanges sur lavancement des travaux du système dinformation I-MILO et a pour objet dinstruire la Cellule de suivi et le Comité de pilotage stratégique Il permet dorganiser des échanges récurrents, sur tous les aspects du projet, entre les représentants des utilisateurs et la Cellule de suivi Il permet de préparer les COPILSTRAT et notamment de distinguer les sujets basiques de ceux nécessitant des arbitrages formels du COPILSTRAT Il exprime des avis sur les évolutions et le cas échéant exprime des besoins complémentaires Il veille et participe à la production des outils statistiques utiles au réseau, que ce soit dans une dimension dévaluation, dobservation ou de communication Il veille et participe à lélaboration des modalités nationales de traitement des informations La gouvernance du Système dInformation Z oom sur…. Le Comité de partenariat Le Comité de partenariat est constitué de la cellule de suivi qui en assure lanimation et le secrétariat, de deux représentants de lUNML, dun représentant du CNML, de deux représentants de la DGEFP, de deux représentants de la DARES, de deux représentants des utilisateurs (ANDML – APAR )

22 La gouvernance du Système dInformation Gouvernance générale - CODO AMOA COPIL STRAT CNML DGEFP UNML ANDML COPART CNML DGEFP UNML ANDML –APAR DARES ATOS AUTORITE DELEGANTE Pilotage Usagers Gouvernance Commanditaires DELEGATAIRE CODO CNML DGEFP

23 Il est le lieu de recueil de lexpression de besoin des services de lEtat dans le cadre de la mise en œuvre et du suivi des dispositifs Il sassure que la Cellule du suivi dispose des moyens nécessaires à la réalisation de son activité Il fait le point sur la convention de partenariat entre la DGEFP et le CNML La gouvernance du Système dInformation Z oom sur…. Le Comité de domaine Le comité de domaine est constitué d'une co-présidence composée du sous directeur en charge de lingénierie de laccès et du retour à lemploi et du secrétaire général du CNML, d'une représentation de la DGEFP, d'une représentation métier du SG CNML, d'une représentation de la DARES, de la cellule de suivi qui en assure le secrétariat.

24 La gouvernance du Système dInformation Gouvernance générale – Cellule de suivi AMOA COPIL STRAT CNML DGEFP UNML ANDML COPART CNML DGEFP UNML ANDML –APAR DARES ATOS AUTORITE DELEGANTE Pilotage Usagers Gouvernance Commanditaires DELEGATAIRE CODO CNML DGEFP Cellule de suivi

25 Elle instruit et présente aux instances de gouvernance du SI I-MILO les informations et décisions émanant ou impactant la Délégation de Service Public Parcours. Elle recueille les orientations stratégiques pour les mettre en œuvre Elle gère les aspects contractuels, juridiques et techniques du projet Elle organise le pilotage du délégataire Elle organise linterface avec les missions métiers de la DGEFP et du CNML Elle organise linterface avec les instances nationales et régionales du réseau des missions locales Elle assure une veille durant la conception et la vie du produit afin quil soit et reste adapté aux besoins des acteurs. La gouvernance du Système dInformation Z oom sur…. La Cellule de suivi La Cellule de suivi est constituée d'un directeur de projet : désigné par la DGEFP, il gère les aspects contractuels, juridiques et techniques du projet. Il organise le pilotage du délégataire. Il est le garant de la bonne exécution de la DSP ; d'un directeur métier : désigné par le CNML, il gère les aspects métier du projet (interfaces avec les missions métiers de la DGEFP, du CNML, de lUNML, des DIRECCTE et des instances régionales et nationales du réseau) d'un responsable produit : désigné par la DGEFP et financé par marché public, il intervient pendant la conception et la vie du produit pour l'adapter au besoin des missions locales. Pour cela, il teste le produit, signale les problèmes rencontrés et propose des solutions.

26 © Le pilotage du délégataire 3.2

27 Le pilotage du délégataire Il est également important de préciser que la société délégataire intervient dans le cadre dun contrat dont lautorité délégante entend exercer le contrôle en amont, pendant chaque phase de réalisation, ainsi quen aval. Comme lindique la charte de gouvernance, le CNML et la DGEFP ont constitué une cellule de suivi chargée du pilotage opérationnel du projet. Cette cellule sest entourée dune équipe en mesure de piloter un projet de cette envergure dans le cadre dun marché dassistance à maîtrise douvrage Le cahier des charges de cette assistance à maîtrise douvrage a été adressé en 2011 à lensemble des animations régionales.

28 Le pilotage du délégataire Zoom sur lassistance à maîtrise douvrage La cellule de suivi sentoure de lexpérience nécessaire à la bonne réalisation du projet : -Un cabinet davocat composé dun avocat en droit public, un avocat privatiste et un avocat en charge des questions de propriété intellectuelle et nouvelles technologies. -Un cabinet dexpertise comptable et contrôle de gestion pour le contrôle des comptes du délégataire -Un cabinet de conseil en politique numérique sur les aspects SI -Un auditeur en sécurité des systèmes dinformation -Un bureau métier porté par la mission locale des Hautes Pyrénées et un cabinet spécialisé en nouvelles technologies Le bureau métier est constitué de personnels de missions locales mis à disposition du laboratoire : Mission Locale La Garde Mission Locale Marseille Mission Locale Chambéry Mission Locale Saintes Mission Locale Haute Garonne Mission Locale Nantes Mission Locale Le Mans

29 Le pilotage du délégataire Le suivi opérationnel du projet Comité de suivi de la DSP Délégataire CNML DGEFP COMOP Délégataire CNML DGEFP Comité métier AMOA Conciergerie COPIL STRAT CNML DGEFP UNML ANDML - APAR DARES CODO CNML DGEFP COPART CNML DGEFP UNML ANDML - APAR DARES Délégataire CNML DGEFP DIRECCTE ATRP3 Animation régionale MIJCNML ATOS AUTORITE DELEGANTE Pilotage Usagers Gouvernance Commanditaires Cellule de suivi DELEGATAIRE ANIMATION DES COMMUNAUTES COMITES UTILISATEURS PROFESSIONNELS RESSOURCES

30 © > Participation des missions locales à la conception du SI 4

31 La participation des missions locales à la conception du SI Le projet prévoit que les missions locales soient sollicitées tout au long des huit années pour participer à la conception et lévolution du SI Mobilisation de personnels du réseau 188 jours conception sur la première version 94 jours phases de recette 1 20 jours décisionnel 30 jours sur le contenu de formation Le CNML a sollicité les animations régionales en juillet 2012 pour identifier des professionnels ressources susceptibles de participer aux ateliers de conception dIMILO X missions locales ont été identifiées pour un panel de X professionnels ressources LUNML, la DGEFP et le CNML ont construit un dispositif conventionnel permettant aux missions locales volontaires de signer une convention avec ATOS qui indemnise labsence du salarié X missions locales disposent aujourdhui dune convention avec ATOS SIMILO est également régulièrement accueilli par des missions locales lors dimmersions Pour mieux comprendre lorganisation des missions locales

32 © 4.1 > Participation des missions locales aux évolutions

33 Participation des missions locales aux évolutions Les grands principes LEtat finance sur ses fonds propres les évolutions liées à la mise en œuvre des dispositifs (ex : un dispositif comme les emplois davenir) Les demandes dévolutions qui relèvent de lintérêt général (qui concernent toutes les ML) sont prises en charges par le délégataire Les demandes dévolutions qui intéresseraient peu de missions locales pourront quand même être mise en œuvre dans le cadre de services accessoires NB: Sur Parcours 3, seules les deux premières catégories de demandes pouvaient être prise en compte. Sur I-MILO, par exemple un module de gestion de mise à disposition de vélos pour les jeunes pourra être fabriqué même sil ne concerne quune structure Les processus associés aux demandes dévolution seront présentés lors dune prochaine rencontre

34 © > Quelle est lambition du nouveau SI ? 4.2

35 Quelle est lambition du nouveau SI ? Notre ambition Mettre à disposition des missions locales : Un produit : I-MILO Des services: Assistance, formation, etc…. Dans les 24 prochains mois: Sécuriser le déploiement de la première version dI-Milo, accompagner son appropriation dans le réseau Prendre ensuite en compte toutes les demandes du réseaux issues notamment de la synthèse de létude « Parcours 3 laventure continue » Sur les huit ans: Améliorer le SI tous les 6 mois Mettre en place une véritable politique daccompagnement du changement

36 Quelle est lambition du nouveau parcours ? La première version La première version dI-Milo repose contractuellement sur le périmètre existant des projets Parcours 3, Icare, WebParcours et TrouveTaBoite. Le travail de la société délégataire lors de cette phase est tourné vers la mise à jour de linfrastructure technique, la refonte ergonomique et loptimisation des fonctionnalités existantes. Les versions suivantes apporteront une réelle optimisation des services. Cest une garantie pour nous de disposer dun système moderne, sans remettre en cause les fondements qui ont présidé au fonctionnement de Parcours 3 Ceci sera détaillé cet après midi

37 © > Calendrier 4.3

38 Calendrier Deuxième semestre 2013 Ce semestre sera consacré à vérifier que le produit I-Milo correspond bien au contenu de Parcours 3 : Une phase de test/recette effectuée par SIMILO et appuyé par des professionnels ressources issus du réseau Un processus dhomologation piloté par la cellule de suivi, appuyée par le bureau métier/laboratoire national Un temps pour ajuster/corriger/amender Une phase dexpérimentation, en situation réelle, dans quelques missions locales témoins, appelé phase pilote Un temps pour ajuster/corriger/amender Premier semestre 2014 Ce semestre sera en deux temps Un premier temps pour permettre aux missions locales de découvrir loutil, se former, etc… Un deuxième temps pour passer de Parcours 3 à I-Milo

39 © Q uestions ?


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