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Confidentiel GED DEMAT ARCHIVAGE- Tous droits réservés projet détude technique et organisationnelle préalable en vue de la mise en place dun système darchivage.

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1 Confidentiel GED DEMAT ARCHIVAGE- Tous droits réservés projet détude technique et organisationnelle préalable en vue de la mise en place dun système darchivage et de gestion électronique des documents – ged Hafid Ramdani le 21/05/2010

2 Confidentiel GED DEMAT ARCHIVAGE Tous droits réservés Sommaire Noms et coordonnées de vos interlocuteurs Contexte Enjeux Notre proposition dassistance Notre démarche Catégorisation de services Problématiques caractéristiques Impact métier Facteurs clef de succès Vision globale (Baseline) Organisation de la prestation Planning prévisionnel Ateliers Livrables Modalités pratiques et financières Nos engagements

3 Confidentiel GED DEMAT ARCHIVAGE Tous droits réservés Notre proposition, vos interlocuteurs Ce document constitue la réponse à la demande de prestation de conseil pour Vos interlocuteurs pour le suivi de ce dossier sont : Hafid Ramdani, 0033(0) Hafid RAMDANI Expert Université Paris VI Pierre et Marie Curie / CNRS – DEA, Thèse en intelligence artificielle (1999). Hafid a 11 ans dexpérience en architecture et urbanisme de systèmes de factures / documents électroniques. Il intervient essentiellement sur des projet de dématérialisation. Références significatives : (Dématérialisation, Archivage, GED) SNECMA : AMOA GED RTE – Facture électronique achat SNCF – Facture électronique achat CEA – Facture électronique achat Carrefour Belgique – Facture électronique achat ED – Facture électronique achat et vente GDF – Facture Achat et vente HAFID RAMDANI 11 années d'expérience

4 Confidentiel GED DEMAT ARCHIVAGE Tous droits réservés Sommaire Noms et coordonnées de vos interlocuteurs Contexte Enjeux Notre proposition dassistance Notre démarche Catégorisation de services Problématiques caractéristiques Impact métier Facteurs clef de succès Vision globale (Baseline) Organisation de la prestation Planning prévisionnel Ateliers Livrables Modalités pratiques et financières Nos engagements

5 Confidentiel GED DEMAT ARCHIVAGE Tous droits réservés Contexte Dans le cadre du Plan dAmélioration de la gestion et les traitements des documents de lONP le projet détude technique et organisationnelle préalable en vue de la mise en place dun système darchivage et de gestion électronique des documents – ged vise à la mise en œuvre d'un centre de service partager qui assurera les fonctionnalités suivantes : sur les thématiques L'archivage La dématérialisation et la gestion électronique des documents Et éventuellement le travail collaboratif Ce projet doit porter ses fruits dans la période La DSI de lONP, est l'expression de la volonté forte de tendre vers une excellence opérationnelle globale et du caractère stratégique du projet.

6 Confidentiel GED DEMAT ARCHIVAGE Tous droits réservés Sommaire Noms et coordonnées de vos interlocuteurs Contexte Enjeux Notre proposition dassistance Notre démarche Catégorisation de services Problématiques caractéristiques Impact métier Facteurs clef de succès Vision globale (Baseline) Organisation de la prestation Planning prévisionnel Ateliers Livrables Modalités pratiques et financières Nos engagements

7 Confidentiel GED DEMAT ARCHIVAGE Tous droits réservés Enjeux Les principaux enjeux sont … d'ordre économique avec l'amélioration attendue du revenu brut d'exploitation, impliquant une réduction des coûts des projets en cours et à l'étude d'ordre organisationnel, avec la mise en œuvre de centre de compétences, clairement identifiés, et au périmètre de responsabilité établit d'ordre temporel, avec l'accélération et la facilitation des programmes de réalisation de projets d'ordre qualitatif, en accroissement de la qualité et de la quantité de services rendus d'ordre culturel, nécessités par l'évolution conjointe du besoin d'une part, et des pratiques et des méthodes d'autre part.

8 Confidentiel GED DEMAT ARCHIVAGE Tous droits réservés Sommaire Noms et coordonnées de vos interlocuteurs Contexte Enjeux Notre proposition dassistance Notre démarche Catégorisation de services Problématiques caractéristiques Impact métier Facteurs clef de succès Vision globale (Baseline) Organisation de la prestation Planning prévisionnel Ateliers Livrables Modalités pratiques et financières Nos engagements

9 Confidentiel GED DEMAT ARCHIVAGE Tous droits réservés Notre proposition Nous avons le plaisir de soumissionner à lappel doffres pour une prestation de conseil à lassistance pour létude technique et organisationnelle préalable en vue de la mise en place dun système darchivage et de gestion électronique des documents – GED de lONP Compte tenu de notre expérience, nous sommes très motivés par ce projet et nous aurons à cœur de vous apporter, avec toute lindépendance et lexpertise requises, une prestation de qualité répondant à vos attentes. Notre proposition de prestation couvre létude et lélaboration du cahier des charges pour la mise en place du projet de dématérialisation GED et archivages des documents de LONP. Une étude sur le travail collaboratif peut être envisagée dans le cadre de la suite logique de ce projet.

10 Confidentiel GED DEMAT ARCHIVAGE Tous droits réservés Notre démarche Nous avons cherché à répondre à la question "Quelle est la composition idéale d'un catalogue de service pour réussir un projet de dématérialisation, archivage et éventuellement le travail collaboratif qui revient à la mise en place dun centre de services partagés CSP? Cette composition doit être générique pour être applicable à chacune des thématique à adresser. Notre réflexion nous a conduit à l'ensemble suivant de cinq catégories de services : 1.les services "solution", qui sont un ensemble de solutions expérimentées, autorisées et disponibles sur étagère 2.les services liés au savoir, en charge de l'élaboration et de l'actualisation de l'encyclopédie numérique du savoir 3.les services de délivrance de prestations, pour répondre efficacement aux besoins d'assistance, quelque soit la phase projet considérée 4.les services d'assistance immédiate, aident à la résolution de problèmes concrets et récurrents 5.les services de communication et de gestion du changement, pour la promotion et la diffusion des services

11 Confidentiel GED DEMAT ARCHIVAGE Tous droits réservés Catégorisation de services Services Solution Services Savoir Services Prestation Service Assistance Services Communication Estimation Paramètres, identification des gains, éléments de coûts estimés => au niveau processus Archivage Evaluation détaillée Paramètres, éléments de gains, éléments de coûts estimés => au niveau projet Observation Mise à jour des éléments de ROI sur la base des mesures réelles Validation Evolution du modèle de ROI en fonction de la cible et de la trajectoire retenue Adaptation de la cible en fonction du ROI recherché Dématérialisation Travail collaboratif Solutions éditeurs (IBM, Microsoft, Documentum, …) Solution Web (Google, Yahoo, …) Solution home built Construction du ROI tout au long du projet Typologie des solutions Archivage simple Archivage légal Choix de solution du marché Recours à l'externalisation GED Reconnaissance de caractères et de documents Choix de solution du marché Recours à l'externalisation Prestation de costing Prestation de conseil Prestation d'architecture Prestation de réalisation Prestation de mise en oeuvre Référents thématique Help desk Constitution de task force Animation/Participation aux évènementiels (conférences, show, …) Plan de formation Supports méthodologiques (White papers, Data sheet, …) Architecture Blue Prints Encyclopédie en ligne (wiki) Symptômes & Résolutions Forum de discussion FAQ Ces cinq catégories de services, sont déclinées sur les trois thématiques afin d'organiser la réflexion et mettre en exergue les activités à conduire dans le cadre du projet.

12 Confidentiel GED DEMAT ARCHIVAGE Tous droits réservés Problématiques caractéristiques La mise en œuvre de ce projet devrait rencontrer certains problèmes caractéristiques liés aux démarches d'archivage, de dématérialisation et de travail collaboratif : gestion des périmètres réussir la fédération d'un nombre conséquent de services, sur un espace géographique étendu, sur des activités verticalisées, et pour un nombre de projet variables dans le temps est un réel challenge prévalence du besoin Les besoins spécifiques d'un projet pourraient conduire à une extension de l'offre par ajout de solution. L'architecture de déploiement, centralisation vs distribution, est une exigence d'entrée. prise en compte de l'existant la prise en compte immédiate de l'ensemble des projets déjà en place, est une exigence forte, qui se traduit par des contraintes pouvant être biaisantes de la stratégie définie gestion du portefeuille de services offerts la gestion du cycle de vie des services offerts, de leur renouvellement, de leur actualisation, et de leur remplacement requiert un investissement permanent et une stratégie adaptée aux besoins spécifiques de lentreprise qualité de service Assurer les niveaux de services attendus, notamment sur l'ergonomie, la performance, la fiabilité et la sécurité est assurément complexe, et réclame de nombreux compromis. …

13 Confidentiel GED DEMAT ARCHIVAGE Tous droits réservés Impact métier La dématérialisation des flux entrants devrait être considérée simultanément sous plusieurs angles, indépendamment de la thématique considérée, afin d'évaluer justement les changements et impacts : sous l'angle des processus métier affectés sous l'angle des changements organisationnels qu'elle impose sous l'angle de l'impact sur les systèmes dinformation et sur les applicatifs sous l'angle de l'infrastructure et des moyens mutualisés L'impact de ce projet sur l'écosystème de l'entreprise, est estimé a priori, selon les six axes d'analyse suivants : Processus Organisation Localisation Information Architecture Technologies Organisation Technologie Information Localisation Architecture Processus La surface d'un triangle bordé d'or, représente l'impact

14 Confidentiel GED DEMAT ARCHIVAGE Tous droits réservés Facteurs clef de succès Sans préjuger des facteurs clef de succès définitifs, notre réflexion préliminaire a identifié les facteurs clef de succès suivants : Facteurs clef au lancement du projet : la rencontre optimale entre les besoins métiers et les services offerts par le centre de services partagés (CSP) l'aptitude à générer des résultats concrets rapidement l'inscription dans une logique d'amélioration continue des services offerts la constitution d'une offre initiale de service, ciblée et à forte valeur ajoutée L'évaluation juste et fidèle de la valorisation des services délivrés Facteurs clef en continuité d'activité du centre de compétence l'élargissement permanent de l'offre pour couvrir tout le spectre des services attendus le maintien des compétences et des personnes l'enrichissement continuel des services offerts, notamment sur le plan qualitatif

15 Confidentiel GED DEMAT ARCHIVAGE Tous droits réservés Vision globale (Baseline) Travail collaboratif Solutions de groupware Organisation et distribution géographique Dématérialisation Types de documents Processus documentaire Solutions de démat. Archivage Solutions darchivage Types de formats Juridique SLA (Volume, durée, disponibilité…) Infrastructure: SAN, NAS (IBM, HP…) CAS(EMC Centera, Clariion…) Service dinfrastructure: OS (Windows, Unix, Linux…) IGP (KOTIO, Cecurity…) Services externes Archivage légal (Arkhinéo…) Autorité de certification (Certinomis…) Contenu: Données (« dump » BdD système de gestion…) Documents Multimédia (image, son, vidéo) Lisibilité du fichier: Format « canonique » (ASCII) Compatibilité ascendante (*.pdf…) Pérénité du logiciel … Archivage à valeur probante Dématérialisation légale (Art. de loi) Dématérialisation fiscale(Art. de loi ) … Archivage simple Exploitation interne: OCR (ABBYY…) SCANLAD (ReadSoft, ITESOFT, Captiva, Ascent…) GED ( Documentum, FileNet, Stellent..) Exploitation externe: Achas électroniques (HUBWOO…) Facturation électronique (DESKOM, B- PROCESS..) Relevés, Factures, Bulletins de paie Courrier… Fonction métier particulière Achat Comptabilité Service générique Projet KM… Performances Haute disponibilité Evolution des volumes Architecture distribuée … Distribution locale, nationale, internationale, intercontinentale.. Gestion des ACL … Groupware interne: GED ( Documentum, FileNet, Stellent..) ECM (Sharepoint…) Messageries (MS Exchange, Lotus…) Groupware externe: Achas électroniques (HUBWOO…) Facturation électronique (DESKOM, B- PROCESS..)

16 Confidentiel GED DEMAT ARCHIVAGE Tous droits réservés Organisation de la prestation Expertise Acteurs impliqués de lONP Responsable des projets Usagers au travers des forums Architectes Exploitants Formateurs Otman MOKHTARI Sponsor projet Directeur projet Expert processus Expert Technique Collaborateur … Architecte Expert Archivage Expert Dématérialisation Expert Travail Collaboratif Expert Déploiement Manager Hafid Ramdani

17 Confidentiel GED DEMAT ARCHIVAGE Tous droits réservés Planning prévisionnel JuinJuilletAoutSeptembreOctobreNovembreDécembre Référentiel projet Analyse de l'existant Pilotage & coordination Elaboration de du cahier des charges et des modèles de documents à dématérialiser Affinage du besoin (Fonctionnel,Technique) Organisation de latelier fonctionnelles Organisations des ateliers techniques Définir les exigences techniques, fonctionnelles et organisationnelles Rédaction des comptes rendus et annexes Ciblage des prestataires et des éditeurs Remise des offres 19 Novembre Choix du prestataire et de léditeur Diffusion de lappel doffres 18 Octobre Organisation des soutenances 06 Décembre Kick-off 02 Janvier Première Phase Diagnostic de lexistant Deuxième Phase Stratégie cible et Plan dAction Troisième Phase Accompagnement au choix de la solution Phase 3 : Accompagnement au choix de la solution Phase 2 : Stratégie cible et Plan dAction Phase 1 : Diagnostic de lexistant

18 Confidentiel GED DEMAT ARCHIVAGE Tous droits réservés Ateliers dématérialisation et Archivage OBJECTIFS Définir le besoin en termes de GED et darchivage de lONP Benchmark sur les outils existant qui sont adaptés à ce besoin Sélections dune plage doutils les plus à même de répondre à ce besoin NOS ACTIONS Lancement des ateliers de travail pour définir le besoin (des questionnaires seront préparés pour affiner le besoin) Définition de use case, Décliner les processus et lorganisation du CSP Expression du besoin fonctionnelle CSP Expression du besoin technique CSP Description des types de documents à dématérialiser (Modèles, champs à capturer, Encre, règles de contrôle métier et mentions légales) Définir le pilote et le planning prévisionnel du déploiement Sélection et étude comparative des outils GED et archivages susceptible de répondre à ce besoin : –Etude comparative –SCAN, OCR, LAD … –Vidéo codage –Base dapprentissage et prise en main … LIVRABLES Comptes rendus des réunions Etude comparative des outils de GED et Archivage Les axes des exigences (Volumétrie, performance …) Annexes des documents à dématérialiser Dossier darchitecture globale Cahier des charges PERIODE ET DUREE Juillet-Octobre VOTRE PARTICIPATION La réussite de ce projet passe par la forte mobilisation des acteurs du projet pendant cette phase, notamment pour : Les ateliers de travail pour lexpression de besoin (Fonctionnelle et technique) Rendre disponible des échantillons assez représentatifs des documents à dématérialiser

19 Confidentiel GED DEMAT ARCHIVAGE Tous droits réservés Livrables La modélisation des processus est réalisée sur la base de la documentation (Procédures, Système dinformation disponible, puis complétée après un premier niveau de modélisation par le biais dentretiens et dateliers avec les acteurs opérationnels concernés La modélisation utilisée est de type « Acteurs », « Evènements, Opérations, Résultats », avec mise en évidence du déroulement temporel et des synchronisations mises en œuvre Un descriptif des cas dutilisation est réalisé en complément Des matrices de synthèse sont également produites afin de vérifier la cohérence et la complétude des informations recueillies Dossier darchitecture et de modélisation des processus

20 Confidentiel GED DEMAT ARCHIVAGE Tous droits réservés Sommaire Noms et coordonnées de vos interlocuteurs Contexte Enjeux Notre proposition dassistance Notre démarche Catégorisation de services Problématiques caractéristiques Impact métier Facteurs clef de succès Vision globale (Baseline) Organisation de la prestation Planning prévisionnel Ateliers Livrables Modalités pratiques et financières Nos engagements

21 Confidentiel GED DEMAT ARCHIVAGE Tous droits réservés Modalités pratiques et financières Notre engagement est ferme et forfaitaire pour les prestations des 3 phases Nos charges de travail ont été estimées sur la base du planning du projet, des livrables associés et du planning de nos travaux, qui couvrent les trois phases définies dans lappel doffre. Notre engagement couvre les phases de cadrage et de conception générale

22 Confidentiel GED DEMAT ARCHIVAGE Tous droits réservés Sommaire Noms et coordonnées de vos interlocuteurs Contexte Enjeux Notre proposition dassistance Notre démarche Catégorisation de services Problématiques caractéristiques Impact métier Facteurs clef de succès Vision globale (Baseline) Organisation de la prestation Planning prévisionnel Ateliers Livrables Modalités pratiques et financières Nos engagements

23 Confidentiel GED DEMAT ARCHIVAGE Tous droits réservés Nos engagements Notre engagement global auprès de lONP dans une forte logique de partenariat Un engagement de résultat sur la qualité de nos livrables et à chaque fois que cest possible sur les délais Un engagement de continuité des services fournis : Nous mobiliserons les compétences adéquates complémentaires si nécessaire pour respecter le planning Nous assurerons la capitalisation et réutilisation des connaissances sur les phases suivantes du projet (constitution dun noyau dur déquipe …) Des modalités financières cohérentes et compétitives


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