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Projet d’étude technique et organisationnelle préalable en vue de la mise en place d’un système d’archivage et de gestion électronique des documents –

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Présentation au sujet: "Projet d’étude technique et organisationnelle préalable en vue de la mise en place d’un système d’archivage et de gestion électronique des documents –"— Transcription de la présentation:

1 projet d’étude technique et organisationnelle préalable en vue de la mise en place d’un système d’archivage et de gestion électronique des documents – ged Hafid Ramdani le 21/05/2010

2 Sommaire Noms et coordonnées de vos interlocuteurs Contexte Enjeux
Notre proposition d’assistance Notre démarche Catégorisation de services Problématiques caractéristiques Impact métier Facteurs clef de succès Vision globale (Baseline) Organisation de la prestation Planning prévisionnel Ateliers Livrables Modalités pratiques et financières Nos engagements

3 Notre proposition, vos interlocuteurs
Ce document constitue la réponse à la demande de prestation de conseil pour Vos interlocuteurs pour le suivi de ce dossier sont : Hafid Ramdani, (0) Hafid RAMDANI Expert Université Paris VI Pierre et Marie Curie / CNRS – DEA, Thèse en intelligence artificielle (1999). Hafid a 11 ans d’expérience en architecture et urbanisme de systèmes de factures / documents électroniques. Il intervient essentiellement sur des projet de dématérialisation. Références significatives : (Dématérialisation, Archivage, GED) SNECMA : AMOA GED RTE – Facture électronique achat SNCF – Facture électronique achat CEA – Facture électronique achat Carrefour Belgique – Facture électronique achat ED – Facture électronique achat et vente GDF – Facture Achat et vente HAFID RAMDANI 11 années d'expérience

4 Sommaire Noms et coordonnées de vos interlocuteurs Contexte Enjeux
Notre proposition d’assistance Notre démarche Catégorisation de services Problématiques caractéristiques Impact métier Facteurs clef de succès Vision globale (Baseline) Organisation de la prestation Planning prévisionnel Ateliers Livrables Modalités pratiques et financières Nos engagements

5 Contexte Dans le cadre du Plan d’Amélioration de la gestion et les traitements des documents de l’ONP le projet d’étude technique et organisationnelle préalable en vue de la mise en place d’un système d’archivage et de gestion électronique des documents – ged vise à la mise en œuvre d'un centre de service partager qui assurera les fonctionnalités suivantes : sur les thématiques L'archivage La dématérialisation et la gestion électronique des documents Et éventuellement le travail collaboratif Ce projet doit porter ses fruits dans la période La DSI de l’ONP, est l'expression de la volonté forte de tendre vers une excellence opérationnelle globale et du caractère stratégique du projet.

6 Sommaire Noms et coordonnées de vos interlocuteurs Contexte Enjeux
Notre proposition d’assistance Notre démarche Catégorisation de services Problématiques caractéristiques Impact métier Facteurs clef de succès Vision globale (Baseline) Organisation de la prestation Planning prévisionnel Ateliers Livrables Modalités pratiques et financières Nos engagements

7 Enjeux Les principaux enjeux sont … d'ordre économique avec l'amélioration attendue du revenu brut d'exploitation, impliquant une réduction des coûts des projets en cours et à l'étude d'ordre organisationnel, avec la mise en œuvre de centre de compétences, clairement identifiés, et au périmètre de responsabilité établit d'ordre temporel, avec l'accélération et la facilitation des programmes de réalisation de projets d'ordre qualitatif, en accroissement de la qualité et de la quantité de services rendus d'ordre culturel, nécessités par l'évolution conjointe du besoin d'une part, et des pratiques et des méthodes d'autre part.

8 Sommaire Noms et coordonnées de vos interlocuteurs Contexte Enjeux
Notre proposition d’assistance Notre démarche Catégorisation de services Problématiques caractéristiques Impact métier Facteurs clef de succès Vision globale (Baseline) Organisation de la prestation Planning prévisionnel Ateliers Livrables Modalités pratiques et financières Nos engagements

9 Notre proposition Nous avons le plaisir de soumissionner à l’appel d’offres pour une prestation de conseil à l’assistance pour l’étude technique et organisationnelle préalable en vue de la mise en place d’un système d’archivage et de gestion électronique des documents – GED de l’ONP Compte tenu de notre expérience, nous sommes très motivés par ce projet et nous aurons à cœur de vous apporter, avec toute l’indépendance et l’expertise requises, une prestation de qualité répondant à vos attentes. Notre proposition de prestation couvre l’étude et l’élaboration du cahier des charges pour la mise en place du projet de dématérialisation GED et archivages des documents de L’ONP. Une étude sur le travail collaboratif peut être envisagée dans le cadre de la suite logique de ce projet .

10 Notre démarche Nous avons cherché à répondre à la question "Quelle est la composition idéale d'un catalogue de service pour réussir un projet de dématérialisation, archivage et éventuellement le travail collaboratif qui revient à la mise en place d’un centre de services partagés CSP? Cette composition doit être générique pour être applicable à chacune des thématique à adresser. Notre réflexion nous a conduit à l'ensemble suivant de cinq catégories de services : les services "solution", qui sont un ensemble de solutions expérimentées, autorisées et disponibles sur étagère les services liés au savoir, en charge de l'élaboration et de l'actualisation de l'encyclopédie numérique du savoir les services de délivrance de prestations, pour répondre efficacement aux besoins d'assistance, quelque soit la phase projet considérée les services d'assistance immédiate, aident à la résolution de problèmes concrets et récurrents les services de communication et de gestion du changement, pour la promotion et la diffusion des services

11 Catégorisation de services
Ces cinq catégories de services, sont déclinées sur les trois thématiques afin d'organiser la réflexion et mettre en exergue les activités à conduire dans le cadre du projet. Archivage Dématérialisation Travail collaboratif Construction du ROI tout au long du projet Services Solution Solutions éditeurs (IBM, Microsoft, Documentum, …) Solution Web (Google, Yahoo, …) Solution home built Typologie des solutions Archivage simple Archivage légal Choix de solution du marché Recours à l'externalisation GED Reconnaissance de caractères et de documents Choix de solution du marché Recours à l'externalisation Estimation Paramètres, identification des gains, éléments de coûts estimés => au niveau processus Services Savoir Architecture Blue Prints Encyclopédie en ligne (wiki) Symptômes & Résolutions Forum de discussion FAQ Evaluation détaillée Paramètres, éléments de gains, éléments de coûts estimés => au niveau projet Services Prestation Prestation de costing Prestation de conseil Prestation d'architecture Prestation de réalisation Prestation de mise en oeuvre Service Assistance Observation Mise à jour des éléments de ROI sur la base des mesures réelles Référents thématique Help desk Constitution de task force Services Communication Animation/Participation aux évènementiels (conférences, show, …) Plan de formation Supports méthodologiques (White papers, Data sheet, …) Validation Evolution du modèle de ROI en fonction de la cible et de la trajectoire retenue Adaptation de la cible en fonction du ROI recherché

12 Problématiques caractéristiques
La mise en œuvre de ce projet devrait rencontrer certains problèmes caractéristiques liés aux démarches d'archivage, de dématérialisation et de travail collaboratif : gestion des périmètres réussir la fédération d'un nombre conséquent de services, sur un espace géographique étendu, sur des activités verticalisées, et pour un nombre de projet variables dans le temps est un réel challenge prévalence du besoin Les besoins spécifiques d'un projet pourraient conduire à une extension de l'offre par ajout de solution. L'architecture de déploiement, centralisation vs distribution, est une exigence d'entrée. prise en compte de l'existant la prise en compte immédiate de l'ensemble des projets déjà en place, est une exigence forte, qui se traduit par des contraintes pouvant être biaisantes de la stratégie définie gestion du portefeuille de services offerts la gestion du cycle de vie des services offerts, de leur renouvellement, de leur actualisation, et de leur remplacement requiert un investissement permanent et une stratégie adaptée aux besoins spécifiques de l’entreprise qualité de service Assurer les niveaux de services attendus, notamment sur l'ergonomie, la performance, la fiabilité et la sécurité est assurément complexe, et réclame de nombreux compromis. …

13 sous l'angle des processus métier affectés
Impact métier La dématérialisation des flux entrants devrait être considérée simultanément sous plusieurs angles, indépendamment de la thématique considérée, afin d'évaluer justement les changements et impacts : sous l'angle des processus métier affectés sous l'angle des changements organisationnels qu'elle impose sous l'angle de l'impact sur les systèmes d’information et sur les applicatifs sous l'angle de l'infrastructure et des moyens mutualisés L'impact de ce projet sur l'écosystème de l'entreprise, est estimé a priori, selon les six axes d'analyse suivants : Organisation Processus Organisation Localisation Information Architecture Technologies Processus Localisation Architecture Information Technologie La surface d'un triangle bordé d'or, représente l'impact

14 Facteurs clef de succès
Sans préjuger des facteurs clef de succès définitifs, notre réflexion préliminaire a identifié les facteurs clef de succès suivants : Facteurs clef au lancement du projet : la rencontre optimale entre les besoins métiers et les services offerts par le centre de services partagés (CSP) l'aptitude à générer des résultats concrets rapidement l'inscription dans une logique d'amélioration continue des services offerts la constitution d'une offre initiale de service, ciblée et à forte valeur ajoutée L'évaluation juste et fidèle de la valorisation des services délivrés Facteurs clef en continuité d'activité du centre de compétence l'élargissement permanent de l'offre pour couvrir tout le spectre des services attendus le maintien des compétences et des personnes l'enrichissement continuel des services offerts, notamment sur le plan qualitatif

15 Vision globale (Baseline)
Exploitation interne: OCR (ABBYY…) SCANLAD (ReadSoft, ITESOFT, Captiva, Ascent…) GED ( Documentum, FileNet, Stellent..) Exploitation externe: Achas électroniques (HUBWOO…) Facturation électronique (DESKOM, B-PROCESS..) Infrastructure: SAN, NAS (IBM, HP…) CAS(EMC Centera, Clariion…) Service d’infrastructure: OS (Windows, Unix, Linux…) IGP (KOTIO, Cecurity…) Services externes Archivage légal (Arkhinéo…) Autorité de certification (Certinomis…) Archivage à valeur probante Dématérialisation légale (Art. de loi) Dématérialisation fiscale(Art. de loi ) Archivage simple Solutions d’archivage Solutions de démat. Dématérialisation Archivage Types de formats Juridique Types de documents SLA (Volume, durée, disponibilité…) Processus documentaire Contenu: Données (« dump » BdD système de gestion…) Documents Multimédia (image, son, vidéo) Lisibilité du fichier: Format « canonique » (ASCII) Compatibilité ascendante (*.pdf…) Pérénité du logiciel … Relevés, Factures, Bulletins de paie Courrier… Travail collaboratif Organisation et distribution géographique Solutions de groupware Fonction métier particulière Achat Comptabilité Service générique Projet KM… Performances Haute disponibilité Evolution des volumes Architecture distribuée Distribution locale, nationale, internationale, intercontinentale.. Gestion des ACL Groupware interne: GED ( Documentum, FileNet, Stellent..) ECM (Sharepoint…) Messageries (MS Exchange, Lotus…) Groupware externe: Achas électroniques (HUBWOO…) Facturation électronique (DESKOM, B-PROCESS..)

16 Organisation de la prestation
Manager Hafid Ramdani Otman MOKHTARI Sponsor projet Expert processus Expert Technique Directeur projet Expertise Collaborateur Architecte Expert Archivage Expert Dématérialisation Expert Travail Collaboratif Expert Déploiement Acteurs impliqués de l’ONP Responsable des projets Usagers au travers des forums Architectes Exploitants Formateurs

17 Planning prévisionnel
Juin Juillet Aout Septembre Octobre Novembre Décembre Phase 1 : Diagnostic de l’existant Phase 2 : Stratégie cible et Plan d’Action Phase 3 : Accompagnement au choix de la solution Référentiel projet Analyse de l'existant Affinage du besoin (Fonctionnel,Technique) Elaboration de du cahier des charges et des modèles de documents à dématérialiser Organisation de l’atelier fonctionnelles Organisations des ateliers techniques Définir les exigences techniques, fonctionnelles et organisationnelles Organisation des soutenances 06 Décembre Rédaction des comptes rendus et annexes Ciblage des prestataires et des éditeurs Kick-off 02 Janvier Remise des offres 19 Novembre Diffusion de l’appel d’offres 18 Octobre Choix du prestataire et de l’éditeur Pilotage & coordination Première Phase Diagnostic de l’existant Deuxième Phase Stratégie cible et Plan d’Action Troisième Phase Accompagnement au choix de la solution

18 Ateliers dématérialisation et Archivage
OBJECTIFS Définir le besoin en termes de GED et d’archivage de l’ONP Benchmark sur les outils existant qui sont adaptés à ce besoin Sélections d’une plage d’outils les plus à même de répondre à ce besoin NOS ACTIONS LIVRABLES Lancement des ateliers de travail pour définir le besoin (des questionnaires seront préparés pour affiner le besoin) Définition de use case, Décliner les processus et l’organisation du CSP Expression du besoin fonctionnelle CSP Expression du besoin technique CSP Description des types de documents à dématérialiser (Modèles, champs à capturer, Encre, règles de contrôle métier et mentions légales) Définir le pilote et le planning prévisionnel du déploiement Sélection et étude comparative des outils GED et archivages susceptible de répondre à ce besoin : Etude comparative SCAN, OCR, LAD … Vidéo codage Base d’apprentissage et prise en main … Comptes rendus des réunions Etude comparative des outils de GED et Archivage Les axes des exigences (Volumétrie, performance …) Annexes des documents à dématérialiser Dossier d’architecture globale Cahier des charges PERIODE ET DUREE Juillet-Octobre VOTRE PARTICIPATION La réussite de ce projet passe par la forte mobilisation des acteurs du projet pendant cette phase, notamment pour : Les ateliers de travail pour l’expression de besoin (Fonctionnelle et technique) Rendre disponible des échantillons assez représentatifs des documents à dématérialiser

19 Dossier d’architecture et de modélisation des processus
Livrables Dossier d’architecture et de modélisation des processus La modélisation des processus est réalisée sur la base de la documentation (Procédures, Système d’information disponible, puis complétée après un premier niveau de modélisation par le biais d’entretiens et d’ateliers avec les acteurs opérationnels concernés La modélisation utilisée est de type « Acteurs », « Evènements, Opérations, Résultats », avec mise en évidence du déroulement temporel et des synchronisations mises en œuvre Un descriptif des cas d’utilisation est réalisé en complément Des matrices de synthèse sont également produites afin de vérifier la cohérence et la complétude des informations recueillies

20 Sommaire Noms et coordonnées de vos interlocuteurs Contexte Enjeux
Notre proposition d’assistance Notre démarche Catégorisation de services Problématiques caractéristiques Impact métier Facteurs clef de succès Vision globale (Baseline) Organisation de la prestation Planning prévisionnel Ateliers Livrables Modalités pratiques et financières Nos engagements

21 Modalités pratiques et financières
Notre engagement est ferme et forfaitaire pour les prestations des 3 phases Nos charges de travail ont été estimées sur la base du planning du projet, des livrables associés et du planning de nos travaux , qui couvrent les trois phases définies dans l’appel d’offre. Notre engagement couvre les phases de cadrage et de conception générale

22 Sommaire Noms et coordonnées de vos interlocuteurs Contexte Enjeux
Notre proposition d’assistance Notre démarche Catégorisation de services Problématiques caractéristiques Impact métier Facteurs clef de succès Vision globale (Baseline) Organisation de la prestation Planning prévisionnel Ateliers Livrables Modalités pratiques et financières Nos engagements

23 Nos engagements Notre engagement global auprès de l’ONP dans une forte logique de partenariat Un engagement de résultat sur la qualité de nos livrables et à chaque fois que c’est possible sur les délais Un engagement de continuité des services fournis : Nous mobiliserons les compétences adéquates complémentaires si nécessaire pour respecter le planning Nous assurerons la capitalisation et réutilisation des connaissances sur les phases suivantes du projet (constitution d’un noyau dur d’équipe …) Des modalités financières cohérentes et compétitives


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