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1 Séminaire de formation Méthodes dAudit Personnel 2005.

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1 1 Séminaire de formation Méthodes dAudit Personnel 2005

2 2 S O M M A I R E Introduction Fondamentaux comptables Approche de la démarche daudit 1.Rappel des objectifs daudit 2.Revue du contrôle interne 3.Révision des comptes Conclusion Rôle et responsabilité de lassistant

3 3 Fondamentaux comptables Les principes français divergent encore de façon forte avec les normes IAS/IFRS IAS 19 : Avantages du personnel : impose la comptabilisation de tous les avantages accordés au personnel, notamment ceux postérieurs à la période demploi (couvertures sociales, indemnités de départ à la retraite, IFC) Hiérarchie des régimes de prestations : Règle du « corridor » Une formation spécifique sur cette norme existe au cabinet ; elle est dispensée à partir du niveau RM IFRS 3 : Share based payements : vise essentiellement le système des stocks options et des plan dépargne dentreprise. Absence de comptabilisation en principes français tant que les options ne sont pas exercées Régimes à cotisations définiesRégimes à prestations définies

4 4 Cycle Personnel 1. OBJECTIFS DAUDIT

5 5 DES TRAVAUX A METTRE EN ŒUVRE en respectant des objectifs daudit suivants : Fait générateurPersonnel fictifRisque social REALITE EXHAUSTIVITE UNICITE BON COMPTE BON MONTANT BONNE PERIODE CONCERNE LENTREPRISE Risques généraux

6 6 Objectifs daudit OBJECTIFS Exhaustivité Sur la bonne période Correcte imputation Concerne lentreprise Correcte évaluation Réalité Information en annexe TRAVAUX Revue du contrôle interne, rapprochement comptabilité - livre de paie - DADS Revue du contrôle interne, test de « cut off » Revue du contrôle interne, méthodes et principes comptables, contrôle sur pièce Revue du contrôle interne Revue du contrôle interne, contrôle sur pièces Circularisation, contrôle sur pièces Comparaison avec les données auditées (exactitude et exhaustivité)

7 7 Cycle Personnel 2. REVUE DU CONTRÔLE INTERNE

8 8 2. Revue du contrôle interne 2.1. Objectifs du contrôle interne pour le cycle Personnel 2.2. Principaux intervenants 2.3. Evaluation du contrôle interne 2.4. Utilisation des conclusions pour la revue des comptes au final : actualisation du programme de travail

9 9 2.1 Objectifs du contrôle interne – Cycle personnel les charges relatives au personnel sont réelles et concernent l entreprise toutes les charges relatives au personnel sont enregistrées toutes les charges relatives au personnel sont correctement imputées, totalisées, centralisées les employés sont régulièrement embauchés et font toujours partie du personnel le personnel est payé conformément aux décisions de la direction l entreprise s acquitte normalement des charges sociales et retenues l entreprise respecte la réglementation

10 Principaux intervenants Service trésorerie Service production Service paie Service comptable Service du personnel * Enregistrement de la paie *Embauche et suivi du personnel *Calcul des provisions *Établissement des paies *Saisie des temps * Paiement des salaires Principaux services intervenants

11 Evaluation du contrôle interne Principales phases du cycle Revue de procédures Compétences pluridisciplinaires nécessaires

12 Principales phases du cycle Respect de la réglementation Le contrôle interne doit garantir que : *Les dispositions de la convention collective, des accords internes à lentreprise (congés payés, primes, retraites…) sont appliquées. *Les livres légaux (livre de paie, entrées- sorties, main d œuvre étrangère, registre, inspection du travail…) existent et sont régulièrement tenus à jour. *La société respecte bien les règles relatives à létablissement d un bilan social. *Les rémunérations des dirigeants sont conformes aux décisions les concernant. Relever les éventuels variables (primes, avantages, stocks options…) afin den contrôler la comptabilisation et la déclaration. *La société est à jour dans le règlement de ses cotisations.

13 13 Embauche et suivi du personnel Le contrôle interne doit garantir que : *Toute décision dembauche est autorisée par une personne responsable. *Chaque embauche donne lieu à la création dun dossier individuel comprenant tous les renseignements nécessaires sur le salarié et louverture dun fichier du personnel. *Les dossiers individuels sont mis à jours. *Les éléments de la paie et les dossiers individuels sont en adéquation Principales phases du cycle

14 14 Saisie des temps Le contrôle interne doit garantir que : *Les fonctions de comptabilisation des temps, de vérification du calcul des relevés et de préparation de la paie sont séparées. *Lenregistrement des temps de présence est automatique pour éviter les erreurs humaines ou fraudes éventuelles. *Les relevés dheures sont établis par des contremaîtres ou agents de maîtrise habilités nayant pas accès au calcul ou à la préparation des paies. *Un système fiable dautorisation et de contrôle des heures supplémentaires existe. *Un suivi des absences (vacances, maladie…) formalisé existe (pointage, feuille de présence, fiche individuelle tenue par le chef de service…) et soit transmis systématiquement au service paie Principales phases du cycle

15 15 Établissement de la paye Le contrôle interne doit garantir que : *Le personnel est payé conformément aux décision de la direction. *La réglementation est correctement appliquée (base, taux, horaires, convention collective…) *Un contrôle des calculs est effectué périodiquement par un responsable comptable, administratif ou financier. *Un rapprochement des éléments de paie avec le dossier individuel ainsi quavec le suivi réalisé par les chefs de service soit réalisé périodiquement. *Les éléments variables (primes, indemnités, etc.) sont régulièrement visés par un responsable et concordent avec les termes du contrat de travail Principales phases du cycle

16 16 Enregistrement de la paie Le contrôle interne doit garantir lexhaustivité de lenregistrement des éléments de paie. Par ailleurs, les erreurs denregistrement doivent pouvoir être détectées par des procédures adéquates. Intervention du département SI Principales phases du cycle

17 17 Paiement des salaires Le contrôle interne doit garantir que *Le paiement est réalisé par le service trésorerie (indépendant du service paie et comptabilité). *Les délais de paiement des salariés et organismes sociaux sont raisonnables. *La procédure doctroi davances aux salariés est respectée Principales phases du cycle

18 18 Calcul des provisions Le contrôle interne doit garantir que : *Les bases sont correctes et exhaustives. *Les hypothèses de calcul sont satisfaisantes (provisions pour IDR ou licenciement) *La provision est admise au regard du règlement CRC (restrictions pour la provision pour licenciement…). *Le traitement fiscal est maîtrisé et appliqué. *La séparation des exercices est respectée : le dispositif de clôture et la procédure darrêté doit permettre un recensement des charges à payer à la clôture (notamment, les éléments variables des rémunérations.) Principales phases du cycle

19 Revue de procédure Les outils Entretiens Tests Flow chart Tableaux forces/faiblesses Recommandations Analyse des procédures écrites Documentation juridique interne et externe

20 Compétences nécessaires Compétences nécessaires Exemple: Audit social limité de la SAS X

21 Conséquences induites par les conclusions Adaptation de lapproche Lors de lélaboration de lapproche en début de mission, utiliser les conclusions de laudit N-1 et du dossier permanent pour orienter Les travaux de contrôle interne de lexercice N : a-t-on appliqué les recommandations faites, Les tests de validation à réaliser en fonction de la qualité du contrôle interne relevée : tests sur la nouvelle procédure, tests de validation et de permanence Après la phase de contrôle interne: mise à jour du mémorandum dapproche et orientation / définition des travaux à réaliser au préfinal et final Une procédure fiable lui permettra de limiter le champ de révision Une procédure faible le conduira à faire des diligences approfondies sur certains risques

22 22 Cycle Personnel 3. REVISION DES COMPTES

23 23 3. Révision des comptes 3.1. Préparation du final 3.2. Travaux de contrôle finaux 3.3. Rédaction dun mémo de synthèse 3.4. Contrôle de lannexe

24 Préparation du final Préparation des circularisations * mise en place dun tableau de suivi *sélection des organismes sociaux et avocats à circulariser *préparation et envoi des lettres Anticipation du final * Transmission d une liste des documents à obtenir * Prise de rendez-vous avec les interlocuteurs des différents services (RH, paie, comptabilité, trésorerie, retraite…) * Mise à jour du programme de travail du final

25 25 Cycle Personnel 3.2. TRAVAUX DE CONTRÔLE FINAUX

26 Travaux de contrôle Établissement de la feuille maîtresse Revue analytique Comptes des charges Comptes de bilan Césure des charges de personnel Organismes sociaux - circularisation Litiges - circularisation

27 Établissement de la feuille maîtresse Rappel rapide des principes exposés en méthodologie globale Présentation des comptes concernés : ACTIF : 42 - Créances sur le personnel 43 - Créances sur les organismes sociaux PASSIF : 42 - Dettes vis-à-vis du personnel 43 - Dettes vis-à-vis des organismes sociaux RESULTAT : Salaires et traitements Charges sociales Autres charges liées au personnel (ticket restaurant…)

28 Revue analytique Objectifs Comprendre lévolution des principaux postes Orienter les travaux à effectuer sur le cycle Rappel des principes méthodologiques Réaliser un comparatif N/N-1 (valeur et %) Étudier mois par mois la cohérence du montant des salaires comptabilisés (ratio charges de personnel / CA ou VA) Calculer le ratio charges sociales/masse salariale (global et par catégorie de salarié) et examiner mois par mois la cohérence de son évolution, Analyser les principales variations des postes de bilan et de charges : par entretien, par recoupement avec les évolutions des postes de charges, Travaux à effectuer Exercice n°1

29 Comptes des charges Objectifs Sassurer de lexhaustivité des comptes de charges tels quils apparaissent dans la balance générale Etablir ou contrôler le rapprochement des salaires comptabilisés avec les salaires déclarés (DADS) et figurant sur le livre de paie Rapprocher les montants comptabilisés en charges patronales des chiffres théoriques déterminés à partir de la DADS Contrôler l état des personnes les mieux rémunérés. Travaux à effectuer

30 Comptes de bilan Sassurer de lexhaustivité, de la réalité, de la correcte évaluation des comptes de bilan tels quils apparaissent dans la balance générale Rémunérations dues : rapprochement avec le livre de paie (doit correspondre au dernier mois), vérification de l apurement Comité dentreprise : vérifier et justifier le solde compte tenu des obligations de l entreprise (en général 1% de la masse salariale) Avances : sassurer du caractère licite et de leur dénouement sur lexercice suivant Provisions pour CP, primes, participation, intéressement, IDR : contrôler lévaluation (formule légale ou contractuelle) et le traitement fiscal. Objectifs Travaux à effectuer Exercice n°2

31 Césure des charges de personnel Sassurer de la correcte application du principe de séparation des exercices. Salaires et primes : la revue du CI a mis en évidence les éléments variables des rémunérations, dont il sagit ici de sassurer du correct provisionnement. Sinon, test sur les bulletins de la période suivante des commerciaux, cadres supérieurs, etc. Indemnités de licenciement : si des décisions ont été prises vérifier que les provisions utiles sont comptabilisées (prévenir le RM). Notes de frais : sils sont significatifs vérifier que les charges afférentes au dernier mois sont bien provisionnées. Objectifs Travaux à effectuer

32 Organismes sociaux - circularisation Objectifs Travaux à effectuer Sassurer de lexhaustivité des dettes. S assurer quaucun détournement na eu lieu. Comparer la comptabilité avec les réponses obtenues En cas de non réponse, réaliser un contrôle sur pièce (rapprochement des soldes aux déclarations)

33 Litiges - circularisation Objectifs Travaux à effectuer Sassurer de lexhaustivité des dettes et de l appréhension exhaustive des risques. S assurer de leur correcte évaluation. Comparer la comptabilité avec les réponses obtenues. Revue des litiges latents avec le responsable du personnel.

34 Mémo de synthèse Rappel des objectifs poursuivis Rappel de la terminologie, de la réglementation spécifique et des conclusions de l intérim (et des points à suivre N-1) Présentation des données chiffrées : présentation synthétique des données financières et sociales (effectif, dernier contrôle Urssaf) éléments de la revue analytique Récapitulatif des travaux effectués (indexé avec les sous sections) Points notés (indexés avec les travaux) Conclusion

35 Contrôle de lannexe Doivent être mentionnés en annexe : Tout changement de principes et méthodes ainsi que son impact sur les comptes, Les circonstances qui empêchent de comparer le poste dun exercice sur l autre, La ventilation par catégorie de leffectif moyen, Les méthodes de calcul et le montant des provisions comptabilisées, Toute autre information nécessaire à lutilisateur : restructuration, contrôle de lUrssaf, litiges latents avec le personnel, négociations salariales...

36 36 Conclusion Rôle de lassistant Outre la responsabilité des travaux confiés tant en phase intérimaire quau préfinal : Prendre connaissance de lenvironnement de lentreprise et du mémo dapproche Responsabilité directe de la circularisation et de son exploitation, y compris les contrôle alternatifs


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