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1 Séminaire de formation Méthodes dAudit Cycle Ventes- Clients 2005.

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1 1 Séminaire de formation Méthodes dAudit Cycle Ventes- Clients 2005

2 2 S O M M A I R E Introduction Fondamentaux comptables approche de la démarche daudit 1. Objectifs dAudit 2. Revue du contrôle interne 3. Révision des comptes Conclusion Rôle et responsabilité de lassistant

3 3 Cycle Ventes – Clients 1. OBJECTIFS DAUDIT

4 4 DES TRAVAUX A METTRE EN ŒUVRE en respectant des objectifs daudit suivants : Fait générateurRecouvrementGaranties données REALITE EXHAUSTIVITE UNICITE BON COMPTE BON MONTANT BONNE PERIODE CONCERNE LENTREPRISE Risques généraux

5 5 Objectifs daudit OBJECTIFS réalité concerne lentreprise sans oubli (exhaustivité) sans double emploi dans le bon compte pour le bon montant sur la bonne période TRAVAUX revue du contrôle interne contrôle de pièces apurement, circularisation revue du contrôle interne méthodes et principes comptables contrôle de pièce, dépréciation, opérations en devises test de cut-off,

6 6 Cycle Ventes – Clients 2. REVUE DU CONTRÔLE INTERNE

7 7 2.1 Connaissances des opérations 2.2 Evaluation du contrôle interne 2.3 Conséquences induites par les conclusions sur le contrôle interne Revue du contrôle interne

8 8 Cette phase permet de compléter et de mettre à jour les informations à caractère permanent et pluriannuel Elle porte sur les opérations, lenvironnement externe, lorganisation interne et les méthodes et principes comptables de lentité Produits ProcédésActivités commercialisés de venteannexes Prise de connaissance des principes et méthodes comptables - achèvement / avancement, - évaluation, - garantie hors-bilan, - provisions, - devises / couvertures 2.1 Connaissance des opérations RECENSEMENT

9 9 2.1 Connaissance des opérations Principaux services intervenants Administration des ventes Facturation * émission de la facture *traitement et suivi des commandes Crédit Manager *contrôle des autorisations préalables à la sortie de marchandises Expédition Suivi des comptes *approbation des commandes *suivi des litiges * validation de la correcte imputation * suivi des règlements

10 Evaluation du contrôle interne Principales phases du cycle Compétences pluridisciplinaires nécessaires

11 Evaluation du contrôle interne Principales phases du cycle Acceptation de la commande Expédition Facturation Enregistrement des factures Suivi des comptes clients Enregistrement des encaissements

12 Evaluation du contrôle interne Acceptation, traitement et exécution de la commande *toutes les commandes sont traitées rapidement (pas de livraisons pouvant générer ultérieurement des litiges) *les conditions de la commande sont acceptables *le client est solvable *la commande est acceptée par un responsable Le contrôle interne doit garantir que

13 Evaluation du contrôle interne Facturation *les factures sont toutes correctement et rapidement établies *les quantités livrées ont été correctement saisies et correspondent aux quantités commandées et aux quantités facturées *les prix sont correctement appliqués et que les différents rabais ou remises sont accordés en fonction des accords passés avec le client *la facture est arithmétiquement correcte Les procédures de livraison et de facturation doivent donner lassurance que :

14 Evaluation du contrôle interne Enregistrement des factures Le contrôle interne doit garantir lexhaustivité de lenregistrement des factures. Par ailleurs, les erreurs denregistrement doivent pouvoir être détectées par des procédures adéquates

15 Evaluation du contrôle interne Suivi des comptes clients Le contrôle interne doit garantir que *les créances sapurent « normalement », à léchéance de la facture (ce qui permet de déceler et danalyser les incidents de paiements), *une procédure de relance et de mise en contentieux existe et est efficace, *des actions commerciales sont entreprises en cas dimpayés importants (arrêt de livraisons, etc.), *la méthode dévaluation de la provision pour dépréciation des créances clients est adéquate au regard du niveau de risque de non recouvrement.

16 Evaluation du contrôle interne Suivi des encaissements Le contrôle interne doit garantir que *les recettes sont intégralement comptabilisées *les recettes sont correctement comptabilisées (bon compte individuel)

17 Evaluation du contrôle interne Compétences nécessaires en complément de laudit financier

18 Conséquences induites par les conclusions Adaptation de lapproche Lors de lélaboration de lapproche en début de mission, utiliser les conclusions de laudit N-1 et du dossier permanent pour orienter : Les travaux de contrôle interne de lexercice N : a-t-on appliqué les recommandations faites, Les tests de validation à réaliser en fonction de la qualité du contrôle interne relevée : tests sur la nouvelle procédure, tests de validation et de permanence Après la phase de contrôle interne: mise à jour du mémorandum dapproche et orientation / définition des travaux à réaliser au préfinal et final Une procédure fiable permettra de limiter le champ de révision Une procédure faible conduira à faire des diligences approfondies sur certains risques

19 19 Cycle Ventes – Clients 3. REVISION DES COMPTES

20 Préparation du final 3.2 Travaux de contrôle 3.3 Mémo de synthèse 3.4 Contrôle de lannexe Révision des comptes

21 Préparation du final Préparation des circularisations * mise en place dun tableau de suivi *sélection des clients à circulariser à partir des balances auxiliaires, suivant limportance du solde de clôture et du volume des opérations traitées par les clients *préparation et envoi des lettres

22 Travaux de contrôle (1/2) 1.Etablissement de la feuille maîtresse 2.Revue analytique des principaux postes 3.Cadrage balance auxiliaire/balance générale 4.Exploitation de la circularisation et revue des intercos, mise en place dune procédure alternative le cas échéant 5.Tests de cut-off 6.Contrôle et apurement des AAE et des FAE

23 Travaux de contrôle (2/2) 7.Contrôle de pièces 8.Contrôle du mode de comptabilisation des créances en devises (principe et tests) 9.Contrôle des clients créditeurs 10. Apurement des effets à recevoir 11. Contrôle des provisions pour dépréciation des créances ET SURTOUT : Je n oublie pas de prendre connaissance du mémo de section N-1 et de la synthèse intérimaire

24 Etablissement de la feuille maîtresse Rappel rapide des principes méthodologiques Présentation des comptes concernés : ACTIF : 41 - Clients et comptes rattachés 49 - Provisions pour dépréciation des comptes clients PASSIF : Clients créditeurs CR : Pertes sur créances irrécouvrables Escomptes accordés Dotations aux provisions pour dépréciation des créances 70 - Ventes Reprises de provisions pour dépréciation des créances

25 Etablissement de la feuille maîtresse

26 Revue analytique Comprendre lévolution des principaux postes Orienter les travaux à effectuer sur le cycle Rappel des principes méthodologiques Réaliser un comparatif N/N-1 en valeur et/ou en % Analyser les principales variations : par entretien, par recoupement avec les évolutions des postes de produits, Calculer le délai de règlement clients : selon la méthode ayant le plus de pertinence pour la société (tenir compte de la nature de lactivité) Rédiger une note intégrable directement dans le mémo de synthèse Travaux à effectuer Objectifs

27 Cadrage balance auxiliaire / balance générale Sassurer de lexhaustivité des comptes clients tels quils apparaissent dans la balance générale Sassurer de la non compensation des soldes créditeurs et débiteurs Rapprocher le solde de la balance générale de celui de la balance auxiliaire Analyser les écarts (100%) Matérialiser le rapprochement et rationaliser les écarts Travaux à effectuer Objectifs

28 Exploitation des circularisations Exploitation des circularisation et revue des comptes intercompagnies Sassurer de la réalité des créances et de lexhaustivité de leur comptabilisation Isoler les risques / créances : litige commercial problème dans la chaîne de traitement comptable Objectifs Exercice n°1

29 29 Mettre en œuvre une procédure alternative, si nécessaire : analyse du détail du solde des clients nayant pas répondus à la circularisation remonter à la pièce justificative pour les éléments principaux Faire un tableau de synthèse et conclure. Sassurer quune procédure de rapprochement des soldes intragroupe a été mise en place Exploitation des circularisations Faire effectuer par le client une relance par fax si le taux de réponses obtenues nest pas satisfaisant. Rapprocher le solde comptabilisé dans la balance auxiliaire par la société de la réponse obtenue. Se faire expliquer les écarts, le cas échéant. Travaux à effectuer

30 Cut-off

31 FAE, AAE, PCA Contrôle et apurement des AAE, FAE et PCA Objectifs Sassurer de lexhaustivité des créances comptabilisées Sassurer de la correcte séparation des exercices Travaux à effectuer Rapprocher les FAE des bons dexpéditions correspondants Contrôler les quantités et les prix devant être facturés Sassurer du correct apurement des FAE (émission des factures) sur lexercice (ou la période) suivant(e) Obtenir des explications auprès du service commercial pour les principaux montants dAAE Rapprocher les AAE des factures correspondantes Sassurer du correct apurement des AAE sur lexercice (ou la période) suivant(e) S assurer de la pertinence des avoirs à établir émis juste après la clôture

32 Contrôle de pièces Contrôle de pièces Objectifs Réalité de la créance Concerne bien lentreprise Correcte évaluation et bonne imputation comptable Travaux à effectuer Contrôler que la facture a bien été émise par la société Valider que chaque facture sélectionnée correspond à une commande autorisée par le responsable, à une sortie de stock des bonnes quantités, à un enregistrement comptable pour le bon montant (TTC, TVA et HT) Contrôler la date de réalisation de la prestation et la date d émission de la facture

33 Créances en devises Contrôle du mode de comptabilisation des créances en devises Objectifs S assurer que les créances en devises sont valorisées au cours de clôture, S assurer que les écarts de conversion n ont pas été compensés, S assurer que le risque de change latent sur l écart de conversion actif est provisionné. Travaux à effectuer Obtenir le recensement des créances en devises, triées par devises. Valider les cours retenus pour la valorisation des soldes en devises significatifs. Recouper avec le détail des comptes de conversion (actif / passif). Contrôler que l écart de conversion actif est l objet d une provision pour risques du même montant. Exercice n°2

34 Clients créditeurs Contrôle des clients créditeurs Objectifs S assurer que ces comptes sont suivis et ne sont pas la manifestation d un litige ou d un risque latent. Travaux à effectuer Obtenir le détail des comptes clients créditeurs. Apprécier leur nature, leur bien fondé (risque latent, litige?) Valider leur montant par rapprochement avec les flux de trésorerie. Obtenir des informations sur leur dénouement.

35 Apurement des effets à recevoir Apurement des effets à recevoir Objectifs 3 S assurer de l exhaustivité, de la réalité et de l évaluation des effets à recevoir Travaux à effectuer 3 Obtenir le détail des effets par banque et par échéance. 3 Rapprocher leur montant des soldes confirmés par les banques (réponses à la circularisation). 3 Contrôler leur apurement sur les relevés de comptes bancaires. 3 Obtenir des explications pour les rejets significatifs (litiges? Risque latent sur un client?)

36 Contrôle des provisions pour dépréciations Contrôle des provisions pour dépréciations Objectifs 3 S assurer que les provisions pour dépréciation des créances sont correctement évaluées et couvrent suffisamment le risque client. Travaux à effectuer 3 Pour les clients douteux : Obtenir le détail, valider les principales variations (pièces justificatives du redressement judiciaire, de la mise en liquidation…), valider la pertinence des soldes à la clôture (avancement dans la procédure, jugements, …) et contrôler que le taux de dépréciation est en adéquation avec le niveau de risque. 3 Pour les clients « sains » : Obtenir la balance âgée, analyser par entretien le risque des créances les plus anciennes et s assurer que les incidents de paiement ne présentent pas un risque latent pour la société. S assurer que le mode de dépréciation selon l ancienneté de la créance est appliqué et est adéquat avec les risques identifiés. Par ailleurs, les créances les plus significatives peuvent être analysées, même si elles ne sont pas anciennes.

37 Mémo de synthèse Rappel des objectifs poursuivis Présentation des données chiffrées : présentation synthétique éléments de la revue analytique - commentaires Récapitulatif des travaux effectués : indexé avec les sous sections Points notés (indexés avec les travaux) Conclusion Exercice n°3

38 Contrôle de lannexe Revue des principes et méthodes comptables : tout changement de principes et méthodes doit être mentionné en annexe et limpact sur les comptes doit être expressément présenté Etat des échéances des créances : valeur brute part à moins dun an entre 1 et 5 ans plus de 5 ans

39 Contrôle de lannexe Tableau de provision de lactif circulant Montant des créances avec les entreprises liées (interco) Détail des produits constatés davance Si les montants sont significatifs, un tableau sur les engagements donnés et/ou reçus : dépôts de garantie, ventes de marchandises à terme, promesses de ventes, effets escomptés et non échus...

40 Contrôle de lannexe Ventilation du chiffre daffaires par secteur géographique par secteur dactivité identification du chiffre daffaires réalisé avec les entreprises liées Traitement du chiffre daffaires libellé en devises Explications de certaines variations significatives évolution du marché changement dactivité

41 41 Conclusion Rôle de lassistant Outre la responsabilité des travaux confiés tant en phase intérimaire quau préfinal : Prendre connaissance de lenvironnement de lentreprise et du mémo dapproche Responsabilité directe de la circularisation et de son exploitation, y compris les contrôle alternatifs


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