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Présentation classes virtuelles des 6 et 10 septembre 2012 Luce BOULBEN, DAF A3 Karin BANCILHON, DAF A3 Anne-Marie LOPES, STSI B1 Laurent AUGER, DASI Montpelier.

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1 Présentation classes virtuelles des 6 et 10 septembre 2012 Luce BOULBEN, DAF A3 Karin BANCILHON, DAF A3 Anne-Marie LOPES, STSI B1 Laurent AUGER, DASI Montpelier Yrielle MUR, DASI Montpellier 1 Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012

2 Périmètre, contexte et objectifs de GFC SEPA Présentation des évolutions apportées par GFC SEPA Pré-requis et installation de la version Autres informations et recommandations 2 Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012

3 Intervenants : DAF A3-maîtrise douvrage GFC Léquipe de la diffusion nationale GFC à la DASI.Montpellier STSI - Chef de projet national GFC 3 Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012

4 Périmètre, contexte, objectifs GFC SEPA – Généralisation 4 Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012

5 Rappel - Définition et périmètre SEPA Application dun règlement européen Le virement SEPA est un instrument de paiement en euros destiné à lexécution de transferts de fonds entre des comptes de clients – le donneur dordre et le bénéficiaire- ouverts dans des banques situés dans la zone SEPA et qui adhèrent au virement SEPA. Le périmètre géographique dutilisation des moyens de paiement européen est composé des 27 états de lUnion Européenne, de la Suisse, du Liechtenstein, de la Norvège, de lIslande et de Monaco. Lensemble de ces états constitue lespace SEPA. Pour la France, seuls la métropole et les 5 départements doutre-mer (Réunion, Guadeloupe, Martinique, Guyane, Mayotte) ainsi que Saint – Pierre et Miquelon font partie de lespace SEPA. Les collectivités doutre- mer que sont la Polynésie française, Wallis-et-Futuna et la Nouvelle Calédonie en sont exclues. 5 Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012 Périmètre – Contexte - Objectifs

6 Mise en œuvre du dispositif « SEPA – virements » induit pour GFC : - une modification du format des coordonnées bancaires des personnes physiques et morales et prévoit le remplacement du RIB et de la domiciliation bancaire respectivement par les IBAN et BIC. -un nouveau format pour les fichiers de règlement transmis aux services départementaux du trésor. -ce fichier peut contenir des paiements à destination de fournisseurs des pays SEPA et dont la banque a adhéré aux normes SEPA (en remplacement de lutilitaire DVINT) - la simplification de la nomenclature des modes de paiement : table standard pour métropole, DOM et TOM 6 Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012 Périmètre – Contexte - Objectifs Périmètre – Contexte - Objectifs

7 Autres applications interfacées avec GFC entrant dans le périmètre SEPA EFCI – Télétransmission des fichiers de règlement par Internet au format SEPA et non SEPA GOSPEL – Paie en EPLE Les fichiers de règlement devront être au format SEPA pour intégrer GFC – Comptabilité générale ( réception « paiement externe ») ( en cours) SIECLE - (BEE-GFE) – gestion des élèves Les fichiers de règlement des bourses nationales sont au format SEPA (réception « paiement externe ») 7 Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012 Périmètre – Contexte - Objectifs

8 Présentation des évolutions GFC SEPA – Généralisation 8 Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012

9 Les évolutions « GFC » qui seront décrites ci après ne concernent que les établissements Métropole et DOM avec références Les TOM ne sont pas dans la zone SEPA mais doivent passer la mise à jour SEPA car il nexiste quune seule version GFC Linstallation de cette version GFC SEPA doit être anticipée par rapport à la version GFC 2013 RCBC Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/20129 Principales Evolutions GFC SEPA Principales Evolutions GFC SEPA

10 Paramètres application Disparition de la notion zone SEPA et zone non SEPA Saisies et restitutions des coordonnées bancaires « RIB » et « domiciliation » disparaissent au profit des nouvelles coordonnées bancaires « IBAN » – « BIC » Modes de paiements Conversion des modes de paiement pour fournisseurs, tiers, bénéficiaires, destinataires Paramètres établissement CB/CG CG : Le libellé trésor est remplacé par le teneur du compte (onglet compte de dépôt) Constitution dun fichier de règlement au format SEPA Bordereau de transmission remplace le rapport daccompagnement Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/ Principales Evolutions GFC SEPA

11 Paramètres Application : disparition de lindication Zone SEPA pour tous les modules (ex Comptabilité Budgétaire) Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/ Principales Evolutions GFC SEPA

12 Saisie des coordonnées bancaires (fournisseurs, bénéficiaires et leurs tiers en création et modification) Seuls lIBAN et le BIC sont à saisir. LIBAN est contrôlé par GFC BIC : pas de clé de contrôle. Une vigilance particulière devra être apportée à cette saisie, tout erreur signifiant un rejet du règlement par la BdF. 2 contrôles ont pu être mis en place – un BIC = 8 ou 11 caractères et les 5 premiers caractères sont des lettres-. Le contrôle vérifiant sil existe déjà un fournisseur de même numéro de compte se fait sur lIBAN Le contrôle vérifiant lexistence de fournisseurs et de tiers du fournisseur de même numéro de compte se fait également sur lIBAN Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/ Principales Evolutions GFC SEPA

13 Ex : Ecran création dun fournisseur Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/ Principales Evolutions GFC SEPA

14 Restitution des nouvelles coordonnées bancaires dans les listes et écrans de saisie « Coordonnées bancaires » remplace « IBAN – BIC -RIB et domiciliation » dans lintitulé de la colonne Seuls lIBAN et le BIC sont imprimés à la suite du mode de paiement, il en est de même pour les tiers, bénéficiaires, destinataires Un Exemple de liste Restitution des coordonnées bancaires dans les extractions (fournisseurs et bénéficiaires) IBAN et BIC sont extraits Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/ Principales Evolutions GFC SEPA

15 Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/ Exemple de liste de fournisseur

16 Simplification des modes de paiements : Cette table est non modifiable pour la Métropole et les DOM mais reste modifiable pour les TOM CodeLibellé actuelLibellé Métropole/DOM Version GFC SEPA Libellé TOM Version GFC SEPA 1CNEsupprimé 2Caisse dépargnesupprimé 3Virement bancaireVirement bancaire SEPAVirement bancaire 4TP, TG, recettes municipalessupprimé 5Crédit municipalsupprimé 6Chèque trésor 7Perception, recettes financessupprimé 8Autres (nouveau)Autres 99EtrangerVirement NON SEPAEtranger Le mode de paiement « 8 – Autres » permet de traiter indifféremment les cas de paiement par prélèvement, par carte bancaire et dans le cadre de la compensation du comptable. 16 Présentation recette utilisateur GFC SEPA Principales Evolutions GFC SEPA Principales Evolutions GFC SEPA

17 Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/ Traitements concernés en Comptabilité Budgétaire - Paramètres établissement - Fournisseurs et Tiers - Approvisionnements - Liquidations - Mandatement - Reversement - Mémoires Principales Evolutions GFC SEPA Principales Evolutions GFC SEPA

18 Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/ Paramètres Etablissement Autres Informations sur le compte Libellé compte DFT au dessus des informations du compte Le RIB disparaît Principales Evolutions GFC SEPA Principales Evolutions GFC SEPA

19 Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/ Exemples de restitutions - Dépenses – Liquidations et mandatements Liste des liquidations en attente de mandatement : lintitulé « n° de compte » remplace le « RIB » et ce sont lIBAN et le BIC qui sont restitués dans cette zone. Document « Mandatement collectif »: Dans la colonne « Nom du créancier Compte à créditer » ce sont lIBAN et le BIC qui sont restitués Principales Evolutions GFC SEPA Principales Evolutions GFC SEPA

20 Les traitements concernés en Comptabilité Générale o Paramètres établissement o Ecritures automatiques o Bénéficiaires et Destinataires o Paiements o Réception paiements (internes et externes) o Paiements en attente o Validation des paiements (certificats du comptable, états de décompte) o Ordres de paiements o Règlement o Historique des paiements o Habilitation de régie o Ordres de recouvrement o Contentieux (relance amiable, avis avant poursuite) o Bordereaux chèques dencaissement o Développement compte Trésor Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/ Principales Evolutions GFC SEPA Principales Evolutions GFC SEPA

21 Paramètres agence et établissements – onglet compte de dépôt Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/ Le libellé trésor est remplacé par le teneur du compte pour lequel il est possible : De choisir parmi une liste déroulante De créer un nouveau teneur de compte (se positionner sur Nouvel intitulé pour le créer) Principales Evolutions GFC SEPA Principales Evolutions GFC SEPA

22 Paramètres agence et établissements – onglet compte de dépôt Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/ Saisir le nouvel intitulé ainsi que lIBAN et le BIC du teneur de compte si non trouvé dans la table pré remplie – situation exceptionnelle Principales Evolutions GFC SEPA Principales Evolutions GFC SEPA

23 Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/ Ecritures automatiques o Réception : Dans les DOM, le règlement par document nest plus proposé o Ecritures en attente (mandatement) : Dans les DOM, la case à cocher Disquette Banque de France nest plus proposée Paiements – réception –paiements internes… o Bénéficiaires et destinataires : mêmes principes quen CBUD o Réception paiement interne : regroupement des fournisseurs seffectue sur lIBAN o Etats de décompte, certificats du comptable, ordres de paiement… contiennent IBAN et BIC Principales Evolutions GFC SEPA Principales Evolutions GFC SEPA

24 Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/ Coordonnées bancaires Principales Evolutions GFC SEPA Principales Evolutions GFC SEPA

25 Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/ Paiement - règlement Limplantation géographique des établissements détermine leur classement en zone SEPA ou zone non SEPA Assistant de règlement : date de compensation est remplacée par date de règlement, cette date doit être postérieure de 1 à 45 jours à la date du jour La restitution des coordonnées bancaires est fonction des modes de paiement et de limplantation géographique de létablissement Le fichier de virement Métropole et DOM Le règlement seffectue uniquement au format SEPA. Le fichier contiendra des règlements à destination de fournisseurs SEPA ( Métropole – DOM – Pays de zone SEPA dont la banque du fournisseur ou du bénéficiaire a adhéré au SEPA) Le fichier de virements généré est au format xml (auparavant txt) TOM Sans changement Principales Evolutions GFC SEPA Principales Evolutions GFC SEPA

26 Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/ Lintégration des normes SEPA dans GFC et limpact sur les règlements peut se résumer de la façon suivante (Métropole – DOM): CodeMode de paiement Coordonnées bancaires Compte de paiement (par défaut) Modalités de Règlement - Documents 3Virement bancaire SEPA IBAN + BIC obligatoires avec contrôle de saisie 5159Fichier de règlement transmis via EFCI + Bordereau de transmission SCT + liste des règlements 6Chèques TrésorIBAN + BIC facultatifs pas de contrôle de la saisie 5159Liste des règlements par chèques trésor (inchangé) 8AutresIBAN + BIC facultatifs pas de contrôle de la saisie 5159Liste des règlements « Autres » (bordereau des autres paiements) 99Virement non SEPA IBAN + BIC facultatifs pas de contrôle de la saisie 5159Liste des règlements non sepa (correspond à la liste actuelle des virements à létranger) Principales Evolutions GFC SEPA Principales Evolutions GFC SEPA

27 Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/ Au bordereau daccompagnement se substitue le bordereau de transmission Principales Evolutions GFC SEPA Principales Evolutions GFC SEPA

28 Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/ Autres exemples de modifications Les sélections se font sur lIBAN Habilitation Régie : si ouverture dun compte courant pour le régisseur, saisie IBAN et BIC du compte de dépôt et pré affichage du teneur de compte de létablissement Encaissement : ordres de recouvrement, relances amiables, avis avant poursuite, bordereaux de chèques… restituent dorénavant l'intitulé du teneur de compte et IBAN /BIC du compte dé dépôt. Principales Evolutions GFC SEPA Principales Evolutions GFC SEPA

29 Pré requis et installation de la version GFC SEPA – Généralisation 29 Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012

30 Environnement : GFC SEPA a été qualifié : En monoposte sous Windows XP et Windows Seven En réseau pour les version minimum livré avec la version Mysql ou sous Horus 2.3 livré avec la version Mysql Installation de la version en monoposte et en réseau Horus 2.2: Installer la mise à jour GFC SEPA Lors de linstallation de la mise à jour pour SEPA un certain nombre de contrôles préalables sont effectués : Effectuer la mise à jour de la base : Afin de pouvoir utiliser GFC SEPA il faut procéder à la mise à jour de la base (Dans GfcAdmin menu Utilitaires lancer Mise à jour de la base pour SEPA) Installation de la version sous Horus 2.3 : fera lobjet dune notice détaillée. Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012 Page 30 Pré-requis et Installation de la version GFC SEPA

31 Pré-requis et vérifications avant la mise à jour GFC SEPA Le transfert des opérations dextourne entre CBUD 2012 et CGENE 2012 devra avoir été réalisé (ligne « réception » grisée après linstallation). Les mandats définitifs pourront être pris en charge après la mise à jour GFC SEPA. GFC SEPA ne permet pas une reprise des règlements émis sous le format RIB. Avant linstallation de GFC SEPA, la vérification de la prise en charge des derniers paiements sur les comptes DFT des établissements devra être effectuée par lagent comptable. Les comptes financiers 2012 dits « en cours dexercice » devront avoir été confectionnés avant linstallation de GFC SEPA : la version du compte financier mise à disposition en juillet ne sera pas adaptée à SEPA. Les changements de structure comptable (GFC CRIA) seront réalisés avant la mise à jour GFC SEPA. Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012 Page 31 Pré requis et installation de la version GFC SEPA

32 Contrôles effectués lors de linstallation de la mise à jour pour GFC SEPA En Comptabilité Budgétaire : o Tous les mandats doivent avoir été transférés en Comptabilité Générale o En labsence de transfert en attente dans une CBUD dun EPLE, lagent comptable sassurera également que tous les fichiers transférés ont bien été pris en charge dans sa compta et ont fait lobjet dun règlement. En Comptabilité Générale : o Toutes les écritures automatiques doivent avoir été validées o Tous les paiements internes doivent avoir été réceptionnés o Les paiements en attente doivent avoir été validés o Les paiements différés doivent avoir été traités o Les paiements validés doivent avoir été réglés Des messages sont affichés en fonction des contrôles effectués et linstallation est interrompue. Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012 Page 32 Pré requis et installation de la version GFC SEPA

33 GFC SEPA concerne un groupement comptable Coordination nécessaire de lensemble des établissements avec lagent comptable pour un passage simultané à GFC SEPA Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012 Page 33 Pré requis et installation de la version GFC SEPA

34 Avant de pouvoir travailler sur GFC SEPA il faut mettre la base au format SEPA. Tant que cette mise à jour na pas été faite laccès aux modules de GFC est impossible Un utilitaire présent dans le module GFC Administration (Menu Utilitaire – Mise à jour de la base pour SEPA) permet de mettre la base 2012 au format SEPA à laide dun assistant : Après avoir cliqué sur « Terminer » la mise à jour de la base pour SEPA sexécute. A la fin de la mise à jour un message vous informe que la mise à jour est terminée. Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012 Page 34 Pré requis et installation de la version GFC SEPA

35 Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/2012 Page 35 Pré requis et installation de la version GFC SEPA Le Bouton Fermer est actif. Un message davertissement sur les saisies prioritaires à effectuer saffiche (compte de dépôt) Une fois la mise à jour de la base effectuée loption « Mise à jour de la base pour SEPA « devient inactive (passe en grisé ) Cette mise à jour permet 2 éditions : -liste des fournisseurs et tiers qui nont pu être convertis aux nouveaux modes de paiement -liste des bénéficiaires et destinataires qui nont pu être convertis aux nouveaux modes de paiement

36 Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/ Mise à jour des fichiers Fournisseurs et Bénéficiaires Lors des tests utilisateurs, il a été constaté que certains fournisseurs et bénéficiaires navaient pas été mis à jour ou saisis avec des coordonnées IBAN/BIC comme GFC le propose depuis lexercice 2011 : fournisseurs et bénéficiaires comportent encore uniquement des données de type RIB et sont donc déclarés NON SEPA. Le nombre de corrections peut être conséquent aussi il est fortement conseillé aux EPLE danticiper et dinitier ce travail avec la version du module « Administration » de GFC (12.3) mise à disposition mi juillet Comme avec la version GFC SEPA, la version « Admin » permet lédition des fournisseurs et bénéficiaires à corriger. Autres informations et recommandations

37 Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/ Principales règles de conversion des modes de paiement pour fournisseurs, tiers, bénéficiaires et destinataires Point dattention : dans cette situation, les coordonnées bancaires sont à saisir. Ne pas oublier de modifier le mode de paiement attribué avec la conversion sinon ces règlements ne figureront pas dans le fichier et nécessiteront des ordres de paiement. Autres informations et recommandations Fournisseurs déclarés SEPA de mode de paiement 1(CNE),2 (Caisse d'Epargne),3 (Virement bancaire),4 (TP,TG, Recettes municipales),5 (Crédit municipal), 7 (Perception, recettes finances) Mode de paiement 3 (Virement bancaire SEPA) avec récupération IBAN BIC Fournisseurs déclarés NON SEPA avec modes de paiement 1, 2, 3, 4, 5, 7 Mode de paiement 99 Fournisseurs déclarés SEPA de mode de paiement 6 (Chèques trésor) mode de paiement 6 et récupération éventuelle des IBAN BIC Fournisseurs déclarés NON SEPA de mode de paiement 6 (Chèques Trésor) Même mode de paiement mais sans récupération de coordonnées bancaires Fournisseurs déclarés SEPA de mode de paiement 99 (Etranger) Mode de paiement 3 avec récupération des IBAN BIC Fournisseurs déclarés NON SEPA de mode de paiement 99 Conserve ce même mode de paiement

38 Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/ Adhésion des banques au virement SEPA - Lensemble des banques françaises a adhéré au virement SEPA. - Ce taux dadhésion varie pour les pays de lespace SEPA. - Afin de pouvoir prendre en compte dans le nouveau fichier de virement le paiement dun fournisseur dun pays SEPA, il devra être vérifié auprès de ce fournisseur si son établissement bancaire est adhérent : - Le site de lEPC (European Payments Council), organisme européen en charge de définir les règles fonctionnelles et techniques du SEPA, ainsi que le suivi et lacceptation des adhésions, dispose dun registre des banques ayant adhéré au virement SEPA. - Ce registre mis à jour tous les mois est consultable via le chemin suivant : Credit Transfer (virement SEPA)W>SCT Register of particpants>Download the Register of Participants. Fichiers des éditeurs privés - La généralisation des fichiers de virements aux normes SEPA concerne également les fichiers des logiciels déditeurs privés. - Il est rappelé quil appartient aux établissements concernés de prendre lattache de leur fournisseur afin que le format des fichiers de ces applications soient conformes aux attendus de lapplication GFC- transaction « paiements externes ». - Les informations sur ce format sont disponibles : sur le site de diffusion nationale de Montpellier ( sur le site intranet de la DAF (http://idaf.pleiade.education.frhttp://idaf.pleiade.education.fr - Point dattention : pour pouvoir bénéficier de la fonctionnalité « paiements externes » de GFC, le passage à la version SEPA dune application privée doit être réalisé de façon concomitante avec linstallation GFC SEPA. Autres informations et recommandations

39 Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/ Paramétrage de SIECLE (GFE) Dans la base SIECLE le passage aux normes SEPA a déjà été effectué. Toutefois, pour que GFE génère des fichiers paiements au format SEPA, il faut faire une mise à jour de la base SIECLE. Vous trouverez sur le site un script pour ce fairehttp://diff.in.ac-nancy-metz.fr Point dattention : lors du passage à la norme SEPA, certains BIC nont pu être générés, car le RIB enregistré en base correspond à une banque fermée. Les gestionnaires doivent contrôler les coordonnées bancaires des familles excédentaires. Pour cela, ils ont à leur disposition des listes qui peuvent être demandées dans la fonctionnalité « Listes de constatation ». Installation version EFCI Pour prendre en compte les fichiers au format SEPA, EFCI a du être modifié. Cette version que vous pouvez trouver sur le site doit être installée avant tout envoi de fichiers paiement de GFC-SEPAhttp://diff.in.ac-paris.fr Autres informations et recommandations

40 Questions Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/201240

41 Présentation GFC SEPA classes virtuelles 6 et 10/09/ MERCI POUR VOTRE PARTICIPATION Et VOTRE ATTENTION


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