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1 22 mars 2012 - NANCY Journée dinformation des directions dEPS et des comptables de la DGFiP Lorraine, Alsace, Champagne-Ardennes, Franche-Comté Fiabilisation.

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1 1 22 mars NANCY Journée dinformation des directions dEPS et des comptables de la DGFiP Lorraine, Alsace, Champagne-Ardennes, Franche-Comté Fiabilisation des comptes des établissements publics de santé 1 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

2 2 Intervention des directeurs M. Jean-François BENEVISE Directeur général de l Agence Régionale de Santé Lorraine M. Jacques PERREAULT Directeur régional des finances publiques 2 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

3 3 Présentation des équipes en administration centrale DGOS Sous-direction du pilotage de la performance des acteurs de loffre de soins (bureau PF1) Yann LHOMME DGFIP Sous-direction de la gestion financière des collectivités locales (bureau CL1B) et Mission Doctrine comptable et contrôle interne Valérie JARLAUD-VIALLE Arnaud BILLON Alain LASKAWIEC 3 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

4 4 Objectifs de la journée Présenter les informations de base sur le projet et en particulier les objectifs fixés pour Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

5 5 Ordre du jour Interventions : directeur général de l ARS, directeur régional des finances publiques Cadre général du projet Dispositif général daccompagnement du projet Le rôle des référents ARS et correspondants DRFIP Objectifs 2012 Rappel des recommandations et axes de travail exposés dans le guide de fiabilisation des comptes Le volet comptable Les expérimentations Pause déjeuner Échange sur le contenu de la matinée Le contrôle interne comptable et financier Présentation de l offre de formation 5 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

6 6 CADRE GÉNÉRAL DU PROJET 6 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

7 7 Les textes Article 17 de la loi du 21 juillet 2009 portant réforme de lhôpital et relative aux patients, à la santé et aux territoires : I – Larticle L du code de la santé publique est ainsi rédigé : « ART. L – Les comptes des établissements publics de santé définis par décret sont certifiés. Les modalités de certification, par un commissaire aux comptes ou par la Cour des comptes, sont fixées par voie réglementaire. » II – Le I sapplique au plus tard aux comptes du premier exercice qui commence quatre ans à compter de la publication de la présente loi. Les établissements concernés seront définis par décret ; Un texte précisera la répartition entre Cour des comptes et commissaires aux comptes ; Mise en œuvre sur les comptes de lexercice 2014 au plus tard. Circulaire interministérielle DGOS/DGFIP/2011/391 du 10 octobre 2011 relative au lancement du projet de fiabilisation des comptes de lensemble des établissements publics de santé Concerne tous les établissements publics de santé Applicable depuis sa diffusion 7 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

8 8 Un cadre juridique appelé à évoluer Adaptation du code des juridictions financières (loi et décret en CE) : modalités de certification par la Cour des comptes ; Adaptation du code de la santé publique (décret en CE) : états financiers soumis à certification, calendrier de clôture des comptes, modalités dapprobation des comptes par le conseil de surveillance ; Décret (simple) définissant les établissements soumis à certification des comptes ; Des arrêtés modificatifs : compte financier, M21. 8 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

9 9 Un cadre progressif : la fiabilisation de tous les comptes, puis la certification des comptes de certains EPS non définis à ce jour 9 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques Sur les comptes de ères avancées dès 2012

10 10 Des échéances Fiabilisation des comptes : en cours, durée indéterminée, des résultats tangibles au terme de 2 à 3 années Pour 2012, des objectifs réalistes sinscrivant dans une démarche pragmatique et progressive damélioration de la qualité des comptes Certification des comptes : dans le cadre législatif actuel, sur les comptes de 2014, résultat de laudit de certification à la fin du 1 er semestre Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

11 11 Gouvernance du projet - groupes de travail Un Comité de pilotage DGOS, DGFIP, Cour des comptes, associant en formation élargie la FHF, les conférences de directeurs, un délégué du directeur général des finances publiques. Des groupes de travail nationaux pluridisciplinaires, pilotés par la DGOS, la DGFIP et la Cour des comptes, auxquels ont participé des experts Représentants des établissements : directeurs financiers, médecins DIM, directeurs des systèmes dinformation ; Comptables hospitaliers ; Enseignant de linstitut du management – EHESP ; Représentants des ARS ; Magistrats financiers ; Compagnie nationale des commissaires aux comptes et commissaires aux comptes représentant 7 cabinets différents 11

12 12 Un intérêt pour le management et la performance de létablissement Démarche de maîtrise des risques Sécurisation et amélioration de la gestion Comparable aux démarches qualité connues dans le domaine médical (accréditation, recherche des évènements indésirables, …) Dispositif proportionné aux enjeux et aux moyens Arbitrage Fiabilité de linformation comptable Pilotage et fonctionnement interne Confiance des interlocuteurs internes et externes (tutelle, prêteurs, juridictions) Projet managérial Communication interne Diagnostic de lorganisation Valorisation de lexistant et des savoirs faire 12 Direction générale de lffre de soins Direction générale des finances publiques

13 13 DISPOSITIF GÉNÉRAL DACCOMPAGNEMENT DU PROJET 13 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

14 14 Lorganisation générale 14 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

15 15 Des mesures daccompagnement générales La poursuite de lélaboration et de la diffusion de la documentation sur le site Internet Une offre de service de la DGFIP pour accompagner le renforcement du contrôle interne comptable et financier dans les établissements les plus importants. La FHF et ses délégations régionales ainsi que les deux conférences de directeurs de CHRU et de CH accompagnent également le projet selon des modalités qui leurs sont propres 15 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

16 16 Des offres de formation Un projet doffre de formation conjointe EHESP/ENFIP sur la comptabilité et le contrôle interne, disponible à partir du 2 ème semestre 2012 Formations conjointes ouvertes à tous les publics : personnels des hôpitaux, ARS, réseau de la DGFIP Dispensées au niveau régional, au plus près des acteurs Modules de 2 jours Une offre de formation de lANFH sur la sensibilisation à la démarche à mettre en œuvre et à ses contraintes documentaires, disponible au 1 er trimestre 2012 Pour les personnels hospitaliers; Stage de 2 jours 16 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

17 17 Le rôle du référent ARS et du correspondant DRFiP 17 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

18 18 Alsace : Joseph EICHENLAUB (ARS) / Patricia GOELLER (DRFiP) Champagne-Ardennes : Fanny MANET (ARS) / Cyril PROUDHON (DRFiP) Franche Comté : Agnès HOCHART (ARS) / Géraldine BRAUN (DRFiP) Lorraine : Brice MARGRAITTE (ARS) / Barbara HITTINGER (DRFiP) Les référents ARS et correspondants en DRFIP qui sont ils ? 18 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

19 19 Animent conjointement le projet Assurent le secrétariat du comité de pilotage régional mis en place à linitiative de lARS et des DRFiP et qui associe les représentants des EPS et des services de lEtat Apportent aux établissements une assistance de 1 er niveau pour résoudre les difficultés dans la démarche ou dans ses conséquences, par exemple comptables Relaient vers les administrations centrales les informations sur lavancement du projet Favorisent la création dun réseau dexperts volontaires qui viennent en appui de leur action Les référents ARS et correspondants en DRFIP vous accompagnent 19 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

20 20 Les objectifs 2012 pour les EPS et les comptables de la DGFiP Intégrer dans la démarche de production et darrêté des comptes lobjectif dimage fidèle en ciblant en priorité les problématiques à enjeux ; se placer dans une trajectoire de progrès 20 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

21 21 1. Fiabiliser la qualité des comptes publics : Répondre à un impératif démocratique, en justifiant de lemploi des fonds publics (articles 13, 14 et 15 de la Déclaration des droits de l'homme et du citoyen). Larticle de la Constitution dispose que « les comptes des administrations publiques sont réguliers et sincères. Ils donnent une image fidèle du résultat de leur gestion, de leur patrimoine et de leur situation financière ». En tant quadministrations publiques, les établissements publics de santé sont soumis à ces dispositions constitutionnelles. Certains d'entre eux seront en outre soumis à une certification des comptes (article L du code de la santé publique) qui ne constitue pas en soi un objectif, mais un moyen complémentaire pour atteindre l'objectif de qualité comptable. L'objectif de qualité comptable

22 22 L'objectif de qualité comptable Pourquoi fiabiliser la qualité des comptes publics ? Disposer d'une information sur la situation patrimoniale et financière de l'établissement. Accroître lutilisation des comptes dans la gestion pour plus d'efficacité (contrôle de gestion, comptabilité analytique, analyse financière prospective…). Aider dans la gestion des finances publiques : une transparence sur la situation financière (qualité des prévisions budgétaires par une meilleure connaissance de l'obsolescence à venir des actifs, des provisions et engagements…). Mieux connaître les charges actuelles et futures (charges à payer, provisions pour risques et charges…)

23 23 2. Participer à la gouvernance de l'établissement public de santé en améliorant la gestion des risques Les travaux sur la qualité comptable, qui passent par le levier du contrôle interne, impliquent une démarche qualité qui a des conséquences positives sur l'ensemble de l'organisme. Il s'agit d'une méthode de maîtrise des risques pour atteindre les objectifs et se confond avec cette démarche qualité. pour sécuriser les procédures financières, par l'identification et la maîtrise des risques comptables et financiers, y compris sur le plan informatique et répondre aux besoins opérationnels des établissements publics en matière : de performance des processus de gestion ; de réduction des coûts de non qualité ; damélioration de la sécurité juridique et financière. L'objectif de qualité comptable

24 24 7 objectifs cibles pour les hôpitaux en Diagnostic conjoint (ordonnateur / comptable) de la qualité des comptes 2.Diagnostic conjoint (ordonnateur / comptable) du contrôle interne comptable 3.Initier la mise à jour de linventaire (ouverture de travaux sur le recensement physique des immobilisations) 4.Initier le recensement et la comptabilisation des dépréciations et provisions dans le cadre dun plan daction global de mise à niveau de la comptabilité de létablissement 5.Analyse des créances irrécouvrables et plan daction 6.Préparer lannexe du compte financier 2012 (cf. évolution du format réglementaire) 7.Développer les compétences nécessaires (cf. la directive nationale dorientation pour le personnel hospitalier) 24 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

25 25 Diagnostic conjoint (ordonnateur / comptable) de la qualité des comptes 1.A partir des éléments et outils déjà disponibles : rapport des juridictions financières (CRC…), outils de qualité comptable mis en place par la DGFiP…; 2.En complétant par un examen «critique» des comptes (contenu, justification, évaluation,…) afin de renforcer la sincérité du bilan d ouverture 2014; 3.Cela passe par une analyse des postes du bilan présentant des soldes aux montants significatifs et constituant des enjeux de sincérité des états financiers: comptes de racines 10, 13, 14, 15, 203, 21, 238 et bien évidemment les comptes de classe 4 Ce diagnostic va déboucher sur lidentification danomalies comptables qui seront corrigées selon la procédure définie en application de lavis du conseil de normalisation des comptes publics (C.No.C.P) du 27 mai 2011 sans impact sur le résultat de lexercice. Cet avis est explicité dans une fiche mise en ligne sur le site du ministère de la Santé spécifiquement concerné par la fiabilisation des comptes. 25 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

26 26 Diagnostic conjoint du contrôle interne comptable 1.Diagnostic conjoint du contrôle interne comptable Travail à partir des cartographies des risques comptables établies conjointement par la DGOS, la DGFiP et les praticiens dans le cadre des groupes de travail Définir un plan daction pour mettre en place les mesures complémentaires permettant de renforcer le dispositif de contrôle interne existant 26 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

27 27 Initier la mise à jour de linventaire 1.Initier la mise à jour de linventaire en commençant à brève échéance par des travaux nécessaires pour disposer d un recensement physique des immobilisations conforme; 2.Se concentrer en priorité sur les éléments les plus significatifs : terrains, immeubles, plateaux techniques, véhicules…; 3.Cette démarche est détaillée par la fiche ad hoc mise en ligne sur le site du ministère de la Santé. 27 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

28 28 Initier le recensement et la comptabilisation des dépréciations et provisions 1.Les provisions et dépréciations sont une des thématiques essentielles dans le cadre de la fiabilité des comptes; 2.Il peut être relativement aisé de progresser de façon significative sur ce secteur (travaux de gestion plus limités que pour linventaire); 3.A cette fin, il conviendrait idéalement de mener un travail conjoint (ordonnateur / comptable) permettant que le comptable dispose d éléments explicitant les soldes présents dans ses comptes afin de s assurer que les opérations comptabilisées répondent bien aux conditions de constitution de provisions selon le référentiel M 21 et en application du PCG; 4.Faire apparaître les opérations imparfaites et procéder aux régularisations par « corrections d erreur » 28 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

29 29 Analyse des créances irrécouvrables et plan daction 1.La présence dans les comptes de créances dont lirrecouvrabilité est avérée nuit à limage fidèle ; dès lors le certificateur a la possibilité de demander leur apurement immédiat, à défaut leur maintien dans les comptes justifierait une réserve. 2.Une fiche spécifique traite de cette problématique ; elle rappelle : La constatation de dépréciations (contestation, difficultés de recouvrement) y compris par des méthodes dites « statistiques » décrites dans lannexe ; La révision annuelle des dépréciations ; L admission en non valeur dès lirrecouvrabilité La possibilité de plans d apurement pluriannuel pour le stock actuel de créances irrécouvrables et pour la «montée en charge» des dépréciations 29 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

30 30 Préparer lannexe du compte financier Un compte financier est remanié pour mieux distinguer : 1.la partie soumise à certification (états financiers : bilan, résultat, annexe ; 2.la partie non soumise à certification : exécution de l EPRD); 2.Une annexe rénovée est « créée » pour mieux rendre compte de la situation comptable, financière et patrimoniale de l établissement notamment afin de rendre transparents les éléments propices à une exacte justifications des soldes et des montants (méthodes comptables, évènements postérieurs à la clôture….) 30 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

31 31 Un compte financier remanié en 2012 Compte financier Etats financiers soumis à certification Bilan (E1) Compte de résultat Annexe (enrichie) Rapport de gestion (nouveau) Eléments non certifiés. Exécution EPRD (A, B).Résultats (C).Affectation résultats (D).Gestion patrimoniale (E sauf E1) 31 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

32 32 Une annexe enrichie 32 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques Remarque : les é l é ments en gras existent dans la version actuelle du compte financier, les é l é ments en rouge seraient automatis é s, les é l é ments en bleu en « r é daction libre » (trame à pr é ciser ult é rieurement)

33 33 Développer les compétences nécessaires 1.Développer les compétences nécessaires (cf. la directive nationale dorientation pour le personnel hospitalier) 2.Utiliser les modules des écoles : comptabilité et contrôle interne (2012); 1 module expertise accessible après test : comptabilité (2013); Ouverte à tous les publics : établissements, comptables; Dispensée par les 2 écoles au plus près des bénéficiaires; Les référents ARS et correspondants DRFIP recueilleront les besoins et planifieront les formations en liaison avec les 2 écoles 33 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

34 34 Les objectifs 2012 pour les administrations centrales 34 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

35 35 Objectifs de ladministration centrale en 2012 Poursuivre lélaboration du cadre général de la fiabilisation et de la certification des comptes (cadre juridique notamment ou dossier permanent de clôture) Poursuivre la mise à disposition des outils pour les établissements Assister et soutenir lentrée dans la phase opérationnelle du projet Développer une offre de formation conjointe avec un partenariat officialisé entre lENFiP et lEHESP Suivre lavancement de la fiabilisation des comptes 35 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

36 36 Rappel des recommandations et des axes de travail exposés dans le guide de fiabilisation des comptes

37 37 Les recommandations Projet piloté par le chef détablissement et partagé avec le comptable associé au diagnostic, à lélaboration du plan daction et à sa mise en œuvre Implication personnelle du chef détablissement : cest un projet managérial avant tout Progressivité, adéquation des objectifs aux moyens disponibles, prise en compte de lensemble des projets pesant sur les services des 2 réseaux Une démarche échelonnée dans le temps, prenant en compte les améliorations apportées par les autres projets Lisser les travaux et leurs impacts organisationnels et financiers dans le temps Intégrer lobjectif de certification des comptes surtout pour les plus gros établissements Traiter en priorité les anomalies les plus importantes et les risques majeurs 37 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

38 38 Les axes de travail identifiés 38 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques Renforcement

39 39 La problématique du système dinformation 1.Des systèmes dinformation nécessairement imbriqués mais intégrant dautres acteurs que l ordonnateur et le comptable : les éditeurs hospitaliers; le programme Hélios 2.Un protocole qui doit dès à présent être optimisé : le protocole H permet la transmission des informations budgétaires et comptables mais ses fonctionnalités ne sont pas toujours bien utilisées; l identification de marge de progression : la problématique des opérations semi budgétaires; la problématique des opérations de rattachement; la problématique des amortissements. 3.Le protocole PESV2 : une obligation réglementaire au 1/01/ arrêté du 3 août 2011: Pour assurer un meilleur passage au PESV2 et à sa précision, transmettre les opérations correctement, il convient dores et déjà de mieux utiliser le protocole H. 39

40 40 Un macroplanning intégré au guide de fiabilisation Avec pour 2012 les actions suivantes : Renforcement du CICF sur les processus à forts enjeux Documentation des procédures Travaux sur les immobilisations Autres opérations de fiabilisation du bilan et présentation du compte financier selon la nouvelle procédure Adaptation si nécessaire et documentation des systèmes d information 40 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

41 41 Le volet comptable 41 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

42 42 La M21 est un référentiel dont la qualité est reconnue mais qui nécessitera quelques adaptations au regard de la démarche engagée Des évolutions C ORRECTIONS D ÉCRITURES, CHANGEMENT DE MÉTHODES ET D ÉVALUATION P ROVISIONS RÉGLEMENTÉES : CET Des clarifications A MORTISSEMENT PRORATA TEMPORIS PRIVILÉGIÉ, SUPPRESSION AMORTISSEMENT PROGRESSIF P ROVISIONS RÉGLEMENTÉES : CET, PROPRE ASSUREUR, RENOUVELLEMENT DES IMMOBILISATIONS C OMPLÉMENT DE DOTATION / SUBVENTION 42 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

43 43 Des sujets comptables sensibles appelant une évolution des pratiques Corrections derreurs et omissions Inventaire (immobilisations incorporelles, immeubles, autres immobilisations corporelles) Dépréciations (à relier à la qualité des titres de recette) et provisions Amortissements Distinction charges / immobilisations ; dette financière Reports de charges (constats récurrents des juridictions financières) => des fiches thématiques sur Internet 43 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

44 44 Focus : les corrections derreurs Avis du CNoCP sur les corrections derreurs (+ changements de méthode et d évaluation) Correction par situation nette (haut de bilan) sans impact sur le résultat de l exercice Une fiche pratique en ligne Le stock au 1er janvier de l exercice de correction est reconstitué conformément à l avis ; le flux de l exercice est comptabilisé au compte de résultat conformément à la règle de droit commun Une distinction entre les opérations terminées (exemple : intégration d une immobilisation non antérieurement comptabilisée) : régularisation par le compte ; les opérations en cours (exemple : provision ou dépréciation) : régularisation par le compte Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

45 45 Les expérimentations

46 46 Des expérimentations DGFiP en cours äUne expérimentation en cours avec 3 directions locales (Finistère - Ille et Vilaine - Loire) et 6 comptables hospitaliers depuis äExtension en 2012 : DRFiP Rhône Alpes (recette HCL) et Alsace (recette HUS) 46 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

47 47 Objectif 1 : recenser les pratiques à encourager/abandonner pour fiabiliser les comptes des EPS en intégrant la dimension précocité de larrêté des comptes afin danticiper la nécessaire réduction du temps qui sera imparti du fait des étapes supplémentaires avant lapprobation des comptes, en cas de certification. Doù, une réflexion sur : organisation du centre des finances publiques ; utilisation outils de fiabilisation comptable existant (CCAH/IASQCL puis IQCL-Delphes) ; passation et justification des écritures à forts enjeux en terme de qualité des états financiers, vu le champ de la certification. Objectif 2 : initier une démarche de formalisation du contrôle interne via notamment lutilisation du logiciel AGIR dont les objectifs intégreront les items du contrôle interne comptable des EPS. AGIR a été mise à jour afin de permettre aux comptables expérimentateurs de formaliser les contrôles effectuées sur les écritures à fort enjeux (TOP ECRITURES). Le bureau CL1B accompagne ces unités afin de s assurer de la correcte réalisation de ces contrôles de supervision a posteriori ainsi que leur formalisation dans AGIR. DGFiP : nouvelles pratiques comptables nécessaires à la fiabilisation /certification des comptes des EPS

48 48 Thèmes et opérations abordés : organisation de l arrêté annuel des comptes et la qualité des opérations comptables de fin dexercice ; tenue de l inventaire (entrée, sortie, amortissements, échanges de données…) et justifications ; provisions réglementées (compte 14) et de droit commun (compte 15) et justifications ; dépréciations (notamment celles concernant les créances dont le risque dirrécouvrabilité apparaît) et justifications opérations relatives à la taxe sur la valeur ajoutée et autres impôts commerciaux et leurs justification ; gestion des fonds des personnes hébergées (de la prise en charge d un dossier à la comptabilisation des décaissements) et justifications. Ces travaux permettent daboutir à des bilans « coût / avantage » sur les processus observés. Dautres thèmes pourront être abordés dans le cadre de l année 2012 (produits divers, stocks). DGFiP : nouvelles pratiques comptables nécessaires à la fiabilisation/certification des comptes des EPS

49 49 A écarter Absence dorganisation partagée avec l ordonnateur. Cette organisation doit être formalisée entre les parties Absence de suivi de la «campagne budgétaire» ce qui peut retarder la détention exhaustive des éléments budgétaires (EPRD initial et autres décisions de régulation budgétaire infra-annuelles) Opérations de cessions des immobilisations amortissables non enregistrées exhaustivement lors de l émission du titre au compte 775 A encourager Formalisation des calendriers de clôture intégrant l ensemble des services de l établissement ; un traitement différencié pouvant être admis du fait des opérations initiées par ces services (mandatement, titre, opérations dordre par exemple) Justifier le titre concernant l activité de la fin de lannée (T2A de décembre) via les éléments issus de l e-PMSI Premiers enseignements en matière darrêté des comptes annuels

50 50 Premiers enseignements en matière darrêté des comptes Dans lidéal Viser un compte financier provisoire pour le 31/1/N+1 pour procéder à lensemble des derniers ajustements. Point de vigilance En cas de refus express de l EPRD : suivre de près les suites de cette décision. En effet, cela peut poser des difficultés dajustement des données budgétaires

51 51 Le contrôle interne comptable et financier 51 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques Enjeu et principes Offre de service de la DGFiP Offre de service de la DGFiP

52 52 Fiabiliser la qualité des comptes publics : Larticle 47-2 de la Constitution dispose que « les comptes des administrations publiques sont réguliers et sincères. Ils donnent une image fidèle du résultat de leur gestion, de leur patrimoine et de leur situation financière ». disposer d'une information fiable sur la situation patrimoniale et financière de l'établissement Accroître lutilisation des comptes dans la gestion pour plus d'efficacité (contrôle de gestion, comptabilité analytique, analyse financière prospective…). une transparence sur la situation financière (qualité des prévisions budgétaires par une meilleure connaissance de l'obsolescence à venir des actifs, des provisions et engagements…). Mieux connaître les charges actuelles et futures (charges à payer, provisions pour risques et charges…). L'Enjeu : l'objectif de qualité comptable

53 53 L'Enjeu : l'objectif de qualité comptable La démarche de contrôle interne comptable et financier sinscrit dans le dispositif global de contrôle interne. À ce titre, elle participe pleinement de la gouvernance de l'établissement. Il s'agit d'une méthode de maîtrise des risques pour atteindre les objectifs et se confond avec une démarche qualité. Elle répond ainsi aux besoins opérationnels des établissements publics en matière : de performance des processus de gestion ; de réduction des coûts de non qualité ; damélioration de la sécurité juridique et financière.

54 54 Le levier : la démarche de contrôle interne comptable et financier Qu'est-ce que le contrôle interne ? Le contrôle interne comptable et financier (ou maîtrise des risques comptables et financiers) est lensemble des dispositifs formalisés et permanents, choisis par le directeur et le comptable, mis en œuvre par les responsables de tous les niveaux, qui visent à maîtriser les risques liés à la réalisation de lobjectif de qualité comptable et financière de chaque établissement public de santé. Le CICF est donc un dispositif permettant de couvrir les risques comptables et financiers. Il couvre les activités de lensemble des services de l'établissement public de santé, ainsi que celles du comptable public au sein de la DGFiP.

55 55 Toute structure a, par définition, un contrôle interne, cest-à-dire une démarche lui permettant d'atteindre ses objectifs en maîtrisant ses risques. 1. Il s'agit tout d'abord d'introduire, dans un cadre "normé et formalisé«, un pilotage de l'approche par les risques et par les enjeux : la gouvernance Avec la mise en place d'une structure faisant appel à la collégialité ; Ce point est d'autant plus important que certains acteurs (logistique, informatique, acteurs du "cœur" d'activité de l'entité) ne sont pas nécessairement sensibilisés au fait qu'ils initient à leur niveau les opérations comptables et financières. Avec la structuration de l'auto-évaluation : soit par l'encadrement (diagnostic) soit par une structure dédiée et nettement distincte des opérationnels : l'audit interne Le contrôle interne : un changement ?

56 56 2. Le second point est de sortir d'une conception de pure régularité pour hiérarchiser les enjeux et les risques : Prendre en compte l'incertitude liée à la conformité, notamment des états financiers. Des états financiers ne seront jamais exacts au centimes prêts. On parle d'abord d'image fidèle et les commissaires aux comptes travaillent en fonction de seuils de signification. De même, il y aura toujours des erreurs dans les opérations financières. Cette logique d'approche en fonction des enjeux, et des risques qui leur sont associés, implique de faire des choix matérialisés dans une cartographie des risques et/ou un plan d'action et/ou un plan de contrôle (par exemple, le contrôle hiérarchisé de la dépense pour le comptable). L'approche par les enjeux et les risques induit : une progressivité, une pluri - annualité de la démarche de contrôle interne ; la nécessité d'assumer des risques pour lesquels on admet que les mesures de couverture (les mesures de contrôle interne) seront réduites => logique darbitrage coûts/avantages Le contrôle interne : un changement ?

57 57 4.Cette approche par les risques et les enjeux suppose une traçabilité de l'activité financière et comptable Cette traçabilité (piste d'audit…) permet, tout d'abord, l'auditabilité des comptes. Elle est surtout indispensable pour pouvoir asseoir la démarche de contrôle interne : il est particulièrement difficile d'évaluer, de diagnostiquer…sans disposer d'une information traçable, qualitative ou quantitative sur laquelle travailler. Il s'agit de l'activité des acteurs, des résultats des contrôles et des anomalies détectées (automatiquement ou non), mais également de l'ensemble des appréciations qualitatives faites sur le fonctionnement financier et comptable. Le contrôle interne : un changement ? 3. L'approche par les enjeux et les risques suppose une veille permanente Il s'agit d'abord d'une veille externe : veille juridique, informatique, etc. Plus profondément, la ré-ingénierie ou la réflexion périodique sur les procédures mises en œuvre (ou simplifications, ou comité d'utilisateurs…) constitue un point essentiel de la démarche de contrôle interne. Elle passe en particulier par le diagnostic ou l'audit, mais également par toute autre démarche similaire, et se traduit par l'enrichissement du plan d'action.

58 58 Une méthode pragmatique Des outils à disposition des comptables pour réaliser un diagnostic global partagé, sous l angle : – de la qualité des comptes à partir du résultat : des Contrôles comptables automatisés (CCA) du poste de lanalyse de lIQCL permettant de mettre en évidence les anomalies – de la qualité des procédures à partir du résultat : CCA-IQCL restitutions CHD Restitutions des anomalies de pré-visa

59 59 Les cartographies des risques : un simple outil Des cartographies type proposées sur le site Internet résultant des travaux menés avec les experts métiers : DAF, comptables, magistrats des CRC, CAC Une cartographie des risques pour chaque cycle : recettes, immobilisations, personnel, achats, emprunts/trésorerie, fonds déposés Elles servent à : Faciliter la démarche et le diagnostic Permettre de visualiser lensemble dun processus Repérer les points à fort enjeu et/ou fort risque La cartographie type : Reflète une situation appréciée, à dire dexperts, de manière générale et théorique Identifie les risques les plus fréquemment rencontrés Propose des exemples de mesures des risques La cartographie type proposée à lappui du guide de fiabilisation nest pas un modèle dorganisation à reproduire dans les établissements 59 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

60 60 Lidentification des opérations entrant dans le cadre du contrôle interne Lidentification des opérations entrant dans le cadre du contrôle interne – Toutes les opérations ayant un impact sur la qualité des comptes des EPS, depuis celles initiées par lordonnateur jusquà celles réalisées par le comptable, entrent dans le cadre du dispositif de contrôle interne comptable – La démarche consistera à identifier toutes les opérations financières et patrimoniales des EPS concernées puis à les regrouper par cycles, processus, procédure, taches et risques associés : Les outils du contrôle interne La cartographie des processus

61 61 La cartographie des risques comptables est structurée en 6 composantes Cycles dactivité / Processus / Procédures /Tâches Acteurs : décrit la tâche identifiée : chez lordonnateur ou le comptable Risques : définit le risques les plus courants constatés par les professionnels ayant participé à lélaboration de la cartographie Objectifs de qualité comptable, définis par les normes : régularité, sincérité, exactitude, exhaustivité, imputation, rattachement… Les impacts : définissent le niveau estimé des risques. Exemples de maîtrise des risques : exemples de bonnes pratiques doutil ou dorganisation, proposées par les membres du GT Les outils du contrôle interne La cartographie des processus

62 62 Un exemple : les immobilisations

63 63 Un exemple : les immobilisations A partir de la cartographie « vide », chaque établissement peut réaliser in situ, son propre diagnostic des risques

64 64 Les cartographies des risques : un simple outil La cartographie des risques dun établissement donné tiendra compte de son organisation, de ses propres risques et des mesures de maîtrise des risques quil met en place : des modèles non remplis sont mis à disposition sur Internet (cf. le guide de fiabilisation des comptes qui explique clairement lutilité de cet outil) La réalisation dune cartographie ne constitue pas un objectif en soi, mais elle facilite lidentification des risques et lélaboration dun plan daction Pas dobligation pour les établissements de réaliser une cartographie des risques par cycle aussi complète que celles proposées Mais il est probable que leurs travaux de développement du contrôle interne comptable les conduisent naturellement à élaborer de tels documents, au moment et sous la forme quils jugeront opportuns Intérêt du management et des certificateurs pour ces cartographies Elles facilitent leur prise de connaissance de lactivité comptable et financière de létablissement et lidentification des risques qui sont très circonscrits: Elles réduisent la marge dincertitude des certificateurs face à une nouvelle structure La réingéniérie éventuelle des processus peut entraîner une réduction des coûts de fonctionnement 64 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

65 65 Priorités pour 2012 / 2013 Prise de connaissance et analyse de lexistant : Informer et former léquipe et les collaborateurs à la démarche. Diagnostiquer chaque processus mis en œuvre au sein de létablissement pour évaluer les risques comptables et financiers (Cartographie des risques) Évaluer les outils informatiques et les mesures dévolutions nécessaires (comparaison avec dautres établissements, revoir les besoins au regard de lobjectif de fiabilisation des comptes…) Définir les mesures à mettre en œuvre pour maîtriser ces risques en tenant compte notamment des chantiers déjà existant permettant de se situer dans une « trajectoire » de fiabilisation et de sécurisation de la procédure Définir le plan daction à mettre en œuvre pour renforcer le dispositif de contrôle interne : Évaluer le coût de chacune de ces mesures à rapprocher de limpact financier du risque considéré (raisonner par enjeux prioritairement) Arbitrer sur les mesures de couverture des risques à appliquer. Centrer sur les processus à fort impact : Haut de bilan (Parc immobilier, provisions, dette, subventions dinvestissement…) Opérations de fin dexercice…. Intégrer la problématique des contrôles internes dans les évolutions informatiques commandées aux éditeurs;

66 66 L'offre de service ciblée de la DGFiP au profit des CHR Il s'agit d'appuyer et d'accompagner les établissements publics de santé les plus importants dans le renforcement de leur démarche de contrôle interne. Cette offre de service : – repose sur le volontariat des établissements publics de santé ; – est complémentaire par rapport à l'ensemble des travaux entrepris et de la documentation élaborée ; – est fondée sur l'expertise que peut apporter la DGFiP en matière de contrôle interne comptable et financier ; – s'inscrit dans une démarche progressive, pluriannuelle, adaptée et mesurée aux risques propre à chaque établissement dans le cadre de son renforcement du contrôle interne : s'appuyer sur l'existant pour l'améliorer ; – se limite au périmètre de la qualité comptable.

67 67 Formation Lenquête exprime le besoin général de mise à niveau en comptabilité M21 et de formation en contrôle interne comptable, et dans certains cas moins fréquents de formation en conduite de projet Recueil davis sur le projet de formation ENFIP/EHESP : 2 modules initiation de 2 jours : comptabilité et contrôle interne (2012) 1 module expertise accessible après test : comptabilité (2013) Ouverte à tous les publics : ARS, DRFIP, établissements, comptables Dispensée par les 2 écoles au plus près des services : en région Concours requis des référents ARS et correspondants DRFIP pour recueillir les besoins et planifier les formations en liaison avec les 2 écoles 67 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

68 68 Les éléments essentiels 68 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

69 69 Un intérêt pour le management et la performance de létablissement Démarche de maîtrise des risques Sécurisation et amélioration de la gestion Comparable aux démarches qualité connues dans le domaine médical (accréditation, recherche des évènements indésirables, …) Dispositif proportionné aux enjeux et aux moyens Arbitrage Fiabilité de linformation comptable Pilotage et fonctionnement interne Confiance des interlocuteurs internes et externes (tutelle, prêteurs, juridictions) Projet managérial Communication interne Diagnostic de lorganisation Valorisation de lexistant et des savoirs faire 69 Direction générale de lffre de soins Direction générale des finances publiques

70 70 Fiabiliser, certifier les comptes… pourquoi ? Exhaustivité Réalité Exactitude / Sincérité Facturer toute lactivité, connaissance des charges futures Réalité des actes facturés, connaissance du patrimoine Juste évaluation ex : provisions, amortissements …à la performance : maîtrise, pilotage sécurité, confiance effet de levier, économies Des critères de qualité comptable… Séparation des exercices Imputer les charges et les produits sur la bonne période 70 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques Régularité Ne payer que ce qui est dû en application des textes – respect des procédures

71 71 Le projet de fiabilisation des comptes est complémentaire des nombreux projets en cours dans les hôpitaux, mobilisant les mêmes équipes et concourrant à la qualité des comptes et à la performance de la gestion SIH FIDESACHATSPATRIMOINE COOPÉRATIONS FUSIONS CREF CONTRATS DE PÔLE FIABILISATION - CERTIFICATION DES COMPTES COMPTABILITE ANALYTIQUE PERFORMANCE

72 72 Une mise en œuvre progressive : fiabilisation de tous les comptes, puis certification des comptes de certains EPS non définis à ce jour 72 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques Sur les comptes de ères avancées dès 2012

73 73 Des échéances Fiabilisation des comptes : en cours, durée indéterminée, des résultats tangibles au terme de 2 à 3 années Pour 2012, des objectifs réalistes sinscrivant dans une démarche pragmatique et progressive damélioration de la qualité des comptes Certification des comptes : dans le cadre législatif actuel, sur les comptes de 2014, résultat de laudit de certification à la fin du 1 er semestre Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

74 74 Une documentation disponible sur Internet Le guide de fiabilisation des comptes des hôpitaux du 10 octobre 2011 Des fiches comptables : Traitement du risque dirrecouvrabilité, comptabilisation des dépréciations de créances et des admissions en non valeur Provision réglementée pour propre assureur Ajustement de linventaire et de lactif Traitement des corrections derreur Contrat de partenariat et BEH TVA (en cours) Comptes 102 et 13 : compléments de dotation et subventions déquipement (en cours) Des cartographies des risques balayant les principaux cycles : Immobilisations Achats Provisions (en cours) Endettement – trésorerie (en cours) Recettes (en cours) Personnel (en cours) Fonds déposés (en cours) La réglementation budgétaire et comptable 74 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques

75 75 Site Internet Adresse du site des-etablissements-publics-de-sante.html Ou dossiers lettre C, Certification et fiabilisation des comptes 2 BAL – DGOS : – DGFIP : 75 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques


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