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La refonte du portail internet de Maurepas Ajustements au quotidien Coûts DélaisQualité 16 mois 4 sept 2010.

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1 La refonte du portail internet de Maurepas Ajustements au quotidien Coûts DélaisQualité 16 mois 4 sept 2010

2 Un contexte Un site statique Peu d’interactivité Une communication trop lente Des enjeux Moderniser la relation aux usagers Etre en adéquation avec notre politique de développement durable, => la dématérialisation De nouvelles pratiques au niveau organisationnel et humain Les objectifs de la MOA Offrir plus de services personnalisés aux administrés Mettre en place des outils de communication bidirectionnels Contribuer à l’instantanéité de l’information Des contraintes Un budget euros L’échéance septembre 2010 / projet sur 16 mois Refonte du portail en parallèle de la mise en place d’un intranet Conduite du projet en parallèle des fonctions « traditionnelles » Des risques (Tableau de la gestion des risques) Interopérabilité des différents systèmes ( dématérialisation) Les délais => Nombreux intervenants et prestataires => Retards Risques juridiques (CNIL, Droit d’auteur, Responsabilité de l’hébergeur Web 2.0) De profonds bouleversements => Nécessité d’une conduite du changement ! La cible Les administrés Les partenaires économiques et sociaux Les autres portails L’ Analyse préalable La transversalité, les risques et la multiplicité des acteurs, nécessite le travail en mode projet

3 Une multiplicité d’acteurs …

4 …à coordonner sur 16 mois Mise en ligne

5 Moyens organisationnels et fonctionnels Groupe technique GPTECH Pour réaliser les tests Comité technique COTECH  Les référents agents métier,  Audit, remontée des informations,  Futurs contributeurs du portail internet et intranet Articulation nécessaire Chef de Projet Intranet Comité de Pilotage COPIL Valide, Suit Chef de Projet internet / Dématérialisation Direction Générale Allocation des RH Comité de direction CODIR Approuve les étapes Alloue les RH Retransmission

6 Proposition de scénarios Priorités et choix:  Des actions  Des modules  Des Téléservices Ecriture du CCTP Chef de Projet Pilote, Mobilise Réunion présentation des fiches Fiches projets remplies Reformulation Validation des fiches COTECH Référents Maurepasiens Audités sur l’EPN De l’audit indispensable au CCTP Information CODIR Validation Plus de 100 Fiches Projets Remplies par les référents 1.30% des rubriques satisfaisantes 2.40% à faire évoluer 3.30% à créer Expriment leurs besoins COPIL Choix du scénario

7 Un MAPA : Pourquoi ?  Sous le seuil 193 K€  Préciser les attentes  Demander des renseignements  Négociations possibles CAO Choix du prestataire Chef de Projet Etude des réponses Synthèse Prestataire retenu Lettres motivées de refus Appel d’offre : un MAPA -> CAO

8 Référents, suivi du portail en front office Communication Visuels et textes Validations Maquettage / Développement  Développement des modules  Intégration des modules  Mapping  Début d’intégration visuels et textes Dématérialisation de procédures administratives Billetterie et télépaiement Retours CdP Coordonne Pilote, Mobilise Echange, Suit La réalisation / Développement Retours Information Suivi navigation Création Comité de Pilotage Contrôle

9  Pour pouvoir refaire les différentes formations Sous contributeurs et contributeurs mini portails Nouveaux agents Transfert de compétence / Formation AFNIC Agents traitants des services Web GP technique  Pour pouvoir maîtriser l’outil et réaliser les tests COTECH Les référents qui seront les contributeurs du portail internet et intranet Administrateurs des portails internet/intranet Services Web Dématérialisation de procédures administratives Les prestataires

10 Intégration des contenus et Tests GP technique Testent Agents traitants Testent COTECH Intègrent Prestataires Chef de Projet Centralise, Suit, Estime, Anticipe Dématérialisation de procédures administratives Maurepasiens Naviguent Intégration Tests Corrections Vérifications Débogages, Corrections, Modifications, Améliorations Comité de Pilotage Echange, Valide

11  Migration sur le serveur de production le 3 septembre Agents traitants des services Web Référents Contributeurs Nouveau Prestataire Communication Envoi des codes extranet J-4 Ancien Prestataire Pointeur DNS La mise en production Comité de Pilotage CdP

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13  Un temps élevé par visite n’entraîne pas nécessairement la qualité de visite…  Un taux de rebond élevé sur une page peut vouloir dire que l’information est pertinente… ou  Un nombre élevé de visites n’est pas significatif : les internautes sont-ils revenus et combien de fois ? Evaluation quantitative Reste des questions à se poser :  Après 4 semaines de mise en ligne du portail, 46% des publics de l’extranet se sont connectés pour modifier ou ajouter des informations sur leur page.  17 offres d’emploi ont été déposées via le formulaire proposé par l’espace emploi.  La page des démarches en ligne a été utilisée 874 fois sur les 4 premières semaines.  Vous a-t-il été aisé de trouver l’information recherchée ?  L’information proposée vous a t’elle été utile ?  Cet article vous a-t-il paru pertinent ? Evaluation qualitative (ex: sondage « à chaud ») Evaluation globale du portail…

14 75% < 5 jours A noter : Le délai de cinq jours a été défini par les agents managers des services concernés comme l’indice qualité du traitement d’un téléservice. Les questions que l’on doit alors se poser :  Comment se fait-il qu’une information majeure soit souvent oubliée ?  L’outil est il suffisamment clair ?  Existe-il une difficulté à revenir sur son compte déjà créé (Login, mot de passe, bouton modifier…) ?  Les administrés consultent t’ils leur boîte courriel tous les jours ?... …Evaluation du compte citoyen

15 Accessibilité Augmenter les démarches dématérialisées Multiplier les connections avec les logiciels métiers Généraliser le télépaiement Développer le FTTH Obtenir le Label Ville internet Evolutions

16 Merci de votre attention

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18 Le Service Web Traitement agent Progiciels : Etat civil, Scolaire, Jeunesse, Conservatoire Demandes variées Etat civil Scolaire Jeunesse Conservatoire Le public (Citoyens)=> Création d’un compte famille Le public (Citoyens)=> Création d’un compte famille Renseignements sur les membres de la famille (ou un individu) Inscription(s) à 1 ou plusieurs services Pièces justificatives différentes suivant le service demandé Envoi de la ou des demande(s) Demande(s) traitée(s) Accusé de réception, d’absence de justificatif, ou d’enregistrement de la demande Envoi automatique Espace Sécurisé … Le citoyen peut suivre les étapes et l’avancée de sa demande Carte d’identité Quotient familial Livret de famille


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