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1/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations Volet pédagogique Volet administratif Processus : Développement des formations en apprentissage Sous.

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1 1/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations Volet pédagogique Volet administratif Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations Gestion statistiques Veille administrative apprentis Veille administrative entreprise Veille pédagogique apprentis Veille pédagogique entreprise Inscription pédagogique YMAG Visites - Indemnités Inscription aux modules Apogée Gestion des emplois du temps et des absences Suivi du cadre de mission IPA Visites - Indemnités Vie des contrats Contractualisation Et gestion des ruptures Prospection des entreprises Recrutement apprentis Candidats Couple - apprentis Entreprises Documentation Gestion Budgets Coordination

2 2/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations Activité Résultats attendus des activités PiloteIndicateurs de pilotageObjectifs Fréquence de suivi Vie des contrats Contrat conforme aux exigences réglementaires Secrétaire administrative Nombre de refus de contrats pour des raisons administratives 0Mensuelle Volet pédagogique Mariage durable apprenti / entreprise Secrétaire pédagogique Taux de candidats diplômés ayant suivi le cursus en apprentissage au sein dune entreprise unique (0 rupture) > 97%Annuelle Taux de satisfaction entreprise80%Annuelle Taux de satisfaction apprenti80%Annuelle Volet administratif Gérer les absences des apprentis Secrétaire administrative Nombre de réclamations relatif aux absences 0Mensuelle Gérer les indemnités client Nombre de réclamations relatif aux indemnités 0Mensuelle Gérer les statistiques régionales et académiques Nombre de réclamations relatif aux statistiques 0Annuelle Réalisation des formations Former des étudiants dont les compétences sont validées par le diplôme universitaire et reconnues par les entreprises Directeur CFAIURFC Taux de réussite au diplôme au moins égal en taux en formation initiale classique Supérieur ou égalAnnuelle Taux de placement (6mois après la formation) - de 10% en recherche demploi Annuelle Taux de remplissage des formations > 5 les 2 Premières années Annuelle 75% (de la base maximale C. Régional) Annuelle

3 3/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat pédagogique Activité : Prospection des entreprises Recherche détablissements candidats Communication sur lapprentissage et les formations Identification du maître dapprentissage (*) et de la mission de lapprenti Guide entreprise Guide du contrat Ecoute Profil du maître dapprentissage Mission Entreprises Note (*) : le maitre(s) dapprentissage(s) dispose(nt) dun diplôme au moins équivalent à celui préparé par lapprenti et/ou dune expérience suffisante Prospection Entreprises Contractualisation Rupture Documentation Mailing + Courriers daccompagnements + Phoning Réunion dinformation entreprise Guide entreprise Guide du contrat FE062 Dossier de réunion FE040 Dossier de communication

4 4/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – Vie des contrats Activité : Recrutement des entreprises TACHESRESPONSABILITE 1 Recherche détablissements (publics ou privés) candidats à laccueil dun apprentis : - Suite à la demande dun responsable pédagogique – Analyse de la demande – Choix du ou des modes de communication (annonce / parution – mailing ( ing) / phoning – invitation – réunion dinformation – Pages internet dédiées entreprise). Mise en œuvre de ce mode de communication. Responsable Communication Entreprise 1bis En relation avec le responsable pédagogique, organisation des réunions avec les entreprises intéressées. Présentation du CFA, présentation de la formation concernée (partie pédagogique / partie pratique), échange, remise de lensemble des documents (guide apprenti, guide entreprise, contrat dapprentissage, offre de formation…). Responsable Communication Entreprise 2 Identification de la mission du futur apprenti au sein de lentreprise, validation de cette mission au regard de la formation choisie, au regard de la formation et de lexpérience du maître dapprentissage. Responsable Pédagogique PARAMETRES A CONTROLERENREGISTREMENT CRITERES DACCEPTATION FONCTION ACTION SI NON CONFORME 1 Dossier de communicationFE040 Dossier de communicationComplètement rempli Responsable communication entreprise Correction et re-contrôle 1bis Les éléments nécessaires à la bonne réalisation de la réunion FE 62 – Dossier de réunion Conforme aux éléments planifiés Responsable communication entreprise Correction et re-contrôle 2Mission FE030 Livret dapprentissage et de liaison (Fiche mission) Adéquation avec le référentiel et les compétences à développer Responsable pédagogique Retour vers lentreprise et renégociation de la mission ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE EXIGENCES REGLEMENTAIRES ASSOCIEESDOCUMENTS ASSOCIES Journaux internes de syndicats professionnels (UDEL – MEDEF…)

5 5/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – Vie des contrats Activité : Recrutement des apprentis Réception des dossiers de candidature Réunion dinformation (Organisation et conduite) Sélection pédagogique (admis – liste dattente – refus) Préinscription Sites Régionaux universitaires (Internet ou papier) Dossier de candidature complet (dossier + pièces jointes) Courrier de convocation Vérification de la conformité du dossier Courrier de refus Entrée en formation Candidats Candidats convoqués Candidats Recrutement apprentis Contractualisation Rupture Dossier de candidature complet (dossier + pièces jointes) FE043 Fiche suivi candidat FE044 Fiche profil apprentis FE021 Gestion des recrutements Documentation - Fiche diplômes - Offre de formation, FE062 Dossier de réunion Listes Admis, Admissibles Présentation TRE

6 6/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – Vie des contrats Activité : Recrutement des apprentis TACHESRESPONSABILITE 1212 Vérification administrative, contrôle des pièces jointes : - Diplôme requis ou relevés de notes de lannée précédente si attente de décision, - Copie des diplômes, - Curriculum vitae, lettre de motivation, âge, et nationalité Saisie de données sur tableau Excel (au moins diplôme souhaité, type de bac obtenu, moyenne au diplôme, département de résidence,…) Secrétaire pédagogique 3 Réunions dinformation : Information sur la formation et sur lapprentissage, conduite des entretiens Sélection pédagogique : la sélection pédagogique est du ressort du responsable pédagogique Responsable pédagogique Personnel enseignant 4 Entrée en formation : Un apprenti qui a un profil cohérent avec la réglementation et qui dispose dune entreprise est automatiquement inscrit (liste principale) ; les candidats sur liste principale sans entreprise peuvent assister au cours, ils disposent de 3 mois pour trouver une entreprise; les candidats sur liste secondaire peuvent intégrer les cours dès quils trouvent une entreprise, tant que le quota de la formation na pas été atteint et/ou quun courrier de refus na pas été envoyé. Secrétaire pédagogique PARAMETRES A CONTROLERENREGISTREMENTCRITERES DACCEPTATIONFONCTIONACTION SI NON CONFORME 1 Dossier de candidature et pièces jointes - Tableau Excel (liste Admis, admissibles, refusés) Age Diplômes requis Nationalité Secrétaire pédagogique Courrier de refus ou de demande dinformation complémentaires 3 Capacité à pouvoir suivre lenseignement tout en conduisant une carrière professionnelle FE044 Fiche profil apprentis Profil cohérent avec la formation, lapprentissage et le métier recherché Responsable pédagogique Personnel enseignant Liste refusé / Liste complémentaire 4 Le candidat dispose de son entreprise ContratContrat signé Secrétaire et responsable pédagogique Suivi au moins hebdomadaire de la recherche de lapprenti Mise à jour de la « fiche de suivi » ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE EXIGENCES REGLEMENTAIRES ASSOCIEESDOCUMENTS ASSOCIES Vidéo projecteur, Présentation TRECode du travail - Site Service publique FE043 Fiche suivi candidat

7 7/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – Vie des contrats Activité: Contractualisations et ruptures Contractualisation et envoi du contrat (*) Diplômes requis Candidats Entreprises Contrat dapprentissage Contrat ex1 Entreprise Contrat ex2 Apprenti Contrat ex3 Organisme de tutelle (CCI – DDTEFP) Copie dossier dossier administratif apprenti Note (*) : le contrat est demandé par lentreprise auprès de lorganisme consulaire, lorsque lorganisme daccueil est une administration, la demande se fait auprès de la DDTEFP. Lors de la contractualisation, le contrat est envoyé à lorganisme consulaire pour enregistrement (idem lors de la rupture). Gestion des ruptures FE033 Résiliation du contrat dapprentissage Résiliation du contrat dapprentissage Contractualisation Rupture Pédagogie Apprentis Recrutement Entreprises FE030 Fiche Mission (Livret dapprentissage et de liaison) Dossier de candidature complet (dossier + pièces jointes) Réunion de coordination avec les maîtres dapprentissage FE030 Livret dapprentissage et de liaison RH

8 8/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – Vie des contrats Activité : Contractualisation et rupture TACHESRESPONSABILITE 1 Contrat de droit privé A) : lentreprise fait la demande de contrat auprès de la chambre consulaire dont elle dépend. Lentreprise le complète et le renvoie au CFAIURC. Si le dossier est complet le CFA lenvoi directement à la chambre consulaire, sinon, sinon elle le renvoi à lentreprise afin quelle complète le dossier. Dans ce dernier cas, lentreprise renvoi le dossier complet à la CCI B) Identification par le CFA des dates de début et de fin de formation, volume horaire par année, identification du code diplôme, du UAI du CFA et apposition du tampon CFA-IURC apportant la marque de la conformité des données CFA Le CFA IURC retourne le contrat à la chambre consulaire ou à lentreprise si le dossier nest pas complet. C) La chambre consulaire enregistre le contrat et renvoie 1 ex à la Direction du travail, 1 ex à lentreprise, 1 ex à lapprenti et 1 copie au CFA. Secrétaire administrative Ou Assistante Pédagogique 1 Bis Contrat de droit public : A) : lorganisme public fait la demande de contrat auprès de son administration du tutelle, le complète et le renvoie à son administration de tutelle qui le vérifie (contenu et pièces jointes et critères dagrément du maitre dapprentissage) et le renvoie au CFA IURC. B) Identification par le CFA des dates de début et de fin de formation, volume horaire par année, identification du code diplôme, du UAI du CFA et apposition du tampon CFA-IURC apportant la marque de la conformité des données CFA Le CFA IURC retourne le contrat à ladministration de tutelle. C) Ladministration de tutelle enregistre le contrat et renvoie les 6 exemplaires : - 1 au CFA - IURC Secrétaire administrative Ou Assistante pédagogique 2 Rupture : Le document « résiliation de contrat » (6 exemplaires) est envoyé à lentreprise, il est signé dun commun accord entre lentreprise et lapprenti, et renvoyé à la chambre consulaire ou à ladministration de tutelle. La rupture est enregistrée dans YMAG Ce document est nécessaire pour permettre la signature dun nouveau contrat par lapprenti, lui permettant de continuer sa formation. Lorsque la rupture ne se fait pas dun commun accord, la décision dépend du tribunal des prudhommes. Si un nouveau contrat ne peut pas être signé dans les meilleurs délais, lapprenti doit cesser sa participation aux cours dans le groupe dapprentis (un basculement en cycle initial classique peut être étudié avec le responsable de formation). Secrétaire administrative Ou Assistante pédagogique 3 Réunion de coordination ou réunion des maîtres dapprentissage: Elle est de la responsabilité de la composante. Cependant, elle peut seffectuer en partenariat avec le CFAIURC (accompagnement par une Responsable Communication). Cette réunion à lieu tous les ans au début de la formation universitaire. En revanche, une réunion de formation des maîtres dapprentissage est toujours en cours de développement Responsable pédagogique

9 9/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations PARAMETRES A CONTROLERENREGISTREMENT CRITERES DACCEPTATION FONCTION ACTION SI NON CONFORME 1 Les éléments renseignés par le CFA sont cohérents avec les données du diplôme Contrat dapprentissage Conforme aux exigences du diplôme La date de fin de contrat est postérieure à la date de soutenance du mémoire Secrétaire administrative Retour vers lentreprise, et la chambre consulaire pour décision daction 1 bis Les éléments renseignés par le CFA sont cohérents avec les données du diplôme Contrat dapprentissage Conforme aux exigences du diplôme La date de fin de contrat est postérieure à la date de soutenance du mémoire Secrétaire administrative Retour vers lorganisme et ladministration de tutelle pour décision daction 2 Renseignement des exigences YMAG YMAG 100% des champs sont complétés Secrétaire administrative Correction 3 Réunion de coordination annuelle effectuée Compte-rendu de réunion Une réunion par composante/formation Universitaire Responsable Pédagogique Planification dune réunion au plus vite ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE EXIGENCES REGLEMENTAIRES ASSOCIEESDOCUMENTS ASSOCIES Accès YMAGDroit du Travail : L 117 et suivantsContrat dapprentissage Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – Vie des contrats Activité : Contractualisation et rupture

10 10/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat administratif Activité : Gestion statistique et de données Paramétrage YMAG Admin Statistiques Saisie des apprentis et des informations liées au contrat YMAG paramétré et fonctionnel (mise à jour logiciel) Enquête 51 Liste apprentis D.E.V.E. – S.E.V.E. Direction (service) des études et de la vie étudiante FE005 Dossier dopportunité Courrier ministère - rectorat YMAG Codification Suivi professionnel apprentis (6 mois après fin détude) Collecte analyse Questionnaire rectorat Liasse statistique vierge Liasse statistique remplie Sphinx Questionnaires IPA remplis FE034 Fiche de renseignement apprentis Contractualisation Opportunité Mailing CCI Paramétrage YMAG : Selon le menu du logiciel : Année – Intitulés Formations / année – dates des examens – codes résultats aux examens - Code diplôme – code formation – calendrier dalternance – codes régions - codes communes – codes absences – Montants forfaits Km… Effectifs mensuels du 15/10 au 15/01 Contrat dapprentissage Mailing et lettre de rappel Liste des étudiants de dernière année Pédagogie Inscription 1 2 3

11 11/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat administratif Activité : Gestion statistique TACHESRESPONSABILITE 1 Paramétrage dYMAG : Identifier tous les éléments relatifs aux formations (codes), plannings, résultats de lannée N-1, les groupes, … Secrétaire administrative 2 Etape 1 : a)Saisie des résultats (admis / refusé) des étudiants au diplôme de lannée N-1 b)Au vu des décisions du jury de lannée N-1 : basculement des étudiants années N-1 en année N Etape 2 : Saisie des nouveaux inscrits : Saisie des informations liées au contrat CFA – Entreprise – Données personnelles de létudiant ; la saisie des étudiants nest effectuée que lorsque le contrat est signé. Pour les étudiants qui ne sont pas en 1ere année, les paramétrages sont automatiquement rappelés, vérifier et corriger les informations si nécessaire. Edition de requêtes a)« effectifs » au 15 du mois (octobre / novembre / décembre et janvier). Le résultat de la requête est envoyé par à la région. b)Enquête 51 – statistiques relatives à 100% des données, réalisée au 15 janvier, le fichier résultant est envoyé à la région Versements SEVE (Tours) – DEVE (Orléans) : Une validation du nombre dapprentis inscrits dans les bases CIELL et APOGEE par rapport à YMAG permet le payement des droits dinscription. Ces droits sont versés directement à lagence comptable de chaque université qui les reverse au sein de chaque composante. Secrétaire administrative 3 Statistiques IPA : Le rectorat envoi au CFA IURC : - Un questionnaire par étudiant, accompagné dune dune lettre type(double exemplaire : original et relance). - Un livret « procédure » destiné au CFA a) Codifier chaque questionnaire (formation, cursus, code diplôme) et attribuer un N° de questionnaire. Envoi des questionnaires aux étudiants fin de cycle N-1. b) Suivi professionnel: Après la date déchéance, envoi des questionnaires de relances pour les étudiants nayant pas répondus, pour les retours NPAI : adresse erronée. Saisie des retours et envoi des rappels, remplissage des « liasses » demandées chaque année par le rectorat c) Collecte et analyse: Saisie des résultats dans Sphinx et édition des données pour le CFA –IURC, ces chiffres sont présentés en mai à lensemble des responsables pédagogique et aux membres du bureau de lassociation. Secrétaire administrative

12 12/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations PARAMETRES A CONTROLERENREGISTREMENTCRITERES DACCEPTATIONFONCTION ACTION SI NON CONFORME 1 Paramétrage YMAGSans objet Données dimpression écran conformes aux paramètres à saisir Secrétaire administratif Correction immédiate Pas de correction possible : informer ladministrateur de la base (assistance) 2Saisie des données Validation des données Données conformes au cursus, contrat dapprentissage et fiche de renseignement apprenti Secrétaire administratif Correction immédiate Données conformes au PV de réussite 2 bis Edition des requêtes YMAG Effectifs - 51 YMAGFichiers « accusé denvoi YMAG » Secrétaire administratif Réémission 4Nombre de retoursSphinx Réponse dans les délais aux courriers initiaux Secrétaire administrative Émission de la lettre de rappel ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE EXIGENCES REGLEMENTAIRES ASSOCIEESDOCUMENTS ASSOCIES Accès YMAG, accès SPHINX Loi n° relative à lobligation de réalisation et de réponse à lenquête sur linsertion dans la vie active. Courriers daccompagnement Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat administratif Activité : Gestion statistique

13 13/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat administratif Activité : veille administrative « apprentis » Saisie YMAG des absences Fichier récapitulatif absences (Excel) Information aux entreprises Validation des présences pour le versement des ICF (indemnités compensatrices forfaitaires) Présences validées Courrier dinformations Document régional Calcul des indemnités KM Statistiques Requête YMAG PR 013-1Procédure forfait de transport apprentis Versement des indemnités Km Indemnités versées Apprentis RIB apprentis (Dossier de candidature) Entreprises Admin apprentis Pédagogie Apprentis YMAG

14 14/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat administratif Activité : veille administrative « apprentis » TACHESRESPONSABILITE 1 Saisie des informations relatives aux absences transmises par les secrétariats pédagogique : (Filière, année, Nom, créneau horaire de labsence, motif, pièce jointe justificative) Secrétaire administrative 2 Information aux entreprises : mailing aux entreprises en fin de session et/ou au moins une fois par mois pour les sessions inférieures à 1 mois. Un double du courrier est conservé dans le dossier Etudiant. Secrétaire administrative 3 Validation des présences et versement des ICF aux entreprises : Connexion sur les sites régionaux des entreprises (1 site par région dédié) ou renseignement de la liasse papier pour les régions ne fonctionnant pas en télétravail. Validation des présences et éventuellement de laccord du Directeur du CFA si les absences dépassent le nombre dheure autorisé. Note : Les ICF sont versées aux entreprise par les régions selon les éléments attestés. Le respect des exigences des régions conditionne la rapidité du versement aux entreprises (CF Dossier « Fonctionnement Région ») Secrétaire administrative 4 Calcul des indemnités Km versées aux apprentis : Elles sont générées par YMAG au regard des informations saisies précédemment, et extraites sous Excel (requête) Secrétaire administrative 5 Les RIB des apprentis sont saisis informatiquement dans le logiciel de virement. (Cresus) Versement des indemnités Km aux apprentis : Elles sont versées normalement semestriellement (4/10 – 6/10) en janvier et juillet Comptable

15 15/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat administratif Activité : veille administrative « apprentis » PARAMETRES A CONTROLERENREGISTREMENTCRITERES DACCEPTATIONFONCTION ACTION SI NON CONFORME 1 Données complètes et justifiéesSaisie YMAG Absences justifiées : certificats médicaux, arrêt de travail, certificats de décès, convocation administrative officielle Secrétaire administrative Demande dinformation complémentaire à la secrétaire pédagogique 2Requête « absence » Double du courrier dossier Etudiant Volume horaire indiqué sur le courrier conforme au nombre dabsences justifiées et injustifiées Secrétaire administrative Correction de la base Ymag et réédition du courrier 3 Droit automatique aux ICF pour les entreprises daccueil Site régional ou liasse papier Nombre dheures de présence par rapport au nombre minimal de présence autorisé Secrétaire administrative Décision prise par le Directeur du CFA 4 Vérification des montants en fonction des périodes dabsences Sans objet Les défalcations des indemnités sont bien liées à des périodes dabsences. Secrétaire administrative Correction du montant ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE EXIGENCES REGLEMENTAIRES ASSOCIEESDOCUMENTS ASSOCIES Dossier « Fonctionnement région »

16 16/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat administratif Activité : veille administrative « entreprise » Vérification comptable de lengagement du CFA (nombre de visite) Fiches bilan dévaluation Bilan des visites réalisées Engagement de visite réalisé Apprentis - Entreprises Fiches navettes FE030 Livret dapprentissage et de liaison Subvention du Conseil régional au CFA Subvention versée Budget Régions Informations FE005 Dossier dopportunité Opportunité Admin Entreprise PR Procédure comptable Projets de CFA-Visites en entreprises Note : Les comptables des composantes ont ouvert une ligne budgétaire par formation FE014 Attestation de visite en entreprise

17 17/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat administratif Activité : veille administrative « entreprise » TACHESRESPONSABILITE 1212 Une copie de la page « Fiche dévaluation » du livret dapprentissage est demandée aux secrétariats pédagogiques. Une synthèse est effectuée et transmise au conseil régional. Responsable Administrative et Financière 3 Le Conseil Régional effectue le virement après vérification des montants, cette subvention vient couvrir en partie le temps et les kilomètres réalisés par les tuteurs universitaires Conseil Régional PARAMETRES A CONTROLERENREGISTREMENT CRITERES DACCEPTATION FONCTION ACTION SI NON CONFORME 1212 Engagement de visite CFA – IURC vis-à-vis des entreprises et Conseil Régional Fichier de synthèse Au moins une visite annuelle et par apprenti Responsable Administrative et Financière Courrier au responsable pédagogique, copie tuteur universitaire ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE EXIGENCES REGLEMENTAIRES ASSOCIEESDOCUMENTS ASSOCIES

18 18/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat pédagogique Activité : Inscription pédagogique Saisie de la structure denseignement FE005 Dossier dopportunité (maquette pédagogique) FE006 Règlement du diplôme (dossier ministère) Procédure interne de paramétrage Apogée Saisie des modalités de collecte et règles de calcul Vérification des Algorithmes Procédure de collecte Apogée paramétré pour la formation Inscription pédagogique Note : linscription administrative est du ressort du service de la scolarité de la composante Apprentis Inscription administrative (Apogée) Apogée paramétré pour la formation Pédagogie Inscription Support daide Apogée Ouverture renouvellement Apprentis DIEGO APOGEE

19 19/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat pédagogique Activité : Inscription pédagogique TACHESRESPONSABILITE 1 Saisie de la structure denseignement dans le logiciel APOGEE : ensemble des éléments pédagogiques constituant le diplôme. (Version détape (diplôme), unité denseignement (cycle initial, apprentissage), éléments constitutifs (matières), semestres (répartitions par semestre) Secrétaire pédagogique 2 Saisie des modalités de collecte : à chaque élément pédagogique et en fonction de celui-ci : indication des éléments attendus (note, barème, coefficient, mention, points de jury, crédits, règles de calcul), Saisie des règles de calcul (UE, semestres et années) : modalités de calcul des moyennes et des règles de résultats (critères dadmission) Secrétaire pédagogique 3 Inscription pédagogique : Rappeler les étudiants inscrits administrativement et faire le lien avec la version détape/unité denseignement. La saisie de notes pour un étudiant nest possible quaprès son inscription pédagogique. Vérifier et modifier si nécessaire le maquettage des éditions (Relevés de notes, PV de délibération) Secrétaire pédagogique PARAMETRES A CONTROLERENREGISTREMENT CRITERES DACCEPTATION FONCTION ACTION SI NON CONFORME 1212 Conformité de la structure denseignement Impression de la structure (Diego) Conforme au dossier dhabilitation et/ou au règlement du diplôme Double visa Secrétaire pédagogique Responsable pédagogique Correction des saisies Conformité des modalités de collecte Impression de lédition des modalités de collecte (Diego) Règles de calcul Test de moyenne (Test Apogée) 3MaquettageSans objet Conformité des résultats chiffrés (notes, moyennes, résultats finaux) Secrétaire pédagogique Correction des modalités de collecte et/ou de saisie Lisibilité Secrétaire pédagogique Correction de la mise en page et réimpression ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE EXIGENCES REGLEMENTAIRES ASSOCIEESDOCUMENTS ASSOCIES Accès DIEGO

20 20/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations Admin apprentis Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat pédagogique Activité : veille pédagogique « apprentis » Gestion des absences FE031 Feuille démargement Fichier récapitulatif absences justifiées / injustifiées Coordination de visites ou déplacements étudiants Progression pédagogique Réservations / billets… Gestion des emplois du temps Gestion des plannings Organisation des contrôles Planning annuel FE020 Planning dalternance Pour 1 module : 1 enseignant + 1 salle +1 place/apprenti + Equipements requis Pour 1 devoir: 1 surveillant + 1 salle +1 place/apprenti + Equipements requis FE005 Dossier dopportunité Pédagogie Apprentis Justificatifs PR013-2 Procédure de gestion des états de présence des apprentis Saisie des notes des apprentis Copies corrigées Attestation de réussite au diplôme (scolarité) FE042 PV de réussite au diplôme préparé Relevé de note Apogée Pédagogie Entreprise FE032 Convention de mise à disposition des salles

21 21/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat pédagogique Activité : veille pédagogique « apprentis » TACHESRESPONSABILITE 1 Gestion des planning pour lannée (planning dalternance pour lannée considérée) : Lélaboration des plannings est structurée par le responsable pédagogique, elle est mise en forme par la secrétaire pédagogique. Support : Excel Responsable pédagogique Secrétaire pédagogique 2 Le responsable pédagogique établit les emplois du temps pour lannée : a)Respect des volumes horaires par matière et par semestre – maquette pédagogique b)Disponibilité des enseignants et des intervenants – Interrogation de chaque enseignant c)Disponibilité des salles et matériels – planning des salles attribuées au CFA-IURC et si nécessaire, consultation des secrétaires pédagogiques des autres département Note 1 : Lorsque des formations sont communes apprentissage et cycle initial, les emplois du temps sont établis par le responsable des emplois du temps du département Note 2 : les modifications des emplois du temps sont gérée par les secrétaires pédagogique en respectant les exigences ci- dessus Responsable pédagogique Secrétaire pédagogique 3 Organisation des contrôles (en fonction des particularités de la formation – contrôle continu, trimestriels, semestriels…): - Les dates balisées sont fixées dans le planning annuel (journées bloquées). Les intervenants qui nont pas réalisés de contrôle sur leurs temps denseignement demandent de leur réserver une plage horaire (durée – conditions de contrôle…). - Recrutement dun surveillant pour la date concernée - Reproduction des sujets - Préparation de la salle, des copies, des brouillons, de la feuille démargement (absences) - Collecte des copies et mise à disposition aux professeurs pour corrections (envoi recommandé ou remise en main-propre) Secrétaire pédagogique 4 Saisie des notes : à réception des copies corrigées, saisie des notes dans Apogée. Classement des copies par formation et par année. Secrétaire pédagogique 5 Gestion des absences : -Un livret hebdomadaire (cahier démargement) est établi. Il est confié à un apprenti « délégué » (voir écoute client). Il est émargé à chaque cours par les étudiants et lintervenant. - En fin de semaine, comptabilisation des absences justifiées et injustifiées sur tableau Excel (Procédure dabsence), et envoie du récapitulatif à la secrétaire administrative et au responsable pédagogique Secrétaire pédagogique 6 Coordination des visites ou déplacements : a la demande du responsable pédagogique, - assurer lorganisation logistique (autocar – train, heures de départs / arrivées / transferts …) - assurer la modification des emplois du temps (respect des volumes planifiés) - Accompagner le groupe lorsque des rencontres clients sont rendues possibles par le déplacement (« intra-formation » : meilleur connaissance des objectifs et de la formation considérée, ou « extra-formation » : contact avec de nouveaux clients potentiels (salons…) (CF processus salon) Secrétaire pédagogique

22 22/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations PARAMETRES A CONTROLERENREGISTREMENTCRITERES DACCEPTATIONFONCTION ACTION SI NON CONFORME 1 Le planning est-il cohérent avec la filière professionnelle Edition approuvéeDossier dhabilitation Responsable pédagogique Correction du planning 2 Lemploi du temps est-il cohérent avec la maquette pédagogique ? Edition approuvée Maquette pédagogique 1 enseignant/surveillant + 1 salle +1 place/apprenti + Équipements requis Responsable pédagogique Correction de lemploi du temps 2626 Cohérence des emplois du temps modifiés Emploi du temps modifié Conformité volume à volume par rapport à lédition initiale / Sans impact sur la planification des contrôles Secrétaire pédagogique Reprise de lemploi du temps 3 Présence des étudiant et rendu de copies FE031 Cahier démargement1 étudiant – 1 visa – 1 copieSurveillant Planification des rattrapages pour les absents excusés Non excusé : 0 - zéro 4 Les notes saisies dans Apogée sont conformes Impression des notes (tableau de délibération) Pointage par rapport aux notes fournies par les enseignants Secrétaire pédagogique Correction et réédition du tableau de délibération 5Justification des absencesFichier Excel Conforme à la procédure de gestion des absences Secrétaire pédagogique Absence injustifiée 6 Gestion des absences en déplacement FE031 Cahier démargementPrésent Secrétaire pédagogique Absence injustifiée ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE EXIGENCES REGLEMENTAIRES ASSOCIEESDOCUMENTS ASSOCIES APOGEE, EXCEL, La gestion des exigences relative au respect des ERP est de la responsabilité de la composante universitaire daccueil. Planning, cahier démargement, emploi du temps Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat pédagogique Activité : veille pédagogique « apprentis »

23 23/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat pédagogique Activité : veille pédagogique « entreprise » Bilan des activités en entreprise Fiches bilan dévaluation Vérification de ladéquation de la mission et des tâches réalisées au référentiel Engagement de visite réalisé Apprentis - Entreprises Fiches navettes FE030 Livret dapprentissage et de liaison Enseignants : tuteur CFA -Mission en phase avec le référentiel - Mission en phase avec les attentes de lentreprise - Compréhension mutuelle Apprentis / Entreprise FE005 Dossier dopportunité Opportunité Pédagogie Entreprise Compte rendu de mission et de réalisation de tâches Enseignants : tuteur CFA Mission Apprentis - Entreprises Pédagogie Apprentis FE030 Livret dapprentissage et de liaison

24 24/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat pédagogique Activité : veille pédagogique « entreprise » TACHESRESPONSABILITE 1 Le nombre de visite est défini par le Responsable pédagogique lors de la création du livret de liaison et dapprentissage. Une fiche bilan est insérée par visite planifiée. Lenseignant Tuteur CFA renseigne, lors de la visite, la fiche bilan. Tuteur CFA 2 Le nombre de session en entreprise détermine le nombre de fiches navettes. Dans le cas de sessions extrêmement rapprochée, une fiche navette mensuelle est établie. Elle est renseignée par le maitre dapprentissage et lapprenti, puis validée par le Tuteur CFA et/ou le responsable pédagogique. Tuteur CFA et/ou Responsable pédagogique 3 Vérification de ladéquation de la mission et des tâches réalisées au référentiel. Tuteur CFA et/ou Responsable pédagogique PARAMETRES A CONTROLERENREGISTREMENT CRITERES DACCEPTATION FONCTIONACTION SI NON CONFORME 1212 Nombre de visite Fiche Bilan (Livret de liaison et dapprentissage) Cohérent avec le cadre du diplôme Responsable Pédagogique Déclenchement des visites nécessaires Cohérence Missions réalisées en entreprise / Cadre du diplôme Fiches navettes + Fiche Bilan (Livret de liaison et dapprentissage) Cohérent avec le cadre du diplôme Tuteur CFA Contact pris avec lapprentis et lentreprise pour vérifier les éléments Responsable Pédagogique Si non efficace : visite provoquée du Tuteur CFA en entreprise Directeur CFA-IURC Si non efficace, le dossier est transmis à la DDTEFP et SAIA (service académique de linspection de lapprentissage). ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE EXIGENCES REGLEMENTAIRES ASSOCIEESDOCUMENTS ASSOCIES

25 25/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations Matrice de gestion des enregistrements RéférenceTitre Fonction responsable du classement DossierAccessibilité Mode de protection Lieu de conservation Durée de conservation Mode délimination FE020 Planning dalternance Secrétaire pédagogique -- Secrétaire pédagogique Armoire et/ou informatique Bureau CFAIURC ORLEANs 2 ans Broyage formatage FE021 Gestion des recrutements Secrétaire pédagogique -- Secrétaire pédagogique Armoire et/ou informatique Bureau CFAIURC Tours 1 anBroyage et/ou Formatage FE030 Livret dapprentissage et de liaison Secrétaire pédagogique -- Secrétaire pédagogique Armoire et/ou informatique Bureau CFAIURC ORLEANS ou TOURS Sans objet: propriété de lapprenti Sans objet FE031 Cahier démargement Secrétaire administrative -- Secrétaire administrative et pédagogique Armoire et/ou informatique Bureau CFAIURC ORLEANS ou TOURS 2 ansBroyage FE034 Fiche de renseignement apprenti Secrétaire administrative -- Secrétaire administrative Armoire et/ou informatique Bureau CFAIURC ORLEANS ou TOURS Sans limitation de durée Sans objet FE063 Relevé dabsences Secrétaire administrative -- Secrétaire administrative Armoire et/ou informatique Bureau CFAIURC ORLEANS ou TOURS Sans limitation de durée Sans objet Le Dossier ministère dhabilitation ainsi que le Dossier ministère de renouvellement sont maîtrisés dans le processus DP011 Gestion des projets douvertures.

26 26/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations Matrice de gestion des enregistrements RéférenceTitre Fonction responsable du classement DossierAccessibilité Mode de protection Lieu de conservation Durée de conservation Mode délimination FE043 Fiche suivi candidat Secrétaire pédagogique -- Secrétaire pédagogique Armoire et/ou informatique Bureau CFA IURC Tours ou Orléans Non conservé après la première alternance en entreprise Formatage FE044 Fiche profil apprentis Secrétaire pédagogique Dossier apprentis Secrétaire administrative et pédagogique Armoire et/ou informatique Bureau CFA IURC Tours ou Orléans 5 ansBroyage FE062 Dossier de réunion Responsable communication (entreprise et/ou apprentis) -- Responsable communication Armoire Bureau CFA IURC Tours ou Orléans 2 ansBroyage - Guide de lentreprise Responsable de communication - Informatique Bureau CFA IURC Tours ou Orléans Sans objet après le terme de la formation en cours Formatage - Guide du contrat Responsable de communication - Informatique Bureau CFA IURC Tours ou Orléans Sans objet après le terme de la formation en cours Formatage - Contrat dapprentissage Secrétaire pédagogique Dossier apprentis Secrétaire administrative et pédagogique Armoire et/ou informatique Bureau CFA IURC Tours ou Orléans 5 ansBroyage - CV et diplômes de lapprentis Secrétaire pédagogique Dossier apprentis Secrétaire administrative et pédagogique Armoire et/ou informatique Bureau CFA IURC Tours ou Orléans 5 ansBroyage

27 27/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations Matrice de gestion des enregistrements RéférenceTitre Fonction responsable du classement DossierAccessibilité Mode de protection Lieu de conservation Durée de conservation Mode délimination - Courrier de convocation Secrétaire pédagogique -- Secrétaire pédagogique Armoire et/ou informatique Bureau CFAIURC ORLEANs 5 ansBroyage - Courrier de refus Secrétaire pédagogique -- Secrétaire pédagogique Armoire et/ou informatique Bureau CFAIURC ORLEANs 5 ansBroyage - Courrier dinformation aux entreprises (absences) Secrétaire pédagogique Dossier de lapprentis Secrétaire pédagogique Dossier étudiant Secrétariat de la composante universitaire 5 ansBroyage - Fichier de synthèse des évaluations en entreprise Responsable administratif et financier Informatique Responsable administratif et financier Login Mot de passe Bureau comptable Orléans 2 ansFormatage FE 030 Livret dapprentiss age et de liaison Fiches navettes Secrétaire pédagogique Livret dapprentissage et de liaison Secrétaire pédagogique Conservé par lapprenti Sans Objet Sans objet à la fin de la formation: conservé par lapprenti Sans objet FE 030 Livret dapprentiss age et de liaison Fiche mission Secrétaire pédagogique Livret dapprentissage et de liaison Secrétaire pédagogique Conservé par lapprenti Copie informatique Sans Objet FE002 Fichier Apprenti Sans objet à la fin de la formation: conservé par lapprenti Sans objet FE 030 Livret dapprentiss age et de liaison Fiches bilan dévaluation Responsable administratif et financier Dossier Comptable de la formation Responsable administratif et financier Armoire Bureau CFAIURC ORLEANS service Comptable Sans limitation de durée Sans objet XXXCopies Secrétaire pédagogique Par Formation / Par Epreuve EtudiantArmoire Secrétariat CFA Année N Archives de la composantes pour les années précédentes 5 ans Par Epreuve, envoi de 3 copies (Bonne note – moyenne – mauvaise) aux archives nationales --- Les autres copies sont détruites

28 28/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations Matrice de gestion des enregistrements RéférenceTitre Fonction responsable du classement DossierAccessibilité Mode de protection Lieu de conservation Durée de conservation Mode délimination FE009 Feuille démargement Secrétaire pédagogique -- Secrétaire pédagogique Armoire Composante Universitaire 2 ansBroyage FE002 Fichier de suivi des apprentis Secrétaire pédagogique -- Secrétaire pédagogique Informatique Composante Universitaire 2 ansFormatage Document extérieur Convention de mise à disposition des salles Secrétaire administrative -- Secrétaire administrative et pédagogique Armoire et/ou Informatique Bureau CFAIURC Tours2 ansBroyage et/ ou Formatage Document extérieur Résiliation du contrat Secrétaire administrative -- Secrétaire administrative et pédagogique Armoire et/ou informatique Bureau CFA IURC Tours ou Orléans 5 ans Broyage formatage


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