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Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 2 e Assises de la Vie Associative Creusotine.

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1 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février e Assises de la Vie Associative Creusotine

2 2 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Présentation de lintervenant Laurent SIMO Responsable régional secteur association / Economie Sociale Cabinet dexpertise comptable et de commissariat aux comptes In Extenso

3 3 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Plan de lintervention >Introduction : le paysage associatif françaisle paysage associatif français >1. Les subventions : définition et incidencesLes subventions : définition et incidences >2. Bien présenter les informations généralesBien présenter les informations générales >3. Définir son projet, ses actionsDéfinir son projet, ses actions >4. Estimer le budget prévisionnel, le suivreEstimer le budget prévisionnel, le suivre >5. A qui sadresser et comment ?A qui sadresser et comment ? >Conclusion : les éléments clés dune demande réussieConclusion : les éléments clés dune demande réussie

4 Introduction : Le paysage associatif français

5 5 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Quelques chiffres clés concernant les associations en France Le budget annuel moyen par association sélève à environ pour les associations sans salarié et pour les associations employeurs.

6 6 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Quelques chiffres clés concernant les associations en France Les subventions publiques sont importantes dans tous les secteurs sauf celui du sport et de la défense des droits et des causes (autour de 25 %). Cest le secteur de la défense des intérêts économiques et le secteur culturel qui dépendent le plus des subventions publiques (respectivement 43 et 40 %). Toutes les associations nont pas accès à des subventions publiques, surtout celles de petite taille

7 Les subventions : définition et incidences

8 8 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Définition de la notion de subvention >De manière générale, les subventions sont souvent identifiées comme étant des aides financières prélevées sur un budget public, mais il apparaît que celles-ci ne constituent pas une catégorie juridique et quil nexiste donc pas de définition, ni doctrinale, ni législative, de la notion de subvention >Toutefois, selon la circulaire du 7 janvier 2004 portant manuel dapplication du code des marchés publics, la subvention constitue "une contribution financière de la personne publique à une opération justifiée par l'intérêt général, mais qui est initiée et menée par un tiers. Il s'agira d'une subvention si l'initiative du projet vient de l'organisme bénéficiaire et si aucune contrepartie directe n'est attendue par la personne publique du versement de la contribution financière "

9 9 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Définition de la notion de subvention >La notion de subvention peut être définie par lapplication de trois critères cumulatifs permettant de la distinguer des autres formes de dépense publique : linitiative du projet qui ne provient pas de lautorité administrative qui finance, mais bien de lorganisme bénéficiaire ; labsence de contrepartie directe pour lautorité administrative labsence de droit à subvention, selon le principe du caractère discrétionnaire de la décision doctroi de la subvention. >les dépenses publiques de transfert, engagées en application de dispositions législatives ou réglementaires, sur critères déligibilité ou sur une procédure de prix de journée, de dotation globale ou de forfait, ne constituent pas des subventions au sens strict du terme.

10 10 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Les subventions de fonctionnement >Les subventions de fonctionnement sont destinées à financer soit lensemble des activités de lassociation, soit un projet particulier développé par celle-ci. >Lorsque la subvention est attribuée sans affectation précise, cela signifie quelle ne requiert aucune condition particulière dutilisation sous réserve : du respect de la légalité des parties au financement, de ne pas reverser tout ou partie de la subvention perçue à un autre organisme ; de ne pas mettre ultérieurement cette subvention à la libre disposition de celui qui la accordée.

11 11 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Les subventions de fonctionnement affectées à un projet >Cette catégorie de subventions démontre la volonté de ladministration qui lattribue de ne prendre à sa charge que la conduite par lassociation dun objectif, dun projet, dune action ou dun programme dactions préalablement définies. >Afin dêtre en mesure de contrôler efficacement la conformité de lemploi des fonds à lobjet de la subvention, ladministration indique alors dans lacte attributif laffectation précise de la subvention et indique le ou les résultats attendus (rapport dactivités, indicateurs de résultats, etc.) >Ainsi, les subventions affectées à un projet sont celles dont lassociation est tenue de justifier lemploi au regard du budget accordé et doivent en conséquence faire lobjet dun suivi précis de lutilisation des fonds.

12 12 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Les subventions dinvestissement >Les subventions dinvestissement sont destinées à financer lacquisition ou le renouvellement dune ou plusieurs immobilisations et doivent être utilisées exclusivement à cet objet. >Sur le principe, elles peuvent être assimilées à des subventions de fonctionnement ayant une affectation précise. >Cependant, compte tenu de leur objectif de financement, elles impliquent des spécificités règlementaires et comptables qui rendent nécessaires de les suivre distinctement.

13 13 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Les concours sous forme de contributions en nature >Pour les autorités administratives, ces concours en personnel prennent le plus souvent la forme de mise à disposition de fonctionnaires territoriaux, rémunérés par les collectivités, et exécutant des tâches déterminées, difficilement réalisables par lassociation faute de moyens humains et financiers. >En principe, les associations concernées par des mises à disposition de fonctionnaires nont pas lobligation de fournir des comptes rendus "dutilisation" de ces contributions en personnel. >Toutefois, elles doivent remplir les éventuelles obligations décrites dans la convention de mise à disposition.

14 14 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Capacité de l'Administration à octroyer des subventions – notion dintérêt public local >Une collectivité locale ne peut subventionner des domaines qui intéressent un autre champ géographique que le sien ou qui nauraient aucune espèce de rapport avec les besoins de ses habitants. Cela exclut que lon puisse prendre en compte les seuls besoins de quelques personnes au détriment des intérêts de la collectivité. >Ces principes sont liés à la notion dintérêt public local. >Ceci sous-entend que deux conditions doivent être remplies : La compétence géographique de la collectivité. Exemple : larrêt du Conseil dEtat du 11 juin 1997 "département de lOise" réfutant la possibilité à un Conseil Général dattribuer une subvention à une association ayant pour objet la restauration dun village situé dans un autre département.

15 15 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Capacité de l'Administration à octroyer des subventions – notion dintérêt public local Lintérêt général pour la collectivité Les collectivités publiques ne peuvent attribuer des subventions quà des associations dont lobjet et lactivité présentent un intérêt indiscutable pour elles. Ceci nécessite une appréciation concrète de lintérêt propre de laction envisagée en fonction de son objet et du type de population visée en comparaison avec la jurisprudence des juridictions administratives.

16 16 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Capacité de l'Administration à octroyer des subventions – La légalité de lobjet du financement >La loi et la jurisprudence ont expressément interdit le subventionnement de certaines activités menées par les associations : Les activités cultuelles en vertu de larticle 2 de la loi du 9 décembre 1905 de séparation des églises et de lEtat ; Les activités contraires au principe de laïcité (organismes de propagande politique ou religieuse) ou portant atteinte à une liberté publique fondamentale ; Les activités syndicales ou de défense dintérêts privés ; Les activités qui ne peuvent être assurées que par la collectivité publique elle-même (service de police municipale par exemple).

17 17 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Capacité de l'Administration à octroyer des subventions – La légalité de lobjet du financement >De manière générale, il appartient aux autorités administratives de sassurer que la subvention sollicitée est parfaitement licite au regard de la légalité générale. >En effet, aucun texte ne doit interdire la mise en œuvre des activités subventionnées en raison des principes généraux du droit ou des réglementations particulières qui en assurent le respect (principes de laïcité, de neutralité, de la liberté du commerce et de lindustrie, de la libre concurrence, de lorganisation républicaine, de lordre public,…). >En outre, sont jugées comme illégales les subventions accordées par une autorité administrative dans lobjectif de contourner les règles de comptabilité ou de gestion publique. Une telle pratique peut être caractéristique dune gestion de fait de fonds publics.

18 18 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Capacité de l'association à recevoir des subventions - La capacité juridique >La loi du 1er juillet 1901 définit que "toute association régulièrement déclarée peut, sans aucune autorisation spéciale […] acquérir à titre onéreux, posséder et administrer […] des subventions de lEtat, des départements et des communes […]". >Ainsi, seules les associations régulièrement déclarées en préfecture et dont la publication a été effectuée au Journal Officiel possèdent de fait la personnalité juridique et sont habilitées à recevoir des subventions. Les copies du récépissé de déclaration en Préfecture et de son insertion au Journal Officiel (*) sont dailleurs le plus souvent demandées pour octroyer la subvention sollicitée. (* Possibilité de consultation sur

19 19 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Capacité de l'association à recevoir des subventions - La nécessité dagréments >Certaines associations doivent posséder des agréments spécifiques avant de pouvoir recevoir des subventions. Il sagit notamment : des associations sportives, des associations de villages de vacances, des associations de jeunesse et déducation populaire.

20 20 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Analyse des principaux textes législatifs et règlementaires : Larticle L612-4 du Code de Commerce >Toute association ayant reçu annuellement des autorités administratives, au sens de l'article 1 er de la loi du 12 avril 2000, ou des établissements publics à caractère industriel et commercial une ou plusieurs subventions dont le montant global dépasse un seuil fixé par décret, doit établir des comptes annuels comprenant un bilan, un compte de résultat et une annexe dont les modalités d'établissement sont fixées par décret. >Ces associations doivent assurer, dans des conditions déterminées par décret en Conseil d'État, la publicité de leurs comptes annuels et du rapport du commissaire aux comptes. Ces mêmes associations sont tenues de nommer au moins un commissaire aux comptes. >Le Décret n° du 21 mars 2006 a précisé le seuil dapplication de larticle L612-4 du Code de Commerce désormais fixé à

21 21 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Analyse des principaux textes législatifs et règlementaires : La loi du 12 avril 2000 >La loi n° du 12 avril 2000 dite DRCA précise dans son article 10 traitant des dispositions relatives à la transparence financière des associations percevant des subventions : L'autorité administrative qui attribue une subvention doit, lorsque cette subvention dépasse un seuil défini par décret (seuil fixé à ), conclure une convention avec l'organisme de droit privé qui en bénéficie définissant l'objet, le montant et les conditions d'utilisation de la subvention attribuée. Lorsque la subvention est affectée à une dépense déterminée, l'organisme de droit privé bénéficiaire doit produire un compte rendu financier qui atteste de la conformité des dépenses effectuées à l'objet de la subvention. Le compte rendu financier est déposé auprès de l'autorité administrative qui a versé la subvention dans les six mois suivant la fin de l'exercice pour lequel elle a été attribuée.

22 22 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Le contrôle de lAdministration >Lassociation qui reçoit une subvention doit pouvoir justifier en permanence de lemploi des fonds reçus auprès de ladministration qui a accordé la subvention et, le cas échéant, auprès des autorités de contrôle. >A ce titre, elle est tenue de présenter, en cas de contrôle de ladministration exercé sur place, les pièces justificatives des dépenses et tous autres documents dont la production est jugée utile au contrôle de lutilisation de la subvention conformément à son objet. Le refus de communication entraîne la suppression de la subvention (décret-loi du 2 mai 1938, article 14). >Tout refus de communication ou toute communication tardive peut entraîner la mise en œuvre des sanctions concernant le contrôle de lutilisation de la subvention.

23 23 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Le droit des citoyens >Le décret n° du 17 juillet 2006 "relatif à la publication par voie électronique des subventions versées aux associations de droit français et aux fondations reconnues dutilité publique" expose : >"[…] toute subvention versée sous forme monétaire ou consentie sous la forme d'un prêt, d'une garantie ou d'un avantage en nature à une association […] fait l'objet, de la part de la personne morale de droit public l'ayant attribuée, d'une publication sous forme de liste annuelle comprenant le nom et l'adresse statutaire de l'organisme bénéficiaire ainsi que le montant et la nature de l'avantage accordé".

24 24 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Le droit des citoyens >Les citoyens disposent également de laccès aux informations prévues par larticle 10 de la Loi n° du 12 avril 2000, c'est-à-dire la possibilité de demander les budgets et les comptes des associations ayant reçu une subvention ainsi que la convention et le compte rendu financier de la subvention concernée. >Enfin, chaque personne aura désormais en principe la possibilité de consulter les comptes annuels et le rapport du commissaire aux comptes des associations visées à larticle L612-4 du Code de Commerce, c'est-à-dire celles ayant perçues plus de de subventions annuelles de la part des autorités administratives.

25 25 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Cas de reversements Emploi partiel de la subvention >Dans tous les cas où un compte rendu financier est exigé pour justifier de la bonne utilisation de la subvention accordée, la constatation dune utilisation partielle de la subvention (dépenses engagées inférieures au budget prévu), impliquera que la quote-part non utilisée ne pourra pas être considérée comme un produit. >Ainsi, ce constat peut impliquer les conséquences suivantes : Le reversement de la quote-part de subvention déjà perçue non utilisée; La déduction sur le solde à recevoir de la partie de subvention non utilisée ; la conclusion dun avenant à la convention permettant daffecter la part de subvention non utilisée à une autre action, de la reporter pour une utilisation sur lexercice suivant voire de la transformer en avance de fonds de roulement.

26 26 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Synthèse Avant de solliciter une subvention pour la 1 ère fois, une association doit bien prendre en considération : >Quaucune subvention nest « automatique » et quelle fera systématiquement lobjet dune demande et dune instruction : il nexiste pas de système de renouvellement automatique. >Quelle sexposera, dès le 1 er Euro de subvention perçue, à lensemble des contrôles possibles de la part de lAdministration et quelle devra en conséquence mettre en œuvre des procédures de gestion comptable pour suivre les dépenses engagées >Quune réflexion doit être engagée sur la nature même de la subvention à solliciter selon quelle concerne : Le fonctionnement général de lassociation Une activité ou un projet déterminé Un investissement La sollicitation de moyens en nature (locaux, personnel, etc.)

27 Bien présenter les informations générales

28 28 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Le cycle de gestion dune subvention 1 - Dossier de demande de subvention 2 - Echanges dinformations 3 - Notification de loctroi de la subvention 4 - Mise en œuvre du projet ou des activités 5 - Suivi des objectifs et des dépenses engagées 6 - Etablissement de comptes rendus spécifiques ou des comptes annuels 7 - Le cas échéant, contrôle ou évaluation de lutilisation de la subvention

29 29 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Préparer la demande de subvention - généralités >La bonne préparation du dossier de demande de subvention constitue un élément clé pour lobtention et le suivi de la subvention sollicitée : pour son obtention : lenvoi de lensemble des documents administratifs nécessaires et la matérialisation dune demande claire et précise sont indispensables pour que les services concernés puissent accorder la subvention demandée. Un dysfonctionnement à ce stade impliquera au mieux des demandes dinformations complémentaires et donc un rallongement du délai dobtention de la subvention, et au pire un refus pur et simple de la demande. pour son suivi : tous les éléments inscrits dans la demande constituent un élément indissociable de la subvention qui sera attribuée. Ceci implique de fait que lassociation devra sastreindre à respecter ce qui est prévu, que ce soit en matière de résultats, de moyens dactions et de budget.

30 30 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Constituer un dossier >Pour procéder à l'instruction des demandes de subvention, les collectivités publiques demandent généralement aux associations de leur fournir un dossier. >La constitution du dossier est une étape essentielle à ne pas négliger, car celui-ci constitue la "vitrine" des activités de votre association. Une grande partie de ce dossier pourra également être utilisée pour des objectifs de communication (auprès des adhérents, du grand public, des partenaires). >La composition d'un dossier de demande de subvention peut varier considérablement d'une collectivité à une autre. Néanmoins, de nombreuses collectivités se sont calquées sur les instructions de la circulaire du Premier Ministre datée du 24 décembre 2002 relative aux subventions de lÉtat aux associations.

31 31 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Constituer un dossier >La 1 ère étape consiste donc à récupérer le dossier type proposé par la collectivité auprès de laquelle la subvention est sollicitée. Le plus souvent, ces dossiers sont disponibles sur les sites internet des collectivités ou par simple demande auprès des services gestionnaires. >Attention : dans la majorité des cas, la présentation dun dossier sous un format non défini par la collectivité peut signifier un refus immédiat du dossier sur la forme. >A défaut de cadre spécifique, il est recommandé dutiliser le dossier unique de subvention (disponible sous public.fr/formulaires ). Ce dossier, défini par la circulaire du 24 décembre 2002 relative aux subventions de lEtat aux associations a pour objectif "dharmoniser les conditions dinstruction des demandes de subvention et dunifier le suivi de leur gestion".www.service- public.fr/formulaires

32 32 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Constituer un dossier / le dossier unique >Ce dossier doit être obligatoirement utilisé pour toute demande de subvention auprès de lÉtat et également en principe pour les demandes auprès des collectivités territoriales et établissements publics. >Toutefois, lutilisation de ce dossier commun de demande de subvention demeure optionnelle au sein des collectivités et établissements publics. >Outre les pièces relatives à la constitution du dossier, le dossier commun définit lobligation de soumettre « le budget prévisionnel de lassociation qui doit reprendre la nomenclature du plan comptable général rendue obligatoire par le règlement n° du 16 février 1999 relatif aux modalités détablissement des comptes des associations et fondations pour celles qui y sont soumises ». Le budget présenté devra être équilibré et présenter clairement le montant de la subvention sollicitée. Dossier unique

33 33 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Le dossier unique >Le dossier commun de subvention est une démarche unique adoptée pour toutes les administrations dÉtat, quelles soient centrales ou déconcentrées, définissant précisément les modalités de présentation de la demande de subvention. >Bien que non obligatoire, l'adoption du dossier commun de demande de subvention est fortement encouragée auprès collectivités territoriales, en particulier lorsquelles financent des actions conjointement avec les services de lEtat ou leurs établissements. >Il est donc conseillé de réaliser un dossier "standard" le plus proche possible des règles définies dans cette circulaire

34 34 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 La composition du dossier >Un dossier standard peut être constitué à partir des éléments essentiels permettant de justifier la demande de subvention : l'ensemble des pièces administratives et comptables nécessaires à l'instruction du dossier, une lettre de "motivation", la présentation générale des activités de l'association, le descriptif du projet, le budget / plan de financement spécifique de l'action.

35 35 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Les documents administratifs >Dans le cas d'une première demande, il est préférable que le dossier "administratif" soit le plus complet possible : il constitue normalement un "dossier permanent" auprès de la collectivité. Il devra notamment comporter les éléments suivants : les derniers statuts de l'association et leur récépissé de dépôt à la préfecture, un extrait de la publication de création au Journal Officiel les coordonnées complètes de l'association : nom, adresse, téléphone, fax, , site internet (si existant), le mandat de l'association, des informations sur son objet, ses activités et ses moyens humains et financiers, un relevé d'identité bancaire

36 36 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 les documents administratifs le rapport d'activités et les comptes annuels approuvés du dernier exercice (ou rapport du commissaire aux comptes lorsqu'il y en a un) la composition des organes dirigeants (composition du bureau et du conseil dadministration) avec l'indication de la situation professionnelle de leurs membres, le nombre d'adhérents, éventuellement le nombre de dirigeants rémunérés et le montant de ces rémunérations ; les éventuels agréments obtenus par lassociation une déclaration sur l'honneur du représentant de l'association mentionnant notamment les références de l'ensemble des demandes de subventions introduites auprès d'autres financeurs publics et affirmant que l'association est à jour de ses déclarations sociales et fiscales.

37 37 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 les documents administratifs Le numéro SIRET de lassociation, indispensable pour lobtention dune subvention. Ce numéro peut être obtenu par simple demande auprès de lINSEE le dernier budget prévisionnel approuvé par les instances statutaires de l'association, faisant si possible ressortir les financements publics dont l'association bénéficient et qu'elle a sollicités. une information sur l'effectif du personnel salarié ainsi que les niveaux de rémunération. Il est également pertinent de joindre en annexe tous les documents qui permettront de valoriser votre dossier : liste des organismes déjà financeurs, revue de presse, agrément spécifique,...).

38 38 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 les documents administratifs >Lors d'un renouvellement, il est nécessaire, en principe, de nenvoyer que les éléments suivants : Les statuts modifiés de l'association (si des modifications sont intervenues entre temps), Le rapport d'activités et les comptes annuels approuvés du dernier exercice Le compte rendu narratif et financier des subventions perçues lannée précédente pour le même objet si celles-ci concernaient un projet spécifique. Celui-ci doit notamment permettre de constater que le projet financé antérieurement suit ses objectifs initiaux et que la subvention a été employée conformément à son objet.

39 39 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 La lettre de demande de subvention >Un dossier doit être accompagné d'une lettre de demande de subvention claire et concise présentant en quelques mots l'association et ses compétences, les grands axes du projet ou de l'activité pour lequel la subvention est sollicitée, son originalité, la façon dont cette action s'insère dans le cadre de la politique définie par le subventionneur. >Il est en outre impératif d'indiquer le montant de la subvention sollicitée, les coordonnées du porteur de projet ainsi que les pièces jointes dans le cadre de la demande. > Ne pas oublier également de mentionner les éventuels partenaires du projet et les principaux financements déjà acquis (ou éventuellement sollicités) dans le cadre de l'action.

40 40 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Gérer le délai >Les délais dinstruction des demandes de subvention peuvent parfois s'avérer conséquents. Ceci implique que lassociation doit anticiper au maximum ces délais : Déposer le dossier de demande de subvention dans les délais requis par lorganisme sollicité. Les dates limites fixées sont souvent liées à des comités dexamen, des conseils municipaux ou toute autre réunion prévue pour instruire les demandes de subventions. Le délai dépassé peut signifier un report dinstruction au prochain comité, parfois plusieurs mois plus tard… Sassurer que le dossier envoyé comporte toutes les pièces requises pour éviter les demandes dinformations complémentaires qui allongent les temps dinstruction.

41 41 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Gérer le délai Répondre le plus rapidement et efficacement lorsque des pièces complémentaires ou des précisions sont sollicitées. Se renseigner sur létat davancement de linstruction du dossier afin de pouvoir ajuster le cas échéant le démarrage effectif de laction envisagée. Etre pragmatique et prudent quant à lobtention de la subvention. Lorsque dautres moyens de financement sont déjà acquis, lassociation pourra engager les dépenses nécessaires dans leur limite. Lorsque la subvention sollicitée représente une part très significative du budget, il conviendra de patienter et de préparer le lancement de laction avec des coûts réduits, notamment lorsque la subvention octroyée ne permet la prise en compte des dépenses engagées quà compter de sa date de notification…

42 Définir son projet, ses actions

43 43 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 La définition des projets : Une nécessité >Il convient de présenter du mieux possible les activités et les projets prévus tout en conservant loptique dêtre synthétique : Définir le plus précisément possible les buts et les objectifs du projet ou de lassociation (quantitatifs et qualitatifs) afin de démontrer lintérêt doctroyer la subvention sollicitée, ainsi que les moyens qui seront mis en place pour évaluer latteinte des objectifs définis. Valoriser la demande en précisant les apports de laction ou de lassociation pour les bénéficiaires tout en restant clair et succinct. En outre, lorsque cela est possible, il est préférable dindiquer les montants valorisés des contributions en nature (bénévolat, dons en nature, etc.) dont bénéficient lassociation ou le projet.

44 44 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Définir le projet >La description du projet n'est bien entendu effectuée que s'il s'agit d'une demande de subvention pour une action spécifique. Toutefois, même si la demande concerne le fonctionnement général de l'association, il est fortement conseillé d'indiquer en quoi l'attribution de la subvention pourra accroître l'étendu de ses activités, améliorer son action, permettre son développement ou tout simplement garantir l'existence de ses actions. >L'objectif général est de présenter de manière concrète et précise la situation initiale, les objectifs du projets ainsi que les résultats attendus à moyen et long terme.

45 45 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Définir le projet >Les éléments principaux à reprendre sont les suivants : Indiquer le titre du projet Définir le contexte : description de la situation générale, besoins identifiés, expérience de l'association sur des projets similaires. Identifier les objectifs principaux de l'action, les résultats attendus, les bénéficiaires directs et indirects, la durée et le lieu de l'action, la viabilité du projet.

46 46 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Définir le projet Décrire les modalités de mise en œuvre du projet : définition des activités et de leur pertinence, méthodes de travail retenues, planification du déroulement, intégration dans une politique locale, régionale ou nationale, indication des partenaires du projet (techniques et financiers). Définir les moyens nécessaires en terme de ressources humaines, matérielles et financières, les indicateurs de suivi de l'action ("monitoring") et leur modalité d'évaluation.

47 47 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Définir le plan dactions >Expliquer ce que votre organisation compte faire pour résoudre le problème. Qui est la cible, et comment l'impliquer dans l'activité ? Combien de personnes en bénéficieront ? Que comptez vous faire? Selon quel ordre et sur combien de temps ? Un chronogramme dactivités pourra illustrer le propros… En quoi êtes-vous le mieux placé pour la mise en œuvre du projet ? Quels sont vos références ? Qui va faire le travail et quelles sont les compétences? (Joindre des CV le cas échéant) Quand le projet aura t-il lieu ? Où aura t-il lieu ?

48 48 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Définir des indicateurs >Le projet doit définir préalablement les indicateurs qui permettront dune part de juger si celui-ci est pertinent, réaliste et cohérent et dautre part de vérifier in fine que les résultats obtenus correspondent bien à ce qui a été prévu >Ceux peuvent notamment se déterminer autour des éléments dactivités suivants : nombre de bénéficiaires de laction, de participants, résultats obtenus en terme financier, Impacts pour la collectivité, le territoire, dautres structures, Effets escomptés en terme sociaux, économiques, Etc.

49 49 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Les éléments persuasifs sur le fond >Le nom du projet doit être évocateur, simple à retenir et original. >Expliquer lorigine du projet : comment il est né >L'information doit être claire et cohérente avec les objectifs de ceux à qui elle est destinée. >Privilégier la valeur ajoutée de linformation au poids du papier : chaque information délivrée doit apporter quelque chose à la compréhension de la problématique posée. >Soigner les liens logiques entre les différents éléments du projet, pour assurer la cohérence densemble du dossier. >Etre le plus concret possible, étayer vos propos de chiffres pertinents : nombre de bénéficiaires par exemple…

50 50 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Les éléments persuasifs sur le fond >Démontrer clairement votre légitimité à agir sur la problématique, votre volonté de participer et de collaborer au développement local, >Prouver votre bonne connaissance du terrain, le bon ciblage de la problématique et des bénéficiaires, >Expliquer les impacts en termes économiques, sociaux et environnementaux à long terme, >Définir la mobilisation des acteurs ou dautres partenaires : mobilisation effective et réciproque >Le cas échéant, démontrer la viabilité économique du projet

51 51 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Adopter une présentation soignée >La première page de couverture du dossier indique clairement la structure porteuse du projet et ses coordonnées ainsi que le titre du projet (pas trop long !) et si possible un visuel. >Le dossier doit contenir un sommaire et donc une pagination (numéros de pages) >En pied de page figurent la référence du dossier et la date de réalisation >La police utilisée est lisible et la présentation est aérée. >Les éléments importants sont mis en évidence : titres hiérarchisés en caractères gras, soulignés, couleurs…

52 52 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Adopter une présentation soignée >Le projet peut être localisé géographiquement sur une carte >La présence de photos pourra donner des effets visuels persuasifs et illustrant de façon pertinente le propos. Elles sont souvent plus explicites que de longues phrases… >Les annexes doivent être légères et pertinentes, et être annoncées au fil de la présentation du projet pour renvoi en annexe. Elles peuvent contenir : présentation des partenaires, lettres de soutien, devis significatifs

53 Estimer le budget prévisionnel, le suivre

54 54 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Le budget / plan de financement de l'action >Un budget prévisionnel de l'action doit être impérativement envoyé avec la demande. Il doit comporter non seulement l'ensemble des charges prévisionnelles par rubriques mais aussi toutes les ressources acquises ou prévues affectées au projet (plan de financement). Ne pas oublier d'indiquer les éventuelles contributions en nature (et les emplois correspondants) qui font partie intégrante du plan de financement. > Le budget doit être équilibré et comporter suffisamment de détails mais pas trop afin de ne pas s'enfermer dans des sous- lignes budgétaires multiples et difficiles à suivre. Un budget simplifié accompagné d'une annexe de commentaires sur les bases de calcul est préférable à un budget comportant de trop nombreuses rubriques (n'oubliez pas que c'est sur la base de celui-ci que devront être préparés les comptes-rendus financiers justificatifs!).

55 55 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Les données conjoncturelles >A chaque poste comptable de recette et de dépense correspond une prévision qui ne peut être la reconduction pure et simple du passé, mais résulte dune série dobservations collectées tout au long de lannée sur fiches. >Des données conjoncturelles, comme par exemple : Lévolution des salaires Lévolution des charges sociales et fiscales Lévolution des tarifs de certaines consommations, etc. >Des données comme par exemple : Les relevés de consommations, Le renouvellement de certains contrats : baux, cotisations, abonnements, évolution de lactivité en nombre de journées, etc.

56 56 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Les charges et les produits >Les charges prévisionnelles doivent être soigneusement identifiées et quantifiées poste par poste, en anticipant le mieux possible sur la réalité de la formation des coûts, qui ne seront engagés quultérieurement. Le déroulement de lexercice à venir doit avoir été entièrement décrypté. >Les produits (prestations, subventions), doivent également bénéficier de la plus grande attention car loptimisme dans ce domaine se traduit par des déconvenues. >Outre les éléments ponctuels ou exceptionnels, cest souvent la réalité des exercices précédents qui est le meilleur guide pour établir des prévisions.

57 57 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Construire un budget >Construire un budget prévisionnel nécessite au préalable de sêtre mis au clair sur le projet de lassociation et sur les moyens à mettre en œuvre pour le réaliser. >Cest donc un outil qui est subordonné aux différentes discussions préalables avec les autres membres impliqués dans la gestion de lassociation qui vont préciser les moyens que vous souhaitez vous donner. >Les règles à observer : régularité des activités – prendre son temps – impliquer les autres – être réaliste – prévoir lavenir – tenir compte de la politique de lassociation – contrôler les événements – tenir compte des éléments conjoncturels -

58 58 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Evaluation des coûts >Pour évaluer les coûts, une très bonne solution, quand cela est possible, est de se renseigner auprès dune association (union, réseau, etc.) ayant mené récemment le même type dopération ou pratiquant la même activité. >Ne vous contentez pas de « on dit » ou dévaluation « à la louche ». Vous serez surpris par exemple, si vous navez pas lhabitude de payer des salaires, de la différence qui existe entre le salaire versé à la personne (salaire net) et la charge salariale globale que cela va induire pour lassociation. >De même nhésitez pas à demander des devis aux prestataires que vous envisagez de faire intervenir de manière à vous appuyer sur des documents de type contractuel.

59 59 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Faire jouer la concurrence >Si votre activité nécessite lachat de matières premières, de nourriture ou dautres fournitures, vous pouvez avec internet vous faire une idée très précise des dépenses à assumer. >Assurez vous de noublier aucune dépenses, pour ce faire dresser une liste la plus détaillée possible. Le fait par exemple de faire appel à des bénévoles nécessitera peut- être denvisager de les nourrir ou de leur rembourser leurs frais de déplacements, tenez en compte. >Enfin pensez aux postes incontournables comme les assurances, les frais de communication, des frais de reprographie, etc.

60 60 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Les produits >Les produits, quant à eux, sont plutôt de nature « certaine » ou « aléatoire ». >Les recettes aléatoires sont fortement liées aux activités de votre association, elles sont par exemple : Les ventes Les prestations de service Les dons Des éléments plus financiers tels que les reprises de provision, les produits des placements à court terme, etc. >En parallèle, les recettes quasi-certaines (selon le type d' activité de votre association) sont par exemple : Les cotisations des adhérents Les adhésions Les subventions notifiées Des éléments plus financiers tels que les produits de vos placements à long terme, les ventes approuvées dun de vos actifs, etc.

61 61 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Léquilibre du budget >En comparant vos recettes à vos dépenses prévisionnelles et si vous avez un déficit prévisionnel, il vous faudra certainement rediscuter collectivement votre projet pour réajuster vos objectifs en les adaptant aux réalités économiques. >Si le déficit est minime, vous pourrez vérifierez si certaines dépenses ne peuvent pas être légèrement réduites, sans modifier le projet, de manière à sajuster aux recettes. >Si vous aboutissez à un excédent prévisionnel, vérifiez bien toutes vos données, vous avez sûrement été trop optimiste !

62 62 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Contrôle et suivi budgétaire >A un rythme régulier, mensuel si possible, le contrôle budgétaire doit sexercer entre les prévisions et les réalisations. Toute différence sensible doit être étudiée et avoir son explication dordre interne ou externe : décalage dans le temps dépenses (ou recettes) imprévues mésestimation dun coût manque de préparation, dexpérience, de réalisme facteurs imprévisibles : politiques, sociaux, économiques, climatiques, etc. >Les causes doivent être recherchées et le budget doit être (quand cela est possible) modifié en conséquence : si le même résultat est visé, le décalage doit être compensé à défaut, le résultat prévisionnel doit être modifié.

63 A qui sadresser et comment ?

64 64 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Auprès de quelle collectivité déposer sa demande ? >De nombreux organismes ont la possibilité et même la vocation de vous aider à financer les activités de votre association. >Néanmoins, vous avez tout intérêt, plutôt que multiplier les démarches auprès de nombreux interlocuteurs, à vous adresser aux collectivités locales ou institutions dont les choix exprimés se rapprochent le plus des objectifs poursuivis par votre association ou dont les subventions apparaissent les plus adaptées à vos domaines d'actions.

65 65 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Auprès de quelle collectivité déposer sa demande ? > En effet, les collectivités préfèrent généralement adopter une politique de soutien aux associations en fonction de leurs objectifs prioritaires, plutôt que de procéder à un "saupoudrage" de leurs fonds. La réception d'une demande de subvention en complet décalage avec les priorités de la collectivité pourrait "décrédibiliser" les actions de votre association. > En outre, le choix des institutions dépend également de l'étendu de vos actions : de la mairie pour des actions à vocation communale à la Commission Européenne pour des projets de dimension internationale. > En bref, l'envoi d'une demande de subvention doit être impérativement "ciblée".

66 66 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Comprendre le cadre de linstruction >Linstruction consiste à vérifier que la demande de subvention pourra être prise en compte par lentité qui la réceptionne. >Lors de linstruction dun dossier, linstructeur de la demande de subvention vérifie la recevabilité formelle de la demande, ce qui consiste à : Vérifier que lobjet de la subvention correspond aux objectifs et politiques de la collectivité concernée Transmettre le dossier au service compétent, le cas échéant (si le service saisi nest pas celui qui convient). Réaliser un premier examen des pièces pour vérifier que la demande est recevable. Accuser réception de la demande auprès du demandeur et notifier la recevabilité formelle de la demande.

67 67 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Comprendre le cadre de linstruction >Si la demande de subvention est recevable formellement, linstructeur de la demande de subvention instruit au fond le dossier de subvention. >En premier lieu, il vérifie la conformité par rapport à la programmation et la cohérence de la demande par rapport au budget disponible. >Pour les subventions attribuées en vue de la réalisation dune action, l'instructeur procède en outre aux opérations suivantes : Vérifier la présence des pièces requises par la réglementation Analyser la demande de subvention au fond, ce qui revient à examiner la capacité du demandeur à porter le projet pour lequel il sollicite la subvention : examen des documents financiers (budget du bénéficiaire, plan de financement du projet), examen des conditions de réalisation du projet (moyens humains…), composition du conseil dadministration, adéquation avec les objectifs de politique de la collectivité

68 68 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Comprendre le cadre de linstruction Vérifier qu'une subvention n'a pas déjà été versée pour un même objet/bénéficiaire. >Linstructeur de la demande de subvention peut éventuellement se faire assister par lexpert juridique pour les cas de subventions complexes (subventions dinvestissement…). >Linstructeur définit le montant et la ligne budgétaire sur laquelle la subvention va être imputée. >En cas de refus, linstructeur notifie le refus au demandeur

69 69 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Cadre de linstruction : Les points danalyse >Le budget prévisionnel >L'utilité du Compte de Résultat et ses composantes >L'analyse de l'activité, des coûts, du niveau d'autonomie de l'association >L'analyse de la structure bilantielle, de la solvabilité, de la trésorerie réelle, de l'endettement, de la tendance financière >Les indicateurs de contrôle >La viabilité de l'association >La dépendance financière de l'association et son équilibre financier >La capacité de l'association à assurer sa pérennité et les risques de dégradation

70 Conclusion : les éléments clés dune demande réussie

71 71 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Caractéristiques principales dune demande de subvention réussie >Préparer un dossier administratif complet qui sera utile pour toutes les demandes de subventions. >Constituer un dossier de demande de subvention adapté aux exigences de lorganisme sollicité. En effet, chaque autorité peut définir son propre dossier de demande de subvention à compléter. Dans ce cas, il sera indispensable dadopter les cadres proposés qui seront nécessaires à la bonne instruction du dossier >Choisir le type de demande de subvention selon quelle porte sur le fonctionnement général, le financement dun projet ou dinvestissement, etc.

72 72 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Le délai de dépôt / d'octroi de la subvention >Il est essentiel de déposer les dossiers de demande de subvention dans les délais : au cours du dernier trimestre de l'année précédente pour les collectivités et en général au cours du premier trimestre de l'année civile s'agissant de subventions d'Etat. D'autres périodicités existent pour des demandes plus spécifiques ou répondant à "des appels à projet." > Dans tous les cas, sachez que tout retard dans le dépôt du dossier peut entraîner le rejet pur et simple de la demande. En outre, les délais d'instruction peuvent s'avérer souvent très conséquents (et s'accroissent généralement en évoluant dans la hiérarchie des collectivités).

73 73 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Construire sa demande >Décrivez de manière concrète et "professionnelle" votre projet ou les activités de votre association en quantifiant précisément les résultats attendus, les bénéficiaires de l'action et en mettant en avant votre expérience en la matière. Votre dossier doit être conçu pour convaincre, il s'agit de don bien de "vendre" votre projet à la collectivité. >Ne comptez pas exclusivement sur le financement sollicité auprès de la collectivité : le financement public est aléatoire et peut ne pas être renouvelé d'une année sur l'autre. Complétez donc vos recherches de financement auprès de sources alternatives (mécénat, manifestations exceptionnelles, etc.)

74 74 Comment présenter un dossier de demande de subvention ? 13 février 2009 Pour aller plus loin… >Collectivités locales - associations : bien gérer les subventions / Ordre des Experts Comptables, club secteur public, août 2003 >La subvention publique, le marché public et la délégation de service public / mode demploi – Ministère de la Santé des Jeunesses et sports 2007 >Guide pratique de la LOLF à lusage des associations subventionnées par lEtat – Ministère de la Santé des Jeunesses et sports 2007 >Le financement public des associations / Jean-François MERLET- Edition Juris Service >www.associations.gouv.fr : site du Ministère de la Jeunesse, des Sports et de la vie associativewww.associations.gouv.fr >www.adele.gouv.fr/subventions-publiques : site de demande de subventions en ligne (en construction du futur site publiques.fr/ )www.adele.gouv.fr/subventions-publiqueswww.subventions- publiques.fr/

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