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© 2010 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants.

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1 © 2010 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative, une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. A usage interne 1 KPMG AUDIT C Manuels de Procédures Atelier de démarrage PIRAM

2 © 2010 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative, une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. A usage interne 2 1 Objectif d’un manuel de procédures  Description et définition des outils et méthodes de gestion devant permettre l’exécution d’une entité.  Clarifier toutes les relations fonctionnelles du cadre d’évolution d’une entité.  Document de référence pour tous les opérateurs (institutions gouvernementales, ONG, bailleur de fonds, unité de gestion, etc.)

3 © 2010 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative, une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. A usage interne 3 2 Définitions : 1/4 Concept Définition Accord de prêt Document contractuel signé entre le représentant de l’Emprunteur (République de la RDC) et le FIDA et définissant le montant et les conditions d’utilisation du prêt accordé par le FIDA à l’emprunteur, les modalités d’exécution du programme, objet du prêt, et les devoirs et obligations de chacune des parties, et diverses dispositions relatives au prêt. Année fiscale L’année fiscale du PIRAM correspond à l’année calendaire (1er janvier au 31 décembre).Le 1er exercice fiscal démarre à la date de mise en vigueur du prêt.

4 © 2010 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative, une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. A usage interne 4 Définition : 2/4 Codification comptable Imputation des transactions financières et comptables effectuées par le programme dans les comptes analytiques, budgétaires et comptables appropriés selon les modalités et règles définies dans le présent manuel. La codification comptable contient en outre les codes de composante, sous composante, activité, et zone du programme, catégorie de dépenses et source de financement. Compte de prêt Compte ouvert par le FIDA au nom de l’Emprunteur et dans lequel est versé le montant du principal du prêt. De la date d’entrée en vigueur jusqu’à la date de clôture du prêt, l’Emprunteur peut solliciter auprès du FIDA des retraits du compte de prêt pour les dépenses autorisées conformément aux dispositions de l’accord de prêt.

5 © 2010 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative, une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. A usage interne 5 Définition : 3/4 Compte de Projet Compte courant libellé en USD ouvert par le Ministère de l’Agriculture auprès d’un établissement bancaire de la RDC dans le but d’y déposer les fonds représentant la contribution de l’Emprunteur au programme. Compte Spécial Compte libellé en dollars US ouvert par l’Emprunteur auprès d’un établissement bancaire commercial en RDC et servant au financement du programme. Les retraits de fonds effectués sur le Compte de Prêt sont versés sur le Compte Spécial, qui sert à alimenter le Compte d’Opérations à partir duquel sont effectuées les dépenses.

6 © 2010 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative, une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. A usage interne 6 Définition : 4/4 COSTAB Logiciel informatique utilisé par le FIDA pour l’estimation des coûts du programme et l’établissement des projections financières lors de l’évaluation du programme.

7 © 2010 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative, une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. A usage interne Chapitre 1. Cadre organisationnel 7 Structure du programme Description et modalités d’exécution du programme Supervision et suivi du programme Cadre juridique, règles et procédures

8 © 2010 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative, une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. A usage interne Annexes au Chapitre 1 1Financement du programme 2Fiche synthétique du programme 3Partenaires au programme 4Structure organisationnelle 5 Documents de référence et autres informations 8

9 © 2010 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative, une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. A usage interne Chapitre 2. Administration 9 Unité de Coordination du programme(UCP) Règles et fonctionnement du bureau Gestion du courrier Systèmes d’information et de communication Archivage des documents Déplacements officiels

10 © 2010 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative, une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. A usage interne Annexes au Chapitre 2 1 Organigramme du programme 2 Descriptions des postes 3 Planning annuel du personnel 4 Classification des documents 5 Système de classement 10 6 Plan annuel de voyage 7 Demande d’ordre de mission 8 Estimation des coûts de mission 9 Demande de remboursement des frais de mission

11 © 2010 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative, une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. A usage interne Chapitre 3. Gestion du Personnel 11 Types de contrats Sélection du personnel de programme Rémunération et avantages du personnel du programme Recrutement du personnel du programme Administration du personnel du programme Obligations du personnel et mesures disciplinaires Fin de contrat Personnel temporaire Consultants individuels

12 © 2010 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative, une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. A usage interne Annexes au Chapitre 3 1 Plan annuel des ressources humaines 2 Avis de vacance de poste 3 Grille d’évaluation des candidatures 4 Grille de sélection du personnel 5 Catégories salariales et grille de rémunération 6 Modèle de contrat – personnel du programme 7 Fiche de renseignements 8 Dossiers individuels 9 Demande de congés Fiche de suivi des congés 11Fiche d’évaluation des performances 12 Fiche de fin de contrat 13 Requête pour assistance temporaire 14 Modèle de contrat – personnel temporaire 15 Fiche de paiement d’honoraires – consultants et personnel temporaire 16 Modèle de contrat – consultant individuel 17 Fiche d’évaluation – consultant et personnel temporaire

13 © 2010 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative, une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. A usage interne Chapitre 4. Gestion des biens 13 1Définitions 2Suivi des immobilisations 3Maintenance et sécurité 4Véhicules du programme 5Cession d’immobilisations 6 Gestion des stocks

14 © 2010 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative, une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. A usage interne Annexes au Chapitre Registre des immobilisations 4.2 Système de codification des immobilisations 4.3 Liste de biens par affectation 4.4 Fiche de prêt de matériel 4.5 Liste d’inventaire 4.6 Durée d’amortissement des biens 4.7 Autorisation de sortie de matériel 4.8 Carnet de bord des véhicules du projet 4.9 Fiche de suivi des véhicules du programme 4.10 Fiche de cession 4.11 Fiche de suivi et état récapitulatif des stocks

15 © 2010 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative, une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. A usage interne Chapitre 5. Passation de Marchés Généralités 5.2 Programmation des acquisitions 5.3 Demande d’achat 5.4 Spécifications techniques et termes de référence 5.5 Consultation des fournisseurs 5.6 Sélection des fournisseurs 5.7 Attribution des marchés et élaboration des contrats 5.8 Suivi des contrats 5.9 Livraison des biens, travaux et services

16 © 2010 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative, une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. A usage interne Annexes au Chapitre Modalités de passation de marchés 5.2 Matrice de responsabilités pour les passations de marché 5.3 Plan d’acquisition des biens et services 5.4 Demande d’achat 5.5 Critères génériques d’évaluation des propositions techniques 5.6 Modèle de grille d’évaluation des propositions techniques 5.7 Modèle de contrat de fourniture de biens 5.8 Modèle de contrat de travaux 5.9 Modèle de contrat de services 5.10 Bon de commande 5.11 Registre des contrats 5.12 Rapport d’inspection et de réception

17 © 2010 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative, une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. A usage interne Chapitre 6. Gestion financière Généralités 6.2 Processus budgétaire 6.3 Engagement de dépenses 6.4 Décaissements 6.5 Mobilisation des fonds (FIDA et contrepartie) 6.6 Rapports financiers

18 © 2010 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative, une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. A usage interne Annexes au Chapitre Codification des opérations financières 6.2 Planning d’élaboration du PTBA 6.3 Format de budget 6.4 Affectation des fonds du prêt par catégorie de dépenses 6.5 Etat de suivi budgétaire mensuel 6.6 Registre des chèques distribués 6.7 Demande de retrait de caisse 6.8 Fiche d’inventaire physique de caisse 6.9 Suivi des décaissements 6.10 Check-list pour la préparation des DRF et DPD 6.11 Etat de reconstitution du compte spécial 6.12 Check-list pour le contrôle des DRF et DPD 6.13 Suivi des DRF et remboursements du FIDA

19 © 2010 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative, une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. A usage interne Chapitre 7. Procédures comptables 19 1 Règles et principes comptables 2 Système d’information et organisation de la fonction comptable 3 Procédures de comptabilisation des opérations 4 Schémas comptables pour les différentes catégories de dépenses 5 Clôture des comptes (mensuelle et annuelle) 6 États financiers et Audit des comptes

20 © 2010 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative, une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. A usage interne Annexes au Chapitre Plan comptable général 2Modèle de fiche d’imputation 3Schémas d’écritures comptables 4 Check-list pour la clôture des comptes

21 © 2010 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative, une entité de droit suisse. Tous droits réservés. Imprimé en France. A usage interne 21 Je vous remercie !


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