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LA MISE EN ŒUVRE DE LA DEMARCHE QUALITE DANS LES ETABLISSEMENTS PUBLICS DE SANTE DU SENEGAL 7èmes rencontres hospitalières de Cotonou.

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1 LA MISE EN ŒUVRE DE LA DEMARCHE QUALITE DANS LES ETABLISSEMENTS PUBLICS DE SANTE DU SENEGAL 7èmes rencontres hospitalières de Cotonou

2 Le contexte Mise en œuvre de la réforme hospitalière au Sénégal (deux lois complétées par deux décrets en de 1998) dont lamélioration de qualité des services est lun des objectifs principaux Lancement en septembre 2003 dun programme de management par la qualité des EPS sénégalais (CHANGER 2 ) par la Direction des Etablissements de Santé

3 Le contexte Réalisation du programme confiée au GIP SANTEXCEL sur financement de la Coopération française

4 Lobjectif du programme Développer dans les établissements publics de santé une culture démarche qualité En privilégiant : la co-animation franco-sénégalaise dans la formation avec lobjectif de re-ingeniering au profit de la DES

5 Lobjectif du programme Le développement dune culture commune hospitalière par la mise en place de séminaires résidentiels inter-établissements Laccompagnement des établissements dans la mise en place de la démarche

6 Les étapes de changer 2 Les apports théoriques La mise en place dans les EPS dinstances de pilotage de la démarche et le lancement des chantiers qualité La méthode dévaluation de la démarche et la présentation des résultats

7 Les apports théoriques Après une phase de mise en place opérationnelle du programme (comité dappui, formation des experts sénégalais aux outils et concepts de la qualité, formation de ces mêmes experts à laudit, constitution des 4 binômes franco-sénégalais en charge de la formation et de laccompagnement de la démarche)

8 Les apports théoriques Formation des directeurs dEPS et des présidents de commission médicale détablissement des 20 EPS du Sénégal avec comme objectifs : la compréhension des outils et concepts du management par la qualité, la définition des missions et activités du Directeur Qualité, le rôle du comité de pilotage

9 Les apports théoriques ce point est très important : il faut une conviction et une implication fortes des responsables hospitaliers dans la démarche. Cest un facteur clé de réussite ou déchec. Et ensuite il faut nécessairement structurer la démarche en mettant en place une organisation qualité : un directeur qualité (le directeur, le PCME ou co-direction), un référent qualité, voire un comité de pilotage

10 Les apports théoriques Formation des référents qualité détablissement, ces derniers ayant pour missions de : seconder la direction dans son travail de coordination de la démarche qualité de létablissement, aider les équipes locales à gérer leurs chantiers qualité, assurer la remontée vers la direction des travaux et résultats obtenus dans le cadre des chantiers qualité, assurer le reporting vers le niveau central

11 La mise en place dans les EPS dinstances de pilotage de la démarche et le lancement des chantiers qualité Après la théorie, la pratique !! Il est demandé aux EPS de se doter dun dispositif de pilotage de la démarche et de mettre en œuvre des chantiers qualité. Cette phase a fait lobjet dun suivi par les experts sénégalais

12 La mise en place dans les EPS dinstances de pilotage de la démarche et le lancement des chantiers qualité 4 chantiers avaient été identifiés comme prioritaires hygiène et propreté des locaux, accueil et maîtrise des flux à larrivée à lhôpital, la gestion du dossier patient, la permanence et la continuité du service. Chaque établissement devait au moins en retenir deux et avait la faculté den ouvrir dautres en fonction de ses priorités

13 La mise en place dans les EPS dinstances de pilotage de la démarche et le lancement des chantiers qualité Aperçu des chantiers ouverts dans les EPS : -accueil et maîtrise des flux (14), -Hygiène et propreté des locaux (13) -Dossier patient (7) -Tri et élimination des déchets (4) -Gestion des repas (4)

14 La mise en place dans les EPS dinstances de pilotage de la démarche et le lancement des chantiers qualité -Permanence des soins (3) -Divers (fonctionnement de la pharmacie, gestion des stocks, gestion des dossiers de personnel, archivage des dossiers, communication interne, signalisation )

15 Mise en qualité de la Direction des Etablissements de Santé (DES) du Ministère Parallèlement aux actions menées dans le programme Changer 2 en faveur des EPS, une description de lorganisation du bureau qualité de la DES précisant ses missions et ses activités et une définition des fonctions du responsable de ce bureau ont été réalisées

16 La méthode dévaluation de la démarche et la présentation des résultats Une évaluation à mi parcours a été effectuée à partir dun questionnaire (au directeur qualité, au personnel) complété par une audition du directeur, du directeur qualité et du référent qualité.

17 La méthode dévaluation de la démarche et la présentation des résultats Une évaluation de fin de programme : preuves documentées à lappui, chaque établissement est invité à expliquer la conduite de sa démarche qualité (4 thèmes sont analysés : politique qualité, information et communication sur la démarche qualité, organisation et responsabilité en matière de qualité, informations et relations avec les usagers) puis à faire le point détaillé de lavancement de chaque chantier

18 La méthode dévaluation de la démarche et la présentation des résultats Les résultats de lévaluation sur la conduite de la démarche qualité : les 2/3 des établissements avaient formalisé leur politique qualité la moitié avait une communication effective sur leur démarche qualité la moitié avait bien défini les responsabilités et les autorités en matière de qualité un gros tiers informait régulièrement les usagers sur leurs démarches

19 La méthode dévaluation de la démarche et la présentation des résultats Les résultats de lévaluation quant aux exigences relatives au fonctionnement des chantiers la moitié des établissements ont une fiche de suivi par chantier effective ¼ maîtrise la documentation dassurance qualité, les autres éprouvent des difficultés la grande majorité fonde le succès de leur démarche sur des investissements ou des moyens matériels supplémentaires et sur des programmes de formation

20 Conclusion et suites à donner En conclusion : on note de grandes disparités dans la conduite de la démarche qualité selon les établissements, fonction notamment de lengagement des responsables (rôle important du directeur du directeur qualité et du référent ce dernier ne pouvant pas agir sans le soutien effectif de sa hiérarchie.

21 Conclusion et suites à donner Cette démarche est exigeante, elle demande le respect de procédures précises, la permanence dans le suivi des actions, des moyens pas forcément importants mais qui doivent être mobilisés si on veut atteindre les objectifs fixés et crédibiliser lensemble. Cest dire quil reste du travail. Pour 2005 et au delà nous avons prévu les actions suivantes

22 Conclusion et suite à donner impulser lauto évaluation de la démarche qualité dans les établissements publics de santé (diffusion de la grille dauto évaluation aux EPS) Puis faire réaliser un audit de terrain qui devrait avoir un triple objectif : évaluer les travaux réalisés dans les différents chantiers qualité, évaluer létat de la démarche (motivations et implications), faire des recommandations sur la base des dysfonctionnements ou anomalies constatés ou selon les cas préciser les points à développer lorsque les constats sont positifs.

23 Conclusion et suite à donner Dans le cadre de cet audit, formation action des référents à laudit qualité. Elle devrait sadresser prioritairement à ceux qui ont pratiqué lassurance qualité et qui auront sur leur sites de travail de quoi entretenir les compétences acquises. Seul un nombre restreint de référents devraient remplir ces critères. Ces auditeurs formés pourraient être ensuite des personnes ressources pour les autres hôpitaux et la DES pourrait également sappuyer sur eux de manière ponctuelle.

24 Conclusion et suite à donner Toutes ces activités devraient être menées sans tarder. Tout retard jouerait en effet en défaveur dune appropriation pérenne de la démarche qualité par les hôpitaux. Il est également important que le bureau qualité dont les missions avaient été précisées dans le cadre de CHANGER II soit effectivement mis en place au sein de la DES afin de coordonner et évaluer les activités des établissements en matière de qualité.


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