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Dématérialisation du Contrôle de légalité Présentation 06 Octobre 2006.

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1 Dématérialisation du Contrôle de légalité Présentation 06 Octobre 2006

2 Vous avez dit « Dématérialisation du Contrôle de légalité » ? La dématérialisation du contrôle de légalité vise à améliorer les conditions du contrôle de légalité en recourant à des supports matériels modernes et performants. Il s'agit de mettre à la disposition des préfectures et des collectivités locales un cadre technique sécurisé permettant l'échange et la certification des documents transmis.

3 Le projet du Conseil Général Mettre en œuvre un système permettant de traiter ses flux propres vers le contrôle de légalité. Partager son outil au profit des collectivités du département souhaitant également dématérialiser leurs échanges vers le contrôle de légalité.

4 Et plus concrètement ? Quelques Exemples dactes concernés: Les Délibérations Les Arrêtés réglementaires Les Arrêtés individuels Les Contrats et Conventions Les documents budgétaires et financiers …

5 Et plus concrètement ? Comment ça se passe actuellement ? Comment ça va se passer ensuite ?

6 Actuellement Le secrétariat de la collectivité utilise un logiciel bureautique classique ou un applicatif métier pour rédiger la délibération ou un arrêté de personnel.

7 Actuellement Une fois le document réalisé, le document est soumis à approbation auprès du maire ou du président. Le document est alors signé

8 Actuellement Le document signé est ensuite envoyé par courrier postal… Pour les Arrêtés de personnel : A la personne concernée A la préfecture ou sous-préfecture (dans certains cas selon liste) Au Centre de Gestion (ampliation) A la trésorerie (joint au prochain mandat pour justification) Pour les délibérations : A la préfecture ou sous-préfecture

9 Actuellement Le document est tamponné par le service de la préfecture Il est renvoyé à la collectivité … La durée légale de 2 mois intervient alors …

10 Actuellement Dans le cas dun arrêté : Un exemplaire du document tamponné est transmis à lintéressé Un exemplaire est mis au dossier de lagent

11 Actuellement Dans le cas dune délibération : Elle est affichée au « Panneau daffichage »

12 Demain … Retour sur chaque Etape Description du processus « Informatisé »

13 Demain … Mise en place dun contrôle daccès sur les postes susceptibles de réaliser des transmissions électroniques dactes. Certificat Machine CERTINOMIS Un certificat unique pour lensemble des postes Certificat révocable – durée de validité : 1 an

14 Demain … Le secrétariat de la collectivité utilise un logiciel bureautique classique ou un applicatif métier pour rédiger la délibération ou un arrêté de personnel. 2 Possibilités : Rien ne change !! Mise à disposition dun Modèle WORD permettant de conserver immédiatement les informations (n° darrêté, type dacte, …), débuter le document …

15 Demain … Le logiciel WORD est complété par un Menu « Création dun ACTE » qui Proposera alors ce formulaire de saisie :

16 Demain … Le document WORD est immédiatement complété par les renseignements saisis précédemment.

17 Demain … Une fois le document réalisé, le document est soumis à approbation auprès du maire ou du président. Le document est alors signé 2 Possibilités : Rien ne change !! Le document est imprimé et transmis à la signature Mise en place dun système Parapheur Electronique permettant de transmettre à la personne responsable pour signature électronique (Scénario non envisagé dans un premier temps)

18 Demain … Le document signé est ensuite envoyé par courrier postal…électroniquement Comment ? Connexion au portail EXTRANET (le certificat installé permet de vérifier lhabilitation) Dépôt du document via un formulaire XXXXXXXXXXXXX

19 Demain …

20 Différents scénarios possibles : Le document WORD a été réalisé à partir de la Macro : On demandera juste à lopérateur de transmettre le fichier (les caractéristiques étant « collés » dans le fichier WORD) Le document est issu dun traitement de texte (sans avoir utilisé la Macro) : Les renseignements (n° dacte, date, classifications,..) sont demandés en complément du fichier Dans ces 2 scénarios : lapplication se chargera de convertir le document DOC en PDF et den assurer la transmission

21 Demain … Dautres scénarios sont prévus : Transmission dun acte sous forme dun fichier au format PDF, JPG ou PNG avec demande des renseignements complémentaires Traitement par LOT et AUTOMATIQUE des actes ou délibérations pour des collectivités disposant dapplicatifs métiers ( Qualigraph,Délib, …) En utilisant néanmoins la plateforme du Conseil Général

22 Demain … Le document est transmis de façon électronique La collectivité émettrice de lacte reçoit un accusé de réception électronique dans sa boîte aux lettres Au travers de sa plateforme de TDT, le Conseil Général assure ce service : Transparent pour les collectivités.

23 Demain … Pour le cas particulier des ARRETES : L ENVOI dun acte sera complété dun automatisme permettant de : Transmettre une copie au Centre de gestion pour les collectivités adhérentes Mettre à disposition des trésoreries concernées un accès à larrêté ( au travers du portail Extranet des collectivités)

24 Demain … Il sera possible de télécharger et dimprimer le document ACTE qui a été émis initialement Avec une indication de Réception au Contrôle de légalité

25 Demain … Dans le cas dun arrêté : Un exemplaire du document tamponné est transmis à lintéressé Un exemplaire est mis au dossier de lagent Le document re-matérialisé permet de conserver ce circuit

26 Demain … Dans le cas dune délibération : Elle est affichée au « Panneau daffichage » Le document re-matérialisé permet de conserver ce circuit

27 Le projet de transmission électronique au Contrôle de Légalité sarrête ici : Transmission dun acte Transaction 1 Annulation de transmission dun acte Transaction 6 Demande de la classification Transaction 7 Périmètre du projet

28 Les documents à joindre Seuls les fichiers de type : PDF JPG PNG sont autorisés Il est possible de joindre plusieurs fichiers La taille totale des fichiers ne doit pas dépasser 20 Mo

29 Les Volumes Préfecture de lAUBE actes hors budget actes budget S/Préfecture Bar/aube actes S/Préfecture Nogent/Seine ? actes

30 Organisation du projet Les sites pilotes Conseil Général : DRH Commune de Nogent/Seine : Mr THEVENIN Commune de Romilly/Seine : Mr LORAIN Communauté de Communes de Bar/Aube : Mme GUTTON Commune de Ville/Laferté : Mr BREVOT

31 Défis techniques OFFICE et OPEN-OFFICE Macro : Alimentation des propriétés du document Transformer du PDF à la volée issu de OFFICE ou OPEN OFFICE sur le serveur WEB WEB développement en AJAX et SOAP ORACLE sous LINUX Stockage sur le NAS Homologation Réseau Sécurité Load-balancing des Serveurs

32 Architecture Technique Serveur XBUS 1 Serveur XBUS 2 LOAD BALANCING ORACLESTOCKAGE Frontal WEB WEB TRF vers MIAT


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