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TITRE 1 Partie II : REPRISE DE DONNEES. LA REPRISE DE DONNEES Présentation rapide des fonctionnalités de la V1.9 Présentation générale de la reprise de.

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1 TITRE 1 Partie II : REPRISE DE DONNEES

2 LA REPRISE DE DONNEES Présentation rapide des fonctionnalités de la V1.9 Présentation générale de la reprise de données La migration informatique TP de migration

3 Présentation des fonctionnalités Harpège V1.9

4 Agent Poste Occupation / Affectation Individu Position Carrière CongésModalités Emploi STRUCTURESSTRUCTURESSTRUCTURESSTRUCTURES IMPLANTATIONS LOCAUX Contrat CongésModalités Contractuels Fonctionnaires et assimilés Production des arrêtés Le champ fonctionnel d’Harpège - V. 1.9 Production de contrats Production des arrêtés Production d’arrêtés GESTION COLLECTIVE Listes électorales Promouvabilité ITARF

5 Domaine individu l L’individu est une personne qui participe ou a participé à l’activité de l’établissement, et sur laquelle il est souhaitable de connaître un minimum d’informations l Remarque : les personnes connues uniquement comme individu sont dites «hébergées» l Tout personnel de l’établissement est obligatoirement un individu Agents avec une carrière Agents avec un contrat Individus hébergés Ensemble des individus

6 De l’individu à l’agent L’agent (ou personnel) est un individu qui à un instant donné possède une carrière ou un contrat (ou les deux). l AGENT est « le passage obligé » pour utiliser et associer les autres constituants de la gestion d’un dossier : carrière, contrat, congés... l D’autres concepts sont associés à l’agent : è la position (pour les fonctionnaires) è l’occupation et l’affectation è le bénéfice de modalités de service, de congés et d’absences è...

7 Agent Poste Occupation / Affectation Individu Position Carrière CongésModalités Emploi STRUCTURESSTRUCTURESSTRUCTURESSTRUCTURES IMPLANTATIONS LOCAUX Contrat CongésModalités Contractuels Fonctionnaires et assimilés Production des arrêtés Le champ fonctionnel d’Harpège - V. 1.9 Production de contrats Production des arrêtés Production d’arrêtés GESTION COLLECTIVE Listes électorales Promouvabilité ITARF

8 Définitions l Un type de population est un ensemble de corps formant une grande catégorie d'agents ex : les Enseignants-chercheurs, les ITARF, les ASU, les Hospitalo- universitaires... l Une carrière est un ensemble d'éléments de carrière dans un même type de population ex : Une carrière d ’enseignant-chercheur : Assistant--> Maître de conf --> Prof l Un élément de carrière est caractérisé par une date d'effet, un corps, un grade et un échelon (le cas échéant, un chevron) ex : au 01/03/1999 : Maître de conf. de 1è cl, 4è échelon Concepts de carrière

9 Position statutaire Tout fonctionnaire est placé dans une des positions définies par le statut général des fonctionnaires. Ces positions sont : l Activité, l Détachement, l Hors cadre, l Disponibilité, l Service national, l Congé parental.

10 Agent Poste Occupation / Affectation Individu Position Carrière CongésModalités Emploi STRUCTURESSTRUCTURESSTRUCTURESSTRUCTURES IMPLANTATIONS LOCAUX Contrat CongésModalités Contractuels Fonctionnaires et assimilés Production des arrêtés Le champ fonctionnel d’Harpège - V. 1.9 Production de contrats Production des arrêtés Production d’arrêtés GESTION COLLECTIVE Listes électorales Promouvabilité ITARF

11 Contractuels Les notions de corps,grades, promotions,... ne s’appliquent pas Fonctionnaires et assimilés (type CNRS, contractuels d'administration) Situation statutaire et réglementaire (corps, grade, promotions,...) Occupation / Affectation Agent Contrat Position Carrière Le contrat traduit l’accord entre un agent et l’établissement, qui s’appuie sur un document descriptif des conditions d’exécution de l’engagement réciproque Distinction entre contrat et carrière : Domaine Contrat

12 Contrats et avenants Le contrat initial est enregistré sous l ’avenant n° 0 rattaché au contrat. Règles à retenir : l La somme des quotités de recrutement sur une période ne peut pas dépasser 100 % (ou le plafond des 152 h/mois) l Les périodes de 2 avenants successifs doivent être contiguës l Pour chaque type de contrat existent des règles particulières (durée minimale ou maximale, renouvellement...) l A chaque type de rémunération correspond une base spécifique

13 Agent Poste Occupation / Affectation Individu Position Carrière CongésModalités Emploi STRUCTURESSTRUCTURESSTRUCTURESSTRUCTURES IMPLANTATIONS LOCAUX Contrat CongésModalités Contractuels Fonctionnaires et assimilés Production des arrêtés Le champ fonctionnel d’Harpège - V. 1.9 Production de contrats Production des arrêtés Production d’arrêtés GESTION COLLECTIVE Listes électorales Promouvabilité ITARF

14 Définitions “Emplois - Postes” Emploi : ressource mise à la disposition de l’établissement par l’administration centrale, qui lui permet de créer des postes et de rémunérer des personnes. Les emplois sont délégués au travers de “décisions de délégations” soit à l’établissement, soit à une structure de l’établissement (par exception). Poste : unité de gestion des emplois délégués et support de nomination d’une (ou de plusieurs) personne (s). Les postes sont financés soit sur : - le budget de l’état (emplois délégués ou rompus de temps partiel) - le budget propre de l’établissement

15 BUDGET ÉTAT Enregistrement des délégations Création d’emplois sur rompus Création de postes permanents Création de postes temporaires Création de postes permanents Création de postes temporaires Attribution éventuelle des postes aux structures Localisation des postes dans les structures Occupation / Affectation Mise à jour du potentiel de l’établissement Domaine “Emplois - Postes” BUDGET PROPRE Création / Mise à jour des postes

16 Définition d'occupation/affectation Le couple “poste-agent” est affecté à une (ou plusieurs) structure(s) Poste Agent x % occupe x % Établissement UFR AUFR BIUTSce commun Département A Département B Laboratoire X Laboratoire Y Service 1Service 2 est affecté à Occupation

17 Synthèse des liens Emploi Poste Agent finance est délégué à et donc appartient à peut être attribué à peut être localisé dans occupe x % Établissement UFR AUFR BIUTSce commun Département A Département B Laboratoire X Laboratoire Y Service 1Service 2 1 Affectation Principale pour l'agent Occupation est affecté à x %

18 Agent Poste Occupation / Affectation Individu Position Carrière CongésModalités Emploi STRUCTURESSTRUCTURESSTRUCTURESSTRUCTURES IMPLANTATIONS LOCAUX Contrat CongésModalités Contractuels Fonctionnaires et assimilés Production des arrêtés Le champ fonctionnel d’Harpège - V. 1.9 Production de contrats Production des arrêtés Production d’arrêtés GESTION COLLECTIVE Listes électorales Promouvabilité ITARF

19 Modalités de service / Congés Modalités de service : situation particulière pour l’agent, sur une période définie (date de fin obligatoire) durant laquelle : èsa quotité de travail dans l’établissement est inférieure à 100%, èson occupation n’est pas modifiée. Ex: Temps partiel, CPA, Mi-temps thérapeutique … Absence/Congé : période définie durant laquelle l’agent n’est pas à son poste de travail pour un motif autorisé pouvant avoir une incidence sur son occupation. Ex : congés sécurité sociale : COM, CLM, CLD, maternité … Ex autres congés : congés formation, CRCT...

20 Congés déconcentrés Gestion dynamique des congés et des éditions d’arrêtés pour les congés maladie et les congés maternité : - Nécessité de paramétrer le niveau de gestion déterminé par les mesures de déconcentration (chacun assorti des entêtes et visas appropriés) - Possibilité de produire différents types d’arrêtés selon le niveau gestion - Requalification automatique des Congés ordinaires par un CLM, - Gestion historique des congés avec reconsidération possible des périodes de rémunération.

21 Agent Poste Occupation / Affectation Individu Position Carrière CongésModalités Emploi STRUCTURESSTRUCTURESSTRUCTURESSTRUCTURES IMPLANTATIONS LOCAUX Contrat CongésModalités Contractuels Fonctionnaires et assimilés Production des arrêtés Le champ fonctionnel d’Harpège - V. 1.9 Production de contrats Production des arrêtés Production d’arrêtés GESTION COLLECTIVE Listes électorales Promouvabilité ITARF

22 Promouvabilités ITARF Une aide à la constitution des listes de promouvables ITARF, aux calculs d’anciennetés nécessaires à l’examen de ces promouvabilités, à l’édition des dossiers, etc. Fonctionnalités : è La création et la consultation des circulaires ; è Le calcul des listes ; è Les modifications des listes ; è L’édition de diverses listes de travail ; è La saisie des propositions, et du classement le cas échéant, formulés par les structures ; è La saisie du classement de l’établissement ; è L’édition des dossiers des agents promouvables ; è L’édition des propositions classées de l’établissement, pour transmission au ministre ; è Le verrouillage des listes.

23 Listes Électorales L’outil Listes électorales permet d’éditer les listes électorales, par collège (et éventuellement par secteur électoral ), par composante élective ou par bureau de vote, pour : è12 types d’instances locales et professionnelles, faisant l’objet d’une réglementation nationale. è d’éventuels types d’instances créés sur la base des statuts de l’établissement.

24 Les éditions Harpège

25 Principe de fonctionnement  Papier ou fichier.PRN  Fichiers plats Exploitation des fichiers.PRN Exploitation des fichiers plats.LIS Les opérateurs Saisie des paramètres Fenêtre d’évaluation Liste des éditions Harpège

26 Saisie de la liste de paramètres + date d’observation Choix dans un menu de l’item Editions Editer : Evaluation de la sélection Nom de l’édition Annule r Impression du document Impression dans un fichier PRN Fermer Aperçu (Affichage à l’écran) Impression papier Annuler Impression du document Impression dans un fichier PRN Impression papier Retour à l’écran de l’évaluation de la sélection + Les éditions courantes : papier et/ou PRN

27 Saisie de la liste de paramètres + date d’observation Editer : Evaluation de la sélection Nom de l’édition Fermer Aperçu (Affichage à l’écran) Annuler Impression du document Impression dans un fichier.lis (option pré-cochée) Les éditions sur fichiers plats Choix dans un menu de l’item Editions Annuler

28 Exploitation d ’un fichier.PRN Les fichiers.prn générés ne sont pas exploitables dans Word ou Excel, ces fichiers sont comparables à des fichiers postscript. Cette fonctionnalité est utile dans le cas où vous ne pouvez pas imprimer directement à partir du PC avec lequel l'édition à été lancée (l'imprimante n'est pas en réseau par exemple). Pour imprimer les fichiers.prn : 1/ capturer le port imprimante que vous voulez utiliser : - Choisir "Propriétés" - Dans l'onglet "Détails", cliquez sur le bouton "Capturer le port imprimante" et sélectionner le port et le chemin de votre imprimante. 2/ exécuter la commande suivante sous DOS : copy ou print

29 Exploitation d ’un fichier plat.LIS Les fichiers plats.LIS générés sont exploitables avec les outils bureautiques (Word, Excel …). Cette fonctionnalité a été développée pour donner plus de souplesse sur certaines éditions. Chaque établissement peut mettre en forme ces éditions selon les spécificités propres au site. Les fichiers.LIS sont enregistrés dans le répertoire mentionné par l ’utilisateur lors de la demande d ’édition.

30 Les opérateurs Si le paramètre est une date, la liste des opérateurs est limitée à >= et <=

31 Définition d’un paramètre de sélection : l un paramètre de sélection est composé obligatoirement d’un opérateur et d’une valeur Exemple : Liste des opérateurs : l =,, =, not=, absent, =fils, comme. l Suivant le type de paramètre (date, structure, numéro de dossier,...), la liste des opérateurs est réduite. Plusieurs lignes de paramètres de sélection sont autorisées. Saisie de la liste des paramètres <= 01/01/1990 OpérateurValeur

32 La ligne de paramètres Définition d’une ligne de paramètres : un enregistrement est sélectionné s'il satisfait à toutes les conditions et paramètres saisis. Ex : condition 1 et condition 2 et... Plusieurs lignes de paramètres de sélection sont autorisées. Dans ce cas, chaque enregistrement doit répondre soit aux conditions d'une ligne soit aux conditions d'une autre ligne. Ex : condition(s) ligne 1 ou condition(s) ligne 2 ou...

33 Grille de sélection

34 Fenêtre d ’évaluation

35 Liste des éditions Domaine Individu - Dossier individu - Etiquettes administratives (fichier plat) - Etiquettes personnelles (fichier plat) -Liste alphabétique des personnels établissement - Liste alphabétique par structure -Liste par structure et statut Domaine Agents - Dossier Agent et dossier complet Agent - Liste des numéros INSEE provisoires - Listes des titulaires (fonctionnaire) par âge - Liste par position : édition des fonctionnaires par position statutaire - Liste par population : édition des fonctionnaires par type de population (Itarf,Atos, Enseignants, etc.) - Historique Carrières et contrats pour un agent - Etiquettes administratives (fichier plat) - Etiquettes personnelles (fichier plat) -Situation santé-sécu -occupation des postes par les agents

36 Liste des éditions (suite) Domaine Carrière - Bonification indiciaire : édition des bénéficiaires de bonification indiciaire - Etiquettes adresses administratives et personnelles - Edition du traitement de changement de chevron - Arrêtés pour les corps déconcentrés (catégories C ITRF) Domaine Contrat - Fin de contrat de travail : édition des agents en fin de contrat - Type de contrat de travail : édition des contrats par type de contrat - Arrêté de fin de contrat (fichier plat) - Etiquettes administratives (fichier plat) - Etiquettes personnelles (fichier plat) - Contrats enseignants relevant de l’établissement -Fichiers plats pour les autres contrats Domaine Position - Fichier relance position (fichier plat) - Relance position Domaine Modalités de service Temps partiel : - Liste des agents ATOS - Liste des agents ITARF -Liste des agents bibliothèques universitaire - Relance temps partiel (fichier plat)

37 Liste des éditions (suite) Domaine congés - arrêtés de COM déconcentrés - arrêtés de CMNT déconcentrés Emplois et postes -Etat d ’occupation des postes BE - Nombre d’emplois et postes par enveloppe - Potentiel des postes sur budget Etat - Potentiel des postes sur budget propre - Occupation des postes - Occupation-Affectation des postes - Historique localisation des postes - Historique Occupation-Affectation Pilotage - Consultation sur modalités-congés (choix impression ou fichier plat ) - Liste des notes 2nd degré - Liste des notes ATOS - Liste des notes ITARF - Fiche notes ITARF Nomenclatures - Editions des nomenclatures nationales

38 Liste des éditions (suite et fin) Listes électorales - Edition des nomenclatures (bureaux de vote, collèges, composantes électives, instances, secteurs, sections électives, types d’exclusions) - Edition des listes : - Listes de référence, d’affichage, d’émargement -Fichier des électeurs (fichier plat) -Liste des agents exclus (édition et fichier plat) -Liste des électeurs sans bureau de vote -Liste des électeurs à multiple affectation Promouvabilités ITARF -Paramétrage des structures (édition de l ’arborescence des structures) -Liste des agents proposés (liste d’aptitude et tableau d’avancement) -Liste des agents promouvables par structure, par corps de promotion -Liste de tous les agents par corps de promotion. -Dossier agent (liste d’aptitude et tableau d’avancement) Structures -Arborescence structures

39 Le paramétrage d ’Harpège est constitué de 7 éléments qui doivent être traités dans l ’ordre suivant : è Paramétrage de l ’établissement è Création des utilisateurs è Saisie des profils d ’habilitations è Initialisation des nomenclatures locales è Création des implantations / adresse et locaux è Saisie des structures è Paramétrage des congés et saisie des visas Rappel des 7 éléments du paramétrage (vus lors de la formation paramétrage début décembre) Administration Harpège

40 Présentation générale de la reprise des données

41 Présentation générale de la reprise de données Objectif Organisation Pré-requis Diagnostic de l’existant Stratégie de reprise Planification Données concernées par la migration Outils de migration

42 Objectifs Disposer d’une base fiable et complète  Base complète : elle permet de retracer toute la carrière des agents depuis le début de leur activité.  Base fiable : exactitude des données, conformité par rapport à la réglementation, cohérence avec les règles de gestion Harpège Pourquoi faire ?  Assurer la gestion individuelle et collective des agents.  Fournir à l’établissement les données individuelles et agrégées nécessaires à sa gestion et à son pilotage.  Avoir 1 seul outil de gestion

43 Organisation Équipe migration :  1 informaticien  1 fonctionnel  contact permanent  processus itératif Planning réalisé et communiqué

44 Pré-requis Réfléchir sur l’organisation dans Harpège (structures - implantations géographiques) Pour commencer une reprise des données, aussi bien manuelle qu’automatique, les données minimum à saisir dans la base HARPEGE sont : Les structures, au moins le niveau 1 Les utilisateurs Les habilitations Les nomenclatures locales Les implantations géographiques/locaux, au moins niveau 1

45 Diagnostic de l’existant Les sources de données  à partir des applications locales  à partir des applications nationales (AGORA, POPPEE, …) Les étapes du diagnostic  déterminer les catégories de personnels à migrer  vérifier les concepts et nomenclatures locales avec Harpège  étudier les modèles de données Les outils du diagnostic  modèles de données locaux et Harpège  nomenclatures locales et Harpège  liste des champs obligatoires  migration d’échantillons

46 Stratégie de reprise Définition des objectifs de reprise à partir :  du diagnostic fait précédemment  de choix de gestion et de pilotage de l’établissement  de la volonté de mettre en œuvre le domaine gestion collective... Stratégie et plan d’action  définir les données à migrer avec quel détail (historique, en cours)  établir un planning avec ses priorités Préparation de la reprise  compléter les données dans la base locale  établir les correspondances des nomenclatures entre la base locale et Harpège

47 La reprise de données Facteurs de succès  Diagnostiquer précisément l’état de la base  Définir clairement les objectifs : que veut-on reprendre, à quel rythme, etc... Mises en garde  Sous-estimer la charge de travail - manque de moyens  Ne pas se donner de limite dans le temps ou se donner des échéances irréalistes Contraintes  Impossibilité de faire évoluer HARPEGE (patch, version supérieure) avant la fin de la migration  Pas d’exploitation possible du produit tant que les données ne sont pas insérées

48 La reprise de données (suite) Recommandations  Attention à la codification (% - _,)  Attention aux minuscules / majuscules  Attention aux doublons (annuaire téléphonique : tables individu_telephone, telephone)

49 Planification Installation version initiale  installation version initiale serveur  installation outils de migration  installation partie cliente  installation base de formation Migration  utilisation des outils de migration liés à la version initiale Passage site en exploitation  mise à niveau de la version : passage de tous les patchs correctifs et nomenclatures.

50 Agent Poste Occupation / Affectation Individu Position Carrière CongésModalités Emploi STRUCTURESSTRUCTURESSTRUCTURESSTRUCTURES IMPLANTATIONS LOCAUX Contrat CongésModalités Contractuels Fonctionnaires et assimilés Données concernées par la migration

51 Tables de paramétrage  Le batch ne traite pas les tables de paramétrage  Il est indispensable de renseigner une partie du paramétrage avant d’entamer la reprise de données (établissements) Listes électorales / promouvabilités ITARF  Les modules Listes électorales et Promouvabilités ITARF ne sont pas traitées par la migration Données concernées par la migration

52 IND_EAT (1,1)PST_IDBP (1,3) EMP_MOY (1,2) IND_STR (2,1)PER_AGT (2,2)PST_IDBE (2,3) CAR_ELEM (3,1)PER_PAS (3,2)PER_CTR (3,3) CAR_BIND (4,2)PER_POS (4,1) PER_DEPA (5,2)PIL_NOTE (5,3) CGA_CMNT (4,3) CGA_CGM (4,4 CGA_NTIT (4,5) CGA_ACTR (4,6) CGA_AL3 (4,7) CGA_AL4 (4,8) CGA_AL5 (4,9) CGA_AL6 (4,10) PER_TPS (5,4) OCAF_PER (5,1) CGA_MAD(6,1 CGA_LIMA (6,2) CGA_SURN (6,3) CGA_MTFC (6,4) CGA_COM (6,5) CGA_ACSE (6,6) CGA_CRCT (6,7) CGA_STAG (6,8) CGA_BONI (6,9) CGA_CPA (6,10) CGA_DELE (6,11) CGA_ADOP (6,12) CGA_FORM (6,13) CGA-MIDE (6,14) CGA_MATE (6,15) CGA_CLM (6,16) CGA_CLD (6,17) CGA_MTTH (6,18) CGA_FACT (6,19) AFF_SSOC (6,20) Migration DPATE

53 Outils de migration Principes de base :  Appliquer sur les données migrées l’ensemble des règles de gestion d’Harpège  Aucune altération du référentiel Harpège ne peut être envisagée, ni acceptée (tables, programmes, nomenclatures)

54 Outils de migration Toute la migration repose sur l’utilisateur Mig_test  schéma identique à harp_adm  activation des contraintes Remplir Mig_test  procédures personnelles  utilisateur DPATE (Agora, Popee Itarf, Popee Bibliothèque)  automatisé : sqlloader + procédure Mig_test vers Harp_adm  automatisé : livraison de procédures pl/sql

55 Outils de migration Schéma MIG_TEST Schéma HARP_ADM Mig_btch.sql (procédures pl/sql) Schéma DPATE AGORA, POPPEE Chgt_tab.sh (sqlloader) Dpt_btch.sh (procédure) Données perso (GRH, GPU, …) Transfert personnel

56 Outils de migration Installation de MIG_TEST  Création tablespace migration  Création user mig_test  Création schéma mig_test Installation DPATE  Pré-requis : existance de mig_test  Création tablespace migration  Création user dpate  Création schéma dpate Suppression des tablespaces et des users en fin de migration  Indispensable pour passer les patchs en exploitation

57 Outils de migration - sqlloader SQL*LOADER Enregistrements incorrects Enregistrements non sélectionnés Correction r EnregistrementsSQL*LOADER Fichier DATA (jess.xxx) Lecture (xxx.ctl) When clause Bad file (xxx.bad) Discard file (xxx.dsc) Compte rendu (xxx.log) Base de données dpate

58 Outils de migration - sqlloader Le fichier de contrôle (.ctl) LOAD DATA INFILE 'chrg_dpt/jess.aff' BADFILE 'chrg_dpt/aff.bad' DISCARDFILE 'chrg_dpt/aff.dsc' REPLACE INTO TABLE aff FIELDS TERMINATED BY '|' TRAILING NULLCOLS (AFFNUM INTEGER EXTERNAL, NUMIND INTEGER EXTERNAL, UAARNE CHAR, AFMICO CHAR, DATDEB DATE "DD/MM/YYYY", DATFIN DATE "DD/MM/YYYY", AFFANC CHAR NULLIF AFFANC=BLANKS, AFFDAN DATE "DD/MM/YYYY" NULLIF AFFDAN=BLANKS, AFFDIN DATE "DD/MM/YYYY" NULLIF AFFDIN=BLANKS, AFFINS CHAR NULLIF AFFINS=BLANKS)

59 Outils de migration sqlloader Le fichier DISCARD (.dsc)  Uniquement alimenté par la clause when si elle existe  Écrit dans le même format que le fichier DATA Le fichier BADFILE (.bad)  Enregistrement incorrect au sens base de données  Écrit dans le même format que le fichier DATA Le fichier LOGFILE (.log)  Nombre d ’enregistrements insérés  Nombre d ’enregistrements ignorés  Nombre d ’enregistrement en erreur  Explications des erreurs et rejets


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