Présentation des outils de bonnes pratiques de la DGAT-AD

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1 Présentation des outils de bonnes pratiques de la DGAT-AD
Ministère de l’économie et des finances Secrétariat général Direction générale de l’aménagement du territoire et de l’appui à la décentralisation Cellule d’appui technique BURKINA FASO Unité- progrès- Justice Présentation des outils de bonnes pratiques de la DGAT-AD août 2012

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Introduction générale Pour informer les directions techniques sur la nature de chaque outil de gestion, la Direction générale de l’aménagement du territoire et de l’appui à la décentralisation (DGAT-AD) met à leur disposition les canevas de ces outils. Le présent document permettra de mieux assurer le fonctionnement des services dans le cadre de la mise en œuvre de leurs missions et permettra également d’harmoniser les différents outils de travail. Ce document comprend quatre parties : le fonctionnement des cadres de concertation; les outils de programmation; les outils de suivi; les recommandations de la CPC.

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Le fonctionnement des cadres de concertation Il est créé au sein de la DGAT-AD des cadres de concertations à toutes les échelles organisationnelles par note de service n° /MEF/SG/DGAT-DLR du 27 janvier 2009. Il est institué six (06) niveaux de concertation: la réunion du personnel ; la conférence de direction ; le conseil de direction ; la réunion des directeurs ; la réunion de direction ; la réunion de service.

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1.1. La réunion du personnel Elle regroupe l’ensemble du personnel de la direction générale. Le Directeur général assure la direction des débats et le secrétariat est assuré par un agent désigné à cet effet. La réunion du personnel se tient une (1) fois par trimestre. 1.2. La conférence de direction Elle comprend l’ensemble des cadres de la direction générale. Elle est convoquée autour d’une thématique précise et vise à renforcer les capacités des cadres. La conférence de direction est présidée par le Directeur général et le secrétariat assuré par un membre désigné au sein de la conférence. Elle se tient une (1) fois par semestre.

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1.3. Le conseil de direction Il comprend le Directeur général, les directeurs, les chefs de service et les chefs de projets rattachés. Il est présidé par le Directeur général et le secrétariat est assuré par un chef de service désigné au sein du conseil. Il se tient une (1) fois par trimestre. 1.4. La réunion des directeurs Elle comprend le Directeur général, les directeurs et les chefs de projets rattachés. Elle est présidée par le Directeur général et le secrétariat est assuré par un directeur désigné au sein de la réunion. Elle se tient une fois par semaine.

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5. La réunion de direction Elle comprend les directeurs et les chefs de service. Elle est présidée par le directeur et le secrétariat est assuré par un chef de service. Elle se tient une fois par semaine. 1.6. La réunion de service Elle comprend le chef de service et les cadres du service. Elle est présidée par le chef de service et le secrétariat est assuré par un cadre désigné au sein de la réunion. Elle se tient une fois par semaine.

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Remarque générale: A chaque rencontre d’un cadre de concertation, un compte rendu (CR) est rédigé et signé conjointement par le président et le secrétaire de séance. Une copie est transmise à la Direction générale à titre de compte rendu. Les comptes rendus de réunions permettent de vérifier la tenue effective des concertations et sont également transmis à la Cellule d’Appui Technique (CAT). Le Secrétaire général du ministère de l’Economie et des finances est ampliataire des comptes rendus des réunions du conseil de direction et de la conférence de direction.

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II. Les outils de programmation La programmation est un exercice consistant à identifier la meilleure combinaison possible en termes de ressources humaines, financières et matérielles et même de temps en vue de maximiser l’atteinte des objectifs et des résultats. Il existe plusieurs instruments permettant la programmation des activités des structures. Ces instruments sont : le contrat d’objectif ; le programme d’activités ; la fiche d’activité ; la fiche de poste.

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2.1. Le contrat d’objectif Le contrat d’objectifs est un ensemble d’instructions et de consignes données à un agent en vue de la réalisation du programme d’activités et du bon fonctionnement de la structure à laquelle il appartient. Il sert de base à l’évaluation des agents de la Fonction Publique. Il prend la forme d’une lettre de mission lorsqu’il s’agit d’un supérieur hiérarchique immédiat disposant du pouvoir de notation et d’une fiche d’indication des attentes, en ce qui concerne les autres agents.

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La lettre de mission La lettre de mission est une instruction écrite du supérieur hiérarchique immédiat qui fixe des objectifs à chaque collaborateur responsable de structure. Les objectifs assignés dans une lettre de mission par un supérieur hiérarchique à son collaborateur découlent de ceux contenus dans sa propre lettre de mission.  La lettre de mission se présente comme une lettre administrative d’un supérieur à un subordonné. Elle doit comporter les éléments suivants : l’énoncé du contenu de la lettre de mission assignée au destinataire (principaux objectifs à atteindre) ; la période d’exécution de la mission.

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CANEVAS D’ELABORATION DE LA LETTRE DE MISSION Objet : Lettre de mission au titre de l’année 200…… Suite à la lettre de mission n°…………………………………………. du……………………………..qui m’a été adressée par Madame/ Monsieur le …………………………………et conformément aux attributions de votre unité administrative, je vous invite par la présente à élaborer votre programme d’activités au regard des objectifs ci- après : ………………………………………………………………………. ; ……………………………………………………………………….. ; …………………………………………………………………………. ; Je vous informe que les résultats auxquels vous parviendrez serviront de base pour votre évaluation au titre de l’année 200….. Dès à présent, je puis vous assurer de ma disponibilité à vous appuyer dans votre mission. Signature du supérieur hiérarchique Nom et Prénom

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2.1.2 La fiche d’indication des attentes C’est l’outil dans lequel sont précisées les tâches assignées à l’agent, les résultats attendus ainsi que toute exigence du bon fonctionnement de la structure. La fiche d’indication des attentes est remise au collaborateur au plus tard le 31 janvier de l’année de référence. La fiche d’indication des attentes tient en deux (2) tableaux : le premier tableau est consacré d’une part à l’identification de l’agent à qui l’on veut assigner des objectifs de rendement et d’autre part à celle du notateur, c'est-à-dire le supérieur hiérarchique immédiat de l’agent détenteur du pouvoir d’évaluation et de notation. Il s’agit de collecter des informations administratives sur l’agent et sur son supérieur hiérarchique immédiat ; le second tableau contient les attentes assignées à l’agent. Ces attentes découlent du programme d’activités de l’unité administrative et s’inspirent des attributions de l’emploi de l’agent.

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FORMAT TYPE DE LA FICHE D’INDICATION DES ATTENTES MINISTERE/INSTITUTION BURKINA FASO UNITE ADMINISTRATIVE Unité-Progrès-Justice Fiche d’indication des attentes au titre de l’année 200…. Identification de l’agent et du supérieur hiérarchique immédiat Nom et prénom (s) de l’agent : Matricule : Emploi : Catégorie, Echelle, Classe et Echelon : Nom et prénom(s) du supérieur hiérarchique immédiat : Fonction du supérieur hiérarchique immédiat :

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Attentes assignées à l’agent Signature de l’agent Lieu et date: Signature du supérieur hiérarchique immédiat N°d’ordre Attentes Echéances Contraintes de réalisation Résultats attendus

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2.2. Le programme d’activités annuel Dispositions générales applicables à la Fonction publique L’élaboration des programmes d’activités s’inscrit dans la mise en œuvre de la loi n°013/98/AN du 28 avril 1998, portant régime juridique applicable aux emplois et aux agents de la fonction publique et particulièrement de son décret d’application n° /PRES/PM/MFPRE du 27 mai 2003 portant normes d’élaboration des programmes et rapports d’activités dans les structures de l’administration de l’Etat et son modificatif notamment le décret n° /PRES/PM/MFPRE du 15 octobre 2003. Selon les termes de ce décret, il fait obligation à chaque structure de l’administration de l’Etat d’élaborer un programme et un rapport annuel d’activités.

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FORMAT-TYPE DE PRESENTATION DU PROGRAMME D’ACTIVITES ANNUEL DES STRUCTURES DU MEF STRUCTURE : ACTIONS/ ACTIVITES Résultats attendus Indicateurs Sources de vérification Echéances de réalisation Risques et contraintes de réalisations PROGRAMME : PILOTAGE ET SOUTIEN DES SERVICES DU MEF OBJECTIF STRATEGIQUE I: Action …: Activité 1: Activité 2 : Activité n Action ….

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2.3. La fiche d’activité La fiche d’activités permet de décrire les activités assignées à l’agent dans l’année. FORMAT-TYPE DE LA FICHE D’ACTIVITE Direction et service concerné :………………………………… Responsable de l’activité :………………………………………… Date d’élaboration de la fiche……………………………………. Titre de l’activité : ……………………………………………………. Titre du résultat : …………………………………………………… Antécédents : …………………………………………………………… Description :……………………………………………………………… Objectifs : ………………………………………………………………… Tâches: ……………………………………………………………………… Produits :…………………………………………………………………… Public-cible : …………………………………………………… Coût : ………………………………………………………………………… Imputation: …………………………………………………………………. Chronogramme : ……………………………………………………. Effets attendus : …………………………………………………….

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2.4. La fiche de poste Elle contient les attributions de l’agent. FORMAT-TYPE DE LA FICHE DE POSTE Intitulé du poste : …………………………………………………… Nom du titulaire : …………………………………………………… Titre du supérieur hiérarchique : ……………………………… Structure rattachée :……………………………………………… Description du poste :……………………………………………… Indicateurs :…………………………………………………………… Activités principales :……………………………………………… Profil et compétence………………………………………………. Relations professionnelles :………………………………… Eléments de prospective………………………………………

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III. Les outils de suivi 3.1. Le tableau de bord Le tableau de bord s’insère dans l’ordonnancement juridique du décret n°98-373/PRES/PM/MFPDI du 15 septembre 1998 portant généralisation des manuels de procédures et des tableaux de bord dans les administrations publiques. L’article 1er du décret cité dispose que : « il est fait obligation à tout service public de disposer d’un manuel de procédure et de tenir un tableau de bord de sa gestion ». L’institution des tableaux de bord s’impose à toutes les administrations publiques burkinabè. Le tableau de bord est structuré en deux (2) parties : le tableau de bord prévisionnel ; la situation d’exécution du tableau de bord.

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Le tableau de bord prévisionnel Il recense les activités mensuelles à mener et reprend celles programmées et dont l’échéance correspond au mois qui donne son nom au tableau de bord. Il est élaboré au début de chaque mois. FORMAT TYPE DU TABLEAU DE BORD PREVISIONNEL MINISTERE DE L’ECONOMIE ET DES FINANCES SECRETARIAT GENERAL DIRECTION GENERALE D E L’AMENAGEMENT DU TERRITOIRE ET DE L’APPUI A LA DECENTRALISATION DIRECTION………………. SERVICE………………….. TABLEAU DE BORD DU MOIS DE……….. N° d’ordre Activités Actions Résultats attendus Echéances (divisé par semaine) Contraintes de réalisation Agents chargés de l’activité Observations du directeur Le chef de Service

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La situation d’exécution du tableau de bord Il s’agit d’un tableau récapitulatif qui donne la situation d’exécution des activités programmées pour le compte du mois antérieur. Elle permet de constater et d’apprécier le niveau de réalisation des activités du mois. Le tableau suivant permet de mieux cerner la nature des informations à inscrire dans chaque colonne. Sa présentation est conforme à quelques exceptions près, à celle du tableau de bord prévisionnel.

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FORMAT-TYPE DE LA SITUATION D’EXECUTION DU TABLEAU DE BORD MINISTERE DE L’ECONOMIE ET DES FINANCES SECRETARIAT GENERAL DIRECTION GENERALE D E L’AMENAGEMENT DU TERRITOIRE ET DE L’APPUI A LA DECENTRALISATION DIRECTION………………. SERVICE………………….. SITUATION D’EXECUTION DU TABLEAU DE BORD DU MOIS DE………. N° d’ordre Activités Actions Etat d’exécution Echéances Agents chargés de l’activité Nouvelles propositions Observations du directeur Le chef de Service

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3.2. Le rapport d’activités L’élaboration des rapports d’activités s’inscrit dans la mise en œuvre de la loi n°013/98/AN du 28 avril 1998, portant régime juridique applicable aux emplois et aux agents de la fonction publique et particulièrement de son décret d’application n° /PRES/PM/MFPRE du 27 mai 2003 portant normes d’élaboration des programmes et rapports d’activités dans les structures de l’administration de l’Etat et son modificatif notamment le décret n° /PRES/PM/MFPRE du 15 octobre Selon les termes de ce décret, il fait obligation à chaque structure de l’administration de l’Etat d’élaborer un programme et un rapport annuel d’activités. Le rapport d’activités est un instrument d’évaluation des performances des structures administratives. Le canevas du rapport d’activités rapporte les activités prévues dans le programme d’activités et éventuellement les activités qui n’y étaient pas prévues.

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FORMAT-TYPE DU RAPPORT D’ACTIVITES DES STRUCTURES DU MEF Les activités programmées Actions/ Activités Résultats attendus Indicateurs Sources de vérification Résultats atteints OBJECTIF STRATEGIQUE I: Action… Activité1 : Activité 2 : Activité n: Action…..

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Les activités hors programme Ce sont les activités qui ne sont pas inscrites dans le programme d’activités mais réalisées par les différentes structures au cours d’une période donnée, comme le présente le tableau ci-dessous. N°d’ordre Activités Résultats atteints Période de réalisation

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IV. Recommandations du Cadre permanent de concertation (CPC) relatives aux bonnes pratiques 4.1. Les recommandations issues du CPC Elles portent sur les domaines suivants : DOMAINE 1: Mise en œuvre de la lettre de mission Il s’agit de décliner sa lettre de mission à ses collaborateurs/mettre en œuvre le programme d’activités à travers la lettre de mission. DOMAINE 2 : Encadrements des agents Il est question de : utiliser des tests de niveau pour mieux appréhender les aptitudes des agents afin de pouvoir mieux les orienter dans le cadre des affectations et des formations ; inciter les agents à la recherche en les obligeant à joindre en annexes les documents consultés dans le traitement des dossiers à eux confiés ; proposer ou réclamer un plan détaillé à valider avant le traitement d’un dossier ; organiser périodiquement des exposés avec débats ; former les agents nouvellement sortis de l’ENAREF sur les applications (DRH-DGSI) ; tenir compte des thèmes de mémoires des agents nouvellement sortis de l’ENAREF dans leur affectation (SG-DRH) ; restituer les connaissances apprises lors des missions (tout agent).

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DOMAINE 3: Questions des délais (DG/DC) Il est question de : fixer systématiquement des délais de traitement des dossiers, délai maximum : deux semaines ; élaborer un rapport d’étape en cas de difficultés. DOMAINE 4: Instaurer des systèmes de contrôle interne (DG/DC) Il s’agit de d’instaurer au sein des structures, des systèmes de contrôle interne. DOMAINE 5 : Culture de l’esprit d’initiative et d’innovation (DG/DC) cultiver un esprit d’initiative ; créer des cellules d’appui techniques ; solliciter le concours de la Cellule Economique Financière pour certains dossiers.

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DOMAINE 6: Amélioration de la collaboration entre les responsables et les relations de travail (DG/DC) Il s’agit de : répondre aux dossiers reçus dans le délai ; participer aux activités des autres structures ; avoir plus de convivialité et de cordialité dans les relations de travail. DOMAINE 7: Exploitation de l’agenda hebdomadaire (DG/DC) Il est question de : inscrire les activités dans l’agenda hebdomadaire ; exploiter systématiquement l’agenda hebdomadaire. DOMAINE 8 : Amélioration de l’image de marque du MEF vis-à-vis des usagers (DG/DC) Il s’agit de : améliorer le traitement des dossiers ; renforcer le sens de la responsabilité des agents. DOMAINE 9: Renforcement de la communication au sein du MEF (DG/DC) Il s’agit de travailler à une appropriation à tous les échelons de la vision et des grandes orientations du MEF.

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Tableau 1 : Tableau-type d’état de mise en œuvre des recommandations issues du CPC, mars 2011 R=réalisé ; EC=en cours ; NR=non réalisé NB: ici, il s’agit d’une partie du tableau, pour le besoin de l’exercice. N° d’ordre Recommandations/ Suggestions par domaine Etat de mise en œuvre 2011 Commentaires/ Difficultés/ Solutions R EC NR DOMAINE 1 : Mise en œuvre de la lettre de mission (DG/DC) 1. Décliner sa lettre de mission à ses collaborateurs/mettre en œuvre le programme d’activités à travers la lettre de mission DOMAINE 2 : Encadrements des agents (DG/DC) 2. Utiliser des tests de niveau pour mieux appréhender les aptitudes des agents afin de pouvoir mieux les orienter dans le cadre des affectations et des formations 3. Inciter les agents à la recherche en les obligeant à joindre en annexes les documents consultés dans le traitement des dossiers à eux confiés

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4.2. Les bonnes pratiques retenues par le CPC Du dispositif de suivi de la ponctualité et de l’assiduité des agents à leur poste de travail Il s’agit de : l’institution d’une fiche hebdomadaire des absences et synthèse mensuelle transmise au SG et à la DRH pour information ; l’institution d’un cahier pour le suivi de la ponctualité ; la note de service pour rappeler les agents au respect de la déontologie. 2.2. De la mise en place des cadres de concertation la tenue des assemblées générales de direction. L’ordre du jour doit comporter les points obligatoires suivants : compte rendu des réunions de la CPC, compte rendu du CASEM et autres points d’importance pour la marche du MEF ; la mise en place d’un cadre de concertation des chargés de suivi des dossiers et d’un référencier de délai de traitement des dossiers. Déterminer un délai à l’agent selon le type de dossier ; l’institution d’une fiche de rappel des instructions non exécutées.

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De la mise en place d’un système d’information La mise en place d’un système d’information porte sur la création du bulletin d’information ou le développement du système d’affichage. Du climat social Il s’agit de : la mise en place d’un cahier de suivi des dossiers dans chaque direction ; la tenue de conférences mensuelles sur des thèmes permettant au personnel de mieux se connaitre et d’être informé sur des thèmes d’actualité ; la mise en place d’un système d’accompagnement des agents lors des événements sociaux. De l’adressage L’adressage concerne la pose de panneaux d’orientation au niveau des bâtiments abritant les services.

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Tableau 2 : Fiche-type d’état de mise en œuvre des bonnes pratiques R=réalisé ; EC=en cours ; NR=non réalisé NB: ici, il s’agit d’une partie du tableau, pour le besoin de l’exercice. N° Domaines Bonnes pratiques retenues Etat de mise en œuvre Observations/difficulté s-solutions R EC NR 1 Dispositif de suivi des dossiers et des instances, gestion du courrier ; Mise en place d’un cadre de concertation des chargés de suivi des dossiers et d’un référencier de délai de traitement des dossiers. Déterminer un délai à l’agent selon le type de dossier. La pratique des tableaux de bord et la tenue des réunions de direction et de service permettent d’atteindre ce but. Mise en place d’un cahier de suivi des dossiers dans chaque direction. Institution d’une fiche de rappel des instructions non exécutées

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Suite et fin du tableau N° Domaines Bonnes pratiques retenues Etat de mise en œuvre Observations/ difficultés/ Solutions R EC NR 2 Mise en place des cadres de concertation Tenue des assemblées générales de direction. L’ordre du jour doit comporter les points obligatoires suivants : compte rendu des réunions de la CPC, compte rendu du CASEM et autres points d’importance pour la marche du MEF 3 Dispositif de suivi de la ponctualité et l’assiduité des agents à leur poste de travail Institution d’une fiche hebdomadaire des absences et synthèse mensuelle transmise au SG et à la DRH pour information Tenue d’un cahier à cet effet. Institution d’un cahier pour le suivi de la ponctualité Note de service pour rappeler les agents au respect de la déontologie

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Conclusion Ce guide vient de faire un tour d’horizon du cadre de concertation, des outils de programmation et des outils de suivi avec des canevas à l’appui et les recommandations du CPC. En même temps qu’il assure une harmonisation des outils de travail, ce guide permettra donc aux cadres de la DGAT-AD de mieux assurer le fonctionnement des services et un bon suivi de toutes les activités menées. Toutefois, il est à noter que ces canevas sont susceptibles de modifications ultérieures de la part du Ministère de l’Economie et des Finances (MEF).

35 Merci pour votre aimable attention!