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Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 1 13/09/2006 ir. Geert De Poorter Directeur général Laboratoires Session de Formation Laboratoires.

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1 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 1 13/09/2006 ir. Geert De Poorter Directeur général Laboratoires Session de Formation Laboratoires Plan de management et plan opérationnel (Avril 2006-Mars 2009)

2 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 2 Sommaire  1. Introduction  2. Place de la DG Labos et quelques chiffres clés  3. Modèle d’activités et mission  4. Réseau de Laboratoires : Organisation (Intranet)  5. Objectifs stratégiques et opérationnels  6. Conclusions  7. Contact

3 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 3 1. Introduction  Cadre légal -AR du 2001/12/06, article 10: Dans les trois mois qui suivent la désignation, un projet de plan de management et un projet de plan opérationnel sont établis et transmis à l’Administrateur délégué par le titulaire de la fonction de management  Historique -Finalisation “projet version 1” : 2006/03/22 -Concertation dans le Groupe de pilotage Laboratoires : 2006/04/16 -Concertation avec Administrateur délégué : 2006/05/23 -Présentation du “projet version 2”: 2006/06/19 -Publication sur Intranet et sur Internet de la “version définitive 1” : 2006/07 en 2006/08  Contenu -Définition des missions de gestion et des obligations qui en découlent -Objectifs stratégiques -Objectifs opérationnels -Cadre budgétaire

4 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 4 2. Place de la DG et quelques chiffres clés

5 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 5 2. Place de la DG et quelques chiffres clés : Le plan de personnel pour 2005 est aligné sur le futur modèle d’activités (total : 1290 ETP) Strategische planning voor budget, HR, ICT ICT service levels & partner mgmt HR Management Facturatie & Inningen Preventie en bescherming op het werk (Budg+Analyt) Boekhouding Uitvoeren Budget Controle ICT operationeel beheer Ondersteuning logistiek, juridisch, vertalen Services de soutien Opstellen management- plannen Relaties met stakeholders Uitwerken Crisisstrategie Opleiding geven Opstellen en beheer Communicatieprogr amma’s Interne Audit & Kwaliteitszorg Bepalen communicatie- strategie Fondsenbeheer voor derden Administration générale Opvolgen en evaluatie van risicobeoordeling Analyse input van de sectoren Analyse van Europese berichten (RASFF) Analyse van meldingen/klachten Uitwerken controle- strategie ControleProgramma evaluatie Ontwerpen Controle Programma Richtlijnen voor Controles Vereenvoudiging van wetgeving Vastleggen Partner Strategie Opvolging (sub)contractors Contractor Performance Monitoring Opmaken planning binnen PCE Subcontractors en Sectoren relatiebeheer Opmaak controle planning per sector/PCE Vastleggen Controle & inspectie strategie evaluatie van performantie van controles Uitvoering controles uit controle- programma Controle op de werking van OCI Coordinatie en evaluatie van buitendiensten Vastleggen van richtlijnen voor opvolging Afleveren certificaten controlerapportering Fraude-bestrijding Afleveren erkenningen Opvolgen vaststellingen (non conformiteiten wanbetalers, PV’s) Opvolgingscontrole meldingsplicht klachten Ondersteunen Wetenschappelijk comite Opvolgen Wetgevend kader Advies geven rond wetgeving Uitvoering Controles op aanvraag - verplicht - ten dienste - grensposten opzetten verbeterings- programmma’s Workforce Planning Validatie van sectorgidsen Omzetten (EU) reglementering Dispatching van monsters Vastleggen Labo Strategie & kwaliteitsnormen Labo Planning & prijsopvolging Organisatie ringtesten Uitvoeren van labo analyses Uitvoeren van analyses voor derden Erkennen van Labo’s Relatiebeheer met (lokale) overheden Uitvoeren controles voor derden ACS-audits op aanvraag Opstellen Controle checklists Uitwerken risico- strategie Opzetten traceerbaarheid Suivi des contrôles Exécution des contrôles Plans de contrôle Evaluation du risque Stratégie de programmation Labos d’analyses CODA dierenziekten Europese RAS opvolging Feedback naar bedrijven Synthese & evaluatie van controle- & analyseresultaten Laborapportering Crisis- en incidenten- management Orientation stratégique Management Activités de contrôle Exécution Vakbondsoverleg Rapportering aan derden 52 niv A 9 niv B 11 niv C 5 niv D 77 ETP 34 ETP 16.5 niv A 6 niv B 6 niv C 5 niv D 42 niv A 7 niv B 25 niv C 16 niv D 90 ETP 696 ETP 43 niv A 68 niv B 17 niv C 34 niv D 162 ETP 64 niv A 44 niv B 56 niv C 66 niv D 231 ETP 522 Techn 211 niv A 247 niv B 60 niv C 4 niv D 174 Staff 45 niv A 6 niv B 71 niv C 52 niv D

6 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 6 2. Place de la DG et quelques chiffres clés : Plan de personnel 2008 basé sur le scénario de 100 % SAC et après BPR et automatisation (total : 1080 ETP hors audits)) Strategische planning voor budget, HR, ICT ICT service levels & partner mgmt HR Management Facturatie & Inningen Preventie en bescherming op het werk (Budg+Analyt) Boekhouding Uitvoeren Budget Controle ICT operationeel beheer Ondersteuning logistiek, juridisch, vertalen Services de soutien Opstellen management- plannen Relaties met stakeholders Uitwerken Crisisstrategie Opleiding geven Opstellen en beheer Communicatieprogr amma’s Interne Audit & Kwaliteitszorg Bepalen communicatie- strategie Fondsenbeheer voor derden Administration générale Opvolgen en evaluatie van risicobeoordeling Analyse input van de sectoren Analyse van Europese berichten (RASFF) Analyse van meldingen/klachten Uitwerken controle- strategie ControleProgramma evaluatie Ontwerpen Controle Programma Richtlijnen voor Controles Vereenvoudiging van wetgeving Vastleggen Partner Strategie Opvolging (sub)contractors Contractor Performance Monitoring Opmaken planning binnen PCE Subcontractors en Sectoren relatiebeheer Opmaak controle planning per sector/PCE Vastleggen Controle & inspectie strategie evaluatie van performantie van controles Uitvoering controles uit controle- programma Controle op de werking van OCI Coordinatie en evaluatie van buitendiensten Vastleggen van richtlijnen voor opvolging Afleveren certificaten controlerapportering Fraude-bestrijding Afleveren erkenningen Opvolgen vaststellingen (non conformiteiten wanbetalers, PV’s) Opvolgingscontrole meldingsplicht klachten Ondersteunen Wetenschappelijk comite Opvolgen Wetgevend kader Advies geven rond wetgeving Uitvoering Controles op aanvraag - verplicht - ten dienste - grensposten opzetten verbeterings- programmma’s Workforce Planning Validatie van sectorgidsen Omzetten (EU) reglementering Dispatching van monsters Vastleggen Labo Strategie & kwaliteitsnormen Labo Planning & prijsopvolging Organisatie ringtesten Uitvoeren van labo analyses Uitvoeren van analyses voor derden Erkennen van Labo’s Relatiebeheer met (lokale) overheden Uitvoeren controles voor derden ACS-audits op aanvraag Opstellen Controle checklists Uitwerken risico- strategie Opzetten traceerbaarheid Suivi des contrôles Exécution des contrôles Plans de contrôle Evaluation du risque Stratégie de programmation Labos d’analyses CODA dierenziekten Europese RAS opvolging Feedback naar bedrijven Synthese & evaluatie van controle- & analyseresultaten Laborapportering Crisis- en incidenten- management Orientation stratégique Management Activités de contrôle Exécution Vakbondsoverleg Rapportering aan derden 74 ETP 34 ETP 86 ETP 522 ETP 370 contrôleurs support 149 ETP 215 ETP 89,5 ETP Audits SAC

7 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 7 2. Place de la DG et quelques chiffres clés : propositino budget 2007

8 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 8 3. Modèle d’activités et mission Analyses – labos Dispatching des échantillons Fixation stratégie labos et normes de qualité Planning Labos & suivi des prix Exécution d’analyses pour tiers Agrément de labos Rapportage labos Organisation de tests interlaboratoires Exécution des analyses de labo

9 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire 9 3. Modèle d’activités et mission  Mission de l’Agence : veiller à la sécurité de la chaîne alimentaire et à la qualité de nos aliments, afin de protéger la santé des hommes, des animaux et des plantes  Mission de l’Administration : Le réseau de laboratoires a pour tâche centrale de fournir des résultats précis et ce dans un délai convenu et le plus bref possible et à un prix économiquement justifié

10 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Réseau de laboratoires : organisation Administration centrale Laboratoires AFSCA (5) Laboratoires agréés (42 au 2006/06/19) A.R. 15/04/05 Laboratoires nationaux de référence (7) Analyses de routine Accréditation ISO Règlement (CE) n° 882/2004

11 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Réseau de Laboratoires : Organisation Gentbrugge - résidus, contaminants (hormones, médicaments vétérinaires, métaux lourds…) - chimie inorganique, engrais, amendements du sol - aliments pour animaux, denrées alimentaires Tervuren - résidus, contaminants (mycotoxines, dioxines, PCB, HAP…, antibiotiques, coccidiostatiques… - vitamines Melle - microbiologie - dispatching - chimie / chromatographie Gembloux - microbiologie - dispatching Liège - analyse des composants essentiels - phytopharmacie : formulation - conservateurs - denrées alimentaires irradiées

12 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Objectifs stratégiques et opérationnels  OS2: Communication aux entreprises et aux consommateurs (4 OO)  OS3: Qualité / Mener une gestion basée sur un modèle d’administration (9 OO)  OS5: Gestion intégrée de l’information et des données (3 OO)  OS6: Collaborateurs compétents et motivés/ La création d’un environnement de travail stimulant pour les collaborateurs (8 OO)  OS7: Collaboration avec d’autres instances officielles (4OO)  OS8: Gestion (de crise) efficace (4 OO)  OS11: Collaboration privé-public (3 OO)  OS13: Développement réseau de laboratoires de référence (3 OO)  OS14: Le fonctionnement des laboratoires tient compte de la sécurité et de l’environnement (3 OO)  Total: 8 OS, 41 OO

13 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Objectifs stratégiques et opérationnels  Communication aux entreprises et aux consommateurs -Poursuite du développement du site web -Communication dirigée vers la CE et laboratoires tiers -Augmenter la visibilité sur le plan international -Poursuivre l’élaboration de la concertation structurelle avec les laboratoires tiers  Qualité/Mener une gestion basée sur un modèle d’administration -Poursuite du processus d’accréditation des 5 labos AFSCA -Elaboration d’un système de mesure des prestations -Elaboration d’un audit interne des labos (ISO-17025) et de l’administration centrale (ISO-9001) -Harmonisation système de qualité au sein des 5 laboratoires AFSCA -Demande d’audit de certification ISO-9001 Administration centrale

14 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Objectifs stratégiques et opérationnels  Qualité/Mener une gestion basée sur un modèle d’administration -Création groupe d’inspection pour contrôles dans les laboratoires tiers -Satisfaire aux critères de qualité imposés par la CE  Adaptation AR agréments  Inventorier criètes de qualité microbiologie et chimie  Assurer la formation dans les labos AFSCA et dans les laboratoires tiers  Gestion intégrée de l’information et des données -Analyse Delta LIMS -Introduction LIMS -Elaborations de clusters et de Centers of Competence  Collaborateurs compétents et motivés / la création d’un environnement de travail stimulant pour les collaborateurs -Accueil et coaching des nouveaux collaborateurs -Optimiser et automatiser processus deuxième cycle cercles de développement

15 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Objectifs stratégiques et opérationnels  Collaborateurs compétents et motivés / la création d’un environnement de travail stimulant pour les collaborateurs -Exploiter résultats premier cycle -Elaboration d’une stratégie de gestion des compétences -Lancement projet Erasmus intra labos AFSCA et labos de référence -Prévoir des formations techniques  Etablissement d’un plan de besoins et estimation du coût  Prévoir bibliothèques automatisées et système de recherche -Elaboration d’un code de déontologie  Collaboration avec d’autres instances officielles / dans un contexte international -Collaboration avec autorités locales  Inventaire laboratoires locaux/DGZ/ARSIA/BIRB  Concrétisation de conventions via protocole/BIRB

16 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Objectifs stratégiques et opérationnels  Collaboration avec d’autres instances officielles / dans un contexte international -Collaboration avec autorités locales  Concrétisation de conventions via législation avec DGZ/ARSIA  Elaboration d’un réseau CEN/Codex Alimentarius/AOAC  Gestion (de crise) eficace / Durée d’exécution des analyses en conformité avec les attentes du demandeur -Développement de Lablib -Poursuite du processus de rationalisation -Elaboration d’une business unit dispatching et de tests interlaboratoires -Constitution d’une équipe intralab pour analyses de crise

17 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Objectifs stratégiques et opérationnels  Collaboration privé / public -Suivi des critères de l’arrêté agrément dans les laboratoires -Poursuivre le processus de collaboration avec Belac -Elaboration d’une méthode de validation et d’incertitude de mesure  Elaboration d’un réseau de laboratoires de référence -Inventaire et besoins en relation avec la réglementation européenne -Etablir un fichier modèle de contrat -Etablir des indicateurs de mesure des prestations  Le fonctionnement du labo tient compte de la sécurité et de l’environnement -Suivi des exigences d’exploitation et des exigences de sécurité -Introduction des parties applicables de l’EMS (ISO-14011) -Réorientation des tâches de Melle/Gentbrugge si pas de fusion/Déménagement Wandre

18 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Conclusions  Accréditation selon ISO pour tous les paramètres/matrices du programme de contrôle  La rationalisation doit encore être développée davantage -Appareillage -Combinaison d’analyses -Réactifs et contrats d’entretien  Introduction de systèmes de mesure des prestations et du benchmarking  Création de business units indépendants (Tests interlaboratoires, 5 labos AFSCA, centres de dispatching)  Echange de connaissances via groupes de clusters (migration, métaux lourds, spectrométrie de masse, microscopie, biosenseurs…)  Le plan de management du Directeur général se trouve entièrement dans le prolongement du Business plan de l’Administrateur délégué

19 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Contacts  Tous contacts avec Bruxelles via l’Administration centrale des Laboratoires  Intranet, rubrique Laboratoires  Internet: >Secteurs professionnels> Rubrique séparée “Laboratoires”www.favv.be  WTC III, Boulevard Simon Bolivar 30, B-1000 Bruxelles, 20e étage  Tél.:  Téléfax:  coordination personnel; coordination


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