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Www.dfh-ufa.org Procédure de demande de soutien en ligne: Résultats du questionnaire de satisfaction.

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1 Procédure de demande de soutien en ligne: Résultats du questionnaire de satisfaction

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3 Très bien... … satisfaisante… … insuffisante Retour: 37 parmi 179 = environ 21%

4 Avantages de la demande de soutien en ligne  Mise à disposition des données actuelles du partenaire : - partenaires peuvent compléter le formulaire en parallèle - plus grande cohérence des réponses - dossier plus facilement rendu dans les temps (13)  Utilisation facile/ Amélioration de la procédure (6) (après un court temps d‘adaptation, les difficultés sont surmontées)  Gain de temps, accélération de la procédure, transmission rapide (5)  Système des „onglets“ clair (4)  Il n‘y a plus d‘envoi de documents volumineux par courriel ou par la poste (3)

5 Avantages de la demande de soutien en ligne  Flexibilité : Chacun peut travailler indépendamment ou ensemble avec son partenaire (3)  Champs pré-remplis (2)  Pages de signatures sont séparées pour chaque établissement (2)  Transparence, grande réactivité (1)  Economies de papier (1) Facilité d‘utilisation

6 Propositions d‘amélioration  Demande de renouvellement de soutien : Mettre à disposition des données et documents existants  déjà prévu pour tous ceux qui ont rempli une 1ère demande en ligne  Système de sauvegarde compliqué  seule possibilité pour permettre un travail simultané des partenaires

7 Propositions d‘amélioration  Deux possibilités d‘entrée pour le formulaire : a porté à confusion  Texte d‘accueil a été modifié - Texte bilingue pas possible  Annexes: difficile de voir ce qui a déjà été téléchargé  Rubrique a été complètement retravaillée & Chargement de la page des signatures autorisé  Version imprimable ne doit pas être sous l‘onglet „validation“  Précision du nom de l‘onglet „version imprimable et validation“  Validation du dossier possible de manière indépendante pour chacun des partenaires  est contraire au principe de dépôt commun d’une demande de soutien

8 Propositions d‘amélioration  Chiffres étudiants indiqués par l‘UFA portent à confusion  Problème de fond car l‘UFA n‘indique que les chiffres d‘étudiants réellement inscrits auprès d‘elle  Préremplir le nombre d‘abandons des études  nous vérifions la faisabilité  Avoir plus de place pour répondre à certaines questions (par ex : allongement de la durée des études, stages obligatoires)  Rajout de champs pour des commentaires  Questions redondantes par ex : „préparation à la vie professionnelle“ (en B3) et relations avec le monde économique (en E)  questions peuvent paraître redondantes, mais elles sont posées dans 2 optiques différentes

9 AntOn ++ Les prochaines étapes

10 L’évaluation formelle des dossiers  Intranet réservé aux collaborateurs de l’UFA  Envoi automatique d’un courriel de rappel de la date limite 15 jours avant le 31 octobre  Permet de vérifier rapidement si le dossier est complet  Envoi automatique d’un accusé de réception avec indication des documents manquants le cas échéant  Suivi des dossiers facilité  Déjà actif pour l’évaluation

11 La mise en place d’une plateforme à l’usage des acteurs de l’UFA Espace « Etudiants / Doctorants » Création par les étudiants d’un compte personnel avec mot de passe leur permettant d’accéder aux fonctions suivantes :  Modifier ses données personnelles  S’inscrire / se réinscrire  Télécharger / imprimer une attestation d’inscription ou d’aide à la mobilité perçue  Télécharger le document « Etudiants mineurs »  Remplir le rapport des étudiants  Déclarer une interruption ou un abandon des études  S’inscrire aux manifestations proposées par l’UFA, par exemple l’entraînement interculturel à la candidature  Poser une question à l’UFA

12 La mise en place d’une plateforme à l’usage des acteurs de l’UFA Espace « Responsables de programmes » Création par les responsables de programmes d’un compte personnel avec mot de passe leur permettant d’accéder aux fonctions suivantes :  Modifier ses coordonnées, ajouter un interlocuteur  Valider les inscriptions des étudiants  Demander les aides à la mobilité et les aides aux frais de fonctionnement  Remplir le justificatif d’utilisation des allocations  Déclarer une interruption ou un abandon des études  Demander l’établissement de certificats  Modifier les données du guide des études en ligne  S’inscrire aux manifestations de l’UFA, par exemple la réunion des responsables de programmes

13 La mise en place d’une plateforme à l’usage des acteurs de l’UFA Espace « Evaluateurs » Création par les évaluateurs d’un compte personnel avec mot de passe leur permettant d’accéder aux fonctions suivantes :  Possibilité pour les évaluateurs d’accéder aux dossiers à évaluer à tout moment pendant la période d’évaluation  Evaluation en ligne : grilles d’évaluation et commentaires directement enregistrés dans la banque de données…  …. et réutilisables rapidement pour les membres de la commission scientifique, du conseil d’université et pour l’information aux établissements  Travail en binôme facilité

14 Délais de réalisation  Evaluation formelle des demandes de soutien : déjà réalisé  Pour les autres projets : -Réalisation du cahier des charges d’ici le mois d’octobre Programmation au cours de l’année 2014 Merci de votre attention !


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