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ACD MINDELO AVRIL 2014 ROLES ET RESPONSABILITES DU SECRETAIRE DE CLUB PAG JOSEPH KHATER.

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1 ACD MINDELO AVRIL 2014 ROLES ET RESPONSABILITES DU SECRETAIRE DE CLUB PAG JOSEPH KHATER

2 La règle de base 3 ans de suite dans le Comité Une année pour apprendre Une année pour donner Une année pour transmettre Ainsi on peut soutenir des actions à moyen et long terme

3 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LA PRESIDENCE DU CLUB ORGANIGRAMME DU CLUB PRÉSIDENT VICE PRÉSIDENT SECRÉTAIRETRÉSORIERPROTOCOLE COMMISSIONS Administration Du club Action Effectif Relation publique Fondation Rotary IMMEDIAT PAST PRÉSIDENT COMITÉ PRÉSIDENT ÉLU FORMATEUR Programme des réunions statutaires Bulletin et sites du club Assiduité camaraderie Exemple de sous commissions Recrutement Fidélisation Orientation et formation Relation avec les Médias Publicité et Marketing Professionnelle Éducation Collectivité Internationale Programmes du R.I. (RYLA, AIPM, Rotaract,) Collecte de fonds pour les actions de club Participation aux Programmes Collecte de fonds pour la Fondation

4 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB Les réunions du comité du club. Assemblées du club. Visite officielle du gouverneur. Candidatures aux postes de direction du club. avec le responsable Effectifs du club avec la commission Administration du club avec le trésorier avec le président Tâches à exécuter Cotisations du club. Contributions à la Fondation Rotary. Finances du club. Les résultats financiers publiés dans le procès verbal de réunion du comité du club doivent refléter avec précision les chiffres du grand livre. Réunions statutaires. Préparation des communiqués Proposition de sujets pour la réunion Choix des intervenants Le bulletin du club. Proposer et élire un nouveau membre. Publication des nominations. Travaillez avec les responsables Relations publiques, Actions, Fondation et autres du club quand cela s’avère nécessaire. Dirigeants et membres

5 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB Réunion statutaire – Modèle d’ordre du jour Début FinDuréeActivité 19 h 0019 h 055 min. Ouverture 19 h 0519 h 2520 min. Temps réservé au président Présentation des Rotariens de passage et des Invités. Communiqués et annonces importants sur le Rotary. Rapports des responsables de commission Questions administratives – décisions portées au vote du club et comptes rendus sur les actions en cours. S’assurer de traiter toute question en cours avant de passer à une autre 19 h 2519 h 5530 min. Programme Présentation du conférencier Exposé Remarques de clôture du président 19 h 5520 h 005 min. Levée de réunion

6 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB Généralités Le secrétaire est le « gestionnaire » de la documentation, de l’information, la « mémoire » du club. Les responsabilités du secrétaire sont multiples et peuvent être scindées en quatre groupes de tâches différentes: Tâches internes au club, Tâches vis à vis du district, Tâches vis à vis du Rotary International, Tâches vis à vis de l’Association Le Rotarien.

7 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB Janvier – Juin (avant son entrée en fonction) Lire Le secrétariat du club 229fr et se familiariser avec les statuts types du Rotary club et le règlement intérieur recommandé au Rotary club. Lire Le secrétariat du club 229fr et se familiariser avec les statuts types du Rotary club et le règlement intérieur recommandé au Rotary club. Avoir des entretiens avec le président élu et le secrétaire sortant. Avoir des entretiens avec le président élu et le secrétaire sortant. Assister à l’assemblée de district. Assister à l’assemblée de district.

8 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB Assister aux réunions du comité de club entrant. Assister aux réunions du comité de club entrant. Aider le président élu, si nécessaire, à élaborer les objectifs du club. Aider le président élu, si nécessaire, à élaborer les objectifs du club. Assister à l’assemblée de club organisée suite à l’assemblée du district par le président élu afin de préparer l’année à venir. Assister à l’assemblée de club organisée suite à l’assemblée du district par le président élu afin de préparer l’année à venir. Assister aux réunions du comité en fonction, lorsque vous y êtes convié. Assister aux réunions du comité en fonction, lorsque vous y êtes convié.

9 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB Confirmez auprès du secrétaire actuel que les archives du R.I. ont été mises à jour avec les noms des dirigeants entrants. Confirmez auprès du secrétaire actuel que les archives du R.I. ont été mises à jour avec les noms des dirigeants entrants. S’inscrire au portail MY ROTARY sur le site S’inscrire au portail MY ROTARY sur le site Travailler avec le président du club afin d’activer l’accès au portail MY ROTARY du trésorier et du responsable Fondation du club. Travailler avec le président du club afin d’activer l’accès au portail MY ROTARY du trésorier et du responsable Fondation du club. Examiner le rapport semestriel du R.I. et apporter les corrections nécessaires. Examiner le rapport semestriel du R.I. et apporter les corrections nécessaires.

10 FonctionsPrésidentSecrétaireTrésorierRotariens Accès aux groupes de travail du Rotary X Accès aux formulairesX Mettre à jour les données du clubXX Mettre à jour les données sur l’effectifXX Consulter l’état des témoignages de reconnaissance de votre club XX Consulter le rapport – Solde quotidien du club XXX Consulter les rapports des contributions, SHARE et PolioPlus XXX Contribuer à la FondationXXXX Consulter l’historique de vos contributions XXXX Courriers électroniques – PréférencesXXXX Mise à jour des coordonnéesXXXX Update your contact informationXXXX

11 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB Rôle du Secrétaire dans l’administration des clubs Le Secrétaire contribue largement au succès des efforts conjugués du Président, dont il est la cheville ouvrière, du Comité, des Commissions et des membres du club. Le secrétaire instruit les dossiers, les soumet à son Président et en contrôle le suivi. Il est la MEMOIRE et le bras droit du Président.

12 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB Juillet Prise de fonction et obligations protocolaires. Prise de fonction et obligations protocolaires. Utiliser le portail MY ROTARY pour mettre à jour les données du club et les effectifs, et consulter divers rapports. Utiliser le portail MY ROTARY pour mettre à jour les données du club et les effectifs, et consulter divers rapports. Recevoir du secrétaire sortant tous les dossiers du club et prendre possession du matériel du club. Recevoir du secrétaire sortant tous les dossiers du club et prendre possession du matériel du club.

13 Soumettre le rapport semestriel et les cotisations à régler au 1er juillet. Note : le rapport SAR doit lister les membres du club au 1er juillet. Si vous ne recevez pas le dossier SAR à la fin juillet, vous pouvez l’imprimer depuis MY ROTARY ou contacter par ou votre bureau régional. Soumettre le rapport semestriel et les cotisations à régler au 1er juillet. Note : le rapport SAR doit lister les membres du club au 1er juillet. Si vous ne recevez pas le dossier SAR à la fin juillet, vous pouvez l’imprimer depuis MY ROTARY ou contacter par ou votre bureau régional.

14 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB Être en possession de l’Official Directory envoyé par le Rotary Être en possession de l’Official Directory envoyé par le RotaryNovembre Mettre à jour la liste des membres du club via MY ROTARY afin d’assurer l’exactitude du rapport SAR. Mettre à jour la liste des membres du club via MY ROTARY afin d’assurer l’exactitude du rapport SAR.Décembre Organiser la réunion annuelle de sélection des dirigeants qui doit avoir lieu avant le 31 décembre pour être incluse dans l’édition de l’Official Directory. Note : si ces informations ne sont pas reçues à temps, l’Official Directory indiquera à nouveau les dirigeants en fonction. Organiser la réunion annuelle de sélection des dirigeants qui doit avoir lieu avant le 31 décembre pour être incluse dans l’édition de l’Official Directory. Note : si ces informations ne sont pas reçues à temps, l’Official Directory indiquera à nouveau les dirigeants en fonction.

15 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB Examiner le rapport semestriel du R.I. et apporter les corrections nécessaires. Examiner le rapport semestriel du R.I. et apporter les corrections nécessaires.Janvier Envoyer aux membres les avis de cotisation et autres frais, et percevoir les cotisations (collecte mensuelle, trimestrielle ou semestrielle). Envoyer aux membres les avis de cotisation et autres frais, et percevoir les cotisations (collecte mensuelle, trimestrielle ou semestrielle). Soumettre le rapport semestriel et les cotisations à régler au 1er janvier. Note : le rapport SAR doit lister les membres du club au 1er janvier. Si vous ne recevez pas le dossier SAR à la fin janvier, vous pouvez l’imprimer depuis Mon Rotary ou contacter par ou le bureau de zurich Soumettre le rapport semestriel et les cotisations à régler au 1er janvier. Note : le rapport SAR doit lister les membres du club au 1er janvier. Si vous ne recevez pas le dossier SAR à la fin janvier, vous pouvez l’imprimer depuis Mon Rotary ou contacter par ou le bureau de zurich

16 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB Évaluer les actions du club en collaboration avec le président et le comité et en préparer un compte-rendu pour le premier semestre. Évaluer les actions du club en collaboration avec le président et le comité et en préparer un compte-rendu pour le premier semestre.Février Si le club a décidé de proposer un de ses membres au poste de gouverneur, envoyer à la commission de nomination de district la résolution de club soutenant cette décision ainsi que le formulaire de nomination correspondant. Si le club a décidé de proposer un de ses membres au poste de gouverneur, envoyer à la commission de nomination de district la résolution de club soutenant cette décision ainsi que le formulaire de nomination correspondant.

17 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB Avril Commencer à informer votre successeur sur les divers aspects de votre travail. Commencer à informer votre successeur sur les divers aspects de votre travail. Préparer les certificats de pouvoirs pour la Convention du R.I. Préparer les certificats de pouvoirs pour la Convention du R.I.Mai Mettre à jour sur Mon Rotary la liste des membres du club afin d’assurer l’exactitude du rapport SAR. Mettre à jour sur Mon Rotary la liste des membres du club afin d’assurer l’exactitude du rapport SAR.Juin Préparer le rapport annuel du club. Préparer le rapport annuel du club. Remettre à son successeur l’ensemble des dossiers du club. Remettre à son successeur l’ensemble des dossiers du club.

18 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB Tâches internes au club Liste des membres : tenue régulière du fichier des Rotariens (changements de coordonnées, de situation professionnelle ou familiale…). Assiduité : maintien du registre des présences à toutes les réunions, statutaires ou non.

19 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB Convocations : envoi du courrier pour les réunions non statutaires du club : comité, commissions, réunions exceptionnelles (club contact, déplacements…).

20 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB Assemblées de Club : Vous avez l’obligation de convoquer minimum quatre assemblées de club par an. Elle ne peut être validée qu’en présence de l’assistant-gouverneur et convoquée au minimum 10 jours avant. Le quorum sera atteint si au moins un tiers des membres est présent et les décisions devront être approuvées au moins par les deux tiers des membres présents qui n’ont droit qu’a une procuration par membre

21 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB Réunions : aider le président du club à les préparer. Réunions : aider le président du club à les préparer. Envoyer les convocations aux membres avec l’ordre du jour, au moins 48 h avant la réunion statutaire. Envoyer les convocations aux membres avec l’ordre du jour, au moins 48 h avant la réunion statutaire. PV : rédaction d’un compte rendu pour toute réunion de travail et le diffuser aussitôt aux membres du club. PV : rédaction d’un compte rendu pour toute réunion de travail et le diffuser aussitôt aux membres du club.

22 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB Courrier : tri, distribution, réponses. Diffusion de brochures et publications rotariennes aux membres du club; faire circuler l’information reçue de l’extérieur (manifestations rotariennes, recherche de candidatures pour des programmes du Rotary tels le RYLA, l’Echange de Groupes d’Etude…) Courrier : tri, distribution, réponses. Diffusion de brochures et publications rotariennes aux membres du club; faire circuler l’information reçue de l’extérieur (manifestations rotariennes, recherche de candidatures pour des programmes du Rotary tels le RYLA, l’Echange de Groupes d’Etude…)

23 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB Annuaire international : faire connaître “l’Official Directory” que reçoivent tous les secrétaires de la planète en juillet ; cet annuaire contient les principaux renseignements sur les plus de Rotary-clubs du monde. Annuaire international : faire connaître “l’Official Directory” que reçoivent tous les secrétaires de la planète en juillet ; cet annuaire contient les principaux renseignements sur les plus de Rotary-clubs du monde. Classifications : maintenir la liste des classifications à jour (en vue d’ éventuels recrutements) Classifications : maintenir la liste des classifications à jour (en vue d’ éventuels recrutements)

24 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB

25  Une réunion statutaire hebdomadaire de son club ou d'un autre club.  Un comité du club.  Une réunion de travail ou dans une activité rotarienne réunissant au moins 3 membres. Peuvent être comptées comme une présence la participation à

26 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB  Une réunion de district, à une commission, à un séminaire, à un CIP, etc.  Des repas chez des Rotariens s'ils entrent dans le cadre d’une organisation prônée par le club concernant la totalité des membres, même si c’est par rotation.  Des réunions interclubs.

27 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB  Des réunions à caractère essentiellement ludique et les voyages touristiques même s’ils sont organisés par des Rotariens pour des Rotariens.

28 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB  Des réunions qui pourraient, par leur nature, être comptées comme une présence, mais qui viendraient, par leur cumul, à faire apparaître un taux d'assiduité mensuel supérieur à 100 %. Le taux d'assiduité mensuel ne saurait être, pour quiconque supérieur à 100 %. Le stockage de présences pour le reporter sur le mois suivant est interdit.

29 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB C ALCUL DU TAUX D ' ASSIDUITÉ Le taux d’assiduité mensuel individuel est le résultat de la division du nombre de présences physiques et valables du membre par le nombre de réunions statutaires du mois, puis en multipliant ce résultat par cent. Taux d’assiduité mensuel individuel = nombre de présences physiques et valables du membre nombre de réunions statutaires du mois nombre de réunions statutaires du mois X 100

30 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB R ÉSOLUTION Calcul de l’assiduité mensuel individuel de l’ami Taux d’assiduité mensuel individuel = nombre de présences physiques et valables du membre nombre de réunions statutaires du mois nombre de réunions statutaires du mois Taux d’assiduité mensuel individuel = X 100 Total réunion du mois Total présence Total absence X 100 = 60 % 5 3

31 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB NB : Seuls les jours fériés (et les cas très particuliers traités dans le Manuel de procédure) dispensent d'une réunion statutaire mais pas les "ponts". La période des vacances n'autorise pas les clubs à diminuer le nombre de réunions statutaires dont le principe est qu'elles sont hebdomadaires

32 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB (sauf les exceptions traitées dans le manuel de procédure). C'est la spécificité qui permet, entre autres, à tout Rotarien, d'où qu’il vienne, de ne pas trouver porte close s’il vient à une réunion du club.

33 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB Le taux d’assiduité hebdomadaire Ce taux se calcule en divisant le nombre de membres actifs crédités d’une présence par le nombre total de membres actifs du club, puis en multipliant ce résultat par cent. Taux d’assiduité hebdomadaire = Nombre de membres actifs crédités d’une présence nombre de membres actifs du club nombre de membres actifs du club X 100

34 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB R ÉSOLUTION Calcul du taux d’assiduité hebdomadaire d’un club : Taux d’assiduité hebdomadaire = Nombre de membres actifs crédités d’une présence nombre de membres actifs du club nombre de membres actifs du club Taux d’assiduité hebdomadaire = X 100 = 95 % 42 Total effectif Total présence Total absence

35 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB Les membres que le comité du club a officiellement dispensé d’assiduité (exclusivement, à titre provisoire pour des raisons variables telles que maladie grave ou raisons professionnelles impérieuse et à titre définitif pour certains membres âgés) sont retirés de l’effectif.

36 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB Les membres d'honneur ne sont pas comptés, ni pour leur présence, ni dans l’effectif. Il va de soi que les excusés ne sauraient être comptés comme présents. La publication se fait sans décimales, l’arrondissement par excès.

37 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB Cartes de membres : les délivrer chaque année. Elles permettent aux Rotariens d’être identifiés dans tous les clubs du monde où ils se rendraient. Cartes de membres : les délivrer chaque année. Elles permettent aux Rotariens d’être identifiés dans tous les clubs du monde où ils se rendraient. Nouveaux membres : veiller au respect des procédures d’admission. Lors de l’intronisation leur remettre la documentation nécessaire (numéro spécial du Rotarien “Voici le Rotary”, annuaire,…). Nouveaux membres : veiller au respect des procédures d’admission. Lors de l’intronisation leur remettre la documentation nécessaire (numéro spécial du Rotarien “Voici le Rotary”, annuaire,…).

38 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB Rotariens visiteurs : fournir aux Rotariens de passage une fiche”visiteur” (compense). Annuaire du club : détenteur des informations les plus récentes, le secrétaire est le mieux placé pour suivre la fabrication de cet outil facultatif.

39 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB Bulletin du club : participation à son élaboration pour informer en particulier les absents. Bulletin du club : participation à son élaboration pour informer en particulier les absents. Règlement intérieur du club : vérifier, lorsqu’il existe, qu’il est en conformité avec le Manuel de procédure en vigueur (le Conseil de législation le transforme tous les trois ans). Règlement intérieur du club : vérifier, lorsqu’il existe, qu’il est en conformité avec le Manuel de procédure en vigueur (le Conseil de législation le transforme tous les trois ans).

40 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB Archives et matériel : assurer la mémoire du club et vérifier que le club dispose de tout le matériel nécessaire( fanions, épinglettes, cloche…). Archives et matériel : assurer la mémoire du club et vérifier que le club dispose de tout le matériel nécessaire( fanions, épinglettes, cloche…). Rapport annuel : doit être présenté en juin aux membres du club; il s’agit d’ un rapport moral sur l’année écoulée. Rapport annuel : doit être présenté en juin aux membres du club; il s’agit d’ un rapport moral sur l’année écoulée.

41 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB Taux d’assiduité du club : le transmettre chaque mois, avant le 5 du mois suivant, au secrétariat du district (avec copie à l’Assistant Gouverneur). Taux d’assiduité du club : le transmettre chaque mois, avant le 5 du mois suivant, au secrétariat du district (avec copie à l’Assistant Gouverneur). Effectif : communiquer au secrétariat du district tout changement (admissions, radiations, changements de coordonnées…) Effectif : communiquer au secrétariat du district tout changement (admissions, radiations, changements de coordonnées…) Tâches vis-à-vis du District

42 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB Visite du gouverneur : la préparer en étroite collaboration avec le président du club (s’assurer de la présence de tous les responsables et de la quasi totalité des Rotariens). Visite du gouverneur : la préparer en étroite collaboration avec le président du club (s’assurer de la présence de tous les responsables et de la quasi totalité des Rotariens). Nomination d’un gouverneur : le secrétaire transmet le cas échéant au district le nom d’un membre du club proposé à la fonction de gouverneur (après l’aval du Comité du Club); il s’assure que ce membre requiert toutes les conditions exigées par le Manuel de procédure. Nomination d’un gouverneur : le secrétaire transmet le cas échéant au district le nom d’un membre du club proposé à la fonction de gouverneur (après l’aval du Comité du Club); il s’assure que ce membre requiert toutes les conditions exigées par le Manuel de procédure.

43 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LA PRESIDENCE DU CLUB Tableau récapitulatif des rapports à rédiger et à envoyer par le secrétaire du club

44 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB Revue Le Rotarien : communiquer tout au long de l’année les admissions, radiations ainsi que les changements d’adresse des abonnés. Revue Le Rotarien : communiquer tout au long de l’année les admissions, radiations ainsi que les changements d’adresse des abonnés. Tâches vis-à-vis de l’Association Le Rotarien

45 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB Les ressources disponibles pour le Secrétaire dans l’administration du club L’Adjoint du Gouverneur : Rotarien nommé pour aider le gouverneur à suivre un certain nombre de clubs. Il est à votre disposition pour vous assister. L’Adjoint du Gouverneur : Rotarien nommé pour aider le gouverneur à suivre un certain nombre de clubs. Il est à votre disposition pour vous assister. Les anciens secrétaires du club: leurs expériences et connaissances des procédures pourraient vous être utiles. Les anciens secrétaires du club: leurs expériences et connaissances des procédures pourraient vous être utiles.

46 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB Les correspondants CDS: ce sont des membres du personnel du siège et des bureaux régionaux qui peuvent répondre à diverses questions d’ordre administratif ou vous diriger vers les services compétents du Rotary et de la Fondation. Les correspondants CDS: ce sont des membres du personnel du siège et des bureaux régionaux qui peuvent répondre à diverses questions d’ordre administratif ou vous diriger vers les services compétents du Rotary et de la Fondation.

47 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LA PRESIDENCE DU CLUB Les Rotary clubs peuvent désormais planifier et suivre leurs actions de A à Z avec Rotary Club Central. La gestion des activités devient en effet plus simple pour les dirigeants de club qui peuvent indiquer des projections en termes de nombre de bénévoles et d'heures de travail, de participation financière et de dons en nature avant de les comparer aux chiffres réels à l'aide de tableaux. Nouveautés pour Rotary Club Central dans MON ROTARY

48 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB Les ressources du secrétaire sont les suivantes:  Les ressources humaines,  Les sources d’information,  Les ressources en ligne (www.rotary.org).  Mon Rotary  Manuel du secrétaire : 229fr

49 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB Le meilleur secrétaire du club sera celui qui remplira toutes ces tâches dans les délais respectifs; il bénéficiera ainsi de toute la gratitude de ses amis qui reconnaîtront ses mérites. Conclusion

50 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB COMMENT ORGANISER LA VISITE DU GOUVERNEUR 1°) Profiter pour faire connaître le Rotary à la population et au Gouvernement, faire un débat à la télévision, sur toutes les radios et la presse écrite deux semaines avant l’arrivée du gouverneur et parler des de USD pour l’éradication de la poliomyélite et les projets des Clubs. Cela attirera l’attention du Gouvernement et facilitera les demandes d’audiences du Gouverneur avec le Chef de l’Etat et les autorités. 2°) Prévoir un photographe qui puisse tout photographier et filmer pendant son séjour et lui offrir un ou des CD et un ou des albums en souvenir de son passage. 3°) Tous les présidents de club devront se rendre à l’aéroport pour l’accueillir. Et s’il vient par la route l’accueillir à la frontière ou à son hôtel. Le jour même, organiser un diner et une réunion d’échange afin de lui présenter tous les AG, PDG, PAG et les présidents de Club pour mieux le connaître. 4°) Le recevoir dans un salon 5°) Lui prêter un cellulaire local avec un numéro local connu de tous les PDG, AG, PAG et Présidents. 6°) Lui trouver un véhicule pour ses déplacements lui laisser aussi un temps pour se reposer ne pas occuper toute sa journée. Prévoir de le recevoir par des amis rotariens pour les déjeuners et dîner. 7°) Lui remettre un document avec les numéros des PDG, PAG, AG et présidents de Club.

51 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB 8°) Dossier sur le club à préparer en plusieurs exemplaires dont une copie pour le DG et une copie pour les AG. Une page en couleur avec la photo du fanion et le thème de l’année souhaitant la bienvenue au Gouverneur avec sa photo et celle du président du club. 9°) Liste du comité et présidents de commissions avec photos. 10°) Liste des membres avec photos et adresses. 11°) Classification occupée et non occupée. 12°) Statut 13°) Règlement intérieur avec la dernière date de révision 14°) Objectifs et planifications. 15°) Photocopie du fanion avec son explication. 16°) Copie de la charte. 18°) Chaque Présidents de commission et membres du comité devront faire le point de leurs activités du 1 er juillet à ce jour. 19°) Budget du club, copie du swift bancaire des règlements au RI et au DISTRICT. 20°) Relier le document et le lui transmettre à son hôtel avant la visite du Club. 21°) Lors de la visite des clubs Le Gouverneur rencontrera une heure avant la réunion statutaire le comité élargi aux commissions et après, tous les membres du Club en réunion statutaire.

52 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB 22°) Se préparer à répondre à toutes ses questions ; décorer l’intérieur et l’extérieur de la salle aux couleurs et maquettes du Rotary. On doit sentir la chaleur et la joie de l’accueil. 23°) Le Gouverneur sera assis au centre, AG à sa droite et le Président à sa gauche. Avoir l’insigne de l’année du gouverneur sur soi. Faire porter le tissu du Rotary de son année à tous les membres. 24°) Organiser un dîner après la visite où les clubs doivent le recevoir. Prévoir un présent à lui remettre. La valeur importe peu. L’essentiel c’est le geste. 25°) Prévoir des micros et haut-parleurs pour avoir une bonne sonorisation. 26°) Faire réviser ou lire le règlement intérieur au moins une fois par an. En y insérant les assemblées de club, élections, assurance et audit des comptes. PREPARER LE PROGRAMME DE LA VISITE : HEURE, DATE ET LIEU, ORDRE DU JOUR Mettre en place les Présidents, le Présidents élu, et les Présidents nommes sur les trois ans. CEREMONIE Première heure : accueil du Gouverneur et de son ou ses AG. Parole au DG. Il posera des questions à tout le comité et au bureau pendant une heure.

53 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB Deuxième heure, réunion statutaire avec tous les membres, protocole et présidents au début de la réunion statutaire pendant 10 minutes. Après, présentation de tous les membres, leur nom et prénoms, classification et leur fonction dans le club. Ensuite à l’AG de présenter le CV du Gouverneur. Après la parole au Gouverneur pour son message, passer aux questions-réponses. Echange de fanions entre le président et le Gouverneur. Cadeaux au Gouverneur. Photos de famille, déjeuner ou dîner. Faire tout pour organiser une inauguration des projets réalisés par les clubs. Organiser une audience avec le Chef de l’Etat pour une visibilité du Rotary et faire connaître le Gouverneur et le Rotary dans nos pays respectifs. Organiser des rencontres avec la presse écrite et audiovisuelle pour mieux faire connaître le Gouverneur et par la même occasion le Rotary international et le ou les clubs. Voilà chers amis présidents, secrétaires et membres de comite, comment nous devons recevoir le Gouverneur. Bien entendu, vous pouvez améliorer mais ceci est le minimum. Il est arrive que des clubs se cotisent pour le règlement de son hôtel mais ceci est à votre appréciation et selon vos disponibilités financières.

54 SEMINAIRE DE FORMATION SUR LE SECRETAIRE DU CLUB Nous vous remercions de votre participation ! PAG : JOSEPH KHATER


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