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1 MINEFI – DRB - novembre 04 Direction de la Réforme Budgétaire Mise en œuvre des nouveaux processus budgétaires et comptables de l’État Cadrage du déploiement.

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1 1 MINEFI – DRB - novembre 04 Direction de la Réforme Budgétaire Mise en œuvre des nouveaux processus budgétaires et comptables de l’État Cadrage du déploiement

2 2 Juillet 2005 Sommaire 1.Présentation du projet ré-ingénierie des processus budgétaires et comptables de l’État 2.Déploiement des nouveaux processus budgétaires et comptables 3.Prochaines étapes

3 3 Juillet – Présentation du projet ré-ingénierie des processus budgétaires et comptables de l’Etat Qu’est que la ré-ingénierie des processus ? C’est l’ensemble des travaux consistant à traduire, dans les circuits de gestion, les innovations portées par la LOLF : – Modification des circuits existant et élaboration des nouveaux contenus budgétaires et comptables ; – Définition du nouveau rôle des acteurs et de leurs responsabilités. Le projet se décompose en 9 ensembles de processus (macro processus) tels que présentés lors des comités de pilotage des DAF des 24 juin et 22 juillet derniers : Le projet ré-ingénierie a pour objectifs de préparer les gestions et la mise en œuvre du système d’information cible CHORUS. * * Traitements de fin de gestion

4 4 Juillet – Présentation du projet ré-ingénierie des processus budgétaires et comptables de l’État La ré-ingénierie des processus fait partie de la feuille de route et du plan de déploiement demandé aux ministères lors du comité de pilotage des DAF du 27 mai dernier. Certains processus peuvent être mis en œuvre dès 2006 : – Parce qu’ils permettent de préparer la gestion 2007 selon les règles LOLF – Parce qu’ils sont indépendants du système d’information cible, et sont donc compatibles avec le Palier 2006 MP1 - Élaboration ministérielle du budget MP2 - Allocation et mise à disposition des ressources Pour les autres processus, pour lesquels le système d’information CHORUS est indispensable, la mise en œuvre peut être envisagée : – Sous forme d’expérimentations, en central ou en déconcentré – Progressivement de 2006 à 2008, pour préparer les organisations MP3 - Exécution des dépenses MP4 - Traitements de fin de gestion et opérations de fin d’exercice MP5 - Exécution des recettes non fiscales MP7 - Restitutions tableaux de bord MP9 - Gestion des actifs - immobilisations Le déploiement des nouveaux processus permet de mettre en adéquation les organisations et les règles de gestion avec la LOLF.

5 5 Juillet – Ré-ingénierie des processus budgétaires et comptables de l’État Participation des ministères L’objectif est aujourd’hui de décliner et adapter les processus au niveau des ministères. Les ministères se sont fortement mobilisés pour le co-pilotage des travaux qui se sont déroulés sous forme d’ateliers de travail :

6 6 Juillet – Ré-ingénierie des processus budgétaires et comptables de l’État Calendrier et avancement des travaux La fin de l’élaboration des processus cible détaillés est prévue pour fin septembre 2005 (à l’exception des macro processus 4 et 7).

7 7 Juillet – Déploiement des nouveaux processus Pourquoi déployer les nouveaux processus budgétaires et comptables dans votre ministère ? – Pour adapter les recommandations interministérielles au contexte et aux spécificités de votre ministère / d’une direction / d’un service déconcentré – Pour favoriser l’acculturation des personnels aux réalités concrètes de la LOLF – Pour enclencher une dynamique dépassant l’échéance du 1 er janvier 2006 et du Palier – Pour accompagner votre organisation et vos modes de fonctionnement de manière progressive vers la cible, notamment dans la perspective de la mise en place du système d’information cible CHORUS – Pour développer la capacité de votre ministère à allouer les ressources rares en fonction des nouveaux métiers (RPROG, RBOP, gestionnaire d’immobilisations, gestionnaire d’engagement…) Le déploiement des nouveaux processus permet d’accompagner vos personnels et votre organisation dans la mise en œuvre concrète et progressive de la LOLF et l’apprentissage de ses nouveaux métiers.

8 8 Juillet – Déploiement des nouveaux processus Définition et objectifs d’un plan de déploiement Le plan de déploiement comporte quatre éléments clés : La définition de la Stratégie de déploiement : – Que déploie-t-on ? Identification des contenus à déployer en 2006 et au delà, dans un horizon – Comment déploie-t-on ? Définition des modalités de déploiement (pilote ?, expérimentation ?, généralisation ?, Trajectoire ?) La détermination du Calendrier de déploiement en fonction de la stratégie retenue par le ministère ; La formalisation du Pilotage et de l’Organisation de déploiement retenus par le ministère en cohérence avec le suivi inter-ministériel ; Il comprend un plan de Conduite du Changement, levier d’appropriation et de montée en compétences. Le plan de déploiement organise la mise en œuvre des nouveaux processus avec deux objectifs principaux : – En tant que « feuille de route », il permet de piloter la mise en œuvre effective des processus. – Il sert également de support de communication afin que chacun ait la visibilité sur le projet et puisse anticiper la mise en œuvre à son niveau.

9 9 Juillet – Déploiement des nouveaux processus Stratégie de déploiement - propositions La stratégie de déploiement : définition des contenus à mettre en oeuvre en 2006 et de la trajectoire de mise en oeuvre pour les autres contenus ( ) La stratégie de déploiement est à adapter avec vous au cours d’une étape de cadrage : Mise en oeuvre pour préparer la gestion : Expérimentation ou pilote puis généralisation  MP1 - Élaboration ministérielle d’un budget : déploiement en administration centrale de la logique performance / construction du budget des programmes / BOP  MP2 - Allocation et mise à disposition des ressources : déploiement en administration centrale de l’élargissement du périmètre de la notification et de la mise à disposition globale des crédits le 2 janvier  MP2 - Pilotage mutualisé des CP : expérimentation en centrale sur un programme  MP3 - Exécution des dépenses : expérimentation de la planification détaillée des AE, du service fait ou du service facturier en central  MP4 - Traitements de fin de gestion et opérations de fin d’exercice : préparation de la clôture 2006  MP5 - Exécution des recettes : expérimentation du rattachement rénové des fonds de concours  MP7 – Restitutions et tableaux de bord  MP9 - Gestion des immobilisations

10 10 Juillet – Déploiement des nouveaux processus Calendrier du déploiement Sept. 05 Dernier trimestre 2005Août 05 Juil. 05 Juin 05 Mai 05 Avr. 05 Mars 05 Fév. 05 Jan. 05 Déc. 04Nov. 04 CADRAGE ANALYSE DE L’EXISTANT Manuel Interministériel des processus cibles Guide Méthodologique de mise en oeuvre Module AModule B ELABORATION DES PROCESSUS CIBLE Phase interministérielle Phase ministérielle La cible détaillée décrit les activités, les rôles et les fonctions «type». Elle n’est pas déclinée au niveau des ministères. Les travaux à effectuer au niveau de chaque ministère en fonction de la stratégie retenue : – Adapter et décliner les processus et les organisations cibles. – Piloter la mise en œuvre de ces processus et organisations cibles. Il est prévu dans le cadre du chantier de vous assister, si vous le souhaitez, dans la déclinaison et le pilotage de la mise en œuvre des processus cibles. Adaptation et déclinaison des processus et des organisations cibles sur un ministère Assistance au pilotage de la mise en œuvre des processus et organisation cibles dans un ministère

11 11 Juillet – Déploiement des nouveaux processus Organisation et dispositif de pilotage du déploiement Proposition d'assistance MODULE A Adaptation et déclinaison des processus et des organisations cibles sur un ministère Durée estimative Travaux à mener À définir Modalités de pilotage des travaux Aide à la planification des travaux Analyses d’écart entre l’existant ministériel et les processus cibles : Analyse de l’existant Processus et organisations Cartographie des systèmes d'information Études d’impact sur les axes organisation, SI, métier, réglementation et culture Formalisation des nouveaux processus et organisations du ministère Diagnostic de conduite du changement : analyse des freins et choix des outils adaptés. MODULE B Assistance au pilotage de la mise en œuvre des processus et organisations cibles dans un ministère À définir A l’issue du module A, l’équipe du ministère est organisée et dispose de supports prêts à déployer. Lors du module B, l’équipe du ministère bénéficie d’une assistance au pilotage. Accompagnement de l’équipe ministère dans le pilotage de : l’organisation du déploiement la mise en place des nouvelles organisations, nouveaux modes de travail la réalisation des actions de conduite du changement. Produits finis Une équipe ministère organisée : Calendrier de déploiement du ministère – Organigramme des tâches (excel ou microsoft project) Organigramme et modalités de pilotage ministériel Les outils opérationnels du déploiement : Analyses d’écart Manuel ministériel des processus Manuel ministériel d’audit interne Diagnostic ministériel de conduite du changement Préparation, participation et formalisation des points d’avancement Aide à la décision du démarrage / bascule Mises à jour du calendrier Consolidation des reporting ministériels

12 12 Juillet – Déploiement des nouveaux processus Organisation et dispositif de pilotage DRB - DGCP - DB - AIFE Copils des DAF Réunions de suivi bilatérale du déploiement Ministère Haut responsable de déploiement / DAF Services métiers Chef de projet LOLF Services gestionnaires Une organisation des travaux de mise en œuvre de la ré-ingénierie cohérente avec le dispositif d’ensemble de suivi de la réforme. Correspondant conduite du changement Réunions des chefs de projet LOLF Chef de projet ré- ingénierie Organisation du projet ré-ingénierie Correspondant par MP ou regroupement de MP Direction de projet ré- ingénierie Équipe pilotage et conduite du changement – capitalisation entre ministères

13 13 Juillet Prochaines étapes Premières actions à mener au niveau du ministère : – Arrêter le contenu des processus à déployer en 2006, et choisir les modalités de déploiement (pilote ? Expérimentation? Généralisation?) → Pour action : Planifier une réunion de cadrage – Valider la décision de déploiement (pour un déploiement en 2006, décision à prendre avant fin septembre 2005) – Définir l’organisation du ministère pour le déploiement de la ré-ingénierie : Un chef de projet (chef de projet LOLF ou coordonnateur pour les ministères pilotes par exemple) Un correspondant par MP ou par regroupement de MP (MP1&2 par exemple) Un correspondant conduite du changement – Définir les modalités de pilotage avec la DRB. Une assistance au déploiement des processus : – Co-pilotée par le ministère et la DRB – Pouvant être préparée dès septembre 2005 pour un démarrage opérationnel en octobre et une mise en œuvre dès la gestion 2006 – Ayant lieu dans les locaux du ministère

14 14 Juillet 2005 Vos correspondants DRB - Minéfi – Christophe Fanichet (DRB) – Tél : – Correspondant BearingPoint – Clotilde Guizani – Tél : – Déploiement des processus et organisations cibles

15 15 Juillet 2005 ANNEXES – Les contenus du déploiement Macro-ProcessusContenu Stratégie de mise en oeuvre Date de mise en œuvre proposée Commentaires Élaboration ministérielle d’un budget Appuyer la préparation budgétaire sur une stratégie supra-programme et programme actualisée. Déploiement en administration centrale dès décembre 2005Amélioration progressive et continue de la qualité des données au fur et à mesure des cycles de gestion, et à terme grâce au SI cible Appuyer la préparation du budget N+1 sur une réflexion de programmation pluri-annuelle au niveau des BOP et des programmes. Déploiement généralisé (central et déconcentré) dès décembre 2005 Construire le budget N+1 des programmes. Déploiement en administration centrale dès mars 2006 Allocation et mise à disposition des ressources Un processus budgétaire d’allocation centré sur la programmation. Déploiement en central en Pas de généralisation en déconcentré avant Juin 2006, pour le PLF 2007 L’élargissement du périmètre de la notification. Déploiement en central en Pas de généralisation en déconcentré avant dès février 2006 La qualité de l a notification dépend de la disponibilité de l’information dans le palier 2006 et de la qualité de la programmation et de l’allocation. Une mise à disposition globale, rapide et maîtrisée des crédits. Déploiement en central en Pas de généralisation en déconcentré avant dès février 2006 Une mutualisation de la gestion des CP au niveau du programme. Logique d’expérimentation en centrale. 2008Nécessité de Chorus

16 16 Juillet 2005 ANNEXES – Les contenus du déploiement Macro-ProcessusContenu Stratégie de mise en oeuvre Date de mise en œuvre proposée Commentaires Exécution des dépensesDéveloppement du métier « gestionnaire d’engagement ». Logique d’expérimentation à préciser. Dès janvier 2006 Développement du métier « réceptionnaire ». Logique d’expérimentation à préciser. Dès janvier 2006 Développement du métier « gestionnaire de liquidation ». Expérimentation en administration centrale en 2006 Dès janvier 2006 Nécessité de Chorus pour une mise en œuvre en services déconcentrés. Développement du métier « acheteur » Logique d’expérimentation à préciser. Dès janvier 2006 Rénovation des modes de contrôles Logique d’expérimentation à préciser. -Dès janvier 2006 Développement du métier «pilote du processus d’exécution » Dès 2006 Exécution des recettes hors impôt Rénovation de la gestion des recettes / contractualisation Logique d’expérimentation à préciser. Nécessité de Chorus pour suivre la contractualisation entre les différents acteurs Procédure rénovée de rattachement des crédits. Logique d’expérimentation à préciser. Dès janvier 2006 Une nouvelle organisation de la fonction comptable. Expérimentation en administration centrale en 2006 Dès janvier 2006Accord LOLF dissocie les deux fonctions comptable et recouvrement Développement du métier «pilote des recettes du programme»

17 17 Juillet 2005 ANNEXES – Les contenus du déploiement Macro-ProcessusContenu Stratégie de mise en oeuvre Date de mise en œuvre proposée Commentaires Gestion des actifs et des immobilisations Doter l’État d’une gestion comptable des immobilisations performantes. Logique d’expérimentation à préciser. Assurer la qualité de la comptabilité du patrimoine de l’État. Logique d’expérimentation à préciser. Disposer des informations de gestion permettant d’optimiser les coûts liés au patrimoine. Logique d’expérimentation à préciser. Traitement de fin d’exercice et opérations de fin de gestion Restitution et tableaux de bord Audit Interne


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