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xxx 2 GIS PL PROJECT MANAGEMENT TRAINING TO SUCCEED THE GIS PROJECTS Part 7 The project process and the applicables rules Sponsored by Jacques Henriot.

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2 xxx 2 GIS PL PROJECT MANAGEMENT TRAINING TO SUCCEED THE GIS PROJECTS Part 7 The project process and the applicables rules Sponsored by Jacques Henriot – GIS PL Presented by the Process Improvement Manager of Unit Contract Dpt

3 xxx Best Ideas & Practices 7.2 An idea of the PM work load 7.3 Process & ToolBox : RMC ! To succeed the GIS projects 7. The project process & the applicable rules

4 xxx 4 7. The project process & the applicable rules 7.1 Best Ideas & Practices L’IDEE :  Rassembler par phase du Processus Projet :  Les principales BIP à appliquer sur le projets par le PM  Les outils à disposition du PM  Les indicateurs de chaque phase

5 xxx 5  Bonnes Idées & Pratiques :  Le Client : Etablir les contacts avec le client, les partenaires  Le contrat : Lire le contrat et le connaître parfaitement, Le traduire dans les documents internes techniques, administratifs, financiers.  Les délais : valider et s’approprier le planning du projet  Le produit : Clarifier tous les points techniques nécessaires au démarrage des études et compléter la DT Veiller à l’optimisation du poste & des armoires BT Soumettre et Faire approuver les documents contractuels  La finance : faire rentrer l’acompte à la commande identifier les risques spécifiques au projet et les opportunités d’amélioration de marge valider et s’approprier la marge de référence  Outils : KOM & Tél. Le Contrat DT, OMF, OE-OA-OF PGR et Planning Projet DT, Réunion de clarification Action avec BEs DTS OE-OA-OF ROR TBB As-Booked  Objectif : Mettre le projet sur les rails Start phase Engineering phase 2 1  Indicateurs : Revue financière « As-Booked » DT completée en temps voulu

6 xxx 6  Bonnes Idées & Pratiques :  Les délais : Veiller à l’approbation des documents contractuels restants ayant un impact sur les composants à approvisionner Vérifier que les nomenclatures sont remises à l’heure Vérifier que les commandes à nos fournisseurs sont passées à l ’heure Vérifier périodiquement la compatibilité des délais de livraison annoncés par les fournisseurs externes vs besoins atelier Préparer le montage site avec Service  Le produit : Préparer la réception client avec le responsable FAT  Outils : DTS Tableau Retard Lancement Tableau MCP 530 (Retard passation de commandes) Tableau Suivi des Retards par affaire Instructions Services Le Contrat & PCU  Objectif : Eviter le déraillement ! Procurements phase 3  Indicateurs : Pièces livrées à l’heure Design frozen/ Documents approuvés

7 xxx 7  Bonnes Idées & Pratiques :  Les délais : Vérifier que l’atelier de montage livre l’ensemble des travées à l’heure Orchestrer les expéditions de matériel et d’outillages Visiter le site et Préparer le chantier avec le client  Le produit : Obtenir l’approbation des essais de routine par le client & l’autorisation d’expédition  La finance : Reconnaître le CA à l’avancement en fin de production  Outils : Tableau Suivi de Prod Le Contrat & le Découpage Réunion de prépa chantier PCU & FAT Instructions Finances  Objectif : Arriver à bon port Manufacturing & Testing phase 4  Indicateurs : Travées sorties usine à l’heure Revue financière “As-Manufactured” Shipment phase 5

8 xxx 8  Objectif : Assurer le service Site Erection & Commissioning phase 6  Bonnes Idées & Pratiques :  Le contrat : Veiller à l’application des règles de sécurité par le client/ entrepreneur Obtenir la Réception Provisoire RP (ou PAC) au plus tôt après le commissioning  Les délais : Veiller à démarrer le chantier dans les bonnes conditions Faire traiter les aléas chantier d’une manière réactive Veiller au retour des outillages de montage & essais ainsi que des contenants SF6 (dispo. pour autres projets)  Le produit : Veiller à la bonne remise du poste au client avec les rechanges et les outillages Faire un retour d’expérience du projet à la RP  La finance : Suivre de près le déroulement du chantier & Anticiper les dérives de coûts  Outils : Rapports hebdo/ Visite Sécurité Le Contrat FAQ011 & Dispo. Interfaces FAC & DMMC Instructions FAQ211 CR Cloture projet & CRO Planning chantier & Rapports hebdo  Indicateurs : Revue financière « As-Erected » FAQ211 signé par le client Le superviseur n’est pas seul ! Il rend compte au PM – Il a son support

9 xxx 9  Bonnes Idées & Pratiques :  Le contrat : Obtenir la Réception Définitive RD (ou FAC) à la fin de la période contractuelle de garantie  Les délais : Intervenir rapidement en cas d’incident en service  Le produit : Faire lever les réserves techniques à l’émission de la RP (PAC)  La finance : Obtenir le dernier paiement éventuel et la restitution de caution à la RD  Outils : Le Contrat RDS Liste de réserves Le Contrat  Objectif : Tenir les engagements jusqu’au bout Warranty 7  Indicateurs : Plus de paiements en attente & Revue Financière « As-Final » Certificat de Réception Définitive

10 xxx 10  Outils : Le Contrat PGR et Planning Projet DT Connaissance de notre exécution standard DTS ROR Planning des paiements & Dialogue client Dialogue avec Management  Objectif : Réussir le projet ! All along the project  Bonnes Idées & Pratiques :  Le client Maintenir une relation de qualité avec le client et les partenaires Etre à l’écoute du client et S’attacher à répondre à ses attentes  Le contrat : S’appuyer sur le contrat au mieux des intérêts de T&D, tout en recherchant la satisfaction du client  Les délais : Maitriser le planning du projet  Le produit : Anticiper les points durs et les Clarifier au bon moment Partager avec le client l’intérêt de nos standards pour minimiser les perturbations usine Faire approuver les plans et documents contractuels  La finance : Piloter le projet par les risques (anticipation – mitigation) Saisir toutes les opportunités d’amélioration de marge Gérer le cash-in (faire en sorte que les factures soient émises et puissent être réglées sans retard) Anticiper les dérives éventuelles de marges et les Faire remonter  Indicateurs : Marge initiale conservée voire améliorée Client satisfait par les équipements/ services Le PM n’est pas seul ! Il rend compte à sa hiérarchie & s’appuye sur les supports Il est force de proposition

11 xxx The project process & the applicable rules 7.2 An idea of the PM work load Phase DémarrageAffaire Phase SuiviEtudesPhase SuiviApprosPhase SuiviProductionPhase SuiviExpéditionsPhase ManagementChantierPhase SuiviPériode de Garantie Temps Charge de travail du PM Stockage

12 xxx The project process & the applicable rules 7.3 Process & ToolBox : RMC ! R Règles de M Management de C Contrats

13 xxx The project process & the applicable rules 7.3 Process & ToolBox : RMC ! BUT :  Etre le POINT D'ENTREE UNIQUE vers tous les procédures/ documents/ informations nécessaires à la gestion d'un projet.  éviter les doublons  Capitaliser LE SAVOIR RESULTATS :  Vision "processus" (notamment utile pour les nouveaux PMs).  Processus est complètement en phase avec la QP81-1 (nouvelle mise à jour à venir)  Mise en place des liens hypertextes (y compris vers des FG sur Prisma et vers l'Intranet)  Intégration de tous les documents à jour de la Base Affaires sous Lotus Notes et du réseau  Mise à disposition d’un onglet "Coup de Pouce" (quelques bons conseils - par exemple, organisation de déplacements, palette de couleurs RAL, etc...)  Accessibilité par toute l’usine en lecture

14 xxx The project process & the applicable rules 7.3 Process & ToolBox : RMC ! STRUCTURE :  Fichier excel  Découpage principal comme pour la QP81-1 :  Onglet « PM_Suivi technico-commercial »  Onglet « PM_Suivi financier »  Onglet « PM_Coup de Pouce »  Découpage secondaire (taches) comme pour la QP81-1 :  Mêmes n° de taches  Organisation par phases du projet : 1. Démarrage de l’affaire 2. Etudes 3. Approvisionnements 4. Production 5. Expéditions 6. Chantier 7. Période de garantie

15 xxx The project process & the applicable rules 7.3 Process & ToolBox : RMC ! STRUCTURE :  A chaque tache sont associés (en partant de la gauche) :  Une date (approx) à laquelle la tâche doit avoir lieu (quand ?)  Le(s) « fournisseur(s) » des « entrées » (qui ?)  Le(s) « entrées »  La tâche  Le(s) « sorties »  Les « clients » de ces « sorties »  une fiche RMC détaillée (= procédure) Ex: RMC-1.3 pour la tâche 1.3 Enclenchement de l’affaire  Chaque fiche RMC comporte :  La procédure à suivre  Des liens hypertextes vers des documents support, des gabarits, des procédures, …  Rappel du lien :  \\Fraix01fs01\rmc_regles_management_contrat\Sommaire RMC.xls \\Fraix01fs01\rmc_regles_management_contrat\Sommaire RMC.xls

16 xxx The project process & the applicable rules 7.3 Process & ToolBox : RMC !

17 xxx The project process & the applicable rules 7.3 Process & ToolBox : RMC !

18 xxx The project process & the applicable rules 7.3 Process & ToolBox : RMC ! Les RMC ! A CONSOMMER SANS MODERATION !!!


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