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Réception de marchandise Bon de commande Grand livre Formulaires de dépenses Navigation PeopleSoft Explo Erreur d’impression Général Rapport de dépenses.

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2 Réception de marchandise Bon de commande Grand livre Formulaires de dépenses Navigation PeopleSoft Explo Erreur d’impression Général Rapport de dépenses Demande de paiement Petite caisse Avance Écriture de journal La facturation Les achats Grand livreFormulaires Autres Version imprimable Aide

3 Suppléments Documentation Demande de service interne Menu – Demande de service interne Saisir deux combinaisons comptables de dépenses sur une demande de service interne Saisir deux combinaisons comptables de dépenses sur une demande de service interne Achat de licences à la DTI Menu principal Menu principal

4 2.Achat de licence à la DTI La demande de service interne n’est plus utilisée pour l’acquisition de logiciel à la DTI. Référez-vous au site Web de la DTI pour connaître la procédure à ce sujet. Documentation « Demande de service interne ».Demande de service interne Menu principal Demande de service interne Saisir deux combinaisons comptables de dépenses sur une demande de service interne Le logiciel ne permet pas la saisie de deux combinaisons comptables pour une ligne descriptive. Il permet seulement une combinaison comptable par ligne descriptive. Il faudra ajouter autant de lignes que de combinaisons comptables utilisées. Menu principal Menu principal Menu DSI Menu DSI

5 2.Achat de licence à la DTI La demande de service interne n’est plus utilisée pour l’acquisition de logiciel à la DTI. Référez-vous au site Web de la DTI pour connaître la procédure à ce sujet. Documentation « Demande de service interne ».Demande de service interne Menu principal Demande de service interne Achat de licences à la DTI La demande de service interne n’est plus utilisée pour l’acquisition de logiciel à la DTI. Référez-vous au site Web de la DTI pour connaître la procédure à ce sujet. Menu principal Menu principal Menu DSI Menu DSI

6 Facture interne et externe Menu – Facture interne et externe Section 1 – Spécialiste et avis de facturationSpécialiste et avis de facturation Section 2 – La saisieLa saisie Section 3 – Le suiviLe suivi Section 4 – Le paiementLe paiement Suppléments Documentation La facture externe La facture interne Menu principal Menu principal

7 Facture interne et externe Section 1 Section 1 - Spécialiste et avis de facturation Comment modifier la personne qui reçoit tous les avis de facturation interne dans une unité? Comment modifier la personne qui reçoit tous les avis de facturation interne dans une unité? (communément appelé « Utilisateur de flux de travaux ») Comment modifier le spécialiste facturation ou ajouter un spécialiste facturation de remplacement? Comment modifier le spécialiste facturation ou ajouter un spécialiste facturation de remplacement? Liens vers Section 1 Section 2 Section 3 Section 4 Menu principal Menu principal Menu facture Menu facture

8 Spécialiste et avis de facturation Comment modifier la personne qui reçoit tous les avis de facturation interne dans une unité? (communément appelé « Utilisateur de flux de travaux) Compléter la section « Utilisateur de flux de travaux », dans le formulaire « Modification d'un client ou d'un fournisseur interne » que vous retrouvez sur le site Web du Service des finances, dans « Boîte à outils » sous la section « Formulaires ». Section 1 question 1 Facture interne et externe Section 1 Liens vers Section 1 Section 2 Section 3 Section 4 Menu principal Menu principal Menu facture Menu facture

9 Spécialiste et avis de facturation Comment modifier le spécialiste de facturation ou ajouter un spécialiste facturation de remplacement? Compléter l’une ou l’autre des sections « Spécialiste de facturation » ou « Spécialiste facturation de remplacement », dans le formulaire « Modification d'un client ou d'un fournisseur interne » que vous retrouvez sur le site Web du Service des finances, dans « Boîte à outils » sous la section « Formulaires ». Section 1 question 2 Facture interne et externe Section 1 Liens vers Section 1 Section 2 Section 3 Section 4 Menu principal Menu principal Menu facture Menu facture

10 Section 2 - questions Facture interne et externe Section 2 Section 2 - La saisie Pourquoi suis-je incapable d’ajouter un commentaire? Message: la destination dans l’en-tête et dans les lignes ne correspond pas Message: la destination dans l’en-tête et dans les lignes ne correspond pas Quoi faire dans l’onglet « Répartition CF inter-entité » lors de facturation inter-entité? Quoi faire dans l’onglet « Répartition CF inter-entité» lors de facturation inter-entité? (AU-UL/UL-AU) Comment trouver l’information sur les taxes à la consommation? Comment trouver l’information sur les taxes à la consommation? Facturation « fin d’année financière », modifier les dates Facturation « fin d’année financière », modifier les dates Annuler une facture Menu principal Menu principal Liens vers Section 1 Section 2 Section 3 Section 4 Menu facture Menu facture

11 La saisie Pourquoi suis-je incapable d’ajouter un commentaire? Que ce soit pour un commentaire d’en-tête ou de ligne, l’option « Commentaire standard » ne doit pas être cochée. Pour que le commentaire soit disponible à l’interne seulement, cocher « Interne seulement ». Section 2 question 1 Facture interne et externe Section 2 Liens vers Section 1 Section 2 Section 3 Section 4 Menu principal Menu principal Menu facture Menu facture

12 Section 2 question 2 Facture interne et externe Section 2 La saisie Message : la destination dans l’en-tête et dans les lignes ne correspond pas Aller sous « En-tête - données générales 2 » Cliquer sur « Données TVA » Indiquer le même pays dans les champs correspondants soit CAN ou QC Liens vers Section 1 Section 2 Section 3 Section 4 Menu principal Menu principal Menu facture Menu facture

13 Section 2 question 2 La saisie Quoi faire dans l’onglet « Répartition CF inter-entité » lors de facturation inter-entité? (AU-UL/UL-AU) Lorsque vous procédez à la facturation « inter-entité », il ne faut jamais spécifier à nouveau le fonds (CF inter-entité et CC compensation) sous les onglets du même nom. Si on vous demande de recommencer votre facture, assurez-vous de ne pas spécifier à nouveau une valeur dans le champ « Répartition ». Facture interne et externe Section 2 Menu principal Menu principal Liens vers Section 1 Section 2 Section 3 Section 4 Menu facture Menu facture

14 Section 2 question 2 La saisie Comment trouver l’information sur les taxes à la consommation? Pour obtenir l’information quant aux taux de taxes, ristournes, remboursements, calcul du coût net d’une dépense, référez-vous à la section « Assurance, paiements, vente et facturation », sous-section « Vente de biens et services » sous l’onglet « Taxes », du site Web du Service des finances. L’information contenue dans cette page est bonifiée au fur et à mesure des ajouts ou des modifications. Menu principal Menu principal Facture interne et externe Section 2 Liens vers Section 1 Section 2 Section 3 Section 4 Menu facture Menu facture

15 Section 2 question 2 La saisie Facturation « fin d’année financière », modifier les dates Avant de modifier les dates, veuillez prendre connaissance des directives émises par le Service des finances (calendrier de transmission des documents). S’assurer que la période comptable est ouverte afin de respecter les délais. Modifier la date dans le champ date « comptable ». L’inscription de la date au Grand livre réel pour la transaction indiquera celle inscrite dans ce champ. Menu principal Menu principal Facture interne et externe Section 2 Liens vers Section 1 Section 2 Section 3 Section 4 Menu facture Menu facture

16 Section 2 question 2 La saisie Annuler une facture Facture au statut RDY et NEW = modifier pour CAN. Facture au statut INV = attendre que celle-ci ait le statut budgétaire VALIDE, puis utiliser le menu « Correction facture complète ». Sélectionner « créditer facture complète » ou « créditer et refacturer ». Référez-vous à la documentation « Facturation interne » ou « Facturation externe » pour obtenir de plus amples informations. Menu principal Menu principal Facture interne et externe Section 2 Liens vers Section 1 Section 2 Section 3 Section 4 Menu facture Menu facture

17 Section 2 - questions Section 3 – Le suivi Obtenir la liste des factures émises à un client Obtenir la liste des factures émises à un client Vérifier le paiement d’une facture externe Vérifier le paiement d’une facture externe Menu principal Menu principal Facture interne et externe Section 3 Liens vers Section 1 Section 2 Section 3 Section 4 Menu facture Menu facture

18 Section 2 question 2 Le suivi Obtenir la liste des factures émises à un client Utiliser le menu Facturation/Génération de factures/Rapport/Registre factures. Créer un contrôle d’exécution. Indiquer les paramètres selon la requête voulue. Référez-vous au document le « Suivi des transactions financières avec PeopleSoft » pour la procédure à suivre. Facture interne et externe Section 3 Menu principal Menu principal Liens vers Section 1 Section 2 Section 3 Section 4 Menu facture Menu facture

19 Section 2 question 2 Le suivi Vérifier le paiement d’une facture externe Vérification sur EXPLO Facture interne et externe Section 3 Utiliser le lien “Transactions associés à un document. Décocher l’option « Avec détail par compte » Sélectionner « Type document » FA pour facture Saisir le numéro de la facture dans le champ facture Lancer la requête Vous verrez apparaître le détail des lignes de la facture, les montants facturés et les montants recouvrés si le client a payé. Vérification sur PeopleSoft Utiliser le menu « Comptes clients/ Recouvrement/ Données articles/Mise à jour détails articles » Saisir le numéro de la facture dans le champ « Article » Menu principal Menu principal Liens vers Section 1 Section 2 Section 3 Section 4 Menu facture Menu facture

20 Section 2 - questions Facture interne et externe Section 4 Section 4 – Le paiement Paiement d’une facture par carte de crédit Paiement d’une facture par carte de crédit Comment fonctionne le recouvrement? Comment fonctionne le recouvrement? Mention « Facture générale » Mention « Facture générale » Menu principal Menu principal Liens vers Section 1 Section 2 Section 3 Section 4 Menu facture Menu facture

21 Section 2 question 2 Le paiement Paiement d’une facture par carte de crédit Contacter la personne responsable au Service des finances Vous devrez fournir, un numéro de carte de crédit, la date d’expiration, une adresse de courriel valide pour que l’on vous transmette une copie de la transaction. Facture interne et externe Section 4 Menu principal Menu principal Liens vers Section 1 Section 2 Section 3 Section 4 Menu facture Menu facture

22 Section 2 question 2 Le paiement Comment fonctionne le recouvrement? C’est le Service des finances qui assure le suivi des factures émises aux clients externes. Après trois envois d’état de compte (délai de 30 jours entre chaque envoi), les montants sont récupérés dans les livres comptables de l’unité. Facture interne et externe Section 4 Menu principal Menu principal Liens vers Section 1 Section 2 Section 3 Section 4 Menu facture Menu facture

23 Section 2 question 2 Le paiement Mention « Facture générale » La mention « Facture générale » inscrite à l’en-tête de la facture permet de la différencier des factures émises pour les droits de scolarité ou encore des factures émises par le Service des résidences. Quelqu’un qui effectuerait son paiement à partir du site Web pourra ainsi s’assurer de payer la bonne facture. Facture interne et externe Section 4 Menu principal Menu principal Liens vers Section 1 Section 2 Section 3 Section 4 Menu facture Menu facture

24 Menu – Bon de commande Courriel de confirmation - Délais Comment consulter un bon de commande? (connaître le numéro de BC) Comment consulter un bon de commande? Bon de commande Menu principal Menu principal

25 Bon de commande Courriel de confirmation - Délais Je n’ai toujours pas reçu la confirmation de l’émission du bon de commande. Lorsque la demande d’achat totalise $ et plus, un acheteur doit en faire l’approbation. Cela peut causer un certain délai. Vérifier dans l’annuaire de l’Université votre adresse courriel, car les données qui y sont inscrites se transposent dans PeopleSoft. Demander les correctifs si nécessaire. Modifier votre adresse courriel directement dans PeopleSoft en utilisant le menu de gauche « Votre profil », section « Courriel ». Vérifier le statut de la demande d’achat. Celle-ci doit être au statut « Approuvé ». Vérifier si le courriel ne serait pas arrivé dans votre dossier « Courrier indésirable » dans votre boîte de courriel. Menu principal Menu principal Menu BC Menu BC

26 Comment consulter un bon de commande? Le menu à privilégier lorsque vous détenez le numéro de bon de commande est le suivant :  Gestion approvisionnements  Bons commande  Statut document BC Bon de commande Menu principal Menu principal Menu BC Menu BC

27 Annuler une réception de marchandise Retourner dans le document de réception de marchandise en utilisant le menu « Saisie de réception » – onglet « Recherche valeur ». Inscrire le numéro du document de réception ou du bon de commande dans le champ approprié. Cliquer sur le bouton « Rechercher ». Cliquer le X dans l’en-tête pour annuler toute la réception ou sur celui de la ligne pour annuler la ligne uniquement. Réception de marchandise Suppléments Documentation Réception et livraison de marchandise Menu principal Menu principal

28 Formulaires de dépenses Foire aux questions sur les formulaires de dépenses 1. Avance Avance saisie mais non disponible 2. Bénéficiaire Incapable de trouver et d’ajouter un bénéficiaire 3. Rapport de dépenses de voyage Kilométrage Suppléments Trois sujets spécifiques Menu - Formulaires de dépenses Cliquer pour ouvrir Cliquer pour ouvrir. Documentation Gestion des formulaires de dépenses Gestion des formulaires de dépenses Menu principal Menu principal

29 Avance Mon avance est saisie, mais non disponible Les avances n’ont pas encore été payées; elles ne sont donc pas disponibles. L’avance a peut-être déjà été associée à un autre rapport. Vérifier à partir du numéro du bénéficiaire quels sont les formulaires qui existent. Formulaires de dépenses Menu principal Menu principal Menu formulaires Menu formulaires

30 Bénéficiaire Incapable de trouver le bénéficiaire Vérifier le statut du bénéficiaire en utilisant le menu « Fournisseurs/Données fournisseurs ». Si le statut est « employé » - l’IDUL doit se trouver dans sa liste de mandataire S’il est non actif, demander la modification du bénéficiaire, pour tierce partie Si c’est un étudiant inactif, nous ne pouvons pas modifier son statut. Vérifier dans la base de données de Banner son statut. Incapable d’ajouter un bénéficiaire employé dans la liste Téléphoner à la ligne afin que l’on vérifie si ce bénéficiaire est actif dans PeopleSoft et que son profil d’utilisateur est correct. Pour en savoir davantage, consulter le document Recherche d’un bénéficiaire et d’un fournisseurRecherche d’un bénéficiaire et d’un fournisseur Formulaires de dépenses Menu principal Menu principal Menu formulaires Menu formulaires

31 Rapport de dépenses de voyage Kilométrage Réclamation pour l’utilisation d’une voiture personnelle Un seul aller-retour, la personne peut demander le remboursement de 5,20$ Si la personne effectue plusieurs déplacements, elle peut demander 0,415$ par kilomètre. Formulaires de dépenses Menu principal Menu principal Menu formulaires Menu formulaires

32 Menu – Grand livre Correction d’une écriture reportée au Grand livre réel Correction d’une écriture reportée au Grand livre réel Comment savoir qui a saisi une écriture Grand Livre Écriture de journal Documentation Écriture de journal Suppléments Menu principal Menu principal

33 Correction d’une écriture reportée au Grand livre réel Copier l’écriture en signe inversé de façon à annuler l’effet de l’écriture initiale. Enregistrer et valider la nouvelle écriture. N’oubliez pas de mettre « Annule et remplace » à l’en-tête de l’écriture. Pour obtenir de plus amples informations, référez-vous à la documentation « Écriture de journal ». Grand livre Écriture de journal Menu principal Menu principal Menu Grand livre Menu Grand livre

34 Comment savoir qui a saisi une écriture Utiliser le lien « Consultation d’une écriture de journal ». Saisir les données dans la page de recherche. Entrer dans l’écriture. L’IDUL de la personne qui a saisi l’écriture se trouve dans « L’en-tête » de l’écriture, sous le descriptif « Utilisateur ». Grand livre Écriture de journal Menu principal Menu principal Menu Grand livre Menu Grand livre

35 EXPLO ERREUR D’IMPRESSION GÉNÉRAL Menu - Autres Cliquer sur les notes pour ouvrir NAVIGATION PEOPLESOFT

36 EXPLO Menu - Explo Consultation des salaires – accès refusé Si vous devez consulter des données relatives aux salaires enregistrées dans les bases de données du système Complete/Adabas, avant le 26 décembre 2011 et que vous ne déteniez pas les accès à ce système, contacter la ligne de support Aides à la tâche Explo/Chercheur Aides à la tâche - Salaires Menu principal Menu principal Suppléments Documentation Exploration des livres budgets Exploration des projets Menu - Autres Menu - Autres

37 EXPLO Capsules d’aide pour la navigation dans PeopleSoft La navigation – l’utilisation des fenêtres et des onglets du navigateur Exploreur La navigation – l’utilisation des fenêtres et des onglets du navigateur Exploreur La page Accueil utilisateur dans le logiciel PeopleSoft La page Accueil utilisateur dans le logiciel PeopleSoft Ajouter et modifier les signets Note: Vous devez avoir un logiciel de lecture vidéo pour écouter les capsules. Navigation PeopleSoft Suppléments Documentation Optimisation de l’environnement de travail Menu principal Menu principal Menu - Autres Menu - Autres


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