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INTITULE Le responsable d’une entreprise ou d’une Fondation reçoit X rapports en un jour. Comment les reconnaître et les classer? Vous trouverez ici, une.

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1 INTITULE Le responsable d’une entreprise ou d’une Fondation reçoit X rapports en un jour. Comment les reconnaître et les classer? Vous trouverez ici, une orientation pour « nommer » les dossiers et les messages électroniques. Merci d’en prendre note!

2 De quoi s’agit-il ? Chers collaborateurs, vous présentez un rapport. Quel nom ou intitulé lui donner? Il s’agit du quatrième rapport pour le projet de construction de l’école publique de Mastara dans la région de Aragatsotn, rapport fait sur les travaux exécutés le 15 octobre = Ceci est une description. L’intitulé ne devrait contenir en principe que 9 signes !

3 Analysons le descriptif! 1.De quoi s’agit-il? De l’école de Mastara. 2.Quel est le type de contenu du dossier à présenter ? D’un rapport sur… 3.Quand ou de quel rapport ? Je donne donc la date ou le numéro du rapport.

4 Trois critères majeurs Sur quoi porte le dossier ? = Mastara Quel contenu aura ce dossier? = rapport, devis, demande, proposition, information… Quell’est la date ou le numéro progressif du dossier? = rapport numéro 4 ou sans points pour Nous avons donc trois catégories: le Sujet, le Contenu et le Chiffre

5 Abrégé Ne retenons pour chaque catégorie que quelques lettres De 1 à 6 pour chaque catégorie SUJET = Mastara = « MAS » CONTENU= Rapport = « rap » CHIFFRE = « 4 » ou « »

6 Résultat et visibilité L’intitulé sera « MAS_rap_4 » Ou « MAS_rap_ » Ou « MAS_rap_oct » Le trait sépare et rend visible et donc lisible les trois catégories. Il y a donc trois possibilités de repérer le dossier.

7 Que trois catégories? Trois est le chiffre parfait de la pensée. Comment faire donc pour mettre dans les trois catégories tous ce qu’il faut? Réponse: selon la loi « du plus universel au genres inférieurs ». Nous n’avons le choix que entre deux catégories, car la 3 ème est réservée à la date. Mastara (1) et plus universel que rapport (2) sur Mastara (1) et meubles (2)est plus universel que rapport(4) sur les meubles (2) pour Mastara (1) Donc une 4 ème ou une 5 ème qualifications ne sont pas indispensables dans l’intitulé, car il le rendrait illisible.

8 Deux catégories indispensables SUJET : Il est primordial de commencer l’intitulé par le sigle et cela sans jamais changer de lettres. En effet c’est la catégorie la plus importante. Lors d’une recherche des messages électroniques « e.mail » pour ceux qui ont « Thunderbird » il suffit de mettre le sigle du sujet pour faire le tri. DATE : « As-tu reçu le message X? » S’il y a la date du message et/ou du sujet il est alors vite repérable. La date est donc indispensable. RESUTAT suffisant: « MAS_ »« PUZ_ » « E_ » « K_ » « KG_ »

9 Dossier rouge ou progressif Nommons dossier rouge un dossier qui obéit aux caractéristiques suivantes: 1. Être rempli régulièrement et soumis à modération ou vérification. C’est le cas de la comptabilité ou d’une statistique. 2. Conserver le même nom tout au long de l’année ou de la période donnée.

10 Envoi et réception d’un rouge Généralement un dossier de comptabilité est relié à un bilan par des liens. Si je change le nom du dossier que j’envoie pour vérification, ou si je change celui que je reçois en retour, je détruis les liens avec le bilan. Comment éviter cela? Je reçois en retour, après vérification, le dossier dit rouge et je l’enregistre, vu que le vérificateur a certainement fait des modifications. Cela a comme effet immédiat de détruire l’ancien.

11 Rouge? Comment s’y prendre? La dernière version est enregistrée et l’ancienne détruite ! Si je veux garder une copie de l’ancienne je l’enregistre avec un autre intitulé. Merci de ne pas détruire les liens! N.B si votre ordinateur change automatiquement l’intitulé, par exemple avec l’intitulé « copie… » revenez à l’intitulé original en enlevant « copie »

12 Modalités d’application Dès réception de «B2_intitulé » appliquez scrupuleusement les consignes. Consultez la liste des abréviations en annexe! La liste sera mise à jour périodiquement par le médiateur de Kasa. Si c’est un dossier « rouge » il vous sera également communiqué.

13 Nouveau projet, sujet ou dossier Vous devez ouvrir un dossier pour un nouveau sujet? (une formation, une recherche de fonds, un projet ou un programme…) Ce dossier se réfère à un sujet neuf, qui ne se rattache pas à ceux déjà en cours ? Le nouveau sujet va durer et donc avoir pas mal d’échange? Proposez aux partenaires un sigle et avisez le médiateur. Il fera la modération et l’inscrira dans la liste.

14 La fragilité humaine L’être humain (Mensch) n’est ni un robot ni un programme informatique automatisé. Il lui faut changer « gamaz, gamaz »comme disent les arméniens à savoir piano piano, peu à peu changer donc ses habitudes et se conformer aux normes. Soyons bienveillants les uns avec les autres.

15 Tous responsables! Mais en même temps aidons-nous à être plus précis et efficaces. Nous y gagnerons en temps et en efficacité. Il est normal que dans ce travail « pour s’habituer » il n’y ait pas de hiérarchie: nous sommes tous responsables et tous au même niveau. N’ayez pas de scrupules à signaler une amélioration à votre « chef »: il vous en sera reconnaissant.

16 Comment le dire? « Cher X si tu pouvais penser à l’intitulé la prochaine fois…. Merci » « Message refusé: prière de renvoyer avec le bon intitulé » Ceci après la 49 ème fois que l’intitulé est faux… « Patate, et l’intitulé? alors on se réveille? » Avec toute mon affection! » Seulement si l’interlocuteur à le sens de l’humour. « Regarde les consignes B2_intitulé! Merci. »

17 Merci de votre collaboration Enregistrez « B2_intitulé » dans le dossier jaune « BASE » que vous avez déjà ouvert Consultez la liste des sigles ! Demandez la modération pour les nouveaux dossiers ou projets ! Le modérateur : Dario Bondolfi

18 Répondez aux questions ! Pourquoi faut-il un intitulé codifié? Quelles sont les deux catégories à ne jamais oublier? Qui est responsable de l’intitulé? Est-ce que je connais l’intitulé d’un dossier rouge? Si oui, nomme-le! Pour en savoir plus et en général pour l’intitulé

19 A partir de vos réactions Merci de vos réactions! Cela nous permets de préciser et de prendre en compte les besoins spécifiques de chacun Réponse en suivant à vos remarques. La question d’une 4 ème catégorie revient: en suivant la réponse. Question comptabilité!

20 Voici quelques astuces Exemple rapport (4) Moutons (2) pour Gogaran (1) Astuce? Inclure moutons (2) dans Gogaran (1) Rapport reprendra le (2) Résultat? Gmou_rap_0403 » sans l’année. = le 4 mars Entre nous, nous pouvons choisir et s’accorder sur des lettres fixes pour un intitulé et ensuite s’y tenir.

21 Comptabilité? Exemple pour Kasa « COM_FHS_08 » est un dossier rouge qui signifie comptabilité de la fondation pour 2008 Autre exemple pour Kasa « DIRECT_08 », rouge, cela signifie Compte de l’association suisse en Arménie ou compte direct. Nous avons convenu entre collaborateurs de ce sigle et cela marche bien.

22 Message électronique? Marie Pascale fait la suggestion suivante Par exemple dans l’intitulé «B2_intitulé_0303 » ajouter de quoi il s’agit ou 4 ème catégorie. Cela donne sur la barre Sujet du message = « B2_intitulé_0503 » / consignes supplémentaires Ainsi le message a déjà son contenu spécifique. Ceci devient valable pour chaque projet ou intitulé complet + message électronique.

23 Convention interne et bons sens Cela devrait nous suffire maintenant pour collaborer d’une manière efficace Merci de votre collaboration Dario Bondolfi, « médiateur informatique » pour Kasa Le


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