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T RANSFERT D ’I NNOVATION L EONARDO D A V INCI L/13/T/0003 A CTION T O M AKE S YSTEM « ATOMS » K ICK OFF M EETING – B RUSSELS 9, 10, 11 O CTOBRE 2013 –

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1 T RANSFERT D ’I NNOVATION L EONARDO D A V INCI L/13/T/0003 A CTION T O M AKE S YSTEM « ATOMS » K ICK OFF M EETING – B RUSSELS 9, 10, 11 O CTOBRE 2013 – B RUXELLES

2 1. P RÉSENTATION DES P ARTENAIRES ATOMS-Kick off meeting-Octobre

3 P0 – FISSAAJ La Fédération des Institutions et Services Spécialisés dans l’Aide aux Adultes et aux Jeunes supporte, promeut et défend les intérêts des institutions et services travaillant pour les groupes les plus vulnérables tels les enfants (FWB) et les personnes porteuses d’un handicap (RW). La FISSAAJ affilie en son sein plus de 350 services dont 80 issus du secteur de l’Aide à la Jeunesse qui centre son action sur l’assistance aux jeunes en danger et/ou en difficulté. ATOMS-Kick off meeting-Octobre

4 P0 – FISSAAJ Parmi les services privés, agréés et subventionnés par la Fédération Wallonie Bruxelles, notre fédération affilie 7 S ERVICES D ’A CCROCHAGE S COLAIRE. Les SAS sont au nombre de 12 au sein de la FWB. Au départ, la FWB créa des structures, sous forme de projet pilote, conjointement subventionnées par l’Aide à la Jeunesse et l’Enseignement visant à travailler avec les jeunes en situation de décrochage. Ces services se muniront par la suite d’un Décret, le Décret du 12 mai 2004, régissant leurs missions et actions. Les SAS travaillent uniquement sur base volontaire et ont pour mission principale l’aide sociale, éducative et pédagogique par un accueil en journée et le cas échéant un accompagnement dans le milieu familial. Le Décret définit également les mesures de lutte contre le décrochage, l’exclusion et la violence à l’école ainsi qu’une série d’acteurs de Réseau œuvrant dans un même but : favoriser un retour réussi à l’école de l’élève pris en charge dans un SAS, structure externe à l’établissement originaire. Les SAS seront finalement agréés en 2010 par une Commission d’agrément mixte. ATOMS-Kick off meeting-Octobre

5 P0 – FISSAAJ Membres du staff impliqués dans le projet :  THERASSE Daniel, Directeur général.  BUSET Maïté, Coordinatrice du Secteur Aide aux Jeunes.  OZTURK Hatice, Responsable RH et directrice administrative.  PACHECO Suzana, Secrétariat Aide aux Jeunes. ATOMS-Kick off meeting-Octobre

6 P0 – FISSAAJ Les SAS impliqués dans le projet :  SAS Aux Sources, CANTINAUX Jean-Marc, Directeur.  SAS HO, VANDENHOVEN Antoine, Directeur.  SAS de Mons, DELCOURT Michaël, Directeur.  SAS Rebonds, CHANDELLE Dominique, Coordinatrice.  SAS Emergence, COLLARD Thierry, Coordinateur.  SAS Carrefour, COENRAETS Joëlle, Coordinatrice.  SAS BW, STRUYS Etienne, Directeur. ATOMS-Kick off meeting-Octobre

7 P1 - AECA L’Associazione Emiliano romagnola di Centri Autonomi di formazione professionale a été créée en Cette association rassemble des écoles et des centres de formation professionnelle travaillant dans la Région Emilie-Romagne. AECA compte à ce jour 33 écoles et centres de formation formant un Réseau qui collabore avec plus de 1000 entreprises. L’objectif de cette association est de former les personnes, prioritairement les jeunes, qui encourent un risque de marginalisation sociale et professionnelle. Depuis 2008, AECA bénéficie d’un projet régional, impliquant 42 organismes d’éducation et de formation, et ayant pour objectif de lutter contre le décrochage scolaire des jeunes et de favoriser l’obtention d’une qualification pour ces jeunes. ATOMS-Kick off meeting-Octobre

8 P1 - AECA Membres du staff impliqués dans le projet :  BIGONI Giovanni, Président  SARTI Giacomo, Coordinateur de projets.  PERON Massimo, Directeur du CIOFS ATOMS-Kick off meeting-Octobre

9 P2 – AFMR ETCHARRY L’association pour la formation en milieu rural travaille sur le développement social, médico-social, sanitaire et de l’insertion ainsi que sur la dynamique du développement agricole, rural et territorial. L’AFMR a pour but de former les professionnels et le personnel de ces secteurs d’action, engagés dans la lutte contre l’exclusion, la prévention et la réparation des handicaps ou des inadaptations tant en formation initiale, supérieure que continue et de promotion sociale. L’association a aussi pour mission la mise en œuvre de recherches, de formation-actions, de formation-développements ainsi que l’accompagnement de personnes en parcours d’insertion sociale et professionnelle. ATOMS-Kick off meeting-Octobre

10 P2 – AFMR ETCHARRY Membres du staff impliqués dans le projet :  BAYLAC Xavier, Directeur général.  THELEME Pierre, Formateur.  AITCIN Anne-Marie, Formatrice.  TROUNDAY Maritxu, Formatrice.  HASTARAN Fantxoa, Responsable des projets.  POURTAU Laurent, Directeur adjoint. ATOMS-Kick off meeting-Octobre

11 P3 - TRINIJOVE Trinijove a été créé en 1985 et compte 3 centres de formation. La Fondation travaille sur le territoire de la partie Nord de Barcelone et a pour objectif de former les jeunes en risque d’exclusion et de les inclure sur le marché du travail. La Fondation œuvre activement dans la lutte contre les situations d’exclusion sociale. Elle forme des jeunes dans différents domaines afin d’améliorer leurs compétences et pallier à leur manque de formation. Trinijove dispose d’une unité de formation, destinée aux jeunes de ans qui sont en risque de décrochage scolaire. ATOMS-Kick off meeting-Octobre

12 P3 - TRINIJOVE Membres du staff impliqués dans le projet :  PARODY NUNEZ Ignacio Carlos, Directeur général.  DIAZ Elisabeth, Directrice de l’unité formation.  REYES Rafaela, Professeur.  BURGUENO Yalanda, Coordinatrice de l’unité éducative. ATOMS-Kick off meeting-Octobre

13 P4 – ESCOLA ESPERANCA L’école, fondée en 1965, se situe dans un quartier de Barcelone économiquement et socialement touché. L’enseignement est donné à des jeunes de 3 à 18 ans dont bon nombre sont victimes d’échec scolaire. Pour combattre cette situation, l’école travaille en coordination avec d’autres organisations afin de rassembler le plus de ressources possibles pour lutter contre l’absentéisme scolaire. ATOMS-Kick off meeting-Octobre

14 P4 – ESCOLA ESPERANCA Membres du staff impliqués dans le projet :  ABENZA Jesus, Directeur des études – enseignement secondaire.  ELIAS Fernando, Directeur des études – enseignement primaire.  CASTELLVI Trinitat, Directrice de l’école. ATOMS-Kick off meeting-Octobre

15 P5 - CEC Le Comité européen de coordination vise à développer des partenariats européens entre les organisations ayant pour mission : - L’insertion sociale et professionnelle des publics en difficulté; - L’accompagnement des personnes porteuses d’un handicap; - L’égalité des chances; - La formation tout au long de la vie et l’éducation; - La promotion, la diffusion et l’évaluation des bonnes pratiques de formation et d’informations envers ses partenaires; - Le développement de l’intégration européenne. Le CEC réunit 20 membres représentant environ 800 associations dans 13 Etats membres de l’Union européenne. ATOMS-Kick off meeting-Octobre

16 P5 - CEC Membres du staff impliqués dans le projet :  DEGIMBE Eric, Directeur.  CHRISTIAENS Monique, Secrétaire.  BARDARO Eugenia, Gestionnaire de projets. ATOMS-Kick off meeting-Octobre

17 2. L E P ROJET ATOMS ATOMS-Kick off meeting-Octobre

18 INTRODUCTION Sur base d’un premier partenariat européen « TOM’S », qui rassemblait l’Italie, la Belgique et la France, les partenaires ont pensé ATOMS dans la continuité de ce projet. Il a semblé pertinent d’associer à ce transfert d’innovation l’Espagne en raison du taux très élevé, dans la Région de la Catalogne, des jeunes en situation de décrochage (26%). Le partenariat TOM’S avait permis de mettre en exergue une série de besoins des pays partenaires en termes de lutte contre le décrochage scolaire. La méthodologie SAS, ses outils et bonnes pratiques, était apparue comme particulièrement innovante pour traiter cette problématique. L’objectif principal du projet vise à offrir une réponse à une série de besoins identifiés en matière de lutte contre les abandons scolaires et/ou de formation. ATOMS-Kick off meeting-Octobre

19 ACTIONS 1. R ÉFÉRENTIEL des dispositifs existants dans les pays partenaires en matière de lutte contre le décrochage scolaire. Il s’agira d’un Recueil de données qui identifiera également les facteurs et causes de rupture, ainsi que les différentes caractéristiques des groupes à risques. Pour établir ce Référentiel, les partenaires travailleront sur base des C ARTOGRAPHIES des Réseaux d’acteurs, développées lors du projet TOM’S. Ces Cartographies seront adaptées pour permettre d’identifier, non plus les acteurs, mais bien les systèmes de lutte contre cette problématique. ATOMS-Kick off meeting-Octobre

20 ACTIONS 2. T RANSFERT ET APPRENTISSAGE DE LA MÉTHODOLOGIE SAS auprès des formateurs des différents partenaires. Le transfert portera sur les bonnes pratiques et outils développés par les SAS que chaque partenaire aura choisi de tester en fonction de ses besoins préalablement identifiés. Une FORMATION DES FORMATEURS sera réalisée afin qu’ils puissent assimiler la méthodologie SAS et les outils sélectionnés pour le transfert. Ce module de formation sera pensé avec les SAS, sur base des besoins identifiés par les partenaires. Cette formation se déroulera en Belgique et comportera une session théorique et une phase d’immersion dans un ou plusieurs SAS. ATOMS-Kick off meeting-Octobre

21 ACTIONS Type de transfert : M ÉTHODOLOGIE SAS ES FR IT BE ATOMS-Kick off meeting-Octobre

22 ACTIONS 3. La méthode enseignée sera TESTÉE auprès des publics cibles de jeunes : - Espagne : 20 jeunes min sous obligation scolaire, âgés entre 12 et 18 ans. - Italie : 70 jeunes min sous obligation scolaire, âgés entre 12 et 18 ans. - France : 20 jeunes min en formation, âgés entre 18 et 25 ans. - Belgique : 40 jeunes min sous obligation scolaire, issus de l’enseignement obligatoire en alternance et âgés entre 15 et 18 ans. Cette PHASE DE TESTING permettra d’appréhender la mise en œuvre de nouvelles pratiques au sein d’institutions dans lesquelles ce dispositif n’existe pas en tant que tel et d’analyser comment et dans quelle mesure ces nouveaux outils pourraient permettre de lutter contre l’abandon scolaire. Préalablement au testing, une GRILLE TEST, comportant les indicateurs d’évaluation, sera réalisée avec l’ensemble des partenaires. ATOMS-Kick off meeting-Octobre

23 ACTIONS 4. A NALYSE COMPARATIVE DES RÉSULTATS DU TESTING ET FORMULATION DE RECOMMANDATIONS. Les résultats obtenus seront analysés, sur base des indicateurs préalablement établis, afin de rédiger une série de recommandations en matière de lutte contre le décrochage scolaire à destination des politiques nationales mais aussi au niveau européen. L’objectif sera de mettre l’accent sur un DISPOSITIF POLYVALENT de prise en charge des jeunes en décrochage, sur l’importance d’assurer un parcours éducatif et de formation continu ainsi que sur la nécessité d’établir un Réseau visant à aider le jeune en mobilisant les ressources de chacun. ATOMS-Kick off meeting-Octobre

24 1. Référentiel des dispositifs de lutte contre le décrochage scolaire ES – IT – FR – BE 2. Cartographie des Réseaux de systèmes 3. Elaboration du module de formation et formation des formateurs 4. Grille test 5. Recommandations ATOMS-Kick off meeting-Octobre SYNTHESE

25 IMPACTS ATTENDUS 1. Impact à court terme : mettre en évidence, suite à la phase de testing, si la méthode transférée a permis d’offrir une réponse adéquate aux situations de décrochage scolaire des jeunes. 2. Impact à long terme : tenter d’offrir aux jeunes un parcours continu d’éducation et de formation en limitant, via le transfert de méthode, les risques de rupture. ATOMS-Kick off meeting-Octobre

26 WORK PACKAGE – WP 1- Etat des lieux et Référentiel WP 1 FISSAAJ Référentiel/Base de données = recensement des causes et facteurs du décrochage, caractéristiques des groupes à risques, identification des besoins des partenaires 10/2013 – 12/2013 ATOMS-Kick off meeting-Octobre

27 WORK PACKAGE – WP 2 – Création du module de formation WP 2 FISSAAJ Construction du module de formation qui permettra l’apprentissage de la méthode SAS. Ce module sera réalisé sur base des besoins identifiés dans le WP 1 02/2014 – 03/2014 ATOMS-Kick off meeting-Octobre

28 WORK PACKAGE – WP 3 – Formation des formateurs WP 3 AECA/ETCHARRY Formation des formateurs = apprentissage de la méthode SAS, transfert de connaissances. Session théorique et immersion au sein des SAS 04/2014 – 05/2014 ATOMS-Kick off meeting-Octobre

29 WORK PACKAGE – WP 4 – Elaboration de la grille test et testing WP 4 TRINIJOVE/AECA Elaboration d’une grille commune recensant les indicateurs pour évaluer la phase de testing de la méthode SAS dans les différents systèmes. Les résultats obtenus permettront de formuler des recommandations auprès des politiques. 09/2014 – 02/2015 ATOMS-Kick off meeting-Octobre

30 WORK PACKAGE – WP 5 - Management WP 5 FISSAAJ Management = assurer la gouvernance du projet de manière collégiale et participative. Coordonner l’ensemble des activités, en lien étroit avec les partenaires 10/2013 – 9/2015 ATOMS-Kick off meeting-Octobre

31 WORK PACKAGE – WP 6 - Evaluation WP 6 FISSAAJ Evaluation/expertise externe = sous-traitance d’un organisme privé. 10/2013 – 09/2015 ATOMS-Kick off meeting-Octobre

32 WORK PACKAGE – WP 7 - Dissémination WP 7 CEC Dissémination des activités et résultats attendus. Réalisation d’une newsletter trimestrielle, d’un site web, d’une plateforme partagée de données et d’un logo ATOMS. 01/2014 – 09/2015 ATOMS-Kick off meeting-Octobre

33 CHRONOGRAMME ATOMS-Kick off meeting-Octobre MOIS/ ACTIVITES Oct /13 -> 12/13 Février - Mars 2014 Avril 2014 Mai 2014Sept 2014Oct 2014Nov 2014 Coordination et management du projet (WP 5) FISSAAJ + CR Elaboration du carnet de bord/ Validation du chronogramme/ Signature des conventions/ Projection budgétaire. CR 15/04/14 Collecte des données administratives et financières Collecte des données administratives et financières Rapport intermédiaire. CR en Italie 1 ère rencontre transnationale de lancement du projet. (WP1) Belgique ( /13) WP 1 CR Tous les partenaires Réflexion sur la méthode de recensement des outils et dispositifs existants en matière de lutte contre le décrochage scolaire/ Elaboration de la « cartographie des Réseaux des systèmes » Aspects administratifs et financiers/ Présentation du projet/ Elaboration de la cartographie. Questionnaire d’évaluation de la 1ère rencontre transnationale Recensement des dispositifs et outils existants en matière de lutte contre le décrochage scolaire/ Elaboration des cartographies des partenaires. (WP 1) ALL PARTNERS Analyse comparative du recensement et création du Référentiel de bonnes pratiques. (WP 6) EVAL EXT Octobre 2013 à Février 2014 Octobre 2013 à Février 2014 Octobre 2013 à Février 2014 Sur base du Référentiel de bonnes pratiques, élaboration du module de formation à la méthode SAS / Learning Kit (WP2) FISSAAJ + SAS 1) Phase théorique : - Déf des attentes des ‘formateurs’ - Déf des outils et méthodes qui seront présentés 2) Phase d’immersion : déf de la méthode de répartition des formateurs par type de SAS Outils bonnes pratiques Formation des ‘apprenant’ –Immersion SAS Belgique (WP 3) AECA / Trinijove Formation de 5 jours : 2 jours de théorie et 3 jours de pratique au sein des SAS. Questionnaire d’évaluation sur la formation Elaboration de la grille test pour évaluer implémentation de la méthode SAS dans les ‘systèmes’ des partenaires / Définition des groupes cibles qui seront soumis au test (WP 4) France ETCHARRY Rencontre entre les membres du CR en France (2 jours). Réflexion autour de la mise en place de la phase de testing dans les différents pays. Questionnaire d’évaluation de la rencontre en France Coaching des ‘formateurs’ pour le testing local du learning kit (WP 4) FISSAAJ Déplacement des SAS (4 jours) dans les services des pays partenaires. Questionnaire d’évaluation du coaching Testing du learning kit sur les groupes cibles définis préalablement All Partners (WP 4) 1 ère évaluation de la phase de testing Jusqu'en février 2015 Séminaire intermédiaire et présentation des 1ers résultats du testing Italie AECA (WP 7) + tous les partenaires Questionnaire d’évaluation du séminaire intermédiaire Participants : CR – CAR – Eval.Ext - SAS Analyse des résultats de la phase de testing/ Rédaction des recommandations (WP 6) et (WP 7) Evaluation ext. + CR + CAR Dissémination locale du projet et de ses résultats (WP 7) All partners Séminaire final de dissémination des résultats (WP 7) Belgique CEC Rédaction et remise du rapport final (WP 5) All partners Evaluation du projet Eval Ext (WP 6) Questionnaire Evaluation intermédiaire Questionnaire Publicité – Newsletter trimestrielle – Site web – Dissémination des résultats (WP 7) CEC NewsletterLancement site WebNewsletter (Mars 2014) Newsletter Newsletter

34 CHRONOGRAMME ATOMS-Kick off meeting-Octobre MOIS/ ACTIVITES Février 2015 Avril / / er décembre 2015 Coordination et management du projet (WP 5) FISSAAJ + CR Collecte des données administratives et financières Collecte des données administratives et budgétaires finales en vue de la rédaction du rapport final pour le 15 octobre 2015 au plus tard. 1 ère rencontre transnationale de lancement du projet. Belgique ( /13) WP 1 CR Tous les partenaires Recensement des dispositifs et outils existants en matière de lutte contre le décrochage scolaire/ Elaboration des cartographies des partenaires. ALL PARTNERS (WP 1) Analyse comparative du recensement et création du Référentiel de bonnes pratiques. EVAL EXT (WP 6) Sur base du Référentiel de bonnes pratiques, élaboration du module de formation à la méthode SAS / Learning Kit FISSAAJ + SAS (WP 2) Formation des ‘apprenant’ –Immersion SAS Belgique AECA / Trinijove (WP 3) Elaboration de la grille test pour évaluer implémentation de la méthode SAS dans les ‘systèmes’ des partenaires / Définition des groupes cibles qui seront soumis au test France ETCHARRY (WP4) Coaching des ‘formateurs’ pour le testing local du learning kit FISSAAJ (WP 4) Testing du learning kit sur les groupes cibles définis préalablement All Partners (WP 4) Testing du learning kit sur les groupes cibles définis préalablement All Partners Séminaire intermédiaire et présentation des 1ers résultats du testing Italie AECA + tous les partenaires (WP 7) Analyse des résultats de la phase de testing/ Rédaction des recommandations Evaluation ext. + CR + CAR WP 6 et 7 Analyse des résultats réalisée par l’EVAL.EXT Rédaction des recommandations réalisée par les 4 CAR et validation par le CR Dissémination locale du projet et de ses résultats (WP 7) All partners Séminaires locaux de dissémination des résultats Avril 2015 à Juin 2015 Questionnaire d’évaluation des séminaires locaux Séminaire final de dissémination des résultats Belgique (WP 7) CEC + Tous les partenaires Juin 2015 : Séminaire final à Bruxelles Questionnaire d’évaluation du séminaire final Participants : CAT – CAR – CR – SAS – Politiques – Experts – Presse – Eval.ext Rédaction et remise du rapport final (WP 5) All partners Remise du rapport final narratif et financier à l'Agence Nationale. Evaluation du projet Eval Ext (WP 6) Evaluation finale Publicité – Newsletter trimestrielle – Site web – Dissémination des résultats (WP 7) CEC Newsletter

35 CHRONOGRAMME  CR = COMITE RESTREINT Composé de maximum 2 membres par pays partenaires. Le CR, qui constitue la coupole du projet, assurera, en lien étroit avec la FISSAAJ, le management administratif et financier du projet, l’analyse des besoins stratégiques et les prises de décisions.  CAR = COMITE D’ACCOMPAGNEMENT REGIONAL 4 CAR seront institués, soit 1 par pays partenaire. Les CAR seront composés localement par des membres du Réseau régional, des experts ou personnes ressources et des représentants des autorités mandantes ou publiques.  CAT = COMITE D’ACCOMPAGNEMENT TRANSNATIONAL Le CAT sera composé de maximum 2 membres de chaque CAR. Il devra, entre autres, faire remonter auprès des Politiques nationales des recommandations et favoriser la dissémination des résultats.  EVAL.EXT = EVALUATEUR EXTERNE Le projet fera l’objet d’une évaluation externe et d’un accompagnement méthodologique. Cet accompagnement sera assuré par un opérateur de formation. L’évaluateur définira, en début de projet avec les membres du CR, les indicateurs d’évaluation. ATOMS-Kick off meeting-Octobre

36 EVALUATION EXTERNE L’évaluation externe du projet sera réalisée par un prestataire de services, sélectionné sur base d’appels d’offre. Cette expertise interviendra à 4 temps principaux : 1. Evaluation en aval qui intervient lors de la mise en œuvre du projet. L’évaluateur s’assurera de l’adéquation des objectifs par rapport aux besoins, enjeux ou problèmes à résoudre. 2. Evaluation à mi-parcours afin de réorienter, le cas échéant, l’action. 3. Evaluation finale intervenant en fin de programme afin d’analyser les conséquences à court terme du projet mené. 4. Evaluation post projet lors de la clôture du projet pour analyser les effets à long terme càd les impacts. ATOMS-Kick off meeting-Octobre

37 DISSEMINATION O BJECTIFS : - Informer et sensibiliser les partenaires du projet, parties prenantes acteurs publics et privés et membres du CEC de l’objectif du projet et de son possible transfert - Nouveaux partenariats/ initiatives en matière de décrochage scolaire - Recommandation auprès des institutions européennes et autorités publiques - Perspectives de partenariats régionaux en vue de l’élaboration de futurs projets européens ATOMS-Kick off meeting-Octobre

38 DISSEMINATION A CTIVITÉS : - Newsletter trimestrielle FR et synthèse EN - Création d’un site internet et outil de communication entre partenaires - Séminaire européen intermédiaire: présentation et diffusion des premiers résultats (Bologne 11/2014) - Sur base de l’analyse des résultats obtenus du testing, rédaction de recommandations - Dissémination régionale des résultats (table ronde, réunion, ateliers thématiques…) des pays partenaires - Séminaire européen final de restitutions des résultats (Belgique 09/2015) - Dossier de presse (résumé du projet, productions, résultats et perspectives - Rapport final en FR/EN (300 exemplaires papier + version électronique téléchargeable) - Diffusion auprès des institutions européennes, partenaires sociaux européens, autorités publiques, membres du CEC… ATOMS-Kick off meeting-Octobre

39 3. C ARTOGRAPHIES ATOMS-Kick off meeting-Octobre

40 CARTOGRAPHIE DES ACTEURS La cartographie des réseaux d’acteurs avait pour objectif d’offrir une lecture comparative du Réseau d’acteurs sur les 3 territoires-projets, et du degré d’implication et de proximité de chacun d’entre eux vis-à-vis du jeune. Modalités : A partir de la place centrale du jeune, les différents acteurs sont positionnés et repérés en fonction de 4 critères principaux : 1. Nature de l’acteur : partenaires publics (Etat, collectivités publiques…) ou partenaires privés (associations, ONG, entreprises….) ; 2. Forme de l’intervention : intervention imposée d’autorité ou intervention mobilisable à la demande du jeune ; 3. Degré d’intensité de l’intervention : intervention « en continu », au quotidien ou intervention ponctuelle ; 4. Nature de l’intervention : intervention thématique, sur un champ/domaine spécifique ou intervention multiple, globale. ATOMS-Kick off meeting-Octobre

41 CARTOGRAPHIE DES ACTEURS Sur chacun des 3 territoires, les partenaires associés au projet ToM.S ont élaboré, conjointement, une première version de la cartographie de leur territoire. Puis, cette cartographie a été diffusée auprès des membres des autres pays. Chacun des professionnels en mobilité a ainsi pu se faire une première idée, en amont de son déplacement, du contexte général qu’il allait découvrir. Cet outil a constitué un support facilitant la perception, par les professionnels, de la réalité de l’accompagnement et une mise en comparaison de ces accompagnements dans les 3 territoires concernés. ATOMS-Kick off meeting-Octobre

42 CARTOGRAPHIE DES ACTEURS ATOMS-Kick off meeting-Octobre Intervention thématique Prise en charge globale Intervention en continu Intervention ponctuelle + - Occasionnel 3/4 fois /an 1/2 fois / mois 1 fois / semaine Tous sujets 2/3 sujets 1 sujet 1 fois / semaine 1/2 fois / mois3/4 fois /an Occasionnel Tous sujets 2/3 sujets 1 sujet

43 CARTOGRAPHIE DES SYSTEMES ATOMS-Kick off meeting-Octobre

44 4. R ÈGLES F INANCIÈRES ATOMS-Kick off meeting-Octobre

45 FINANCEMENT DU PROJET Une première avance, soit 40 % du montant réservé, sera versée aux partenaires dès réception des fonds européens. Une deuxième avance 40% pourra être octroyée après remise d’un rapport intermédiaire en novembre 2014 et elle ne pourra être versée qu’après consommation de 70% minimum de la première avance. Le solde ne sera liquidé qu’après remise et contrôle des rapports finaux et financiers et après : - Clôture du dossier, - Validation des aspects financiers par la FISSAAJ, - Evaluation du projet par l’Agence nationale et la Commission européenne. - Après réception du montant par la FISSAAJ ATOMS-Kick off meeting-Octobre

46 REGLES FINANCIERES Toutes dépenses doivent être justifiées par une pièce justificative valable. Les dépenses éligibles doivent être générées entre le 01/10/2013 au 30/09/2015. Possibilité de transfert entre poste budgétaire (10 max % du poste destinataire) en ayant averti au préalable la FISSAAJ Toutes dépenses doivent être présentées en euro. Consulter à cet effet le site de la commission européenne : Les montants des factures doivent être convertis au taux du mois en cours. Les coûts journaliers du personnel doivent correspondre à ceux déclarés dans le budget et ne doivent pas excéder le taux autorisé par l’U.E Les frais de séjour et de voyage ne doivent pas excéder le taux journalier autorisé par l’U.E. (voir documents). Toute modification au niveau du projet (budget, personnel) doit être signalée au promoteur du projet avant chaque remise de rapport financier. Les frais de déplacements en voiture sont à éviter. ATOMS-Kick off meeting-Octobre

47 SUIVI FINANCIER DU PROJET 4 dates sont prévues pour la remise des dossiers des dépenses et des justificatifs : 1) Période 1 pour le 15 avril 2014 au plus tard Dépenses 01/10/2013 au 31/03/2014 2) Période 2 pour le 15 octobre 2014 au plus tard Dépenses du 01/04/2014 au 30/09/2014 3) Période 3 pour le 15 avril 2015 au plus tard Dépenses du 01/10/2014 au 31/03/2015 4) Période 4 dossier solde pour le 15 octobre 2015 au plus tard Dépenses du 01/04/2015 au 30/09/ un tableau consolidé des relevés dépenses pour les 4 périodes ATOMS-Kick off meeting-Octobre

48 CATEGORIES DE COÛTS DIRECTS ELIGIBLES = frais spécifiques A.Frais de personnel B.Coûts opérationnels : 1.Frais de déplacement et de séjour 2.Frais d’équipement 3.Frais de sous-traitance 4.Autres frais ATOMS-Kick off meeting-Octobre

49 LES FRAIS DE PERSONNEL Concernent le personnel du porteur de projet et des partenaires travaillant sur le projet :  Calculés sur base de frais réels journaliers (salaire + cotisations sociales)  Doivent pouvoir être justifiés par des fiches de salaires et timesheet  Limités à des maxima par catégorie professionnelle. Catégorie dépend de la tâche effectuée et pas la fonction ATOMS-Kick off meeting-Octobre

50 LES FRAIS DE DEPLACEMENT ET DE SEJOUR Frais de transport : sont calculés sur base de frais réels (moyen le plus économique) Frais de séjour ne peuvent excéder les plafonds journaliers par pays : indemnité forfaitaire ou frais réel (choix du partenariat – pratiques habituelles) ! Règlement de l’organisme peut être demandé Ne concernent que le personnel du partenariat Tout déplacement vers d’autres lieux que ceux où sont établis les partenaires du projet doit être justifié (demande préalable préconisée) ATOMS-Kick off meeting-Octobre

51 FRAIS DE SOUS-TRAITANCE Maximum 30% des coûts directs du projet Le personnel du partenariat ne peut être sous-traitant Pas de sous-traitance pour le management et l’administration du projet Appel d’offre obligatoire à partir de 200 euros (voir règle sur les marchés publics) Travaux ne peuvent être fractionnés pour éviter appel d’offres Contrat obligatoire avec au minimum: objet du contrat, dates de début et de fin, montant de la rémunération, description détaillée des frais, calendrier de travail, modalités de paiement, clause relative à l’inexécution des travaux ou retard. ATOMS-Kick off meeting-Octobre

52 AUTRES FRAIS Frais réels en lien avec l’action qui n’entrent dans aucune autre catégorie Coûts réalisés par le partenariat Par exemple :  Frais de dissémination, d’évaluation, frais d’audit du projet  Organisation de séminaire, production des rapports de séminaires, production de vidéo  Location de salles  Publicité, copyright, propriété intellectuelle  Matériel d’information et de documentation  Frais de participation à des conférences ATOMS-Kick off meeting-Octobre

53 LES FRAIS INDIRECTS 7% maximum du montant des coûts directs éligibles Montants forfaitaires (ne doivent pas être justifiés) Incluent les frais liés à l’administration du projet y compris l’achat de PC et de portables, les frais de communication, les frais d’infrastructure (location, électricité, etc.), les fournitures de bureaux ATOMS-Kick off meeting-Octobre

54 LES JUSTIFICATIFS DES FRAIS ELIGIBLES 1) L ES FRAIS DE PERSONNEL : Concernent uniquement le personnel du porteur de projet et des partenaires travaillant sur le projet. Les coûts journaliers seront limités à des maxima par catégorie professionnelle agréé par l’Agence AEF dans le cadre du projet. La catégorie dépend de la tâche effectuée dans le projet et pas de la fonction. ATOMS-Kick off meeting-Octobre

55 LES JUSTIFICATIFS DES FRAIS ELIGIBLES Exemples de tâches effectuées en fonction de la catégorie : - Administrateur/manager : coordonne l’équipe du projet de sa structure, coordonne l’ensemble des partenaires, anime les réunions. - Formateur, chercheur, enseignant : tâches liées à l’ingénierie de formation et à l’expérimentation. - Technicien : comptabilité, suivi du budget, mise en place et maintenance d’un site internet ou d’une plate-forme collaborative. - Administratif : travaux de secrétariat, complétion des tableaux financiers, archivage du dossier. ATOMS-Kick off meeting-Octobre

56 LES JUSTIFICATIFS DES FRAIS ELIGIBLES Documents à produire : a) Fiches de salaire b) Relevés des coûts salariaux mensuels + timesheet c) Tableau du coût du personnel dûment rempli. d) Apporter la preuve que les dépenses ont été payées. Fournir à cet effet une copie de l’extrait bancaire qui mentionne le paiement ATOMS-Kick off meeting-Octobre

57 LES JUSTIFICATIFS DES FRAIS ELIGIBLES 2) L ES FRAIS DE VOYAGE ET DE SÉJOUR : Ne concerne que le personnel du partenariat. Les frais de transport sont calculés sur base des frais réels. Le porteur de projet et les partenaires veilleront à utiliser le moyen de transport le plus économique. Les frais de séjour ne pourront excéder les plafonds journaliers par pays (voir annexe) ATOMS-Kick off meeting-Octobre

58 LES JUSTIFICATIFS DES FRAIS ELIGIBLES Documents à produire : a) Les factures des Compagnies aériennes qui reprennent les prix et les dates de départ et de retour des déplacements. b) Les billets d’avion et boarding pass, les billets de train et autres,… c) Les déplacements en voiture sont à éviter. d) Les frais de séjour : notes de frais, notes de restaurant valables, notes d’hôtel plafonnées au montant journalier autorisé par l’U.E. (voir annexe) e) Apporter la preuve que les dépenses ont été payées. Fournir à cet effet une copie de l’extrait bancaire qui mentionne le paiement ATOMS-Kick off meeting-Octobre

59 LES JUSTIFICATIFS DES FRAIS ELIGIBLES 3) L ES FRAIS DE SOUS - TRAITANCE : Le personnel du partenariat ne peut être sous-traitant. Les frais de sous-traitance sont limités à maximum 30% des coûts directs du projet. Pas de sous-traitance pour le management et l’administration du projet. Documents à produire : a) Copie des appels d’offre obligatoires à partir de 200€ (travaux ne peuvent être fractionnés pour éviter les appels d’offres). b) Contrat obligatoire qui reprend au minimum : objet du contrat, dates de début et de fin, montant de la rémunération, description détaillée des frais, calendrier de travail, modalités de paiement, clause relative à l’inexécution des travaux ou retard c) Les factures des sous-traitants. d) Apporter la preuve que les dépenses ont été payées. Fournir à cet effet une copie de l’extrait bancaire qui mentionne le paiement ATOMS-Kick off meeting-Octobre

60 LES JUSTIFICATIFS DES FRAIS ELIGIBLES 4) A UTRES FRAIS : Frais réels en lien avec le projet qui n’entraînent aucune autre catégorie et doivent être clairement identifiables. Exemple de frais : - Frais de dissémination, d’évaluation, frais d’audit du projet. - Organisation de séminaire, production des rapports de séminaires, production de vidéo. - Location de salles pour les séminaires - Publicité, copyright, - Matériel d’information et de documentation - Frais de participation à des conférences. ATOMS-Kick off meeting-Octobre

61 LES JUSTIFICATIFS DES FRAIS ELIGIBLES Documents à produire : a) Toute dépense doit être justifiée par une facture b) Pour les frais de déplacements liés à la participation à des conférences, il y lieu de fournir une note de frais qui reprend : - les motifs de déplacements, - le lieu de départ et de destination, - les déplacements en voiture sont à éviter, sauf exceptions dûment justifiées et dans ce cas les frais seront limités au prix d’un billet de train. - fournir copie des titres de transport (train, métro, bus,…) c) Fournir la preuve que les dépenses ont été payées. Fournir à cet effet une copie de l’extrait bancaire qui mentionne le paiement ATOMS-Kick off meeting-Octobre

62 LES JUSTIFICATIFS DES FRAIS ELIGIBLES 5) L ES FRAIS INDIRECTS : maximum 7% du total des dépenses éligibles. Concerne les frais généraux y compris l’achat de PC et de portable. Pas de justificatif à fournir (traçabilité dans la comptabilité). ATOMS-Kick off meeting-Octobre

63 LES COÛTS INELIGIBLES Les rémunérations de capital Les dettes et charge de la dette Les provisions pour pertes ou dettes futures Les intérêts débiteurs Les créances douteuses Les frais bancaires La TVA sauf si le bénéficiaire prouve qu’il n’a aucun moyen de la récupérer Les coûts déclarés et pris en charge dans le cadre d’une autre action ou d’un autre programme de travail bénéficiant ‘une subvention communautaire Les dépenses engagées hors période contractuelle Les frais d’acquisition immobilière Les amendes, pénalités financières et frais de procédure judiciaire Les déplacements en voiture sont à éviter ATOMS-Kick off meeting-Octobre


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