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Septembre 2002Afope1 LES INVARIANTS POUR RÉUSSIR LE CHANGEMENT Copte rendu de Commission Afope avec Vincent Lenhardt afope.

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1 Septembre 2002Afope1 LES INVARIANTS POUR RÉUSSIR LE CHANGEMENT Copte rendu de Commission Afope avec Vincent Lenhardt afope

2 Septembre 2002Afope2 Participants au groupe de travail zJacquesALAUZET zJacques ALAUZET zOdile BOURDIER zPhilippe BOURGEAUX zMichel CANON zPhilippe de CASANOVE zPascal COURCELAUD-RAZAFINDRAKOTO zGérard DUPUY zRégine LE DINH zVincent LENHARDT zPhilippe MIECRET zJacques PIOT zVéronique PREJEAN-LEFEVRE zJean RAMBAUD zMichel RAQUIN zVéronique RIVIERE zCatherine SAUVAGE zThierry TOUQUOY zCrédit Agricole Quercy-Rouergue zLaboratoires Servier zS.N.C.F. zGéopost Logistics zBanque de France zRenault zP.S.A zTransformance zSociété Générale zPréviade zSNECMA zTransformance zCrédit Lyonnais zSociété Générale zAssistance Publique zAirbus France

3 Septembre 2002Afope3 Le changement est difficile à définir zLe changement est un processus zChanger c'est rendre possible l'impossible zChanger c'est d'abord changer d'état d'esprit zIl n'y a pas de changement sans implication émotionnelle Mieux appréhender le rôle de l'organisateur en tant qu'acteur du changement a constitué le thème de notre réflexion Mieux appréhender le rôle de l'organisateur en tant qu'acteur du changement a constitué le thème de notre réflexion.

4 Septembre 2002Afope4 Avec un accent particulier sur : z"Les invariants à mettre sous contrôle par l'organisateur pour réussir un changement" ycadrage yacteurs yconduite yméthodes et outils

5 Septembre 2002Afope5 Notre définition du changement zLe changement est un processus dont la nature se définit en fonction : ydes acteurs concernés ydu système en présence ydu niveau de profondeur recherché

6 Septembre 2002Afope6 L'organisateur et le changement zEn création de la vision zen préparation de la mise en œuvre du changement zen conduite du changement

7 Septembre 2002Afope

8 Septembre 2002Afope8 Les invariants pour réussir le changement UN CADRAGE EN 9 POINTS…...

9 Septembre 2002Afope9 Identifier et clarifier l’origine et les enjeux Croissance ? Reconfiguration ? Plan social? Feuille de mission Subi ? Voulu ? Chef de projet Alibi ? Commanditaire réel ? Enjeux du changement DG Comité de Direction

10 Septembre 2002Afope10 Décrire le contexte de départ : 3 dimensions CultureCulture R H Stratégie Position du projet / vision d ’entreprise - vision existante? - Vision à construire au préalable? - Vision construite par le projet ? Culture de management par projet? Les entités concernées, leurs enjeux Les acteurs concernés, leurs enjeux Contexte de départ validé Contexte de départ validé Chef de projet Groupe projet DG Comité de Direction Cohérence avec les objectifs du plan MT de l ’entreprise Cohérence avec les objectifs des autres projets de changement Méthode RPBD

11 Septembre 2002Afope11 Définir le périmètre : 3 nouvelles dimensions Temps Finances Pouvoirs Implication de la DG Remise en cause des hiérarchies pendant le projet? À l ’issue du projet? Impacts sur les partenaires : partenaires sociaux, actionnaires, filiales Dans quels délais souhaitons nous atteindre le résultat ? Cohérence avec le cadencement du plan MT de l ’entreprise Cohérence avec le planning des autres projets de changement Macro budgets prévisionnels d ’investissements et de fonctionnement Périmètre validé Chef de projet Groupe projet DG Comité de Direction

12 Septembre 2002Afope12 Identifier les risques potentiels, les freins, les écueils à éviter zUsine à gaz yprojet illisible yprojet inopérant zNon adhésion des salariés et des clients zConflits yde personnes ysociaux zCommanditaire ychangé yfragilisé Cli ent s Reven deurs Site FTC Tec hniq ue Ab on né pa ssi f Ab on né + SU RF Revend eur, grande distributi on Gesti onna ire relati on client Infos abonnés, résultats des actions Carac téristi ques raccor deme nts Pose / dépose de filtres Ges tion abo nné s Relance téléphoniq ue Cho ix des cibl es Info s abo nné s Infos march é Ab on né « t est ac hat » S ui vi C o nt ra t Comm ercial Communicatio n par mosaïque, décodeur,... Vent es Re lan ce Visite, achat direct Risques, freins, écueils identifiés Chef de projet Groupe projet DG Comité de Direction

13 Septembre 2002Afope13 Identifier les points de références sur lesquels nous nous appuierons zInventaire des “success story” zRéférences internes yquelles initiatives et projets antérieurs ? yquels retours client ? zRéférences externes ydans son secteur professionnel, en dehors de son secteur yvision du client, vision de l’entreprise zAttention à ne pas brider la créativité en clonant intégralement Points de référence identifiés Le Chef de Projet L’équipe projet L’organisation La documentation La DG, le Comité de Direction

14 Septembre 2002Afope14 Identifier les indicateurs de réussite zQuels résultats attendus et quand déclarerons-nous avoir atteint notre objectif ? zQuels critères utiliserons-nous pour mesurer ces résultats? yDes indicateurs xpartagés xmesurables et mesurés pendant les phases de tests xspécifiques au projet CLIENT Chef de projet Groupe projet DG Comité de Direction Indicateursidentifiés

15 Septembre 2002Afope15 Mobiliser les acteurs sur les ambitions collectives zUtiliser dès cette phase le levier de la communication interne zObjectifs : yfaire percevoir le besoin de changement yamorcer les processus de “deuil” zComment ymettre en avant les facteurs de stabilité ymettre le doigt sur les vrais éléments du changement zDéfinir le plan de communication permanent de soutien : quels types de bulletins d’avancement,quelle valorisation des acquis, quels niveaux ? Acteurs mobilisés Chef de Projet Groupe projet Managers DG,Comité de Direction

16 Septembre 2002Afope16 Définir le pilotage zQuel mode général de pilotage : pyramidal, en râteau ? zQuels niveaux retenir ? yPilotage stratégique ypilotage opérationnel zQuel dispositif à chacun des niveaux : structure, fréquence, relations, outils ? zQuels acteurs ? yn’oublier personne qui puisse peser sur le projet (partenaire ou opposant) Un pilotage organisé DG Comite de Direction Chef de Projet

17 Septembre 2002Afope17 Positionner l’équipe organisation zRôles : Chef de projet, acteur ou consultant interne? yFonction du type de projet et du positionnement général de l’organisation yChef de Projet : intégration dans le dispositif de pilotage yActeur : prise en charge de la dimension organisationnelle du projet yConsultant (expert en conduite du changement ) auprès du Chef de projet: permanent ou ponctuel zAlliances zLégitimité : la référence en matière de conduite du changement Position et alliés de l’organisateur Responsable organisation Équipe organisation

18 Septembre 2002Afope18 Le livrable : le contrat de changement Contexte de départ validé Contexte de départ validé Périmètre validé Pilotage organisé Position et alliés de l’organisateur Acteurs mobilisés Points de référence identifiés Indicateurs identifiés Risques,freins,écueils identifiés zCONTRAT DE CHANGEMENT (écrit, signé) zentre le commanditaire, le chef de projet, les acteurs concernés zenregistre tous les éléments ci-dessus zconsigne les accords relationnels zprévoit les règles d'ajustement zfavorise la créativité "permanente" Enjeux du changement

19 Septembre 2002Afope

20 Septembre 2002Afope Les acteurs du changement Qui sont les acteurs du changement ? Le Pilote L’équipe de facilitation du changement Le Personnel Le Commanditaire

21 Septembre 2002Afope21 Donne le sens du changement Donne le sens du changement Alloue les ressources nécessaires Alloue les ressources nécessaires Valide les lignes directrices du processus Valide les lignes directrices du processus Résorbe les barrières au changement Résorbe les barrières au changement Leader charismatique Assume lui-même un rôle d’accompagnateur du changement Sait créer un climat de confiance 1 - Les acteurs du changement Le Commanditaire du Changement

22 Septembre 2002Afope Les acteurs du changement Le Pilote Pilote le processus de changement Pilote le processus de changement Assure une écoute permanente Assure une écoute permanente Contribue à assurer une cohérence d’ensemble Contribue à assurer une cohérence d’ensemble Joue le rôle de catalyseur et d’accélérateur Joue le rôle de catalyseur et d’accélérateur Adhère au projet Personne respectée et crédible Leader, communicateur et manager

23 Septembre 2002Afope Les acteurs du changement Le membre de l’équipe de facilitation du changement Cheville ouvrière du processus de changement Cheville ouvrière du processus de changement Veille à la bonne marche des plans d’action Veille à la bonne marche des plans d’action Encourage les salariés à penser et à rechercher des solutions nouvelles et sans limite Encourage les salariés à penser et à rechercher des solutions nouvelles et sans limite Montre une attitude cohérente avec la vision retenue Sait communiquer efficacement à tout niveau A la capacité de « voir dans le brouillard »

24 Septembre 2002Afope Les acteurs du changement Le Personnel Contribue au changement dans le cadre des groupes de travail mis en place Contribue au changement dans le cadre des groupes de travail mis en place Laisse le temps au nouveau système d’être mis en place Laisse le temps au nouveau système d’être mis en place Maîtriser le métier S’impliquer dans le processus de changement Adopter une attitude préventive

25 Septembre 2002Afope Les types d’individus Quelles attitudes adoptent les individus dans le changement ? Le leader L’optimisteL’angoissé Le suiveur

26 Septembre 2002Afope Les types d’individus Le Comportement, un facteur clé à considérer dans le changement pour :  La constitution des équipes  La gestion quotidienne des personnes  L’entretien des synergies  La gestion des conflits  Les luttes de pouvoir  etc. … Plutôt que de convaincre ceux qui sont contre, … … passons du temps à motiver ceux qui sont pour !

27 Septembre 2002Afope

28 Septembre 2002Afope28 LA CONDUITE

29 Septembre 2002Afope29 LE LANCEMENT zL'équipe projet yson positionnement yles équipes dédiées et les équipes non dédiées zLes acteurs contributifs au changement ychoix de ceux sur lesquels s'appuyer yleur rôle zLes conditions de la mise en œuvre ymettre en place une structure de décision pour arbitrage yestimer les moyens nécessaires au regard des enjeux ypréparer une stratégie de mise en œuvre yidentifier les conditions critiques yélaborer le plan de marche yévaluer le budget

30 Septembre 2002Afope30 LE DEROULEMENT zLa phase de sensibilisation yprise de conscience zLa phase de mutation ydes transformations observables zLa phase d'appropriation yles effets des interactions zNos préconisations yse fixer des objectifs intermédiaires ysuivre le plan de marche à l'aide d'un tableau de bord d'avancement yrésister à toute tentation de la part de ceux qui veulent précipiter les échéances yprocéder régulièrement aux remises en cause nécessaires avant le déploiement général ygarder une ouverture sur l'extérieur

31 Septembre 2002Afope31 L'ACCOMPAGNEMENT zLa démarche doit : ytenir compte de l'attitude des acteurs yfavoriser l'écoute des acteurs zRendre les acteurs : yprogressivement pro-actifs yautonomes zConnaître et comprendre les acteurs et leur comportement zLes actions de formation yaux méthodes de projet ysur les nouveaux savoir-faire face à l'évolution vers de nouvelles activités ou de nouveaux métiers ymais surtout sur les nouveaux comportements à adopter pour mener efficacement les actions

32 Septembre 2002Afope32 L' APRES zVérifier yl'atteinte des objectifs yle respect des coûts et des délais zTirer parti à la fois des échecs et des bonnes pratiques zPromouvoir un processus d'amélioration permanente zInstaller une instance d'animation

33 Septembre 2002Afope33 LA COMMUNICATION zEntretenir le "feu" du changement zAu lancement, communiquer sur : yles objectifs du changement yle rôle tenu par le pilote yle plan de marche zPendant le déroulement, communiquer sur : yla participation des personnes yl'atteinte des objectifs intermédiaires yles succès zL'importance de l'expérience collective

34 Septembre 2002Afope

35 Septembre 2002Afope35 MÉTHODES ET OUTILS

36 Septembre 2002Afope36 Méthodes et outils de la conduite du changement zConduite de projet et conduite du changement sont indissociables, même si elle fait partie intégrante du rôle du manager « au quotidien » zLa conduite du changement doit permettre la prise en compte et la maîtrise des risques « humains » du projet yPremière élaboration d ’un mini guide: xOutils et supports de communication xMéthodes d ’accompagnement xMesures et indicateurs

37 Septembre 2002Afope37 zLe guide propose la mise en œuvre des méthodes et outils identifiés suivant deux points de vue: Méthodes et outils de la conduite du changement Organisation du « mini guide » Suivant les étape du processus projet: Préparer le projet Décider du lancement du projet Réaliser le projet Mettre en service Par cible: Commanditaire(s) Comité de Pilotage (dont le pilote) Equipe Projet, contributeurs au projet dont acteurs conduite du changement Personnels directement impactées par le projet Tiers, personnes indirectement impactées, partenaires (clients, fournisseurs…) Tout le monde

38 Septembre 2002Afope38

39 Septembre 2002Afope39

40 Septembre 2002Afope40

41 Septembre 2002Afope41 Méthodes et outils de la conduite du changement Conclusion A chaque entreprise sa culture A chaque projet son contexte Mais une approche « professionnalisée et systématique » de la conduite du changement peut être un plus au sein d ’une même entreprise. Kit du consultant


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