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Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP) Recette Présentation du processus standard de la recette Détails et explicitations dans les commentaires.

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1 Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP) Recette Présentation du processus standard de la recette Détails et explicitations dans les commentaires du document

2 2 Préambule Présentation de l’ensemble des modules de formation proposés Recettes DomainesModules de formation associés Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéréLégende : Transverse Les référentiels Présentation du processus standard de la recette Gestion des titres de recette Recettes globalisées et fléchées Recettes au comptant Budget Dépenses Elaboration, allocation et mise à disposition du budget La gestion en AE et CP Présentation des états budgétaires Démarche de programmation Comprendre les processus de la dépense Carte d’achat et dématérialisation Engagement juridique marché Engagement juridique hors marché Le service fait Retenues de garantie Gestion des avances et des acomptes Gestion des pénalités Demande de paiement sur EJ Mise en paiement Demande de paiement hors EJ xxx module considéré La démarche de contrôle Recettes – Cas particuliers Comptabilités Articulation entre les comptabilités Comptabilités – Cas particuliers Opération pour compte de tiers Gestion de la trésorerie Eléments de comptabilités 70’

3 3 Sommaire Processus standard de la recette Concepts clés Acteurs et étapes clés Principe de séparation des rôles Quiz Concepts clés Impacts Budgétaires et Comptables Processus standard de recette

4 4 Concepts clés

5 5 Recettes fléchées Un « marquage » des dépenses et/ou des recettes peut être réalisé pour pouvoir restituer l’ensemble des actes de gestion associés à une même finalité ou un même dispositif de financement. Il s’agit en particulier du cas des recettes fléchées. Recettes des organismes Le terme « recettes » est pris dans son sens budgétaire : ensemble des moyens assurant la couverture des « dépenses ». Elles sont inscrites au tableau des autorisations budgétaires. Les recettes correspondent aux encaissements rapprochés à un titre de recette. Leur montant prévu au budget a un caractère évaluatif. D’origines variées, les recettes d’un organisme peuvent provenir : de l’Etat (subvention pour charge de service public, dotation en fonds propres et autres subventions de l’Etat) ; d’un tiers autre que l’Etat (subvention, dons et legs, mécénat, activité commerciale, etc.). Elles sont par défaut globalisées. 1 Concepts clés Titre de recette Document matérialisant la créance vis-à-vis d’un « tiers » Le titre de recette validé par l’ordonnateur vaut ordre de recouvrer.

6 6 Processus standard de la recette

7 7 Constatation de la créance Liquidation de la créance Prise en charge du titre de recette Recouvrement Encaissement / rapprochement Description Un événement qui fait naître un droit est constaté par un service métier. Cet événement peut être un service fait (réalisation d’une prestation, une vente) Un événement qui fait naître un droit est constaté par un service métier. Cet événement peut être un service fait (réalisation d’une prestation, une vente) Le gestionnaire collecte les informations et pièces nécessaires Il crée un titre de recette Le responsable du titre de recette le valide Le gestionnaire collecte les informations et pièces nécessaires Il crée un titre de recette Le responsable du titre de recette le valide Le comptable contrôle et prend en charge le titre La facture peut être envoyée par l’ordonnateur ou le comptable Le comptable contrôle et prend en charge le titre La facture peut être envoyée par l’ordonnateur ou le comptable La créance est suivie par le comptable, qui mène les actions de recouvrement adaptées en relation avec l’ordonnateur La créance est encaissée L’encaissement est rapproché du titre de recette La créance est encaissée L’encaissement est rapproché du titre de recette Rôles Service Métier Gestionnaire et Responsable du titre Comptable chargé de la prise en charge Comptable du recouvrement Responsable de la trésorerie 1  Le processus de la recette comporte cinq étapes : Processus standard de la recette Acteurs et étapes

8 8 Encaissement / rapprochement Processus standard de la recette Etape 1 : Constatation de la recette Constatation de la créance Un événement qui fait naître un droit est constaté par un service métier. Cet événement peut être un service fait (réalisation d’une prestation, une vente) Un événement qui fait naître un droit est constaté par un service métier. Cet événement peut être un service fait (réalisation d’une prestation, une vente) 1 1 Liquidation de la créance Prise en charge du titre de recette Recouvrement L’événement à l’origine peut être : Une livraison, la réalisation d’une prestation ou encore une vente Le résultat d’une décision. Ex. : une décision d’attribution de subvention au profit de l’organisme Directement l’émission d’une facture. Action de l’étape : Préparer la facturation le cas échéant Réunir les pièces justificatives Transmettre ces éléments au gestionnaire des titres de recettes qui pourra émettre le titre de recettes associé Impacts budgétaire ou comptable : aucun Points d’attention : cette étape peut prendre la forme d’une constatation des produits dès l’acquisition des droits. L’événement à l’origine peut être : Une livraison, la réalisation d’une prestation ou encore une vente Le résultat d’une décision. Ex. : une décision d’attribution de subvention au profit de l’organisme Directement l’émission d’une facture. Action de l’étape : Préparer la facturation le cas échéant Réunir les pièces justificatives Transmettre ces éléments au gestionnaire des titres de recettes qui pourra émettre le titre de recettes associé Impacts budgétaire ou comptable : aucun Points d’attention : cette étape peut prendre la forme d’une constatation des produits dès l’acquisition des droits. Service Métier Rôles 1

9 9 Encaissement / rapprochement Processus standard de la recette Etape 2 : Liquidation de la créance – 1/2 Le gestionnaire collecte les informations et pièces nécessaires et crée un titre de recette Le responsable du titre de recette le valide Le gestionnaire collecte les informations et pièces nécessaires et crée un titre de recette Le responsable du titre de recette le valide Etape de création d’un titre de recette par le gestionnaire Le titre de recette comporte : L’ordre de recouvrer L’avis des sommes à payer Le gestionnaire du titre de recette Saisit le titre de recette dans l’outil Contrôle la qualité des informations transmises par les services métier. Ex. : vérification du fondement de la créance, suivi du délai de transmission des éléments par les services métiers, etc. Impacts budgétaire ou comptable : aucun Points d’attention : Les titres de recette doivent être identifiés de manière unique, et être restituables et auditables en permanence dans l'outil informatique. Le regroupement par bordereaux n'est, de ce fait, pas reconduit. Etape de création d’un titre de recette par le gestionnaire Le titre de recette comporte : L’ordre de recouvrer L’avis des sommes à payer Le gestionnaire du titre de recette Saisit le titre de recette dans l’outil Contrôle la qualité des informations transmises par les services métier. Ex. : vérification du fondement de la créance, suivi du délai de transmission des éléments par les services métiers, etc. Impacts budgétaire ou comptable : aucun Points d’attention : Les titres de recette doivent être identifiés de manière unique, et être restituables et auditables en permanence dans l'outil informatique. Le regroupement par bordereaux n'est, de ce fait, pas reconduit. Rôles Gestionnaire 1 Constatation de la créance 1 1 Liquidation de la créance Prise en charge du titre de recette Recouvrement

10 10 Processus standard de la recette Etape 2 : Liquidation de la créance – 2/2 Le gestionnaire collecte les informations et pièces nécessaires et créé un titre de recette Le responsable du titre de recette le valide Le gestionnaire collecte les informations et pièces nécessaires et créé un titre de recette Le responsable du titre de recette le valide Validation du titre de recette par le responsable du titre Le titre de recette est transmis par le gestionnaire pour validation au responsable du titre de recette : En cas de refus, le titre est retourné au gestionnaire pour modification En cas de validation matérialisée dans le système : le titre vaut ordre de recouvrer et est transmis au comptable pour la prise en charge. Impacts budgétaire ou comptable : aucun Points d’attention : Le titre de recette doit faire l’objet d’un circuit de validation dématérialisé portant les pièces justificatives. Validation du titre de recette par le responsable du titre Le titre de recette est transmis par le gestionnaire pour validation au responsable du titre de recette : En cas de refus, le titre est retourné au gestionnaire pour modification En cas de validation matérialisée dans le système : le titre vaut ordre de recouvrer et est transmis au comptable pour la prise en charge. Impacts budgétaire ou comptable : aucun Points d’attention : Le titre de recette doit faire l’objet d’un circuit de validation dématérialisé portant les pièces justificatives. Rôles Responsable du titre 1 Constatation de la créance 1 1 Liquidation de la créance Prise en charge du titre de recette Recouvrement Encaissement / rapprochement

11 11 Processus standard de la recette Etape 3 : Prise en charge du titre de recette Le comptable contrôle et prend en charge le titre La facture peut être envoyée par l’ordonnateur ou le comptable Le comptable contrôle et prend en charge le titre La facture peut être envoyée par l’ordonnateur ou le comptable Transmission du titre de recette au comptable de la prise en charge : Impacts budgétaire ou comptable : oui en comptabilité générale (sauf rejet) Transmission du titre de recette au comptable de la prise en charge : Impacts budgétaire ou comptable : oui en comptabilité générale (sauf rejet) Etapes de prise en charge en circuit dématérialisé Contrôle du titre Retour au responsable du titre de recette pour modification Aucun impact comptable Retour au responsable du titre de recette pour modification Aucun impact comptable Après prise en charge, le titre n’est plus modifiable. L’avis des sommes à payer (la facture dans le cadre d’une activité commerciale) peut être envoyé Après prise en charge, le titre n’est plus modifiable. L’avis des sommes à payer (la facture dans le cadre d’une activité commerciale) peut être envoyé Rejet du titre de recette, avec renseignement d’un motif de rejet Rôles Comptable chargé de la prise en charge 1 Constatation de la créance 1 1 Liquidation de la créance Prise en charge du titre de recette Recouvrement Encaissement / rapprochement

12 12 Processus standard de la recette Etape 4 : Recouvrement La créance est suivie par le comptable, qui mène les actions de recouvrement adaptées en relation avec l’ordonnateur Si le règlement attendu n’a pas lieu spontanément, des actions sont menées par le comptable de recouvrement Le comptable du recouvrement dispose du titre de recette qui fonde l’action de recouvrement et a force exécutoire Les actions de recouvrement peuvent générer des droits nouveaux pour l’organisme (au titre des frais engagés) Impacts budgétaire ou comptable : aucun Si le règlement attendu n’a pas lieu spontanément, des actions sont menées par le comptable de recouvrement Le comptable du recouvrement dispose du titre de recette qui fonde l’action de recouvrement et a force exécutoire Les actions de recouvrement peuvent générer des droits nouveaux pour l’organisme (au titre des frais engagés) Impacts budgétaire ou comptable : aucun Rôles Comptable du recouvrement Etapes du Recouvrement Le règlement attendu n’a pas lieu Recouvrement amiable Si échec du recouvrement amiable, engagement d’une procédure de recouvrement contentieux, avec information préalable à l’ordonnateur 1 Constatation de la créance 1 1 Liquidation de la créance Prise en charge du titre de recette Recouvrement Encaissement / rapprochement

13 13 Processus standard de la recette Etape 5 : Encaissement – 1/2 La créance est encaissée L’encaissement est rapproché du titre de recette La créance est encaissée L’encaissement est rapproché du titre de recette Rôles Responsable de la trésorerie Cette étape se décompose en deux sous-étape : l’encaissement et le rapprochement Première sous-étape : Encaissement par le responsable de la trésorerie : L’encaissement est constaté en trésorerie L’encaissement de la facture peut être partiel ou total Impacts budgétaire ou comptable : oui en comptabilité générale Cette étape se décompose en deux sous-étape : l’encaissement et le rapprochement Première sous-étape : Encaissement par le responsable de la trésorerie : L’encaissement est constaté en trésorerie L’encaissement de la facture peut être partiel ou total Impacts budgétaire ou comptable : oui en comptabilité générale Etapes de l’encaissement Le règlement est adressé L’encaissement est constaté sur le compte de l’organisme Une écriture d’encaissement est enregistrée en comptabilité générale 1 Constatation de la créance 1 1 Liquidation de la créance Prise en charge du titre de recette Recouvrement Encaissement / rapprochement

14 14 Encaissement / rapprochement Processus standard de la recette Etape 5 : Encaissement – 2/2 La créance est encaissée L’encaissement est rapproché du titre de recette La créance est encaissée L’encaissement est rapproché du titre de recette Rôles Responsable de la trésorerie Deuxième sous-étape : rapprochement de l’encaissement et du titre par le responsable de la trésorerie : Identification du titre de recette correspondant à l’encaissement Impact en comptabilité budgétaire effectué lors du rapprochement du paiement avec un titre de recette Impacts budgétaire ou comptable : oui en comptabilité budgétaire Deuxième sous-étape : rapprochement de l’encaissement et du titre par le responsable de la trésorerie : Identification du titre de recette correspondant à l’encaissement Impact en comptabilité budgétaire effectué lors du rapprochement du paiement avec un titre de recette Impacts budgétaire ou comptable : oui en comptabilité budgétaire 1 Constatation de la créance 1 1 Liquidation de la créance Prise en charge du titre de recette Recouvrement

15 15 Séparation des rôles de « prise en charge », de « recouvrement » et de « responsable de la trésorerie » : Il est nécessaire que chacune des interventions soit tracée dans les outils. Processus standard de la recette Principe de séparation des rôles Comptable chargé de la prise en charge Comptable du recouvrement Responsable de la trésorerie Le comptable chargé de la « prise en charge » est en relation avec les gestionnaires et les responsables des titres de recette : -Il est responsable des contrôles liés à la prise en charge et de l’enregistrement des écritures comptables -Il est chargé de la validation du titre de recette, qui est ensuite mis en recouvrement Le comptable chargé du « recouvrement » met en œuvre les procédures adéquates de recouvrement ; Le responsable de la trésorerie réalise l’encaissement des créances. 1

16 16 Impacts budgétaires et comptables

17 17 Constatation de la créance Liquidation de la créance Prise en charge du titre de recette Recouvrement Encaissement / rapprochement Impact budgétaire Impact comptable Lors du rapprochement de l’encaissement avec le titre Impacts budgétaires et comptables Sur le processus standard de la recette Etape 1

18 18 Quiz

19 19 Quiz Question 1 L’étape de prise en charge du titre de recette a un impact sur : 1- la comptabilité budgétaire 2- la comptabilité générale 3- les deux comptabilités Réponse : Réponse 2 : a un impact sur la comptabilité générale - débit d’un compte de créances – compte de classe 4 - crédit d’un compte de produits – compte de classe 7 1

20 20 Quiz Question 2 L’encaissement a un impact 1- en comptabilité budgétaire 2- en comptabilité générale 3- les deux Réponse : Réponse 2 : a un impact sur la comptabilité générale - Débit d’un compte de trésorerie – compte de classe 5 - Crédit d’un compte de créances – compte de classe 4 1

21 21 Quiz Question 3 Quand intervient la comptabilisation budgétaire du titre de recette ? Réponse : Réponse : l’impact en comptabilité budgétaire a lieu lors du rapprochement entre l’encaissement et le titre de recette 1


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