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16/06/2014Footer Création et suivi des Requests et Ordres de travail (OT’s) en REFIN 01/10/2014.

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1 16/06/2014Footer Création et suivi des Requests et Ordres de travail (OT’s) en REFIN 01/10/2014

2 16/06/2014Footer Contenu 1.Login des fournisseurs 2.Flows et processus en REFIN 3.Création de Requests et Ordres de travail (OT’s) en REFIN 4.Suivi des Requests et OT’s 5.Requests et OT’s refusés

3 1. Login des fournisseurs Via le Portail d’Elia : https://srm.elia.behttps://srm.elia.be User : VENxxxxxx Mot de passe sensible aux majuscules ! Avec majuscules et minuscules + chiffres. Même mot de passe que pour SRM (pour les fournisseurs qui encodent aussi des pro forma’s via le processus SUS). Ce mot de passe est unique pour un même fournisseur, mais plusieurs personnes peuvent traiter différentes commandes dans l’outil REFIN ! 28/02/2012Footer3

4 1. Login des fournisseurs Via le website d’Elia, page « Fournisseurs » : outils-fournisseurs Les manuels d’utilisation y sont également disponibles. 28/02/2012Footer4

5 1. Login des fournisseurs Options Internet -Internet Explorer > 6.0 (Compatibility view) -Désactiver le blocage des Pop-up -Ajouter le site “elia.be” dans les “websites autorisés” 28/02/2012Footer5

6 16/06/2014Footer 2. Flows et processus en REFIN

7 2. Flow en REFIN pour les demandes de facturation 16/06/2014Footer7 OPA : Operational Project Assistant.

8 2. Flow en REFIN pour les ordres de travail 16/06/2014Footer8

9 2. Processus en REFIN 16/06/2014Footer9 Dès qu’une commande est approuvée, le fournisseur reçoit un mail avec le PDF de la commande (ou avenant) et ses annexes. La personne de contact pour REFIN chez ce fournisseur reçoit aussi un mail, après une étape de paramétrage, quand la commande est prête pour encoder des demandes de facturation (Requests for invoice) ou des ordres de travail (OT’s) dans l’outil REFIN. Cette personne peut être différente de celle qui a reçu la commande par mail. La commande se trouve alors automatiquement prête dans l’outil REFIN. Après exécution de travaux, vous pouvez -encoder des “Requests for invoice” sur base des tranches de facturation spécifiées dans la commande. -encoder des “OT’s” sur base d’une demande du chef de projet pour des travaux supplémentaires non encore couverts par la cde.

10 2. Processus en REFIN 16/06/2014Footer10 Après l’encodage d’une demande de facturation (Request for invoice) ou d’un ordre de travail (OT) vous recevez un mail après approbation ou refus de ces demandes : Le mail d’approbation d’un Request est pour vous le signal pour facturer. Le mail d’approbation d’un OT signifie que cet OT a été accepté et fera l’objet plus tard d’un avenant officiel à la commande pour les travaux supplémentaires demandés et acceptés. Sur cet avenant vous pourrez ensuite encoder un Request et par après facturer (après approbation de ce Request). Avec un mail de refus concernant un Request / OT, vous devez adapter ou supprimer ce Request / OT. Vous pouvez traiter ce Request / OT à partir du mail de refus ou à tout moment à partir de la liste “Synthèse Request for Invoice” (voir points 4-5 ci-après).

11 16/06/2014Footer 3. Création de Requests et Ordres de travail (OT’s) en REFIN

12 3. Création de Requests et OT’s 28/02/2012Footer12 Utilisez le 1 er menu “Create confirmation”.Log off pour vous déconnecter du système Pour changer de langue

13 3. Sélection de la commande 28/02/2012Footer13 Complétez un ou plusieurs critères pour rechercher une commande. Sans critères vous recevez toutes les commandes pour REFIN (R) et SUS (S). Le processus REFIN ne tient pas compte des items de commande. Vous pouvez donc choisir n’importe quelle ligne de commande. Avec le processus SUS le choix d’un item de commande a de l’importance ! La pro forma sera liée à cet item de commande.

14 3. Sélection de la commande 28/02/2012Footer14 Si vous ne trouvez pas votre commande, cela peut être dû à 3 raisons : 1.La commande n’a pas été paramétrée pour le processus REFIN. 2.La commande a été modifiée (avenant de cde pour augmentation du montant pour les suppléments demandés) et est encore en cours d’approbation chez Elia. 3.La commande est clôturée. Prenez alors contact avec l’OPA ou Purchasing Support.

15 3. Sélection de la commande 28/02/2012Footer15 Sélectionnez la commande appropriée et cliquez sur “Créer confirmation”

16 3. Création de Requests et OT’s 28/02/2012Footer16 2 onglets : le 1 er pour les Requests for Invoice (demandes de facturation) et le 2 ème pour les Ordres de travail (OT). Cliquez d’abord sur “Traiter” pour pouvoir encoder un Request ou un OT. Total = total encodé (sauf statut Supprimé et Refusé). Montant ouvert = Valeur nette PO – total approuvé. Entrée marchandises = Requests approuvés et enregistrés. Entrée facture = factures enregistrées.

17 3. Création d’un Request 28/02/2012Footer17 Votre propre référence pour la commande Elia. Cliquez sur “Add” dans l’onglet “Request for Invoice” pour encoder un Request.

18 3. Joindre les annexes 28/02/2012Footer18 Ajouter toutes les annexes et pièces justificatives nécessaires. Encoder la valeur et la description.

19 3. Sauvegarder le Request 28/02/2012Footer19 Cliquez sur “Sauvegarder”. Si vous encodez un Request qui dépasse le montant ouvert de la cde, vous recevrez le message d’erreur suivant :

20 3. Création d’un Ordre de travail (OT) 28/02/2012Footer20 Remarque: un OT peut être encodé séparément ou en même temps qu’un Request. Cliquez sur “Add” dans l’onglet “Ordres de Travail” pour encoder un OT.

21 3. Création d’un Ordre de travail (OT) 28/02/2012Footer21 Les annexes d’un OT sont ajoutées de la même manière que pour un Request via la flèche à gauche. Encoder la valeur et la description.

22 3. Création d’un Ordre de travail (OT) estimé 28/02/2012Footer22 Pour un OT estimé, cochez également la case “Estimé”.

23 3. Création d’un OT de régularisation d’un OT estimé 28/02/2012Footer23 Une fois que les travaux ont été réalisés et que la valeur finale est connue (par ex eur), vous créez un nouvel OT en régularisation de l’OT estimé (1.200 eur) pour la différence de prix (265 eur) et en faisant référence à l’OT estimé.

24 3. Sauvegarder l’Ordre de travail (OT) 28/02/2012Footer24 Cliquez sur “Sauvegarder”.

25 16/06/2014Footer 4. Suivi des Requests et Ordres de travail (OT’s)

26 4. Suivi des Requests et OT’s 28/02/2012Footer26 Utilisez le menu “Synthèse Request for Invoice”.

27 4. Suivi des Requests et OT’s 28/02/2012Footer27 Complétez un ou plusieurs critères pour rechercher des commandes, Requests ou ordres de travail. Sans critères vous recevez toutes les commandes en REFIN. Choisissez un ou plusieurs statuts (touche Ctrl) pour limiter la liste des Requests (R) et/ou OT’s (W). Sans statut vous recevez tous les Requests et/ou OT’s, quel que soit le statut, qui répondent aux critères. Cliquez sur “Apply”. Cliquez sur “Clear” pour effacer les critères.

28 4. Suivi des Requests et OT’s 28/02/2012Footer28 Exporter vers Excel

29 4. Créer une variante 28/02/2012Footer29 Adapter le lay-out de la liste

30 4. Créer une variante 28/02/2012Footer30 1. Adapter l’ordre des colonnes 2. Donner un nom à votre variante qui peut remplacer la “Vue par défaut”. 3. Cliquer sur “OK”.

31 4. Créer une variante 28/02/2012Footer31 Lay-out de la liste adapté avec votre propre variante.

32 16/06/2014Footer 5. Requests et Ordres de travail (OT’s) refusés

33 Après refus le Request ou l’OT est renvoyé au fournisseur pour adaptation (ou suppression). 5. Requests et OT’s refusés 28/02/2012Footer33 Choisissez ou non la catégorie de document (R ou W) avec le statut “Refusé” et cliquez sur “Apply”. Cliquez ensuite sur le n° du Request/OT dans la liste.

34 5. Requests et OT’s refusés 28/02/2012Footer34 Cliquez sur “Traiter” pour pouvoir adapter (ou supprimer) un Request ou un WO.

35 5. Requests et OT’s refusés 28/02/2012Footer35 Adaptez le montant (+ éventuellement annexes manquantes) et sauvegardez, ou supprimez le Request/OT inutile. Après adaptation et sauvegarde, le Request/OT est à nouveau envoyé en approbation chez le Chef de projet. Commentaire lors du refus du Chef de projet ou de l’OPA.

36 Besoin d’aide ? Purchasing Support -Nathalie -Lorenz Sunt02/ Kevin -Nancy De 28/02/2012Footer36


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