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L’agenda S’ouvre à partir de l’icône “Agenda” du menu principal.

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1 L’agenda S’ouvre à partir de l’icône “Agenda” du menu principal

2 Ajout d’un rendez-vous  Pour ajouter un RDV, lorsque le volet Planning est ouvert, il suffit de placer le curseur de la souris sur la plage d’agenda correspondant au RDV à donner  Selon les options d’ergonomie définies dans les paramètres de l’agenda, soit  Double clic  Soit clic droit pour ouvrir le menu contextuel et choisir l’option ajouter un RDV

3 Paramètres de l’agenda (ergonomie)

4 Ajout d’un rendez-vous  Choisir la date dans la fenêtre principale de l’agenda  Double clic à l’endroit désiré  Ou clic bouton droit à l'endroit désiré  Et ajout d’un nouveau rendez-vous  Si aucun RDV ne s’y trouve  La fenêtre d'ajout d’un RDV s'ouvre

5  Selon paramétrage, double clic ou clic droit sur une plage horaire vierge  pour ajouter un rendez-vous

6 Fenêtre Ajout d’un RDV  Trois onglets dans la partie supérieure pour afficher et rechercher  La liste de tous les patients présents dans LOGOS_w  La liste de tous les patients présents dans l'agenda  La liste des patients en attente de RDV

7 Fenêtre Ajout d’un RDV  Les listes des patients LOGOS_w et des patients agenda ne coïncident pas obligatoirement

8 Fenêtre Ajout d’un RDV  Onglet “liste d’attente” Voir fichiers Fiche d’appel téléphonique Liste des tâches

9 Fenêtre Ajout d’un RDV  Onglet “Patients agenda”  Lorsqu’on donne un rendez-vous à une personne qui vient pour la première fois, son état civil n’a pas encore été enregistré  Sauf si on a créé le dossier par la fiche d’appel téléphonique

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11 Fenêtre Ajout d’un RDV  Hormis le cas du nouveau patient, non encore enregistré  Afin de pouvoir bénéficier de tous les services de l’agenda, il est hautement préférable de saisir le nom du patent en double cliquant sur son nom dans la liste des patients LOGOS_w 1.Recherche 2. Double clic 3. Insertion automatique

12 Fenêtre Ajout d’un RDV  Onglet “Patients agenda”  Dans l’onglet des patients de l’agenda, possibilité de modifier le masque de saisie du champ de recherche  L’icône situé à gauche du champ permet de basculer du “tout majuscules” à “majuscules et minuscules”

13 Pourquoi cette fonction  Pour faire une distinction entre les noms en majuscules (cas des patients LOGOS_w) et les noms en minuscules que certains utilisent pour les RDV perso ou les RDV en dehors du cabinet dentaire, en clinique par exemple

14 Le petit drapeau pour certains patients  Indique qu’un commentaire a été mis dans la fiche patient  Celui-ci pourra être visualisé discrètement par un clic sur la touche ALT

15  Ce commentaire est mis dans la fiche patient "onglet coordonnées"  Commentaire affiché sur fond de couleur choisi dans la palette à droite du champ  La case "Placer une marque dans la liste des patients" étant cochée

16 Fenêtre Ajout d’un RDV  Le nom du patient étant renseigné  La date étant choisie  Le numéro de salle éventuellement rempli  Choix du type d’acte

17 Fenêtre Ajout d’un RDV  Choisir le type de la séance à l'aide de la liste "Type d'acte"  Dans ce cas, c’est la durée associée par défaut au type d’acte choisi qui sera retenue

18 Fenêtre Ajout d’un RDV  Choisir l'heure de début (si elle ne vous convient pas) et l'heure de fin du rendez-vous  Les listes de droite "HH" et "MM" permettent de modifier très facilement heure de début et heure de fin du rendez-vous  Possibilité d’apporter un commentaire au rendez- vous (150 caractères maximum)

19  Possibilité de définir des heures de début et de fin de journée par tranches de 5 minutes  Possibilité de placer des plages colorées sur les jours non travaillés  Possibilité de créer des RDV “journée complète”  Possibilité de définir un RDV par son heure de début et sa durée

20 Fenêtre Ajout d’un RDV  Pour valider le rendez-vous, cliquez sur le bouton "OK"  Si vous cliquez sur "Annuler", la fenêtre sera refermée sans que le rendez-vous soit pris en compte  Si vous avez ajouté un rendez-vous, il s'affiche dans la fenêtre principale avec le nom du patient, dans la couleur correspondant au type d'acte prévu

21 Fenêtre Ajout d’un RDV  Le nom du patient étant renseigné  Un clic sur la petite loupe à droite du nom, permet la recherche d’une plage horaire libre

22  Cette fenêtre permet de rechercher des plages horaires libres en fonction  D'une heure préférentielle  D’un jour de convenance

23  Pour effectuer une recherche de RDV, un nom de patient doit être présent dans la fenêtre d’ajout de RDV  Sinon, message d’erreur

24 Recherche de RDV  Possibilité de rechercher un jour précis  En l’inscrivant dans la case “à partir de″  Ou par le calendrier

25 Recherche de RDV  Possibilité de rechercher une journée préférentielle  Recherche d’une date par journée préférée

26 Recherche de RDV  Durée du RDV à prendre  Heure préférée  Quand les critères sont rentrés  Clic sur Commencer la recherche

27 Recherche de RDV  Dans la partie inférieure, proposition d’un rendez-vous libre selon les critères définis

28 Résultat de la recherche  Proposition d’une plage horaire libre dans le créneau demandé  Validez ou modifiez  Même jour préférentiel dans une autre semaine  Heures différents …

29 Recherche de RDV  Dans la partie inférieure  Choix du type d’acte  Même si par défaut dans la partie supérieure le temps de l’acte programmé par défaut s’affiche  Le RDV recherché reste aux valeurs choisies

30 Recherche de RDV  Clic sur valider le RDV proposé  Fenêtre de confirmation  Le RDV est noté dans l’agenda

31 Prise de RDV nouveau patient  Si lors de la prise du RDV on rajoute dans commentaire le numéro de téléphone portable du nouveau patient non encore enregistré dans la base de données  Possibilité de lui envoyer un SMS

32 Prise de RDV nouveau patient  Préférable de passer par la fiche d’appel téléphonique  Permet la création du dossier  Permet la prise du RDV Voir fichier Fiche d’appel téléphonique

33 Ajout d’un RDV à partir d’un plan traitement

34  Lors de la réalisation d’un devis  Si établissement d’un plan de traitement avec numéro des séances, durée du rendez-vous, délai avant le prochain rendez-vous

35  En sélectionnant à partir du grand agenda un patient de LOGOS_w pour lequel un plan de traitement a été créé  un icône représentant un panneau de chantier apparaît à droite de son nom Double clic Insertion automatique 4

36  Donne accès à une fenêtre qui permet de proposer automatiquement la création de chacun des rendez-vous tels que définis dans le plan de traitement On précisera le type de la séance à l’aide de la liste “Types d’actes” Dans ce cas, c’est la durée associée par défaut au type d’acte choisiqui sera retenue

37  Si la durée du RDV ne vous convient pas, vous pouvez redéfinir l’heure de fin du RDV  Vous pouvez aussi apporter un court commentaire au RDV (maximum 150 caractères)

38  Enfin, vous pouvez le cas échéant indiquer dans quelle salle a lieu le RDV

39  Pour valider le rdv, clic sur “Valider le rendez-vous proposé”  Sinon en cliquant sur quitter, la fenêtre sera refermée sans que le RDV soit pris en compte

40  Si un rendez-vous existe déjà à cette date et heure une fenêtre d’alerte le signalera  Possibilité de confirmer cet horaire ou d’en changer  Si vous confirmez votre choix, le RDV chevauchera alors le précédent, si cette possibilité a été choisie dans les paramètres de l’agenda

41  Si on doit modifier une date des RDV programmés  une fenêtre d’alerte apparaîtra, et on pourra passer outre pour modifier les séquences

42  Dans la fenêtre de proposition d’un RDV à partir d’un plan de traitement  Clic droit maintenu dans commentaires  affichage des données financières du RDV

43  Dans la fiche patient  Clic droit sur prochain RDV  Apparition de tous les RDV pris

44  Si des RDV sont à prendre selon un plan de traitement établi

45  Dans la fiche patient  La ligne “Prochain rendez-vous” passe de noir à rouge

46 Dans l’agenda  Dans la fenêtre de prise des RDV  Apparition d’un nouvel icône

47  Des propositions de RDV seront faites

48 Note  Les adeptes du plan de traitement global, dont le but est d’obtenir une meilleure gestion du temps de travail, afin d’obtenir une meilleure rentabilité, pourront mettre dans leurs devis tous les soins et rendez-vous intermédiaires avec le prix correspondant

49 Note  Il faudra rajouter quelques actes dans la nomenclature, soit en détaillant, soit en utilisant des actes génériques assez souples se limitant à : préparation, empreinte, essayage, provisoire etc…


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