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Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP) Dépense Comprendre les processus de la dépense Détails et explicitations dans les commentaires du document.

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1 Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP) Dépense Comprendre les processus de la dépense Détails et explicitations dans les commentaires du document

2 2 Préambule Présentation de l’ensemble des modules de formation proposés DomainesModules de formation associés Prérequis à avoir suivi au préalable pour le module considéréLégende : Transverse Les référentiels Budget Dépenses Elaboration, allocation et mise à disposition du budget La gestion en AE et CP Présentation des états budgétaires Démarche de programmation Comprendre les processus de la dépense Carte achat et dématérialisation Engagement juridique marché Engagement juridique hors marché Le service fait Retenues de garantie Gestion des avances et des acomptes Gestion des pénalités Demande de paiement sur EJ Mise en paiement Demande de paiement hors EJ xxx module considéré La démarche de contrôle Comptabilités Articulation entre les comptabilités Comptabilités – Cas particuliers Opération pour compte de tiers Gestion de la trésorerie Eléments de comptabilités 60’ Recettes Présentation du processus standard de la recette Recettes globalisées et fléchées Recettes au comptant Gestion des titres de recette Recettes – Cas particuliers

3 3 Sommaire Référentiels budgétaires de la dépense Processus de la dépense Impacts organisationnels Impacts comptables du processus Les étapes clés Concepts clés Description du processus Articulation entre EJ, SF et DP : illustration Variantes du processus standard de la dépenseVariantes du processus standard de la dépense Processus standard Première variante Deuxième variante Troisième variante Quatrième variante Concepts clés Nature et destination Opération et organisation budgétaire Organisation en mode hors Service FacturierOrganisation en mode hors Service Facturier Organisation en mode SFACT Quiz

4 4 Description du processus de la dépense

5 5 Exprimer un besoin Engager la dépense associée Contrôles Impacts Vérifier que la prestation ou la livraison est conforme à l’engagement 3 3 Payer 4 4 Description du processus de la dépense Les étapes clés Décider une dépense Réaliser une dépense

6 6  Le processus standard de la dépense repose sur 4 actions majeures : Processus de la dépense Concepts clés Acte juridique par lequel une personne morale crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle il résultera une dépense. Engagement Procédure en une ou deux étapes (constatation puis certification) permettant d’attester la conformité à l’engagement de la livraison ou de la prestation. Service fait Ordre donné par l'ordonnateur au comptable de payer une dépense. Il se matérialise par des DP transmises au fil de l'eau (Suppression du bordereau de transmission et du mandat). En mode service facturier, l’ordre de payer est porté par la certification du service fait. Ordonnancement Acte par lequel une personne morale se libère de sa dette. Mise en Paiement Engagement juridique (EJ) Service fait (SF) Demande de paiement (DP) Paiement 1

7 7 Description CP AE Impact budgétaire Impact comptable FormalisationCréation Contrôle et validation Contrôle et certification Création Contrôle et validation Prise en charge Mise en paiement Acheteur Gestionnaire des EJ Responsable des EJ Certificateur du SF Gestionnaire des DP Responsable des DP Comptable de la PEC Responsable de la trésorerie Expression de besoin Engagement juridique Service fait Demande de paiement Paiement Constatation Gestionnaire du SF Expression de besoin Service métier Description du processus de la dépense 1

8 8 EJSF DP L’engagement juridique constitue la limite supérieure des paiements pouvant être réalisés. Le service fait correspondant peut être total ou partiel, sans dépasser au total le montant engagé. Le total des demandes de paiement ne peut être supérieur au service fait. EJ = 100 SF1 = 60 SF2 = 40 SF = 100 OU DP = 100 DP1 = 60 DP2 = 40 OU DP1A = 20 DP1B = 40 OU DP2A = 20 DP2B = 20 Description du processus de la dépense Articulation entre EJ, SF et DP : illustration 1

9 9 Impacts comptables du processus

10 10 Les variantes du processus standard EJ SF DP Paiement DP Paiement DP Paiement EJ SF DP Paiement EJ DP Paiement SF Processus standard. EX : subventions avec conditions de réalisation. Dépense sans engagement préalable. La consommation des AE et le SF sont concomitants à la DP. EX : fluides. Paiement réalisé avant l’ordonnancement. EX : prélèvements. Le SF est concomitant à l’engagement juridique. EX : subventions sans condition de réalisation. 1 1 Le SF est concomitant à la demande de paiement. EX : baux avec préavis Impacts comptables du processus Variantes du processus standard de la dépense EJ SF 1

11 11 Zoom sur la consommation des AE et des CP Impacts comptables du processus Processus standard EJ SF DP Processus standard EX. : une subvention avec condition de réalisation Consommation des AE 1 Impact comptable Consommation des CP Paiement Impact comptable Débit 6 / 2 Crédit 408 Débit 6 / 2 Crédit 408 Débit 401 Crédit 5 Débit 401 Crédit 5 Débit 408 Crédit 401 Débit 408 Crédit 401

12 12 Zoom sur la consommation des AE et des CP Impacts comptables du processus Première variante EJ SF DP Paiement Le SF est concomitant à l’engagement juridique. Ex. : une subvention sans condition de réalisation 1 1 Le système d’information peut offrir la possibilité de certifier le service fait dès l’engagement juridique, sans avoir besoin de procéder à sa saisie distincte et à sa validation par les acteurs habilités. 1 Impact comptable Débit 6 / 2 Crédit 408 Débit 6 / 2 Crédit 408 Débit 401 Crédit 5 Débit 401 Crédit 5 Débit 408 Crédit 401 Débit 408 Crédit 401 Consommation des CP Consommation des AE

13 13 Zoom sur la consommation des AE et des CP EJ DP Paiement SF Le SF est concomitant à la demande de paiement. Ex. : baux avec préavis. 2 2 Impacts comptables du processus Deuxième variante Consommation des AE Le système d’information doit permettre de comptabiliser directement la charge ou l’immobilisation en comptabilité générale lors de la prise en charge de la DP par le comptable. 1 Consommation des CP Impact comptable Débit 401 Crédit 5 Débit 401 Crédit 5 Débit 6 / 2 Crédit 401 Débit 6 / 2 Crédit 401

14 14 Zoom sur la consommation des AE et des CP Dépense sans engagement préalable. La consommation des AE et le SF sont concomitants à la DP. Ex. : les fluides 3 3 Impacts comptables du processus Troisième variante DP Paiement EJ SF Le système d’information doit permettre de procéder à la consommation des AE lors de la validation de la DP par l’ordonnateur et d’enregistrer directement la charge en comptabilité générale, lors de la prise en charge par le comptable. 1 Consommation des AE Consommation des CP Impact comptable Débit 401 Crédit 5 Débit 401 Crédit 5 Débit 6 / 2 Crédit 401 Débit 6 / 2 Crédit 401

15 15 Zoom sur la consommation des AE et des CP Impacts comptables du processus Quatrième variante DP Paiement Paiement réalisé avant l’ordonnancement. Ex. : prélèvements 4 4 Le système d’information doit permettre de traiter le rapprochement d’un décaissement avec une DP ultérieure. 1 Impact comptable Consommation des AE Consommation des CP Débit 401 Crédit 5 Débit 401 Crédit 5 Débit 6 / 2 Crédit 401 Débit 6 / 2 Crédit 401

16 16 Référentiels budgétaires de la dépense

17 17  Les objets de gestion (EJ, SF, DP) doivent porter les informations permettant d’assurer la génération des écritures comptables et des consommations d'AE et de CP.  Il existe au minimum quatre référentiels pour les dépenses. Certains sont obligatoires (nature et destination), d’autres facultatifs ou recommandés (opérations et organisation). Référentiels budgétaires de la dépense Concepts clés 1

18 18 Référentiels budgétaires de la dépense Nature et destination 1 Objectif Exprime la spécialité des crédits et porte le niveau de limitativité. Permet d’imputer les dépenses et les recettes selon leur nature : enveloppe pour les dépenses et agrégat pour les recettes. Axe « Nature » Obligatoire Objectif Permet de connaître la finalité de la dépense (qu’il s’agisse d’une activité, d’une finalité politique, d’une finalité stratégique...). Axe « Destination » Obligatoire

19 19 Référentiels budgétaires de la dépense Opération et organisation budgétaire 1 Objectif Permet de modéliser des activités ou projets qui constituent des ensembles cohérents qui doivent être financés et suivis distinctement Axe « Opération » Recommandé Axe « Organisation budgétaire » Objectif Permet de décrire la hiérarchie des entités budgétaires de l’organisme impliquées dans la gestion et le pilotage budgétaire Facultatif

20 20 Impacts organisationnels

21 21 Choix organisationnels  Séparation ordonnateur / comptable au moment de la DP  Factures envoyées aux services ordonnateurs avec centralisation possible Ordonnateur Saisie des DP Contrôle et prise et charge des DP Mise en paiement Ordre de payer Comptable Certification du SF Fournisseur Factures Fournisseur Constatation du SF EJ Impacts organisationnels Organisation en mode hors service facturier (SFACT) – 1/2 1 Contrôle et validation des DP

22 22 Impacts organisationnels Rôles et attributions en mode hors service facturier – 2/2 1 Gestionnaire des demandes de paiement  Est chargé de la création de la DP.  Est chargé de la saisie de l’ensemble des informations de la liquidation, si besoin, par collecte auprès des acteurs détenteurs des informations nécessaires. Comptable de la prise en charge  Prend en charge les DP.  Procède à leur mise en paiement.  Peut également procéder au rejet de certaines DP et doit motiver son rejet. Responsable des demandes de paiement  Contrôle les DP transmises par le gestionnaire des DP.  Peut modifier les DP le cas échéant.  Procède à la validation des DP.  Peut également rejeter les DP en les retournant au gestionnaire des demandes de paiement ou en les supprimant.  A la qualité d’ordonnateur. Responsable de la trésorerie  Est chargé du paiement des dépenses.  Est chargé de la garde et de la conservation des fonds et valeurs appartenant à l’organisme, du maniement des fonds et des mouvements de comptes de disponibilités, du suivi des prévisions de trésorerie, de l’intégration des opérations relatives aux régies. Gestionnaire du service fait Constatation  Contrôle la réalisation physique des opérations.  Contrôle la conformité des opérations grâce au rapprochement avec l’engagement juridique.  Renseigne la date d’effet du service fait. Gestionnaire du service fait Certification  Arrête et certifie le montant de la livraison/prestation conformément aux clauses du contrat.  Contrôle les informations saisies précédemment et précise les éléments d’imputation qui n’auraient pu être définis lors de l’engagement.  Arrête le montant de la charge ou de l’immobilisation, qui peut être différent de la dette du fournisseur. Gestionnaire des EJ  Gestion des aspects administratifs liés aux engagements juridiques  Saisit des EJ  Assure de la sincérité de l’impact budgétaire associé aux EJ. Responsable des EJ Valide l’EJ (au sens budgétaire, consommation des AE) Responsable de la sincérité de l’impact budgétaire associé aux EJ A la qualité d’ordonnateur : Sphère ordonnateur : Sphère comptable

23 23 Choix organisationnels  Constituer un centre de traitement et de paiement des factures placé sous l’autorité du comptable.  Décharger les services opérationnels de la gestion des factures.  Centraliser les factures au niveau du SFACT. Objectifs du SFACT  Réduction significative des délais de paiement.  Suppression de la redondance d’une partie des contrôles.  Rationalisation du circuit des pièces.  Amélioration de la qualité comptable.  Lissage de l’activité dans le temps. Ordonnateur Saisie des DP Contrôle des DP Mise en paiement Ordre de payer Comptable Certification du SF Fournisseur Factures Fournisseur Constatation du SF EJ SFACT Impacts organisationnels Organisation en mode service facturier (SFACT) – 1/2 1

24 24 Impacts organisationnels Rôles et attributions en mode service facturier – 2/2 1 Gestionnaire des demandes de paiement  Est chargé de la création de la DP.  Est chargé de la saisie de l’ensemble des informations de la liquidation, si besoin, par collecte auprès des acteurs détenteurs des informations nécessaires. Comptable de la prise en charge  Prend en charge les DP.  Procède à leur mise en paiement.  Peut également procéder au rejet de certaines DP et doit motiver son rejet. Responsable des demandes de paiement  Contrôle les DP transmises par le gestionnaire des DP.  Peut modifier les DP le cas échéant.  Procède à la validation des DP.  Peut également rejeter les DP en les retournant au gestionnaire des demandes de paiement ou en les supprimant.  A la qualité d’ordonnateur. Responsable de la trésorerie  Est chargé du paiement des dépenses.  Est chargé de la garde et de la conservation des fonds et valeurs appartenant à l’organisme, du maniement des fonds et des mouvements de comptes de disponibilités, du suivi des prévisions de trésorerie, de l’intégration des opérations relatives aux régies. Gestionnaire du service fait Constatation  Contrôle la réalisation physique des opérations.  Contrôle la conformité des opérations grâce au rapprochement avec l’engagement juridique.  Renseigne la date d’effet du service fait. Gestionnaire du service fait Certification  Arrête et certifie le montant de la livraison/prestation conformément aux clauses du contrat.  Contrôle les informations saisies précédemment et précise les éléments d’imputation qui n’auraient pu être définis lors de l’engagement.  Arrête le montant de la charge ou de l’immobilisation, qui peut être différent de la dette du fournisseur. Gestionnaire des EJ  Gestion des aspects administratifs liés aux engagements juridiques  Saisit des EJ  Assure de la sincérité de l’impact budgétaire associé aux EJ. Responsable des EJ Valide l’EJ (au sens budgétaire, consommation des AE) Responsable de la sincérité de l’impact budgétaire associé aux EJ A la qualité d’ordonnateur : Sphère ordonnateur : Sphère comptable

25 25 Quiz

26 26 Quiz Question 1 Quelles sont les quatre étapes majeures du processus de la dépense ? Réponse : L’engagement juridique, le service fait, l’ordonnancement, le paiement. 1

27 27 Quiz Question 2 A quelle étape du processus standard de la dépense s'effectue la consommation des AE? A quelle étape du processus standard de la dépense s'effectue la consommation des CP? Réponse : -Validation de l’EJ -Paiement 1

28 28 Quiz Question 3 L'étape du service fait donne lieu : 1- à une écriture en comptabilité budgétaire, 2- à une écriture en comptabilité générale, 3- aux deux Réponse : Réponse 2 : l’étape du service fait donne lieu à une écriture en comptabilité générale. 1

29 29 Quiz Question 4 Certaines natures de dépense dérogent au processus standard de la dépense et donnent lieu à des variantes. Quelle est la particularité des paiements réalisés par la voie de prélèvements ? Réponse : Le paiement est réalisé avant l’ordonnancement. 1

30 30 Quiz Question 5 Quels sont les quatre référentiels budgétaires relatifs au domaine de la dépense ? Réponse : La nature, la destination, l’opération et l’organisation budgétaires. 1

31 31 Quiz Question 6 Sous l’autorité de qui est placé le service facturier (SFACT) ? Quelles sont les principales fonctions d’un service facturier? Réponse : Le SFACT est placé sous l’autorité du comptable. Un service facturier a pour fonction de centraliser les factures, leur traitement et leur paiement. 1


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