La présentation est en train de télécharger. S'il vous plaît, attendez

La présentation est en train de télécharger. S'il vous plaît, attendez

OBJECTIFS ET INDICATEURS RH Accompagnement des ministères 10 avril 2014 MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE, DE LA REFORME ADMINISTRATIVE ET DE LA MODERNISATION.

Présentations similaires


Présentation au sujet: "OBJECTIFS ET INDICATEURS RH Accompagnement des ministères 10 avril 2014 MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE, DE LA REFORME ADMINISTRATIVE ET DE LA MODERNISATION."— Transcription de la présentation:

1 OBJECTIFS ET INDICATEURS RH Accompagnement des ministères 10 avril 2014 MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE, DE LA REFORME ADMINISTRATIVE ET DE LA MODERNISATION DES CADRES JURIDIQUES ET INSTITUTIONNELS SECRETARIAT GENERAL DIRECTION GENERALE DE L’ADMINISTRATION ET DE LA FONCTION PUBLIQUE

2 L’élaboration de l’organigramme du ministère L’élaboration d’un plan de formation Le recensement des effectifs L’installation de la DCRH Le suivi des carrières Les prochaines étapes 1 SOMMAIRE

3 3 1.L’élaboration de l’organigramme du ministère 1.Recueillir et analyser les textes organiques du Ministère et de ses différentes entités 2.Bâtir une première version de l’organigramme 3.Identifier les responsables de structures 4.Adresser des courriers pour solliciter des rencontres avec les responsables ou des points focaux 5.Consolider l’organigramme Cet outil est utilisé pour tous les projets impliquant une participation des services (plan de formation, recensement des agents, répertoire des métiers, référentiel de fiches de poste,…). Ministère de la Fonction Publique DGAFP Direction de la gestion des personnels Service des emplois Service des carrières

4 2.L’ELABORATION D’UN PLAN DE FORMATION 1.Les concepts-clés de la formation 2.La formation dans la Fonction Publique gabonaise 3.L’élaboration d’un plan de formation 4

5 5 21.Les concepts-clés de la formation Les définitions La formation Au sein de la Fonction Publique gabonaise, la formation et le perfectionnement contribuent à l’amélioration des connaissances, aptitudes et attitudes de l’agent, en vue de réaliser les objectifs du service public auquel il appartient et d’assurer de manière efficace et efficiente les prestations servies aux clients ou usagers. Elle constitue l’un des leviers de pilotage et d’amélioration de la performance. L’ingénierie de formation Elle vise à concevoir et à mettre en œuvre des dispositifs permettant aux apprenants d’acquérir des compétences, de savoir les combiner et les mobiliser pour agir avec efficacité. Elle comprend : l’ingénierie des dispositifs de formation, l’ingénierie pédagogique.

6 6 21.Les concepts-clés de la formation Les acteurs RôleActeurs Pilote de la formation- arrête la stratégie de formation de l'organisation - fixe les enveloppes budgétaires - Ministre de la Fonction Publique - Ministre utilisateur Responsable de la formation/Maître d'ouvrage - traduit la stratégie en objectifs - formule les demandes de formation - choisit le maître d'œuvre - vérifie l'acquis des connaissances - Directeur des ressources humaines - Service de la formation Contributeurs- restitue les besoins en formation de son entité- Services déconcentrés de GRH - Directeurs et managers opérationnels des entités gérées Maître d'œuvre- traduit de manière opérationnelle les demandes de formation - choisit le prestataire de formation - valide la programme pédagogique - contrôle le déroulement des actions de formation - Service de la formation - Consultants externes Prestataire de formation- propose un programme pédagogique - organise et dispense les sessions de formation - Formateurs internes (permanents ou occasionnels) - Consultants externes - Ecoles et établissements de formation

7 21.Les concepts-clés de la formation Les outils LE PLAN DE FORMATION Il présente les choix stratégiques effectués par l’organisation pour la période en matière de formation, ainsi que la hiérarchisation des objectifs qui en découle, les demandes de formations, le nombre de stagiaires concernés et les dépenses y afférentes. Il est généralement annuel et/ou triennal. Sa validation donne lieu à la définition de l’ingénierie de formation. LE CAHIER DE FORMATION Il précise, sous forme de spécifications, les modalités de réalisation d’une demande de formation : contribution attendue de la formation, caractéristiques de la population à former, objectifs d’activités, contraintes et objectifs de délai, modalités de réalisation, modalités d’évaluation, enveloppe budgétaire. 7

8 8 21.Les concepts-clés de la formation Les outils LE PROGRAMME PEDAGOGIQUE Elaboré par le prestataire de formation, il doit proposer un dispositif permettant de satisfaire les spécifications figurant dans le cahier de formation. Il présente : les objectifs pédagogiques (compétences), les principes pédagogiques, les prérequis (parcours de formation), les contenus de formation, les méthodes et moyens d’apprentissage, les durées, les supports documentaires, le dispositif d’évaluation. L’EVALUATION DES FORMATIONS Chaque formation fait l’objet d’une évaluation à chaud, puis d’une évaluation à froid. Un bilan de la formation est élaboré en début d’année suivante.

9 9 22.La formation dans la Fonction Publique gabonaise Les types de stage Il existe 2 types de stages : Le stage de perfectionnement, d’une durée comprise entre 8 et 18 mois ; Le stage de formation : la formation verticale, un cycle complet d’études conférant au fonctionnaire qui l’a suivi avec succès une qualification nouvelle lui permettant d’exercer l’emploi correspondant dans la hiérarchie supérieure à celle précédemment occupée. La durée de ce type de formation est d’au moins 18 mois. la formation horizontale (ou stage de spécialisation), lorsque l’emploi correspondant à la qualification obtenue équivaut hiérarchiquement à celui exercé avant le stage. Sa durée est d’au moins 9 mois.

10 10 22.La formation dans la Fonction Publique gabonaise Les formations validées par la DGAFP Cinq procédures peuvent être mises en œuvre en matière de formation : la mise en stage ; la prolongation de stage ; le report de stage ; la réorientation de stage ; l’annulation de stage. C’est le Comité Technique pour les Inscriptions en Stages Professionnels (CTISP) qui valide les demandes, après vérification de la conformité des candidatures, dans la limite des dotations budgétaires et des programmes d’octroi de bourses. Deux sessions ont lieu annuellement, en juillet et en septembre.

11 23.L’élaboration d’un plan de formation La démarche 11 Identification des compétences requises Compétences existantes Formalisation des besoins en formation Comptes-rendus des entretiens d’évaluation Remontées des services et des écoles Bilan de la formation N-1 Définition des formations nécessaires Quantification et budgétisation des actions de formation Formalisation et validation du document Evolutions anticipées Fixation de la stratégie ministérielle de formation Détermination des objectifs Note d’orientation nationale Evaluation des formations

12 23.L’élaboration d’un plan de formation Le détail des étapes 12 Fixation de la stratégie ministérielle de formation Détermination des objectifs Note d’orientation nationale Ce sont ici les objectifs d’impact qui sont formulés : effets escomptés sur les performances, le fonctionnement ou l’organisation des services. La formulation des objectifs doit : permettre d’identifier aisément les formations nécessaires ; faciliter l’évaluation de leur atteinte 1 ELEMENTS CLES DE LA STRATEGIE MINISTERIELLE DE FORMATION I - LE CADRE DE REFERENCE 1°/ Les priorités 2°/ Les projets de développement 3°/ Les optimisations souhaitées 4°/ L'évolution des métiers 5°/ L'articulation entre formation collective et individuelle II - LES AXES PRIORITAIRES DE FORMATION III - LES MOYENS ALLOUES IV - LE RAPPEL DE LA DEMARCHE D'ELABORATION DU PLAN DE FORMATION V - LE ROLE ATTENDU DES DIFFERENTS ACTEURS VI - LES ORIENTATIONS CONCERNANT L'EVALUATION DES EFFETS DU PLAN DE FORMATION

13 23.L’élaboration d’un plan de formation Le détail des étapes 13 Identification des compétences requises Remontées des services et des écoles Evolutions anticipées Il convient : d’analyser, de quantifier et de qualifier les besoins par entité (compétences demandées / compétences existantes)  nécessité du dictionnaire ; de les consolider au niveau ministériel (tableau récapitulatif) ; de les transformer en objectifs pédagogiques. juridiques, organisationnelles, professionnelles, managériales, sociétales Il est nécessaire de formaliser (note), harmoniser (tableaux à compléter) et expliquer (réunions) l’action. Les remontées doivent intégrer : -la contribution attendue, -les objectifs d’activités ou de compétences (en situation professionnelle), -le calendrier souhaité, -la population concernée. Elles constituent également l’occasion pour le terrain de signaler les éventuelles difficultés rencontrées. 2 Compétences existantes

14 23.L’élaboration d’un plan de formation Le détail des étapes 14 Identification des compétences requises Formalisation des besoins en formation Comptes-rendus des entretiens d’évaluation Bilan de la formation N-1 Les compétences requises (nécessaires pour effectuer des activités d’un métier ou d’un poste de travail) sont ensuite traduites en besoins de formation. Les projets collectifs et individuels doivent être consolidés en un ensemble cohérent, ce qui implique une priorisation qui s’effectue sur les critères suivants : -la note d’orientation nationale et la stratégie ministérielle de formation, -l’enveloppe budgétaire allouée. Les actions non ou partiellement conduites en N-1 sont, si besoin, prises en compte, ainsi que les nouveaux besoins émergents. 3 Le besoin exprimé dans les comptes-rendus est d’ores et déjà est exprimé sous forme de formations souhaitées. Le bilan N-1 fait mention des formations qui n’ont pu être ou ont été partiellement dispensées, de celles qui n’ont pas donné les résultats escomptés, ainsi que d’éventuels besoins apparus lors de la mise en œuvre du plan.

15 23.L’élaboration d’un plan de formation Le détail des étapes 15 Définition des formations nécessaires Quantification et budgétisation des actions de formation Seuls les coûts supportés par le Ministère doivent apparaître dans le plan de formation. Il convient de prendre en compte toutes les dépenses (y compris les rémunérations des stagiaires) et pour les formations internes : la location des locaux, la reprographie, les perdiems, les rémunérations des formateurs,… La budgétisation doit se faire par type de formation. 4 La consolidation des besoins de formations détermine les actions de formation à mettre en œuvre. Ces actions sont identifiées par domaine. Elles tiennent compte du résultat des évaluations des formations précédemment suivies. Pour chacune d’entre elles, sont notamment précisés : Evaluation des formations 1.l’intitulé, 2.le domaine, 3.les objectifs, 4.la durée, 5.les effectifs concernés, 6.le coût, 7.le calendrier, 8.le profil nécessaire, 9.éventuellement, le changement de hiérarchie.

16 23.L’élaboration d’un plan de formation Les acteurs formalise et diffuse les orientations nationales élabore le plan de formation interministériel définit la stratégie ministérielle valide le plan de formation élabore le bilan de la formation N-1 traduit la stratégie ministérielle en objectifs identifie les compétences requises formalise les besoins en formation définit, quantifie et budgétise les actions de formation rédige le plan de formation remontent leurs besoins en compétences et en formation organise, consolide, hiérarchise et transmet les besoins en compétences et en formation La DGAFP Le service RH de proximité La DCP/DCRH Le Ministre Les managers Les agents Les écoles 16

17 23.L’élaboration d’un plan de formation Le contenu type du document 17 I - LE RAPPEL DE LA STRATEGIE MINISTERIELLE II - LES OBJECTIFS (d’impact) POURSUIVIS III - LES DOMAINES ET POPULATIONS PRIORITAIRES EN MATIERE DE FORMATION IV - LES METHODES PEDAGOGIQUES RETENUES V - LES ACTIONS DE FORMATION A/ Les formations verticales B/ Les formations horizontales C/ Les stages de perfectionnement VI - LE BUDGET VII - LES MODALITES DE SUIVI ET D'EVALUATION DU PLAN DE FORMATION VIII - LES TRAVAUX A MENER (modalités, acteurs et calendrier) A/ Les formations à examiner en CTISP B/ Les formations organisées par la DCP/DCRH C/ Les formations organisées par les directions

18 23.L’élaboration d’un plan de formation Le plan d’actions type 18 Elaboration en année n du plan de formation pour l’année n Priorités « métier » pour n+1 Recueil des besoins des services Campagne d’entretiens d’évaluation Recueil des besoins des agents Synthèse du recueil des besoins Elaboration et résultats du bilan de la formation n-1 Travaux d’analyse et de synthèse pour la finalisation du projet de plan de formation Validation du plan Finalisation du catalogue de formation Présentation du plan et du catalogue Remontée des écoles Directive nationale d’orientation Directive DGAFP Bilan de formation N-1

19 23.L’élaboration d’un plan de formation Les actions à mener en 2014 Les éléments de contexte le CTISP se réunira en juillet et septembre 2014 ; des formations doivent être organisées en interne afin de satisfaire les besoins de services ; nous sommes début avril. 1.Définir les axes prioritaires de formation et les objectifs d’impact 2.Consolidation du budget ministériel alloué à la formation pour Recensement auprès des services RH des directions des besoins en compétences et des formations internes prévues en 2014 et 2015 Dès lors, les actions suivantes peuvent être utilement menées : 4.Définition, quantification et budgétisation des actions de formation 5.Objectivation des besoins pour le CTISP 6.Définition des rôles et responsabilités des acteurs pour les actions internes 7.Définition des modalités de suivi du plan 4.Elaboration du plan de formation

20 20 Pour la gestion des ressources humaines, il est nécessaire de disposer de données relatives aux effectifs de type : quantitatif : COMBIEN ? qualitatif : QUEL PROFIL/ METIER ? situationnel : DANS QUELS SERVICES ? Ce recensement, qui doit être effectué dès à présent, s’enrichira avec la mise à disposition de nouveaux outils : dans un 1 er temps, un tableau Excel avec les données les plus utiles ; d’ici la fin de l’année, des tableaux prédéfinis et des requêtes paramétrables dans le nouveau système d’information. 3.Le recensement des effectifs Les généralités

21 21 Il peut être obtenu selon le mode opératoire suivant : élaboration d’un tableau modèle par la DCP/DCRH ; transmission par le SG du tableau aux responsables des différentes entités ministérielles ; consolidation des données par la DCP/DCRH. Les données idéalement contenues dans ce tableau sont les suivantes : 3.Le recensement des effectifs Le premier tableau de collecte N°MatriculeNomPrénom Date de naissance Sexe Statut (1) CorpsGradeHiérarchie SecteurSpécialité Profil (2) Position (3) Poste de travail (4) En Formation (5) Fonction AffectationLieu d'exercice Type de services (6) Direction Générale DirectionServiceProvinceCommuneEtranger (1) : Statut = Fonctionnaire, Contractuel sous statut local, Contractuel sous statut expatrié, Contractuel hors statut, Main d'œuvre non permanente (2) : Profil = Diplôme le plus élevé obtenu par l'agent (3) : Position = Activité, Détachement, Hors cadre, Disponibilité, (Sous les drapeaux) (4) : Poste de travail = Oui/Non (5) : Oui/non (6) : Type de services = Services centraux, services déconcentrés 3 niveaux de l’organigramme

22 4.L’installation de la DCRH Les généralités 22 Le mode opératoire retenu La mise en place des DCRH sera graduelle : déploiement prioritaire des services de gestion administrative ; mise en œuvre progressive des autres services, qui gèrent dans un premier temps les dossiers incontournables (formation par exemple) La DGAFP fournit : l’organigramme calibré actualisé et les fiches de poste types ; les outils métiers et méthodologiques indispensables au démarrage ; l’appui des experts métiers sur site Les prérequis des responsables désignés des agents formés des locaux des équipements mobiliers des équipements informatiques l’installation de FUR sur les postes les dossiers individuels des agents

23 4.L’installation de la DCRH Les actions à mener par les ministères Désigner les encadrants de manière provisoire - le DCRH et l'adjoint dans l'attente des nominations - les chefs de service (et chefs de bureau si besoin) 2 - Affecter les agents dans les bureaux (gestion administrative en priorité) 3 - Calculer le nombre de m2 nécessaires - signaler à la hiérarchie les surfaces manquantes - répartir les agents dans les locaux à disposition 4 - Equiper les bureaux (mobilier et informatique) 5 - Se rapprocher de la Direction Informatique de la DGAFP pour installation de FUR sur les postes 6 - Classer les dossiers individuels dans la salle d'archives Il ne faut pas omettre de dimensionner la salle d’archives au vu du nombre de dossiers individuels Sa mise en place constitue un préalable indispensable au déploiement de la DCRH Elle est impérativement située à proximité des services d’élaboration des actes. existantDGAFP Textes de référence

24 5.Le suivi des carrières « Etre parvenu à un meilleur suivi des carrières » AU PLAN OPERATIONNEL en terme de gestion les situations administratives des agents sont à jour  les actes sont produits dans les délais en terme de contrôle un contrôle régulier est opéré afin de s’en assurer 1 2 Jusqu’à mise en place des DCRH, les actes de gestion sont élaborés par la DGAFP. Les dossiers individuels détenus par les ministères ne sont pas systématiquement mis à jour. ! 24

25 5.Le suivi des carrières 25 1La gestion Les textes prévoient que seuls 4 types d’actes sont assortis d’un délai de production.  Il est possible d’anticiper leur élaboration. Cette anticipation est également possible pour les reclassements. S’agissant des autres évènements : la nécessité d’élaborer un acte peut être détectée par le biais des dossiers déposés, à condition qu’il y ait une gestion du courrier entrant ; sur quelle base fixer un délai « satisfaisant » de traitement des dossiers ? 2Le contrôle Il parait difficile à mettre en œuvre avant déploiement de la DCRH. Il nécessite la mise à disposition de listes informatisées pour identifier les évènements à tracer.

26 5.Le suivi des carrières 26 L’objectif est suivi à compter de la mise en place de la DCRH. Dans un premier temps : il porte sur les 4 actes identifiés et sur les reclassements ; dans l’attente du SIRH, il est demandé à la direction informatique une liste mensuelle des évènements précités, qui est utilisée pour la gestion puis pour le contrôle. Le contrôle s’effectue comme suit : ActesDélai de calcul Modalités de calcul du délai de traitement Date de débutDate de fin - Intégration/Engagement - Titularisation/Confirmation - Avancements - Mises à la retraite Validation de l’acte Un à deux ans Attribution du poste budgétaire Date anniversaire + 3 mois

27 6.Les prochaines étapes 27 PAP 2014 OUTILS DEVELOPPES A TERME (modèles types) Les ministères finalisent les plans d’action à l’aide des outils présentés aujourd’hui. En fonction des remontées, des réunions d’appui sont organisées pour la mise en œuvre opérationnelle des plans d’actions RH. document de présentation des besoins en formation pour passage en CTISP plan d’actions pour le suivi du plan de formation contenu type du bilan de formation mode opératoire de l’évaluation des formations boîte à outils d’installation de la DCRH RAP 2014


Télécharger ppt "OBJECTIFS ET INDICATEURS RH Accompagnement des ministères 10 avril 2014 MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE, DE LA REFORME ADMINISTRATIVE ET DE LA MODERNISATION."

Présentations similaires


Annonces Google