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OBJECTIFS ET INDICATEURS RH Accompagnement des ministères

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1 OBJECTIFS ET INDICATEURS RH Accompagnement des ministères
MINISTERE DE LA FONCTION PUBLIQUE, DE LA REFORME ADMINISTRATIVE ET DE LA MODERNISATION DES CADRES JURIDIQUES ET INSTITUTIONNELS SECRETARIAT GENERAL DIRECTION GENERALE DE L’ADMINISTRATION ET DE LA FONCTION PUBLIQUE OBJECTIFS ET INDICATEURS RH Accompagnement des ministères 10 avril 2014

2 L’élaboration de l’organigramme du ministère
SOMMAIRE 1 L’élaboration de l’organigramme du ministère L’élaboration d’un plan de formation Le recensement des effectifs L’installation de la DCRH Le suivi des carrières Les prochaines étapes 2 3 4 5 6 2

3 L’élaboration de l’organigramme du ministère
Recueillir et analyser les textes organiques du Ministère et de ses différentes entités Bâtir une première version de l’organigramme Identifier les responsables de structures Adresser des courriers pour solliciter des rencontres avec les responsables ou des points focaux Consolider l’organigramme Ministère de la Fonction Publique DGAFP Direction de la gestion des personnels Service des carrières Service des emplois Cet outil est utilisé pour tous les projets impliquant une participation des services (plan de formation, recensement des agents, répertoire des métiers, référentiel de fiches de poste,…). 3

4 L’ELABORATION D’UN PLAN DE FORMATION
Les concepts-clés de la formation La formation dans la Fonction Publique gabonaise L’élaboration d’un plan de formation 4

5 Les concepts-clés de la formation
Les définitions La formation Au sein de la Fonction Publique gabonaise, la formation et le perfectionnement contribuent à l’amélioration des connaissances, aptitudes et attitudes de l’agent, en vue de réaliser les objectifs du service public auquel il appartient et d’assurer de manière efficace et efficiente les prestations servies aux clients ou usagers. Elle constitue l’un des leviers de pilotage et d’amélioration de la performance. L’ingénierie de formation Elle vise à concevoir et à mettre en œuvre des dispositifs permettant aux apprenants d’acquérir des compétences, de savoir les combiner et les mobiliser pour agir avec efficacité. Elle comprend : l’ingénierie des dispositifs de formation, l’ingénierie pédagogique. 5

6 Les concepts-clés de la formation
Les acteurs Rôle Acteurs Pilote de la formation - arrête la stratégie de formation de l'organisation - fixe les enveloppes budgétaires - Ministre de la Fonction Publique - Ministre utilisateur Responsable de la formation/Maître d'ouvrage - traduit la stratégie en objectifs - formule les demandes de formation - choisit le maître d'œuvre - vérifie l'acquis des connaissances - Directeur des ressources humaines - Service de la formation Contributeurs - restitue les besoins en formation de son entité - Services déconcentrés de GRH - Directeurs et managers opérationnels des entités gérées Maître d'œuvre - traduit de manière opérationnelle les demandes de formation - choisit le prestataire de formation - valide la programme pédagogique - contrôle le déroulement des actions de formation - Service de la formation - Consultants externes Prestataire de formation - propose un programme pédagogique - organise et dispense les sessions de formation - Formateurs internes (permanents ou occasionnels) - Consultants externes - Ecoles et établissements de formation 6

7 Les concepts-clés de la formation
Les outils Il présente les choix stratégiques effectués par l’organisation pour la période en matière de formation, ainsi que la hiérarchisation des objectifs qui en découle, les demandes de formations, le nombre de stagiaires concernés et les dépenses y afférentes. Il est généralement annuel et/ou triennal. LE PLAN DE FORMATION Sa validation donne lieu à la définition de l’ingénierie de formation. Il précise, sous forme de spécifications, les modalités de réalisation d’une demande de formation : contribution attendue de la formation, caractéristiques de la population à former, objectifs d’activités, contraintes et objectifs de délai, modalités de réalisation, modalités d’évaluation, enveloppe budgétaire. LE CAHIER DE FORMATION 7

8 Les concepts-clés de la formation
Les outils LE PROGRAMME PEDAGOGIQUE Elaboré par le prestataire de formation, il doit proposer un dispositif permettant de satisfaire les spécifications figurant dans le cahier de formation. Il présente : les objectifs pédagogiques (compétences), les principes pédagogiques, les prérequis (parcours de formation), les contenus de formation, les méthodes et moyens d’apprentissage, les durées, les supports documentaires, le dispositif d’évaluation. L’EVALUATION DES FORMATIONS Chaque formation fait l’objet d’une évaluation à chaud, puis d’une évaluation à froid. Un bilan de la formation est élaboré en début d’année suivante. 8

9 La formation dans la Fonction Publique gabonaise
Les types de stage Il existe 2 types de stages : Le stage de perfectionnement,  d’une durée comprise entre 8 et 18 mois ; Le stage de formation : la formation verticale, un cycle complet d’études conférant au fonctionnaire qui l’a suivi avec succès une qualification nouvelle lui permettant d’exercer l’emploi correspondant dans la hiérarchie supérieure à celle précédemment occupée. La durée de ce type de formation est d’au moins 18 mois. la formation horizontale (ou stage de spécialisation), lorsque l’emploi correspondant à la qualification obtenue équivaut hiérarchiquement à celui exercé avant le stage. Sa durée est d’au moins 9 mois. 9

10 La formation dans la Fonction Publique gabonaise
Les formations validées par la DGAFP Cinq procédures peuvent être mises en œuvre en matière de formation : la mise en stage ; la prolongation de stage ; le report de stage ; la réorientation de stage ; l’annulation de stage. C’est le Comité Technique pour les Inscriptions en Stages Professionnels (CTISP) qui valide les demandes, après vérification de la conformité des candidatures, dans la limite des dotations budgétaires et des programmes d’octroi de bourses. Deux sessions ont lieu annuellement, en juillet et en septembre. 10

11 L’élaboration d’un plan de formation
La démarche Fixation de la stratégie ministérielle de formation Détermination des objectifs Note d’orientation nationale Remontées des services et des écoles Evolutions anticipées Identification des compétences requises Compétences existantes Formalisation des besoins en formation Comptes-rendus des entretiens d’évaluation Définition des formations nécessaires Bilan de la formation N-1 Quantification et budgétisation des actions de formation Evaluation des formations Formalisation et validation du document 11

12 ELEMENTS CLES DE LA STRATEGIE MINISTERIELLE DE FORMATION
L’élaboration d’un plan de formation Le détail des étapes ELEMENTS CLES DE LA STRATEGIE MINISTERIELLE DE FORMATION 1 Fixation de la stratégie ministérielle de formation Détermination des objectifs Note d’orientation nationale I - LE CADRE DE REFERENCE 1°/ Les priorités 2°/ Les projets de développement 3°/ Les optimisations souhaitées 4°/ L'évolution des métiers 5°/ L'articulation entre formation collective et individuelle II - LES AXES PRIORITAIRES DE FORMATION III - LES MOYENS ALLOUES IV - LE RAPPEL DE LA DEMARCHE D'ELABORATION DU PLAN DE FORMATION V - LE ROLE ATTENDU DES DIFFERENTS ACTEURS VI - LES ORIENTATIONS CONCERNANT L'EVALUATION DES EFFETS DU PLAN DE FORMATION Ce sont ici les objectifs d’impact qui sont formulés : effets escomptés sur les performances, le fonctionnement ou l’organisation des services. La formulation des objectifs doit : permettre d’identifier aisément les formations nécessaires ; faciliter l’évaluation de leur atteinte 12

13 L’élaboration d’un plan de formation
Le détail des étapes Il est nécessaire de formaliser (note), harmoniser (tableaux à compléter) et expliquer (réunions) l’action. Les remontées doivent intégrer : la contribution attendue, les objectifs d’activités ou de compétences (en situation professionnelle), le calendrier souhaité, la population concernée. Elles constituent également l’occasion pour le terrain de signaler les éventuelles difficultés rencontrées. 2 Remontées des services et des écoles juridiques, organisationnelles, professionnelles, managériales, sociétales Evolutions anticipées Identification des compétences requises Compétences existantes Il convient : d’analyser, de quantifier et de qualifier les besoins par entité (compétences demandées / compétences existantes)  nécessité du dictionnaire ; de les consolider au niveau ministériel (tableau récapitulatif) ; de les transformer en objectifs pédagogiques. 13

14 L’élaboration d’un plan de formation
Le détail des étapes 3 Identification des compétences requises Le besoin exprimé dans les comptes-rendus est d’ores et déjà est exprimé sous forme de formations souhaitées. Formalisation des besoins en formation Comptes-rendus des entretiens d’évaluation Le bilan N-1 fait mention des formations qui n’ont pu être ou ont été partiellement dispensées, de celles qui n’ont pas donné les résultats escomptés, ainsi que d’éventuels besoins apparus lors de la mise en œuvre du plan. Bilan de la formation N-1 Les compétences requises (nécessaires pour effectuer des activités d’un métier ou d’un poste de travail) sont ensuite traduites en besoins de formation. Les projets collectifs et individuels doivent être consolidés en un ensemble cohérent, ce qui implique une priorisation qui s’effectue sur les critères suivants : la note d’orientation nationale et la stratégie ministérielle de formation, l’enveloppe budgétaire allouée. Les actions non ou partiellement conduites en N-1 sont, si besoin, prises en compte, ainsi que les nouveaux besoins émergents. 14

15 L’élaboration d’un plan de formation
Le détail des étapes Evaluation des formations 4 Définition des formations nécessaires Seuls les coûts supportés par le Ministère doivent apparaître dans le plan de formation. Il convient de prendre en compte toutes les dépenses (y compris les rémunérations des stagiaires) et pour les formations internes : la location des locaux, la reprographie, les perdiems, les rémunérations des formateurs,… La budgétisation doit se faire par type de formation. Quantification et budgétisation des actions de formation La consolidation des besoins de formations détermine les actions de formation à mettre en œuvre. Ces actions sont identifiées par domaine. Elles tiennent compte du résultat des évaluations des formations précédemment suivies. Pour chacune d’entre elles, sont notamment précisés : l’intitulé, le domaine, les objectifs, la durée, les effectifs concernés, le coût, le calendrier, le profil nécessaire, éventuellement, le changement de hiérarchie. 15

16 L’élaboration d’un plan de formation
Les acteurs La DGAFP formalise et diffuse les orientations nationales élabore le plan de formation interministériel Le Ministre définit la stratégie ministérielle valide le plan de formation La DCP/DCRH élabore le bilan de la formation N-1 traduit la stratégie ministérielle en objectifs identifie les compétences requises formalise les besoins en formation définit, quantifie et budgétise les actions de formation rédige le plan de formation Le service RH de proximité organise, consolide, hiérarchise et transmet les besoins en compétences et en formation Les managers Les agents Les écoles remontent leurs besoins en compétences et en formation 16

17 L’élaboration d’un plan de formation
Le contenu type du document I - LE RAPPEL DE LA STRATEGIE MINISTERIELLE II - LES OBJECTIFS (d’impact) POURSUIVIS III - LES DOMAINES ET POPULATIONS PRIORITAIRES EN MATIERE DE FORMATION IV - LES METHODES PEDAGOGIQUES RETENUES V - LES ACTIONS DE FORMATION A/ Les formations verticales B/ Les formations horizontales C/ Les stages de perfectionnement VI - LE BUDGET VII - LES MODALITES DE SUIVI ET D'EVALUATION DU PLAN DE FORMATION VIII - LES TRAVAUX A MENER (modalités, acteurs et calendrier) A/ Les formations à examiner en CTISP B/ Les formations organisées par la DCP/DCRH C/ Les formations organisées par les directions 17

18 Priorités « métier » pour n+1 Directive nationale d’orientation
L’élaboration d’un plan de formation Le plan d’actions type Elaboration en année n du plan de formation pour l’année n+1 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 Priorités « métier » pour n+1 Directive nationale d’orientation Directive DGAFP Synthèse du recueil des besoins Recueil des besoins des services Travaux d’analyse et de synthèse pour la finalisation du projet de plan de formation Campagne d’entretiens d’évaluation Validation du plan Finalisation du catalogue de formation Recueil des besoins des agents Bilan de formation N-1 Elaboration et résultats du bilan de la formation n-1 Présentation du plan et du catalogue Remontée des écoles 18

19 L’élaboration d’un plan de formation
Les actions à mener en 2014 Les éléments de contexte le CTISP se réunira en juillet et septembre 2014 ; des formations doivent être organisées en interne afin de satisfaire les besoins de services ; nous sommes début avril. Dès lors, les actions suivantes peuvent être utilement menées : Définir les axes prioritaires de formation et les objectifs d’impact Consolidation du budget ministériel alloué à la formation pour 2014 Recensement auprès des services RH des directions des besoins en compétences et des formations internes prévues en 2014 et 2015 Définition, quantification et budgétisation des actions de formation Objectivation des besoins pour le CTISP Définition des rôles et responsabilités des acteurs pour les actions internes Définition des modalités de suivi du plan Elaboration du plan de formation 2015 19

20 Le recensement des effectifs
Les généralités Pour la gestion des ressources humaines, il est nécessaire de disposer de données relatives aux effectifs de type : quantitatif : COMBIEN ? qualitatif : QUEL PROFIL/ METIER ? situationnel : DANS QUELS SERVICES ? Ce recensement, qui doit être effectué dès à présent, s’enrichira avec la mise à disposition de nouveaux outils : dans un 1er temps, un tableau Excel avec les données les plus utiles ; d’ici la fin de l’année, des tableaux prédéfinis et des requêtes paramétrables dans le nouveau système d’information. 20

21 3 niveaux de l’organigramme
Le recensement des effectifs Le premier tableau de collecte Il peut être obtenu selon le mode opératoire suivant : élaboration d’un tableau modèle par la DCP/DCRH ; transmission par le SG du tableau aux responsables des différentes entités ministérielles ; consolidation des données par la DCP/DCRH. Les données idéalement contenues dans ce tableau sont les suivantes : Matricule Nom Prénom Date de naissance Sexe Statut (1) Corps Grade Hiérarchie Secteur Spécialité Profil (2) Position (3) Poste de travail (4) En Formation (5) Fonction Affectation Lieu d'exercice Type de services (6) Direction Générale Direction Service Province Commune Etranger (1) : Statut = Fonctionnaire, Contractuel sous statut local, Contractuel sous statut expatrié, Contractuel hors statut, Main d'œuvre non permanente (2) : Profil = Diplôme le plus élevé obtenu par l'agent (3) : Position = Activité, Détachement, Hors cadre, Disponibilité, (Sous les drapeaux) (4) : Poste de travail = Oui/Non (5) : Oui/non (6) : Type de services = Services centraux, services déconcentrés 3 niveaux de l’organigramme 21

22 L’installation de la DCRH
Les généralités Le mode opératoire retenu La mise en place des DCRH sera graduelle : déploiement prioritaire des services de gestion administrative ; mise en œuvre progressive des autres services, qui gèrent dans un premier temps les dossiers incontournables (formation par exemple) La DGAFP fournit : l’organigramme calibré actualisé et les fiches de poste types ; les outils métiers et méthodologiques indispensables au démarrage ; l’appui des experts métiers sur site Les prérequis des responsables désignés des agents formés des locaux des équipements mobiliers des équipements informatiques l’installation de FUR sur les postes les dossiers individuels des agents 22

23 L’installation de la DCRH
Les actions à mener par les ministères 1 - Désigner les encadrants de manière provisoire - le DCRH et l'adjoint dans l'attente des nominations - les chefs de service (et chefs de bureau si besoin) 2 - Affecter les agents dans les bureaux (gestion administrative en priorité) 3 - Calculer le nombre de m2 nécessaires - signaler à la hiérarchie les surfaces manquantes - répartir les agents dans les locaux à disposition 4 - Equiper les bureaux (mobilier et informatique) 5 - Se rapprocher de la Direction Informatique de la DGAFP pour installation de FUR sur les postes 6 - Classer les dossiers individuels dans la salle d'archives existant DGAFP Il ne faut pas omettre de dimensionner la salle d’archives au vu du nombre de dossiers individuels Sa mise en place constitue un préalable indispensable au déploiement de la DCRH Elle est impérativement située à proximité des services d’élaboration des actes. Textes de référence 23

24 Le suivi des carrières « Etre parvenu à un meilleur suivi des carrières » AU PLAN OPERATIONNEL en terme de gestion les situations administratives des agents sont à jour  les actes sont produits dans les délais en terme de contrôle un contrôle régulier est opéré afin de s’en assurer 1 2 Jusqu’à mise en place des DCRH, les actes de gestion sont élaborés par la DGAFP. Les dossiers individuels détenus par les ministères ne sont pas systématiquement mis à jour. ! 24

25 Le suivi des carrières 1 La gestion 2 Le contrôle
Les textes prévoient que seuls 4 types d’actes sont assortis d’un délai de production. Il est possible d’anticiper leur élaboration. Cette anticipation est également possible pour les reclassements. S’agissant des autres évènements : la nécessité d’élaborer un acte peut être détectée par le biais des dossiers déposés, à condition qu’il y ait une gestion du courrier entrant ; sur quelle base fixer un délai « satisfaisant » de traitement des dossiers ? 2 Le contrôle Il parait difficile à mettre en œuvre avant déploiement de la DCRH. Il nécessite la mise à disposition de listes informatisées pour identifier les évènements à tracer. 25

26 En résumé : Le suivi des carrières
L’objectif est suivi à compter de la mise en place de la DCRH. Dans un premier temps : il porte sur les 4 actes identifiés et sur les reclassements ; dans l’attente du SIRH, il est demandé à la direction informatique une liste mensuelle des évènements précités, qui est utilisée pour la gestion puis pour le contrôle. Le contrôle s’effectue comme suit : Actes Délai de calcul Modalités de calcul du délai de traitement Date de début Date de fin - Intégration/Engagement - Titularisation/Confirmation - Avancements - Mises à la retraite Validation de l’acte Attribution du poste budgétaire Un à deux ans Date anniversaire + 3 mois Date anniversaire 26

27 OUTILS DEVELOPPES A TERME (modèles types)
Les prochaines étapes Les ministères finalisent les plans d’action à l’aide des outils présentés aujourd’hui. En fonction des remontées, des réunions d’appui sont organisées pour la mise en œuvre opérationnelle des plans d’actions RH. PAP 2014 RAP 2014 document de présentation des besoins en formation pour passage en CTISP plan d’actions pour le suivi du plan de formation contenu type du bilan de formation mode opératoire de l’évaluation des formations boîte à outils d’installation de la DCRH OUTILS DEVELOPPES A TERME (modèles types) 27


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