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Marché coopératif du secteur de l’éducation de l’Ontario Au premier rang de la transformation de la gestion de la chaîne d’approvisionnement Association.

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2 Marché coopératif du secteur de l’éducation de l’Ontario Au premier rang de la transformation de la gestion de la chaîne d’approvisionnement Association canadienne du personnel administratif universitaire 20 juin 2006

3 Programme :  Aperçu du MCSÉO – Franca Gemignani  Aperçu des marchés électroniques – Yves Jobin  Bilan de l’avancement du MCSÉO et prochaines étapes – Renata Faverin  Représentants du MCSÉO et personnes-ressources – Aperçu des marchés électroniques Bilan de l’avancement du MCSÉO et prochaines étapes Représentants du MCSÉO et personnes-ressources Aperçu du MCSÉO

4  Qu’est-ce que le MCSÉO? – Nos objectifs clés  Qui participe au MCSÉO? – Établissements qui participent actuellement  Pourquoi le MCSÉO? – Les avantages pour les établissements, les professionnels de l’achat et les fournisseurs Aperçu du MCSÉO Aperçu des marchés électroniques Bilan de l’avancement du MCSÉO et prochaines étapes Représentants du MCSÉO et personnes-ressources Aperçu du MCSÉO :

5 Qu’est-ce que le MCSÉO?  Le MCSÉO est un marché électronique qui permet de réunir des acheteurs et des fournisseurs et d’en arriver ainsi à un processus d’approvisionnement plus efficace  Le MCSÉO est dirigé par les acheteurs (nos établissements en tirent donc le plus grand profit)  Le modèle de fonctionnement et le modèle de gouvernance à long terme du MCSÉO sont actuellement à l’étude  Le gouvernement de l’Ontario finance le coût de développement du MCSÉO 20 juin

6 Qu’est-ce que le MCSÉO? Le modèle proposé 20 juin Marché du MCSÉO Gestion des contrats Portail des fournisseurs Analyse des dépenses Services du marché Réquisitions Catalogues Appels d’offres Transactions et intégration des applications de l’entreprise acheteurs navigateur système d’achats fournisseurs navigateur système de gestion des commandes Commandes

7 Qu’est-ce que le MCSÉO? Le modèle proposé June 20,  Toutes les transactions d’achat (demandes et panier d’achat jusqu’à la saisie des données de facturation) créées et sauvegardées dans le marché  Les données de facturation sont envoyées au système principal de l’utilisateur (un peu comme pour PCard) EduBuys / Edubuys Plus  Procéder à des enchères normales et des enchères inversées  Signaler les évènement d’enchères aux fournisseurs inscrits Enchères  Gestion électronique des appels d’intérêt, des DP, des appels d’offre et de l’affichage public des documents de RFX (parallèlement à l’affichage dans MERX)  Plusieurs utilisateurs peuvent élaborer en commun des contrats électroniques eRFX  Analyse électronique des données d’achat afin de découvrir les invariants et les tendances en matière de dépense pour une entité donnée Analyse des dépenses  Créer, archiver, modifier et gérer tous les types de contrat  Surveiller la conformité au contrat du fournisseur Gestion des contrats  Services d’accueil des nouveaux fournisseurs, hébergement des catalogues, vérification automatisée  Comparaison du prix d’un article dans les catalogues de plusieurs fournisseurs  Des services en option (par ex. conception de catalogues, automatisation de la facturation) sont offerts Portail des fournisseurs Fonctionnalité au lancement Fonctionnalité prévue

8 Qui participe au MCSÉO? 20 juin Les établissements qui participent actuellement au MCSÉO dépensent chaque année à peu près 1,3 milliard de dollars : Un pouvoir d’achat important Les écoles, les collèges et les universités de l’Ontario dépensent à peu près deux milliards de dollars annuellement.

9 Qui participe au MCSÉO? Et les candidats se bousculent au portillon… June 20, Établissements qui ont exprimé leur soutien Brock University Carleton University Dufferin-Peel Catholic District School Board Fleming College George Brown College Georgian College Lakehead University Université Laurentienne Queen’s University University of Guelph University of Windsor Wilfrid Laurier University McMaster University Établissements qui ont manifesté un intérêt Conseil scolaire catholique Franco-Nord Huron Superior Catholic District School Board Conseil d’administration du Niagara College of Applied and Technical Arts Upper Grand District School Board

10 Pourquoi le MCSÉO?  Dans le secteur de l’éducation, des établissements partagent depuis de nombreuses années leurs bonnes idées en matière de gestion des activités d’approvisionnement  Il serait souhaitable de tirer profit des pratiques exemplaires en matière d’approvisionnement et des exemples de réussite de l’Université de Toronto et du secteur public, e-Virginia (eVA) 20 juin Source: sondage de l’Université de Toronto, février ,46 heures L’approvisionnement électronique demande moins de temps, est plus efficace et coûte moins cher que les méthodes traditionnelles 0, $12 $ Nombre d’heures consacré à une commande Étapes d’une commande Coût par transaction Approvisionnement électronique Approvisionnement traditionnel

11 Pourquoi le MCSÉO? Les avantages pour les établissements  Répondra aux besoins de la majorité des établissements, quels que soient la taille, le mode de gestion ou l’emplacement  La conception, le développement et la mise en œuvre du marché est financé par le ministère des Finances dans le cas des établissements signataires d’une lettre d’engagement  Le MFO, le MFCU, ainsi que l’EDU voient d’un très bon œil les établissements qui souhaitent participer au MCSÉO 20 juin À venir à l’automne 2006 : campagne de recrutement de nouveaux établissements participants Le MCSÉO souhaite vivement ajouter de nouveaux collèges, universités et conseils scolaires à sa liste d’établissements membres! Nous allons fournir au ministère des Finances une liste de membres mise à jour, conformément à ses exigences.

12 Pourquoi le MCSÉO? Les avantages pour les établissements  Maximiser l’efficacité en première ligne – simplifier des processus complexes et les rendre moins coûteux et plus convivial pour les utilisateurs  Des achats plus simples pour les chercheurs, le personnel administratif, les enseignants, etc.  Un plus grand poids aux yeux des fournisseurs – normalisation accrue, meilleurs services de traitement  Investissements réduits de la part de chaque participant sur le plan des technologies de la chaîne d’approvisionnement 20 juin Que ferez-vous de votre part des économies réalisées? Il est prévu que les économies réalisées grâce au MCSÉO sur le plan de l’efficacité opérationnelle et de la sélection stratégique des fournisseurs s’élèveront à plus de 85 millions de dollars d’ici l’exercice

13 Pourquoi le MCSÉO? Les avantages pour les professionnels de l’achat  Veiller au respect des politiques en matière d’achats – le flux de travail du MCSÉO fait en sorte que les utilisateurs ne peuvent faire autrement que de respecter les politiques applicables, les lois et les approbations  Gagner du temps – le MCSÉO simplifiera le processus d’achat, et éliminera certaines tâches manuelles liées au support papier  Favoriser la reddition de comptes, et une piste de vérification complète – Le MCSÉO conserve des traces des actions et des décisions de chaque transaction  Faire plus avec moins dans un contexte d’austérité budgétaire –  L’automatisation permet de réduire le coût des transactions d’achat  Un pouvoir d’achat collectif plus important débouche sur des prix réduits pour les participants au marché  Les économies réalisées sont réinvesties dans l’éducation 20 juin Le MCSÉO soutient la mission et les objectifs de l’Ontario University Purchasing Management Association (OUPMA) Le MCSÉO soutient la mission de l’OUPMA, qui est de favoriser la collaboration et l’échange d’information (par ex. les pratiques exemplaires en matière d’achats) ainsi que l’objectif consistant à encourager les initiatives d’approvisionnement coopératif qui permettent de faire le meilleur usage possible du pouvoir d’achat des établissements.

14 Pourquoi le MCSÉO? Les avantages pour les professionnels de l’achat  Recevoir plus rapidement les biens et les services commandés – le marché électronique permet de réduire le temps de traitement des transactions  Améliorer l’exactitude des commandes grâce au MCSÉO en ligne, et aux catalogues de fournisseurs du marché électronique  Trouver de meilleurs produits et services – Les établissements ont des contacts avec une gamme plus vaste de fournisseurs grâce au MCSÉO  Mieux comprendre les activités d’achat –  Commander la bonne quantité au bon moment  Une plus grande marge de manœuvre dans la négociation des contrats  Capacité améliorée sur le plan des rapports de gestion  Rester à jour – le MCSÉO informera les établissements des mises à jour et des changements relatifs aux produits par l’entremise des catalogues des fournisseurs 20 juin

15 Pourquoi le MCSÉO? Les avantages pour les fournisseurs  Occasion d’accroître les recettes – point d’accès centralisé pour des universités, des collèges et des écoles dont les dépenses annuelles s’élèvent à 2 milliards de dollars  Réduire le coût par article vendu – Le MCSÉO propose un processus d’approvisionnement commun pour tous les acheteurs participants  Favoriser le libre jeu de la concurrence – les fournisseurs, quels que soient leur taille et leur emplacement, peuvent se faire concurrence pour obtenir des contrats des mêmes acheteurs 20 juin Guichet unique d’un marché de 2 milliards de dollars L’excellente proposition de valeur du MCSÉO aux fournisseurs permettra de proposer aux établissements participants un choix plus vaste de produits au meilleur prix possible.

16  Technologie sous-jacente des marchés électroniques  Transformation des marchés électroniques (en Amérique du Nord, dans le secteur public)  1er étude de cas : eVA  2e étude de cas : les hôpitaux du Québec  Principales difficultés à surmonter sur le plan de la mise en œuvre Aperçu du MCSÉO Aperçu des marchés électroniques Bilan de l’avancement du MCSÉO et prochaines étapes Représentants du MCSÉO et personnes-ressources Aperçu des marchés électroniques :

17 Marchés électroniques – Technologie sous-jacente Éléments principaux Les quatre principales caractéristiques de la technologie des marchés électroniques : 20 juin La technologie est un outil habilitant qui permet l’amélioration continue des pratiques d’appro- visionnement.  Offre la fonctionnalité de marché  Compatible avec plusieurs types de serveurs et de bases de données Applications pour le marché  Les outils EAI assure l’interface entre les applications du marché et les systèmes principaux des établissements ou des fournisseurs  Fournit des modèles prêt-à-utiliser pour accélérer le transfert de données entre les applications du marché et les systèmes principaux des établissements ou des fournisseurs  Fournit le matériel et les réseaux pour des applications ayant une architecture à n-niveaux  Compatible avec des couches d’application, de sécurité et d’intégration  Sécurité de la transmission des données, des coupe-feu, de la détection et du blocage des virus et des intrusions, de la vérification de l’utilisateur Sécurité Couche d’interface interentreprise et A2A Infrastructure du système

18 Transformation des marchés électroniques (Amérique du Nord) 20 juin Fin des années 90  Premiers balbutiements des marchés électroniques grâce à l’arrivée de logiciels fiables d’approvisionnement en ligne 2000 – 2001  Réduction du nombre de joueurs après l’éclatement de la bulle Internet Fin des années 90 à  Le secteur public et le secteur privé s’empressent de mettre en place des marchés électroniques.  Segmentation en fonction des divers types de marché :  marchés axés sur les acheteurs;  marchés axés sur les fournisseurs; et  marchés gérés par une tierce partie à aujourd’hui  Les marchés électroniques cessent de jouer au champion du multi-services et proposent plutôt un ensemble de services qui répondent aux principaux besoins des participants.  Les nouveaux marchés cherchent à éviter les erreurs du passé et profitent de l’amélioration constante des logiciels.

19 Transformation des marchés électroniques (Secteur public)  Le secteur public a su tirer profit de l’approvisionnement en ligne :  Niveau élevé de dépenses combiné à une dissémination des points de commande  Capacité d’utiliser le total des dépenses afin d’aller chercher le meilleur prix possible  Rapports transparents avec un grand nombre de fournisseurs  Plusieurs exemples de marchés électroniques, 2 cas seront décrits  1er étude de cas : eVA  2e étude de cas : les hôpitaux québécois 20 juin « Aucun secteur n’est mieux placé que le secteur public, aujourd’hui et dans les prochaines années, pour ce qui est des occasions de tirer profit de l’approvisionnement en ligne, à cause du total très élevé des dépenses et de la dissémination des points de commande. » Andy Kyte VP directeur de recherche, secteur interentreprise, Gartner Group

20 1 er étude de cas : eVA La difficulté à surmonter  Activités d’approvisionnement fortement décentralisées, plus de 180 points d’achat en l’occurrence (y compris des écoles, des collèges et des universités) – systèmes et procédés excédentaires  Les activités d’approvisionnement utilisaient divers logiciels, divers systèmes d’achats automatisés et divers procédés manuels  Aucune utilisation du pouvoir d’achat collectif  Absence de rapports sur les fournisseurs et les achats  Utilisation non uniforme de la technologie la plus récente, des normes applicables et des pratiques exemplaires 20 juin Une identité centrale pour l’appro- visionnement En mai 2000, Le gouverneur James Gilmore décide de mettre en œuvre un nouveau système d’approvisionnement en ligne afin de centraliser l’approvisionnement pour les utilisateurs et les fournisseurs du Commonwealth.

21 1 er étude de cas : eVA La solution  Activités d’approvisionnement automatisées – simplification et accélération de l’ensemble du processus (du besoin à l’adjudication)  Centre commercial électronique – les acheteurs font des recherches en ligne, comparent des offres; les fournisseurs ont un guichet unique pour tout le marché gouvernemental  Inscription en ligne des fournisseurs – les fournisseurs ne s’inscrivent qu’une seule fois; les acheteurs ont une source centralisée de renseignements lorsqu’ils cherchent des fournisseurs  Intégration avec les autres systèmes PRO du Commonwealth – permet un fonctionnement de type « branchez et payez » du système d’approvisionnement pour les diverses entités du Commonwealth  Entrepôt de données sur les fournisseurs et les achats – repérer les possibilités d’économies pour les produits courants, information financière en temps réel pour la prise de décisions 20 juin Activités d’approvisionneme nt automatisées Centre commercial électronique Catalogues en ligne Inscription en ligne des fournisseurs Intégration avec les systèmes PRO du Commonwealth Entrepôt de données sur les fournisseurs et les achats

22 1 er étude de cas : eVA 20 juin Portail eVA Entrepôt de transactions d’achat Entrepôt de données sur les fournisseurs Centre commercial électronique Affichage public, Push Inscription des fournisseurs Données sur les fournisseurs Soumissions et passation de marché Enchères Demandes d’achat et commandes Réception et facturation AuthenticationIntégritéEfficacité Exhaustivité Système d’approvisionnement de l’organisme Enchères, données sur les fournisseurs Commandes, offres fournisseurs Réception de la commande Catalogues en temps réel Envoi d’offres, factures EDI

23 1 er étude de cas : eVA June 20,  Économies de 114 M$  Économies annuelles de 36,5 M$, évitement des coûts  Le coût par achat réduit de 50 %  Durée du cycle de traitement (de l’appel d’offres à la passation de marché) réduite parfois de 70%  Traitement de plus de commandes  Valeur totale des commandes : 8,8 milliards de dollars  983 catalogues  fournisseurs  171 organismes, 492 emplacements  utilisateurs Les résultats eVA est la solution intégrée d’appro- visionnement en ligne la plus ambitieuse aux États-Unis, et sa mise en œuvre à l’échelle de l’État s’est fait en un temps record. eVA est un modèle facilement transposable.

24 2e étude de cas : les hôpitaux du Québec La difficulté à surmonter  Cinq hôpitaux participants (plus de employés) utilisant divers types d’infrastructures, de systèmes existants, d’enchaînement des opérations, de procédures administratives – systèmes et processus excédentaires  Processus d’achat long et pénible, beaucoup de manipulations, tâches devant être effectué deux fois  Erreurs dans les commandes à cause de la retranscription manuelle de longues unités textuelles  Manque d’informations à jour sur les produits  Pas d’utilisation du pouvoir d’achat collectif  Utilisation non uniforme de la technologie la plus récente, des normes applicables et des pratiques exemplaires 20 juin

25 2e étude de cas : les hôpitaux du Québec La solution  Mise en œuvre du premier fournisseur de services applicatifs (ASP) de SAP dans le secteur des soins de santé au Québec  Pratiques simplifiées, propositions de processus normalisés  Mise en œuvre de pratiques exemplaires en matière d’approvisionnement  Mise en œuvre d’un marché électronique, de solutions de gestion du contenu et de services d’intégration en faisant appel à :  Connect Plus du Global Health Exchange (GHX)  GHX Content Centre 20 juin

26 2e étude de cas : les hôpitaux du Québec Les résultats  Le traitement des commandes, qui prenait 2 jours en moyenne, ne prend plus que 10 minutes  L’Hôpital du Sacré-Cœur prévoit réaliser des économies de 1,8 M$ en heures de soins infirmiers au cours des cinq prochaines années, 1,2 M$ au chapitre des coûts  Élimination des renseignements désuets, redondants ou inexacts sur les produits  Réduction importante des erreurs de transactions en éliminant l’étape de la saisie manuelle des documents June 20,

27 Principales difficultés à surmonter  Définir une fonctionnalité qui répond aux besoins les plus urgents de l’ensemble des établissements participants  Convaincre sans relâche un grand nombre d’intervenants (à savoir les acheteurs, les fournisseurs, le gouvernement et les citoyens)  Définir le mode de gouvernance et le PE entre les participants et le marché  Préserver le niveau d’engagement et de participation du comité directeur du MCSÉO  Trouver une expertise crédible en matière de marchés électroniques afin de livrer le MCSÉO 20 juin Une gestion du changement efficace a plus d’importance que la technologie utilisée lorsqu’il s’agit de mettre en œuvre des marchés électroniques

28  Bilan de l’avancement du MCSÉO  Prochaines étapes du MCSÉO  Représentants des établissements participants  Personnes-ressources du MCSÉO Aperçu du MCSÉO Aperçu des marchés électroniques Bilan de l’avancement du MCSÉO et prochaines étapes Représentants du MCSÉO et personnes-ressources Bilan de l’avancement du MCSÉO et prochaines étapes :

29 Bilan de l’avancement du MCSÉO 20 juin mars 2004 AchatsOntario est lancé aout 2005 Le MCSÉO débute la phase 1 de ses travaux, à savoir l’évaluation de la possibilité de mise en œuvre d’un marché pour l’approvisionnement en ligne avril 2006 La phase 2 du MCSÉO reçoit un financement de 1,2 M$ novembre 2005 Le MCSÉO complète la phase 1, et relève d’importantes économies à réaliser sur le plan des finances et des opérations mai 2006 Début de la phase 2 du MCSÉO : la sélection du logiciel et la conception détaillée mars 2005 Un petit groupe de professionnels en approvisionnement, représentant des universités, des collèges et des conseils scolaires, élaborent une demande de financement pour le ministère des Finances

30 Les prochaines étapes du MCSÉO Printemps-été 2006  Phase 2: sélection du logiciel et début de la conception détaillée (CGI est le fournisseur de service)  Élaboration d’un plan des communications et d’un plan de marketing afin de s’assurer que les intervenant reçoivent en permanence les nouvelles les plus récentes Le site Web est en construction et sera prêt à l’automne Élaboration de bulletins d’information pour les trois secteurs pertinents, qui seront distribués par intermédiaire des associations (le CNA transmettra des mises à jour pour l’ACPAU)  Élaborer des stratégies pour l’adoption du marché par les acheteurs, par les fournisseurs  Élaborer ce qui sera le modèle de gouvernance du MCSÉO 20 juin

31 Les prochaines étapes du MCSÉO Printemps-été 2006  Élaborer un cadre de diligence raisonnable afin de : Vérifier le bien-fondé du modèle financier et des hypothèses utilisées grâce à un examen indépendant de l’analyse de rentabilisation Vérifier le degré de préparation technologique du secteur public en général à des marchés électroniques Définir les « traces écrites » virtuelles de vérification susceptibles de satisfaire aux exigences des divers intervenants 20 juin

32 Les prochaines étapes du MCSÉO Automne 2006  Tenue de quatre (4) séminaires intensifs régionaux sur le projet du MCSÉO à l’intention des universités, des collèges et des écoles  Début de la campagne de recrutement d’établissements participants  La campagne de recrutement de fournisseurs se poursuit  Début des travaux de conception du marché 20 juin

33 Représentants des établissements participants June 20, MEMBREÉTABLISSEMENT PARTICIPANT DAVIES, JohnVP, Services administratifs Humber Human Institute of Technology and Advanced Learning EVELYN, AllanDirecteur, Services financiers, Seneca College FAVERIN, Renata – présidente Directrice, Services d’approvisionnement, York University HAYES, LorraineGestionnaire, Services des achats, Trent University KYRITSIS, TerryContrôleur adjoint, Services administratifs, Toronto District School Board MOORE, BobDirecteur, Achats, The University of Western Ontario PITMAN, WadeGestionnaire, Achats et paiement, Ryerson University SBAHI, AbderDirecteur, Approvisionnements et Services, Université d’Ottawa WHITTAKER, StephenDirecteur,Services d’approvisionnement, University of Toronto

34 Personnes-ressources du MCSÉO 20 juin Renata Faverin, Présidente du comité directeur du MCSÉO, Directrice, Services d’approvisionnement, York University (416) Franca Gemignani, Coordinatrice de projet, MCSÉO (416)

35 Merci


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