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Formation Microsoft ® Office Excel ® 2007 Devenir un pro [Nom de votre société] présente :

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1 Formation Microsoft ® Office Excel ® 2007 Devenir un pro [Nom de votre société] présente :

2 Devenir un pro Sommaire du cours Vue d'ensemble : Une présentation concrète Leçon 1 : Ce qui a changé et pourquoi Leçon 2 : Excel dans la pratique Leçon 3 : Un nouveau format de fichier Les deux premières leçons comprennent une liste de tâches suggérées, ainsi qu'un test rapide.

3 Devenir un pro Vue d'ensemble : Une présentation concrète Excel 2007 a un nouveau look ! Vous y retrouverez les feuilles de calcul auxquelles vous êtes habitué, à quelques changements près. En particulier, les menus et boutons de la partie supérieure de la fenêtre ont été remplacés par le ruban. Ce cours vous montre comment utiliser le ruban et souligne les autres modifications dans Excel qui vous aideront à faire de meilleures feuilles de calcul, plus vite.

4 Devenir un pro Objectifs du cours Comprendre la nouvelle interface d'Excel. Trouver les commandes les plus communes sur le ruban : Couper, Copier, Coller, Insérer des lignes dans la feuille, Insérer des colonnes dans la feuille et Somme. Enregistrer vos classeurs dans les nouveaux formats de fichiers Excel.

5 Leçon 1 Ce qui a changé et pourquoi

6 Devenir un pro Ce qui a changé et pourquoi Oui, beaucoup de choses ont changé dans Excel Ces changements sont particulièrement visibles dans la partie supérieure de la fenêtre. Et ils en valent la peine ! Les commandes dont vous avez besoin sont maintenant plus particulièrement visibles et accessibles dans un centre de commande appelé le ruban.

7 Devenir un pro Que contient le ruban ? Le ruban se compose d'onglets, de groupes et de commandes. Les onglets Les onglets représentant les tâches principales que vous effectuez dans Excel. Ils sont au nombre de sept, alignés le long de la partie supérieure de la fenêtre Excel. Les groupes Les groupes, affichés sous les onglets, sont des ensembles de commandes connexes. Les commandes Une commande est un bouton, un menu ou une zone où vous entrez des informations.

8 Devenir un pro Que contient le ruban ? Comment se mettre au travail sur le ruban ? Les principales commandes d'Excel sont regroupées sous le premier onglet, l'onglet Accueil. Commençons au commencement.

9 Devenir un pro Que contient le ruban ? Les groupes rassemblent toutes les commandes dont vous êtes susceptibles d'avoir besoin pour un certain type de tâche. Tout au long de votre tâche, les groupes restent à l'écran, immédiatement accessibles ; les commandes ne sont plus masquées dans les menus. À la place, les commandes vitales sont visibles au- dessus de votre espace de travail.

10 Devenir un pro Davantage de commandes, uniquement quand vous en avez besoin Les commandes du ruban sont celles que vous utilisez le plus. Au lieu d'afficher chaque commande tout le temps, Excel 2007 affiche certaines commandes uniquement lorsque vous en avez besoin, en réponse à l'action que vous faites. Par conséquent, ne vous inquiétez pas si toutes les commandes dont vous avez besoin en permanence n'apparaissent pas systématiquement. Commencez votre tâche, les commandes dont vous avez besoin seront alors disponibles.

11 Devenir un pro Des options supplémentaires, si vous en avez besoin Parfois, une flèche appelée Lanceur de boîte de dialogue, apparaît dans le coin inférieur droit d'un groupe. Cela signifie que des options supplémentaires sont disponibles pour le groupe. Sous l'onglet Accueil, cliquez sur la flèche dans le groupe Police. Cliquez sur le lanceur de boîte de dialogue, et vous verrez une boîte de dialogue ou un volet Office. L'image en montre un exemple : La boîte de dialogue Format de cellule s'ouvre, avec l'option exposant et d'autres, associées aux polices.

12 Devenir un pro Ajouter des commandes à la barre d'outils Utilisez-vous souvent des commandes qui ne sont pas aussi facilement accessibles que vous le souhaiteriez ? Vous pouvez facilement les ajouter à la barre d'outils Accès rapide. Lisez l'animation pour apprendre à ajouter, puis supprimer, un bouton dans la barre d'outils Accès rapide. Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire.

13 Devenir un pro Ajouter des commandes à la barre d'outils Utilisez-vous souvent des commandes qui ne sont pas aussi facilement accessibles que vous le souhaiteriez ? Vous pouvez facilement les ajouter à la barre d'outils Accès rapide. La barre d'outils Accès rapide se trouve au-dessus du ruban lorsque vous démarrez Excel 2007 pour la première fois. Là, les commandes sont toujours visibles et accessibles.

14 Devenir un pro Que sont devenus mes raccourcis clavier préférés ? Si vous utilisez davantage le clavier que la souris, il devrait vous intéresser de savoir que le ruban propose de nouveaux raccourcis. Chaque bouton est associé à un raccourci dans le ruban. Des raccourcis qui nécessitent souvent moins de touches. Cette modification engendre deux avantages considérables par rapport aux versions précédentes d'Excel :

15 Devenir un pro Que sont devenus mes raccourcis clavier préférés ? Les nouveaux raccourcis ont également un nouveau nom : les touches accélératrices. Voici par exemple comment utiliser des touches accélératrices pour centrer du texte : Appuyez sur ALT pour faire apparaître les touches accélératrices. Appuyez sur L pour sélectionner l'onglet Accueil. Appuyez sur A, puis sur C pour centrer le texte sélectionné.

16 Devenir un pro Les anciens raccourcis clavier associés à la touche CTRL sont encore actifs et vous pouvez les utiliser comme vous l'avez toujours fait. Par exemple, CTRL+C permet toujours de copier des éléments dans le Presse-papiers et CTRL+V permet toujours de coller des éléments à partir du Presse-papiers. Que sont devenus mes raccourcis clavier préférés ? Qu'est-il advenu des anciens raccourcis clavier ?

17 Devenir un pro Nouvel affichage Le ruban est loin d'être la seule nouveauté d'Excel Le mode Mise en page en est une autre. Si vous avez déjà utilisé le mode Page de Microsoft Office Word, vous serez ravi de voir Excel doté d'avantages similaires.

18 Devenir un pro Nouvel affichage Pour voir le nouvel affichage, cliquez sur Mise en page de la barre d'outils Affichage. En-têtes des colonnes. En-têtes des lignes. Règles de marge. Voici ce que vous découvrirez dans la feuille de calcul :

19 Devenir un pro Nouvel affichage En mode Mise en page, la page est bordée de marges en haut, en bas et sur les côtés de la feuille de calcul, et un peu d'espace bleu entre les feuilles de calcul. Autres avantages du nouveau mode d'affichage : Vous n'avez pas besoin d'utiliser le mode Aperçu avant impression pour rechercher les problèmes avant l'impression. Il est plus facile que jamais d'ajouter des en-têtes et des pieds de page. Vous pouvez afficher différentes feuilles de calcul dans différentes vues. Des règles sur les bords supérieur et latéraux vous aident à ajuster les marges.

20 Devenir un pro Utiliser différentes résolutions d'écran Tout ce qui a été décrit jusqu'à présent s'applique si votre écran est réglé en haute résolution et que la fenêtre Excel est agrandie. Si tel n'est pas le cas, les choses se présentent différemment. À basse résolution. Si votre écran est défini en basse résolution, par exemple 800 x 600 pixels, quelques groupes du ruban n'afficheront que le nom du groupe, mais pas les commandes du groupe. Quand et comment les choses se présentent-elles différemment ?

21 Devenir un pro Utiliser différentes résolutions d'écran Tout ce qui a été décrit jusqu'à présent s'applique si votre écran est réglé en haute résolution et que la fenêtre Excel est agrandie. Si tel n'est pas le cas, les choses se présentent différemment. Lorsque la fenêtre Excel n'est pas agrandie. Certains groupes afficheront uniquement le nom du groupe. Quand et comment les choses se présentent-elles différemment ? Avec les Tablet PC. Sur les PC dotés des écrans les plus petits, le ruban s'adapte pour afficher des versions réduites des onglets et des groupes.

22 Devenir un pro Exercices pratiques 1.Entrer du texte. 2.Régler la largeur de la colonne. 3.Changer de vue du document. 4.Afficher ou masquer l'espace vide. 5.Ajouter un bouton à la barre d'outils Accès rapide. Exercices pratiques en ligneExercices pratiques en ligne (Excel 2007 requis)

23 Devenir un pro Test 1, question 1 Vous pouvez personnaliser Excel 2007 en ajoutant des commandes à la barre d'outils Accès rapide. (une réponse possible) 1.Vrai. 2.Faux.

24 Devenir un pro Test 1, question 1 : Réponse Vrai. Vous pouvez ajouter les commandes auxquelles vous souhaitez pouvoir accéder rapidement dans la barre d'outils Accès rapide.

25 Devenir un pro Test 1, question 2 Certaines commandes apparaissent uniquement lorsque vous en avez besoin. (une réponse possible) 1.Vrai. 2.Faux.

26 Devenir un pro Test 1, question 2 : Réponse Vrai. Au terme de la première étape ou de la deuxième, vous verrez s'afficher un nouvel onglet, avec toutes les commandes dont vous avez besoin. Insérez, par exemple, un graphique ou un en-tête et un pied de page et d'autres commandes apparaîtront.

27 Leçon 2 Excel en pratique

28 Devenir un pro Excel en pratique La première leçon vous a permis de vous familiariser avec la nouvelle interface d'Excel Il est temps à présent de passer à la pratique. Supposons que vous ayez une demi-heure avant votre prochaine réunion pour réviser et corriger une feuille de calcul que vous avez créée dans une version précédente d'Excel. Pouvez-vous faire les choses élémentaires que vous devez faire dans Excel 2007, en 30 minutes ? Cette leçon va vous montrer comment vous y prendre.

29 Devenir un pro Ouvrir un fichier Commençons par le commencement. Vous voulez ouvrir un classeur existant, créé dans une version précédente d'Excel. Cliquez sur le bouton Microsoft Office. Effectuez les actions suivantes : Cliquez sur Ouvrir, puis sélectionnez le classeur voulu. Notez également que vous pouvez cliquer sur Options Excel, en bas du menu pour définir les options du programme.

30 Devenir un pro Insérer une colonne Vous voulez à présent ajouter une colonne à votre feuille de calcul pour identifier des catégories de produit. Vous voulez l'insérer entre deux colonnes de données existantes. Lisez l'animation pour découvrir le processus d'insertion d'une colonne dans la feuille de calcul. Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire.

31 Devenir un pro Insérer une colonne Vous voulez à présent ajouter une colonne à votre feuille de calcul pour identifier des catégories de produit. Elle devra s'insérer entre deux colonnes de données existantes, Quantité et Fournisseur. Votre feuille de calcul contient des lignes de produits commandés auprès de divers fournisseurs et vous voulez que votre nouvelle colonne identifie les différents produits, par exemple les produits laitiers, les céréales, les fruits et légumes, etc.

32 Devenir un pro 1.Cliquez dans la colonne Fournisseur. Ensuite, sous l'onglet Accueil, dans le groupe Cellules, cliquez sur la flèche sur Insérer. 2.Dans le menu qui apparaît, cliquez sur Insérer des colonnes dans la feuille. Une nouvelle colonne vide est insérée, et vous entrez les nouvelles données dans la colonne. 3.Si vous devez ajuster la largeur de la colonne afin de l'adapter aux données, cliquez sur la flèche en regard de Format dans le groupe Cellules, puis dans la liste qui s'affiche, cliquez sur Ajuster la largeur de colonne. Insérer une colonne Suivez la procédure suivante pour la colonne entre les colonnes Quantité et Fournisseur :

33 Devenir un pro Mettre en forme et modifier des données Vous mettez en forme et modifiez les données à l'aide de commandes rassemblées dans des groupes sous l'onglet Accueil. Par exemple, les titres de colonnes apparaissent plus clairement lorsqu'ils sont indiqués en gras. Pour ce faire, sélectionnez la ligne qui contient les titres, puis sous l'onglet Accueil, dans le groupe Police, cliquez sur Gras.

34 Devenir un pro Mettre en forme et modifier des données Tandis que les titres sont encore sélectionnés, vous décidez de changer leur couleur et leur taille, pour les faire ressortir encore plus. Dans le groupe Police, cliquez sur la flèche Couleur de police. Vous découvrirez un choix de couleurs encore plus important. Vous pouvez également tester différentes couleurs pour le titre en pointant sur la couleur de votre choix et en attendant le résultat.

35 Devenir un pro Pour augmenter la taille de la police, cliquez sur Augmenter la taille de police. Mettre en forme et modifier des données Vous pouvez utiliser le groupe Police pour définir également d'autres options de mise en forme et de modification. Lorsque les titres sont sélectionnés, vous pouvez les centrer dans les cellules. Dans le groupe Alignement, cliquez sur Centrer. Enfin, vous décidez de passer une commande supplémentaire de Louisiana Fiery Hot Pepper Sauce. Sélectionnez le nom du produit, puis dans le groupe Presse-papiers, cliquez sur Copier. Ensuite, dans la ligne du bas, et à nouveau dans le groupe Presse-papiers, cliquez sur Coller.

36 Devenir un pro Entrer une formule Avant de rendre votre rapport, vous devez additionner les chiffres de la colonne Quantité. Placez le curseur dans la dernière cellule de la colonne Quantité, puis cliquez sur le bouton Somme sous l'onglet Accueil (dans le groupe Édition). Appuyez sur ENTRÉE pour afficher le résultat de la formule. C'est facile. Cliquez sur le bouton Somme.

37 Devenir un pro Ajouter des en-têtes et des pieds de page Comme touche finale, vous décidez d'ajouter des en-têtes et des pieds de page à la feuille de calcul. Cela permettra à chacun d'y voir plus clair sur la nature de ces données. 1.Passez en mode Mise en page. Vous pouvez cliquer sur l'onglet Affichage, puis cliquez sur Mode d'affichage Mise en page dans le groupe Affichages classeur. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton du milieu sur la barre d'outils Affichage au bas de la fenêtre. Voici la procédure à suivre :

38 Devenir un pro Ajouter des en-têtes et des pieds de page Comme touche finale, vous décidez d'ajouter des en-têtes et des pieds de page à la feuille de calcul. Cela permettra à chacun d'y voir plus clair sur la nature de ces données. 2.Cliquez dans la zone, en haut de la page, qui indique Cliquez ici pour ajouter un en-tête. Voici la procédure à suivre : 3.Dès que vous avez cliqué dans cette zone, les Outils des en-têtes et pieds de page et l'onglet Création s'affichent dans le ruban.

39 Devenir un pro Imprimer Il est temps d'imprimer le rapport. En mode Mise en page, vous pouvez effectuer des réglages et observer les modifications à l'écran avant de lancer l'impression. 1.Cliquez sur l'onglet Mise en page. 2.Dans le groupe Mise en page, cliquez sur Orientation, puis sélectionnez Portrait ou Paysage. En mode Mise en page, vous verrez l'orientation changer et comment les données sont représentées dans les deux situations. Procédure d'utilisation du mode Mise en page :

40 Devenir un pro Imprimer Il est temps d'imprimer le rapport. En mode Mise en page, vous pouvez effectuer des réglages et observer les modifications à l'écran avant de lancer l'impression. 3.Toujours dans le groupe Mise en page, cliquez sur Taille pour choisir le format du papier. Vous constaterez le résultat de vos choix à mesure que vous les ferez. (Ce que vous voyez est ce que vous imprimez.) Procédure d'utilisation du mode Mise en page :

41 Devenir un pro La fenêtre Nouveau classeur La fenêtre Nouveau classeur constitue l'endroit rêvé pour démarrer dans Excel. Lorsque vous cliquez sur le bouton Microsoft Office, puis cliquez sur Nouveau, la fenêtre Nouveau classeur s'ouvre. En haut de la fenêtre, vous pouvez sélectionner soit un nouveau classeur vide, soit un modèle.

42 Devenir un pro Exercices pratiques 1.Insérer une colonne. 2.Utiliser Somme automatique. 3.Ajouter un en-tête et un pied de page. 4.Apporter quelques touches finales. 5.Explorer des options d'impression. Exercices pratiques en ligneExercices pratiques en ligne (Excel 2007 requis)

43 Devenir un pro Test 2, question 1 Pour insérer une nouvelle colonne, vous utilisez les commandes du groupe Cellules, sous l'onglet Accueil. (une réponse possible) 1.Vrai. 2.Faux.

44 Devenir un pro Test 2, question 1 : Réponse Vrai. Cliquez ensuite sur la flèche en regard de Insérer, puis cliquez sur Insérer des colonnes dans la feuille.

45 Devenir un pro Test 2, question 2 Où se trouve le bouton sur lequel vous cliquez pour trouver les commandes d'ouverture et de fermeture de vos fichiers ? (une réponse possible) 1.Sous le premier onglet. 2.Dans le coin supérieur gauche de la fenêtre. 3.Sous le ruban.

46 Devenir un pro Test 2, question 2 : Réponse Dans le coin supérieur gauche de la fenêtre. Cliquez sur le bouton Microsoft Office tout en rondeur dans le coin supérieur gauche.

47 Devenir un pro Test 2, question 3 En mode Mise en page, vous voulez ajouter un en-tête dans votre feuille de calcul, mais vous ne voyez pas les commandes nécessaires. Pour accéder aux commandes, vous devez cliquer dans la zone qui indique « Cliquez ici pour ajouter un en-tête ». (une réponse possible) 1.Vrai. 2.Faux.

48 Devenir un pro Test 2, question 3 : Réponse Vrai. Dès que vous avez cliqué dans cette zone, les Outils des en-têtes et pieds de page et l'onglet Création apparaissent sur le ruban. Ils contiennent les commandes qui vous permettent de travailler avec les en-têtes et les pieds de page.

49 Leçon 3 Nouveau format de fichier

50 Devenir un pro Nouveau format de fichier Excel propose un nouveau format de fichier. Vous pouvez toujours ouvrir et modifier dans Excel 2007 des classeurs créés dans des versions antérieures et partager vos fichiers avec des personnes qui ne disposent pas encore d'Excel Le nouveau format de fichier, c'est une sécurité renforcée pour vos fichiers, des risques réduits d'altération de vos fichiers, des fichiers moins volumineux, et d'autres avantages.

51 Devenir un pro Utilisation de fichiers des versions précédentes Dans Excel 2007, vous pouvez ouvrir des fichiers créés dans les versions entre Excel 95 et Excel Comment faire si vous êtes la première personne parmi vos collègues à passer à Excel 2007 ? Comment faire pour partager vos fichiers avec les services qui ne sont pas encore équipés d'Excel 2007 ? Pas de panique. Vous pouvez échanger et partager vos fichiers sans problème.

52 Devenir un pro Les fichiers conservent leur format d'origine jusqu'à ce que vous en décidiez autrement. –Excel enregistrera un fichier ancien dans son format d'origine, sauf spécification contraire de votre part. Par exemple, si un fichier a été créé dans Excel 2003, Excel 2007 l'enregistre au format 2003 par défaut. Les nouvelles fonctionnalités vous avertissent si vous enregistrez un fichier dans un format ancien. –Lorsque vous enregistrez un fichier dans un format d'une version précédente, et que les fonctionnalités 2007 que vous avez employées ne sont pas compatibles avec une version antérieure, un vérificateur de compatibilité vous en avertit. Utilisation de fichiers des versions précédentes Voici comment procéder :

53 Devenir un pro Il est toujours possible de commencer par copier les fichiers dans le format le plus récent. Utilisation de fichiers des versions précédentes Vous pouvez partager des documents entre versions différentes à l'aide d'un convertisseur. –Vos collègues équipés d'Excel 2000 à 2003 peuvent ouvrir les fichiers 2007 en téléchargeant et en utilisant un convertisseur. –Il suffit d'indiquer à Excel que vous voulez un classeur Excel (*.xlsx). Cette copie du fichier contiendra toutes les fonctionnalités Excel Voici comment procéder :

54 Devenir un pro Avantages du nouveau format Le nouveau format est synonyme d'amélioration pour Excel. Nouvelles fonctionnalités Des fichiers plus sûrs Des risques d'altération réduits Voici les principaux avantages :

55 Devenir un pro Avantages du nouveau format Le nouveau format est synonyme d'amélioration pour Excel. Taille de fichier réduite Voici les principaux avantages : Des données plus utiles

56 Devenir un pro Nouveaux formats de fichier, nouvelles options à l'enregistrement Lorsque vous enregistrez un fichier dans Excel 2007, vous pouvez choisir parmi plusieurs types de fichier. Classeur Excel (*.xlsx). Utilisez ce type si le fichier ne contient aucune macro ou code VBA. Classeur Excel prenant en charge les macros (*.xlsm). Utilisez ce type si le fichier contient des macros ou du code VBA. Modèle Excel (*.xltx). Utilisez ce type si vous avez besoin d'un modèle.

57 Devenir un pro Nouveaux formats de fichier, nouvelles options à l'enregistrement Lorsque vous enregistrez un fichier dans Excel 2007, vous pouvez choisir parmi plusieurs types de fichier. Modèle Microsoft Office Excel prenant en charge les macros (*.xltm). Utilisez ce type si vous avez besoin d'un modèle et que le classeur contient des macros ou du code VBA. Classeur binaire Excel (*.xlsb). Utilisez avec un classeur exceptionnellement volumineux.

58 Devenir un pro Nouveaux formats de fichier, nouvelles options à l'enregistrement Lorsque vous enregistrez un fichier dans Excel 2007, vous pouvez choisir parmi plusieurs types de fichier. Classeur Excel 97 - Excel 2003 (*.xls). Utilisez lorsque vous devez partager votre fichier avec quelqu'un ne disposant que d'une version antérieure d'Excel. Classeur Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls). Utilisez lorsque vous devez partager votre fichier avec quelqu'un utilisant Microsoft Excel 5.0.

59 Devenir un pro Test 3, question 1 Si vous enregistrez un fichier créé dans une version antérieure d'Excel en tant que fichier Excel 2007, celui-ci peut utiliser toutes les nouvelles fonctionnalités Excel. (une réponse possible) 1.Vrai. 2.Faux.

60 Devenir un pro Test 3, question 1 : Réponse Vrai.

61 Devenir un pro Test 3, question 2 Pourquoi le format de fichier Excel 2007 a-t-il été changé en XML ? (une réponse possible) 1.De nouvelles fonctionnalités ont pu être ajoutées dans Excel. 2.Les fichiers sont plus sûrs. 3.Moins de risque d'altération des fichiers. 4.Taille de fichier réduite. 5.Toutes les réponses ci-dessus.

62 Devenir un pro Test 3, question 2 : Réponse Toutes les réponses ci-dessus.

63 Devenir un pro Test 3, question 3 Vous recevez un fichier Excel 2003, que vous ouvrez dans Excel Lorsque vous avez terminé de l'utiliser dans 2007, le fichier sera automatiquement enregistré au format Excel 2007, sauf si vous modifiez l'option. (une réponse possible) 1.Vrai. 2.Faux.

64 Devenir un pro Test 3, question 3 : Réponse Faux. Si le fichier est au format Excel 2003, Excel 2007 l'enregistre au format 2003, sauf si vous choisissez un autre format.

65 Devenir un pro Aide-mémoire Pour un résumé des tâches décrites dans ce cours, consultez l'aide-mémoire.aide-mémoire

66 UTILISATION DE CE MODÈLE Consultez le volet Commentaires ou affichez les pages de commentaires dans leur intégralité (menu Affichage) pour obtenir plus d'aide sur ce modèle.


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