Présentation projet GED

Présentation au sujet: "Présentation projet GED"— Transcription de la présentation:

1 Présentation projet GED
FONTAINE Jean Baptiste Etude sur la mise en place d’une solution de gestion électronique de document (workflow, archivage, collaboration, solution en ligne) Jeudi 18 Juin 2009

2 Introduction Ordre du jour : Un aperçu de mes recherches
Un éclairage, par les outils, sur les possibles Ma vision extérieur Engager une réflexion commune (Brainstorming)  Dégager des objectifs clairs. (Un compte rendu sera réalisé)

3 Plan : Définitions et concepts Outils Synthèse
Etat des lieux au CNERTA Analyse rapide Les questions à se poser Discutions N’hésitez pas pour les questions !

4 Définitions & concepts (pour se mettre dans le bain)
GED  GEIDE Workflow Workgroups / Groupware Solution en ligne Collaboration Portail CMS Archivage

5 GED & GEIDE (définitions & concepts)
Dans les années 80 : « Gestion Electronique de Documents » (dématérialisation, stockage de documents, archivage, sécurité) Depuis 1994 : « Gestion Electronique d'Informations et de Documents Existants » ( GED + collaboration (workflow) + gestion de droits+…)

6 GED & GEIDE (fonctionnalités)

7 GED (échantillon)

8 Workflow (définition)
Pour le SI Optimisation et aiguillage du flux (information) Pour l’unité de travail (individu, groupe, …) Guide l’utilisateur dans son travail (coach informatisé) ≈> un facilitateur informatique (automatisation)

9 Workflow (échelle d’utilisation)

10 Workflow (échelle d’utilisation)

11 Workflow (échantillon)
Outil spécialisé : Intégrés aux GEDs. Des possibilités plus diffus.

12 Groupware / Workgroups (définition)
Techniques et méthodes d'informatique et de télécommunications destinées au travail de groupe à distance (Workgroups). Classe de logiciels prévus pour être exploités par plusieurs utilisateurs en même temps, sur un même projet - logiciel de travail en groupe. Façon de travailler, basée sur les relations entre les membres d'un groupe (reliés par un réseau). ( collecticiel, synergiciel, CSCW )

13 Workgroup ≠ Workflow (différences)
Réponses à des besoins différents

14 Groupware (échantillon)
Outil spécialisé = bureau partagé, plate-forme de travail collaboratif

15 Solution en ligne Webgroup :
Contraction de « Web Groupware ». Mise en œuvre d’un groupware par l'intermédiaires des normes du web.  Cloud computing (extraterrestre ou non) (tout en web = forte perturbation des modes de travail) Mode synchronisation : Perturbation moindre  WebDAV …

16 Un outil qui fait tout?

17 LibreSource (une réponse du métier)
Plate-forme collaborative de gestion de sources/bugs (pages wiki, forums, traqueurs, SCMs, dossiers, zones de téléchargement, boites aux lettres, formulaires,…) LibreSource est une plate-forme collaborative polyvalente. Open Source, modulaire et hautement configurable, LibreSource est adapté au développement collaboratif de logiciels, au groupware, à la gestion de communautés, la gestion électronique des données ainsi que la publication sur Internet.

18 Le cas de OneNote Un passe partout intéressant,
pouvant répondre à certains besoins. Un outil novateur : Un outil personnel  pousse à la collaboration… A structuration intégrée…

19 Le cas de OneNote 1. Un outil personnel, pour collaborer :
Un outil très souple et généraliste Qui répond à des besoins personnelles dans un premier temps, Le collaboratif s’invite de lui-même par-dessus. (≠ wiki)

20 2. Structuration intégrée :
Le cas de OneNote 2. Structuration intégrée :

21

22

23 Synthèse De multiple façon de collaborer (manière ≠ technologie)
De multiples outils et concepts (+ ou – mûres, plus ou moins spécialisés) En réponse à des besoins également multiples (métiers ≠…) De la place pour l’innovation => Des outils sympathiques, mais outils ≠ finalités !

24 Etat des lieux au CNERTA (équipe web)
La GED se fait par le réseau (dossiers partagés) Des wikis pour générer et diffuser de l’information FirstClass SugarCRM (gestion de client/projet) Suivie de Bugs Gestion de projet (Gantt Project, collabtive) Des dysfonctions  Des outils très disparate  Ca vie mal, pb de dynamisme Raisons ?  solutions !

25 Le cas des wikis (mon avis)
Avantages : Simplicité : Accès pour l’extérieur Rigueur Inconvénients : Isolement : Accès pour alimenter Accès pour rechercher (multiplication, pont entre wikis…) Simplicité Contraignant Austère Utilité: Outils pertinent de diffusion Avec alimentation ponctuel  Oui (par un public hétéroclite) Avec alimentation continu par un public restreint  Non Manquement: Un système (outil) central permettant de les alimentés (synchronisation)

26 Les raisons ? L’accès aux outils ? Le mauvais outils / besoins ? La mauvaise utilisations ? La méconnaissance de leurs existences? …

27 La solution… C’est pas forcément par un outil … Mais si oui :
Plus de communication ? Système plus orchestré ? (attribution de rôles précis) … Mais si oui : Un outils commun ? (squelette de base avec toutes les grandes fonctions et greffes ponctuels de compléments spécifiques) /ou…/ Une communication entre outils? + remaniement (maintient des wikis, alternatives…)

28 Mon sujet = La GEIDE étendu…?
La GED ? (pas très engageant) Porte finalement sur le système d’information (SI, ECM) Un fonctionnement à deux vitesses : Le quotidien (en cours) le fini (archive) Un découpage en plusieurs niveaux : Échelle personnelle Echelle de l’entité de travail (collaboration) Echelle global

29

30 Vers un réaménagement du SI
Faire un bilan du S.I. Qu’est ce qu’il y a dedans? Les avantages / les inconvénients Ce qu’il faut revoir / Ce que l’on garde Intervention Choix des outils Mode d’action Itération Etude d’impacte Atteinte des objectifs  ramener une cohérence et optimiser !

31 Valorisation du projet (en interne)

32 Les bonnes questions : Quel valorisation vise t’on?
 Que sont les besoins effectifs ? Pour quels personnes / niveau: Personnel Chef de projet Management (gestion des taches, suivi de projet,…) Production (suivi de produit, relation client, gestion administratif (de site, de contact…)) Communication Les problèmes réels : Unification des ressources, harmonisation des méthodes et processus dynamisme, animation collaboration veille , relais de l’information accessibilité des outils.

33 Discussion: Dégager des objectifs clairs. Où veux t’on aller?
" Les gagnants seront ceux qui restructurent la manière dont l'information circule dans leur entreprise "  ( Bill Gates) Dégager des objectifs clairs. Où veux t’on aller?

34 Propositions annexes : (Réalisation possible avec OneNote)
Susciter l’innovation  Idéo-mètre © ≈ forum+Brainstorming+Outils d‘Aide à la Décision (OAD) Favoriser le brasage de connaissances La publication 2.0 sur appel d’offre Chacun publie une liste de connaissance qui partagerai avec plaisir Une liste commune de ce que l’on aimerai voir publier (cf.wiki) Un système de vote Une publication de chaque membre à un rythme régulier (1/mois)