La dématérialisation dans les administrations

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1 La dématérialisation dans les administrations
Colloque développement durable organisé par le SDIS de l'essonne les 13 et 14 septembre 2011

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La dématérialisation est un point central du développement durable. Toutefois, il est utopique de penser que demain sera fait sans papier, le bureau zéro papier n'est pas encore opérationnel. Dans les années 70, l'informatique devait abolir l'utilisation du papier, l'imprimante et le photocopieur l'ont multiplié. Restons lucide face à l'utilisation que nous pouvons et devons faire de cette techno- -logie.

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La dématérialisation stratégie du développement durable Une réponse aux enjeux du développement durable Dématérialisation : le théme du pilier social Dématérialisation contre développement durable Définitions : Dématérialisation Réglementations des archives publiques Projet Adèle 103 Valeur juridique du document électronique La dématérialisation : Contexte Le cycle de vie de l'information : théorie des 3 âges Les enjeux Les contraintes matérielles et organisationnelles Les coûts Conclusion

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La dématérialisation : stratégie du développement durable Une réponse aux enjeux du développement durable : - Vecteur de croissance économique permettrait de diminuer la consommation de papier (diminution de consommation de bois, moindre déforestation, réduction de carbone associé) Certes ce volet est abondamment cité mais le second pilier qui est relatif à un ensemble de bonne pratique qui s'inscrit dans une démarche de responsabilité sociétale. Avantages : - économie argent gain de temps et accroissement de l'activité (échanges, traitement des dossiers) - meilleure traçabilité et contrôle - réduction des coûts - réduction des déchets (emballages, cartouches encres, bandes film...) - réduction des transports et des biens et des personnes (réduction consommation d'énergie et émissions de gaz à effet de serre)

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Dématérialisation : le thème du pilier social : - coeur de notre société via internet - facilite l'accès à l'information et à la connaissance -échanges qui visent à désenclaver économiquement et socialement certaines populations (rurale, à mobilité réduite, en zone rurale, dans les pays en voie de développement) - contribue au bien être social des individus, employés (télétravail, valorisation de certains métiers) des citoyens (accéssibilité à l'information à distance).

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Dématérialisation contre développement durable : Les risques environnementaux de la dématérialisation : - pratiques des utilisateurs en matière d'impressions décentralisées (ce qu'ils recoivent sur l'écran) → à terme diminution du papier pas encore de disparition - recyclage des matériels informatiques, consommation d'énergie et d'électriicté. - ne pas laisser installer une fracture sociale - isolement des employés - impacte le fonctionnement et l'organisation de la structure, les métiers et les compétences, contrarie des habitudes bien ancrées. La dématérialisation oppose les principes éthiques du pilier social et le développement de services de protection des données à caractère personnel selon les exigences de la loi informatique et liberté. Système plus vulnérable aux indiscrétions intentionnelles ou institutionnelles → système de cybersurveillance intrusifs sur les lieux de travail.

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Définitions : Dématérialisation = transformation de supports matériels en fichiers informatiques dans ce cas on parle de numérisation. Si je numérise j'élimine ? La numérisation par un service de documents papier (dans le cadre d’une GED par exemple) n’autorise pas à détruire les documents originaux , l’élimination demeure soumise à l’obtention du visa délivré par l’administration des archives. Dans tous les cas il importe, pour mettre en œuvre de tels systèmes : - de se mettre en relation avec les Archives départementales ; - d’étudier soigneusement la valeur juridique des documents que l’on souhaite numériser puis éliminer, et particulièrement celle des originaux émanant de l’administration ; - de suivre pour la numérisation des documents papier une procédure rigoureuse garantissant que les copies conserveront une valeur probante (horodatage, métadonnées, traçabilité des opérations, reproduction du plus grand nombre possible de caractéristiques physiques du document, dispositifs de sécurité relatifs à l’accès aux locaux et aux logiciels) ; - de veiller à ce que la conservation des données numérisées soit assurée jusqu’à échéance de leur durée d’utilité administrative ; - de s’interroger sur l’éventuel intérêt historique des documents dématérialisés. Ces exigences impliquent d’opérer dans un cadre systématique, en utilisant des systèmes et des logiciels qui les respectent ; ces systèmes devront être bien documentés, ce qui permettra au juge ou aux experts de s’assurer que le document n’aura pas subi de modification susceptible d’altérer son intégrité. Pour en savoir plus : - Instruction DITN/DPACI/RES/2005/001 du 14 janvier Modalités de délivrance du visa d'élimination des documents papier transférés sur support numérique ou micrographique.

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Définitions : Dans l'autre cas le document est directement crée sous forme numérique et traité comme tel. Tout document issu des applications bureautiques Toute information conservée dans une Base de Donnée Tout courrier électronique Tout document signé électroniquement Tout document dématérialisé Tout document numérisé Concerne : La facturation (Code général des impôts 2002) avec l'échange des données informatisées et la facture électronique signée électroniquement Les marchés publics (article 56 code des marchés publics) les entités publiques doivent être en mesure de recevoir des offres électroniques depuis 2005. Contrôle de légalité : dématérialisation des actes → dématérialisation de la chaîne de transmission des documents entre collectivités territoriales et Etat. La messagerie électronique

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Réglementation : Législation relative aux archives publiques La définition légale des archives donnée dans le code du patrimoine est indépendante du support : « les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité. » (art. L211-1). La législation relative aux archives publiques s’applique donc de la même manière aux archives papier et aux archives électroniques. Les archives publiques sont soumises au contrôle du directeur des Archives départementales et doivent faire l’objet d’une sélection : certaines seront conservées définitivement en raison de leur intérêt historique et d’autres, détruites à échéance de leur durée d’utilité administrative et après obtention du visa des Archives départementales.

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Le projet Adèle 103 des Ateliers de la Modernisation de l'Etat propose : Sensibiliser les acteurs de l’e-administration à l’archivage électronique De créer des référentiels d’interopérabilité De renforcer les plateformes d’archivage De proposer des outils d’archivage électroniques aux collectivités territoriales Réglementation :

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Réglementation : La signature électronique Le Luxembourg considère dès 1986 le recevabilité de ces écrits (à l'époque fax et télex). Commission européenne texte 13 décembre 1999 stipule que : la signature électronique est considérée comme un mécanisme d 'identification les certificats sont délivrés par des prestataires de services homologés le dispositif de sécurité est un élément matériel ou logiciel conforme à des exigences précisées. Directive 1999/93/CE le principe de la signature numérique est élévée au même niveau que la signature manuscrite.

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Valeur juridique des documents électroniques Un document électronique peut être utilisé comme preuve depuis la loi du 13 mars 2000 portant adaptation de la preuve aux technologies de l’information, qui a posé le principe d’une équivalence probatoire entre l’écrit papier et celui sous forme électronique : - « La preuve littérale, ou preuve par écrit, résulte d’une suite de lettres, de caractères, de chiffres ou de tous autres signes ou symboles dotés d’une signification intelligible, quels que soient leur support et leurs modalités de transmission. » (Code civil, art. 1316) - « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en conserver l’intégrité » (Code civil, art ). Réglementation :

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Réglementation : Valeur juridique des documents électroniques En droit pénal, en droit administratif et en droit du commerce, la preuve est libre : tout document, y compris électronique, peut être utilisé comme preuve. Lorsqu’il aura à apprécier la valeur probante d’un document électronique, le juge sera cependant sensible à la manière dont la copie aura été réalisée. La valeur probante de l’écrit électronique repose en grande partie sur la capacité de la partie dont il émane à identifier son auteur, établir de manière certaine la date de sa création et garantir qu’il a été conservé depuis sa création dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. Les documents produits par l’administration sont susceptibles d’être utilisés comme preuve dans le cas de contentieux, de litiges, mais aussi pour répondre aux exigences légales en termes de contrôle administratif. Porteurs de droits et d’effets juridiques, ils doivent de ce fait répondre à des exigences de sécurité juridique : il faut pouvoir conserver la preuve et la restituer en cas de besoin

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Réglementation : Valeur juridique des documents électroniques Le cas des données à caractère personnel Les données informatisées à caractère personnel sont soumises à la loi « Informatique et libertés » du 6 janvier Ces données (par exemple, les dossiers d’aide sociale) ne peuvent rester à la disposition des services qui les utilisent que pendant le temps strictement nécessaire au traitement des dossiers, afin d’éviter toute exploitation abusive de données à caractère personnel. La CNIL préconise ainsi l’instauration d’une politique d’archivage au-delà d’une certaine durée de conservation des données définie en fonction de la finalité du fichier.

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Réglementation : Droit à l’oubli Une politique d'archivage différenciée selon la nature des données conservées. Concilier les besoins d'exploitation des données avec le respect de la vie privée et le « droit à l'oubli  » Les archives courantes et intermédiaires ne doivent être conservées que pendant la période nécessaire à leur traitement La durée de conservation est précisée lors de la déclaration du fichier à la CNIL, en particulier des données contenant des éléments d'identification des personnes

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Textes législatifs et réglementaires cités (consultables sur Légifrance) : Les archives : Loi n° du 15 juillet 2008 relative aux archives Les documents électroniques : - Loi n° du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relative à la signature électronique. - Décret n° du 30 mars 2001 pris pour l’application de l’article du code civil et relatif à la signature électronique. - Loi n° du 11 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique. - Ordonnance n° du 8 décembre 2005 sur les échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives et entre les autorités administratives. - Ordonnance n° du 16 juin 2005 relative à l’accomplissement de certaines formalités contractuelles par voie électronique. La loi « Informatique et libertés » et la CNIL : - Loi Informatique et Libertés n° du 6 janvier 1978, modifiée par la loi du 6 août 2004.(CNIL) - Guide des collectivités locales de la CNIL (édition 2004) - Délibération n° du 11 octobre 2005 portant adoption d'une recommandation concernant les modalités d’archivage électronique, dans le secteur privé, de données à caractère personnel [les principes sont également applicables aux archives publiques]

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CONTEXTE La dématérialisation permet aux administrations de répondre dans les meilleurs délais aux citoyens et une plus grande transparence (réglementation). La croissance exponentielle de la création et de l'utilisation de l'information numérique multiplient les matériels informatiques (logiciels, postes de travail). L'Etat (vu précedemment) incite de plus en plus à développer les échanges par voies dématérialisées, ce qui entraîne une gestion : conjointe des données sur support papier et électronique du dossier non plus à sa clôture mais dés sa création.

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Ces données s'inscivent dans le temps et se décomposent en 3 phases. Le cycle de vie de l'information : La théorie réglementaire des 3 âges est fondée dans la définition des archives (code du patrimoine art L211-1) Les archives courantes → usage fréquent (DUC durée d'utilité courante) de l'ensemble des données produites ou reçues composant l'information en ligne (correspond aux dossiers dans les bureaux pour le papier). Les archives intermédiaires → période de latence (DUA durée d'utilité administrative) conservées en ligne ou archivées pour des besoins du service, administraifs, juridiques ou légaux (sont conservées dans un local de préarchivage pour le papier). Les archives définitives (sort final) sont à conserver sans limitation de durée à des fins de mémoire ou patrimoniale plateforme d'archivage électronique (sont versées aux archives départementales pour le papier).

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Les enjeux Les données numériques ont les mêmes valeurs que le papier (notion d'original) : - Informative : servent à l’organisation pour la gestion des dossiers, - Légale : l’administration se doit de prouver que la légalité a été respectée (actes pris dans les formes et les délais imposés), - Probante : en cas de contentieux, elle font office de preuve auprès du juge et doivent donc répondre à des critères précis : identification, datation, authenticité, certification, perennité, traçabilité, - Patrimoniale : un certain nombre de données seront conservées indéfiniment.

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Les enjeux La préservation des données numériques peut s'effectuer sur un terme qui peut être très long (90 ans pour les dossiers du personnel), et au-delà pour les archives définitives. L'administration devra répondre à des exigences d'intelligibilité (conserver les informations sur les données et sur le contexte de création du document numérique), retrouver cette information (plan de classement, nommage des fichiers, indexation) et assurer l’intégrité et la pérennité de l’ensemble afin de lui conserver ses vertus informatives, probantes et patrimoniales. → certifier, tracer, authentifier, perenniser, conserver.

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Les contraintes matérielles : L'intelligibilité du document numérique nécessite : Un média de stockage, un appareil de lecture rattaché à un ordinateur, un système d’exploitation, un ou plusieurs logiciels qui ont des durées de vie limitée. Un CD dure entre 2 et 5 ans avce un risque d’obsolescence avancé, l’ordinateur 8 ans d’utilisation, Les logiciels évoluent sans permettre forcément l'exploitation des données établies sous des formats antérieurs (Microsoft Office 2007 ne lit plus les documents créés sous Powerpoint 1995). Ceci appuie l'importance du choix des formats, des supports des documents et des données pour garantir de lisibilité et pérennité sur de très long terme et de l'utilisation (existence des normes et des standards nationaux (RGI), des standard d'échanges de données pour l'archivage norme Z42-013) et internationaux (Dublin Core, XML) existants → utilisation de logiciels non propriétaires, format PDF

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La mise en place du sytème doit prendre en compte la volumétrie des données, le support de stockage et les miyens de sauvegarde en considérant durée de vie des support et coût de la conservation)et la restitution de l'information comporte : -la volumétrie et le coût (prix par teraoctet, gestion interne ou externaliser) - choix de sauvegarde (serveur local ou délocalisé, bandes et disques magnétiques...) - choix du support de migration (peut fiable suivant un rapport de mars 2010 de l'Académie des sciences et de l'Académie des technologies sur la fiabilité des supports numériques vie entre 3 et 5 ans) - moyen de restitution de l'information (transparence, contrôle de l'accès à l'information et du rendu de l'information)

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Les contraintes organisationnelles Le processus de dématérialisation implique également un changement organisationnel et fonctionnel de la structure : - collaboration entre métiers et décloissonement des sphères de compétences (travail nécessaires entre les archivistes, les agents des services producteurs, les informaticiens, les juristes) - changement des métiers (archiviste-> records manager, modification des tâches et des métiers) - changement de culture - formation et accompagnement au changement, implication aux différents niveaux (de la direction aux agents d'exécution).

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Les coûts englobent : Les volumétries, avec une étude projective Les ressources humaines La partie logicielle : achat d’une solution générique à adapter ou développement interne La plateforme technique : générique ou construite, acquisition et exploitation

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Les coûts englobent : Investissement Locaux Infrastructure informatique Formation Définition des processus Développement des logiciels Fonctionnement Infrastructure informatique Coûts d’exploitation La plateforme technique : générique ou construite, acquisition et exploitation

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L’Étude PARKER 05 5 scénarios pour l’archivage des services publics Supposition de la disponibilité d’une plateforme générique « L’archivage numérique à long terme, les débuts de la maturité ? » Documentation Française Assurer seul l’archivage Plateforme nationale pour services publics

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En conclusion La dématérialisation des documents administratifs entraîne une modification profonde de la gestion des informations Le cadre normatif et les expériences menées proposent une solution fonctionnelle et technique C’est un projet structurant pour l’organisation La mise en œuvre d'un projet de dématérialisation peut être l’occasion pour nos organisations de revoir et d’harmoniser la production documentaire et sa circulation C’est un projet d’ampleur qui, en favorisant la visibilité et en associant tous les acteurs, peut devenir un facteur de cohésion et d’adhésion.