RÔLE ET RESPONSABILITÉS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION Me Sébastien Huard Emond Harnden S.R.L. Les 9 et 10 mai 2013

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1 RÔLE ET RESPONSABILITÉS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION Me Sébastien Huard Emond Harnden S.R.L. shuard@ehlaw.ca shuard@ehlaw.ca Les 9 et 10 mai 2013 www.ehlaw.ca

2 2 Aperçu  Structure légale  Loi sur les personnes morales de l’Ontario  Organisations sans but lucratif  Loi de 2010 sur les organisations sans but lucratif  Cadre légal de la gouvernance d’entreprise  Devoirs des administrateurs  Responsabilités  Pour une bonne gouvernance

3 3 Structure légale  Les réseaux ontariens de santé en français sont des organisations sans but lucratif (une personne morale sans capital-actions en vertu de la Loi sur les personnes morales de l’Ontario)  Ils sont régis par la Loi sur les personnes morales de l’Ontario (Partie III)  Les affaires des organisations sont gérées par des conseils d’administration  Les opérations sont menées sans gain financier pour ses membres Note : les réseaux ne sont soumis ni à la Loi sur les sociétés par actions, ni à la Loi sur les valeurs mobilières

4 4 Loi sur les personnes morales  La partie III de la Loi sur les personnes morales de l’Ontario s’applique aux personnes morales sans capital- actions  Les personnes morales sont constituées par lettres patentes  Les administrateurs peuvent adopter des règlements administratifs  Des lettres patentes supplémentaires sont possibles  Les membres sont admis par résolution du conseil d’administration

5 5 Organisation sans but lucratif  Selon la Loi sur les personnes morales de l’Ontario :  Les objets sont du ressort de l’Ontario  Les objectifs sont « sans but lucratif »  « exercer leurs activités sans rechercher de gain pécuniaire pour leurs membres »  La Loi de l’impôt sur le revenu définit une organisation sans but lucratif ainsi :  Club, société ou association  Ne doit pas être un organisme de bienfaisance  Organisée et opérée avec pour seul but l’aide sociale, le progrès civique, les loisirs, ou tout autre objectif, à l’exception des profits  Aucune portion des revenus ne peut être payée ou mise à la disposition d’aucun propriétaire, membre ou partie prenante

6 6 Organisation sans but lucratif  Avantages fiscaux :  Une organisation sans but lucratif ne paie pas d’impôts sur les revenus ou les gains en capital, à l’exception des revenus issus des biens d’une organisation dont l’activité principale est d’offrir des installations de restauration, de loisirs ou sportives  Une organisation sans but lucratif ne peut pas remettre de reçus aux fins d’impôts  Bien que les réseaux soient des organisations sans but lucratif et que leur cadre juridique soit différent d’une organisation à but lucratif (qu’elle soit cotée ou non en bourse), ils doivent adopter les meilleures pratiques du secteur

7 7 Loi de 2010 sur les organisations sans but lucratif (Ontario)  A reçu la sanction royale en octobre 2010  A pour but d’offrir aux organisations sans but lucratif un cadre législatif à partir duquel opérer  Affecte toutes les organisations sans but lucratif constituées au niveau provincial existantes  Conformité requise sur une période de trois ans  Modifications réputées

8 8 Loi de 2010 sur les organisations sans but lucratif (Ontario)  Maintien de la constitution en vertu de la nouvelle loi  Élargissement des objectifs des activités  Distinction entre les organisations d’intérêt public et les organisations d’intérêt privé  Plus de flexibilité pour la planification des rencontres des administrateurs et des membres  Minimum de trois administrateurs, nouvelles règles portant sur leurs fonctions  Durée du mandat des administrateurs limitée à 4 ans  Limite de la responsabilité des administrateurs et dirigeants, défense de la diligence raisonnable

9 9 Loi de 2010 sur les organisations sans but lucratif (Ontario)  Droits élargis des membres  Les membres avec droit de vote peuvent déposer des propositions  Vérifications et nomination des vérificateurs  Nomination annuelle, avec certaines exceptions basées sur le revenu avec l’approbation des membres  Enquêtes ordonnées par la Cour supérieure de justice de l’Ontario  Incorporation

10 10 À considérer…  Moment idéal pour revoir votre organisation  Considérez les avantages et inconvénients de la nouvelle structure  Décidez vous-même, ne laissez pas la législation le faire pour vous  Avez-vous l’expertise pour faire vous-mêmes les changements nécessaires?

11 Rôle et responsabilités des membres du conseil d’administration

12 12 Cadre légal de la gouvernance d’entreprise  L’autorité de l’organisation est investie dans le conseil d’administration ­ Les administrateurs doivent connaître et comprendre les documents exécutifs de l’organisation -Les administrateurs ne doivent pas autoriser d’activités ultra vires -Des modifications aux documents exécutifs peuvent être nécessaires -L’approbation des membres peut être nécessaire dans certains cas

13 13 Conseil d’administration  Un groupe d’individus  Rôle de leadership et de direction  Rôle de vigilance et de gouvernance  Choisi par les membres  Au nom des membres (dans les organisations sans but lucratif)

14 14 Qu’est-ce qu’un administrateur?  Élu ou nommé au conseil d’administration  Les administrateurs (membres du conseil d’administration) peuvent aussi occuper des postes « dirigeants » – président, secrétaire, trésorier, etc.  Un administrateur occupe une « position de confiance » au sein de l’organisation, donnant naissance à une relation unique, avec un rôle et des responsabilités uniques

15 Devoirs de l’administrateur  Savoir  Compétence et prudence  Diligence  Gestion  Conformité à la loi  Devoirs fiduciaires Loyauté Intérêts de l’organisation Conflits d’intérêts  Devoir de diligence 15

16 Savoir  Les administrateurs doivent connaître les documents exécutifs de l’organisation (lettres patentes, règlements, etc.)  Ces documents devraient être revus annuellement afin de bien les connaître  Les administrateurs doivent aussi se familiariser avec les opérations, la mission, la vision et les objectifs de l’organisation 16

17 Compétence et prudence  Compétence  Tout administrateur doit faire preuve du niveau de compétence et de diligence dont une personne ordinaire ferait preuve pour elle-même dans les circonstances. Mais il n’est pas tenu de faire preuve de plus de compétence qu’une personne avec ses connaissances et son expérience  Prudence  Lors de la prise de décision, un administrateur doit agir de manière pondérée et anticiper les conséquences possibles 17

18 Diligence  De manière générale, le devoir de diligence demande des administrateurs qu’ils agissent dans l’intérêt de l’organisation et de ses membres  Ce devoir implique aussi que les administrateurs soient parfaitement informés de tous les aspects de l’organisation  Les obligations pratiques incluent :  De participer aux réunions du conseil d’administration  De revoir l’ordre du jour et les documents afférents avant chaque réunion  De voter quand c’est nécessaire 18

19 Gestion  Les administrateurs sont responsables de la gestion de l’organisation : Élire les dirigeants (si et quand c’est nécessaire) Nommer et superviser le personnel Établir les politiques Promulguer les règlements Se conformer aux obligations légales 19

20 Conformité à la loi  Les administrateurs doivent connaître l’étendue de leur propre autorité et les activités autorisées de l’organisation, qui sont généralement décrites dans : les lettres patentes, règlements, constitution, politique de l’organisation de nombreuses lois et règlements qui imposent des obligations aux organisations –Par ex. Code criminel, Loi de l’impôt sur le revenu, Loi sur la santé et la sécurité au travail, Loi sur les normes d’emploi, etc. les politiques contractuelles et publiques qui s’appliquent à l’organisation les obligations en common law, telle que l’obligation de ne pas agir négligemment de manière à blesser autrui par des « délits » 20

21 Devoirs fiduciaires – Généralités  Tous les membres du conseil administratif ont un devoir fiduciaire envers l’organisation  Pas envers les membres individuels de l’organisation  Qu’est-ce qu’un fiduciaire?  Une personne au sein de l’organisation qui occupe une position de confiance.  À cause de cette position de confiance, les fiduciaires doivent se conformer au plus haut standard de conduite 21

22 22 Devoirs fiduciaires  Loyauté  L’administrateur doit se concentrer sur les intérêts de l’organisation avant toute autre chose Cela équivaut à placer les intérêts des membres, parties prenantes, employés, créditeurs après ceux de l’organisation

23 Devoirs fiduciaires  Intérêts de l’organisation  Prendre en compte tous les facteurs pertinents  Ne pas favoriser les intérêts d’un groupe particulier  Considérer les nombreuses relations de responsabilité dans le contexte des intérêts de l’organisation dans sa globalité  S’assurer que toutes les parties sont traitées raisonnablement et atteindre ainsi les objectifs et obligations de l’organisation 23

24 Devoirs fiduciaires  Conflit d’intérêts  Les administrateurs doivent éviter les situations où leurs propres intérêts entreraient en conflit avec leurs obligations envers l’organisation  Exemples : 1.Transactions avec l’organisation à des fins personnelles 2.Appropriation d’opportunités 3.Décisions servant un objet incorrect 4.Usage impropre d’information confidentielle 24

25 25 Conflit d’intérêts  Transactions avec l’organisation  La common law interdit aux administrateurs d’être en position de conflit d’intérêts  Les dispositions législatives s’appliquent lorsqu’un administrateur a un intérêt direct ou indirect dans un contrat avec l’organisation L’administrateur doit révéler son intérêt lors de la première réunion durant laquelle le contraste est discuté, ou lorsque l’administrateur devient intéressé Un avis général peut être donné L’administrateur doit s’abstenir de voter Le contraste n’est pas révocable et l’administrateur ne sera pas tenu personnellement responsable

26 Devoir de diligence  Qu’est-ce que le devoir de diligence?  Les administrateurs de toutes les organisations ont le devoir d’accomplir leurs obligations en respectant une norme minimum de diligence  Dans notre société, qui d’autre a un devoir de diligence? 26

27 La norme en matière de diligence La norme varie en fonction de l’organisation et de sa constitution  Organisations sans but lucratif La norme subjective de la common law s’applique aux administrateurs Un administrateur doit faire preuve du niveau de diligence, compétence et jugement dont on peut raisonnablement s’attendre d’une personne avec ses connaissances et son expérience Les administrateurs doivent se poser la question : à quel niveau de compétence et de diligence peut-on raisonnablement s’attendre d’une personne avec mes connaissances et mon expérience?  Organisations à but lucratif (côtées ou non en bourse) Norme objective légale : personne raisonnablement prudente Les administrateurs doivent se poser la question : comment une personne « raisonnablement prudente » gèrerait-elle les affaires de l’organisation? 27

28 La norme en matière de diligence  Pas une norme de perfection  Connaissez votre organisation, ses activités, ses opérations, et, de manière générale, ses affaires financières  Souvent un poste bénévole : on n’attend pas de la part d’une personne avec une exposition et un accès limité aux questions de gestion qu’elle ait l’expérience et l’engagement d’un gestionnaire à temps plein  Mais ça ne justifie pas le fait d’ignorer des questions pertinentes, évidentes ou qui requièrent des explications 28

29 29 Devoirs de l’administrateur  Norme en matière de diligence  Règle du sens des affaires Les administrateurs ne sont pas tenus responsables pour des erreurs de jugement si le processus approprié a été suivi  Confiance aux autres Les administrateurs peuvent supposer que les dirigeants remplissent leurs fonctions de manière honnête (sauf en présence de preuve flagrante du contraire)

30 30 Responsabilités  Criminelle  Civile  Vis-à-vis des employés de l’organisation  Législation sur l’impôt sur le revenu et autres

31 31 Responsabilités  Responsabilité criminelle  Un administrateur peut être déclaré responsable lorsque l’organisation est coupable de fraude et que la fraude a été autorisée ou permise par l’administrateur  La législation exige de toute personne qui dirige le travail d’autres – incluant les administrateurs – qu’elle prenne toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité des travailleurs et du public

32 32 Responsabilités  Responsabilité civile  Seulement si l’admisitrateur a participé personnellement à l’infraction  Un administrateur peut être tenu personnellement responsable dès lors qu’il autorise l’acte répréhensible qui fait l’objet de l’infraction  Tout contrat conclu par l’organisation doit clairement indiquer que c’est l’organisation, et non pas ses administrateurs individuellement, qui s’engage dans le contrat ou la transaction

33 33 Responsabilités  Loi sur les personnes morales  Lorsque le siège social est déplacé sans l’accord des membres  Lorsqu’il n’y pas eu d’avis d’une résolution spéciale modifiant le nombre d’administrateurs  Lorsque les procès-verbaux et documents ne sont pas conservés au siège social ou à un autre emplacement autorisé aux fins d’inspection par les administrateurs  Lorsqu’un administrateur refuse l’accès aux procès-verbaux, documents et registres de l’organisation à une personne autorisée durant les heures ouvrables

34 34 Responsabilités  Responsabilités vis-à-vis des employés  Les administrateurs peuvent être tenus responsable, individuellement et conjointement, des salaires et vacances non payés jusqu’à concurrence de six mois si l’organisation a fait faillite ou n’est pas solvable la dette est due et n’a pas été payée Responsabilité continue six mois après que la personne quitte le poste d’administrateur  Les administrateurs peuvent être tenus personnellement responsables en vertu de la Loi sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail et la Loi sur la santé et la sécurité au travail

35 35 Responsabilités  Responsabilité en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu  Les administrateurs peuvent avoir à payer les montants d’impôts des employés qui n’ont pas été remis, pénalités et intérêts compris  Cependant, la défense de la diligence raisonnable peut être invoquée s’ils peuvent démontrer qu’ils ont fait preuve du niveau de prudence et de compétence d’une personne raisonnable dans les circonstances

36 36 Responsabilités  Loi sur la taxe d’accise (responsabilité des administrateurs si la taxe sur les produits et services n’est pas remise)  Loi sur l’assurance-emploi (responsabilité individuelle et conjointe des administrateurs si les primes ne sont pas déduites et remises)  Régime de pensions du Canada (si les contributions au régime ne sont pas perçues)

37 37 Responsabilités  Un administrateur est en droit d’exiger que les documents exécutifs de l’organisation l’exonèrent clairement de toute responsabilité dans la mesure où il s’acquitte de ses fonctions avec diligence et de bonne foi  Un administrateur peut aussi exiger que l’organisation prenne une assurance appropriée contre les responsabilités qui pourraient être déclarées, afin de l’en protéger  Connue sous le nom d’assurance des administrateurs et dirigeants, elle n’est pas nécessairement incluse dans la police de responsabilité civile de l’organisation

38 38 Pour une bonne gouvernance  Connaissez le mandat de l’organisation, sa mission, ses objectifs, ses opérations et ses règlements  Connaissez vos documents exécutifs  Lettres patentes Les lettres patentes portent-elles le nom correct de l’organisation, en accord avec ses objets? La clause de dissolution est-elle complémentaire aux objets ou prévoit-elle la distribution aux membres?  Lettres patentes supplémentaires Y a-t-il eu changement du nom de l’organisation? Y a-t-il eu changement des objets de l’organisation?

39 39 Pour une bonne gouvernance  Faites une révision des bases dans les règlements administratifs, par exemple :  Les clauses sont-elles en conflit avec les lettres patentes?  Les clauses reflètent-elles les modifications à la législation?  Y a-t-il une clause d’assurance appropriée?  Les procédures de modification des règlements sont-elles en accord avec la législation?

40 40 Pour une bonne gouvernance  Préparez-vous pour toutes les réunions du conseil d’administration en étudiant tous les documents relatifs à l’ordre du jour, rapports compris  Assistez et participez à toutes les réunions du conseil d’administration  Posez des questions sur le moment et soyez certain d’être satisfait par la réponse  Abstenez-vous de voter seulement lorsque c’est nécessaire  Faites en sorte que les procès-verbaux des décisions du conseil ou des réunions des membres sont complets (divulgations, contestations et abstentions)  Obtenez l’avis d’un expert lorsque c’est nécessaire

41 41 Pour une bonne gouvernance  Connaissez votre organisation, ses activités, ses opérations, et, de manière générale, ses affaires financières  Assurez-vous de recevoir des rapports réguliers, pertinents et complets de la part des gestionnaires  Assurez-vous que les dossiers et enregistrements de l’organisation sont à jour  Avis initial et Avis de changement – Formulaire 1  Enregistrements en vertu de la Loi sur les noms commerciaux (Ontario)  Veillez à l’utilisation appropriée du nom légal de l’organisation et de ses noms d’activités

42 42 Pour une bonne gouvernance  Soyez prudent  Analysez et anticipez les conséquences possibles de vos décisions – prévoyez les risques inhérents  Prenez des mesures raisonnables pour gérer ces risques – éliminez, réduisez ou protégez contre leurs effets  Communiquez honnêtement et de manière exhaustive avec les autres administrateurs, les membres et les parties prenantes  Soyez toujours informé des activités et finances de l’organisation

43 Questions? Me Sébastien Huard Associé Emond Harnden s.r.l. shuard@ehlaw.ca