Système d’Information du Département de l’Enseignement Scolaire

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1 Système d’Information du Département de l’Enseignement Scolaire
Etat des lieux et perspectives

2 Sommaire Présentation générale DES Enjeux et défis du SI
Présentation de la DSI Existant informatique Portefeuille de nouveaux projets Conclusion Présentation générale DES

3 Environnement interne et externe du DES
(enseignement scolaire) Enseignement Supérieur & formation des cadres & recherche scientifique Établissement Scolaire Académies Administration Centrale Délégations Usagers: Parents, élèves, Syndic Partenaires: Locaux, régionaux, nationaux 25 % budget de l’état fonctionnaires Plus de 45 % du personnel de l’état enseignants Besoin annuel de 1300 Fonctionnaires Gouvernement 14 directions centrales 16 AREF 6,9 millions d’élèves / an 70 délégations provinciales 9300 établissements école satellites 300 établissements / an

4 Indicateurs - Résultats
Nouveau mode de Gouvernance Contractualisation Globalisation Gestion par projet Niveau central Ministre SG Directions centrales Orientations Indicateurs - Résultats Niveau régional AREF Etablissement public CONSEIL D’ADMINISTRATION Autonomie financière & identité morale Plan régional de développement de l’Education Partenariat avec les organisations et les institutions Suivi assuré par des organes de contrôle présidé par le Ministre le CA valide le plan régional de développement de l’éducation , approuve le projet de budget et assure le suivi de son exécution Niveau provincial Délégation Première structure incarnant la déconcentration Nouvellement attachée à l’AREF, Elabore le plan de développement provincial Gère les affaires pédagogiques et administratives à l’échelon provincial Niveau local Etablissement CONSEIL DE GESTION - Propose un règlement interne de l’établissement Approuve le plan d’action & activités Participe à la gestion à titre consultatif - - Gestion pédagogique, administrative et financière Elaboration de plan d’action & plan d’activités annuel Développement de partenariat

5 Etat des lieux Systèmes d’Information de Gestion Les métiers du DES
Évaluation et pilotage Référentiels Systèmes d’Information de Gestion planification Carte prospective Carte scolaire Carte de formation Statistiques et TB Partenariat & Promotion de l’enseignement Juridique & contentieux Communication Gestion des Ressources Logistique Pédagogique SCOLARITE EXAMENS Inspection Orientation RECHERCHE CURRICULA Appui social Domaine Alphabétisation & ENF Gestion Associations Statistiques Gestion des programmes Gestion du Budget et Patrimoine Patrimoine Immobil. Patrimoine mobilier Intendance Gestion Budgétaire Projets Financés Suivi du budget Gestion Ressources Humaines Gestion Administrative Formation Gestion Quantitative Gestion Qualitative Social

6 Sommaire Présentation générale DES Enjeux et défis du SI
Présentation de la DSI Portefeuille de projets Conclusion Enjeux et défis du SI

7 Environnement de travail Développement de Compétences
Enjeux et défis du SI Une couverture fonctionnelle complète des principaux domaines de la gestion. Accompagnement de la déconcentration des principaux domaines de gestion. Une gestion de proximité depuis l’établissement scolaire. Un système de pilotage disponible à tous les niveaux du SEF Un système de communication et services avec une couverture complète Des acteurs préparés au changement et bien formés pour l’accomplir. Outils informatiques Environnement de travail Développement de Compétences

8 Sommaire Présentation générale DES Enjeux et défis du SI
Présentation de la DSI Existant informatique Portefeuille de nouveaux projets Conclusion Présentation de la DSI

9 Missions de la DSI Conception, élaboration et pilotage du système d’information du Ministère Réalisation d’études à caractère organisationnelles Réalisation du schéma directeur informatique du Ministère et des SDI des AREFs.

10 Domaine d’intervention du SI et zones d’ombre
Système d’information Développement des capacités Infrastructure réseau & Services Schéma stratégique Stratégique Cadrage Pilotage Étude Conduite de changement Pilotage du système d’information Veille technologique Études Ressources Humaines Portail WEB Communication Opérationnel Conduite de projets Affaires pédagogiques Intranet Formation Banque de Données Planification & Statistiques Équipements & Réseau Séminaires Budget & Patrimoine Appui technique et Services

11 توزيع الموارد البشرية بالمديرية
العدد الإطار 20 مهندس دولة 11 محلل 8 محلل مبرمج 3 تقني ممتاز متصرف 16 كاتب 9 عون 75 المجموع mercredi 12 avril 2017

12 Sommaire Présentation générale DES Enjeux et défis du SI
Présentation de la DSI Existant informatique Portefeuille de nouveaux projets Conclusion Existant informatique

13 Existant informatique Systèmes d’Information de Gestion
Cartographie applicative du système d’information actuel Domaine Élève Examens SAGE BAC GEXAWIN Primaire & Secondaire GALY Saisie des notes et éditions Bulletins Services Internet STATISTIQUES BAC C Domaine Ressources Humaines GIPE / Ordonnateur Gestion des carrières GIPE / déconcentré Mouvements Nationaux & Régionaux Présélection des Candidats des CF Attestation des salaires GRH NET MASIRH Un SIRH intégré et déconcentré GPEEC En projet C C D/A A E/D E C/A C C/A Domaine Planification Statistiques S I S E Infrastructure Élève RH Nomenclature (GRESA) Planification Carte scolaire primaire collège Lycée VECTIS Gestion budgétaire AREF PRAXIS Gestion Patrimoine Immobilier Pilotage ( Central ) Test Pilote Domaine Budget et patrimoine C A E/D Domaine Alphabétisation & ENF Recensement Des associations Statistiques Gestion des programmes D/A D/A

14 Existant – GRH GRH-NET GIPE

15 Existant – Mouvement Résultats

16 Existant – Examens du BAC
PUBL (GRH) Présélection CF

17 Existant – GEXAWIN ? ?

18 Existant – SI Statistiques

19 Existant – Carte Scolaire

20 Architecture Réseau actuelle du l’Administration Centrale du DES
mercredi 12 avril 2017

21 Composantes de l’espace
Infrastructure réseau et communication Infrastructure Data center Réseau WAN Réseau LAN Postes de travail Logiciels de base Services Portail Intranet Portail Internet Applications Intranet Applications Internet Support Administration Système Help Desk Maintenance

22 Etat des lieux Infrastructure Services Support
Infrastructure réseau et communication Infrastructure Data center Réseau WAN Réseau LAN Postes de travail Logiciels de base Services Portail Intranet Portail Internet Applications Intranet Applications Internet Support Administration Système Help Desk Maintenance Central Plateformes Hébergées : > 10 Serveurs : 30 Nombre de sites : 19 Taux de couverture : 100% Nombre de sites : 6 Taux de couverture : 60 % Nombre de poste de travail : 900 Taux de couverture/ cadre : 75 % Taux de d’industrialisation : 40 % Messagerie, annuaire : FTP : 100

23 Etat des lieux Services Support Infrastructure réseau et communication
Portail Intranet Portail Internet Applications Intranet Applications Internet Support Administration Système Help Desk Maintenance Services Internet et Intranet Services : GRH-NET, E-BAC , E-SISE, Forum rapport CSE, site parlementaire, E-MOUV Gestion de courrier, SISE Explore Portail en cours de déploiement

24 Bilan différentiel Support Infrastructure réseau et communication
Administration Système Help Desk Maintenance Formation Central RH : 1 (non dédiée) RH Opératrice: Back office: 1 Support : Correspondants: 1 /D Plateforme: en cours de test RH : 1 Nombre de session de formation (2007) : Salles dédiées : RH : 1

25 Infrastructure réseau et communication central
Etat des lieux Infrastructure réseau et communication central

26 Services Électroniques
Etat des lieux Infrastructure réseau et communication AREF Parc informatique Réseau Services Électroniques Serveur Couverture (PC/cadre) WAN (Interconnexion) LAN Accès Internet Portail Web Portail Intranet Service électronique Central 30 70% (env. 900 PC) 100% 75% Oui En cours -Messagerie -Courrier -GED -FTP - Web services AREF 2 80% En projet 60% 15 /16 9/16 Néant Web Délégation --- Faible 90% ---- Établissement Très faible Très Faible -----

27 Etat des lieux Infrastructure réseau et communication AREF

28 Etat des lieux - Analyse critique
Projets ambitieux vis-à-vis d’un Reliquat important à couvrir Systèmes de gestion : Couverture fonctionnelle en cours de construction avec une faible introduction de l’informatique au niveau de l’établissement scolaire. Système de pilotage : Nécessité de le renforcer et corriger les dysfonctionnements (Exhaustivité, Fiabilité, Actualisation, Partage, Accessibilité). Infrastructure : Besoin d’accélérer le rythme de développement de l’infrastructure réseau et communication au niveau des régions. Développement des compétences : la taille du système exige des moyens importants pour la conduite changement au niveau local. Besoin de développer les capacités des structures informatiques au niveau central et régional (RH, organisation et méthodes).

29 Sommaire Présentation générale DES Enjeux et défis du SI
Présentation de la DSI Existant informatique Portefeuille de nouveaux projets Conclusion Portefeuille des projets

30 Dématérialisation examens
Portefeuille des principaux projets Ressources Humaines MASIRH II Mouvements GPEEC Budget et Patrimoine VECTIS PRAXIS Pédagogique E-scolarité Dématérialisation examens SIME SI établissement Référentiels -CCT Banques de données Planification Reporting

31 Portefeuille des principaux projets 2007-2009
Infrastructure Télécom Réseau Wan Réseau Lan Datacenter Equipement Acquisition Gestion du parc Maintenance Services Internet et intranet Portail Internet Portail Intranet Applications Intranet Conduite du changement Industrialisation des PT Formation au TIC Support technique

32 Thèmes du projet 19 THEME 1 THEME 2 Planification et pilotage du SEF
Gestion Pédagogique Gestion des Ressources Humaines Gestion du Budget Gestion du Patrimoine THEME 1 Infrastructure de communication THEME 2

33 Thèmes et principes Optimisation du SI actuel puis sa refonte THEME 1
Réalisation du Schéma Stratégique du Système d’Information Amélioration de la couverture fonctionnelle des systèmes de gestion Mise en place du système d’information de l’établissement scolaire Mise en place d’un système d’information de management de l’éducation Amélioration des capacités institutionnelles et d’encadrement de la DSI THEME 1

34 Thèmes et principes Un système de communication intégré Connectivité Equipement en matériel informatique Mise en place d’un intranet et conduite du changement THEME 2

35 Schéma Stratégique du SI:
Objectifs S3I : Aligner le SI à la stratégie du Ministère Développer une vision unique et globale du SI en s’inscrivant dans une démarche d’urbanisation. Accélérer le rythme de développement du SI une meilleure Gouvernance SI et un meilleur pilotage. Faire du système d’information un levier de conduite de changement

36 Avancement de l’étude S3I
Phase 0 Lancement de l’étude PAQ Note de lancement Phase 1 Diagnostics interne, externe et bilan général Description macroscopique et synthèse Phase 2 Modèles d’évolution et choix des orientations de S3I Modèle cible S3I Phase 3 Elaboration du plan stratégique Plan stratégique Plan d’action opérationnel des projets Phase 4 Identifications des projets et plan d’action Phase 5 Elaboration des schémas directeurs SDI Plan directeur opérationnel

37 Figure 7 : Schéma du processus Gestion des Ressources Humaines
Domaine GRH MASIRH : mise à niveau du SIRH Couverture fonctionnelle complète Base de données exhaustive et Intégrée Déconcentration Web services depuis l’établissement Mouvement National Renouvellement du système existant Généralisation du mouvement régional Etude MAGEQ pour un nouveau modèle de fonctionnement GPEEC Elaboration du REC Acquisition d’une solution ERP Intégration et Mise en œuvre Gestion administrative du personnel Gestion prévisionnelle des RH Mouvement du personnel Gestion de la Formation Redéploiement du personnel Etudes prévisionnelles des RH Gestion des œuvres sociales Figure 7 : Schéma du processus Gestion des Ressources Humaines R

38 Domaine Budget et du Patrimoine
VECTIS Acquisition d’un ERP par AREF Intégration Formation & mise en oeuvre PRAXIS Acquisition d’un ERP pour 4 AREFs pilotes Intégration Formation & mise en oeuvre Figure 8 : Schéma du processus Gestion des Ressources Financières Gestion des projets Financés Elaboration du Budget du DES Gestion du budget de l’Etat Gestion des crédits Engagement Mandatement Comptabilisation Suivi d’exécution du Budget du DES Gestion des achats du DES Patrimoine Immobilier Gestion de la régie Patrimoine Mobilier Gestion des BC Gestion des marchés Gestion des assiettes foncières des établissements scolaires Gestion des logements administratifs Gestion du stock R Figure 9 : Schéma du processus Gestion de la Logistique

39 Portail Administratif
Domaine Pédagogique E-scolarité Portail Administratif Solution Web centralisée Gestion de la scolarité depuis l’établissement scolaire Web services ( Enseignants, Elèves, Parents d’élèves) Base Nationale sur les élèves Figure 5 : Schéma du processus Gestion de l’enseignement R

40 Schéma Synoptique de la solution SIME
Publication Requêtage Reporting Analyse Aide à la décision Infocentre ELEVE RH INFRA Référentiels Etablissement Délégation AREF Central Banque de données Internet/Intranet E_SISE Examens Personnel Saisie sur le WEB VECTIS PRAXIS E-scolarité

41 Projet SIME SI Etablissement Manuel des procédures E-SISE E-scolarité Référentiels Elève RH Etablissement Nomenclature Banque de données Datawarehouse Outils infocentre Outils Reporting SISE Explorer Système loi cadre Planification Carte prospective Carte scolaire SI Etablissement Manuel des procédures E-SISE E-scolarité Référentiels Elève RH Etablissement Nomenclature Banque de données Datawarehouse Outils infocentre Outils Reporting SISE Explorer Système loi cadre Planification Carte prospective Carte scolaire RH Projet CCT (Base de Données Elève + Parents d’élèves) : Expérience à capitaliser dans le projet REF-ELEVE R

42 Services intranet et conduite du changement
Intranet national SC Data center National Extension du WAN central Services Intranet : messagerie, portail , … AREF Salle informatique Généralisation du réseau LAN et des équipements Wan régional Délégation Support des établissement scolaires Etablissements Package Equipement La connectivité à Internet Les outils et logiciels de base La formation et l’initiation à l’usage de l’outil informatique La maintenance et le help desk Services intranet et conduite du changement

43 Thème 2 : Projet de contractualisation
CENTRAL AREF Interconnexion des AREF au WAN central Définition de l’architecture globale du réseau Négociation des contrats types avec les opérateurs Mise en place du WAN de la région. Généralisation des LAN au niveau des sites de l’AREF et des délégations. Définition des normes de sécurité des accès à l’Internet Appel d’offre central pour les solutions de sécurité Respecter les normes de sécurité et l’architecture pour : Généralisation de l’Internet pour les services délégations/AREF. Connexion des établissements scolaires à l’Internet Appel à manifestation d’Intérêt CPS-type ou contrat-type Proposition d’une répartition du budget Plan de déploiement dans les établissements Suivi du déploiement du package global au niveau des établissement Suivi du parc informatique Salle informatique AREF : Appel d’offre central (matériel et logiciel support ,formation des administrateurs) Normes pour l’environnement de la Salle i Conduite de changement Formation d’une équipe support des AREFs Charte de sécurité Séminaire et sensibilisation Partage d’expérience Préparation de l’Environnement (Aménagement, Electricité, Climatisation …) Suivi de la mise en œuvre de la Salle Elaboration d’une feuille de route Mise en place d’un Help Desk + Equipe support Mise en œuvre (formation utilisateurs, sensibilisation, support) Infrastructure Réseau Connectivité Equipements Intranet et conduite de changement

44 Architecture Réseau étendu proposé pour le DES (Central, Régional, Provincial)
mercredi 12 avril 2017

45 Sommaire Présentation générale DES Enjeux et défis du SI
Présentation de la DSI Existant informatique Portefeuille de nouveaux projets Conclusion Conclusion

46 Conclusion Des avancés notables sont réalisées , Cependant, la taille du portefeuille de projets, met la DSI devant des défis majeurs, il y a un fort besoin de : Renforcer la DSI (Organisation, RH, Bonnes pratiques) Adopter une gestion en mode projet (organisation matricielle forte) pour la conduite des grands dossier SI Recruter et contracter avec des chefs de projets internes voire externes Renforcer la structure chargée de la gestion des marchés publiques. Renforcement des instances de pilotage du SI en impliquant les AREFs

47 Merci pour votre attention
mercredi 12 avril 2017

48 Conclusion – Facteurs clés de succès
Les chantiers SI lancés par le Ministère sont importants. C’est prévu dans le cadre de l’opérationnalisation du Plan d’Urgence de : Développer les capacités de la DSI et des services informatiques des AREF (s) : Lancer une assistance pour la réorganisation de la fonction DSI pour : Mise en place d’un DATACENTER Organisation du métier d’exploitation (standards ITIL …) Mise en place des standards (Gestion de projet informatiques..) Renforcement du pilotage du SI avec les AREF(s) par l’encadrement et la contractualisation dans le but de: Accélérer le rythme de mise en place de l’infrastructure réseau étendu Accélérer le rythme d’équipement des établissements scolaires Mobiliser les moyens nécessaire pour réussir la conduite de changement à tous les niveaux ( Formation, Help Desk : Externalisation) Renforcer les structures administratives de gestion des marchés publiques (Externalisation, infogérance, AMO, Equipement , Réseau, ERP)

49 SIME - Référentiel ELEVE
Pilotage provincial, régional et central Analyse de Cohorte Prévisions des effectifs Suivi des effectifs réels Référentiel Elève Gestion des élèves au niveau local Inscription Suivi des effectifs, Prévisions Suivi Scolarité: Passages, Abandons Redoublements R

50 Référentiel ELEVE Fonctionnalités : Inscription Réinscription
Transfert Suivi des absences  Cursus scolaire  Appui social  Résultats de fin d’année  Abandon scolaire R

51 Organisation de l’opération d’inscription

52 Référentiel ELEVE - Perspectives d’évolution
Première phase : L’adoption du code ELEVE par les départements intervenant dans le domaine de l’Education Enseignement Supérieur Formation Professionnelle OFPPT Deuxième phase : l’adoption du code de l’élève par les collectivités locales (préinscription) et autorités locales (Etat civil) R

53 Codification Identifiant Unique pour l’élève: composé de 10 caractères
2 positions : l’année d’inscription 7 positions : numéro sériel (tranche de numéro connu par AREF voire par délégation), 1 position : une clé de contrôle. R

54 Référentiel ELEVE - Fonctionnalités
Inscription Réinscription Transfert Suivi des absences  Cursus scolaire  Appui social  Résultats de fin d’année  Abandon scolaire R

55 Référentiel ELEVE - Fiche d’Inscription
Réinscription Transfert Suivi des absences  Cursus scolaire  Appui social  Résultats de fin d’année  Abandon scolaire

56 Référentiel ELEVE - Reinscription
Réinscription Transfert Suivi des absences  Cursus scolaire  Appui social  Résultats de fin d’année  Abandon scolaire

57 Référentiel ELEVE - Cursus scolaire
Inscription Réinscription Transfert Suivi des absences  Cursus scolaire  Appui social  Résultats de fin d’année  Abandon scolaire

58 Référentiel ELEVE - Appui social
Inscription Réinscription Transfert Suivi des absences  Cursus scolaire  Appui social  Résultats de fin d’année  Abandon scolaire

59 Référentiel ELEVE - Suivi de l’absence
Inscription Réinscription Transfert Suivi des absences  Cursus scolaire  Appui social  Résultats de fin d’année  Abandon scolaire

60 Référentiel ELEVE - Transfert
Inscription Réinscription Transfert Suivi des absences  Cursus scolaire  Appui social  Résultats de fin d’année  Abandon scolaire

61 Référentiel ELEVE - Résultat fin d’année
Inscription Réinscription Transfert Suivi des absences  Cursus scolaire  Appui social  Résultats de fin d’année  Abandon scolaire R

62 SISE Explorer http://dsiportail:9999
date de lancement : fin juillet 2008 mercredi 12 avril 2017

63 Enseignement préscolaire Enseignement primaire
5 Rubriques Enseignement préscolaire Enseignement primaire Enseignement secondaire collégial Enseignement secondaire qualifiant 5 Domaines  Elèves Etablissement Infrastructure Personnel Appui social Niveaux géographiques National Régional Provincial Commune mercredi 12 avril 2017

64 mercredi 12 avril 2017

65 mercredi 12 avril 2017

66 mercredi 12 avril 2017

67 mercredi 12 avril 2017