Agence pour la Simplification Administrative Rue Ducale 4, B-1000 Bruxelles Le projet e-Dépôt “Un partenariat notaires – services publics” CNUE 2007 “Simplification.

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1 Agence pour la Simplification Administrative Rue Ducale 4, B-1000 Bruxelles Le projet e-Dépôt “Un partenariat notaires – services publics” CNUE 2007 “Simplification administrative pour les entreprises: Avec sécurité !” Bruxelles, 28 mars 2007

2 eDEPOT Contexte Accord gouvernemental : “Le temps et les frais pour le démarrage d’une entreprise doivent être diminués de façon rigoureuse et les formalités administratives qui y sont associées doivent être simplifiées au maximum. (56 3 jours)” Contexte notaires (métier) : “L’accomplissement par les notaires des formalités de publicité (dépôt des expéditions et publication au Moniteur belge) dans le cadre des constitutions et des modifications statutaires de sociétés.”

3 eDEPOT Création juridique PersonnesPhysiques PersonnesMorales Etatcivil Notaires/Greffe Guichet unique (directive services) SPF Intérieur RRN SPF Economie BCE Justice Statuts

4 eDEPOTPartenaires FOD Justitie ICT FOD Justitie BS/MB FOD Economie RRN KSZ KFBN DAV/Coord Fedict DAV/FSB-N SPF Justice ICT SPF Justice BS/MB SPF Economie RRN BCSS FRNB ASA/Coord Fedict ASA/FSB-N

5 06/11/2001 : Approbation par le Comité d’Oriëntation ASA 16/01/2003 : Création Banque Carrefour des Entreprises (BCE) Fin 2003 : Mise en place d’un comité de pilotage “eDEPOT” 01/05/2004 - 30/05/2005 : Réalisation d’une analyse couvrant les aspects métier, juridiques et techniques 01/06/2005 - 30/05/2006 : Développement de l’application 01/06/2006 : Premier dépôt électronique (semi-automatique) 25/01/2007 : Premier dépôt électronique (full-automatique) 30/04/2007 : Accès par toutes les études notariales eDEPOTHistorique

6 eDEPOT – Le Concept Les Processus visés Interface e-Notariat R. natR. bisBCE eDAS (Justice) Mon. belge Interface e-Gov Autres Notaire GreffeCitoyen 1345 E-Gov 2 Rédige l’acte et les extraits Met à jour les sources e-Gov Soumet un dépôt Suit le statut des dépôts Consulte les sources e-Gov

7 Solution eDEPOT Fonctionnelle Préparation de l'acte Traitement de l'acte FSB-NOT KFBN FOD Justitie FOD Justitie BS FOD Economie FOD Justitie FOD Economie Notariaat ( Numéro d'entreprise ) Dépôt aux greffes Activation du numéro d'entreprise Publication au Moniteur Belge Enregistrement de la date de publication FOD Justitie RRN KSZ Recherche phonétique multi-critères Recherche sur numéro National FOD Economie Recherche d'une Entreprise FSB-NOT FRNB SPF Justice SPF Justice MB SPF Economie SPF Justice Création de la société / Fonctions SPF Economie Notaires ( Numéro/Date de dépôt ) ( Date de publication) SPF Justice RN Création / Mise à jour personne au Registre BIS BCSS Recherche N° BIS ou Radiés RN SPF Economie Création entreprise étrangère (fonction)

8 Solution eDEPOT Technique

9 Dépôt manuel Signature de l’acte authentique Le notaire/collaborateur prépare le dossier à déposer (expédition, extrait, formulaire I (BCE) – volets A, B et C, chèque pour frais de publication). Lesdits documents sont envoyés/déposés au greffe dans un délai de 15 jours. Le greffe met à jour la BCE, archive l’expédition et l’extrait dans le dossier société. Le greffe envoie le volet B du formulaire I (extrait à publier) au MB. L’extrait est scanné et publié dans les 15 jours. Le greffe envoie au notaire la preuve du dépôt et le numéro d’entreprise. Dépôt électronique Signature de l’acte authentique Le notaire/collaborateur soumet le dépôt électroniquement via l’e-Notariat (expédition, extrait et metadonnées) L’application   Met à jour la BCE (metadonnées)   Sauvegarde l’expédition et l’extrait dans la base de données « Greffe électronique » du SPF Justice (eDAS)   Envoie l’extrait au MB   Retourne au notaire, dans la minute, le numéro d’entreprise et la preuve de dépôt (personnalité juridique)   Envoie le lendemain du dépôt le numéro et la date de publication   Le Moniteur belge publie l’extrait 48 heures après le dépôt.   Paiement des frais de publication après publication (sur la base d’un décompte établi par MB) DUREE :  23 jours ! DUREE : Dans la minute ! eDEPOT Comparaison manuel - électronique

10 Pour l’entreprise :  Constitution d’une société et publication au MB en 3 jours, formalités Guichet d’Entreprises incluses !  Délivrance immédiate du numéro d’entreprise ainsi qu’une preuve du dépôt (attribution de la personnalité juridique).  Toutes les sources officielles sont immédiatement mises à jour. Pour l’administration :  Allègement du travail des greffes (suppression des vérifications et de l’insertion BCE).  Suppression du scanning des extraits (pour publication au MB).  Centralisation des frais de publication.  Accès à des données à jour.  Eviter le scanning des expéditions, extraits,... pour délivrance de copie électronique (directive européenne en vigueur depuis le 1/1/2007). Pour le notaire :  Recherches directes dans les DB BCE, Reg. Nat. et Reg. BIS.  Service client amélioré, suppression des déplacements aux greffes, … eDEPOT Simplification administrative

11 Extensions eDEPOT Création dossiers Belgo / Etrangers Création d'autres formes juridiques Modification des données de l'entreprise ( données de base ) Consultations supplémentaires ( objet social, mandats,...) eDEPOT 2007 - Objectifs / Stratégie

12 Th@nk you, Merci, erwin.depue@premier.fed.be