des différents outils supportant les processus de groupes

Présentation au sujet: "des différents outils supportant les processus de groupes"— Transcription de la présentation:

1 des différents outils supportant les processus de groupes
Analyse critique des différents outils supportant les processus de groupes Présenté par Isabelle Giroux Sachenne Wagner

2 Plan 1- Processus de groupe 2- Groupware 3- Réactions individuelles
4- Utilisation d ’outils informatiques 5- Les outils d ’aide à la gestion des processus de groupe 6- Conclusion

3 Carte cognitive Processus de groupe Télétravail
Système de support des processus de groupe Prise de décision (GDSS) Communication de groupe (CGSS) Outils informatiques (Groupware)

4 Processus de groupe Définitions
Ensemble de tâches communes effectuées par un groupe qui partage des buts communs Mécanismes de partage d ’opinion et de ressources Dans le cadre du cours, processus de groupe en contexte d ’entreprise.

5 Processus de groupe Avantages
Compréhension des problèmes et détection des erreurs Responsabilisation des personnes impliquées Multiplication des connaissances et des alternatives de solutions  meilleures solutions Effet de synergie

6 Processus de groupe Avantages Efficacité d ’obtention d ’information
Distribution de l ’information d ’aval en amont Communications interdépartementales (transversale) Équilibre le risque Stimule la participation

7 Processus de groupe Inconvénients Pression sociale et conformité
Processus long Manque de coordination et planification Mauvaise influence du groupe Tendance à se fier à quelqu’un Consensus difficile Analyse incomplète des tâches Mauvaise ou sous-utilisation de l’information Mauvaise représentation du groupe

8 Groupwares Définitions
Ensemble de technologies permettant de supporter les processus de groupe Facilite la résolution de problèmes lorsque celle-ci nécessite la collaboration de plusieurs personnes.

9 Groupwares Causes de l ’émergence des groupwares
1- L ’organigramme des entreprises s ’aplati. Ceci implique donc que la collaboration décisionnelle est de plus en plus présente dans les stratégies d ’entreprise. 2- L ’émergence des technologies d ’information, de même que le surplus d ’information qui en découle, ont amené la nécessité, d ’utiliser de nouveaux outils, plus performants que les outils traditionnels, pour gérer les communications et le flot d ’information qui en découle

10 Utilisation des Groupwares
Avantages Multiplie tous les avantages des processus de groupes traditionnels Anonymat favorise la participation Multiplication des idées Abstraction des limites temporelles et géographiques Baisse des coûts de communications (interurbains)

11 Utilisation des groupwares
Inconvénients Changement de culture organisationnelle (réticence aux changements) Augmentation du nombre d ’information non pertinente Coûts liés au tri de l ’information Perte d ’informations pertinentes Consensus plus difficile

12 Les réactions individuelles
Pour que l ’utilisation des technologies dans les processus de groupe soit vraiment efficace, l ’acceptation de celles-ci par les utilisateurs est nécessaire. Toutefois, chaque personne est différente en ce qui concerne l ’adoption des nouvelles technologies.

13 Les réactions individuelles
Une partie des réactions individuelles dépend du processus de la diffusion de la technologie. Ce dernier peut être défini comme étant « Un processus par lequel une idée nouvelle est communiquée à travers certains réseaux, formels ou informels, composant le système social » (Rogers 1983, traduction libre).

14 Les réactions individuelles
Les réactions des utilisateurs dépendent aussi du processus d ’adoption organisationnel (engagement, adoption, secteur) de même que des bénéfices personnels que peuvent en retirer les utilisateurs (niveau d ’application, cercle social, etc..)

15 Les réactions individuelles
Pionniers A.P. : Adopteurs précoces P.M. : première majorité M.R. : majorité retardataire retardataires

16 Les réactions individuelles
Le processus individuel sous-tendant l ’adoption des technologies. Information › persuasion › décision › utilisation (implantation)

17 Outils informatiques supportant les processus de groupe
Conférences audio-visuelles Messagerie électronique Chat (monde virtuel) Forums Système d ’aide à la décision de groupe  (GADG) CGSS Utilisés individuellement ou en combinaison pour créer des systèmes supportant les processus de groupe

18 Outils informatiques supportant la gestion des processus de groupe
Workflow Calendrier électronique Gestion des documents Utilisés individuellement ou en combinaison pour créer des systèmes supportant les processus de groupe

19 Les conférences audio-visuelles
Utilités Permet de travailler et visualiser simultanément sur un même écran ou sur deux écrans différents. Permet un échange rapide de données

20 Conférences audiovisuelles
Équipement nécessaire Carte PC Caméra (de bonne qualité) Pas de modem standard, mais une boîte sur ligne téléphonique ISDN OU achat d ’un KIT complet (> $)

21 Conférences audiovisuelles
Quelques produits offerts: Showme 2.0- Sun solutions Aspect- Group logic inc. Lotus notes- Lotus development Oracle office- Oracle systems

22 Conférences audiovisuelles
Notes générales Dépendant de l ’équipement, le signal peut être retransmis à une ligne ou à plusieurs lignes, simultanément. Ex: au H.E.C. on ne peut que retransmettre le signal sur une ligne alors que le kit tout inclus permet de le retransmettre sur plusieurs lignes. Dans tous les cas, le signal peut être retransmis à un ou plusieurs endroit simultanément

23 Conférences audiovisuelles
Avantages Facile d ’utilisation Peut se faire avec relativement peu d ’équipement Il est possible de voir les gens et non pas seulement le fruit du travail de groupe

24 Conférences audiovisuelles
Inconvénients Il peut se produire certains délais entre l ’audio et le visuel. Cela nécessite un équipement assez coûteux, si l ’on veut avoir une excellente qualité de son et d ’image La vitesse de diffusion dépend de la vitesse des lignes téléphoniques

25 La messagerie électronique
Fonctions élémentaire lire, écrire et recevoir des messages gérer les destinataires gérer les messages

26 La messagerie électronique
Les fonctions évoluées Classer des messages Liste de diffusion Rechercher un correspondant Créer et gérer les boîtes aux lettres électroniques d ’un réseau entier Écoute et traitement des s à partir d ’un téléphone Laisser un message par téléphone qui pourra être lu ou écouté par le destinataire

27 La messagerie électronique
Ce que cela inclut: Infrastructure de messagerie Le système de messagerie Parfois, un calendrier électronique Parfois, un système de plage horaire

28 La messagerie électronique
Quelques échantillons de produits cc:mail-lotus development Microsoft mail/exchange MLTS- novell time and place /2- IBM Sites d ’intérêts Fonctions de la messagerie électronique Simulation d implantation

29 La messagerie électronique
Avantages Facile à utiliser Peu dispendieux (quelques fois gratuit) filtres possibles sélection et rangement automatique des messages possible Peut s ’utiliser à partir de n ’importe quel PC, à partir d Internet

30 La messagerie électronique
Inconvénients Interception des messages possible (donc pas de message à caractère confidentiel) Parfois, les délais peuvent être longs entre l ’envoie et la réception Ne convient pas pour effectuer une rencontre entière dans le cadre d ’un travail de groupe.

31 Chat Conversation retransmise en direct sur internet dans un « lieu » virtuel privé Mode caractère ou mode graphique Création d ’une liste d ’usagers autorisés Envoi de messages, fichiers et adresses WEB

32 Chat Avantages Lien plus interactif que les forums et les messageries
Contrôle des accès Communication rapide Inconvénients Parasites, si contrôle d ’accès inadéquat Risque de perte de productivité des employés Source de virus

33 Chat - Logiciels Activer ’s Ding Ichat ICQ

34 Forum Transposition électronique d ’une salle de babillard
Messages actuels et archivés accessibles par tous les usagers FAQ: recueil des questions et réponses les plus fréquentes et les plus utiles Peut être privé: à l ’usage exclusif des membres d ’un groupe donné

35 Forum Avantages Contrôle des accès
Obtention rapide d’information sur un sujet précis Augmente la connaissance organisationnelle Inconvénients Gestion difficile des messages lorsque le volume est élevé La durée de vie des messages dépend de la mémoire disponible sur le serveur

36 Système d’aide aux décisions de groupe
Ensemble de logiciels équipements informatiques langage et interface conviviaux procédures et méthodologies facilitateur - coordonne l’utilisation des technologies technologies audio-vidéo Base de données lieu spécifique « salle de décision » (virtuelle ou réelle) supportant un groupe engagé dans un processus décisionnel

37 Système d’aide aux décisions de groupe
Principales fonctions Messagerie électronique Réunions électroniques (vidéo-conférences) Gestionnaire d’agenda Traitement de texte de groupe Gestionnaire de projet Gestion des bases de données de groupe

38 Système d’aide aux décisions de groupe
Est-ce vraiment pertinent??? Système d’aide aux décisions de groupe Buts Permettre à plusieurs gestionnaires de travailler simultanément sur le même projet ou problème Encourager la génération d ’idées, la résolution de conflit et la liberté d ’expression Décourager le développement de comportements de groupe négatifs comme les conflits destructifs, la mauvais communication et les « groupthink »

39 Système d’aide aux décisions de groupe
Avantages Génération accrue d ’idées par les participants Communication au sein de grands groupes Accès à de l’information complète, connaissances et habiletés Accès facile et rapide à des sources d ’information externes Vue globale du contexte par les participants Meilleure planification et structure du processus Résolution de conflit

40 Système d’aide aux décisions de groupe
Avantages Meilleure coordination Anonymat des participants Interaction simultanée de plusieurs participants Enregistrement des idées Permet une plus grande fonctionnalité physique Favorise la mémoire organisationnelle Mobilise des grands groupes à de rapides changements Réduction de la durée des réunions

41 Système d’aide aux décisions de groupe
Inconvénients Efficacité dépend de la capacité des liens de communication Exige beaucoup de ressources internes Défi: accès aux différentes bases de données Syndrome du parasite

42 Système d’aide aux décisions de groupe
Microsoft netmeeting Le Module Conference de Netscape Communicator Person to Person - IBM TeamFocus - IBM Council - CoVision C.A. Facilitator - McCall/Szerdy The virtual NoteBook - The forefront Group Live PCs 100/200 - PictureTel Lotus Notes Fujitsu Desktop Conferencing GroupSystems - Ventana Corporation VisionQuest - Collaborative Technologies Corporation Prism

43 Système supportant le travail d ’équipe virtuel
Ensemble d’équipement et d ’applications informatiques et technologiques permettant à des gens dispersés géographiquement de travailler en équipe Temps réel ou différé Fonctionnalités disponibles

44 Système supportant le travail d’équipe virtuel
Analyse de logiciels

45 Workflow Utilités Aide à la gestion du travail de groupe
Outil de diagramme et d ’analyse Gestion électronique des documents Permet la visualisation, la modification, la recherche, l ’impression, l ’échange, l ’archivage et la sauvegarde des différents documents de l ’entreprise. Coordonne les actions des divers intervenants

46 Workflow Utilités (suite)
Peut permettre l ’automatisation de l ’enchaînement des tâches administratives Permet de superviser le déroulement des processus

47 Workflow Avantages Permet la gestion des formulaires (adressage automatique des formulaires remplis à ceux qui doivent les approuver) Permet au gestionnaire de suivre le cheminement des documents Permet l ’archive des documents Diminue les délais de traitements de l ’information Facile d ’utilisation

48 Workflow Inconvénients Relativement dispendieux
Peut consommer beaucoup de temps

49 Workflow Produits offerts Workflow analyst-ATI Flowmark - IBM
Jetform - Jetform Corp. CadFrance Site d ’intérêts Axys consultants Critères d ’évaluation

50 Les calendriers électroniques
Utilités Permet de générer automatiquement une heure de rendez-vous où tous les principaux intervenants pourront être présents Permet de diffuser à grande échelle les événements importants de l ’organisation

51 Les calendriers électroniques
Les produits offerts Plusieurs compagnies offrant le service de messagerie électronique offre également le service de calendrier électronique. Par exemple, Microsoft outlook, novell, etc.

52 Les calendriers électroniques
Avantages Économie de temps Diffusion assurée de l ’information aux personnes concernées Peu coûteux

53 Les calendriers électroniques
Inconvénients Cela prend un certain temps à ce que les employés développe le réflexe de toujours regarder le calendrier

54 Outil de gestion des documents
Gestion des documents et des images électroniques utilisés par un groupe Édition de groupe Écran partagé de travail Base de données des documents Peu utilisé

55 Outils de gestion des documents
Avantages Mémoire organisationnelle Accès rapide à l’information Organisation des documents Inconvénients Le volume de données peut décourager les utilisateurs de consulter les documents

56 Outils de gestion des documents
Xerox’s DocuShare 1.0 695$ / 25 usagers (1 serveur) 995$ / 50 usagers Converti les documents en HTML Publié via un serveur Web Organisation des filières et annotation Outil de recherche efficace Installation simple Seulement avec Windows NT 4.0 ou Sun Solaris 2.5 Net-it Central 1.0 1995$ / 100 documents 4995$ / nombre illimité de documents Converti les documents en HTML Publiés via le serveur Web Faible contrôle et sécurité Délai de visualisation court Ne permet pas les annotations et commentaires Seulement avec Windows NT 4.0 ou 95

57 Outils de gestion des documents
Face-to-Face - Crosswise MarkUp - Mainstay Software OnGo Document Management - Uniplex Workflo - Filenet Floware - Recognition Technologies Documentum - Documentum, Inc

58 Avenues de recherche Étude expérimentale sur la quantité d ’idées générée par un groupe dans un contexte non-informatisé et un lieu commun comparativement à un contexte informatisé où les membres sont dispersés géographiquement Impact de l ’utilisation de la messagerie électronique sur le délai de transfert des informations entre services

59 Références Groupware

60 Merci de votre attention
Des questions?!?