Projet OASIS RH Organisation et Animation du Système d’Information des Services RH Ecole Nationale des Sciences Géographiques de Marne La Vallée Le 30/03/2004.

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1 Projet OASIS RH Organisation et Animation du Système d’Information des Services RH Ecole Nationale des Sciences Géographiques de Marne La Vallée Le 30/03/2004 François ANDRIEUX

2 OASIS : la refonte du SIRH
L’étude d’opportunité Le cahier des charges Le choix de l’outil La réalisation – 2001 Le déploiement et la stabilisation 2002 Les évolutions – la modernisation statutaire 2003 – 2004

3 OASIS : l’étude d’opportunité
juin à novembre 1997 Un constat, à priori : Un système d’information vieillissant Des besoins non pris en compte Une évolution de la politique des RH 6 questions clés : Faut-il changer notre Système d’Information RH ? Que se passe t’il si on ne change pas ? Quels sont les scénarios ? Combien de temps pour changer ? Quel est le coût prévisionnel ? Quels sont les éléments de choix ?

4 OASIS : l’étude d’opportunité juin à novembre 1997
Objectif : étudier le système d’information de l’époque en regard des futures orientations du domaine RH Les étapes : Phase de lancement 06/1997 Analyse de l’existant Stratégie ANPE/RH Expression des besoins 06/1997 à 08/1997 Analyse de l’existant et expression des besoins : 100 entretiens 84 questionnaires 351 fiches inventaires (outils régionaux, locaux) 18 synthèses Prospective tendances SIRH Le contexte technique ANPE 09/1997 à 10/1997 Orientations SIRH 11/1997

5 OASIS : l’étude d’opportunité
juin à novembre 1997 Les conclusions, le rapport final Si l’ANPE ne modernise pas son SIRH : Les orientations de la DRH ne pourront pas être prises en compte Dans 4 ans maximum, le risque sur la paie devient très important (raréfaction des compétences sur le système d’exploitation BULL GCOS 8) Pas d’évolution fonctionnelle forte pour les utilisateurs Dégradation lente mais certaine du SIRH Difficultés pour prendre en compte les évolutions réglementaires Les lignes directrices pour le futur SIRH : Intégrer les orientations de la DRH : le management, le développement des compétences Rendre les fonctions offertes par le SI cohérentes avec les pratiques Moderniser le SI : homogène, convivial, évolutif Répondre aux attentes exprimées Choix d’une solution technique intégrée de type « progiciel »

6 OASIS : l’étude des processus – le cahier des charges
janvier à novembre 1998 Décrire les processus RH « cibles » Mars Juin Rédiger le cahier des charges orienté « progiciel » Juillet Septembre Lancer l’appel d’offres pour la fourniture d’une solution « clé en main » : progiciel RH et intégrateur Septembre Valider le cahier des charges Octobre Envoyer le cahier des charges Novembre Mettre en place les dispositifs et les outils associés pour faire le choix du progiciel et de l’intégrateur Novembre Décembre Analyser les données et préparer la migration Décembre

7 OASIS : l’étude des processus
Architecture fonctionnelle (système d’information) Architecture applicative (système informatique) Architecture des processus (métier) Processus RH Exemple : Mobilité Est constitué de Application Exemple : Détermination des postes vacants Sous Processus Domaine fonctionnel Correspond à Se décompose en Appartient à Fait appel Activités Fonctions Exemple : Contrôle et validation des postes vacants Exemple : Produire liste des postes vacants

8 Cahier des Clauses Techniques Particulières
OASIS : le cahier des charges Présentation ANPE, DRH, OASIS, DSI ANPE DRH DSI Pilotage OASIS Pilotage Fonctions Transverses Dossiers Habilitation Cahier des Clauses Techniques Particulières Description processus Fonctions Attendues Spécificités Lexique fonctions acteurs messages Présentation Démarche processus Les grands processus RH Schémas BA Fonctionnel métier RH Description de l’existant Expression des besoins techniques Les contraintes techniques Marché public national et européen Technique Sommaire général Définitions RH Sigles Glossaire des termes RH et techniques Annexe Bilan Ressources Humaines 1997 Fiche réponse À dupliquer Questions Produit RH Partie fonctionnelle Fonctions Standard Paramétrage spécifique Fonctions Fonctions attendues CD ROM Pour faciliter les recherches Dossier réponse

9 Avis défavorable de la CSMI
OASIS : le choix de l’outil – le 1er appel d’offres octobre 1998 à mars 1999 20 octobre 1998 Réception des candidatures 13 novembre 1998 Envoi du cahier des charges 6 janvier 1999 Réception des offres 5 mars 1999 Choix de la solution RH 12 intégrateurs 7 progiciels RH 5 intégrateurs 4 progiciels RH 3 intégrateurs 3 solutions RH 1 intégrateur 1 solution RH CANTORIEL Choral CAP GEMINI PeopleSoft GFI SAP R/3 RH IBM-CGI HR Access IBM-CGI HR Access SEMA GROUP PeopleSoft HRMS (grh) et HR Access d’IBM (paie) SEMA GROUP PeopleSoft HRMS (grh) et HR Access d’IBM (paie) SEMA GROUP HR Access SEMA GROUP HR Access UNISYS PeopleSoft UNISYS PeopleSoft ICL SAP R/3 HR ORACLE Arcole RH SINORG SDL7 RH SOPRA Pléiades SOPRA Pléiades SOPRA Pléiades Mai 1999 Avis défavorable de la CSMI Appel d’offres infructueux UNILOG SAP R/3 RH UNILOG SAP R/3 RH UNILOG SAP R/3 RH KPMG

10 OASIS : le choix de l’outil – le 2ème appel d’offres
avril à décembre 1999 Sociétés ayant retiré le dossier de consultation Les 2 offres déposées avant la date limite fixée au mercredi 8 septembre 1999 SEMA GROUP SEMA GROUP (responsable du marché, intégrateur) IBM (éditeur) avec le progiciel HR Access V3 sur Paie et Gestion Administrative individuelle PeopleSoft (éditeur) avec le progiciel HRMS V7.5 sur Gestion Administrative collective, formation et compétences SAGES Software UNILOG IBM titulaire INSER ORACLE PEOPLESOFT SYSECA-SEI CA2I SAP (responsable du marché, éditeur) UNILOG (intégrateur) avec le progiciel SAP R/3 HR sur l’ensemble des postes CIRIL SYNERGIE 3R CIVITAS S.A. SAP CAP GEMINI

11 OASIS : la solution informatique retenue
Deux outils : l’un pour la gestion administrative et la paie, l’autre pour la formation et la gestion des compétences Infocentre COGNOS (Impromptu) Volumétrie : environ paies de droit public et paies de droit privé IBM HR ACCESS V3 Interface GA paramétrée PEOPLESOFT HRMS V 7.5 Gestion administrative et paie Formation et gestion des compétences Outils intégrés à HRMS PS/Query (outil de requête), Crystal Report (générateur d’états) Outils intégrés à HR ACCESS Outil de requête, d’exploration

12 OASIS : la réalisation janvier 2000 à décembre 2001 Étude détaillée
Mai 2000 Mettre en place une paie en € et une nouvelle gestion administrative Priorité 1 Système opérationnel Janvier 2002 Étude détaillée Août 2000 Mettre en place une nouvelle gestion administrative de la formation en y intégrant l’approche économique Priorité 2 Système opérationnel Janvier 2002 La gestion des compétences est dissociée du reste de la solution, elle sera traitée à l’issue de négociations avec les Organisations Syndicales. Étude détaillée Janvier 2002 Priorité 3 Système opérationnel Janvier 2003

13 OASIS : la réalisation janvier 2000 à décembre 2001 Les étapes principales Les spécifications générales et détaillées (études différentielles) Le paramétrage et les développements informatiques spécifiques La recette (vérification d’aptitude - VA) Les sites pilotes (vérification de service régulier - VSR) Le déploiement

14 OASIS : la réalisation - les études différentielles
1- L’étude différentielle globale Définir l’architecture du SIRH : établir la frontière et le mode d’intégration entre les progiciels HR Access (IBM) et HRMS (PeopleSoft) Établir la correspondance entre les processus OASIS et un découpage par « thèmes » se rapprochant du découpage des progiciels Identifier les écarts les plus sensibles et donc les processus des progiciels à personnaliser pour répondre aux besoins de l’ANPE 2- L’étude différentielle détaillée Vérifier l’adéquation des processus identifiés en étude globale comme « standards » Produire le dossier d’étude détaillée, c’est à dire les spécifications détaillées de l’application (sorte de cahier des charges pour les développeurs de l’intégrateur) Établir les spécifications détaillées des développements spécifiques

15 l’étude différentielle détaillée : la méthode
OASIS : la réalisation l’étude différentielle détaillée : la méthode Réunions par thèmes Dossier d’étude détaillée Définition du dictionnaire des processus Règles de gestion Contrôles/automatismes Élaboration de maquettes Revue des fonctions standards et identifications des adaptation mineures Spécifications détaillées des écarts Vérification de l’adéquation du standard

16 l’étude différentielle détaillée : la méthode
OASIS : la réalisation l’étude différentielle détaillée : la méthode Progiciel standard Spécifications Analyse de la valeur Couverture fonctionnelle Couverture fonctionnelle Organisation actuelle Organisation induite par le progiciel Coûts Délais Règles de gestion standard Règles de gestion Ergonomie habituelle ou souhaitée Ergonomie du produit Arbitrages Scénarios Scénarios Scénarios

17 l’étude différentielle détaillée : la méthode
OASIS : la réalisation l’étude différentielle détaillée : la méthode Système existant Système cible Ne pas perdre de vue les enjeux et les axes de progrès Dépasser la simple reproduction de l’existant et se poser la question de l’utilité de ce qui existe Tirer parti des possibilités offertes par la technologie et le progiciel Accompagner le changement et dépasser les résistances (communication, formation, documentation, …)

18 OASIS : le déploiement et la stabilisation
Année 2002 Date effective de démarrage 01/01/2002 pour la Gestion Administrative et la Paie 07/01/2002 pour la Formation Remarque : dans un soucis de sécurité absolu, parallèlement au développement d’OASIS, l’ANPE avait pris la précaution de faire évoluer son ancien système SIGAGIP pour qu’il puisse assurer la paie en Euros au 01/01/2002. La paie de janvier 2002 a donc été réalisée sur les deux systèmes (marche en double). L’année 2002 aura été consacrée à : La correction d’anomalies, essentiellement en Paie et en Gestion Administrative Dans une moindre mesure, à la mise en place de fonctionnalités qui n’avaient pas pu être mises à disposition des utilisateurs au démarrage : le rappel automatique en paye, l’interface avec le logiciel gérant les frais de déplacement, …

19 OASIS : les évolutions, la modernisation statutaire
Années La maintenance corrective et évolutive en 2003 : Poursuite de la stabilisation du SI Développement de nouvelles fonctionnalités : télétransmission des virements vers la Trésorerie Générale, interface d’échange avec l’application de gestion des postes et des mouvements, … Démarrage de l’infocentre RH - mars 2003 Mise en place d’une Tierce Maintenance Applicative (TMA IBM) Production du cahier des charges de la modernisation statutaire - juin 2003 Mise en place du Lot 1 de la modernisation statutaire (transposition et re- classification des agents) – juillet à décembre 2003.

20 OASIS : les évolutions, la modernisation statutaire
Années La modernisation statutaire : Parution du décret au Journal Officiel avec mise en application au 1er janvier 2004 Ancien statut Statut modernisé Création de filières métier : conseil à l’emploi, appui gestion, système d’information, management opérationnel. Une répartition des agents par : filières, niveaux, emplois repères. Un système de reconnaissance individuelle : promotion (VIAP), performance (CCV, PVI, primes de performance), compétences (CICA). Conservation des garanties collectives liées au statut public (GVT). Un dispositif adapté à la GPEC. Une répartition des agents par cadres d’emplois, emplois et fonctions. Pas de filières métier. Prépondérance du niveau de formation. Incidence sur le SI Lot 1 de la modernisation statutaire en janvier 2004 : intégration des nouvelles informations dans le SI (filières, niveaux, emplois repères), transposition des agents (rattachement à un emploi-repère) et première vague de re- classification avec bonification indiciaire (affectation à un niveau supérieur). Lot 2 de la modernisation statutaire échelonné sur l’année 2004 : la formation, l’infocentre, les interfaces avec OASIS, le traitement des PVI, la DADS et les états de fin d’année, les éditions bureautiques, les opérations de carrière. Autres développements non liés à la modernisation statutaire : les attestations maladie, OASIS Manager, le maintien sur le net, l’amélioration de chaînes de traitements (déclarations et virements).