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Prise de notes et exploitation dans le compte rendu de réunion Conseil Général Les 14 et 15 mai 2007 Animateur : Jean-Denis Commeignes.

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1 Prise de notes et exploitation dans le compte rendu de réunion Conseil Général Les 14 et 15 mai 2007 Animateur : Jean-Denis Commeignes

2 Prise de notes et exploitation dans le compte rendu de réunion La prise de notes : pourquoi nest-elle presque jamais enseignée ? La prise de notes : pourquoi nest-elle presque jamais enseignée ? Les différents types de prise de notes Les différents types de prise de notes - Classique - Synoptique - Systémique - Arborescente

3 Processus de prise de décision Commun à toutes les réunions Commun à toutes les réunions Étapes rarement abordées dans lordre Étapes rarement abordées dans lordre Nécessité de passage dune prise de notes verticale à une prise de notes horizontale Nécessité de passage dune prise de notes verticale à une prise de notes horizontale Cohérence donnée par la prise de notes à des échanges peu structurés en réunion Cohérence donnée par la prise de notes à des échanges peu structurés en réunion

4 ExistantPropositionsDécisionsActions Notes sur le contexte, les besoins, les problèmes exposés : heures, dates... Notes enregistrant les suggestions émises Notes répertoriant les décisions prises Notes listant les suites à donner nécessaires pour faire avancer les actions à entreprendre Cette rubrique peut être abandonnée lors de prises de notes très synthétiques : les propositions ne sont notées que lorsquelles ont abouti à une décision.

5 Les comptes rendus Procès verbaux et comptes rendus de synthèse

6 Méthodologie du compte rendu

7 Le compte rendu littéral reformulé : 70 %

8 Le compte rendu de synthèse : 50 %

9 Le compte rendu en tableau : 30 %

10 Le compte rendu très synthétique : 10 à 20 %

11 Recrutement dune nouvelle caissière Nombre de caisse actuellement insuffisant Nombre de caisse actuellement insuffisant Rappel de la décision de créer un nouveau poste de caissière Rappel de la décision de créer un nouveau poste de caissière Profil choisi : étudiante de la Communauté Européenne bilingue français / anglais Profil choisi : étudiante de la Communauté Européenne bilingue français / anglais Prendre contact avec le bureau de placement de luniversité Paris X pour un recrutement avant le 1er octobre Prendre contact avec le bureau de placement de luniversité Paris X pour un recrutement avant le 1er octobre (Luc Sotier) (Luc Sotier)

12 Participation à lorganisation dune manifestation sportive Demande de participation par les organisations sportives de Villecourt à hauteur de 3000 Demande de participation par les organisations sportives de Villecourt à hauteur de 3000 Choix doffrir 100 T-shirts Choix doffrir 100 T-shirts au logo de Synergym en raison dautres priorités financières au logo de Synergym en raison dautres priorités financières Prévenir avant fin septembre les associations de ce refus et leur proposer les cadeaux publicitaires Prévenir avant fin septembre les associations de ce refus et leur proposer les cadeaux publicitaires (Mlle Follet) (Mlle Follet)

13 Ordre du jourInformations et ProblèmesPropositions et DécisionsActions et Responsables Accès à la salle informatique Accès restreint : pas de pass/indisponibilité de la clef Contraintes dhoraire daccès Un seul poste informatique équipé des logiciels dont les étudiants ont besoin Lister les logiciels nécessaires et faire une demande écrite à la direction de lIUT La direction sengage à fournir les pass avant la fin de lannée Joseph soccupe de faire la liste des logiciels Cantine Pas de réfectoire à la disposition des élèves Repas froid tous les midis Mauvaise qualité de la nourriture du Cartable Poubelles trop petite et mal odorantes pendant les cours Installer un micro ondes dans une salle. Refus de la direction pour cause de non-conformité à la sécurité de lIUT Demander au Cartable (CROUS) de fournir des repas chauds après concertation de tous les élèves Carole se renseigne auprès de la filière journalisme pour lutilisation du micro-ondes Tania soccupe de fournir des devis pour lachat dune nouvelle poubelle à la direction Machine à café Trop dattente à la pause car nombre insuffisant de machine à café dans le hall Que du sucré proposé par la machine à friandises Mettre une machine à café à chaque étage après consultation et pétition de tous les élèves de lIUT Installer dans le hall un distributeur de sandwiches et de fruits Mariette prévoit une réunion dinformation avec les autres représentants des filières de lIUT Problème de communication entre professeurs et élèves Absence dun professeur plusieurs fois et les élèves non informés à lavance déplacement inutile Profiter de ce créneau libre pour travailler dautres cours (remarque de la Direction) Responsabiliser le professeur pour informer ladministration de son absence Cours du samedi matin Problème daccès à la salle, même pour le professeur : pas de clefs Pas dadministration le samedi matin Changer lheure du cours : soirée en dans la semaine Négocier avec le professeur directement

14 Ordre du jour Info/problèmesPropositions/décisionsActions Voyage de classe neige Choix dune date Problème de conditions denneigement et de duré de voyage selon le choix du lieu : Alpes ou Pyrénée Problème dencadrement des élèves Souci par rapport à la responsabilité civile Nécessité du panier repas Privilégier le choix du lieu avant toute chose Privilégier le massif Alpin pour des conditions denneigement garanties Prendre en compte le jumelage avec une ville des Pyrénées Envisager les Pyrénées pour la proximité donc réduction des coûts et de la duré du voyage Diffuser linformation que le voyage seffectuera la seconde quinzaine de février dans les Pyrénées Obtenir des devis comparatifs des transports Informer les parents de leur responsabilité au sujet du panier repas Cantine Plaintes des enfants et des parents à différents niveaux : Nombreuses allergies alimentaires non prises en compte Contenu peu équilibré Temps de repas courts Abolition des goûters Embaucher du personnel supplémentaire Agrandir la cantine Sensibiliser les parents Etablir une liste dallergiques Rédiger un courrier à lattention des parents afin de fournir les goûters Saisir ladministration par dossier pour lembauche du personnel Initiation à langlais Emploi du temps déjà chargé pour des cours danglais Justification du choix de la langue Impossibilité demployer plus de deux personnes Envisager une approche ludique Souscrire au projet pilote de lEducation Nationale Utiliser les connaissances de nos enseignants Alterner entre les ateliers et les cours danglais Informer, par le cahier de correspondance, enfants et parents de limplantation de deux cours danglais par mois

15 Ordre du jour Informations et problèmesPropositions et décisionsActions et responsables 1/ Accès à la salle informatique Pas daccès libre à la salle informatique Manque de logiciels sur certains postes Aucune réponse de la Direction aux mails et courriers envoyés Horaires douverture limités Faire part de ces problèmes à la direction Demander une clé à disposition des élèves Obtenir un budget plus important pour lachat de licences Refaire une demande par écrit auprès de la Direction (Joseph) Ouvrir avec un pass (Mana) 2/ Espace de repas Absence de cantine et aucun local prévu à cet effet (Mana) Alimentation déséquilibrée Manque de repas chauds Mauvaise odeur dans la salle due aux déchets des repas dans la poubelle (Tania) Installer un four micro-ondes (Joseph) Demander plus de repas chauds au Cartable (Mariette) Equiper les salles de cours dappareils tels que bouilloire, cafetière, four micro-ondes… (Tania / Nicolas) Contacter les deux filières déjà équipées pour utiliser leur matériel et connaître leur démarche dinstallation (Mariette / Carole) 3/ Machine à café Nombre insuffisant de distributeurs de boissons chaudes (Mariette) Prix trop élevé (Joseph) Installer un distributeur à chaque étage (Joseph) Installer un distributeur de fruits (Tania) Organiser une pétition pour lintérêt de toutes les filières (Mana) Réunir tous les élèves afin den débattre (Mana) 4/ Communication entre élèves et professeurs Absence des professeurs non communiquée à ladministration ce qui entraîne une perte de temps pour les élèves Demander aux professeurs davertir en temps et en heure ladministration de leur absence Envisager la non -reconduite du contrat des professeurs en question 5/ Le cours du samedi matin Administration et CDI fermés doù aucun moyen de contacter lIUT en cas de problème et de faire des recherches Déplacer les cours dans la semaine, en fin de journée (Tania) Consulter le professeur en vue de déplacer son cours (Tania / Mana)

16 Ordre du jourInformations et problématique Proposition et décisionActions + responsable 1- Voyage scolaire : classe de neige -Proposition de divers choix de la destination - préparation des paniers repas -Sélectionner parmi : Pyrénées : - cher, proche, peu de neige Alpes : préparer une organisation des plus simples Jumeler notre ville à une ville des Pyrénées -Contacter le centre social - Etablir des devis de transport - Effectuer les paniers repas par les parents 2- Cantine-Il y a de nombreuses plaintes de la part du conseil des parents et professeurs : allergies alimentaires dues à une mauvaise hygiène alimentaire - Manque de personnel à la cantine -Temps du repas trop court - Problème du contenu des repas - Lister les aliments du repas -Informer les parents de cette liste -Rallonger le temps de pause déjeuner -Embaucher du personnel -Rallonger le temps de pause déjeuner - Embaucher du personnel 3- Initiation à l anglais en primaire -Il y a un surplus de travail -Il ny a pas denseignant danglais -On prône une discipline de jeu -répartir les cours en 1 semaine : ateliers et 1 semaine : cours danglais -Choisir un professeur externe ou interne -Composer en différentes pédagogies 4- Panier de basket- Il y a de nombreuses plaintes sur les comportements des élèves - envisager dautres activités sportives - Marquer le sol en peignant un terrain de basket - Décider à la prochaine réunion

17 Ordre du jourInformations et problèmesPropositions et décisionsActions et responsables Voyage de fin dannée -découvrir lAquitaine (7) -partir en Espagne, éventuellement à Barcelone (2) -découvrir les instances européennes (4) -visiter le nord de la France ou la Belgique (8) -sonder les étudiants pour choisir une destination (6) -se renseigner sur les transports (6) > responsable : Laurène -sinformer sur les possibilités dhébergement (3) > responsable : Julie B. -réaliser le questionnaire et ladministrer (2 et 4) > responsables : Morgane et Julie M. Soirée étudiante-faible participation des AS dans les soirées (2) -bon partenariat avec les bars de la Victoire (3) -incompétence des DJ locaux (7) -organiser la soirée dans un bar à la Victoire (3) -changer de lieu en allant dans un bar à Bacalan (4) -rester dans le centre ville : Gambetta (6) -organiser une journée au lieu dune soirée (7) -organiser une soirée interfilière (1) -sensibiliser les autres associations de lIUT (5) -relancer les AS -contacter les associations des différentes filières de lIUT Election du nouveau bureau du BDE -informer sur les fonctions du BDE (3) -organiser une intervention dans la classe des 1 ère année pour les sensibiliser (1) -distribuer un support écrit et visuel (5) -créer un visuel (5) -rencontrer les étudiants de la filière com Cafétéria de lIUT -réclamation des étudiants pour une cafétéria (5) -micro-ondes chez les journalistes -grève des étudiants envisagée -trouver un local (1) -installer un micro-ondes dans une salle (2) -écrire au Conseil Régional (4) -faire circuler une pétition (5) -mettre en place un programme de grève (7) -prévenir les professeurs par écrit (5) -sassocier avec le Conservatoire qui a le même problème (5) -organiser un espace détente pour les étudiants (6) -écrire une lettre à un responsable avant de faire la grève -fixer la date de la grève -rédiger la lettre -créer des affiches -se renseigner des possibilités juridiques Matériel-vétusté de lordinateur -utilisation abusive du papier > manque de papier -difficulté pour récolter les cotisations -limiter la consommation de papier (4) -changer lordinateur (5) -acheter un fax et un scanner (5) -remplacer les composants de lordinateur (2) -trouver un partenaire bureautique -rechercher les partenaires : responsable : Julie B. -relancer les étudiants pour les cotisations

18 Club des jeunes Plaintes et pétitions des riverains adressées à la mairie et au commissariat (nuisances sonores du club, va et vient tardif et musique) Plaintes et pétitions des riverains adressées à la mairie et au commissariat (nuisances sonores du club, va et vient tardif et musique) Historique du club : accord unanime sur le principe de sa création mais réticences de certains riverains. Historique du club : accord unanime sur le principe de sa création mais réticences de certains riverains. Choix du lieu déterminé par la facilité daccès Choix du lieu déterminé par la facilité daccès Absence sur la commune de structures alternatives pouvant accueillir les jeunes Absence sur la commune de structures alternatives pouvant accueillir les jeunes Fermer le club afin de donner satisfaction aux riverains Fermer le club afin de donner satisfaction aux riverains Insonoriser le local éventuellement aux frais de la commune Insonoriser le local éventuellement aux frais de la commune Fixer une heure de fermeture raisonnable et acceptable Fixer une heure de fermeture raisonnable et acceptable Rédiger et transmettre le présent compte rendu à la commission jeunesse Rédiger et transmettre le présent compte rendu à la commission jeunesse (Mme Neil) Les inviter à venir en débattre avec léquipe municipale Les inviter à venir en débattre avec léquipe municipale (Mme Neil)

19 Bois des Bordes Lieu charmant devenu un véritable dépotoir depuis la construction de nouveaux lotissements alentour Lieu charmant devenu un véritable dépotoir depuis la construction de nouveaux lotissements alentour Endroit malsain en raison de la présence deaux stagnantes et de moustiques Endroit malsain en raison de la présence deaux stagnantes et de moustiques Nécessité de protéger lenvironnement tant la flore que la faune Nécessité de protéger lenvironnement tant la flore que la faune Créer un parc fleuri avec promenade circulaire, bancs, jeux denfants en ce lieu idéalement placé au dessus de la vallée Créer un parc fleuri avec promenade circulaire, bancs, jeux denfants en ce lieu idéalement placé au dessus de la vallée Raser et bétonner le bois en sauvant certains arbres et en créant un lieu dimplantation de commerces, sorte de second centre ville pour les habitants des nouveaux lotissements Raser et bétonner le bois en sauvant certains arbres et en créant un lieu dimplantation de commerces, sorte de second centre ville pour les habitants des nouveaux lotissements Retracer les conduits anciens et niveler afin de supprimer les eaux stagnantes et conserver un espace naturel Retracer les conduits anciens et niveler afin de supprimer les eaux stagnantes et conserver un espace naturel Rédiger un rapport détape sur la question en consultant largement la population Rédiger un rapport détape sur la question en consultant largement la population (M. Henri) (M. Henri)

20 Choix d'un plan selon le type décrit

21 Le rapport

22 Méthodologie APPROACH Démarche de tous les rapports Phase objective Phase objective A - Annonce P - Présentation P - Problématique R - Réactions Phase engagée Phase engagée O – Opinion A – Actions C – Conclusion H - Horizon

23 Questions/Réponses


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