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Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Comment le DRSG peut-il contribuer au schéma directeur immobilier de son entreprise ? peut-il.

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1 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Comment le DRSG peut-il contribuer au schéma directeur immobilier de son entreprise ? peut-il contribuer au schéma directeur immobilier de son entreprise ? Avec la participation de : Françoise Lecherbourg, C2SI Michel Lagrave, AOS Jean-Louis Guilhamat, CBRE Julien Chiche, CAD Et le témoignage de : Christian Schmutz, Réunica Atelier - débat du 23 mars 2010

2 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Quest-ce quun schéma directeur immobilier ? Les mots clefs : Existant Diagnostic Projet Qui a un tel schéma ? Formalisé ou non ? C2si Construire Sa Stratégie immobilière

3 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Pourquoi le DRSG est-il un acteur incontournable ? Par sa connaissance des immeubles : surfaces, équipements, coûts, occupation… Par sa capacité à mesurer la satisfaction des clients internes…donc le besoin… Pourquoi doit-il saisir cette opportunité ? Sa contribution est majeure, quil en soit le pilote ou non Pour valoriser sa fonction Même en labsence de grand projet C2si Construire Sa Stratégie immobilière

4 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Les objectifs de notre conférence : Apporter des réponses concrètes à cette question : Les moyens de linventaire Lélaboration du schéma directeur Les enjeux pour le DRSG Les illustrer avec des exemples, des contre exemples, et un retour dexpérience dun DRSG Et échanger avec vous C2si Construire Sa Stratégie immobilière

5 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux AOS

6 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Quel contexte, quels leviers pour un DRSG ? Après les salaires, lImmobilier représente le troisième, voire le deuxième coût d'exploitation au sein d'une entreprise Après les salaires, lImmobilier représente le troisième, voire le deuxième coût d'exploitation au sein d'une entreprise Très souvent sous exploité par les locataires, loutil immobilier offre un potentiel significatif de réduction des coûts Très souvent sous exploité par les locataires, loutil immobilier offre un potentiel significatif de réduction des coûts Pour profiter pleinement de son potentiel, il est essentiel que les DRSG connaissent leurs implantations et maîtrisent linformation Pour profiter pleinement de son potentiel, il est essentiel que les DRSG connaissent leurs implantations et maîtrisent linformation Faire prendre conscience aux Directions Générales quun projet immobilier est une réelle opportunité plutôt quune contrainte Faire prendre conscience aux Directions Générales quun projet immobilier est une réelle opportunité plutôt quune contrainte

7 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Comment élaborer un Schéma Directeur : Les 7 pistes Optimiser les surfaces : près de 50 % des postes de travail sont inoccupés en permanence 1 Renégocier le bail : profiter de lintérêt du propriétaire à garder son locataire 2 Les DRSG acteurs et force de proposition - Penser à partir des 7 pistes à proposer des scénarios et des faisabilités en approche « coût global » = Fournir aux Directions Générales des outils daide à la décision. Objectif : faire que lenvironnement de travail soit au cœur de la performance de lentreprise Les DRSG acteurs et force de proposition - Penser à partir des 7 pistes à proposer des scénarios et des faisabilités en approche « coût global » = Fournir aux Directions Générales des outils daide à la décision. Objectif : faire que lenvironnement de travail soit au cœur de la performance de lentreprise Regrouper les sites : un regroupement génère des économies d'échelle, pérennise les coûts et favorise la cohésion interne 3 Relocaliser son siège : choisir son site de manière à réduire les coûts des déménagements internes tout en veillant à ne pas dégrader les conditions de travail des salariés 4 Construire son site tout en restant locataire : profiter d'un projet sur mesure pour partager équitablement la valeur créée par le locataire entre le promoteur, linvestisseur et le locataire 5 Repenser son environnement de travail : l'enjeu est d'éviter les surcoûts d'adaptation à terme 6 Penser flexibilité des surfaces et des baux : sadapter aux évolutions deffectifs en prévoyant une prise à bail progressive des surfaces ou des possibilités de sortie anticipées 7

8 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Quand –Avant léchéance : triennale ou fin de bail –Dès que le loyer a augmenté de plus de 25 % par leffet de lindexation (application de larticle L du code de commerce) –A tout moment, en prolongeant la durée restante du bail Quels arguments –Définition de la valeur locative –Calculs et pondération des surfaces –Qualité des prestations et équipements techniques –Création de valeur pour le propriétaire –Coût de la vacance locative Quels sont les enjeux –Négociation des éléments financiers Loyer, paliers de loyer, franchise, financement de travaux Optimisation des charges Clauses juridiques: encadrement de lindexation, gros travaux, remise en état… –Flexibilité –Amélioration du confort / travaux en site occupé –Délais de mise en œuvre –Pérennisation CAS : Rester en renégociant

9 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Dans quelle optique –Relocaliser son siège / se regrouper –Construire en restant locataire Quels leviers –Délocaliser pour baisser le loyer –Repenser les modes daménagements / optimisation des surfaces –Immeuble neuf ou performant –Economies déchelle liées au regroupement –Capter la création de valeur en réalisant un projet clé en main Quels sont les enjeux –Optimisation du cout global immobilier –Améliorer lorganisation de lentreprise –Se doter dun outil de travail performant –Projet dentreprise refondateur –Augmenter la visibilité –Améliorer le confort des utilisateurs CAS : Déménager

10 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Chiffres clefs –Une banque occupe un immeuble récent en 1ere couronne de m² –1863 postes dont 200 postes vacants soit une occupation de 17,1m² par poste –16M° HT par an dont loyer bureau 370 HT/m² HT par poste de travail Enjeux du projet –Réduction du coût immobilier –Densification du site principal pour libérer des sites satellites Analyse critique de limmeuble et densification Surface Utile Nette en premier jour Circulations, paliers, halls et sanitaires Surface en second jour Efficience Surface de second jour 69 % 30 % A léchéance du bail

11 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Négociation sur un site alternatif –Identification dun immeuble disponible et comparable à proximité Résultats –20 % de baisse de loyer soit 2,2 M par an (+ de 13 M déconomie sur les 6 ans) –Prise en charge par le bailleur des gros travaux, faculté de sous-location, indexation encadrée –Travaux de maîtrise des coûts énergétiques financés par le Bailleur –2 sites satellites libérés du fait de la densification Coût global 13,7 M HT / an SIEGE = En 2009 APRES RENEGOCIATION SITUATION ACTUELLE Coût global 16 M HT / an = SIEGE Loyer bureau 370 HT / m²/ an Postes installés 1863 Postes installés 1913 Bail 6 ans Loyer bureau 330 HT / m²/ an Loyer économique Franchise 8 mois 299 HT / m² / an Immeuble objet de la renégociation Benchmark A léchéance du bail

12 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Par leffet de lindexation Chiffres clefs –Société industrielle occupe m² dans une tour de grand standing à La Défense –Bail 9 ans fermes avec une prise deffet au 01/10/2004 Enjeux du projet –Réduction du coût immobilier sans contrepartie pour le propriétaire Applicabilité de larticle L du Code du Commerce Analyse du marché Evolution du taux de vacance à La Défense 9,2% 6,8% 6,6% 1,5% 0,5% 0,3% 2,4% 5,6% 7,4% 7,7% 9,2% 7,1% 4,0% 3,3% 5,1% 0,0% 2,0% 4,0% 6,0% 8,0% 10,0% 12,0% septembre ,0% 2,0% 4,0% 6,0% 8,0% 10,0% 12,0% Evolution des valeurs locatives – La Défense Quartier des affaires Recomposition loyer Loyer bureaux /m² /m² Loyer archives /m² /m² Parkings* /place /place RIE ,9 /m² ,8 /m² Sous-total Bail initial21/05/2009

13 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Regrouper les équipes sur un seul site Résultats –Un coût par poste réduit de moitié –Un Payback en moins de 12 mois malgré des conditions de désengagement défavorables 13

14 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux CBRE

15 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux La construction du schéma directeur immobilier

16 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux La réussite dun schéma directeur immobilier passe par la connaissance et la maîtrise des six facteurs clés à prendre en compte pour une bonne gestion de son immobilier dentreprise. Les compétences et champs dactions du DRSG, intervenant sur chacune de ces dimensions, en font un interlocuteur indispensable à sa construction, puis à son bon déroulement.

17 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux La réussite dun schéma directeur immobilier passe par la connaissance et la maîtrise des six facteurs clés à prendre en compte pour une bonne gestion de son immobilier dentreprise. Les compétences et champs dactions du DRSG, intervenant sur chacune de ces dimensions, en font un interlocuteur indispensable à sa construction, puis à son bon déroulement.

18 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux CACD

19 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Audit _ Space planning _ Aménagement _ Ingénierie de transferts 3 ème Partie: La mise en application du SDI : Validation des surfaces, implantations possibles et risques

20 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux 3. Lutilisation de lespace : Les implantations : Limplication du RSgx qui doit répondre aux attentes des utilisateurs et permettre une souplesse en terme dexploitation : - Rythmer des espaces par création despaces communs et BI - Mise à disposition despaces de convivialité permettant la tenue de réunions informelles - Création despaces clos permettant la tenue de réunions téléphoniques ou confidentielles - Adapter les systèmes de réseaux téléphoniques et informatiques aux déplacements internes - Choix mobiliers adaptés pour (re) créer lenvironnement personnel de lutilisateurs - Limiter la profondeur des champs visuels Le Rôle du RSgx: Quil sagisse dune refonte du schéma directeur ou dune optimisation, limplication du DRSGx dans la programmation du projet comme dans la conception de lespace permet la bonne prise en compte les problématiques techniques et sociales liées à la vie courante de lentreprise. Dans la pratique et pour assurer une cohésion au quotidien, le RSGx doit avoir la charge dun des « chantier projet » pour que la communication et lanticipation soit complète et efficace

21 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Etudes de cas

22 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Etude cas 1 Objectifs: Fusion de 2 groupes Effectifs : postes Durée du projet : Décembre 2009 – Déc 2011 Rendu : Programme fonctionnel et CC par métier avec participation active du RSgx RSGx au cœur de la problématique de programmation Achats MOE exploitation Construction – Certification - Pilotage budget et construction - Représentation MO (suivi du chantier construction ) - Suivi certification dexploitation HQE Direction de projet Financement Responsable des principes de financement - Contrôle gestion du Budget - Financement et trésorerie Organisation RH Animation du comité - Définition de la cible effectifs - impacts sociaux - règles dattribution - Services salariés - Accueil post-projet Technique - matériel -attribution, plan de renouvellement - Matériel vert -Fourniture matériel - Réseau et postes Mobilier / Aménagement - Aménagement et space planning - Déménagements Emménagement -Développement durable / règles de vie Communication Conduite Changement -Communication interne et externe - Communication Evénement Déménagement - adhésion des utilisateurs - Accompagnement - Communication positive Représentants utilisateurs

23 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Objectif : Regroupement de 550 postes sur un site + libération dun des 3 sites actuels techniquement obsolètes. Redéfinition du schéma directeur impliquant un re-planning des 2 autres sites conservés. Durée du projet : 6 mois (en cours ) La problématique : Bail négocié très avantageux mais RSGx intégré trop tardivement à la démarche dévaluation technique des risques et de communication utilisateurs Les problèmes rencontrés / identifiés directement liés : - Sous capacité du bâtiment identifiée trop tardivement - Communication de projet initiale sur augmentation des surfaces + renforcement du confort - Carences techniques liées à la conception de base bâtiment Ces carences auraient pu être identifiées ou contournée si le RSgx avaient été impliqués aux études préalables et négociations - Pas de vision du RSgx recueillie sur besoins exploitation - Identification nécessité de transformation de surfaces de parking en impact négatif sur la négo initiale - Tensions inutiles lors des entretiens dues à un manque dinformation quotidien Rappel : - la communication utilisateurs doit être posées et réfléchie (newsletter, réunions…) - limplication des Rsgx doit être immédiate pour intégrer les problématique utilisateurs - le site retenu doit être étudié et rapproché du schéma directeur avant lancement du projet Etude cas 2 : Contre exemple

24 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux REUNICA

25 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux conférence débat du 30 mars Comment le DRSG peut-il contribuer au schéma directeur immobilier de son entreprise ? La réponse de REUNICA

26 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux conférence débat du 30 mars Réunica, un G roupe de P rotection S ociale : collaborateurs au service de ses clients cotisants retraités et assurés entreprises 7,5 Md retraite complémentaire (AGIRC ARRCO), prévoyance, santé, maisons de retraite, hôtels, chômeurs… Département immobilier logistique (27M fonct., 25 invest.) : 166 collaborateurs en Logistique répartis sur 9 sites 6 collaborateurs en Immobilier 4 pour la Cellule pilotage coordination Interlocuteurs : le CODIR Rattachement : DGA Finances Affaires Générales Les missions : moyens généraux sur m² exploitation, gestion immobilière de m², prise à bail, investissement immobilier, travaux, sécurité, archivage, éditique (7 millions de pages), RIE …

27 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux conférence débat du 30 mars Un circuit décisionnel bien rodé : août : maturation des scénarii Juillet : V1 au G5 sept : arbitrage DG Juin : recueil besoins oct : budget Stratégie et Marché Immo communication Mise en œuvre avec Commission locaux

28 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux conférence débat du 30 mars Une adéquation entre besoins de postes de travail (info LOG) et les ressources en m² (info IMMO) contenu (2.950 postes, gérés par la LOG) : évolution des organisations et des effectifs + contribution propre : densification, renégo contrats … contenant ( m² dexploitation gérés par lIMMO) : potentialités des immeubles, location espaces libérés, recherche de m²… Coordination des secteurs Logistique et Immobilier, avec appuis externes si nécessaire La problématique

29 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux conférence débat du 30 mars Un outil de pilotage à la fois : Prospectif en phase avec le planning de concrétisation des projets immobiliers 3 ans Itératif en cohérence avec le rythme élevé dévolution des organisations Mise à jour annuelle, voire … Forte dépendance de la stratégie dentreprise Localisation, regroupement, densification, niveaux de prestations…

30 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux conférence débat du 30 mars Avec deux principes incontournables 1.Disposer et faire vivre une base de plans et deux TdB : 1 TdB LOG : M² et coûts Postes de travail occupés Potentiel de chaque immeuble (sécurité + confort) –1 TdB IMMO : état du marché, surfaces dispo, stratégie … 2.Dispositif partagé avec les directeurs, issu de la stratégie dentreprise et arbitré in fine par la DG

31 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux conférence débat du 30 mars Loutil : un tableau de bord et des indicateurs

32 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux conférence débat du 30 mars Le tableau de bord et les indicateurs

33 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux conférence débat du 30 mars Le tableau de bord et les indicateurs

34 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux conférence débat du 30 mars Retour dexpérience : en vrac ! Si vous mettez en place un processus décisionnel contraignant, il sera respecté sil fait ses preuves Si possible, pré-arbitrage inter-directions en proposant des scénarii Globaliser les demandes : pas de coup par coup, ni au fil de leau, ni jouer les pompiers, … (à refuser !!!) Toujours toujours et toujours à lécoute des clients = meilleure anticipation, réponse plus adaptée Sattacher à rechercher des solutions pertinentes (excellence) Ne pas hésiter à négocier ; répartir le mécontentement … Les bonnes règles de la délégation sont à respecter impérativement Donner dès le début les règles du jeu gagnant gagnant : exiger une info très en amont … !!! Rôle primordial du logisticien !!!

35 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Retrouvez cette présentation sur le blog des ateliers débats de lARSEG Egalement à noter, le prochain atelier débat de lArseg sur loptimisation des coûts le 15 avril prochain !


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