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Les résultats de lenquête dopinion JUIN 2005 « Comment les entités publiques abordent-elles la rationalisation de leurs achats, en conformité avec le nouveau.

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1 Les résultats de lenquête dopinion JUIN 2005 « Comment les entités publiques abordent-elles la rationalisation de leurs achats, en conformité avec le nouveau code des marchés publics ? »

2 Lenquête : les objectifs Mieux cerner la fonction achat et son évolution dans les entités publiques, Dresser le panorama des actions entreprises pour rationaliser les achats, Évaluer la conformité de ces actions avec les nouvelles réglementations Enquête réalisée auprès de 83 directeurs et responsables achats dentités publiques:

3 Contexte La politique économique de maîtrise des déficits publics a conduit lÉtat à recentrer les objectifs des Achats publics : Réduire les coûts de la commande publique Renforcer la transparence de l'achat public Simplifier et élargir l'accès des entreprises aux marchés Enjeux entités publiques et services achats Les entités publiques achètent annuellement près de 120 milliards deuros de fournitures et de services (9% du PIB) dont 90 milliards uniquement pour les collectivités locales Gains escomptés : 5 à 10 milliards déconomies Achat public

4 Cadre réglementaire Au 1er Janvier 2005, l'article 56 du nouveau Code des marchés publics impose à l'État et aux collectivités de recevoir les candidatures et les offres de leurs fournisseurs de manière électronique (uniquement pour les marchés formalisés et > seuils) A venir Réforme du pacte de stabilité Directives européennes transposables avant le 31 janvier 2006, vers une dématérialisation complète Orientations Application des meilleurs pratiques achats : rationalisation et professionnalisation des achats Dématérialisation des processus achats – Mise en œuvre de nouveaux outils technologiques Achat public

5 Le contexte dans les entités publiques interrogées 50% des achats transitent par des appels doffres formalisés (i.e : ceux qui sont directement concernés par la dématérialisation), Les autres achats sont principalement effectués via les procédures adaptées (i.e : qui ne nécessitent pas de passer par un appel doffres), Lorganisation type en matière dachat est un mixte entre décentralisation et centralisation suivant la nature dachat (45%), 37 % se disent totalement centralisés et 18% totalement décentralisés

6 79% des directions achats mènent au moins un projet de rationalisation : les projets menés visent avant tout la mutualisation des achats à travers la refonte de lorganisation (52%), devant lamélioration des procédures (18%) et du SI (15%), 78% des entités publiques interrogées se sont préparées pour recevoir et traiter les réponses électroniques aux appels doffre Toutefois, moins dun tiers des projets sont liés dans une approche globale damélioration de la performance achat Cela bouge dans les entités publiques ! Ce que disent les Directeurs Achats…

7 Les principaux objectifs de rationalisation des achats sont : la réduction des coûts dachats (45%), la satisfaction des demandeurs (31%), la professionnalisation de la fonction achat (21%) Les moyens à mettre en oeuvre en priorité sont : une meilleure évaluation et définition des besoins (71% ), la mutualisation des achats (31%) la formation (24%) Ce que disent les Directeurs Achats… De la rationalisation des achats

8 Toutefois, beaucoup font état de nombreuses contraintes qui portent essentiellement sur : Lorganisation (27%) décrite comme lourde, inadaptée et manquant de maturité, La culture interne (15%) qui provoque une forte résistance au changement, Le niveau insuffisant de professionnalisation des acheteurs (13%), Un quart seulement des responsables achats jugent quaucun frein ne vient entraver les projets de rationalisation. De la rationalisation des achats Ce que disent les Directeurs Achats…

9 94% estiment connaître les modalités du nouveau code des marchés publics sur la dématérialisation mais avec une compréhension différente de ses applications ! Simple obligation d'échanger les appels d'offres et les réponses par voie électronique - 29% des réponses Gestion électronique de la totalité de la procédure - 35% des réponses Seules 30% des réponses expriment un lien entre la dématérialisation des achats et la rationalisation des achats En matière de dématérialisation Ce que disent les Directeurs Achats…

10 La réforme est majoritairement (55%) perçue comme positive pour les entités publiques qui adhèrent généralement aux objectifs fixés par létat Toutefois, une grosse minorité (39%) des réponses associe plutôt la réforme aux contraintes et minimise les effets positifs à court terme… Ce que disent les Directeurs Achats… En matière de dématérialisation

11 Là encore, les contraintes apparaissent importantes : la lourdeur et la complexité accrue des procédures (citée par 70% des personnes interrogées). Cette lourdeur sexplique notamment par la mise en œuvre dune double procédure – électronique et manuelle, les coûts de mise en conformité du SI (cités par 21% des personnes interrogées), le manque de compétences sur les nouvelles procédures électroniques (cité par 15% des personnes interrogées). Ce que disent les Directeurs Achats… En matière de dématérialisation

12 Les deux tiers dentre-eux se considèrent dans les temps, Peu dentre-eux ont limpression davoir raté le train de la dématérialisation Ce que disent les Directeurs Achats… En matière de dématérialisation

13 Seules 36% des entités publiques sondées utilisent un SI pour leur cycle achat, et 18% pour leurs approvisionnements, Près de 50% des entités ne possèderaient quun outil bureautique voire aucun outil informatique… Ce que disent les Directeurs Achats… De leur système dinformation

14 La location dune plate-forme de dématérialisation est le choix prépondérant dans les entités publiques (58% des réponses) car elle permet de répondre à la fois au souci de centralisation et au manque dexpérience sur les outils de dématérialisation (accompagnement) Limplémentation dune solution logicielle spécifique ou du marché est très minoritaire (17%), Certains éditeurs de plate-formes tirent leur épingle du jeu : OMNIKLE (SOPRA Group) (25% des réponses) Achat public.com (21% des réponses) ATEXO (12% des réponses) Ce que disent les Directeurs Achats… De leur système dinformation

15 A terme, les évolutions du SI devraient porter principalement sur la gestion de catalogues et la facturation électroniques Ce que disent les Directeurs Achats… De leur système dinformation

16 Il existe des projets de dématérialisation des achats publics et des projets de refonte plus globale des achats mais la démarche nest pas commune, Les objectifs de la rationalisation sont la réduction des coûts et lamélioration de la satisfaction des demandeurs, Les objectifs de la dématérialisation sont plus diversement appréciés des acheteurs. Cela va de la simple application des obligations du code des marchés publics jusquà la volonté de rationalisation globale des achats, Les freins à ces projets sont connus et réaffirmés avec force dans cette enquête : la lourdeur des organisations, la culture administrative et le manque de professionnalisation des acheteurs Il reste beaucoup de chemin à parcourir pour développer la culture du SI et les coûts de mise aux normes sont élevés. Les acheteurs se tournent plutôt vers des solutions de dématérialisation « clé en main » et externalisées Notre conclusion

17 Nous vous accompagnons sur vos projets pour : Vous aider à mettre en place les processus les plus adaptés à lidentification et à la définition des besoins de vos clients internes Faire évoluer vos organisations achats pour atteindre vos objectifs de rationalisation et de professionnalisation Vous apporter notre connaissance des solutions les plus performantes et notre savoir faire pour la dématérialisation et la gestion des achats publics A votre service…

18 Si vous souhaitez disposer de compléments dinformations sur loffre dAxys, vous pouvez contacter le centre de compétences « Achats et Relations fournisseurs » : Marc Sailly – Directeur Associé Tel: Erwan Clorennec – Directeur Associé Tel: Axys Consultants 75, boulevard Mac Donald Paris Tel: Fax: Contacts


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