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Esup days1 Gestion des candidatures étudiantes eCandidat pour lUM1 OPI pour Rennes 1 Université Montpellier 1 - DSI Fabienne Ricart.

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1 esup days1 Gestion des candidatures étudiantes eCandidat pour lUM1 OPI pour Rennes 1 Université Montpellier 1 - DSI Fabienne Ricart

2 esup days 2 Le projet Le projet : gérer informatiquement les candidatures des étudiants pour les procédures nécessitant une commission daccès de lUniversité. Le contexte : Luniversité Montpellier 1 compte 9 composantes 1 composante disposait dune solution quelle souhaitait améliorer et mieux intégrer

3 esup days 3 La démarche Projet validé lors du CORI du 30 juin 2008 Chef de projet : Pr. Marielle CADOPI doyenne de STAPS Création dun groupe projet avec des représentants de chaque composante, le SCUIO-IP, la DEVE et la DSI et rédaction dun cahier des charges UM1 Connaissance des travaux sur Rennes 1 : rencontre des équipes projets et étude des cahiers des charges respectifs Création dune application par luniversité de Rennes 1 et lUM1 basée exclusivement sur Apogée Campagne 2009 : 4 composantes, 60 formations, candidats Campagne 2010 : généralisation de la démarche et harmonisation des dossiers de candidature de luniversité (validé par la gouvernance en novembre 2009)

4 esup days 4 Point technique Pré-requis : Environnement JAVA Un SGBD MySql ou Oracle Serveur dapplication TOMCAT Authentification par SSO-CAS un annuaire LDAP (recherche people) Apogée Installation installation des 2 webServiceApogee AMUE (400lm et 400ly) webServiceApogee (esup-ws-si). Lapplication est compilée avec java (jdk1.6.0) Serveur application Tomcat 5.5 ou 6 Oracle 10g ou MySql

5 esup days 5 Champs demandés aux étudiants Sont configurés par défaut les champs suivants : 1. Au moment de la création de son dossier, champs obligatoires : état civil baccalauréat cursus post-bac 2. Champs facultatifs : Cursus professionnel ou des stages Formations complémentaires professionnalisantes Il est possible dajouter des champs à remplir pour létudiant ; cest le formulaire complémentaire. (attention, ces champs ne font pas partie des extractions Excel) Les champs remplis en ligne sont réutilisables pour plusieurs diplômes

6 esup days 6 Que permet de faire eCandidat ? Avant la campagne : De paramétrer dans le logiciel les diplômes concernés, ce sont les commissions En se basant sur des VET Apogée ouvertes pour la campagne Avec un calendrier de candidature Avec des pièces justificatives à joindre au dossier Dajouter des questions en plus de celles posées en standard (formulaire complémentaire – outil Orbéon)

7 esup days 7 eCandidat : backOffice

8 esup days 8 eCandidat : création dune commission

9 esup days 9 Formulaire complémentaire - Orbéon

10 esup days 10 Ouverture de la campagne Site internet ENT Dossier eCandidat pré- rempli Ancien étudiant UM1 Étudiant UM1 Dossier eCandidat à remplir Étudiant inconnu Impression Envoi du dossier par courrier

11 esup days 11 eCandidat : écran étudiant avant connexion

12 esup days 12 eCandidat : écran étudiant

13 esup days 13 Que permet de faire eCandidat ? Pendant la campagne, de saisir lavancement du traitement du dossier de létudiant : Dossier « arrivé » (vérifié ou pas) Dossier « arrivé mais incomplet », saisie des pièces manquantes Létudiant peut se reconnecter à tout moment, il est averti par mail dés que son dossier est modifié, sa page personnelle est mise à jour. Après la commission, De saisir les résultats Liste principale (confirmation, IA web, prise de rendez-vous) Liste complémentaire (avec un rang) De rapatrier les données dans Apogée pour les inscriptions.

14 esup days 14 Que permet de faire eCandidat ? A tout moment eCandidat permet aux gestionnaires de : Consulter le nombre de candidats par commission Consulter un dossier en particulier Dextraire sous Excel tous les champs saisis par les candidats (sauf le formulaire complémentaire)

15 esup days 15 eCandidat : extractions Excel

16 esup days 16 eCandidat : extractions Excel

17 esup days 17 Retour dexpérience, campagne 2009 Des difficultés au démarrage Calendrier trop serré nayant pas permis des tests suffisants Des difficultés rencontrées par les étudiants pour remplir en ligne les dossiers (en particulier le formulaire complémentaire) Nécessité davoir une VET ouverte pour la campagne en cours au début de lannée civile (pb organisation UM1) Harmonisation des dossiers et pièces justificatives (pb UFR) Des gains Pour les étudiants, un meilleur suivi Procédure allégée pour les gestionnaires et responsables de commission

18 esup days 18 Organisation des développements Développement en collaboration Définition et assignation des tâches dans SourceSup Liste de diffusion Avec le logiciel eclipse En utilisant SVN pour gérer les versions Et le framework de développement esup-commons

19 esup days 19 Améliorations apportées à la campagne 2010 Meilleure communication sur le site internet UM1, présentation aux enseignants dans les composantes Amélioration de lergonomie de lapplication Gestion de la formation continue (Rennes 1) Gestion des campagnes et de larchivage Gestion automatique de la liste complémentaire Module de statistiques Utilisation de lapplication par la DRH pour le recrutement des enseignants ATER

20 esup days 20 Pistes dévolution UM1 : 2011 Meilleure intégration dOrbéon, empêcher limpression du dossier tant que le formulaire complémentaire nest pas rempli Utilisation de lapplication pour toutes les procédures sélectives de létablissement Nouvelle version répondant aux besoins de la DRH

21 esup days 21 eCandidat, OPI Wiki : https://listes.cru.fr/wiki/opi-devel/doku.php Liste déchange autour de lapplication : SourceSup : [57SI] Opérations de préinscription[57SI] Opérations de préinscription Questions ?


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