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Thierry Bédouin 22-23 Juin 2006 Système dinformation et ENT Thierry Bédouin, U. Rennes 1 22-23 Juin 2006.

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1 Thierry Bédouin Juin 2006 Système dinformation et ENT Thierry Bédouin, U. Rennes Juin 2006

2 Thierry Bédouin Juin 2006 Le système dinformation détablissement Le système dinformation est constitué de lensemble des informations produites et valorisées au sein de létablissement : Données structurées contenues dans les bases de données (gestion étudiants et enseignements, patrimoine, gestion financière, gestion personnels, gestion salles et emplois du temps, inventaire, gestion des équipes de recherche, etc…) Données moins structurées à référencer et à indexer pour rendre compte, valoriser son image et mettre en cohérence avec les données structurées (ressources pédagogiques, ressources documentaires, productions scientifiques (« pré-publications » ?), documents administratifs, procédures, archives, etc.)

3 Thierry Bédouin Juin 2006 Le système dinformation détablissement Les enseignants / chercheurs Les étudiants Les personnels Les structures internes (UFR, instituts, laboratoires, services..) Létablissement Le chef détablissement, le « gouvernement » de létablissement Les partenaires externes (MENESR, EPST, CHU, autres établissements) Les organes de coopérations inter-établissements (UNR, UNT, …) …. Toute la communauté extérieure Les acteurs concernés :

4 Thierry Bédouin Juin 2006 Système dinformation détablissement = Patrimoine de létablissement

5 Thierry Bédouin Juin 2006 Le référentiel est unique Le code UFR X est le même dans toutes les applications et documents La désignation est la même dans toutes les applications et documents La désignation de la formation Y est unique dans toutes les applications et documents La description de la formation Z est unique….. Lidentité de W est unique ….. Linformation est à jour, fiable et saisie une seule fois Linformation est structurée et lensemble urbanisé Disposer dun S.I. pertinent, cest être en mesure de distribuer linformation adéquate à linstant T en fonction du profil de la personne qui la demande Le système dinformation détablissement

6 Thierry Bédouin Juin 2006 Le système dinformation détablissement Un document se caractérise par : un contenu un (ou des) auteur(s) un responsable de sa mise à jour un (ou des) destinataire (s) une (ou des) thématique (s) une durée de vie Une (ou des) référence(s) Des droits daccès …. Un document peut être : une ressource pédagogique, une ressource documentaire, une thèse, une publication, un document administratif, etc… Le document fait partie intégrante du SI : il est référencé, indexé et mis à disposition, selon la volonté de létablissement, des acteurs internes ou externes (moteur de recherche, moissonneurs OAI, ….)

7 Thierry Bédouin Juin 2006 Le système dinformation détablissement Il est produit et mis à jour par des acteurs de létablissement Il est destiné aux acteurs internes de létablissement (étudiants, enseignants, chercheurs, IATOS) selon leurs profils, leurs missions, leurs rôles Il sert à informer et à échanger avec les autres acteurs externes à létablissement selon la volonté de létablissement Il met en valeur létablissement par la qualité de son contenu, sa cohérence et sa structuration Il est limage de létablissement et constitue un élément fort de son identité Il est indispensable pour le pilotage de létablissement

8 Thierry Bédouin Juin 2006 Le système dinformation détablissement Dans un contexte de : Développement des coopérations à tous les niveaux (politique de site, PRES, régional, interrégional, national, international, thématique) Pilotage et dévaluation des établissements de plus en plus importants (production de tableaux de bords et de statistiques, etc..) Mise en œuvre des environnements numériques de travail individualisés Il est indispensable pour lUniversité de Maîtriser son système dinformation en toute autonomie et de le sécuriser Faire en sorte que des formats communs déchanges soient mis en œuvre Faire en sorte que des typologies de métadonnées soient définies Pour préserver son identité, valoriser ses productions et échanger avec tous ses partenaires … Préserver son identité dans un environnement complexe

9 Thierry Bédouin Juin 2006 Le système dinformation détablissement Un travail indispensable au regard des évolutions : Développement des échanges électroniques Dématérialisation des pièces et ressources dinformation Les espaces numériques de travail individuels Simplification des procédures Communications ciblées (profil) Développement des services accessibles à distance Coopérations accrues entre établissements à géométrie très diverses (UNR, UNT, Portail UB, Portail RUOA, Portail xxx, PRES..) La mise en commun ou le partage de ressources numériques (document, ressources pédagogiques, …) ….. Lurbanisation et la structuration du S.I.

10 Thierry Bédouin Juin 2006 Le système dinformation détablissement Mettre en place un ENT cest structurer ses informations pour : Répondre aux besoins des usagers, Mutualiser avec les autres établissements (Cohabilitation, UNR, coopérations locales, nationales et internationales, UNT) (portail commun, format déchanges) Répondre aux demandes émergeantes et notamment laccès à la formation tout au long de la vie en fonction du profil Assurer léquité daccès aux informations que lon soit sur site, en stage, en échange international etc… Placer lusager au cœur du SI Ne saisir les informations quune fois et sassurer de leurs pertinences Le système dinformation et lENT

11 Thierry Bédouin Juin 2006 Le système dinformation détablissement LENT est la partie visible individuellement du SI Le dossier étudiant (administratif, pédagogique, résultats, emplois du temps, agenda,….) Le dossier personnel (administratif, remb. Mission, gestion du temps, agenda, …) Les annonces en fonction du profil Les informations (intranet) en fonction du profil Les ressources pédagogiques, documentaires, administratives en fonction du profil Les services individuels ou personnalisés (en fonction du profil) Les annuaires et les services de communication Etc….. Le système dinformation et lENT

12 Thierry Bédouin Juin 2006 Le système dinformation détablissement E.N.T. Individuel Accès aux informations et ressources selon son profil Base de données gestion, Base des ressources numériques,... Etudiant Personnel Lecteurs,.. Site établissement de communication externe Site de composante communication externe Site documentaire Bibliothèques Portail(s) de coopération inter établissements (UNR, UNT, etc.) Echanges avec SI autres établissements (CNRS, MENESR, etc.) selon formats prédéfinis La cible recherchée avec un SI unique, structuré & urbanisé Sites dappui des formations Stockage individuel Communication Indexation de toutes les ressources numériques avec mise en place de méta-données Comité de pilotage du S.I. Réponse aux moteurs de recherche, moissonneurs, moissonneurs OAI, etc. Le SI

13 Thierry Bédouin Juin 2006 A pogée D ocuments, ressources en lignes, etc…. N abuco H arpége A utres bases S.I. Université A Web Je suis connu, jaccède aux données et services en ligne Étudiant Personnel Je suis connu, je mets à jour les données et accède aux services en ligne Annuaire LDAPAnnuaire LDAP Annuaire LDAPAnnuaire LDAP A pogée D ocuments, ressources en lignes, etc…. N abuco H arpége A utres bases S.I. Université B ou C …. Web Je suis connu, jaccède aux données et services en ligne Étudiant Personnel Je suis connu, je mets à jour les données et accède aux services en ligne Annuaire LDAPAnnuaire LDAP Annuaire LDAPAnnuaire LDAP Je ne suis pas connu, je ne peux accéder à rien X

14 Thierry Bédouin Juin 2006 A pogée D ocuments, ressources en lignes, etc…. N abuco H arpége A utres bases S.I. Université A Étudiant Personnel Je suis connu, je mets à jour les données et accède aux services en ligne Annuaire LDAPAnnuaire LDAP Annuaire LDAPAnnuaire LDAP A pogée D ocuments, ressources en lignes, etc…. N abuco H arpége A utres bases S.I. Université B ou C... Web Personnel Je suis connu, je mets à jour les données et accède aux services en ligne Annuaire LDAPAnnuaire LDAP Annuaire LDAPAnnuaire LDAP Je suis connu, jaccède aux données et services en ligne auxquels jai un droit daccès Depuis le domicile, chambre étudiant, Point Etude, salle libre accès, salle TD,... ENT et services associés Domaine de confiance - Fédération identités

15 Thierry Bédouin Juin 2006 UNR Létablissement au cœur de toutes ses coopérations SI UNT 1 UNT 2.eu ENT Etablissement A

16 Thierry Bédouin Juin 2006 Les SIGB : Particularité ou partie intégrante du SI détablissement ? LENT : interface unique daccès aux ressources en ligne et aux services ? Rôle de lENT, transversalité

17 Thierry Bédouin Juin 2006 Rôle de lENT, transversalité Les SIGB : Particularité ou partie intégrante du SI détablissement ? Des données, fonds et références importantes et précieuses pour les établissements et acteurs Des acteurs différents des personnels et étudiants : Les lecteurs Des compétences importantes intéressantes pour lensemble du SI Des outils variés et différents selon les établissements et quelques fois à lintérieur des établissements Des organisations variées (SCD, bibliothèque de composante, déquipe de recherche, …) Des liens et échanges avec les acteurs nationaux (ABES, …) et autre réseau local, régional De nouveaux besoins : référencements des ressources pédagogiques, documents administratifs, productions scientifiques, archivages, … Une dynamique nouvelle à prendre en compte : laccès distant numérique individualisé

18 Thierry Bédouin Juin 2006 Rôle de lENT, transversalité Les SIGB : Particularité ou partie intégrante du SI détablissement ? La vision « Usager au cœur du SI » nécessite : Une mise en cohérence de toutes les ressources notamment par rapport aux droits et profils mais également par rapport à la notion de patrimoine Didentifier lensemble des acteurs y compris les lecteurs (intégration aux annuaires) (des obligations didentifier à prendre en compte…) Didentifier les rôles de chacun pour permettre les échanges numériques entre instances (Identification unique, fédération didentité,..) De référencer et indexer lensemble des ressources dans un cadre commun quest le SI détablissement Un travail collaboratif important entre les différents acteurs en capitalisant sur les compétences de chacun et la complémentarité de celles-ci Dadapter les processus et procédures pour améliorer la qualité de linformation De nombreux contenus, des compétences avérées, des acteurs motivés des synergies à développer !

19 Thierry Bédouin Juin 2006 Rôle de lENT, transversalité Les SIGB : Particularité ou partie intégrante du SI détablissement ? Les besoins didentification des ressources et le référencement dans un processus de « démarche OAI » Le patrimoine est à identifier dans son ensemble Le référencement ne peut se faire sans métadonnées La maîtrise du patrimoine passe par la définition des droits daccès La valorisation nécessite la diffusion de lexistence de ressources (exposition OAI) La valorisation des ressources se fait dans le cadre de létablissement Les processus didentification, de référencement et de valorisation nécessitent des réflexions détablissement Le moissonnage OAI : des atouts essentiels de diffusion Un rôle accru des outils de référencement multimétadonnées (projet ORI) Le SIGB nest pas dissociable du SI détablissement !

20 Thierry Bédouin Juin 2006 lusager est unique, il peut avoir plusieurs profils mais veut disposer dune interface daccès synthétisant lensemble des informations qui lui sont nécessaires : Dissocier la présentation de la politique documentaire (CMS WEB) et laccès aux ressources et services (ENT) Simplifier les accès pour lusager et notamment le nomade Intégrer les services (webservice, « cassification » des applications de gestion des comptes de prêts et gestion catalogue) Intégrer la communication événementielle Capitaliser sur le rôle essentiel joué par les ENT (connexion journalière, passage « obligatoire », …) LENT : interface unique daccès aux ressources en ligne et aux services ? Rôle de lENT, transversalité

21 Thierry Bédouin Juin 2006 LENT, point dentrée privilégié pour les accès authentifié Déposer et référencer les ressources, Positionner les droits daccès Accéder aux ressources (plateforme téléformation, intégration moissonneur, etc…) Capitaliser sur les processus de fédération didentités sur les accès aux ressources Faire évoluer les notions de portail documentaire en les intégrant dans une dimension globale et Etc… LENT : interface unique daccès aux ressources en ligne et aux services ? Rôle de lENT, transversalité

22 Thierry Bédouin Juin 2006 UNRUNR UNT Mutualisation de production thématique Université BUniversité A Internet Producteur de ressources Usager, utilisateur Environnement numérique de travail Services : communication, dossier, téléformation, stockage, emploi du temps, … … Site WEB Documents, ressources, etc.. Méta données associées Dépôts de documents, Saisies métadonnées, Moissonneurs Fiches OAI Autre organisation de mutualisation de production Régionale, inter-régionale, etc.. CNB, … Pédagogiques Moissonneur Dépôt « petits établissements » Fiches OAI U.A Fiches OAI U.B Fiches OAI U… Site WEB Synoptique général de lorganisation des projets et coopérations

23 Thierry Bédouin Juin 2006 Système dinformation, lENT et transversalité En conclusion : La dimension établissement, un élément essentiel à considérer Le Système dInformation, base de développement des usages numériques La complémentarité des compétences, un atout majeur LENT, interface unique pour les accès web authentifiés


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