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1 Cette formation est organisée dans le cadre du programme Leader+ et cofinancée par du FEOGA-O. Sessions de formation Leader+ 2006 Volet 1.

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1 1 Cette formation est organisée dans le cadre du programme Leader+ et cofinancée par du FEOGA-O. Sessions de formation Leader Volet 1

2 2 PROCEDURES DE GESTION ELIGIBILITE DES DEPENSES CLOTURE DE PROGRAMME LES CONTROLES DE L AUTORITE DE PAIEMENT GESTION DES SUITES DE CONTROLE

3 3 Le contenu du dossier L accusé de réception L instruction La programmation Le conventionnement La réalisation Le paiement L archivage PROCEDURES DE GESTION

4 4 6 catégories de documents doivent constituer la demande : a/ La demande de concours b/ La délibération du maître d ouvrage c/ Les justificatifs inhérents au maître douvrage d/ Les justificatifs particuliers liés au projet e/ Les justificatifs relatifs aux dépenses prévisionnelles g/ Les justificatifs relatifs aux ressources prévisionnelles des cofinanceurs Le contenu du dossier

5 5 a/ La demande de concours (annexe 3) Elle doit impérativement être : - renseignée de façon complète et précise. - datée et signée par lautorité compétente ou par une personne disposant dune délégation de signature. - points de vigilance : - informations sur le MO - localisation du projet - plan de financement - la saisie PRESAGE doit être cohérente avec la demande papier Le contenu du dossier

6 6 B/ La délibération exécutoire du MO La délibération doit comprendre : - Lobjet de lopération - Le coût total de lopération, éventuellement le coût éligible en HT ou en TTC. - Le plan de financement de lintégralité de lopération et si nécessaire la part éligible. - La demande de concours Leader+ S il s agit dune maîtrise d ouvrage publique, la délibération doit avoir été transmise aux services chargés du contrôle de légalité (préfecture, sous préfecture). Elles portent la mention « transmise ou reçue en préfecture le ». A défaut la délibération n aurait pas de caractère exécutoire. Le contenu du dossier

7 7 c/ Les justificatifs inhérents au maître d ouvrage - RIB ou RIP original * Pour les associations : - Attestation de régularité fiscale et sociale - Les deux derniers bilans et le budget prévisionnel - Les statuts, les membres du bureau, du conseil dadministration - Les moyens de fonctionnement - Note retraçant lhistorique de l activité de lassociation - Récépissé de création en Préfecture ou photocopie du JO Le contenu du dossier

8 8 * Pour les sociétés : - Extrait Kbis - Statuts - Attestation annuelle des services fiscaux et sociaux - Bilans et comptes de résultats des deux derniers exercices et prévisionnel pour l exercice en cours - Une note retraçant l historique de l activité et précisant les débouchés, la concurrence, le positionnement, son organisation commerciale Le contenu du dossier

9 9 D/ Les justificatifs inhérents au projet Principes : Le GAL doit pouvoir s assurer que : - L opération se déroule dans le cadre de la légalité : Titre de propriété sur lequel est édifié le bâtiment, diverses autorisations : permis de construire, déclaration de travaux, résultat enquête publique, résultat étude dimpact…étude de sols…(la procédure doit être close) - Tout est mis en œuvre pour le bon déroulement de l opération : Etudes de clientèle, des coûts dexploitation Ainsi au cas par cas des projets et en fonction de leur nature, des pièces supplémentaires sont à produire Le contenu du dossier

10 10 E / Les justificatifs relatifs aux dépenses prévisionnelles Principes : Le GAL doit pouvoir s assurer que le plan de financement est cohérent, conforme aux tarifs en vigueur, non exagéré ou sous évalué, … L objectif est de programmer des crédits au plus proche de la réalité (éviter la lourdeur des reprogrammations) La proposition du PF par le MO doit être justifié par des pièces annexes : - Devis (devis détaillé, - de 6 mois, date de l offre, durée de validité, objet, …) - Proposition détaillée par un homme de l art - Note d explication des coût retenus, base de calcul … - Résultats d appels d offre - Autres... Le contenu du dossier

11 11 F / Les justificatifs relatifs aux ressources prévisionnelles des cofinanceurs La circulaire du 19 août 2002 permet présenter des lettres dintention au stade de la programmation en lieu et place des engagements juridiques (arrêtés, conventions) Elles doivent contenir : - L identification de lopération, - Le montant de la subvention et de la base éligible, - Le délai de présentation de l opération à lorgane délibérant. Le contenu du dossier

12 12 F / Les justificatifs relatifs aux ressources prévisionnelles des cofinanceurs Recommandations : - La production de ces lettres dintention doit rester une solution palliative. Cette pratique peut se traduire par des réajustements de plan de financement, alourdissant ainsi la procédure et la gestion administrative pour le GAL. - La production de ces lettres ne dispense pas de demander et de vérifier lors du solde de lopération que les subventions ont été effectivement accordées pour les montants prévus (production des arrêtés et conventions). Le contenu du dossier

13 13 Toutes les opérations doivent comporter un accusé de réception de dossier complet. Si le dossier n est pas complet : - Un avis de réception complété dune demande de renseignements complémentaires. - Dés le dossier complet --> accusé de réception de dossier complet. C est cette date qui doit être saisie sur PRESAGE L accusé de réception

14 14 L instruction Principes : Le GAL est responsable de l instruction L instruction doit permettre au comité de programmation de se prononcer en connaissance de cause. Elle doit donc être conduite avant le passage du dossier en comité. Elle doit être formalisée et tracée dans PRESAGE La trame du rapport d instruction (décembre 2005) permet de cibler l ensemble des points constitutifs de l instruction = ensemble des questions que le SI doit se poser

15 15 Objectifs ? Le service instructeur doit apprécier : - La conformité réglementaire du projet :. Règlements communautaires. Règlements nationaux. Fiches action du GAL - La conformité technique et la viabilité du projet - La pertinence du projet par rapport aux principes du programme Leader+ et à la stratégie du GAL = Conclusions du SI doivent porter sur ces 3 points L instruction

16 16 Le service instructeur doit se poser un certain nombre de questions : * Le projet est il éligible au regard des règlements nationaux et communautaires ? (dispositions dordre public : exemple marchés publics). * Eligibilité temporelle de l opération ? * Le projet se déroule til sur une zone éligible ? * Le maître douvrage est il éligible et en capacité de porter l opération ? * Les dépenses prévisionnelles sont elles éligibles ? * Le montant demandé et les contreparties respectent ils le plan de financement de l action (surfinancement ?), les règles de la concurrence, le cumul des aides européennes ? * Le projet a-t-il un impact sur l environnement ? * Le projet est-il générateur de recettes ? * Quel lien avec la stratégie du territoire et Leader+ ? L ensemble de ce questionnement est repris dans la trame du RI L instruction

17 17 * Eligibilité temporelles de l opération ? Circulaire du 19 août 2002 Eligibilité des opérations ayant connues un début dexécution au moment du dépôt du dossier. En revanche, il est essentiel que l opération ne soit pas achevée au moment où le dossier est déclaré complet par le service instructeur. Cela signifie que les travaux ne doivent pas avoir été réceptionnés, que l outil ne doit pas être livré ou que la manifestation nest pas terminée à la date d accusé réception de dossier complet. --> Dernière facture émise ou réalisation physique de l opération L instruction

18 18 * Le projet se déroule til sur une zone éligible ? Règle 12 du 448/2004 Les bénéfices des opérations Leader+ doivent concourir au développement du territoire du GAL, sinon proratisation des dépenses éligibles, dans les conditions suivantes : - Evaluation de la méthode de proratisation par le SGAR - Exclusion de toute opération qui ne permettrait pas d escompter un bénéficie de 50% minimum pour le périmètre. - Plafonner à 10% du FEOGA-O de la fiche d action. Les dépenses enregistrées relevant de cette dérogation ne doivent pas dépasser 5% du FEOGA-O déclaré par le GAL. - Transmission à l autorité de gestion d un état sur la mise en œuvre des opérations relevant de cette dérogation (rapport annuel). L instruction

19 19 * Le maître douvrage est il éligible et en capacité de … ? Eligibilité MO : Pas de contraintes réglementaires particulières, sauf : - Modalités prévues par la fiche action de référence - Le cas échéant, règles de la concurrence communautaire (régimes notifiés) Capacité du MO : La subvention FEOGA-O représente le montant minimal permettant la réalisation de l opération = pas d aide aux structures en difficulté. Le SI doit apprécier, la capacité du MO à :. Réaliser lopération. Manifester la rigueur nécessaire. Assurer la trésorerie préalable. L instruction

20 20 * Les dépenses prévisionnelles sont elles éligibles ?Règlement 448/2004 Eligibilité de la dépense ou du projet, au regard : - de la communication Leader+ de la CE du 14 avril du règlement 448/ des missions régaliennes d Etat, décentralisées ou non - jurisprudence communautaire et Leader+ Plus de détails au point « éligibilité des dépenses »…. L instruction

21 21 * Les dépenses prévisionnelles sont elles éligibles ?Règlement 448/2004 Eligibilité de la dépense en fonction du rattachement à l opération cofinancée: - rattachement total - rattachement partiel Ex : frais généraux ou dépenses de fonctionnement (salaires, investissements) --> Mise en place d un prorata (basé sur des dépenses réelles - pas de forfait). Soit temps passé Leader+. Soit temps d utilisation pour l opération Leader+ L instruction

22 22 * Cohérence du plan de financement (surfinancement) ? Le GAL doit vérifier si le PF :. Est équilibré, réaliste. Précise les dépenses éligibles, en HT ou TTC,. Lassiette retenue par les cofinanceurs : 3 cas de figure : - Assiette différente : Dans l hypothèse où il existe suffisamment d éléments sur l assiette des dépenses :. Si l assiette est inférieure, l intégralité de la subvention est inscrite dans le plan de financement.. Si l assiette est supérieure, il est procédé à la proratisation. - Dans l hypothèse ou il n existe pas d éléments permettant de définir l assiette des dépenses, l intégralité de la subvention est inscrite dans le budget pour éviter tous risques de surfinancement. L instruction

23 23 * Respect des règles de la concurrence ? Rgt 1260/99 les règles de la concurrence (régimes notifiés et règlements d exemption) - Définir si l opération relève du champ de la concurrence Analyse à conduire par rapport au projet et non au statut du MO La notion d entreprise au sens communautaire = toutes structures exerçant une activité économique - si oui, alors application cumulative des règlements suivants : L instruction

24 24 * Respect des règles de la concurrence ? Rgt CE 1260/99 = plafonds FEOGA-O - Fixe taux plafond FEOGA-O pour les investissements productifs - taux FEOGA = 15% max. Les régimes notifiés et les règlements d exemption (vade-mecum) = plafonds aides publiques - Respect des règles de cumul d aide publique - Application des régimes notifiés en priorité, si pas de correspondance avec le projet application d un des 4 règlements d exemption L instruction

25 25 * Respect de la règle de non cumul des subventions européennes ? Art 28 rgt 1260/99 Sur un même projet, pas de cumul :. FEOGA-G (PDRN + DOCUP obj 2) + Leader. Life + Leader. Natura Leader. Obj 1 + Leader.... L instruction

26 26 * Le projet a-t-il un impact sur l environnement ? La fiche 15 du GG est une fiche d information complétée par le MO. Permet au GAL de saisir les services compétents pour un appui à l instruction du dossier Leader+ L instruction

27 27 * Le projet est-il générateur de recettes ? Rgt 448/2004 Il sagit des recettes générées par :. Vente de produits,. Location,. Fourniture de services,. Droits dinscription,. Autres recettes de nature équivalente. Recettes générées inéligibles --> Au moment de l élaboration du plan de financement, le montant des recettes prévisionnelles doit être déduit. C est ce plan de financement qui doit être repris dans le dossier et dans PRESAGE. L instruction

28 28 * Le projet est-il générateur de recettes ? Rgt 448/2004 Ne sont pas considérées comme des recettes générées : - Les contributions du secteur privé (sponsoring..),dont les montants sont à inscrire dans le plan de financement (sur la ligne privée), - Les recettes générées par des opérations dingénierie financière, - Les recettes générées par des investissements productifs soumis aux dispositions de lart 29 paragraphe 4 du 1260/1999 ( = 15% FEOGA-O) L instruction

29 29 *Lien avec la stratégie Projet en adéquation avec : - Le plan de développement du GAL - Les principes Leader+ : caractère Pilote, partenariats, … --> Evaluation objective des projets : Grille d évaluation / d analyse de projets / grille de lecture avec critère de sélection (définis en CP) L instruction

30 30 Les appuis à l instruction - Avis techniques auprès des services de l Etat / des services compétents (exemple : fiche navette projets agricoles) : tracer la démarche - Sert aussi à faire connaître vos projets auprès des autres structures gestionnaires de fonds structurels - Appui de la Délégation Régionale : - l éligibilité d un projet (expertise réglementaire ou financière) - la vérification du double financement (applicatif LCI) L instruction

31 31 La trame du rapport fournie doit être reprise dans le « descriptif technique » PRESAGE L ensemble des rubriques doivent être renseignées L édition PRESAGE « opération avant comité » datée et visée fait office de rapport d instruction. L instruction

32 32 La programmation Les principes : Le comité de programmation doit se prononcer sur lensemble des demandes, y compris celles ayant reçu un avis défavorable lors de linstruction (pré-comité ou comité technique). Le GAL doit s assurer du bon fonctionnement des comités et le respect des principes du programme (ex : partenariat). Le comité est encadré par un règlement intérieur (Cf modèle GG)

33 33 La programmation La tenue des comités de programmation (conseils) - La fixation dun calendrier annuel ou semestriel : une réunion tous les trimestre afin de permettre un suivi plus régulier du programme - Bon fonctionnement des comités : - respect du double quorum (conseil : réduire le nombre de membres, modifier les membres si pas d assiduité) - effectivité du débat sur l opportunité des dossiers, - rôle dans le suivi du programme - vigilance sur les éventuels conflits d intérêts (Cf. règlement intérieur) - Des possibilités de consultations écrites - Les délais de transmission des dossiers (15 jours avant le comité).

34 34 Le contenu des comptes rendus des comités doit mentionner - La vérification du double quorum - Lordre du jour : la programmation, la re-programmation, létat davancement du programme… - Les avis du comité, positifs ou négatifs, ainsi que les débats fidèlement reportés et retranscrits - Les feuilles démargement signées doivent être conservées La programmation

35 35 La programmation La notification des décisions des comités de programmation au bénéficiaire * Les décisions favorables (statuts O ou R) Les délais Le contenu des notifications avec ou sans réserves * Les décisions d ajournement ou de refus (Statut A ou N) La motivation du refus Les délais et les voies de recours contre la décision

36 36 Les principes : La rédaction des conventions doit être précise. Chaque convention est unique est doit être cohérente avec l opération correspondante. Il y a autant d exemplaires originaux que de signataires La convention est visée en premier par le bénéficiaire ; le Président du GAL doit être le dernier signataire Le conventionnement

37 37 La rédaction des conventions Rédaction des conventions = bon suivi de l opération et à la qualité des paiements - cohérence des délais et des dates prévus (durée de lopération, période d éligibilité des dépenses, échéancier de réalisation, date limite de demande de solde, …) - précisions du plan de financement (coût éligible, taux d intervention, modalités de proratisation le cas échéant) - précisions des postes de dépenses Les modèles du GG doivent être utilisés. Ils peuvent être complétés au cas par cas des projets. Le conventionnement

38 38 La rédaction des conventions Les délais de la convention :. Définis en fonction de la nature de l opération. Cohérents entre eux - Article 2 « durée de l opération » : Il doit s agir de la réalisation physique de lopération. Conforme avec l annexe 3 - Article 3 « éligibilité des dépenses » : Faire courir la période en cohérence avec art 2 et échéancier ; garder une marge de manœuvre ; cohérence avec l art 5 - Article 5 « demande de solde par le MO » : Date d acquittement (art 3) augmentée de deux mois (délai recommandé). - Annexe 3 « échéancier » : Il s agit d un modèle. A adapter en fonction de l opération Le conventionnement

39 39 Les avenants Dans quels cas ? - En cas de report des délais de travaux : lavenant doit être signé avant la fin de la période prévue à l article 2 de la convention - En cas de modification du plan de financement(inutile en cas de sous réalisation) : l avenant doit être signé avant la fin de la période prévue à l article 3 de la convention - La rédaction dun avenant en cas de modification profonde du projet général nest pas possible : déprogrammation puis reprogrammation dun nouveau dossier. Le conventionnement

40 40 Les justificatifs de dépenses à produire par le MO Objectifs : Ces pièces doivent permettre de vérifier. Lexistence et léligibilité des dépenses.Que la dépense est effectivement acquittée (payée par le MO) La réalisation

41 41 Les justificatifs de dépenses à produire par le MO * Lexistence et léligibilité des dépenses Quelles pièces ? - factures - pièces comptables de valeur probante équivalente - tickets de caisse sous certaines conditions Attention au formalisme des pièces, minimum d information : - nom du MO - adresse et nom du fournisseur - date d émission - description du produit ou du service - prix unitaire et quantité vendue - prix TTC ou HT La réalisation

42 42 Les justificatifs de dépenses à produire par le MO * L acquittement de la dépense La dépense peut être acquittée par : a/ le fournisseur il apporte sur la copie de la facture les mentions en original : « acquittée le… », les références du paiement, le cachet et la signature. B/ un tiers qualifié (comptable public, expert comptable ou commissaires aux comptes) - visa original directement sur la copie de facture (mention de la date de paiement par le bénéficiaire) - état récapitulatif original (annexe 10) + copie des factures c/ sans tiers qualifié (association avec trésorier) Etat récapitulatif original visé par trésorier + copie relevés de compte + copie factures La réalisation

43 43 Le certificat de service fait Le certificat de service fait conditionne tous les versements de laide communautaire et les remontées des dépenses auprès de la Commission. Toutes les factures saisies sur PRESAGE doivent avoir fait l objet d un CSF. Cette vérification atteste que lopération se déroule conformément à la convention et que les dépenses présentées sont éligibles et peuvent faire lobjet dune demande de remboursement auprès de la Commission. Suite au contrôle de service fait --> établissement du bon pour mandatement (si demande de versement du bénéficiaire) L édition PRESAGE du CSF et bon pour mandatement en lieu et place des annexes 11 et 11 bis La réalisation

44 44 Les versements possibles * 3 types de versements possibles - Une avance (5 à 20%) - Des acomptes - Un solde (20%) conditionnés par : --> les modalités mentionnées dans la convention --> la réalisation du CSF Le paiement

45 45 Les modalités de versements L avance - 5 ou 20 % - Utilisation modérées et sous certaines conditions pour les avances de 20% :. Avant la signature de la convention, le maître d ouvrage devra justifier (par un état de la trésorerie commentée et signée du comptable) de la nécessité de cette avance pour le démarrage de l opération. Son versement est conditionné par la production d un justificatif de commencement d exécution ( bon de commande, ordre de service, contrat de travail...) Le paiement

46 46 Les modalités de versement * Les acomptes - Avance + acomptes = maxi. 80% de la subvention - Attention à la rédaction des conventions afin de garder une fluidité des versements - versement conditionné par la présentation des justificatifs de dépenses et d acquittement (Cf. ci-dessus) Le paiement

47 47 Les modalités de versement * Le solde - Solde = 20% min. de la subvention - Versement conditionné par :. La présentation des justificatifs de dépenses et d acquittement (Cf. ci-dessus),. La réalisation de la visite sur place : vérifier la réalité physique et la conformité de l opération ;. Obligatoire en cas d investissement matériel,. Recommandation : utilisation du modèle GG (annexe 26) Le paiement

48 48 Les modalités de versement * Le solde. Bilan financier de l opération. L état des recettes générées réelles, le cas échéant. La vérification des engagements juridiques des cofinanceurs publics, et de leur versement, le cas échéant. Bilan qualitatif :. rapport d exécution,. fiche indicateur,. disposition prise en matière de publicité Le paiement

49 49

50 50 Les modalités de versement * Déterminer l aide à payer Principes : - pas de surfinancement - respect des encadrements communautaires et nationaux En fonction : - des modalités prévues dans la convention - des dépenses réelles présentées par le MO - du montant des contreparties publiques effectivement perçues - du montant des recettes générées réelles --> Ajustement du PF au moment du solde (dans certains cas après versement du solde FEOGA-O) Le paiement

51 51 L archivage Principes Cette phase est essentielle car elle permettra de répondre aux exigences de contrôles a posteriori. Toutes les pièces doivent être concentrées en un seul endroit. Le GAL doit rappeler aux bénéficiaires la nécessité de conserver les pièces pendant la durée des contrôles, jusquau 31 décembre L archivage du dossier ne peut être effectif qu après versement des cofinancements publics

52 52 L archivage Application Le GAL doit donc archiver : - Laccusé de réception du dossier de candidature - Le dossier - Tous courriers relatifs à linstruction - Les conventions, les annexes et les avenants - Les justificatifs ayant servi aux paiements - Les éléments relatifs à la clôture de lopération. - L archivage doit être saisie sur PRESAGE. - Le paramétrage de la base permet de sélectionner les documents à archiver ou de choisir « dossier complet »

53 53 Les dépenses éligibles - investissement matériel - investissement immatériel - dépenses de fonctionnement uniquement si rattachées à un projet - pas de financement de fonctionnement d une structure --> Les dépenses sont éligibles si elles sont nécessaires à la mise en œuvre du projet. --> Les dépenses sont proratisées si elles sont partiellement rattachées à l opération cofinancée (frais généraux, …) ELIGIBILITE DES DEPENSES

54 54 ELIGIBILITE DES DEPENSES Les dépenses éligibles dans certains cas et sous conditions - les frais financiers : transaction financière transnationale (PIC) - les frais d expertise juridique et comptable si liés à l opération - les garanties fournies par une banque ou organisme si requis par le régime d aide - la TVA si non récupérée ou compensée (FCTVA) de quelques manière que ce soit - contributions en nature - amortissement - matériel d occasion - achat de terrain non bâti (aides aux entreprises et projet à caractère environnemental) - achat d immeuble -crédit-bail -les frais généraux

55 55 ELIGIBILITE DES DEPENSES Les dépenses inéligibles - les amendes, pénalités ou frais de contentieux

56 56 ELIGIBILITE DES DEPENSES Inéligibilité de certaine opération Les opérations relatives à des missions régaliennes décentralisées ou non :. Santé. Education (actions touchant à la formation initiale). Justice.Armée. Politique du logement. Politique de l urbanisme Des zones grises : - réhabilitation de logement si dans une optique patrimoniale ou environnementale - ……

57 57 ELIGIBILITE DES DEPENSES Réponse CE sur les documents d urbanisme et l animation thématique (note Cnasea du 30 mai 2006) * Domaine de l urbanisme - Inéligibilité des procédures et documents dont l obligation est mentionnée dans le code de l urbanisme - Possibilité de financement si la démarche s intègre dans une démarche globale d organisation du territoire (développement du contexte, justification de la valeur ajoutée,..--> argumentaire à développer) - Lien avec le programme de développement du territoire

58 58 ELIGIBILITE DES DEPENSES Réponse CE sur les documents d urbanisme et l animation thématique (note Cnasea du 30 mai 2006) * Animation thématique Q. initiale : postes d animation thématique relèvent-ils des actions d assistance technique ou des actions de développement du GAL ? - Argumentaire et instruction à conduire pour définir le rattachement du poste avant même la programmation

59 59 ELIGIBILITE DES DEPENSES Réponse CE sur les documents d urbanisme et l animation thématique (note Cnasea du 30 mai 2006) * Animation thématique - 2 cas de figure :. S il s agit d un poste d accompagnement des acteurs locaux sur une thématique particulière (pas de rattachement à Leader spécifiquement) --> action de développement du GAL. S il s agit d un poste d animateur centré sur le programme Leader --> assistance technique Leader+

60 60 1. Principes généraux et dates clés * Date finale d éligibilité des dépenses : 31/12/2008 * Fin de programmation volet 1 : 31/12/2007 * Fin de programmation volet 2 : 30/06/2008 CLOTURE DE PROGRAMME

61 61 2. Recommandations pour une bonne gestion de la clôture * Date limite d engagement (signature des conventions ) : fin février 2008 * Date limite de réalisation effective des opérations : fin juin 2008 * 2nd semestre 2008 est consacré : - Remontée et traitement des factures acquittées + documents de solde pour chaque opération - Reprogrammation des opérations - Archivage papier et PRESAGE - Point de vigilance : Justification des cofinancements publics (attendre le versements des cofinancements publics) CLOTURE DE PROGRAMME

62 62 3. Dossier de clôture du programme Il comprend 3 documents obligatoires (Cf. Rgt CE n°438/2001) : * Déclaration certifiée des dépenses finales (dont la demande de paiement finale) * Un rapport final d exécution * Déclaration de clôture CLOTURE DE PROGRAMME

63 63 Les contrôles dans le cadre des appels de fonds - Les annexes financières - Les contrôles de paiement et de trésorerie Les contrôles des certificats de service fait Les contrôles qualité paiement LES CONTROLES DE L AUTORITE DE PAIEMENT

64 64 Les annexes financières - 4 annexes financières doivent être transmises après chaque appels de fonds ( ) + annexe 18 pour l ADF de décembre - Rigueur dans lélaboration des annexes financières - Pas de reconstitution si annexes non transmises ou incohérentes - Mise à jour de la fiche N°14 (avril 2006) « fiche explicative remplissage des annexes appels de fonds » Les contrôles dans le cadre des appels de fonds

65 65 Les contrôles de paiement et de trésorerie Objectif ? S assurer que le GAL effectue des paiements rapides au maître d ouvrage Comment ? - GAL en subvention globale : Si montant des reconstitutions (avance incluse) - mandatements saisis dans PRESAGE > = pas de reconstitution de l appel de fonds - GAL Gestion directe : Si montant des reconstitutions théoriques (avance incluse) - mandatements saisis dans PRESAGE > = pas de paiement des dossiers animation et gestion Les contrôles dans le cadre des appels de fonds

66 66 Les contrôles des certificats de service fait Principe : Toutes saisies de factures dans PRESAGE ou demande de paiement doit être accompagnées d un CSF Objectifs ? Vérification existence du CSF Contenu (= 10% des CSF reçus) Echantillon de factures associées Par qui ? DR Cnasea Comment ? Grille de contrôle : signature par une personne habilitée, cohérence entre montant certifié et montant des factures, saisie PRESAGE, formalisme des factures

67 67 Les contrôles qualité paiement Objectif ? Vérifier l éligibilité des dépenses présentées par rapport à la programmation Par qui ? Siège du CNASEA (AP) Comment ? Grille de contrôle : convention, demande de paiement, cofinanceurs, factures, CSF, délais de paiement Résultats ? Rapport initial Phase contradictoire (15 jours) Rapport définitif Suites données par l AG

68 68 Types de suites données aux contrôles Procédure - Anomalies avec incidence financière – recommandations - Anomalies sans incidence financière. Si le GAL = MO. Si le GAL MO Instructions à venir GESTION DES SUITES DE CONTROLE

69 69 Types de suites données aux contrôles * Recommandations pour l ensemble du programme - amélioration des différents points de la piste daudit * Suites concernant le dossier contrôlé - sans incidence financière : correction administrative du dossier saisie à compléter … - avec incidence financière en cas : dinéligibilité des dépenses dabsence de justificatif probant dacquittement de surfinancement de lopération de recettes générées non déduites de cumul daides européennes... GESTION DES SUITES DE CONTROLE

70 70 Procédure - Le rapport définitif est adressé au siège du CNASEA (AG) - Les suites et la copie du rapport sont adressées au GAL (copie à la DR du GAL, DR du contrôleur et à l AP) - Le GAL doit apporter dans un délai de 6 mois une réponse aux recommandations générales émises dans le courrier de suites : justifier de la correction de sa piste d audit. GESTION DES SUITES DE CONTROLE

71 71 * Anomalies sans incidences financières - recommandations - Le GAL prend contact avec le MO pour garantir la régularisation de son dossier - Le GAL répond à ces recommandations en apportant les justifications nécessaires relatives à l amélioration de sa piste d audit GESTION DES SUITES DE CONTROLE

72 72 * Anomalies avec incidences financières A/si le GAL = MO : - La décision de déchéance est adressée au GAL par l AG avec le courrier de suites et l OR est effectué par la DR correspondante mais le GAL ne doit pas verser le montant réclamé car la retenue se fait automatiquement sur un prochain paiement (appel de fonds ou autre), - Le GAL inscrit les dépenses déclarées inéligibles en montant négatif sur l écran Factures de PRESAGE (facture par facture) - Le GAL reprogramme le dossier en conséquence afin d en déduire les dépenses inéligibles à réception de l OR, GESTION DES SUITES DE CONTROLE

73 73 * Anomalies avec incidences financières b/ si le GAL MO : - La décision de déchéance et l OR doivent être adressés par le GAL au MO (copie à l AG + DR). Le GAL doit s assurer de son reversement et en informer le siège (annexe 14) ; - Le GAL inscrit les dépenses déclarées inéligibles en montant négatif sur l écran Factures de PRESAGE (facture par facture). - le GAL reprogramme le dossier afin d en déduire la dépense inéligible ; GESTION DES SUITES DE CONTROLE

74 74 Instructions à venir - La saisie des factures négatives doit être faite dans les meilleurs délais et impérativement avant l appel de fonds (l AG et l AP feront un contrôle exhaustif des dossiers concernés) - Les OR seront transmis au bénéficiaire dans les 15 jours à compter de la date de décision de déchéance correspondante (qq soit l émetteur de l OR) - Le recours est suspensif par rapport au recouvrement et non à l émission de lOR GESTION DES SUITES DE CONTROLE

75 75 Cette formation a été organisée dans le cadre du programme Leader+ et cofinancée par le FEOGA-O.


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