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16/11/2010 Métiers-Compétences: la démarche de lagence Novembre 2010 Ile-de-France.

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1 16/11/2010 Métiers-Compétences: la démarche de lagence Novembre 2010 Ile-de-France

2 2 Sommaire Rappel de la démarche de lagence Bilan de lappel à projet Fmespp RH 2008 Appel à projet Fmespp RH 2010

3 3 Sommaire Rappel de la démarche de lagence Bilan de lappel à projet Fmespp RH 2008 Appel à projet Fmespp RH 2010

4 4 « Métiers-Compétences 2012 » : rappel de la démarche Colloque « Métiers- Compétences 2012 » AVR MAR. 2008JUIL. 2009NOV. 2009MAR Mise en ligne du site internet dédié Diffusion du guide pratique « Métiers- Compétences 2012 » Appel à projet FMESPP Evaluation des projets des établissements financés Réalisation dune enquête qualitative sur ces projets Retour de fiches de partage Attribution des fonds FMESPP Lancement de lenquête en ligne Colloque « Métiers- Compétences 2012 » Actualisation du site internet « Métiers- Compétences 2012 » Réalisation d études de cas dans 6 établissements dIle-de-France. Diffusion des résultats de lenquête NOV Appel à projet FMESPP

5 5 Le site web de la démarche

6 6 Objectifs des 4 volets de la démarche Gestiondes Effectifset des Compétences Actuelle Volet 1 Gestion actuelle des effectifs Objectif : Connaître les effectifs par métiers Volet 2 Gestion actuelle des compétences Objectif : Connaître les niveaux de compétences des salariés pour chaque métier et Prévisionnelle Volet 3 Gestion prévisionnelle des effectifs Objectif : Anticiper les évolutions quantitatives des effectifs de létablissement Volet 4 Gestion prévisionnelle des compétences Objectif : Anticiper et accompagner lévolution des compétences requises de chacun des métiers

7 7 Volet 1 de la démarche Gestiondes Effectifset des Compétences Actuelle Volet 1 Gestion actuelle des effectifs Volet 2 Gestion actuelle des compétences et Prévisionnelle Volet 3 Gestion prévisionnelle des effectifs Volet 4 Gestion prévisionnelle des compétences Aspect quantitatif

8 8 Volet 2 de la démarche Gestiondes Effectifset des Compétences Actuelle Volet 1 Gestion actuelle des effectifs Volet 2 Gestion actuelle des compétences et Prévisionnelle Volet 3 Gestion prévisionnelle des effectifs Volet 4 Gestion prévisionnelle des compétences Aspect qualitatif

9 9 Volet 3 de la démarche Gestiondes Effectifset des Compétences Actuelle Volet 1 Gestion actuelle des effectifs Volet 2 Gestion actuelle des compétences Volet 3 Gestion prévisionnelle des effectifs Volet 4 Gestion prévisionnelle des compétences Aspect quantitatif Prévisionnelle

10 10 Volet 4 de la démarche Gestiondes Effectifset des Compétences Actuelle Volet 1 Gestion actuelle des effectifs Volet 2 Gestion actuelle des compétences Volet 3 Gestion prévisionnelle des effectifs Volet 4 Gestion prévisionnelle des compétences Prévisionnelle Aspect qualitatif

11 11 Les outils développés

12 12 Sommaire Rappel de la démarche de lagence Bilan de lappel à projet Fmespp RH 2008 Appel à projet Fmespp RH 2010

13 13 Bilan financier Total () AP-HPPSPHPublicPrivé Etablissements financés % 18 33% 19 35% 16 30% Financement obtenu 1.4 M Coût total du projet3 M

14 14 Bilan général EtablissementsAPHPPSPHPublicPrivéTotal Ayant répondu à lenquête % 13 24% 8 15% 28 52% Ayant envoyé une fiche de partage 1 2% 3 6% 9 17% 9 17% 22 41% EtablissementsTotal Financés % Nayant pas adressé leurs factures mais ayant mené leur projet 11 20% Nayant pas réalisé leur projet 10 19% Près de 40%

15 15 Evaluation des actions menées Sur les volets 1 et 2, les établissements déclarent avoir: - rattaché plus de 80% de leurs effectifs au répertoire des métiers, - réalisé 79% des entretiens annuels, - traduit 79,6% des métiers en référentiel de compétences, - formé 84% de leur encadrement à la démarche. Sur les volets 3 et 4 les établissements sont moins avancés mais envisagent majoritairement de poursuivre la démarche.

16 16 Le Volet 1- La gestion actuelle des effectifs 16

17 17 Le Volet 2- La gestion actuelle des compétences 17

18 18 Le Volet 3- La gestion prévisionnelle des effectifs 18

19 19 Le Volet 4 - La gestion prévisionnelle des compétences 19

20 20 Les facteurs clés … … ayant favorisé lavancée du projet - Impulsion de la direction, détermination à suivre ses personnels et à anticiper - Implication de lencadrement, du personnel et des partenaires sociaux - Création dun comité de pilotage et groupe projet - Communication sur lensemble de la démarche Métiers-Compétences - Formation de tout lencadrement à lentretien dévaluation - Lier entretien dévaluation et plan de formation - Culture préexistante de lévaluation … ayant freiné lavancée du projet - Lourdeur de la démarche Métiers-Compétences - Difficultés liées aux outils - Difficultés culturelles

21 21 Virage culturel : « raisonnement en termes de grade » « raisonnement en termes de métier/compétence » Intégration du management de la compétence par les cadres Meilleure connaissance des effectifs et de leur évolution Utilisation opérationnelle de la variable compétence (recrutement, travail sur la fidélisation, lintégration, lattractivité,…) Quelle progression pour les établissements?

22 22 Connaissances et partage dexpériences, notamment sur: - les référentiels compétences - les passerelles entre métiers - les métiers émergents et les métiers en déclin Organisation dateliers sur des problématiques communes Mutualisation de travaux sur les référentiels Mise en ligne doutils Logiciel(s) Dotation financière Des formations GPEC Un suivi et un appui plus personnalisés Attentes spécifiques des établissements à légard de lARS Ile-de-France

23 23 Sommaire Rappel de la démarche de lagence Bilan de lappel à projet Fmespp RH 2008 Appel à projet Fmespp RH 2010

24 24 Appel à projets FMESPP RH 2010 Rappel du contexte Une approche méthodologique en 3 étapes Présentation et rôle du resah idf Planning des projets

25 25 Rappel du contexte Lappel à projet FMESPP 2010Lappel à projet FMESPP 2010, lancé le 10 novembre 2010, vise à renforcer la gestion prévisionnelle des métiers, des effectifs et des compétences. - niveau 1 : aide à lidentification des effectifs par métiers de létablissement et intégration dans le système dinformation et dans le bilan social annuel - niveau 2 : intégration de la démarche « métiers-compétences » dans la gestion quotidienne des ressources humaines de létablissement - niveau 3 : intégration de la démarche dans une gestion prévisionnelle des métiers et des compétences Total des crédits Ile-de-France : lARS a jusquen juin 2011 pour déléguer les crédits aux établissements - les établissements ont 3 ans pour mettre en œuvre et demander le remboursement de leurs actions à la Caisse des dépôts et consignations.

26 26 Déclinaison envisagée en Ile-de-France Concertation avec les établissements, les délégations territoriales et les partenaires sociaux : - comité de pilotage - mise en place de différents groupes de travail Financement de 2 types de projets (réunion du 17/11/2010) - des projets régionaux, par exemple : -Etude comparative des SIRH -Benchmarks -Autres (analyse des priorités des établissements émanant de lappel à projets en cours) - éventuellement des projets individuels détablissements

27 27 1er projet régional : étude comparative des SIRH/outils daide à la décision Buts de lenquête: - Faire une étude comparative des SIRH et des outils daide à la décision RH; - Sélectionner les meilleures solutions actuellement sur le marché; - Permettre aux établissements daccéder à ces solutions au meilleur prix, en passant par le Resah (négociation de coûts) Etude des besoins à mener dès aujourdhui Prochain groupe de travail mi décembre - Définir le périmètre de lenquête (gestion des temps, gestion des effectifs, lien activité/ressources mises en œuvre, accès des agents aux informations qui les concernent, dématérialisation du dossier salarié, place du cadre, etc), - Profils à trouver : DRH, spécialistes SIRH, DSIO (interface), cadre de santé, chef de pôle, directeur des affaires médicales, directeur financier, expert comptabilité analytique, expert formation, autres ?

28 28 2 nd projet régional : benchmarks avec financement mutualisé de conseils Déterminer les métiers/compétences qui pourraient être externalisés et mutualisés : informatique, qualité et gestion de contentieux notamment mais également hygiène, sécurité, veille réglementaire ainsi que sur tous les aspects transversaux qui ne nécessitent pas un temps plein et/ou qui sont facilement mutualisables priorité des établissements : analyse juridique de textes, mutualisation de conseils juridiques spécialisés, davocat conseil Mutualiser et partager des procédures identiques entre établissements plutôt que chacun y travaille de son côté Apporter à lhôpital les compétences nécessaires à une performance accrue (conduite de projet, accompagnement du changement,…)

29 29 Sommaire Rappel du contexte et des différents projets Une approche méthodologique en 3 étapes Présentation et rôle du resah idf Planning des projets

30 30 Une approche méthodologique en 3 étapes Lancement du projet Construction du Comité de pilotage et des sous groupes de travail (par étude, type détude?) Validation des projets retenus et de leur organisation (participants, précision du besoin…) Achat des différentes prestations Construction dune stratégie dachat Consultation des cabinets Sélection du ou des cabinets pouvant répondre aux besoins Suivi de lexécution des prestations Suivi du bon déroulement des différentes prestations Communication auprès des établissements sur lavancée des études Mise à disposition des résultats auprès des établissements 123

31 31 Comité de pilotage Une approche méthodologique en 3 étapes Zoom sur létape 1 « Lancement du Projet » Etude comparative des SIRH et réflexion sur la recherche dun ou déditeurs RH (analyse du besoin, rédaction du Cdc) Groupe de travail 1 intégration dexperts (DSIO…) Groupe de travail 2 intégration dexperts Groupe 1 – Outils RHGroupe 2 - Etudes Rôle des groupes de travail -Préciser le besoin -Suivre lexécution de la prestation Rôle du Comité de Pilotage -Assurer la bonne cohérence de lensemble des projets -Valider le phases clés des projets (stratégie dachat, DCE, sélection du fournisseur) Benchmarks et préconisations sur les processus clés RH associés à la GPEC

32 32 Une approche méthodologique en 3 étapes Zoom sur létape 2 « achat des prestations » Construction de la stratégie achat Rédaction du DCE * Consultation Analyse des offres Notification du marché Suivi de la performance du fournisseur Rappel du processus achat dans les marchés publics Zoom sur la phase1 : Stratégie achat - Analyse de marché -Définition précise du besoin – benchmark interne et externe -Rencontre des fournisseurs -Questions -Comment le marché peut il répondre à notre besoin? -1 seul cabinet peut il réaliser lensemble de ces études? -4 cabinets pour répondre à mon besoin? -Ai-je besoin dun cabinet chef de projet, un interlocuteur unique sur les 4 projets? -Au sein des différents établissements, certains ont-ils déjà menés des études similaires? - Choix de la procédure -Groupement de commandes -Centrale dachat *Dossier de Consultation des Entreprises

33 33 Sommaire Rappel du contexte Une approche méthodologique en 3 étapes Présentation et rôle du resah idf Planning des projets

34 34 Créé en 2007, le resah idf regroupe les achats des établissements publics de santé, sociaux et médico-sociaux dIle de France (hors AP-HP) - Le financement est assuré pour lessentiel par lARS Présentation et rôle du resah idf ObjectifsQuelques chiffres Animer et coordonner la mutualisation des achats des établissements du secteur sanitaire et médico-social francilien Mettre en place des stratégies dachat de groupe efficientes Optimiser lorganisation des achats et de lapprovisionnement Promouvoir le bon usage des produits achetés et la maîtrise de leur consommation Renforcer lexpertise des professionnels Participer au chantier national de réorganisation des achats hospitaliers Périmètre dachats traitables supérieur à 1 milliard deuros 60 hôpitaux 50 maisons de retraite 10 structures inter- hospitalières

35 35 Présentation et rôle du resah idf Les outils du resah idf - Groupement de commandes régional -Plus de 50 groupements de commandes depuis 2007 sur les principales familles achats des EPS (médicaments, dispositifs médicaux, équipements médicaux, formation, intérim, travaux et techniques) - Centrale dachat régionale - Centre de ressources régional Le resah idf souhaite mettre à la disposition du groupe de travail ses compétences dans les achats et son expérience dans lorganisation et lanimation de projets régionaux

36 36 Sommaire Rappel du contexte et des différents projets Une approche méthodologique en 3 étapes Présentation et rôle du resah idf Planning des projets

37 37 Planning de lanalyse comparative des SIRH 11/1012/1001/1102/1103/1104/1105/1106/11 Définition de la stratégie achat Rédaction du MAPA* Réponses des fournisseurs* Analyse des offres fournisseurs Notifi cation Réunion de lancement Validation du fournisseur * Procédure allégée car volume dachat inférieur à 125K (gpt de commandes) ou 193K(centrale dachat) Réalisation de la prestation Comité de Pilotage Validation du MAPA

38 38 Planning des autres études 11/1012/1001/1102/1103/1104/1105/1106/11 Définition de la stratégie achat Rédaction du (des) DCE Réponses des fournisseurs (min 40 jours) Analyse des offres fournisseurs Notific ation (min 16 jours) Réunion de lacement Validation de la stratégie Validation du (des) fournisseur(s) Comité de Pilotage

39 39 Planning des groupes de travail et des comités de Pilotage Dates Comité de Pilotage Dates groupes de travail Objectifs - Groupe 1 « Etude outils » Objectifs – Groupe 2 « Autres études » mi 12/10-Définir le périmètre -Choix dune stratégie dachat mi 01/11-Validation du MAPA-Validation des études dont CLACT -Présentation de lanalyse de lappel à projets -validation de la stratégie achat 03/11- Validation du fournisseur retenu 06/11- Validation de la fin de létude - Validation du (des) fournisseur(s) retenu(s)

40 16/11/2010 Métiers-Compétences: la démarche de lagence Novembre 2010 Ile-de-France


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