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1 La Qualité en milieu hospitalier : Utiliser la gestion électronique de documents comme courroie de transmission des bonnes pratiques Hoda KHARRAT Responsable.

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1 1 La Qualité en milieu hospitalier : Utiliser la gestion électronique de documents comme courroie de transmission des bonnes pratiques Hoda KHARRAT Responsable GDSQ Vendredi 25 novembre 2005

2 2 LA GESTION DOCUMENTAIRE EST UN DES PILIERS DU SYSTEME D INFORMATION « Savoir nest pas pouvoir » mais « Connaître permet dagir ».

3 3 PRESENTATION DE LA MISE EN PLACE DU PROJET DE LA GED

4 4 PLAN I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB II. Organisation et moyens III.Mise en place et amélioration continue

5 5 I.1 Objectifs / Généraux: Le contexte et les objectifs institutionnels

6 6 certification (V2) un système qualité HASISO 9000 Dans le cadre des démarches damélioration continue de la qualité et de certification (V2), lun des objectifs prioritaires de létablissement est de mettre en place un système qualité suivant les recommandations de lHAS et les normes ISO Accréditation (V1), catalyseur de la mise en place de la GED Accréditation (V1), catalyseur de la mise en place de la GED Plans damélioration proposés après laccréditation V1: Plans damélioration proposés après laccréditation V1: - Dossier patient - Accueil - Gestion des risques - Gestion documentaire I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB II. Organisation et moyens III.Mise en place et amélioration continue

7 7 La mise en place dune gestion documentaire maîtrisée et organisée, se base sur les conclusions du rapport daccréditation du CHIRB de I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB II. Organisation et moyens III.Mise en place et amélioration continue

8 8 - Loi n° du 31 juillet portant réforme hospitalière. Journal Officiel de la République Française du 2 août 1991, pp Loi n° du 13 août 2004, relative à lassurance maladie - Ordonnance n° du 24 avril 1996 portant réforme de lhospitalisation publique et privée. Journal Officiel de la République Française du 25avril 1996, pp Décret n° du 7 avril 1997 relatif à lorganisation et au fonctionnement de lAgence Nationale dAccréditation et dÉvaluation en santé instituée à larticle L791-1 du Code de Santé et modifiant de code (deuxième partie : - Décret en Conseil dÉtat). Journal officiel de la République Française du 8 avril 1997, pp – Décision du 13 avril 2005,relative à la procédure de certification des établissements de santé - Norme FD S Lignes directrices pour la lise en œuvre dun système qualité dans un établissement de santé. AFNOR. Novembre Norme FD S Concepts et recommandations pour la mise en place et lamélioration dun système documentaire dans des établissements de santé. AFNOR. Novembre Manuel dAccréditation de lA.N.A.E.S Manuel de Certification septembre La réglementation, qui doit être connue et appliquée La réglementation, qui doit être connue et appliquée I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB II. Organisation et moyens III.Mise en place et amélioration continue

9 9 I.2 Objectifs / Propres au CHIRB: La promotion des bonnes pratiques – le transfert de connaissance, tous services confondus

10 10 Service Documents transversaux Documents spécifiques I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB II. Organisation et moyens III.Mise en place et amélioration continue

11 11 - complet et simple, - commun à tous les acteurs de lhôpital, - connu de tous, - facile dutilisation, - répondre à des exigences de qualité. Le système documentaire doit être I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB II. Organisation et moyens III.Mise en place et amélioration continue

12 12 La charte du centre hospitalier Le manuel Qualité du CHIRB Les procédures Les protocoles et modes opératoires Les tableaux de bord et de suivi Les documents descriptifs Les formulaires denregistrements Les normes externes La pyramide documentaire de lhôpital Robert BALLANGER est constituée de : I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB II. Organisation et moyens III.Mise en place et amélioration continue

13 13 II. Organisation et moyens : Grands principes

14 14 Le Directeur Qualité La Chargée de mission GED et Qualité Le Secrétariat GED et Qualité I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB II. Organisation et moyens III.Mise en place et amélioration continue

15 15 Un service dédié à la gestion documentaire du système qualité de lhôpital a ouvert ses portes le 1 er septembre 2003 dans les locaux du Centre Daniel Eisenmann. I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB II. Organisation et moyens III.Mise en place et amélioration continue

16 16 Ingénierie documentaire: - Conseil, - Outil ( logigramme, diffusion,…)Pourquoi? Parce que la gestion documentaire sert seulement si le document est exploitable - contenu compréhensible - forme reconnaissable - administration facile et rapide (facilitation à la création dun logigramme, dun workflow…) Service gestion documentaire apporte un service complet à tous les autres services de lhôpital I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB II. Organisation et moyens III.Mise en place et amélioration continue

17 17 1) Une procédure des documents applicables 2) Un canevas pour la rédaction des documents applicables 3) Un système denregistrement des documents applicables 4) Un système de classement des documents applicables 5) Un système dapprobation des documents applicables 6) Une maîtrise de la vie des documents applicables Les principes de base de la qualité des systèmes de gestion documentaire sont les suivants : I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB II. Organisation et moyens III.Mise en place et amélioration continue

18 18 II. Organisation et moyens : Les acteurs

19 19 - Ayant une mission transversale, la gestion documentaire est en relation avec tous les services médicaux, médico-technique, para –médicaux, administratifs et techniques de lhôpital et travaille en partenariat avec le service informatique pour le bon fonctionnement du logiciel. -Lorganisation sarticule suivant un triptyque entre le service GED, le service informatique et les services médicaux, médico-technique, para – médicaux, administratifs et techniques. - La cellule de conformité est animée par la Gestion Documentaire du Système Qualité Le service Gestion documentaire Système Qualité Le Service Informatique Les Services médicaux, médico - technique, paramédicaux, administratifs et technique - Cellule de Conformité

20 20 Service Documents transversaux Documents spécifiques Approuvé par la C.C Vérifié par les experts Documents transversaux Documents spécifiques aux services AutorisésAutorisés Non Autorisés En consultation Non consultable sauf par le service sauf par le service Approuvé par la C.C I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB II. Organisation et moyens III.Mise en place et amélioration continue

21 21 Acteur 1 : le service de gestion documentaire Lobjectif principal de ce service est dorganiser la gestion documentaire du système qualité de lhôpital en sappuyant sur un logiciel de Gestion Électronique Documentaire (G.E.D) : en adéquation avec les besoins des utilisateurs, les recommandations de lHAS et les normes ISO9000. en cohérence avec le Système dInformation Hospitalier (actuel et à venir). I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB II. Organisation et moyens III.Mise en place et amélioration continue

22 22 …avec le souci du futur -Élargir la couverture de loutil informatique -Élargir la couverture de loutil informatique : Gérer - Gérer laccès informatique vers les documents externes en proposant des recherches par thème, revues professionnelles,… -Mettre en place une bibliothèque virtuelle des diverses revues auxquelles les services sont abonnés et des ouvrages dont ils disposent, -Réaliser de la veille documentaire sur la base de la réglementation (loi, ordonnance, décret, arrêté, circulaire,…) relative à la santé publique, -Mettre en place une gestion des risques -Proposer un portail pour un meilleur accès à linformation I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB II. Organisation et moyens III.Mise en place et amélioration continue

23 23 La pérennité du système (technologie utilisée) des documents (formats propriétaires vs « documents virtuels ») …et sans oublier I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB II. Organisation et moyens III.Mise en place et amélioration continue

24 24 Acteur 2 : un référent documentaire dans chaque service Un référent est identifié dans chaque service (le plus souvent parmi le personnel administratif ou les secrétaires médicales). Il est souhaitable didentifier deux référents par services : un titulaire et un remplaçant. I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB II. Organisation et moyens III.Mise en place et amélioration continue

25 25 Acteur 3 : Le référent informatique Un référent (et son suppléant) appartenant à léquipe informatique est identifié Il est linterlocuteur privilégié de la cellule de gestion documentaire et des référents documentaires des services pour toutes les questions informatiques, Il est linterlocuteur du fournisseur du logiciel pour les questions informatiques, Il assure les opérations de maintenance du logiciel et du matériel. Point clé Point clé I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB II. Organisation et moyens III.Mise en place et amélioration continue

26 26 III. Mise en place et amélioration continue

27 27 V.1. Le comité de pilotage V.2. Le groupe opérationnel V.3. Le groupe utilisateurs V.4.Les sites pilotesLes sites pilotes V.5.La cellule de conformité V.6Le groupe documentaire I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB II. Organisation et moyens III.Mise en place et amélioration continue

28 28 La Réanimation Limprimerie Le Service Informatique La Pneumologie Les sept sites pilotes volontaires retenus sont G.E.D. La Blanchisserie Le D.M.U U.H.E I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB II. Organisation et moyens III.Mise en place et amélioration continue

29 29 V.1. Le comité de pilotage V.2. Le groupe opérationnel V.3. Le groupe utilisateurs V.4.Les sites pilotesLes sites pilotes V.5.La cellule de conformité V.6Le groupe documentaire I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB II. Organisation et moyens III.Mise en place et amélioration continue

30 30 Le choix du logiciel Il a été fait suite à : Un benchmarking dhôpitaux, Un appel doffre, ouvert sur le marché public sous forme de procédure négociée, a été publié au B.O.A.M.P. le 23/02/04. La commission dexperts (composé du Directeur, du directeur adjoint, du responsable informatique, et de la chargée de mission) sest réunie le 06/04/04 et a retenu la société Ennov. Remarque : Remarque : Létablissement Robert BALLANGER sera site vitrine dEnnov. I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB II. Organisation et moyens III.Mise en place et amélioration continue

31 31 Cette solution centralisée et facile daccès sera sur une interface 100% WEB où tout sera géré sur un serveur dédié Cette solution centralisée et facile daccès sera sur une interface 100% WEB où tout sera géré sur un serveur dédié. I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB II. Organisation et moyens III.Mise en place et amélioration continue

32 32 Les fonctionnalités de ce logiciel sont principalement de : Fédérer et capitaliser linformation au sein dun référentiel unique, pour une véritable gestion de la connaissance, Fédérer Organiser et structurer les documents (au sein de classeurs électroniques et physique par Service) – on y reviendra Organiser Partager laccès aux données et aux documents selon un accès profilé utilisateur, contributeur(émetteur) et administrateur. Partager laccès Favoriser la communication et la circulation internes entre les différents services. Favoriser la communication Gérer le processus de cycle de vie du document (workflow) suivant sa typologie avec la répartition des tâches dans des corbeilles de traitement. Gérer le processus de cycle de vie Améliorer la publication et la mise à disposition profilée des informations. Améliorer la publication Garantir une intégrité de linformation au sein dun référentiel unique et assurer la traçabilité des documents. Garantir une intégrité Pérenniser les informations avec une gestion des archives organisées. Pérenniser les informations Les fonctionnalités I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB II. Organisation et moyens III.Mise en place et amélioration continue

33 33 Le classement Avant : il était prévu que chaque service de soins soit doté de 9 classeurs (avec intercalaires) suivant la nomenclature choisie (voir Annexe).Annexe Mais cétait ingérable!!! Maintenant : le logiciel propose un plan de classement plus simple et plus approprié (plus parlant). I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB II. Organisation et moyens III.Mise en place et amélioration continue

34 34 BSOMMAIRE DES CLASSEURS : codage des chapitres Classeur 1 - PCP : Prise en Charge du Patient Chapitre 1.1 SIGN Signalétique et Circuit d accès ( dont handicapés) Chapitre 1.2ACC Accueil Chapitre 1.3INFO Supports dinformations patient Chapitre 1.4 ADMI Admission Chapitre 1.5ASOC Organisation de la prise en charge sociale Chapitre 1.6 DPA Dossier du patient Chapitre 1.7 SORT Organisation de la Sortie (Domicile, Décès et Transfert) Chapitre 1.8TRAN Transport de l usager Chapitre 1.9PLUR Plans durgence Chapitre 1.10 DIV Cas particuliers Classeur 2 - GRH : Gestion du personnel Chapitre 2.1 PERGestion du personnel Chapitre 2.2 EVALÉvaluation des agents Chapitre 2.3 FORMFormation continue Chapitre 2.4 PROMPromotion professionnelle Chapitre 2.5 STAGGestion des stagiaires Chapitre 2.6 MEDTMédecine du travail Chapitre 2.8BIBLBibliothèque Chapitre 2.9 DIVDivers Classeur 3 - GRS : Gestion des risques et la sécurité sanitaire Chapitre 3.1 CLIN Prévention du risque infectieux Chapitre 3.2HEMOHémovigilance Chapitre 3.3MATE Matériovigilance Chapitre 3.4 PHARPharmacovigilance Chapitre 3.5BIOVBiovigilance Chapitre 3.6 REACRéactovigilance Chapitre 3.7DIVDivers

35 35 Plan de classementPlan de classement : se fait suivant les besoins des utilisateurs Ici nous avons classé par : Type de document Mot clés Protocole Service concerné Service émetteur … Ce plan de classement est évolutif. Le plan de classement I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB II. Organisation et moyens III.Mise en place et amélioration continue

36 36 Formation sur la rédaction de procédure Ludiqualité La boucle est bouclée!! PD CA I. Objectifs du projet I.1 Généraux I.2 Propres à CHIRB II. Organisation et moyens III.Mise en place et amélioration continue

37 37 Merci de votre attention! Avez-vous des questions?

38 38 La Qualité en milieu hospitalier : Utiliser la gestion électronique de documents comme courroie de transmission des bonnes pratiques Hoda KHARRAT Responsable GDSQ Vendredi 25 novembre 2005

39 39 PLAN DE COMMUNICATION

40 40 PLAN 1.Formation et information 2.Évaluation 3.Vers lautonomie des services

41 41 Le déploiement seffectue en huit phases à partir de juin Le délai de déploiement est de 6 mois sur les sites pilotes. La montée en charge seffectuera par groupe de six services et tous les trimestres. Ils sont désignés par le comité de pilotage soit sur la base du volontariat, soit sur la spécificité du service ou à partir des priorités institutionnelles. Le déploiement définitif sur lhôpital est prévu pour la fin dannée 2006.

42 42 ANNEXE PLAN PROJET PLANP-Ennov220404

43 43 I. La formation et linformation

44 44 Référent informatique : un jour de formation. Chargée de mission GED et Qualité et de la secrétaire à la G.E.D : en deux jours de formation. Référents documentaires : une demi journée de formation. Utilisateurs : Ils ont la possibilité de consulter les documents autorisés, de demander la création ou à la modification dun document par lintermédiaire de leur référent documentaire qui lui seul est habilité à lenvoyer à la G.E.D. La formation au logiciel 1.Formation et information 2.Évaluation 3.Vers lautonomie des services

45 45 Linformation à lensemble des personnels de létablissement sest effectuée par note. La présentation du fonctionnement de la G.E.D. sous forme de conférence « Les matinales de la GED » « Les matinales de la GED » (intranet),intranet à lattention de lensemble du personnel concerné et intéressé… Des interventions adaptées pour le Comité de Pilotage Qualité, la Cellule de Conformité, les instances (CME, …) seront mises en place. Intranet espace dédié à la Ged Linformation générale 1.Formation et information 2.Évaluation 3.Vers lautonomie des services

46 46 Linformationdes services Linformation des services Fiches de suivi permettant de faire évoluer le paramétrage du logiciel (150) Tous les vendredis, le service documentaire propose des ateliers de suivi complémentaires à la formation. 1.Formation et information 2.Évaluation 3.Vers lautonomie des services

47 47 Les supports de communication annexes Remarque : Un plan de communication identique sera mis en place à toutes les phases de montée en charge. La publication darticles dans le PPA permet dasseoir la notoriété du logiciel et aide à la maîtrise du changement dans chaque service. Un icône sur Intranet facilite laccès à la GED dans chaque service. 1.Formation et information 2.Évaluation 3.Vers lautonomie des services

48 48 II.Évaluation

49 49 Le tableau de bord permet de visualiser lactivité G.E.D et est un outil daide à la prise de décision. Les indicateurs permettent de mesurer lavancement des actions menées et latteinte des objectifs. Le tableau de bord 1.Formation et information 2.Évaluation 3.Vers lautonomie des services

50 50 Ils permettent dévaluer lorganisation du service. Les indicateurs processus 1.Formation et information 2.Évaluation 3.Vers lautonomie des services

51 51 Les indicateurs de consultation de la base de données Consultation du document par service Diffusion du document papier par service, Retour aux archives du document papier par service, Nombre de document créé :par service, dans lhôpital,… Nombre de document modifié :par service, dans lhôpital,… Nombre de document archivé :par service, dans lhôpital,… 1.Formation et information 2.Évaluation 3.Vers lautonomie des services

52 52 Les enquêtes de satisfaction client Elles permettent de mesurer le niveau des prestations fournies par le service G.E.D. tel quil est prévu par le client interne. Elles sont planifiées : La première est prévue au cours de lannée 2005, puis une fois par an. première 1.Formation et information 2.Évaluation 3.Vers lautonomie des services

53 53 Laudit Qualité La planification sur loutil des évaluations des documents. La gestion dun pool dauditeurs spécialisés dans lévaluation de procédures. - … 1.Formation et information 2.Évaluation 3.Vers lautonomie des services

54 54 III.Vers lautonomie des services

55 55 EMETTEUR ADMINISTRATEUR DENTITE Les référents documentaires sont les fédérateurs du logiciel au sein de leur service 1.Formation et information 2.Évaluation 3.Vers lautonomie des services

56 56 Merci de votre attention! Avez-vous des questions?


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