Tableau de bord de suivi du développement des collections

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1 Tableau de bord de suivi du développement des collections
Méthodes et outils à la bibliothèque municipale de Fresnes Thierry Giappiconi

2 Pourquoi un plan de développement des collections ?
Besoin de définir les buts de chaque segment de la collection (savoir où l’on va et pouvoir disposer d’une référence vis-à-vis des demandes du public); Besoin de définir précisément les objectifs de contenu de ces segments (cerner la réalité intellectuelle d’un domaine pour pouvoir en organiser le développement) ; Besoin de prévoir les coûts (établir des objectifs réalistes, justifier les demandes de crédits en référence à des objectifs) ; Besoin d’établir des priorités (entre les domaines et au sein de chaque domaine) ; Besoin de disposer d’une référence (pour évaluer la pertinences des acquisitions et des éliminations et prendre les mesures correctrices).

3 Une démarche d’administration publique
Un cadre d’orientations de service public établi en concertation avec l’autorité territoriale ; Une priorité donnée aux missions d’information et de contribution à la formation initiale ou continue, appuyée sur des outils de mercatique publique (étude des besoins, segmentation des publics) ; Une volonté de promotion de la culture fondée sur des choix explicitement définis.

4 Une combinaison ordonnée des composantes d’un PDC :
Pourquoi ? (niveau des politiques publiques : visés de changement social (dont projet culturel), identification des besoins auxquels il est décidé de répondre) Pour qui ? (niveau de la mercatique publique : étude et segmentation de la population, évaluation des besoins) À quel niveau et sous quelle forme ? (niveau intellectuel et bibliographique : contenu et offre documentaire) À quel coût ? (niveau bibliothéconomique : bibliométrie et contrôle de gestion appliqués aux collections, par exemple, de type Conspectus)

5 Une segmentation maîtrisée de la collection :
Intellectuellement appropriée (pour permettre un travail raisonné et pouvoir s’appuyer sur une documentation et/ou des collections de référence, etc.) ; Quantitativement significative (un objectif documentaire suppose un minimum de moyens ) ; Permettant d’établir des choix et des priorités raisonnés (entre les différents domaines composant la collection, et au sein de chaque domaine). En d’autres termes, un classement résultant des choix, et non des choix prédéterminé par l’application exhaustive d’une classification. nn

6 Une démarche d’analyse des besoins de formation :
Indentification des professions exercées ; Étude des référentiels d’activité (ROME, ANPE, CNFPT, etc.) ; Étude des référentiels de connaissance ; Recollement entre besoins de connaissance et organisation des domaines ; Étude et pris en compte de l’offre documentaire ; Ajustement du PDC aux besoins ; Contrôle et mesures correctrices : Sur la collection ; Sur les objectifs.

7 Des objectifs déclinés par domaine : PSYCHOLOGIE ET EDUCATION FAMILIALE PSYCHOLOGY/Psychology - LCC : PSY/BF1-172, Dewey : 150 (Psychologie)  : 15 Pourquoi et pour qui ? Promouvoir la connaissance de la psychologie et de ses applications (psychanalyse, psychologie sociale) à des fins de culture et de développement personnel ; Faciliter et démocratiser les conditions d'étude des étudiants du premier cycle  engagés dans des cursus universitaires (psychologie, sociologie, etc.), ou professionnels (psychotechniciens et gestionnaires de ressources humaines, enseignants et éducateurs, professionnels de la santé, officiers de police judiciaire, etc.) qui requièrent des connaissances en psychologie ; Servir à la formation continue et la promotion sociale (préparation de concours) des personnes exerçant ou se convertissant à des professions nécessitant des connaissances en psychologie ou en psychologie sociale (personnels pénitentiaires, assistantes maternelles, etc.) ; Servir l’information des personnes confrontées directement ou indirectement à des problèmes (étapes et passages de la vie, stress, etc.) ou des pathologies d’ordre psychologique  (souffrances psychiques, maladies mentales, handicaps de proches) ; Servir la recherche d’emploi (tests, aspects psychologiques des entretiens d’embauche).

8 Un pilotage organisé par :
Une table d’indexation systématique contrôlée organisant les choix (et donc la segmentation) du PDC, autant que de besoin distincte de la cotation (la topographie des rayonnages pouvant être différente de l’organisation intellectuelle (ex. Romans), et l’indexation multiple (ex. La politique de Platon) ; Les ressources de la Bibliographie nationale française (normalisation et gestion des accès à partir du fichier d’autorité de BN OPALE +) ; Une programmation fondée sur une représentation de type Conspectus.

9 Programmation des objectifs (par niveau d’information, domaine par domaine)
Indices validés Codes de niveau 2002 2003 2004 2005 2006 150 Psychologie 2a 150.1 Psychanalyse 2b 152 Perception sensorielle, mouvement, émotion, pulsions 153 Processus mentaux conscients 154 Processus du subconscient 155 Psychologie différentielle et génétique 155.4 Psychologie de l’enfant L’enfant de 0-3 ans L’enfant de 3-6 ans L’enfant de 7-11 ans 155.5 Psychologie des adolescents 155.6 Psychologie des adultes 155.9 Psychologie et environnement 156 Psychologie comparée 157 Psychiatrie et psychopathologie 157.1 Maladies psychiatrique Psychopathologie des enfants et des adolescents. 157.2 Institutions psychiatriques 1a 158 Psychologie appliquée 159 Éducation familiale

10 Programmation budgétaire
Année d’exercice 2002 2003 2004 2005 2006 Coût en € constants 1.400 900 1.000 1.200 Rayons connexes Philosophie Enseignement Médecine Sociologie Ethnologie.

11 Évaluation des Impacts
Rapprocher usages et usagers Rapprocher usages et population à desservir

12 « Promouvoir la connaissance de la psychologie et de ses applications à des fins de culture et de développement personnel ». (Sur 4 ans : orange = prêts / jaune = emprunteurs) 150.1 Psychanalyse TOTAL 150 293 309 263 92 207 183 169 1 de 0 à 13 ans 1 10 3 4 9 2 2 de 14 à 19 ans 36 39 28 30 26 21 3 de 20 à 24 ans 7 17 23 5 14 18 4 de 25 à 54 ans 121 209 224 69 136 122 107 5 plus de 54 ans 16 15 13 12

13 « Servir l’information des personnes confrontées directement ou indirectement à des problèmes ou des pathologies d’ordre psychologique  » (Sur 4 ans : orange = prêts / jaune = emprunteurs) 159 Éducation familiale TOTAL 121 185 188 183 94 142 139 126 1 de 0 à 13 ans 7 5 8 6 2 de 14 à 19 ans 4 11 13 2 10 12 3 de 20 à 24 ans 1 3 4 de 25 à 54 ans 96 145 148 151 74 112 108 97 5 plus de 54 ans 14 9

14 « Faciliter et démocratiser les conditions d'étude des étudiants du premier cycle  engagés dans des cursus universitaires ou professionnels (qui requièrent des connaissances en psychologie » (Sur 4 ans : orange = prêts / jaune = emprunteurs) 155.4 Psychologie de l'enfant TOTAL 84 123 156 143 63 92 109 100 1 de 0 à 13 ans 2 1 7 12 3 2 de 14 à 19 ans 4 6 5 10 9 Collection ou objectif inadaptée ? 3 de 20 à 24 ans 8 23 19 4 de 25 à 54 ans 60 99 112 46 73 87 59 5 plus de 54 ans

15 « Servir à la formation continue et la promotion sociale des personnes exerçant ou se convertissant à des professions nécessitant des connaissances en psychologie ou en psychologie sociale » (Sur 4 ans : orange = prêts / jaune = emprunteurs) 152 Perception sensorielle, mouvement, émotion, pulsions TOTAL 22 46 54 51 20 38 41 1 de 0 à 13 ans 2 3 1 2 de 14 à 19 ans 8 5 4 3 de 20 à 24 ans 15 9 4 de 25 à 54 ans 12 27 26 35 24 25 5 plus de 54 ans 6

16 « Servir la recherche d’emploi (tests, aspects psychologiques des entretiens d’embauche) ». (Sur 4 ans : orange = prêts / jaune = emprunteurs) 158 Psychologie appliquée TOTAL 102 156 134 101 76 113 106 69 1 de 0 à 13 ans 12 5 1 3 10 4 2 2 de 14 à 19 ans 6 11 8 9 3 de 20 à 24 ans 22 18 17 28 16 14 Raisons de la baisse ? Segmentation trop large (part des tests) 4 de 25 à 54 ans 59 103 63 43 78 83 5 plus de 54 ans

17 Rapprocher usages et population à desservir
% de fréquentation de la population cible (ISO : indicateurs de performance des bibliothèques, B ), d’un domaine de la collection: Par tranche d’âge pouvant être associée à un objectif, ou par une autre catégorisation de cible de population ; De l’ensemble des usagers îlot INSEE ; D’une tranche d’âge par îlot INSEE ;

18 Quelques interrogations sur les résultats
La segmentation est-elle appropriée ? Au regard des objectifs et de sa cohérence intellectuelle ? Au regard du nombre de documents ? Quelles significations apporter au % de rotation : Au regard de l’adéquation de la sélection (nombre de titres) ? Au regard de la disponibilité des documents ? La collection est-elle adaptée : Au regard de l’âge (désherbage, acquisitions) ? Du nombre d’exemplaires au regard de la rotation ? Comment programmer les dépenses : En nombre d’exemplaires ? En dépense ?

19 La segmentation et le % de rotation
Indice systématique 1580 psychologie Titres Exempl. Prêts cum Tx rotation TOTAL 1 071 1 143 1 342 117,41% 150 Psychologie 57 62 100,00% 150.1 Psychanalyse 251 274 260 94,89% 152 Perception sensorielle, mouvement, émotion, pulsions 26 51 196,15% 153 Processus mentaux conscients 47 49 34 69,39% 154 Processus du subconscient 17 19 16 84,21% 155 Psychologie différentielle 35 68 194,29% 155.4 Psychologie de l'enfant 125 129 143 110,85% Psychologie de l'enfant de 0-3 ans 30 46 153,33% Psychologie de l'enfant de 7-11 ans 2 7 350,00% 155.5 Psychologie des adolescents 59 65 69 106,15% 155.6 Psychologie des adultes 33 53 151,43% 155.9 Psychologie et environnement 32 156 Psychologie comparée 21 11 52,38% 157 Psychiatrie et psychopathologie 99 108 57,41% 157.1 Maladies psychiatrique 87 177,55% Psychopathologie des enfants et des adolescents. 36 50 138,89% 157.2 Institutions psychiatriques 9 6 66,67% 158 Psychologie appliquée 44 101 214,89% 159 Éducation familiale 106 114 183 160,53%

20 Nombre d’exemplaires, âge de la collection et rotation
Indice validé Exempl. Age moyen exempl. Nb prêts 2003 Tx rotation TOTAL 1 143 10,09 1 470 117,41% 150 Psychologie 59 11,02 100,00% 150.1 Psychanalyse 274 12,14 309 94,89% 152 Perception sensorielle, mouvement, émotion, pulsions 26 9,08 54 196,15% 153 Processus mentaux conscients 49 10,37 40 69,39% 154 Processus du subconscient 19 8,89 21 84,21% 155 Psychologie différentielle 35 7,57 48 194,29% 155.4 Psychologie de l'enfant 129 11,98 156 110,85% Psychologie de l'enfant de 0-3 ans 30 8,9 28 153,33% Psychologie de l'enfant de 7-11 ans 2 5,5 6 350,00% 155.5 Psychologie des adolescents 65 7,55 108 106,15% 155.6 Psychologie des adultes 5,46 67 151,43% 155.9 Psychologie et environnement 33 6,76 53 156 Psychologie comparée 14,71 13 52,38% 157 Psychiatrie et psychopathologie 9,87 74 57,41% 157.1 Maladies psychiatrique 11,22 68 177,55% Psychopathologie des enfants et des adolescents. 36 8,19 138,89% 157.2 Institutions psychiatriques 9 7,22 66,67% 158 Psychologie appliquée 47 7,64 134 214,89% 159 Éducation familiale 114 8,54 160,53%

21 Programmation des dépenses Nombre d’acquisitions, prix moyen constaté 14,32 €
Indice systématique 150 psychologie Titres Ex. Coût 2002 2003 2004 TOTAL 54 60 32 58 62 37 530,06 150 Psychologie 5 150.1 Psychanalyse 6 2 30 152 Perception sensorielle, mouvement, émotion, pulsions 3 1 12,95 153 Processus mentaux conscients 46 154 Processus du subconscient 155 Psychologie différentielle 4 45 155.4 Psychologie de l'enfant 13 7 8,6 Psychologie de l'enfant de 0-3 ans Psychologie de l'enfant de 7-11 ans 155.5 Psychologie des adolescents 8 115,15 155.6 Psychologie des adultes 12,74 155.9 Psychologie et environnement 156 Psychologie comparée 157 Psychiatrie et psychopathologie 55,66 157.1 Maladies psychiatrique Psychopathologie des enfants et des adolescents. 64,26 157.2 Institutions psychiatriques 158 Psychologie appliquée 15 159 Éducation familiale 9 34,7

22 Amélioration du SIGB (Aloès) :
Création de champs de saisie de données externes (par exemple, démographiques) ; Normalisation des données interne et externes en conformité avec la norme ISO 1789 : statistiques internationales des bibliothèques (Dénomination, mode de calcul, définition) ; Création d’une table d’indicateurs en conformité avec la norme ISO : mesures de performances des bibliothèques, ou issus de la littérature ; Possibilité de regroupement de données en un même tableau en fonction des besoins ; Représentation graphique de résultats (via EXEL Microsoft).

23 Création d’interfaces avec :
Un système d’information géographique pour une représentation cartographique, la comparaison avec des données externes et le calcul de résultats, par la saisie du n° d’îlot dans le fichier des usagers ; Un outil de type Business Object, (en projet), la communication des résultats sur le réseau interne, la mise en forme, etc.

24 Par découpage INSEE : Qui est la population à desservir ? Qui sont les usagers ? Comment se répartit l’impact du réseau ? Quel est l’impact de tel ou tel domaine de la collection ou de service ? Ou faire porter l’effort, et comment se le répartir ?

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27 Premières conclusions
Le PDC constitue un outil de référence et de dialogue avec l’autorité territoriale, l’équipe professionnelle, les usagers et la population ; Les outils de programmation permettent de maîtriser les acquisitions, le désherbage et la conservation, de prévoir les coûts et d’arbitrer les choix de dépense ; La cohérence d’action étant garantie par des objectifs explicitement définis et par des procédures validées, il est possible de mettre en œuvre un management décentralisé fondé sur l’initiative et la responsabilité des membres de l’équipe ; Il reste encore : à améliorer les ressources et l’ergonomie des outils et à faire des procédure une démarche naturelle et en amélioration constante ; Approfondir la définition et l’évaluation des objectifs de niveau par l’expérience et les échanges interprofessionnels.

28 Une mutation de méthode ?
« On ne peut tracer une frontière nette entre la programmation et l’exécution » « Les meilleurs exécutants sont ceux qui peuvent participer à la programmation » « Le leader est celui qui sait organiser l’expérience du groupe et en tirer tout son potentiel » (Mary Parker Follett, contemporaine de Taylor)