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Erasmus 2007/2013. Atelier sur la gestion ERASMUS 16 JANVIER 2008 GRENOBLE Lycée Louise Michel.

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1 Erasmus 2007/2013

2 Atelier sur la gestion ERASMUS 16 JANVIER 2008 GRENOBLE Lycée Louise Michel

3 Lagence : Un programme unique E ducation et formation tout au long de la vie (LLLP) 4 Programmes sectoriels 4 Programmes sectoriels Erasmus: pour lenseignement supérieur Erasmus: pour lenseignement supérieur Leonardo: pour la formation professionnelle Leonardo: pour la formation professionnelle Comenius: pour lenseignement scolaire Comenius: pour lenseignement scolaire Grundtvig: pour léducation des adultes Grundtvig: pour léducation des adultes

4 Mais aussi…. ERASMUS MUNDUS ERASMUS MUNDUS un programme dexcellence pour renforcer lattractivité de lenseignement supérieur européen TEMPUS TEMPUS un programme pour renforcer la coopération dans le domaine de lenseignement supérieur avec les pays tiers partenaires un programme pour renforcer la coopération dans le domaine de lenseignement supérieur avec les pays tiers partenaires EUROPASS EUROPASS un dispositif pour améliorer la lisibilité des parcours européens

5 Erasmus – Objectifs spécifiques Réalisation de lespace européen de lenseignement supérieurRéalisation de lespace européen de lenseignement supérieur Renforcer la contribution de lenseignement supérieur au processus dinnovation (stratégie de Lisbonne)Renforcer la contribution de lenseignement supérieur au processus dinnovation (stratégie de Lisbonne)

6 Erasmus – Objectifs opérationnels Améliorer la qualité et accroître le volume de:Améliorer la qualité et accroître le volume de: Mobilité étudiante et enseignante Coopération multilatérale entre établissements denseignement supérieur(EES) Coopération multilatérale entre établissements denseignement supérieur(EES) Coopération EES/entreprises Améliorer la transparence et la compatibilité entre enseignement supérieur et formation professionnelleAméliorer la transparence et la compatibilité entre enseignement supérieur et formation professionnelle

7 Types dactivités Erasmus Mobilités des personnes : Mobilités des personnes : –Étudiants –Enseignants –autres personnels dun établissement denseignement supérieur, et personnels dune entreprise –Etudiants et enseignants dans le cadre dun IP Projets multilatéraux: développement de programmes détudes (CDs), coopération enseignement supérieur entreprise, modernisation de lenseignement supérieur, campus virtuels Projets multilatéraux: développement de programmes détudes (CDs), coopération enseignement supérieur entreprise, modernisation de lenseignement supérieur, campus virtuels Réseaux multilatéraux: réseaux : une discipline ou un domaine interdisciplinaire pour développer de nouvelles compétences et de nouveaux apprentissages Réseaux multilatéraux: réseaux : une discipline ou un domaine interdisciplinaire pour développer de nouvelles compétences et de nouveaux apprentissages Mesures daccompagnement: soutien aux activités de communication et de valorisation Mesures daccompagnement: soutien aux activités de communication et de valorisation

8 Mobilité étudiante - Périodes détudes - Stages en entreprise Mobilité des personnels - Périodes denseignement - Périodes denseignement - Formation - Formation Programmes intensifs (IP) Supports de mobilités Organisation de la mobilité (OM) Cours Intensifs Erasmus de Langues (CIEL) Erasmus Actions décentralisées gérées par les agences nationales

9 Erasmus Actions centralisées gérées par lagence exécutive Projets multilatéraux - Développement de cours commun (CD) - Coopération entre universités et entreprises - Modernisation des universités - Campus virtuels Réseaux Mesures daccompagnement

10 Qui fait quoi ? Mise en place du programme en partenariat avec le comité LLP (représentants des états membres) Rédaction des appels à propositions Sélection des projets et management financier des actions centralisées Communication et information Contrôle Assume la responsabilité de la bonne gestion des fonds communautaires versés à lagence nationale au titre de laide aux projets Coordination et management des projets et contrats sur le plan national Promotion, conseil et assistance au montage de projets Gestion du cycle de vie des actions décentralisées Contrôle et évaluation des actions

11 Les pays participant au programme Erasmus Les 27 pays de lUnion Européenne, Les 3 pays de lAELE/EEE (Islande, Lichtenstein, Norvège) La Turquie, pays candidat à ladhésion Dans les prochaines années Dans les prochaines années Croatie, Ancienne république yougoslave de Macédoine, Albanie, Bosnie-Herzégovine, Moldavie, Monténégro, Serbie, la confédération helvétique

12 Erasmus cest : 20 ans dexistence et plus d1,5 million détudiants européens en mobilité (dont français) Objectif 2013 : 3 millions détudiants ERASMUS !

13 Publics Erasmus Étudiants de lenseignement supérieurÉtudiants de lenseignement supérieur Enseignants et autres personnels des établissements denseignement supérieurEnseignants et autres personnels des établissements denseignement supérieur Personnels des entreprisesPersonnels des entreprises Établissements denseignement supérieurÉtablissements denseignement supérieur Associations actives dans lenseignement supérieur et léducation tout au long de la vie et leurs représentantsAssociations actives dans lenseignement supérieur et léducation tout au long de la vie et leurs représentants EntreprisesEntreprises

14 Durée 3–12 mois À partir de la deuxième année Accords Inter-institutionnels Reconnaissance Contrat pédagogique Relevé de notes Pas de frais dinscription Périodes détudes Mobilité étudiante

15 Mobilité étudiante Stages en entreprises Durée 3–12 mois ( étudiants formations courtes professionnelles: Min 2 semaines) A partir de la première année Contrat entre létudiant, EES de départ et entreprise daccueil Reconnaissance Demande de financement soumise : - directement par EES à lAN - via consortium à lAN

16 Mobilités des personnels Mobilités denseignement –Durée minimum : 1 semaine ou 5 heures denseignement exigées –Durée maximum 6 semaines Mobilités de formation 2 types de mobilité: 1) Tout personnel détablissement denseignement supérieur allant dans une entreprise et tout personnel dentreprise accueilli dans un EES 2) Personnel (enseignant et non enseignant) dEES allant dans un autre EES - Durée de 1 à 6 semaines

17 Budget Erasmus France … En millions d'euros Mobilité étudiante (SM) Mobilité Etudes Mobilité stages en entreprise 33,90 27, Mobilité enseignante (TS) 2.40 Mobilité de Formation0.66 Organisation de la mobilité (OM)4.57 Programmes Intensifs 1.13 Visites Préparatoires0.11 TOTAL43.1

18 Quelques Chiffres … Évolution des effectifs des étudiants ERASMUS (tous pays confondus)

19 Quelques Chiffres … Évolution des effectifs des étudiants ERASMUS au départ de la France

20 Quelques Chiffres … Évolution des effectifs des enseignants ERASMUS au départ de la France

21 La charte Universitaire ERASMUSLa charte Universitaire ERASMUS, cest La charte Universitaire ERASMUS « Le TICKET D ENTRÉE » pour la participation aux actions de coopération inter- universitaire Erasmus français établissements denseignement supérieur européens sont titulaires dune charte universitaire Erasmus dont 679 français lenvoilaccueil pour lenvoi et laccueil des étudiants, des enseignants et du personnel en mobilité Pour participer aux mobilités stage en entreprise via la charte élargie

22 Gérer les mobilités ERASMUS : - Outil de gestion ULYSSE - Documents de mobilité Erasmus

23 Comment se déroule une année avec le programme ERASMUS pour vous ? et pour nous ?

24 Première phase … Première phase … Début dannée n-1 Avril n+1 Pour nous Préparation des départs Pour vous Candidature Septembre n+1

25 Préparation des départs … Vous devez : Signer des accords inter-institutionnels avec les établissements partenaires (aide financière VP éventuelle) Organiser des réunions dinformation pour présenter Erasmus Editer un guide pour les candidats au départ et un dossier reprenant lensemble des documents à remplir par létudiant Contacter des entreprises afin de constituer un réseau

26 Quels documents? La mobilité étudiante La mobilité académique La mobilité académique Contrat étudiant Erasmus (établ dorigine + étudiant) Contrat étudiant Erasmus (établ dorigine + étudiant) Contrat détudes Contrat détudes (étab dorigine + daccueil + étudiant) (étab dorigine + daccueil + étudiant) Rapport étudiant Erasmus Rapport étudiant Erasmus Charte des étudiants Erasmus Charte des étudiants Erasmus Les stages en entreprise Les stages en entreprise La convention de stage Erasmus La convention de stage Erasmus Rapport de stage étudiant Rapport de stage étudiant Charte des étudiants Erasmus Charte des étudiants Erasmus

27 Quels documents? La mobilité enseignante et de formation La mobilité enseignante La mobilité enseignante Contrat enseignant Erasmus Contrat enseignant Erasmus Rapport enseignant Erasmus Rapport enseignant Erasmus La mobilité de formation La mobilité de formation Contrat mobilité de formation Contrat mobilité de formation Rapport de formation Rapport de formation Tous ces documents sont téléchargeables sur Ulysse

28 Préparation des départs … Vous devez : Impliquer les enseignants (sélection et suivi des étudiants en mobilité ; suivi des accords inter-institutionnels) Déterminer des critères de sélection, dattribution des bourses (liste des candidats à conserver) Proposer les Cours Intensifs Erasmus de Langue (C.I.E.L.) Rechercher des financements complémentaires : - Bourses de mobilité du MENESR - Financement des conseils régionaux et généraux - Fonds propres de létablissement Mettre en place un procédure de tutorat (stages en entreprise)

29 Cours Intensifs Erasmus de Langue (C.I.E.L.) Quest ce quun CIEL? -Un cours de langue destiné aux étudiants qui effectueront une mobilité Erasmus (Etudes ou stages en entreprise) dans un pays dont la langue est peu diffusée et enseignée à létranger -Cours gratuits organisés par un certain nombre détablissements du pays daccueil (liste arrêté par la commission européenne)

30 Cours Intensifs Erasmus de Langue (C.I.E.L.) Quand faire la demande ? La candidature des étudiants est à envoyer directement aux institutions organisatrices Session dété : avant le 31 mai Session dhiver : avant le 31 octobre

31 Cours Intensifs Erasmus de Langue (C.I.E.L.) Quelle période ? Cours de 3 à 6 semaines Deux sessions: Eté: juillet – août – septembre Hiver: janvier – février

32 Cours Intensifs Erasmus de Langue (C.I.E.L.) Dans quels pays ? Dans les 23 pays – langues « modimes » (Moins Diffusées Moins Enseignées) Belgique (Communauté flamande), Bulgarie, Chypre, Danemark, Estonie, Finlande, Grèce, Hongrie, Islande, Italie, Lettonie, Lituanie, Malte, Norvège, Pays-Bas, Pologne, Portugal, République tchèque, Roumanie, Slovaquie, Slovénie, Suède et Turquie

33 Cours Intensifs Erasmus de Langue (C.I.E.L.) Quel financement ? Taux mensuel de Euros 3 à 4 semaines : un mois 5 à 6 semaines: deux mois

34 La candidature … Le formulaire de candidature pour 2008 /2009 sera à soumettre via Ulysse (http://ulysse.europe-education-formation.fr) avant lehttp://ulysse.europe-education-formation.fr 14 mars 2008 (période contractuelle allant du 01/06/08 au 30/09/09) Une version papier sera à retourner signée à lAgence. Prévisions du nombre détudiants et denseignants et autres personnels mobiles au cours de lannée 2008 – 2009 Prévisions du nombre détudiants et denseignants et autres personnels mobiles au cours de lannée 2008 – 2009 décliné en nombre de mois et nombre de semaines

35 Première étape… Vous avez déjà un compte et un mot de passe Vous avez déjà un compte et un mot de passe ATTENTION : si vous déposez plusieurs projets (sur différents publics par exemple) utilisez toujours le même compte

36 Première étape… Vous avez déjà un compte et un mot de passe mais vous avez perdu votre mot de passe : Réception dun comportant votre nouveau mot de passe

37 Première étape… Première étape… Vous navez pas de compte : (uniquement les nouveaux) ATTENTION : saisie du mail très importante car cest ladresse qui servira pour la réception du message contenant le compte et le mot de passe. Ce message aura pour expéditeur « ULYSSE ». Réception dun comportant votre nouveau mot de passe

38 Deuxième étape… Votre fiche organisme :

39 Deuxième étape… Votre fiche organisme :

40 Deuxième étape… Votre fiche organisme : Très important

41 Deuxième étape… Votre fiche organisme :

42 Troisième étape… Votre formulaire de candidature :

43 Troisième étape… Identification de létablissement :

44 Troisième étape… Troisième étape… Votre formulaire de candidature : Seul destinataire des informations Ulysse

45 Troisième étape… Votre formulaire de candidature :

46 Troisième étape… Votre formulaire de candidature : Insérer commentaire

47 Troisième étape… Votre formulaire de candidature :

48 Troisième étape… Votre formulaire de candidature :

49 Deuxième phase … Deuxième phase … Début dannée N-1 Septembre n Avril n Septembre n Pour nous Préparation des départs Candidature Pour vous Organisation des départs 1 er versement 80% du montant de la bourse du montant de la bourse aux personnes mobiles Contractualisation 1 er versement 80 % du contrat financier

50 La contractualisation Agence et établissement / consortium Le Contrat Financier : Le contrat financier est un contrat entre lagence et létablissement titulaire de la CUE / Consortium EES : Le titulaire du contrat et du compte bancaire utilisé pour le versement des subventions doit être le titulaire de la CUE Consortium : Le titulaire du contrat et du compte bancaire utilisé pour le versement des subventions doit être le coordonnateur du consortium Pour les établissements relevant dune gestion municipale, le compte doit être un compte de trésorerie générale

51 La contractualisation Agence et établissement / consortium Le Contrat Financier : 3 enveloppes budgétaires principales - Mobilité étudiante SM (Etudes dont CIEL / stages dont CIEL) - Mobilité des personnels TS (Enseignante / formation) - OM (Organisation de la Mobilité) (OM Type + OM stage) Consortium : - stages étudiants dont CIEL + OM stages

52 La contractualisation Agence et établissement / consortium Le Contrat Financier : Erasmus SM (Étudiants) TS (Mobilité des personnels) OM (Organisation de la Mobilité) Budget total France Établissements qui ont contractualisé 540 contrats financiers Répartition sur la base des mobilités réalisées en Mobilités prévues Etudes Stages

53 La contractualisation Agence et établissement / consortium Le Contrat Financier : Base de contractualisation en fonction des mobilités financées SM (Étudiant) TS (Enseignant) 120,32 par mois (Etudes) 500 par mois (Stages) 600 1° semaine (175 euros déplacement séjour) 198 2°semaine 113 3° à 6° semaine

54 La contractualisation Agence et établissement / consortium Le Contrat Financier : Financement CIEL SM 120,32 / 1 mois (3/4 semaines) quelle que soit la destination et 240,64 / 2 mois (5/6 semaines) quelle que soit la destination

55 La contractualisation Agence et établissement Le Contrat Financier : Calcul de lOM Mobilité type (SM + TS ) Attribution des crédits selon une échelle dégressive (flux ) : N-2 Ou année en cours pour les nouveaux Mobilité type 1 à par individu 26 à par individu 101 à par individu > à par individu

56 La contractualisation Agence et établissement / consortium Le Contrat Financier : Calcul de lOM OM Stages en entreprise Attribution des crédits selon une échelle dégressive (flux ) : N-2 Ou année en cours pour les nouveaux 1 à par individu 26 à par individu 101 à par individu > à par individu

57 La contractualisation Etablissements (ou consortium) / individus en mobilité Le Contrat Financier : Répartition de lenveloppe entre les individus en mobilité Ajustement des allocations individuelles en fonction des cofinancements, du coût de la vie et de la politique de létablissement (Des critères dattribution en toute transparence) Souci déquité Minimum : 50 / mois (Etudes) Minimum : 360 par mois / 90 par semaine (stages) Maximum : 300 / mois (Etudes) Maximum: 913 / 1°mois (stages) 533 /suivants * sauf Bulgarie et Roumanie

58 La contractualisation Agence et établissement / Consortium Le Contrat Financier : Les clauses contractuelles Allocation forfaitaire calculée sur la base du nombre dindividus en mobilité (lenveloppe peut être revue à la baisse) Une liste indicative dactivités éligibles Un critère : que lactivité financée soit identifiable dun point de vue comptable et quelle ait un lien direct avec lorganisation de la mobilité étudiante et des personnels Erasmus (entrante et sortante) de létablissement Pas de rapport annuel sur les activités financées mais un contrôle de la Commission sur un échantillon détablissements => conserver lensemble des justificatifs

59 Le Premier Versement Premier versement à létablissement / consortium 80 % du montant contractuel versé après réception du contrat signé 80 % de lenveloppe SM (sil y a lieu) 80 % de lenveloppe TS (sil y a lieu) 80 % de lenveloppe OM Premier versement aux ETUDIANTS Le premier versement aux étudiants doit intervenir très rapidement après le début de la mobilité ( 80% du montant de la bourse)

60 Troisième phase … Troisième phase … Printemps N-1 Mars 2007 N+1 Avril N+1 septembre N+1 Pour nous Préparation des départs Candidature Pour vous Organisation des départs 1er versement Contractualisation 1er versement Bilan des mobilités réalisées 2ème versement Rapport intermédiaire et redistribution

61 Rapport intermédiaire et redistribution Le rapport intermédiaire est à soumettre sur Ulysse AU 1° AVRIL 2008 QUAND ? ATTENTION AU RESPECT DE LA DATE LIMITE DE SOUMISSION DE VOTRE RAPPORT INTERMEDIAIRE ! Un seul rapport intermédiaire manquant entraîne le retard du calcul de la redistribution et du 2ème versement pour lensemble des établissements

62 Rapport intermédiaire A FAIRE : état de la mobilité effectivement réalisée et restant à réaliser au cours de lannée « n » (dont C.I.E.L.) le calcul de lenveloppe SM, TS, OM définitive des établissements (qui sera à justifier au moment du rapport final) la redistribution des fonds non utilisés des demandes dEuropass mobilité A QUOI CA SERT ?

63 Rapport intermédiaire Au RI: versement des 20% restants + redistribution SI 70% du premier versement engagés ou payés

64 Notification Avenant au contrat pour tous les établissements / consortiums Selon les données déclarées dans le RI: Décision de paiementDécision de recouvrement ou

65 Mobilités à déclarer au RI -SM : - Etudes : pas détudiant supplémentaire (allocataire ou non) - Stages : étudiants supplémentaires mais pas dOM - mobilités des personnels : Mobilités supplémentaires acceptées Allocataires uniquement

66 Le complément Ministériel CM Pour qui ? Contrat spécifique pour les établissements éligibles (établissements sous tutelle du Ministère de lEducation Nationale) Montant du CM en 2006/2007 : 37,26 /mois

67 Quatrième phase … Quatrième phase … Printemps n-1 Septembre N+1 Avril N+1 Septembre n+1 Pour nous Préparation des départs Candidature Pour vous Organisation des départs 1er versement Contractualisa tion 1er versement Bilan des mobilités réalisées 2ème versement Rapport intermédiaire et redistribution Bilan des mobilités réalisées 2ème versement Rapport Final

68 Le rapport final est à soumettre sur Ulysse avant le 30 SEPTEMBRE 2008 QUAND ? COMMENT ? Une version électronique à soumettre via Ulysse (actualisation du rapport intermédiaire + informations financières) Une version papier à signer et retourner à lAgence

69 Rapport Final A FAIRE : état de la mobilité effectivement réalisée des décisions de recouvrement en cas dannulation de mobilités depuis le rapport intermédiaire Versement du solde pour les EES / consortiums qui nont pas justifié 70 % du 1 er versement au RI la transmission des données à la Commission européenne et au MENESR lédition des statistiques A QUOI CA SERT ?

70 Contrôle et suivi des établissements des contrôles financiers approfondis sur pièces des audits financiers in situ par lA.N Un audit de la commission européenne des visites de suivi Tous les documents sont à conserver pendant 5 ans

71 Pour les étudiants Pour TS / Mob de formation Contrôles financiers approfondis sur pièces Les pièces demandées Contrat étudiant Erasmus Convention de stage Attestation de présence Rapport étudiant Rapport de stage Erasmus Contrat détudes Relevé de notes / bilan de stage Preuves de paiement Contrat enseignant Erasmus Contrat de formation Attestation de présence Rapport enseignant Rapport de mobilité Preuves de paiement

72 Programmes intensifs Action décentralisée Action décentralisée Calendrier : Calendrier : Appel doffres au 14 mars 2008 Expertises en Avril / mai Résultats en Mai / juin Candidature à soumettre à lAN Candidature à soumettre à lAN Atelier daide à la candidature 05 février Atelier daide à la candidature 05 février

73 Programmes intensifs Priorités de lappel à propositions : Projets qui répondent aux nouveaux besoins et défis européens Projets qui répondent aux nouveaux besoins et défis européens Solide approche pluridisciplinaire Solide approche pluridisciplinaire Partie intégrante de programmes détudes intégrés (doubles diplômes/conjoints) Partie intégrante de programmes détudes intégrés (doubles diplômes/conjoints)

74 EUROPASS 2 documents directement accessibles par le citoyen : CV Europass - –http://europass.cedefop.eu.int Passeport européen des langues documents délivrés par des organismes spécifiques : Supplément au certificat - CNCP - Supplément au diplôme – EES - Europass-Mobilité - AN.CNE - Contact : Portfolio Europass :5 documents officiels Le Portfolio Europass : 5 documents officiels

75 EUROPASS mobilité Un document communautaire officiel, identique dans toute lUnion, qui décrit les périodes de mobilité en Europe Accessible à toute personne, quel que soit son âge, son statut, sa situation professionnelle ou son niveau détudes Europass-Mobilité atteste une mobilité de qualité - Critères de qualité : convention, descriptif, durée pertinente, tuteur

76 Experts de Bologne Une équipe de 16 experts de Bologne mise en place par la Commission européenne dans tous les pays participant au LLLP Une équipe de 16 experts de Bologne mise en place par la Commission européenne dans tous les pays participant au LLLP 16 membres ayant des compétences complémentaires sur les grands axes du processus de Bologne : 16 membres ayant des compétences complémentaires sur les grands axes du processus de Bologne : la reconnaissance académique la reconnaissance académique (ECTS/Supplément au diplôme) lassurance qualité lassurance qualité la mise en place du LMD, diplômes conjoints la mise en place du LMD, diplômes conjoints

77 Experts de Bologne Mission des Promoteurs de Bologne: expliquer les différents aspects du processus de Bologne, conseiller les établissements français. Mission des Promoteurs de Bologne: expliquer les différents aspects du processus de Bologne, conseiller les établissements français. Les activités principales : Les activités principales : Animation de réunions dinformation et de séminaires destinés à des groupes détablissements Animation de réunions dinformation et de séminaires destinés à des groupes détablissements Visites détablissements sur des demandes ciblées Visites détablissements sur des demandes ciblées Conseil par mail ou par téléphone sur des orientations possibles Conseil par mail ou par téléphone sur des orientations possibles

78 Equipe Erasmus Responsable du service: Valérie Houvert : Responsable adjointe: Véronique Tapie : Gestionnaires conseil : Rachel Duigou : Laurent Lascrou : Gestionnaires administratifs et financiers: Lydia Carteron : Elodie Paillé : Isabelle Lootens : Stéphanie Dibarrart : Romain Basle : Mohamed Bouzalmat : Caroline Girardot : Anne Charpentier-Martinez : Contact: Ou

79 SITES UTILES Agence Europe Education formation France Informations diverses, statistiques, liste des établissements européens titulaires dune charte Ulysse //ulysse.europe-education-formation.fr Gestion des mobilités Erasmus de la candidature au rapport final

80 SITES UTILES Agence exécutive Demande de charte universitaire, candidature pour les CD, réseaux thématiques, informations diverses sur Erasmus, statistiques européennes PLOTEUS Le portail européen sur les opportunités détudes et de formation en Europe

81 Erasmus a 20 ans !

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