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"A4rb_standard" – 200900824 – do not delete this text object! RGPP2 Guide pratique Projet de promotion et de développement des classes virtuelles en capitalisant.

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1 "A4rb_standard" – – do not delete this text object! RGPP2 Guide pratique Projet de promotion et de développement des classes virtuelles en capitalisant sur lexpérience du MENJVA et MESR Version VF 12 janvier 2011

2 2 Sommaire Préambule Synthèse Introduction 1.Définition et mode de fonctionnement dune classe virtuelle 1.1 Grandes caractéristiques dune classe virtuelle 1.2 Mode de fonctionnement : avant, pendant, après, la classe virtuelle 2.Démarche proposée pour la conduite dun projet de classes virtuelles 2.1 Vue densemble de la démarche 2.2 Cadrage du projet 2.3 Elaboration dun projet de classes virtuelles 2.4 Déploiement des premières classes virtuelles 3.Annexes 4.Lexique

3 3 Préface : Objectifs du présent guide Ce document est destiné à lusage des ministères souhaitant développer la Formation Ouverte A Distance (FOAD*) dans leur plan de formation et utiliser notamment la modalité « classe virtuelle ». Il propose des clés pour préparer la mise en œuvre dun projet de déploiement dun dispositif de formation en classes virtuelles. Il traite aussi bien des dimensions fonctionnelle et technique du projet que des aspects de gestion (pilotage, jalons, financiers, communication, accompagnement du changement...). Il sappuie : Sur lexpérience du MENJVA et MESR qui a déployé avec succès, depuis près de 4 années, des classes virtuelles dont lutilisation croît chaque année. Sur lexpérience de deux pilotes qui sont en train délaborer leur propre projet : la Police nationale et le ministère de la Justice. La synthèse présentée en première partie définit les enjeux principaux et des clés de réussite de ce type de projet. Elle est destinée en priorité aux décideurs. Le corps du document est destiné à une équipe projet. Il se veut volontairement très concret pour faciliter la mise en œuvre opérationnelle par les experts métier impliqués dans un projet de classe virtuelle (NB : les termes suivis dune astérisque (*) sont définis dans le lexique figurant à la fin du présent document).

4 4 Sommaire Préambule Synthèse Introduction 1.Définition et mode de fonctionnement dune classe virtuelle 1.1 Grandes caractéristiques dune classe virtuelle 1.2 Mode de fonctionnement : avant, pendant, après, la classe virtuelle 2.Démarche proposée pour la conduite dun projet de classes virtuelles 2.1 Vue densemble de la démarche 2.2 Cadrage du projet 2.3 Elaboration dun projet de classes virtuelles 2.4 Déploiement des premières classes virtuelles 3.Annexes 4.Lexique

5 5 La classe virtuelle est une modalité de formation à distance mettant en présence des personnes situées en des lieux géographiques différents grâce à une interface web. Cest à la fois un outil informatique issu des nouvelles technologies de linformation et des télécommunications et une manière innovante de dispenser un enseignement. Elle nécessite une adaptation de la pédagogie tant dans le format de la formation que dans lanimation des sessions de formation. Pour être employé de manière adéquate, cet outil a vocation à sinscrire dans une politique plus vaste de formation ouverte à distance* intégrant plusieurs modalités de formation complémentaires (présentiel*, formation « seul devant lécran »*, classes virtuelles). La force de la classe virtuelle réside dans : Les économies réalisables sur les frais de déplacement, hébergement et restauration, ce qui permet denvisager une économie totale sélevant jusquà 80% des coûts de formation. La disparition, ou, en mode dégradé, la diminution, de limpact de la formation sur la vie personnelle de lagent (en lien avec les contraintes géographiques car la formation peut avoir lieu sur le poste de travail de lagent). La diminution du temps de formation de lagent a minima grâce aux gains de temps parfois considérables réalisés sur le temps de déplacement (des gains sur la durée de formation peuvent aussi être dégagés). La réactivité quelle donne aux services de formation grâce à la facilité avec laquelle une telle formation peut être organisée ; ceci est utile notamment pour des formations fréquentes, en masse et/ou personnalisées. Synthèse (1/3)

6 6 La facilité de mise en œuvre relative de la classe virtuelle sur le plan technique (beaucoup plus léger quun SI de gestion). La simplicité de prise en main de loutil (loutil recréé les outils classiquement utilisés en classe pour animer un cours, ce qui facilite lapprentissage). Laccès à la formation pour des travailleurs ayant un handicap physique obérant leur mobilité ou pour des agents situés dans des zones géographiques très éloignées. Les points de vigilance pour réussir la mise en place de cet outil résident dans ladhésion des utilisateurs (pour éviter le rejet et/ou labandon). Ils font lobjet de recommandations précises dans ce guide. Les principaux écueils à éviter en rythme de croisière sont les suivants : Sous-estimer la phase de présentation et de familiarisation des futurs utilisateurs avec loutil ; le risque est de ne pas faire tomber la priori quune formation de qualité doit être réalisée dans une salle de classe en présence du formateur. Au-delà des réticences normales face au changement, susciter le rejet de loutil sil apparaît comme trop complexe, ou défaillant. Pour la hiérarchie et les collègues, ne pas considérer la classe virtuelle comme un véritable temps de formation pendant lequel lagent nest pas disponible pour dautres tâches. Synthèse (2/3)

7 7 Pour lagent, notamment pour des parcours de formation longs, perdre sa motivation, notamment à cause de labsence de regroupement (cest pourquoi le sentiment dappartenance doit être favorisé par dautres moyens). Les clés de succès pour que la classe virtuelle puisse faire partie intégrante des modalités de formation à moyen terme sont présentées tout au long du guide. En amont, la réussite dune classe virtuelle suppose : Une forte impulsion institutionnelle : cette modalité de formation étant synonyme de conduite du changement, elle doit être empreinte d'un haut degré de visibilité institutionnelle. Mettre en place une équipe nationale dédiée (technique, fonctionnelle, pédagogique), assurance dune disponibilité et une motivation forte pour le projet. Construire une communication efficace pour convaincre, réaliser un "pilote qui marche" et rechercher l'adhésion des prescripteurs de formations (hiérarchie des stagiaires). Mailler le territoire par la constitution d'un réseau de personnes ressources chargées de promouvoir la modalité de formation, de faciliter son intégration dans les dispositifs de formation mis en place par les services déconcentrés) Soigner la mise en adéquation des différents processus métier du ministère avec la nouvelle modalité de formation Reconnaître le rôle du e-formateur (lettre de mission, fiche de poste). Choisir un outil ergonomique, simple à utiliser par les e-formateurs et par les stagiaires. Etre vigilent sur la continuité de service : mettre en oeuvre une plate-forme fiable et hautement disponible. Offrir une assistance de qualité à l'utilisateur : accompagner les utilisateurs (e-formateurs et stagiaires) dans la prise en main de l'outil, organiser et structurer un dispositif d'assistance d'une grande réactivité. Synthèse (3/3)

8 8 Sommaire Préambule Synthèse Introduction 1.Définition et mode de fonctionnement dune classe virtuelle 1.1 Grandes caractéristiques dune classe virtuelle 1.2 Mode de fonctionnement : avant, pendant, après, la classe virtuelle 2.Démarche proposée pour la conduite dun projet de classes virtuelles 2.1 Vue densemble de la démarche 2.2 Cadrage du projet 2.3 Elaboration dun projet de classes virtuelles 2.4 Déploiement des premières classes virtuelles 3. Annexes 4.Lexique

9 9 Introduction : La classe virtuelle, une modalité de formation ouverte à distance Plus quun outil permettant la réalisation de formations en temps réel mais à distance, la classe virtuelle est une modalité de formation qui sinscrit dans le cadre pédagogique plus général de la formation ouverte à distance. La formation à distance*, par opposition à la formation en présentiel, est une forme dapprentissage qui conduit à sabstraire des contraintes de temps et de lieu en permettant au stagiaire de suivre la formation en un lieu différent du formateur et/ou en différé si besoin. La formation ouverte à distance (FOAD) est une spécialisation de la formation à distance qui sappuie sur les nouvelles technologies de linformation. Elle sattache à la personnalisation du parcours de formation aux besoins de lapprenant et inclut un accompagnement du stagiaire par un e-formateur ou tuteur mais ne seffectue pas sous son contrôle permanent. Ce principe de formation se caractérise par la mise en œuvre de parcours de formation, véritables itinéraires proposés à lapprenant pour lacquisition des connaissances. Il intègre les différentes modalités de formation - que sont le présentiel, les classes virtuelles et la formation en « seul devant lécran »* où lagent apprend à son rythme à partir de leçons déployées sur une plate-forme dapprentissage en ligne et accessibles à tout moment depuis un poste de travail. Il propose également un suivi personnalisé de lapprenant par un e-formateur (ou tuteur relais) qui suit- à distance, les progressions grâce à des outils de suivi disponibles sur la plate-forme dapprentissage. Chaque modalité de formation peut également être utilisée seule dans le cadre dune formation plus ponctuelle Module 1Module 2Module 3Module 4Module Module 9 Module 8 Module 7 Module 6 Seul devant lécran Présentiel Classe virtuelle Source : Image MENJVA et MESR

10 10 Introduction : Les différentes dimensions du projet de classes virtuelles Si la FOAD est évoquée dans le document au travers de la dimension pédagogique du projet de construction de classes virtuelles, elle ne constitue pas le cœur de létude. La dimension technique est centrée sur les caractéristiques de loutil de classe virtuelle en lui-même. Les changements de repères induits par lintroduction de ce type doutil (formation sur le poste de travail, introduction dune autonomie sur le choix de la date de formation), justifient dajouter au projet une forte dimension de conduite du changement pour toutes les populations concernées – formateurs, équipes SI, hiérarchie et collaborateurs. Sy ajoute une dimension de pilotage, tant en mode projet quen rythme de croisière, pour suivre et ajuster à tout moment lévolution du projet. Enfin, le projet comporte une dimension financière : il convient de comparer le coût engendré par une classe virtuelle avec le coût dune formation en présentiel. Nota Bene : La méthode proposée ne porte que sur les gains apportés par les classes virtuelles. Les gains de la formation à distance pourraient être étudiés de la même manière en intégrant les autres modalités de formation dans le cadre dun parcours.

11 11 Sommaire Préambule Synthèse Introduction 1.Définition et mode de fonctionnement dune classe virtuelle 1.1 Grandes caractéristiques dune classe virtuelle 1.2 Mode de fonctionnement : avant, pendant, après, la classe virtuelle 2.Démarche proposée pour la conduite dun projet de classes virtuelles 2.1 Vue densemble de la démarche 2.2 Cadrage du projet 2.3 Elaboration dun projet de classes virtuelles 2.4 Déploiement des premières classes virtuelles 3.Annexes 4.Lexique

12 Grandes caractéristiques dune classe virtuelle (1/2) La classe virtuelle est une modalité de formation : A distance : utilisant les nouvelles technologies de linformation et de la communication. Ouverte (cest-à-dire disponible à tout moment), accompagnée (par un e-formateur ou un e-tuteur) et pouvant être individualisée. La classe virtuelle réunit un formateur et des stagiaires pouvant être séparés géographiquement de plusieurs milliers de kilomètres. Elle utilise la visioconférence, laudioconférence et le «tableau blanc*» à la place des instruments classiques. Solution complémentaire aux formations «en ligne dites seul devant lécran» ou des formations dites «en présentiel». Elle est adaptée aux formations de type « Blended Learning »* personnalisables et tutorées mixant présentiel, classes virtuelles et modules déployés sur une plate-forme LMS* : pour former des apprenants tant aux outils informatiques et bureautiques, à la préparation de concours, aux applications « métier »… Une formation interactive, avec possibilité de personnalisation aisée. Un faible coût par session (pas de frais de déplacement). Labsence de contraintes de déplacement pour les participants ; utile en particulier pour les DOM TOM. Des sessions courtes mais denses. Des outils danimation et de communication immédiatement disponibles. Une convivialité réduisant le risque de désaffection de formation parfois induites par la solitude. Une mise en œuvre simple requérant néanmoins une planification (date et horaire fixe, inscription nécessaire). La classe virtuelle, une modalité de formation à distance Les atouts de la classe virtuelle

13 Grandes caractéristiques dune classe virtuelle (2/2) Loutil de classe virtuelle sappuie sur une interface Web : Permettant dorganiser, animer, participer à une réunion, une session de présentation ou de formation (avec possibilité denregistrement), Partagée par tous au même moment à partir dune même adresse internet, Nécessitant, a minima, un poste de travail équipé dune connexion internet haut débit, dune carte son et dun micro- casque (ou microphone + haut-parleurs). Lapplication peut devoir être préalablement installée sur le poste des participants (si la solution nest pas full/web). La classe virtuelle, un outil des nouvelles technologie de linformation et de la communication Martinique Bordeaux Corse Etablissement scolaire Services académiques Domicile Administration centrale Session Source : Image MENJVA et MESR Illustration sur lapplication utilisée par le MENSESR : Outil : CENTRA de la société SABA Situation géographique : La plate-forme est physiquement hébergée à Toulouse au Pôle FOAD, elle est accessible par lensemble des agents du MENJVA quelle que soit leur localisation géographique. Depuis décembre 2010, le dispositif est configuré en mode full web permettant aux participants de ne plus avoir à installer lapplication Centra sur leur poste de travail pour utiliser la classe virtuelle.

14 14 Sommaire Préambule Synthèse Introduction 1.Définition et mode de fonctionnement dune classe virtuelle 1.1 Grandes caractéristiques dune classe virtuelle 1.2 Mode de fonctionnement : avant, pendant, après, la classe virtuelle 2.Démarche proposée pour la conduite dun projet de classes virtuelles 2.1 Vue densemble de la démarche 2.2 Cadrage du projet 2.3 Elaboration dun projet de classes virtuelles 2.4 Déploiement des premières classes virtuelles 3.Annexes 4.Lexique

15 Mode de fonctionnement : Avant, pendant, après, une classe virtuelle (1/2) Le formateur a été formé à lutilisation de loutil. Le gestionnaire a attribué des droits de présentateur au formateur. A partir de linterface personnalisée : Le formateur conçoit la formation. Le formateur crée la session de formation et inscrit les stagiaires. Le stagiaire vérifie la configuration de son poste de travail avec laide des équipes support si nécessaire (pour une première utilisation de loutil de classe virtuelle). Le stagiaire rejoint la session de formation. Avant la classe virtuelle… Le formateur fait défiler le support en le commentant ou en parlant devant la caméra. Il peut faire des démonstrations doutils informatiques, faire travailler ses stagiaires dans une application partagée ou aller sur internet via le partage du navigateur. Il peut soumettre aux participants des évaluations, des sondages. Les participants écoutent et peuvent : applaudir, lever la main, poser ou répondre à des questions sur le « chat » ou de vive voix. Pendant la classe virtuelle La fonctionnalité denregistrement permet aux stagiaires de (ré)écouter la classe ultérieurement. Après la classe virtuelle

16 Mode de fonctionnement : Illustration à partir de lapplication du MENJVA et MESR (2/2) 1. Tableau blanc, 2. Partage dapplication, 3. Web safari (partage du navigateur), 4. Audio / vidéo, 5. Liste de participants, 6. Outils de communication 7. Modération des interventions, 8. Chat, 9. Sondage, évaluation 10. Enregistrement des sessions Source : Image MENJVA et MESR Au MENJVA et MESR, laccès à Centra seffectue à partir du site du Pôle FOAD qui héberge, maintient et promeut le dispositif à ladresse : https://foad.orion.education.fr. Laccès y est centralisé pour les outils de formation à distance du pôle.https://foad.orion.education.fr Laccès à la classe seffectue grâce à un identifiant : (ladresse mél complète) et un mot de passe (celui de la messagerie de lagent). Depuis 1 an au MENJVA et MESR certains personnels ont un accès direct à la classe virtuelle à partir de leur portail intranet personnalisé (accès aux applications de gestion et aux applications FOAD sans ré-authentification). Pendant la classe virtuelle linterface de loutil Centra mis en place au MENJVA et MESR permet dutiliser de nombreux moyens danimation cités ci-dessus. Le nom des participants est affiché à lécran ; il permet de distinguer les animateurs des participants. Les animateurs ont accès à plus de fonctionnalités que les participants.

17 17 Sommaire Préambule Synthèse Introduction 1.Définition et mode de fonctionnement dune classe virtuelle 1.1 Grandes caractéristiques dune classe virtuelle 1.2 Mode de fonctionnement : avant, pendant, après, la classe virtuelle 2.Démarche proposée pour la conduite dun projet de classes virtuelles 2.1 Vue densemble de la démarche 2.2 Cadrage du projet 2.3 Elaboration dun projet de classes virtuelles 2.4 Déploiement des premières classes virtuelles 3.Annexes 4.Lexique

18 Vue densemble de la démarche A la lumière de lexpérience MENJVA et MESR, un projet de classes virtuelles peut être conduit en 3 phases principales : le cadrage, lélaboration du projet et son déploiement. La phase délaboration du projet est ici déclinée en quatre chantiers : deux chantiers délaboration de la démarche pédagogique et de la solution technique, un chantier conduite du changement et organisation de lassistance fonctionnelle et technique et le chantier pilotage et instruction des éléments financiers. 2. Elaboration dun projet de classes virtuelles 1.Cadrage du projet 2.1 Elaboration de la démarche pédagogique* 2.2 Elaboration de la solution technique* 2.3 Conduite du changement, organisation de lassistance fonctionnelle et technique aux utilisateurs* 2.4 Pilotage du projet et instruction des éléments financiers* 3. Déploiement InstructionRéalisation * Chaque chantier comporte une étape dinstruction et une étape de réalisation effective. Dans ce guide, ces deux étapes sont décrites successivement dans la même fiche action. Les planches ci-après sont opérationnelles et sadressent prioritairement aux équipes projet chargées de mettre en place des classes virtuelles.

19 19 Sommaire Préambule Synthèse Introduction 1.Définition et mode de fonctionnement dune classe virtuelle 1.1 Grandes caractéristiques dune classe virtuelle 1.2 Mode de fonctionnement : avant, pendant, après, la classe virtuelle 2.Démarche proposée pour la conduite dun projet de classes virtuelles 2.1 Vue densemble de la démarche 2.2 Cadrage du projet 2.3 Elaboration dun projet de classes virtuelles 2.4 Déploiement des premières classes virtuelles 3. Annexes 4.Lexique

20 Cadrage : Objectifs et travaux à mener Valider les objectifs du projet. Planifier les travaux. Déterminer les méthodes de travail utilisées durant tout le projet. Constituer léquipe projet et mettre en place lenvironnement de travail. Une réunion de cadrage impliquant le chef de projet et les collaborateurs pressentis. Une réunion complémentaire avec léquipe projet stabilisée si besoin. Prise de connaissance du contexte et recueil des besoins spécifiques de chaque entité concernée. Identification et affectation des membres de léquipe projet. Formation initiale (montée en compétence) de léquipe projet. Détermination des modalités dorganisation du projet : Définition des rôles et responsabilités. Tableau de suivi et de gestion des risques du projet + planning. Principaux livrables et modalités de validation des travaux. Définition des éléments clés du projet à partir des objectifs : thèmes cible, fourchette budgétaire allouée, nombre dETP disponibles, priorités. Démarche de travail. Modalités de travail Objectifs visés Travaux à mener

21 Démarrer le projet avec une équipe intégrée incluant les services de formation (MOA) et les services informatiques (MOE) a minima Sappuyer sur une décision « politique » de la direction pour impulser le changement. Désigner un chef de projet et une équipe projet dédiés en sassurant de la disponibilité de ces acteurs. Associer les services fonctionnels et techniques (formateurs et informaticiens) dès le lancement pour favoriser leur adhésion. Identifier une structure géographique pilote volontaire et motivée avec laquelle enclencher les travaux et lintégrer à léquipe projet. Remarque : le niveau dadhésion à ce mode dapprentissage varie davantage en fonction du métier (et de lusage qui est fait de lordinateur dans ce métier) que de lâge des agents. Direction des ressources humaines Directeur Supporte et pilote Bureau RH/Formation Chef de projet Coordonne le projet MOE / Direction informatique Référent technique Expertise technique MOA/Service formation Référent formation Expertise pédagogique Equipe projet Service Acteur Rôle Légende MOE/ Responsable de la formation en ligne Référent formation en ligne Expertise sur les outils de FAD AMOA Référent fonctionnel Expertise fonctionnelle en lien avec le thème choisi Structure type dune équipe projet recommandée pour un projet de construction de classe virtuelle : Clés de succès

22 Définition des thèmes de formation cible Découverte de la FOAD [Prototype] charte dusage des TIC Préparation concours administratifs Formation de formateurs Formations « informatique et internet » : Bases informatiques, outils du libre, outils Microsoft, outils de PAO, environnements… Formations « communication et développement personnel » Formations « métier » : à destination des gestionnaires, informaticiens, personnels des établissements scolaires. Sur les systèmes dinformation (SIRH, SI de gestion des élèves, des examens…) SGBD DB2, Business Object, etc. Formation enseignants 1 er et 2 nd degré... En phase de lancement, il est préférable de limiter le nombre de thèmes de formation afin de ne pas disperser les efforts et éviter les « effets de tunnel » préjudiciables au bon déroulement du projet. En phase de lancement, il peut être judicieux de choisir des thèmes de formation concernant des agents maîtrisant a minima lutilisation basique du micro-ordinateur. Les classes virtuelles ou les parcours incluant des classes virtuelles sont adaptés à des thèmes de formation : Visant un fort apport de connaissances, en « cours magistral ». Ne nécessitant pas dinteractions physiques et où la communication non verbale nest pas indispensable. A lutilisation doutils informatiques : le formateur peut se déplacer dans loutil directement via la fonctionnalité de partage dapplications. Remarque : Les formations en langue : Au MENJVA et MESR, en raison de limportance de la qualité du son, les formations en langues sont faites de manière très exceptionnelles par le biais de classes virtuelles. Il existe toutefois des organismes qui proposent des classes virtuelles sur ce thème (eg. Englishtown). Il est recommandé dinclure dès le départ la formation initiale des formateurs et des stagiaires à loutil de classes virtuelles. Illustration : Offre de formations à distance intégrant des classes virtuelles au MENJVA et MESR PN : Suite bureautique Open Office, Mise à niveau des OPJ MJL : SIRH, réforme des politiques judiciaires Illustration : Formations cibles retenues par les ministères pilotes Quel thème pour les premières classes virtuelles ?

23 23 Préambule Synthèse Introduction 1.Définition et mode de fonctionnement dune classe virtuelle 1.1 Grandes caractéristiques dune classe virtuelle 1.2 Mode de fonctionnement : avant, pendant, après, la classe virtuelle 2.Démarche proposée pour la conduite dun projet de classes virtuelles 2.1 Vue densemble de la démarche 2.2 Cadrage du projet 2.3 Elaboration dun projet de classes virtuelles Elaboration de la démarche pédagogique Elaboration de la solution technique Conduite du changement et organisation de lassistance technique et fonctionnelle Pilotage du projet en rythme de croisière Instruction des éléments financiers 2.4 Déploiement des premières classes virtuelles 3. Annexes 4.Lexique Sommaire

24 Elaboration de la démarche pédagogique : Objectifs et modalités de travail Déterminer les objectifs et les grandes lignes du contenu de la formation. Déterminer les modalités de mise en oeuvre des formations souhaitées par le ministère (durée, type de support, format des cours). Pour chaque thème : Objectifs et contenu de la formation : formaliser les objectifs, les résultats attendus, les notions clés à transmettre, le public visé (nombre et typologie). Construction du format de la formation : Définir le nombre de modules, leurs durées respectives, le format du cours (intégration dans un parcours de formation ou non, alternance des modalités de formation), le nombre de participants maxi. par session, les pré- requis, le nombre danimateurs. Déterminer à quelle fréquence la formation est proposée, le nombre de sessions à programmer. Préciser le nombre de formateurs qui dispenseront cette formation, le profil recherché. Définir les modalités dévaluation de la formation par les stagiaires. Construction du support : Définir le type de support adapté, les outils danimation utiles en tenant compte des spécificités et de loffre de service des classes virtuelles (enregistrement souhaité ou non, quizz, modalités dintervention des stagiaires, nombre danimateurs souhaités…). Identifier les outils et les acteurs de la réalisation de ces supports. Objectifs visés Travaux à mener

25 Format de la formation (1/3) Une formation longue est souvent dispensée en plusieurs sessions intégrant les différentes modalités dapprentissage : Les parcours de formation sont revus pour intégrer des cours en classes virtuelles quand cest pertinent. Il est utile dencadrer le distanciel par du présentiel : Au démarrage, le présentiel permet de constituer le groupe, de présenter les outils à ceux qui les découvrent (pour démystifier), les différentes modalités de travail, le calendrier de formation, les contenus de la formation ; en cours de parcours pour la remédiation ; en fin de parcours, pour le bilan de la formation et lenrichissement des bonnes pratiques). Pour la formation initiale des formateurs, il est même vivement conseillé de le faire. Format de la formation Module 1Module 2Module 3Module 4Module Module 9 Module 8 Module 7 Module 6 Seul devant lécran Présentiel Classe virtuelle Illustration dun parcours de formation incluant les différentes modalités de formation : Au MENJVA et MESR par exemple, le parcours de formation des formateurs seffectue sur 3 mois. Il contient 9 modules dont 2 en présentiel au début et à la fin. Chaque module correspondant à une unité de formation dispensée selon une seule modalité de formation. Source : Image MENJVA et MESR

26 Format de la formation (2/3) Lalternance des différentes modalités de formation au sein dun parcours de formation dépend du type de formation. Par exemple : Formation à une application informatique ; différentes possibilités de parcours : Un cours en classe virtuelle (avec partage dapplication ) ou en présentiel ; ensuite le stagiaire a la possibilité dapprofondir le cours seul devant lécran (= modules implémentés sur une plate-forme LMS). Un cours « seul devant lécran » suivi dun accompagnement via un tuteur. Il est également possible de créer une classe virtuelle ou un cours en présentiel de « régulation » pour faire le point sur les connaissance et approfondir certains sujets. Une formation en présentiel avec utilisation du parcours en ligne seul devant lécran. Formation avec un fort apport de connaissances théoriques : Ce type de parcours se prête bien à des classes virtuelles ; il est néanmoins recommandé de les encadrer par un stage en présentiel en début et fin. Il est parfois nécessaire dinclure une formation en présentiel dans le parcours, notamment, pour les préparation aux concours qui prévoient des devoirs sur table. Remarque sur le parcours « seul devant lécran » : Les parcours de formations associent souvent la classe virtuelle au « seul devant écran » ; ce type de formation nécessite une plates-formes E-Learning (LMS). La mise en place de ces formations est assez longue (sauf en cas dacquisition ou de location de formations sur étagère). Par exemple, le MENJVA et MESR a mis 1 an pour médiatiser* lensemble de son parcours « métier » SCONET destiné aux secrétaires administratives (collèges et lycées).

27 Format de la formation (3/3) Durée dune session de formation Les cours en classe virtuelle demandent une forte attention ; il est conseillé de ne pas dépasser deux heures de formation à la suite. Effectifs dune classe virtuelle Le nombre de stagiaires par classe dépend beaucoup du type de formation : Sil sagit dune classe de type réunion : de 3 à 12 personnes. Sil sagit dun cours avec un fort besoin dinteractions (questions/réponse) : 10 à 12 stagiaires maximum. Sil sagit dune conférence ou dun cours magistral sans interaction ou presque (par exemple mise à jour de fonctionnalité SI pour des utilisateurs déjà formés) : plusieurs centaines. Dans ce cas, la seule interaction utilisée sera le chat qui permet au formateur de faire remonter les questions. Souplesse et personnalisation Souvent des classes virtuelles sont ajoutées au parcours sur demande des stagiaires pour apporter des compléments dinformation. Ceci permet de personnaliser véritablement la formation. Capitalisation dune classe virtuelle Il est possible de proposer lenregistrement des classes virtuelles pour permettre à ceux qui ne peuvent assister à lun des cours de suivre ou de réviser un point particulier. Le formateur peut aussi enregistrer une classe (hors présence des stagiaires).

28 Support et animation (1/2) Adapter la forme du support aux spécificités de la classe virtuelle : Tout type de support de formation peut être utilisé pour une formation en classe virtuelle ; le MENJVA et MESR utilise néanmoins essentiellement des supports de type diaporama. Les supports de formation en présentiel doivent être légèrement adaptés pour servir à une classe virtuelle ; il convient déviter certains écueils ; par exemple : éviter les animations ou les colorations trop vives. Au MENJVA et MESR, le parcours de formation est proposé aux formateurs à léchelon national mais chaque académie est libre de ladapter en fonction des contraintes et contextes locaux. Les formateurs/ concepteurs de support du MENJVA et MESR reçoivent des indications sur les écueils à éviter dans la mise en œuvre des parcours de formation. En revanche, il faut souligner que les modules « seul devant lécran » ne sont pas modifiables. Le partage dapplication en lieu et place des copies décran : Sur les formations à des applications (eg. du SIRH), la fonctionnalité de partage dapplication de loutil Centra est très utile ; elle permet : de faire des démonstrations directement sur lapplication informatique au lieu davoir à intégrer des copies décran sur le support. aux stagiaires de manipuler lapplication étudiée.

29 Support et animation (2/2) Les outils complémentaires mis à disposition des formateurs : Au MENJVA et MESR, les formateurs disposent dun outil, « Captivate », indépendant de Centra, qui permet aux formateurs de structurer le déroulement de leurs formations en y intégrant des présentations (flash), des simulations logicielles, des évaluations, sondages, quizz, etc. Une bonne pratique consiste à mutualiser les contenus : Mettre en place une bourse déchange de supports de formation allège la charge de conception des formateurs qui abordent fréquemment des problématiques communes. Ces bourses déchanges peuvent seffectuer par lintermédiaire dun espace collaboratif* ; cette fonctionnalité est disponible sur des outils spécialisés complémentaires de loutil de classe virtuelle. Pour les parcours de formation « métier », le MENJVA et MESR propose systématiquement des supports types pour les modules organisés en classe virtuelle que chaque académie ou chaque formateur peut utiliser ou adapter en fonction des besoins. La co-animation à privilégier lorsque cest possible : Elle apporte un dynamisme ; en effet, la voix est le seul canal de communication pour le formateur lors dune classe virtuelle audio. Etre à deux permet dactiver dautres leviers : « chat » pour répondre aux questions, sondage pour stimuler lattention, complémentarité des compétences, gestion des problèmes techniques (interruption de classe).

30 30 Sommaire Préambule Synthèse Introduction 1.Définition et mode de fonctionnement dune classe virtuelle 1.1 Grandes caractéristiques dune classe virtuelle 1.2 Mode de fonctionnement : avant, pendant, après, la classe virtuelle 2.Démarche proposée pour la conduite dun projet de classes virtuelles 2.1 Vue densemble de la démarche 2.2 Cadrage du projet 2.3 Elaboration dun projet de classes virtuelles Elaboration de la démarche pédagogique Elaboration de la solution technique Conduite du changement et organisation de lassistance technique et fonctionnelle Pilotage du projet en rythme de croisière Instruction des éléments financiers 2.4 Déploiement des premières classes virtuelles 3. Annexes 4.Lexique

31 31 Loffre du marché : 1. Evaluation des solutions du marché. 2. Présentation des quelques solutions existantes (dont celles du monde libre). Les ressources et les besoins internes : Définition des caractéristiques de la solution technique 1. Localisation physique de la solution. 2. Personnalisation de la solution. Modalités daccès à lapplication par les utilisateurs. Articulation avec le SI du ministère (synchronisations des annuaires…). Politique de gestion des accès / modalités daccès à lapplication, inscriptions…degré dautonomie des établissements… 3. Priorisation des besoins Politique de sécurité du ministère. Dimensionnement du système. … 4. Les infrastructures connexes. 5. Autres aspects. Modalités de maintenance (interne, externe). Modalités de déploiement technique de la solution (compétence interne, externe ). Besoins connexes éventuellement souhaités par le ministère : autres fonctionnalités souhaitées ayant un impact sur la solution technique Elaboration de la solution technique : Objectifs et modalités de travail Déterminer les caractéristiques de la solution technique souhaitées par le Ministère. Préciser les fonctionnalités connexes aux classes virtuelles ayant un impact sur la solution technique. Déterminer les caractéristiques techniques des outils support. Objectifs Etapes et modalités de travail

32 Loffre du marché : Evaluer le marché Quelques repères pour évaluer les solutions de marché (construction dune grille danalyse) : 1.Informations générales sur léditeur. Age, taille de lentreprise, chiffre daffaires, taux de croissance. Références clients, nombre dutilisateurs (France, Europe, dans le monde). Investissement (recherche et développement)… 2.Aspects techniques. Sécurité des connexions et des données. Architectures full web. Compatibilité avec les environnements des clients… 3.Paramétrages et personnalisations possibles. 4.Aspects fonctionnels et ergonomie. 5.Appropriation et services proposés. Délais dopérationnalité. Intégration : modalités daccompagnement des clients. Appropriation par les différents profils utilisateurs (administrateurs, présentateurs, participants…). Distributeurs. Partenaires (produits complémentaires proposés : plates-formes LMS…). Support technique et maintenance… 6.Aspects économiques. Prix : quel modèle économique ? Acquisition ou location de licences. Services inclus / non inclus (coûts de maintenance…). Coût des prestations…

33 Loffre du marché : Dautres solutions de Webconferencing (non exhaustif!) Quelques repères sur les solutions de Webconferencing disponibles sur le marché : 1.Solutions propriétaires CENTRA (société SABA) WEBEX (Cisco - modèle SaaS uniquement) intégration Cornerstone learning, Saba learning, Demos LIVE MEETING (Microsoft – achat de licences) ADOBE CONNECT (Adobe – achat de licences) VIA (Classilio) Intégration avec Syfadis LMS TOTAL VCS (SumTotal) Intégration avec Total LMS CENTRA (Saba – modèle SaaS ou achat de licences) Intégration avec Saba learning E-MEETING (Marratech) ELLUMINATE ILINC (distributeur : X-PERTeam) … 2.Solutions Open source DimDim ( Intégration Moodle, Claroline…) … NB : Des fiches plus développées figurent en annexe.

34 Les ressources et les besoins techniques du ministère : Hébergement de la solution Le socle technique : internalisation ou externalisation de la solution ? Pour la localisation physique de la plate-forme « classes virtuelles», deux possibilités sont envisageables : 1.Acquérir le(s) serveur(s), les licences et déployer la solution : cela implique davoir les infrastructures et les ressources nécessaires (installation, configuration, administration des serveurs…). A titre indicatif : Une licence Centra coûte 600 euros ; il faut compter ensuite 20% du prix dacquisition en frais de maintenance annuels. Le MENJVA et MESR a acquis une plate-forme qui est intégrée au sein du réseau académique de Toulouse ; elle est interconnectée avec les réseaux académiques. 2.Externaliser (SAAS) : Lhébergement chez léditeur suppose une location de « sièges » utilisateurs. A titre indicatif : La Solution Webex actuelle propose la location de 100 licences pour un mois à euros ; équivalent au coût annuel de maintenance de 100 licences utilisateurs simultanés Centra.

35 35 Les critères suivants, dont la liste nest pas exhaustive, sont des éléments importants à prendre en compte et à prioriser pour la caractérisation de loutil : 1.Fiabilité du système. 2.Ergonomie. 3.Qualité et continuité de service : Marché dassistance technique de 3 e niveau (expertise technique, contractualisation dun nombre de jours dassistance sur lannée, engagement sur les délais dintervention et de résolution des pannes). 4.Opérationnalité de la solution et politique de sécurité du ministère : Compatibilité entre loutil et les équipements de sécurité des différentes entités du ministère. A titre dexemple, le MENJVA et MESR a retenu Centra notamment parce que lapplication nécessite louverture dun nombre limité de ports. Il sagit des ports 80 (internet), 443 et Dimensionnement Les éditeurs peuvent aider à établir un dimensionnement adapté aux besoins identifiés Les ressources et les besoins techniques du ministère : Priorisation des besoins

36 36 Lintégration dun outil dans un réseau informatique existant et son adéquation aux besoins spécifiques du client peut nécessiter le développement de fonctionnalités spécifiques ; les personnalisations effectuées par le MENJVA et MESR sont représentatives des problématiques auxquelles chaque ministère sera confronté. 1.Une autonomie de fonctionnement par structure et par projet : Configuration de lapplication en domaines Dans lapplication standard, il y a seulement un domaine sur lequel tous les personnels se connectent ; Un domaine est un sous-ensemble du dispositif Centra qui peut être géré de façon personnalisée par son gestionnaire. En partitionnant ainsi Centra en plusieurs domaines, chaque utilisateur na accès quaux informations relatives aux domaines auxquels il est habilité ce qui garantit lautonomie des différentes structures les unes par rapport aux autres. 2.Une alimentation automatique du registre interne de Centra à partir de lannuaire inter-académique du pôle : Centra sappuie sur son propre registre pour lauthentification. Il a été nécessaire dorganiser le chargement de lannuaire interne de CENTRA avec lensemble des comptes de lannuaire inter-académique. Les mises à jour sont assurées quotidiennement par une synchronisation basée sur un outil dédié CDSS (Centra Directory Synchronisation Service). 3.Un accès direct à lapplication à partir de lun des portails du MENJVA et MESR (= simplification des modalités daccès au dispositif Centra pour lutilisateur). Ce portail Weblogic intègre les applications Intranet des collèges et lycées : solution basée sur la technologie RSA ClearTrust permettant de sintégrer aux annuaires académiques des agents alimentés par les applications de GRH. On accède au portail après authentification sur un annuaire installé dans lacadémie dorigine. Les utilisateurs passent dune application à lautre sans réauthentification. Une « zone de confiance » est donc créée entre le fournisseur didentité (lacadémie) et le fournisseur de services (le pôle FOAD) Les ressources et les besoins techniques du ministère : Adaptation de loutil standard à lenvironnement spécifique du ministère - Exemple des développement spécifiques mis en place au MENJVA et MESR

37 Les ressources et les besoins techniques du ministère : Adaptation de loutil standard à lenvironnement spécifique du ministère - Illustration du portail daccès direct mis en place au MENJVA et MESR par gestion didentifié unifiée (1/2) Cette fonctionnalité a vocation à simplifier et faciliter laccès aux services FOAD pour les personnels des collèges et des lycées : Lagent a accès à lensemble des applications de formation à distance à partir de son compte personnel ; lopération nécessite une seule authentification. Identifiant / mot de passe personnels Portail personnalisé profilé en fonction des droits de lutilisateur Source : Image MENJVA et MESR

38 38 Accès direct sans réauthentification Travail collaboratif Quick Place Plate-forme E-learning Classe virtuelle Centra Source : Image MENJVA et MESR Les ressources et les besoins techniques du ministère : Adaptation de loutil standard à lenvironnement spécifique du ministère - Illustration du portail daccès direct mis en place au MENJVA et MESR par gestion didentifié unifiée (2/2)

39 39 Léquipement des agents : Une connexion internet haut-débit. Un poste équipé. Dune carte son, dun micro-casque (ou microphone avec haut-parleurs). Dune webcam (optionnelle). Des droits dadministrateur afin dinstaller le client sur le poste ; il existe néanmoins des versions « full web ». Les locaux de formation : Lidéal est que lagent puisse suivre sa formation depuis son poste de travail. Dautres solutions sont envisageables : Lagent se déplace dans un bureau disponible. Des ordinateurs portables sont mis à disposition des agents pour quils se rendent dans une salle de formation. Des salles dédiées peuvent être proposées. Néanmoins cette solution pose différents problèmes : Si la salle comporte plusieurs postes, les apartés entre les stagiaires perturbent rapidement la classe virtuelle. Des problèmes déchos se posent lorsque les participants prennent la parole Les ressources et les besoins techniques du ministère : Les équipement et infrastructures connexes

40 40 Sommaire Préambule Synthèse Introduction 1.Définition et mode de fonctionnement dune classe virtuelle 1.1 Grandes caractéristiques dune classe virtuelle 1.2 Mode de fonctionnement : avant, pendant, après, la classe virtuelle 2.Démarche proposée pour la conduite dun projet de classes virtuelles 2.1 Vue densemble de la démarche 2.2 Cadrage du projet 2.3 Elaboration dun projet de classes virtuelles Elaboration de la démarche pédagogique Elaboration de la solution technique Conduite du changement et organisation de lassistance technique et fonctionnelle Pilotage du projet en rythme de croisière Instruction des éléments financiers 2.4 Déploiement des premières classes virtuelles 3. Annexes 4.Lexique

41 Conduite du changement, organisation de lassistance technique et fonctionnelle : Objectifs et modalités de travail Déterminer les caractéristiques de la conduite du changement à mener. Déterminer lorganisation de lassistance aux utilisateurs. 1. Spécifier les caractéristiques de la conduite du changement : Formaliser la nécessité de changer et les bénéfices attendus, démontrer que le projet est fondé. Identifier les acteurs et parties prenantes. Identifier les évolutions culturelles apportées par le projet et les valeurs sur lesquelles sappuyer pour favoriser ladhésion au changement. Développer une stratégie de mobilisation et des messages clés. Assurer une communication descendante (depuis léquipe projet) mais aussi ascendante (recueil des réactions du terrain) vis-à-vis des utilisateurs. Assurer la formation aux nouveaux métiers et le développement des compétences nécessaires. Adapter les processus métiers les outils et lorganisation. 2. Déterminer lorganisation de lassistance fonctionnelle et technique aux utilisateurs (développée page 48) Objectifs visés Travaux à mener

42 42 Formaliser la nécessité de changer et les bénéfices attendus, démontrer que le projet est fondé, se fixer une ambition (vision et stratégie de changement) Au-delà des enjeux de gains financiers, Montrer que le projet répond à un besoin. Montrer les gains qualitatifs et quantitatifs identifiés : Qualitatifs : Moins de déplacements, formations de qualité, diminution du temps de formation… Quantitatifs : Economies réalisées par rapport au présentiel sur les frais de déplacement, dhébergement et de restauration. Faire partager la vision du projet aux acteurs de la hiérarchie, valoriser laccompagnement par lencadrement intermédiaire : Diffuser une note officielle, présenter le projet en séminaires RH ou métier à différents niveaux. Faire reconnaître la formation sur le poste de travail comme un véritable temps de formation : « Contractualiser » et formaliser avec les chefs de service. Afin de pérenniser lusage des classes virtuelles, il est nécessaire dinformer les responsable de service de limplication que demande une formation en classe virtuelle (dates, horaires). Il est utile de formaliser un accord entre le stagiaire, le service formation et le responsable de service, en précisant les périodes pendant lesquelles lagent ne sera pas disponible, bien quà son poste de travail Conduite du changement (1/6)

43 43 Identifier les acteurs et parties prenantes (acteurs influents, impactés, relais du changement): Les services de formation : promeuvent loutil auprès des formateurs; ils gèrent les inscriptions. Les équipes informatiques : assistent les utilisateurs de loutil; il leur est demandé dassister les utilisateurs de 1 er niveau sauf si un dispositif dassistance externalisé est mis en place. Les correspondants communication dans les services, le cas échéant : diffusent la « culture FOAD » auprès des utilisateurs en général par le biais darticle ou notes sur le projet. Les formateurs : utilisent loutil dans le cadre de leur travail ; ils doivent développer une compétence nouvelle ayant un coût dentrée ; ils sont les premiers promoteurs de loutil. Les participants : utilisent loutil pour se former Conduite du changement (2/6)

44 44 Identifier les évolutions culturelles apportées par le projet et les valeurs sur lesquelles sappuyer pour favoriser ladhésion au changement Passer dune formation hors du lieu de travail à une formation sur le poste de travail ou sur le lieu de travail. Faire respecter le temps de formation par les collaborateurs et la hiérarchie : accord tripartite ou « contractualisation », instauration dhoraires de formation fixes pour créer des habitudes, affichage sur la porte du bureau, etc… Passer dun mode dapprentissage traditionnel à une formation avec interface informatique. Enjeu de ladhésion notamment pour les agents peu enclins par culture à la formation à distance et sur le poste de travail ; un levier consiste à former ces agents par des pairs. Passer dun métier de formateur traditionnel à un métier danimation sans le visuel et via un outil informatique. Lever les appréhensions de départ en faisant pratiquer (peur de ne pas y arriver, peur du changement, rejet de linformatique, convivialité/interaction). Ladhésion passe en premier lieu par la « transparence » de loutil pour les utilisateurs et donc la fiabilité du système : il sagit de rendre loutil informatique « transparent », ce qui suppose une grande fiabilité du système et du service (modalité dassistance très importante) Conduite du changement (3/6)

45 45 Développer une stratégie de mobilisation et des messages clés : susciter ladhésion. Faire une démonstration de loutil dans le cadre de réunions de travail ou dans des formations pour devenir participant afin de lever les préjugés (facilité dutilisation, qualité dinteraction, …). Sappuyer sur des témoignages dutilisateurs (formateurs et stagiaires satisfaits). Montrer que loutil répond à un besoin (en fonction des acteurs) : Question économique (frais déplacement moindre..). Question pratique : formation sur le lieu de travail (évite les déplacements, les pertes de temps). Souplesse : simple connexion, facilement accessible. Susciter louverture, lintérêt, la curiosité : Rappeler quaujourdhui de nombreuses activités sont désormais aussi réalisables par ordinateur : pourquoi ne pas lutiliser aussi pour se former ? Rendre loutil transparent pour lutilisateur : la fiabilité est très importante pour ne pas décourager les utilisateurs. Service de téléassistance pour optimiser le dépannage des utilisateurs de loutil en phase de montée en puissance. Continuité de service (redondance des serveurs, assistance technique avec léditeur, disponibilité de la plate-forme tous les jours 24h/ 24 – pour les DOM par exemple). Montrer ce quil y a à gagner : Par exemple, proposer une offre de formation en classes virtuelles pour les services informatiques ; cela favorise leur adhésion et leur intérêt pour le produit Conduite du changement (4/6)

46 46 Assurer une communication ascendante et descendante vers les utilisateurs : Après le démarrage, sappuyer sur des ambassadeurs du projet (réseau de correspondants locaux) Création dun réseau de correspondants chargés daccompagner et de promouvoir localement les actions de formation à distance. Exemple au MENJVA et MESR : Désignation par les recteurs dune Personne Ressource Académique (PRA). Evaluation à chaud et à froid de la formation par les stagiaires et recueil du ressenti des formateurs. Faire connaître loutil et loffre de services associée Par exemple une lettre flash E-Learning à diffuser auprès du réseau de correspondants Animer les différents réseaux et les faire travailler ensemble en donnant limpulsion depuis ladministration centrale : Intervenir dans les séminaires des différents réseaux Organiser des séminaires associant plusieurs réseaux pour quils se connaissent Faire intervenir le chef de projet informatique dans les séminaires des services formation et, inversement, faire intervenir le chef de projet formation dans les séminaires réunissant les services informatiques. Au lancement du projet : Officialiser loutil par un courrier envoyé par le directeur des services informatiques aux différents interlocuteurs Intervenir dans les différents séminaires des réseaux impliqués pour présenter le projet et ses avancées Conduite du changement (5/6)

47 47 Assurer la formation aux nouveaux métiers et le développement des compétences nécessaires : Proposer des formations régulières pour former les utilisateurs et les formateurs. Exemple des formations en classes virtuelles avec inscription en ligne proposées par le MENJVA et MESR pour la prise en main de loutil Centra : Découvrir les fonctionnalités de Centra (1H) Devenir présentateur Centra (2H) Gérer un domaine Centra (1H30) Prévoir un corpus documentaire adapté : document de formation, lettre dinformation Prévoir des formations de prise en main. NB : Le MENJVA et MESR dispose de documents quil peut mettre à disposition Adapter les processus métier : Assurer une cohérence densemble entre les processus métier, les outils et lorganisation Identifier les rôle et responsabilités de chaque acteur : officialiser le changement par inscription des nouvelles activités sur les fiches de poste (reconnaissance) : Les services de formation : promeuvent loutil auprès des formateurs, gèrent les inscriptions Les équipes informatiques (correspondant formation) : assistent les utilisateurs de loutil Les correspondants en communication : diffusent la « culture FOAD » auprès des utilisateurs en général Identifier les nouveaux processus de formation si besoin Mettre en place les outils nécessaires au suivi du pilotage : Indicateurs de formation : inscription des formations en CV et seul en ligne dans les SI… Indicateur de charge de loutil Travailler en mode projet Conduite du changement (6/6)

48 48 Assurer une solide assistance technique et fonctionnelle. Prévoir un accompagnement aussi bien technique que fonctionnel et pédagogique en identifiant un ou des interlocuteurs dédiés et formés constitue un élément-clé pour favoriser la « transparence » de loutil. Proposer une solution de téléassistance pour optimiser lassistance utilisateur (notamment utile lorsque lutilisation de loutil augmente). Faire effectuer une série de tests aux utilisateurs avant le début de la classe pour éviter les problèmes techniques qui retardent le démarrage et peuvent discréditer loutil. Contractualiser une assistance de 2 e ou 3 e niveau avec léditeur (nombre jours et durée). Rendre visible un contact bien identifié : une boîte fonctionnelle notamment. Par exemple, au MENJVA et MESR : une boite électronique: (Assistance de 2 nd Faciliter laccès aux outils : Un portail unique pour les applications de formation à distance. Mettre à disposition des tutoriels, de la documentation en ligne, des assistants de vérification automatique du poste utilisateur. Mettre en évidence sur le portail daccès à lapplication de rubriques « Aide » et « Offre de services / Centra / Bibliothèque » Organisation de lassistance technique et fonctionnelle (1/2)

49 49 La charge de travail / niveau dimplication des services (pour 100 licences simultanées/plus de classes annuelles) : Dans les services formation : Niveau dimplication variable selon les entités : une à deux personnes formées, travaillant entre ½ journée par semaine et un temps plein pour gérer lensemble des activités relatives à la formation à distance (gestion des inscription, accompagnement des formateurs et participants dans le cadre des problématiques pédagogiques, techniques ou fonctionnelles). Profil des correspondants formation : un responsable de formation. Profil des gestionnaires Centra (inscriptions …) : responsable formation ou correspondant SI. Dans les services informatiques : Profil de linterlocuteur : Le correspondant formation du service informatique. Il effectue, entre autres, une assistance de premier niveau aux utilisateurs et fait connaître les nouveautés diffusées par le pôle FOAD. Les responsables de projet en administration centrale : Informatique : Au pôle de compétence(dépendant du STSI) : Le temps alloué au dispositif de classes virtuelles est évalué à 0,5 ETP (non compris : installation de la plate-forme et assistance technique de 3 e niveau)(1). Formation : à lEcole Supérieur de lEducation Nationale (dépendant de la DGRH). 4 personnes interviennent dans le cadre de la formation à distance. 1 personne alimente le site internet. (1) A compter de 2011, léquipe comprend 5 personnes représentant 4,5 ETP. 1 ETP pour le pilotage et la promotion de loffre de services et de loffre de formation. 2,5 ETP pour léquipe technique (administration des plates-formes,…). 1 ETP pour lanimation du pôle, la formation et laccompagnement des utilisateurs Organisation de lassistance fonctionnelle et technique (2/2) : Illustration du niveau dimplication demandé pour veiller au bon fonctionnement des classes virtuelles au MENJVA et MESR

50 50 Sommaire Préambule Synthèse Introduction 1.Définition et mode de fonctionnement dune classe virtuelle 1.1 Grandes caractéristiques dune classe virtuelle 1.2 Mode de fonctionnement : avant, pendant, après, la classe virtuelle 2.Démarche proposée pour la conduite dun projet de classes virtuelles 2.1 Vue densemble de la démarche 2.2 Cadrage du projet 2.3 Elaboration dun projet de classes virtuelles Elaboration de la démarche pédagogique Elaboration de la solution technique Conduite du changement et organisation de lassistance technique et fonctionnelle Pilotage du projet en rythme de croisière Instruction des éléments financiers 2.4 Déploiement des premières classes virtuelles 3. Annexes 4.Lexique

51 Pilotage du projet en rythme de croisière : Objectifs et modalités de travail Elaborer la politique de gouvernance du projet. Définir les modalités de pilotage des classes virtuelles en rythme de croisière : Comitologie : instances de pilotage, fréquence de réunion, attributions, acteurs. Indicateurs de suivi. Suivi qualité. Objectifs visés Travaux à mener

52 52 Un pilotage bicéphale formation et SI Le suivi et le développement des classes virtuelles ou de la formation à distance est géré au titre de la formation et au titre des systèmes dinformation. La comitologie dépend de lorganisation du ministère. Il y a autant de comités que de maîtrises douvrage différentes pour définir les orientations de la formation continue des personnels : Les directions de la formation (maîtrise douvrage) : Elles définissent les orientations pédagogiques, les orientations et les modalités de formation Exemple au MENJVA et MESR : Le pilotage des classes virtuelles (usage de la modalité de formation et évolution de loutil) est réalisé dans différents comités de pilotages : Un comité chargé de définir les orientations pédagogiques. Fréquence : Annuelle. Acteurs : Formateurs et représentants des services formations travaillant sur le dispositif de classes virtuelles. Rôle : Dresser un bilan des thématiques « métier » utilisées, du partage des ressources et des projets en cours puis échanger sur ces différents éléments. Un comité chargé de définir les orientations et modalités de formation. Fréquence : Annuelle. Acteurs : Les responsables de formation. Rôle : Gestion des problèmes rencontrés, bilan de lannée, projets à venir, définition des orientations Pilotage du projet en rythme de croisière : Pilotage bicéphale MOA - MOE (1/3)

53 53 Les directions des services informatiques (maîtrise dœuvre) définissent les orientations de la politique SI du ministère Pour la formation à distance, un pilotage transversal complémentaire réunissant les acteurs de la maîtrise dœuvre et de la maîtrise douvrage est recommandé. Les classes virtuelles sont naturellement à intégrer à la structure de pilotage de la formation à distance si elle existe déjà. Ce pilotage sappuie sur les acteurs suivants : Les différentes maîtrises douvrages. Le référent de la direction de la formation. Les référents des différents services formation des directions métier si la formation est décentralisée. La maîtrise dœuvre : Le référent de la direction informatique. Le responsable du service en charge de lhébergement et de la maintenance de loutil Le référent E-Learning. Les référents des différents services informatiques impliqués dans lassistance dans les directions. Cette instance a pour fonction de donner les orientations et évolutions des plates-formes dhébergement et de loffre national de classes virtuelles (ou formation à distance). Elle se réunit une fois par an. La définition des orientations et leur mise en œuvre à différents niveaux dépend de lorganisation de la formation et des systèmes dinformation du ministère (politique ministérielle ou décentralisée au niveau des directions) Pilotage du projet en rythme de croisière : Pilotage bicéphale MOA -MOE (2/3)

54 54 Maîtrises douvrage : Donnent limpulsion et définissent les orientations en matière de formation continue des agents. Une MOA par catégorie de personnel. DGRH : conception, animation, mise en œuvre de la formation des personnels des MENJVA et MESR. ESEN : conception, animation, mise en œuvre de la formation des cadres administratifs, pédagogiques et ATOSS. DGESCO : conception, animation, mise en œuvre de la formation des personnels enseignants 1 er et 2 nd degré. STSI : conception, animation, mise en œuvre de la formation des personnels ITRF (informaticiens). Maîtrise dœuvre : Pôle FOAD : 3 missions : Mutualisation des plates-formes E-Learning et de formations à distance. Expertise en ingénierie de la FOAD. Conception de contenus « métier ». Création du pôle par décision ministérielle pour développer la formation à distance. Cette structure dédiée est placée sous la tutelle du STSI ; elle mutualise les moyens et les compétences dans le domaine de la FOAD. Mise en œuvre des formations dans les académies. Elle relève de la responsabilité des recteurs. Des personnes référentes sont nommées dans chaque académies, constituant ainsi des réseaux : Réseau formation RH. Réseau SI. Réseau des Personnes Ressources Académiques (personnes relais pour la FOAD au niveau local, assurant la promotion de la FOAD, favorisant son intégration dans les dispositifs de formation et capables dune assistance de premier niveau aux utilisateurs). Réseau des Correspondants (construction et mise en œuvre de formations à destination des enseignants au MENJVA et MESR). Les MOA animent ces différents réseaux (promotion de la FOAD…) et favorise les échanges au sein dune académie ou entre les académies Pilotage du projet en rythme de croisière : Pilotage bicéphale MOA – MOE (3/3) - Illustration par les structures de pilotage mises en place au MENJVA et MESR

55 55 Au MENJVA et MESR, la qualité des formations à distance est évaluée par deux biais : La satisfaction des utilisateurs : Les stagiaires : Une évaluation à chaud recueillie par les formateurs en fin de session. Une évaluations à froid recueillie par les équipes MOE par le biais dun formulaire envoyé 2 à 3 semaines après la formation. Le taux de réponse des stagiaires sur les évaluations à froid est denviron 40 à 50%. Il est intéressant de vérifier ladéquation des résultats de ces deux modalités de suivi en confrontant les retours. Exemple de questions posées par le MENJVA et MESR : « Avez-vous limpression davoir été moins bien/aussi; bien/mieux formé quen présentiel? », « Après cette formation, recommenceriez vous une formation à distance ?». Les appréciations sont très positives ; en outre, le taux de réponse des stagiaires est de lordre de 40% ; celui des formateurs sélèvent jusquà 80% Les formateurs Sont invités à faire leur retour dexpérience au travers dune réunion bilan annuelle présidée par la structure porteuse de loutil. Sur leur propre expérience sur loutil, sur les retours terrain. La disponibilité de loutil évaluée par la continuité et la fiabilité de service : Les moyens à mettre en œuvre pour assurer la qualité de service : Plusieurs plates-formes sont en haute disponibilité : disponibilité des plates-formes 24h sur 24, 7 jours sur 7 Sauvegardes quotidiennes pour assurer la sécurité des données. Redondance de serveurs pour prévenir les pannes de service. Rapidité de dépannage, disponibilité de lassistance Pilotage en rythme de croisière : Suivi dindicateurs : Illustration par les structures mises en place au MENJVA et MESR(1/2)

56 56 Définition et mise en place dindicateurs quantitatifs : Les indicateurs de charge de loutil informatique. Trois indicateurs quantitatifs permettent de veiller au bon dimensionnement de loutil de classe virtuelle : Nombre dutilisateurs mensuels. Nombre de sessions mensuelles (nombre de classes organisées). Nombre dutilisateurs simultanés. Les indicateurs de formation à distance : Faire apparaître la formation à distance dans les indicateurs de formation : Si le ministère dispose dun outil à partir duquel sont extraites les statistiques de formation, il faut y intégrer les formations à distance, ce qui requiert de les gérer comme des formations en présentiel (inscription, génération de convocation). La part des formations à distance étant croissante, leur absence dans les statistique fausse les indicateurs : Nombre de jours de formations. Nombre dagents formés. Le type de formation dispensées. Le nombre de jours de formation par catégorie. Le suivi qualitatif est effectué à lissue des formations sur des documents papier (évaluation à chaud) ou par envoi de formulaires en ligne (évaluation à froid) Pilotage en rythme de croisière : Suivi dindicateurs (2/2)

57 57 Sommaire Préambule Synthèse Introduction 1.Définition et mode de fonctionnement dune classe virtuelle 1.1 Grandes caractéristiques dune classe virtuelle 1.2 Mode de fonctionnement : avant, pendant, après, la classe virtuelle 2.Démarche proposée pour la conduite dun projet de classes virtuelles 2.1 Vue densemble de la démarche 2.2 Cadrage du projet 2.3 Elaboration dun projet de classes virtuelles Elaboration de la démarche pédagogique Elaboration de la solution technique Conduite du changement et organisation de lassistance technique et fonctionnelle Pilotage du projet en rythme de croisière Instruction des éléments financiers 2.4 Déploiement des premières classes virtuelles 3. Annexes 4.Lexique

58 Instruction des éléments financiers : Objectifs et modalités de travail Déterminer la méthode de calcul des gains financiers apportés par les classes virtuelles au sein du ministère pilote. Déterminer la méthode de calcul des gains financiers apportés par les classes virtuelles : Présentation de la méthode employée lors de létude « optimisation de lappareil de formation continue de lEtat » du premier trimestre 2010, pour calculer les gains apportés par les classes virtuelles. Adaptation et enrichissement de la méthode en fonction des caractéristiques des classes virtuelles choisies par le ministère pilote. Objectifs visés Travaux à mener

59 59 On cherche à identifier les gains générés par la substitution de formations en présentiel par des formations en classe virtuelle en valeur absolue (Gain en ) et en valeur relative (Taux déconomie en %). Ces deux indicateurs sont appelés ici G1 et G2. G1 est le gain généré par stagiaire et par jour de formation (en ). G2 est le taux déconomie réalisé par stagiaire et par jour de formation (en %). Pour les calculer, on compare le coût moyen unitaire dune formation dispensée par classe virtuelle à celui dune formation en présentiel. Les hypothèses de calcul : 1h de formation classe virtuelle = 1h de formation en présentiel ; cest-à-dire que la portée pédagogique dune heure de formation en classe virtuelle est la même quune heure de formation en présentiel. On considère donc quil ny a pas de diminution du temps de formation entre le présentiel et la classe virtuelle. Pour certaines thématiques, on constate toutefois un gain de temps de 50%. Compte-tenu de la complexité qui résulterait de la prise en compte de ce facteur, et par prudence, ce paramètre nest pas pris en compte dans les calculs. Les gains obtenus sont liés à la diminution des frais de déplacement, de restauration et dhébergement Les gains ne sont pas liés à une diminution du temps de formation Une journée de formation en présentiel représente 6 heures de formation Une formation par classe virtuelle dure 2h Léquivalent en classes virtuelles dune journée de formation en présentiel correspond donc à 3 classes virtuelles Présentation de la méthode de calcul des gains

60 60 Une hypothèse de durée damortissement du matériel doit également être posée. En cas dachat de loutil : 4 à 5 ans correspond à la période damortissement standard pour des serveurs ; cela semble être une période pertinente damortissement pour ce type de projet (à mettre en regard des frais de personnalisation). En cas de location de loutil : cette période de 4 à 5 ans nest pas pertinente. Les deux indicateurs précités sont calculés comme suit : G1 (en ) = C1 – C2 = c1/n1 – c2/n2 G2 (en %) = C2 / C1 * 100 = c2/n2 *n1/c1 *100 Avec C1 = Coût moyen dune journée de formation en présentiel par stagiaire. C2 = Coût moyen dune journée de formation en classe virtuelle par stagiaire. c1 = Coût total des formations en classe virtuelle par an. n1 = nombre de classes virtuelles/3 (Hypothèse : 1 jour de présentiel = 6 heures de formation). c2 = Coût total des formations en présentiel par an. n2 = nombre de formations en présentiel réalisées par an. La diapositive suivante propose une liste des coûts à prendre en compte pour le calcul du coût total des formations en présentiel et en classes virtuelles afin de déterminer C1 et C Formule de calcul des indicateurs de gain

61 Eléments financiers : Liste des coûts principaux dune formation en classes virtuelles et dune formation en présentiel Les coûts inhérents à la mise en œuvre des classes virtuelles : Investissement initial (T3) Acquisition des matériels (Serveurs) Licences dexploitation : systèmes dexploitation et bases de données Licences dexploitation de la classe virtuelle Coûts liés à des développements spécifiques sur lapplicatif NB :+ frais de modernisation de réseau, équipement des postes de travail, mise à disposition de salles si pertinents Frais de fonctionnement (T3) Maintenance des licences = permet dinstaller les nouvelles versions proposées par léditeur Maintenance des serveurs = pallier les problèmes inhérents aux composants matériels Coût du marché dassistance technique de 2 nd niveau (pour bénéficier dune expertise technique en cas de dysfonctionnement, de problème bloquant ou pour faire évoluer la plate-forme) Ressources humaines pour lensemble des missions dhébergement des plates-formes, ingénierie et conception de contenus pédagogiques destinés aux différents utilisateurs (T2) Rémunération des formateurs internes ( T2) Frais de restauration, hébergement, déplacement Lexpérience du MENJVA et MESR : Investissement initial et frais de fonctionnement : Coûts matériels et logiciels (T3) : 3 serveurs Licences : Système dexploitation et bases de données 150 licences dexploitation simultanées de classes virtuelles Coûts de « personnalisation » de loutil (développement spécifiques pour la synchronisation des annuaires et licence dexploitation notamment) Maintenance des licences Centra et CDSS (20% du prix dachat) Maintenance des serveurs Marché dassistance technique (13 J/an – délai dintervention de 24h – 20K) Valorisé à 10 euros environ par classe virtuelle avec un amortissement sur 4 ans des investissements, pour 5500 classes virtuelles et réunions par an Ressources humaines => Evalués à 0,5 ETP de profil ingénieur pour la classe virtuelle (aspects techniques, fonctionnels, pédagogiques, communication) Rémunération des formateurs internes (T2) : Valorisée entre 20 à 40 euros pour 2h de formation classe virtuelle Frais de restauration, hébergement, déplacement => Nuls Coûts spécifiques aux classes virtuelles Coûts spécifiques au présentiel Coûts communs

62 Tableau comparatif de calcul des gains générés par la substitution de classes virtuelles à du présentiel à partir de la comparaison des coûts moyen par stagiaire et par session des deux modalités de formation (calcul de G1 et G2) (1/3) Les pages ci-après sont extraites du fichier Excel « Classes virtuelles_Guide pratique_Eléments financiers.xls » livré avec le présent guide. Ce fichier permet deffectuer le calcul des gains générés par la substitution de classes virtuelles à partir dune feuille de calcul à compléter. Une seconde feuille de calcul commente la démarche. Cest ce tableau illustré qui est présenté dans les pages suivantes Nature des champs Formation en Présentiel Formation en Classe virtuelle Hypothèses / Remarques (retour d'expérience MENJVA et MESR) Paramètres Taux de présentiel100%0% Le tableau vise à comparer le coût moyen par stagiaire d'une formation en présentiel à celui d'une formation en classe virtuelle Nombre de classes virtuelles par an/ de jours de formation en présentiel par an N1N2 Une formation en présentiel dure 6h Une classe virtuelle dure 2h Nombre moyen de stagiaires par formation s1s2

63 Tableau comparatif de calcul des gains générés par la substitution de classes virtuelles à du présentiel à partir de la comparaison des coûts moyen par stagiaire et par session des deux modalités de formation (calcul de G1 et G2) (2/3) Nature des champs Formation en Présentiel Formation en Classe virtuelle Hypothèses / Remarques (retour d'expérience MENJVA et MESR) Liste des coûts Investissements Coût plateforme/serveur par an (en )0Prix des plates-formes/DuréeClasses virtuelles uniquement Coût licence par an (en )0 Prix d'une licence* Nombre de licences Classes virtuelles MENJVA et MESR : 600 / licence (à vie) (hypothèse d'amortissement sur 5 ans). Hypothèses d'achat de 100 licences par an Coût de personnalisation de la solution0 Coût de la personnalisation/durée d'amortissement Classes virtuelles uniquement : données non disponibles Equipements connexes (Classes virtuelles) 0 Coût d'achat des équipements/ Durée d'amortissement Classes virtuelles : si pertinent Frais de fonctionnement Coût maintenance par an (en )0Coût moyen de maintenance Classes virtuelles uniquement : 20% du prix de la licence environ par licence ; Coût maintenance serveur non connu Coût de l'assistance technique de 2nd niveau 0Coût moyen de l'assistance Classes virtuelles uniquement : 20 K pour 13j d'intervention par an dans un délai de 24h au MENJVA et MESR Renouvelement/Maintenance des équipements connexes (Classes virtuelles) 0 Coût moyen de renouvelement des équipements Présentiel : Négligé Classes virtuelles : A compter si pertinent Supports de formation, divers (présentiel) Coût moyen annuel 0 Présentiel uniquement : 10% du coût de la formation en présentiel au MENJVA et MESR Salaires Rémunération des Ressources Humaines mises en œuvre pour le déploiement et le maintien des CV 0Coût moyen annuel Classes virtuelles uniquement : Evalué à 0,5 ETP catégorie A au MENSER Rémunération des formateurs Coût moyen annuel Présentiel : 20% du coût de la formation en présentiel au MENJVA et MESR Classes virtuelles : 20% du coût de la formation en présentiel au MENJVA et MESR Logistique Coût de logistique (restauration, hébergement, déplacement) Coût moyen annuel 0 Présentiel : 70% du coût de la formation en présentiel au MENJVA et MESR Classes virtuelles : Nul en théorie

64 Tableau comparatif de calcul des gains générés par la substitution de classes virtuelles à du présentiel à partir de la comparaison des coûts moyen par stagiaire et par session des deux modalités de formation (calcul de G1 et G2) (3/3) Nature des champs Formation en Présentiel Formation en Classe virtuelle Hypothèses / Remarques (retour d'expérience MENJVA et MESR) Eléments calculés Coût moyen total annuel des classes virtuelles ou des formations en présentiel (en ) Somme des coûts= s1Somme des coûts = s2 30% de la valeur d'une classe présentielle + frais de matériel Coût moyen total d'1 classe virtuelle (2h) ou d'1 jour de formation en présentiel(en ) Somme des coûts/Nombre de jours de formation en présentiel = c1 Somme des coûts / Nombre de classes virtuelles effectuées =c2 30% de la valeur d'une classe présentielle + frais de matériel Coût moyen total par stagiaire par formation (1j ou 2h) (en ) c1/s1 = C1c2/s2 Présentiel : A titre d'exemple, au MENJVA et MESR : 70% de frais de déplacement-restauration, 20% de rémunération formateur, 10% de fonctionnement), hors rémunération des stagiaires, avec hypothèse formateur interne Classes virtuelles : 10 à 12 agents par classe en moyenne Coût moyen de la formation par stagiaire par journée présentiel ou par journée classe virtuelle -ie 3 classes virtuelles - (en ) hors rémunération des stagiaires c1/s1 = C1c2/s2*3 = C2 Coût de 2 h de formation (rappel des hypothèses : 1 jour de formation = 6h de formation = 3 classes virtuelles de 2h) Coût moyende 2h de formation par stagiaire (= coût d'une session de classe virtuelle)(en ) C1 / 3c2/s2 Coût de 2 h de formation (rappel des hypothèses : 1 jour de formation = 6h de formation = 3 classes virtuelles de 2h) Economies Indicateurs Gain généré par jour de formation et par stagiaire C2- C1 = G1 Taux d'économie C2/C1*100 = G2

65 65 Sommaire Préambule Synthèse Introduction 1.Définition et mode de fonctionnement dune classe virtuelle, 1.1 Grandes caractéristiques dune classe virtuelle 1.2 Mode de fonctionnement : avant, pendant, après, la classe virtuelle 2.Démarche proposée pour la conduite dun projet de classes virtuelles 2.1 Vue densemble de la démarche 2.2 Cadrage du projet 2.3 Elaboration dun projet de classes virtuelles 2.4 Déploiement des premières classes virtuelles 3.Annexes 4.Lexique

66 Déploiement des premières classes virtuelles : Introduction (1/2) La stratégie de déploiement des premières classes virtuelles est élaborée au fur et à mesure du projet de construction des classes virtuelles à travers la définition des caractéristiques de la cible. Elle est partiellement définie dès la phase de cadrage puis élaborée au cours de linstruction des différents chantiers. Elle apparaît dans : Le choix des caractéristiques des premières formations par classes virtuelles : format, support, thème, circuits dinscription. Les modalités dassistance des utilisateurs mises en place. Lidentification des premières populations formées à loutil. Le calendrier de déploiement. Le plan de communication et de formation. Au moment du déploiement, la construction du projet étant terminée, les marchés ont été passés, les formateurs savent utiliser loutil et ont réalisé des classes test, les premiers supports de formation sont prêts à être utilisés, les stagiaires inscrits, les premières actions de communications lancées. Les facteurs clés de succès : Les premières utilisations dun outil innovant nécessitent dapporter une attention particulière à la communication autour du projet et à la formation des utilisateurs quils soient formateurs, stagiaires, relais dinformation ou support. Au cours de cette phase, lassistance doit être renforcée à travers une implication forte : Au niveau fonctionnel : des équipes MOA. Au niveau technique : De la MOE au premier niveau. De léditeur au second niveau.

67 Déploiement des premières classes virtuelles : Objectifs et travaux à mener (2/2) Effectuer les premières classes virtuelles en condition réelles. Réaliser un premier bilan et identifier les actions correctrices éventuelles à mettre en place. Effectuer une réunion de lancement du déploiement avec léquipe projet complète. Mettre en œuvre les actions prévues précédemment sur les quatre chantiers. Parallèlement, piloter et suivre le déploiement des premières classes virtuelles à partir de ce qui a été défini dans le chantier spécifique. Organiser régulièrement (fréquence hebdomadaire ou bimensuelle) des réunions déquipe projet sur lavancement du déploiement avec le dispositif de reporting et de gestion des risques. Faire un point régulier en comité de pilotage pour faire remonter les points de décision spécifiques éventuels. En fin de déploiement, organiser une réunion bilan présentant : Le nombre de classes organisées par rapport au calendrier prévisionnel. Le nombre de stagiaires formés. Les difficultés rencontrées. En déduire des enseignements et des actions correctrices, le cas échéant, en vue de louverture de cette modalité de formation à dautres populations et sur dautres thématiques de formation. Objectifs visés Travaux à mener

68 68 Sommaire Préambule Synthèse Introduction 1.Définition et mode de fonctionnement dune classe virtuelle 1.1 Grandes caractéristiques dune classe virtuelle 1.2 Mode de fonctionnement : avant, pendant, après, la classe virtuelle 2.Démarche proposée pour la conduite dun projet de classes virtuelles 2.1 Vue densemble de la démarche 2.2 Cadrage du projet 2.3 Elaboration dun projet de classes virtuelles 2.4 Déploiement des premières classes virtuelles 3.Annexes 4.Lexique

69 69 3. Annexe 1 : Liste des documents mis à disposition par le MENJVA et MESR dans lespace collaboratif (1/3) Nature de linformation (document, savoir faire…) Source (coordonnées, adresse du site web, datesFichier Catalogue de formationSite pôle FOAD https://foad.orion.education.frhttps://foad.orion.education.fr Versions flash et pdf (téléchargement après clic droit sur catalogue) formations_FOAD.pdf Lettre flashSite pôle FOAD https://foad.orion.education.frhttps://foad.orion.education.fr 2 éditions disponibles (janvier et mai 2010) Prochaine édition : novembre 2010 Fiche pratique CentraSite pôle FOAD https://foad.orion.education.fr rubrique « Vers loffre de services du pôle / Centra / Bibliothèque »https://foad.orion.education.fr Fiche_dispositif_centra.pdf Descriptif offre de service classe virtuelle Site pôle FOAD https://foad.orion.education.fr rubrique « Vers loffre de services du pôle / Centra et Centra2B »https://foad.orion.education.fr Documents de prise en main utilisateur Participants / Présentateurs / Gestionnaires de domaine - Participants : Site pôle FOAD https://foad.orion.education.fr rubrique «Vers loffre de services du pôle / Centra2B / Bibliothèque»https://foad.orion.education.fr -Prise en main participants Centra -- Comment rejoindre une réunion Centra ? -- 1ere utilisation de Centra - vérification poste client -- Présentateurs : -- Prise en main présentateurs centra -- Mode demploi réunions -- Mode demploi web séminaires -- Gestionnaires de domaine : -- Prise en main gestionnaires -- Annexe technique prise en main_apprenant_Centra2b_V1.doc reunions-Centra2b_participants.pdf Centra_prepa_postedetravail.pdf prise en main_presentateur_Centra2b_V1.doc reunions-Centra2b.pdf prise en main_web- seminaire_Centra2b.doc mode-operatoire-gest-domaines-V01.doc annexe-technique-gest-domaines-V01.doc

70 70 Nature de linformation (document, savoir faire…)Source (coordonnées, adresse du site web, datesFichier TutorielsSite pôle FOAD https://foad.orion.education.fr rubrique « Aide / Tutoriels / Centra »https://foad.orion.education.fr -Configuration de lanti popups -Installation Adobe flash player -Accéder aux enregistrements centra Documents légauxConditions dutilisation du service centra : Site pôle FOAD https://foad.orion.education.fr rubrique « Documents légaux »https://foad.orion.education.fr FOAD CONDITIONS GENERALES D'UTILISATION SERVICE CENTRA.pdf Statistiques de fréquentation du serviceSite pôle FOAD https://foad.orion.education.fr rubrique « Vers loffre de services du pôle / Accès stats / classe virtuelle »https://foad.orion.education.fr Formations à lutilisation du dispositif : - sessions régulièrement organisées en classe virtuelle, à destination des : - futurs participants : - futurs présentateurs : - nouveaux gestionnaires de domaine Dates des prochaines sessions programmées sur le site https://foad.orion.education.fr rubrique « Actualités » https://foad.orion.education.fr (formulaires dinscription en ligne) « Découvrir la classe virtuelle Centra » (durée 1h) « Devenir présentateur Centra » (durée 2h) « Gérer un domaine Centra » (durée 1h30) - Sessions enregistrées (consultables à tout moment, téléchargeables sur postes clients) Site https://foad.orion.education.fr rubrique « Accès direct / Centra2B avec domaines ». Choisir le domaine « Pôle FOAD / Enregistrements publics »https://foad.orion.education.fr -Devenir présentateur Centra (8 avril 2009) -Gérer un domaine Centra (14 septembre 2010) Annonce dispositifCourrier aux recteurs dacadémiesCourrier21sept2007-Offre de service classe virtuelle et réunion en ligne.pdf Cahier des charges marché dacquisition du dispositifCCP 2006 classe virtuelle.pdf 3. Annexe 1 : Liste des documents mis à disposition par le MENJVA et MESR dans lespace collaboratif (2/3)

71 71 Nature de linformation (document, savoir faire…)Source (coordonnées, adresse du site web, dates Fichier Rapport dexpérimentation de Centra ( )Rapport-Experimentation Centra pdf Personnalisation : -Organisation en domaines -Installation outil de synchronisation avec lannuaire LDAP (CDSS) -Mise en oeuvre fédération didentité CDSS-synchronisation-LDAP centra.pdf FOAD-gestion-identité-unifiée.pdf -Table des valeurs moyennes de bande passante utilisées par loutil Centra selon les fonctionnalités utilisées Espace collaboratif dédié au projet "classes virtuelles" : svirtuelles/Main.nsf/h_C01567C8A3C9B2C2C 12577EC002D4EB5/D68E0B3A6DB1E745C1 2577EC002D5F8C/?OpenDocument svirtuelles/Main.nsf/h_C01567C8A3C9B2C2C 12577EC002D4EB5/D68E0B3A6DB1E745C1 2577EC002D5F8C/?OpenDocument CENTRA-bande passante.jpg Spécifications de lapplication CENTRAPré-requis postes clients : Site pôle FOAD https://foad.orion.education.fr rubrique « Accès direct / Centra2B avec domaines »https://foad.orion.education.fr Choisir lun des domaines Centra puis sur la mire dauthentification choisir « Vérification du système » 3. Annexe 1 : Liste des documents mis à disposition par le MENJVA et MESR dans lespace collaboratif du projet (3/3)

72 72 3. Annexe 2 : Solutions de Webconferencing 3.1 WEBEX Meeting Center (CISCO) Type de solution : modèle SaaS uniquement solution fournie à la demande via le réseau global privé Webex Media Tone donc pas de serveur en local Type de client : client par navigateur internet (activeX + java) Architecture : Fonctionnalités : Partage des documents, des applications et du bureau, outils dannotation Intégration des éléments multimédia dans les présentations (PowerPoint, flash, audio, vidéo), Audio et vidéo-conférence, QCM, chat Enregistrement, édition et rediffusion des web conférences, Intégration avec MS Office, MS Outlook, lotus Notes et Yahoo Messenger, Affichage du client plein écran, Support multi-plate-forme (Windows, Mac, Linux et Solaris), Intégration plates-formes LMS : avec Cornerstone learning, Saba learning, Demos Contact MEN : Cryptage SSL INTERNET Réseau Privé WEBEX MEDIA TONE Client via navigateur internet

73 73 3. Annexe 2 : Solutions de Webconferencing 3.2 LIVE MEETING (MICROSOFT) Type de solution : client-serveur (achat de licences) Serveur : Office Communications Serveur Type de client : Client Live Meeting (version légère qui sutilise via Internet Explorer ou version riche = application à part entière) Fonctionnalités : Tableau blanc interactif et outils d'annotation, volet Notes partagées, partage dapplication Inscription à des événements et des classes, page Événements publics, tests et notation avancés, Enregistrements, outils de stockage et de gestion de contenu de réunion, Présentations multimédias, vidéo, chat Visionneuse PowerPoint intégrée, Téléchargement par glisser/déplacer permettant l'affichage de nombreux types de documents, Audio et vidéoconférence, vidéo panoramique avec Microsoft Office RoundTable, … Contact MEN : OFFICE COMMUNICATIONS SERVEUR Client Live Meeting

74 74 3. Annexe 2 : Solutions de Webconferencing 3.3 ADOBE CONNECT (ADOBE) Type de solution : client-serveur (achat de licences) Serveur : Acrobat Connect pro Meeting Type de client : client par navigateur internet avec le plugin Adobe Flash Player Fonctionnalités : Présentation de PowerPoint avec conversion automatique en Flash, Présentation d'autres documents : images, Flash, vidéo… Présentation dapplications informatiques (partage d'application et prise de main à distance), Chat, Vidéo des participants, Voix sur Ip ou intégration avec un système de conférence téléphonique, Traitement des questions par un modérateur, Téléchargement de fichiers, Tableau blanc, Gestion des droits des utilisateurs (accès contrôlés pour les auteurs, les apprenants, les hôtes de réunion, etc), Gestion des contenus (publication, lecture, écriture, modification, recherche plein texte), Gestion des cursus (création, inscription, suivi,...), Gestion des réunions (création, invitation, enregistrement,...), Intégration avec un annuaire dentreprise ou à travers des web services, …

75 75 3. Annexe 2 : Solutions de Webconferencing 3.4 ILINC (distribué par X-PERTeam) Type de solution : Client-serveur (jusquà 500 utilisateurs simultanés par serveur) Norme de cryptage sécurisée AES (Advanced Encryption Standard) Fonctionnalités : Audio et vidéoconférence Partage dapplications Tableaux blancs interactifs Chat, possibilité de lever la main Présentations Power Point en ligne Constitution de groupes de travail Enregistrement des sessions, feedbacks et questions/réponses Administration de la formation (préparation des sessions, gestion des inscriptions, envoi des convocations, rappels planifiés et automatisés) …

76 76 3. Annexe 2 : Solutions de Webconferencing 3.5 DIMDIM (Open source) Type de solution : Solution open source avec une API entièrement ouverte. Intégrateur français : STARTXPERT (http://www.starxpert.fr/spip/Dimdim)http://www.starxpert.fr/spip/Dimdim 3 versions : - 1 version gratuite : Version Light : jusquà 20 utilisateurs simultanés - 2 versions payantes : Version pro et version entreprise Type de client : client par navigateur internet Fonctionnalités : Tableau blanc, chat, audio et vidéoconférence Enregistrement des sessions Administration de la formation (gestion des sessions…) …

77 77 Plate-forme CENTRA au MENJVA : architecture distribuée sur 3 serveurs physiques (Windows 2003 / service de publication web IIS) capable de supporter une charge de 500 utilisateurs simultanés 2 serveurs hébergent lapplication Centra V7.6 Application full web (pour les stagiaires) depuis novembre 2010 Centra 2-1 : Centra Management Server (CMS) et Centra Recording Server (CRS) Centra 2-3 : Centra Collaboration Server (CCS) et Centra Satellite Server (CSS) 1 serveur (Centra 2-2) héberge lapplication Centra Directory Synchronisation Service (CDSS) : synchronisation avec lannuaire inter académique CDSS est nécessaire à toute authentification dans Centra pour les utilisateurs présents dans lannuaire inter académique. Source : Image MENJVA et MESR 3. Annexe 2 : Solutions de Webconferencing 3.6 CENTRA (utilisé au MENJVA) (1/2)

78 78 Annuaire inter académique : processus dalimentation à partir des annuaires académiques Source : Image MENJVA et MESR 3. Annexe 2 : Solutions de Webconferencing 3.6 CENTRA (utilisé au MENJVA) (2/2)

79 79 Sommaire Préambule Synthèse Introduction 1.Définition et mode de fonctionnement dune classe virtuelle 1.1 Grandes caractéristiques dune classe virtuelle 1.2 Mode de fonctionnement : avant, pendant, après, la classe virtuelle 2.Démarche proposée pour la conduite dun projet de classes virtuelles 2.1 Vue densemble de la démarche 2.2 Cadrage du projet 2.3 Elaboration dun projet de classes virtuelles 2.4 Déploiement des premières classes virtuelles 3.Annexes 4.Lexique

80 80 Lexique (1/3) Blended LearningFormation dispensée selon plusieurs modalités dapprentissage cumulatives. Les principales sont : Le présentiel, cest-à-dire entre deux personnes ou plus physiquement présentes au même endroit. Le distanciel asynchrone, cest-à-dire par lintermédiaire dun contenu de formation E-Learning. Le distanciel synchrone, c'est-à-dire par le biais dune visioconférence. Client/serveurArchitecture de réseau dans laquelle toutes les informations sont localisées sur des ordinateurs ayant le rôle de serveur, et accessible aux ordinateurs client. DidacticielUn didacticiel (contraction de « didactique » et « logiciel ») peut désigner deux choses : Un logiciel interactif destiné à l'apprentissage de savoirs (et plus rarement de savoir-faire) sur un thème ou un domaine donné et incluant généralement un auto-contrôle de connaissance. Un document (papier ou support numérique) visant à former à l'utilisation d'un logiciel ; on parle aussi de tutoriel. E-LearningOu formation en ligne. Cest une spécialisation de la formation à distance. La définition donnée par l'Union Européenne est : « lE-Learning est lutilisation des nouvelles technologies multimédias de lInternet pour améliorer la qualité de lapprentissage en facilitant dune part laccès à des ressources et à des services, dautre part les échanges et la collaboration à distance ». C'est une méthode de formation/d'éducation qui permet théoriquement de s'affranchir de la présence physique d'un enseignant à proximité. En revanche, le rôle du tuteur distant apparaît avec des activités de facilitateur et de médiateur. Espace collaboratifUne plate-forme de travail collaboratif est un espace de travail virtuel. C'est un site qui centralise tous les outils liés à la conduite d'un projet et les met à disposition des acteurs. Elle intègre des outils informatiques, logiciels, des méthodes de travail en groupe pour améliorer la communication, la production, la coordination.

81 81 Lexique (2/3) FADLa formation à distance (FAD) est l'ensemble des dispositifs et des modèles d'organisation qui ont pour but de fournir un enseignement ou un apprentissage à des individus qui sont distants de l'organisme prestataire de service. Ce mode de formation requiert des technologies spéciales de formation, de conception de cours, et des moyens de communication reposant sur une technologie électronique ou autre. FOADFormation Ouverte et A Distance. La formation ouverte à distance fait partie de la famille de la FAD mais se positionne sur l'intégration des technologies de l'information et de la communication, de l'adaptation à l'individu et de la modularité de la formation. Il s'agit d'un dispositif organisé, finalisé, reconnu comme tel par les acteurs, qui prend en compte la singularité des personnes dans leurs dimensions individuelle et collective, et qui repose sur des situations d'apprentissage complémentaires et plurielles en termes de temps, de lieux, de médiations pédagogiques humaines et technologiques, et de ressources. La mise en œuvre des parcours de formation ouverte et à distance repose sur une méthode pédagogique fondée sur la personnalisation, une alternance de modules en présentiel ou en classe virtuelle et de modules en ligne ou « seul devant écran » et un accompagnement par un e-formateur (ou un tuteur relais). La FOAD se différencie de lauto-formation : Par laccompagnement personnalisé dun e-formateur. Dans la définition dun parcours individualisé de formation spécifiquement adapté aux besoins de lapprenant. Formation en présentielFormation entre deux personnes ou plus physiquement présentes au même endroit. Médiatiser (un contenu de formation) Véhiculer lapprentissage par les technologies de linformation et de la communication.

82 82 Lexique (3/3) Parcours de formationItinéraire organisé d'acquisition de connaissances. Il comporte des évaluations et peut déboucher sur une validation (AFNOR). Plate-forme LMSOu Learning Management System. Il sagit dune plate-forme de formation en ligne permettant de déposer des contenus de formation, de suivre et dorganiser le parcours pédagogique de chaque apprenant. (Voir également plateforme de formation). Pour lutilisateur, la plate-forme LMS se présente sous la forme dun site web auquel il peut se connecter pour accéder notamment aux différentes formations prévues par le formateur. RemédiationMise en œuvre des moyens permettant de résoudre des difficultés dapprentissage repérées au cours dune évaluation. Note : La « remédiation » doit être distinguée du « rattrapage », qui consiste en une remise à niveau des connaissances. Seul devant lécranCest une modalité de formation en ligne (E-Learning). Lapprentissage seffectue sans intervention de formateur ; le stagiaire est seul devant lécran. Dans le cadre de la FOAD, il ne sagit pas dauto-formation. Ce type de formation est accompagné à distance par un tuteur. Tableau blancEn informatique, on parle de tableau blanc pour désigner une image pouvant être partagée et modifiée interactivement par plusieurs personnes simultanément via le réseau. TutorielEn informatique, guide de présentation et d'initiation à l'utilisation d'un ensemble de notions, d'un logiciel, d'un matériel, etc.


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